REGOLAMENTO AZIENDALE PER L'ACCETTAZIONE DI DONAZIONI,DEGLI ATTI DI LIBERALITA' E DEI CONTRATTI DI COMODATO D'USO GRATUITO

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1 Servizio Sanitario Nazionale Regione Piemonte Azienda Ospedaliera Ordine Mauriziano di Torino REGOLAMENTO AZIENDALE PER L'ACCETTAZIONE DI DONAZIONI,DEGLI ATTI DI LIBERALITA' E DEI CONTRATTI DI COMODATO D'USO GRATUITO

2 Indice ART. 1 - OGGETTO E FINALITA' DEL REGOLAMENTO...3 ART. 2 - INDIVIDUAZIONE DELLA COMMISSIONE AZIENDALE VALUTAZIONE PROPOSTE...3 ART. 3 - AMBITO DI APPLICAZIONE...4 ART. 4 - DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE...4 ART. 5 - PROPOSTA DI DONAZIONE O EROGAZIONI LIBERALI...5 ART. 6 - PROPOSTA DI COMODATO D'USO GRATUITO...6 ART. 7 - GESTIONE E CONTROLLO DEL PROCEDIMENTO...7 ART. 8 - ADEMPIMENTI CONSEGUENTI ALL'ACCETTAZIONE...8 ART. 9 - COLLAUDO DEI BENI E INVENTARIAZIONE...9 ART PRIVACY...9 ART CONFLITTI DI INTERESSE TRASPARENZA ETICA...9 ART ALLEGATI...10 ART DISPOSIZIONI FINALI...10

3 ART. 1 - OGGETTO E FINALITA' DEL REGOLAMENTO Al fine di favorire la qualità dei servizi prestati, l'attività della Azienda Ospedaliera Ordine Mauriziano può essere sostenuta anche attraverso le donazioni, contributi liberali e contratti di comodato d'uso gratuito. Il presente Regolamento, integrando la disciplina codicistica, detta norme in materia di donazioni, di erogazioni liberali e di contratti di comodato d'uso gratuito. Il regolamento disciplina le modalità di accettazione e gli adempimenti conseguenti a donazioni devolute da terzi (società, associazione e/o privato cittadino) a beneficio dell'azienda Ospedaliera Ordine Mauriziano. Dette donazioni, erogazioni liberali e di contratti di comodato d'uso gratuito rappresentano atti di generosità effettuati senza alcun scopo e senza che, per l'erogante, vi possano essere benefici direttamente o indirettamente collegati all'erogazione, quindi effettuate per il solo spirito umanitario e di solidarietà sociale, dunque non devono prevedere alcun corrispettivo. Differiscono dalle donazioni le sponsorizzazioni, ovvero quelle erogazioni che, sebbene effettuate a titolo gratuito, sono suscettibili di produrre un vantaggio patrimoniale per il soggetto erogante in termini di immagine pubblicitaria. Le sponsorizzazioni sono oggetto di una separata regolamentazione e per tanto non sono oggetto del seguente regolamento. (Vedi Regolamento aziendale per la disciplina e la gestione dei contratti di sponsorizzazione ). Le donazioni, l'erogazioni liberali e di contratti di comodato d'uso gratuito a favore di una Struttura/Servizio dell'a.o. Mauriziano rappresentano un rischio per l'azienda Ospedaliera qualora finalizzate ad ottenere o mantenere un business o assicurare un illecito vantaggio. ART. 2 - INDIVIDUAZIONE DELLA COMMISSIONE AZIENDALE VALUTAZIONE PROPOSTE La valutazione delle proposte di acquisizione di beni mobili, elargizioni in denaro e in comodato d'uso gratuito e demandata a specifica Commissione, individuata nella sua composizione come segue: 1. Presidente: Direttore Sanitario o Direttore Amministrativo (secondo la competenza); 2. Componente: Direttore di Struttura richiedente il bene ( donatario o comodatario); 3. Componente: Direttore Dipartimento di appartenenza della Struttura; 4. Componenti: altri Dirigenti con le necessarie competenze; 5. Segreteria: personale della S.S.D Patrimonio. La Commissione Aziendale di Valutazione proposte, deve esprimente il proprio parere positivo solo per ciò che attiene i beni mobili, le elargizioni di denaro e i contratti di comodato d'uso gratuito che non attengono agli strumenti biomedicali. Si ricorda che per gli strumenti biomedicali è necessario il parere positivo della Commissione HTA.

4 ART. 3 - AMBITO DI APPLICAZIONE Il seguente regolamento si applica alle donazioni ed erogazioni liberali, intendendo con esse le seguenti attività elencate: 1. donazioni/erogazioni liberali e di comodato d'uso gratuito di beni: donazioni di apparecchiature biomedicali e di strumentario chirurgico donazioni di arredi sanitari donazioni di arredi non sanitari donazioni di tecnologie non sanitarie (Tv, pc, stampanti, Fax, Multifunzione Ecc.) donazioni di beni di valore inferiori o pari a 516,14 (non soggetti ad inventariazione). 2. donazioni/erogazioni liberali in denaro: donazione di denaro finalizzata alla stipula di contratti di collaborazione, consulenze, o borse di studio donazione di denaro finalizzata all'acquisizione di apparecchiature biomedicali e di strumentario chirurgico donazione di denaro finalizzata all'acquisizione di arredi sanitari donazione di denaro finalizzata all'acquisizione di arredi non sanitari donazioni non finalizzate 3. donazioni di servizi o consulenze (ad esempio: donazioni di abbonamenti a riviste, pubblicazioni). ART. 4 - DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE Soggetto titolare\destinatario della donazione o del contratto di comodato d'uso gratuito è l' A.O. Mauriziano, non le singole strutture organizzative Aziendali. L'Azienda può accettare donazioni, o contratti di comodato d'uso gratuito a seguito di una valutazione multidisciplinare rispondente ai seguenti criteri: 1. Finalità lecita della donazione e del contratto di comodato d'uso gratuito; 2. Compatibilità della donazione o dell'oggetto del comodato d'uso gratuito con l'interesse pubblico e con i fini istituzionali dell'ente; 3. Sostenibilità degli effetti della donazione e del contratto di comodato d'uso gratuito sia in termini economici che organizzativi; 4. Necessità e congruità dell'oggetto del comodato d'uso gratuito o delle donazioni di beni e di strumentazione; 5. Sostenibilità per l'azienda degli oneri derivanti dai costi di manutenzione, di installazione e di altri servizi rispetto all'entità della donazione o del comodato d'uso gratuito;

5 6. Congruenza con gli strumenti di programmazione aziendale approvati nella definizione del piano investimenti, tutelando in questo modo le priorità emerse nella stesura del documento di programmazione e mantenendo inalterato il modus operandi relativo all'acquisizione dei beni. In mancanza di una precisa indicazione da parte del donatore o del comodatario, rispetto alla destinazione del bene o della cifra elargita (donazioni liberali non finalizzate), l'azienda destinerà la donazione al fine istituzionale indicato come prioritario. L'Azienda si riserva di rifiutare e di motivare, per iscritto, qualsiasi donazione o offerta di comodato qualora non rispondente ai criteri di cui al comma 2 del presente articolo e comunque nei seguenti nei casi in cui la donazione: vada contro l'etica o che possano creare una lesione dell'immagine dell'azienda; implichi un conflitto di interessi tra l'azienda e il donatario o comodatario; costituisca un vincolo in ordine all'acquisto di beni o, nel caso di attrezzature, che comportino esborso di denaro per servizi (contratti di manutenzione) o beni accessori (materiale di consumo prodotto in esclusiva). In linea generale, non possono essere accettate donazioni ed atti di liberalità: che siano sottoposte a termine, modo o condizione; Inoltre, non possono essere accettate donazioni, atti di liberalità o di comodato d'uso gratuito che: provenienti da soggetti che non hanno piena capacità di disporre del bene donato; del tutore o del genitore per la persona incapace da essi rappresentata; effettuate su mandato con cui si attribuisce ad altri la facoltà di designare la persona del donatario o di determinare l'oggetto della donazione. Le donazioni, erogazioni liberali e i comodati d'uso gratuito effettuati in violazione dei divieti sopra elencati sono nulle. ART. 5 - PROPOSTA DI DONAZIONE O EROGAZIONI LIBERALI La proposta di donazioni o erogazioni liberali deve essere preceduta da una lettera, della società, associazione o privato cittadino indirizzata al Direttore Generale/Commissario e per conoscenza alla S.S.D. Patrimonio, che segnala la disponibilità a fornire il bene ovvero una determinata somma di denaro. Nella proposta devono essere dichiarati: 1. il nome, il cognome, la residenza del proponente, se è persona fisica, ovvero la sua denominazione e la sua sede, se è persona giuridica; 2. la volontà di donare il denaro o il bene mobile (animus donandi); 3. l eventuale struttura organizzativa dell A.O. Mauriziano cui il proponente intende destinare il denaro o il bene mobile; 4. qualora oggetto della donazione sia denaro, l importo; 5. qualora oggetto della donazione sia un bene mobile:

6 a) la marca, il modello, il costo (IVA inclusa); b) se il bene è stato acquistato dal proponente: la cessione del diritto di garanzia relativo alla cosa venduta (la cessione è sottoposta alla condizione della accettazione della proposta) l impegno ad allegare copia della fattura d acquisto e copia dei documenti relativi alla garanzia; c) se il bene è uno strumento biomedicale, la conformità di esso alla normativa che ne disciplina le caratteristiche, se possibile indicando gli estremi della normativa stessa ed allegando i documenti nei quali sono rappresentate le caratteristiche del bene (documentazione tecnica); d) eventuali ulteriori requisiti individuati in via generale dalla Direzione Aziendale per determinati tipi di beni; e) l eventuale esistenza di diritti di esclusiva su beni di consumo o accessori del bene; f) l impegno a consegnare i manuali d uso e i documenti nei quali sono rappresentate le caratteristiche del bene (documentazione tecnica); 6. l eventuale onere a carico dell A.O. Mauriziano; 7. La dichiarazione di non sussistenza di conflitto di interessi; 8. La dichiarazione di raccolta dei dati personali, in base D.Lgs. 196/03 alle sole finalità prevista dal Regolamento. Sul sito istituzionale è scaricabile il modello della lettera. ART. 6 - PROPOSTA DI COMODATO D'USO GRATUITO La proposta di comodato d'uso gratuito deve essere preceduta da una lettera, della società, associazione o privato cittadino indirizzata al Direttore Generale/Commissario e per conoscenza alla S.S.D. Patrimonio, che segnala la disponibilità a fornire il bene in comodato 'uso. Nella proposta di comodato sono dichiarati: 1. il nome,il cognome, la residenza del proponente, se e persona fisica, ovvero la sua denominazione e la sua sede, se e persona giuridica; 2. il produttore, il modello,il costo (Iva inclusa del bene); 3. l' eventuale esistenza di diritti di esclusività sui beni di consumo o accessori del bene; 4. le condizioni di manutenzione; 5. se il bene e uno strumento biomedicale, la conformità di esso alla normativa che ne disciplina le caratteristiche, indicando gli estremi della normativa stessa; 6. eventuali ulteriori requisiti individuati in via generale dalla Direzione Aziendale per determinati tipi di beni;

7 7. l eventuale esistenza di diritti di esclusiva su beni di consumo o accessori del bene; 8. l impegno a consegnare i manuali d uso e i documenti nei quali sono rappresentate le caratteristiche del bene (documentazione tecnica); 9. l eventuale onere a carico dell A.O. Mauriziano; 10. La dichiarazione di non sussistenza di conflitto di interessi; 11. La dichiarazione di raccolta dei dati personali, in base D.Lgs. 196/03 alle sole finalità prevista dal Regolamento. 12. il periodo di comodato; 13.l' impegno a trasmettere con il bene i manuali d' uso e la documentazione tecnica, se esistenti; Sul sito istituzionale è scaricabile il modello della lettera. ART. 7 - GESTIONE E CONTROLLO DEL PROCEDIMENTO Salvo giustificato motivo, la proposta è accettata qualora ricorrano i seguenti presupposti: 1. la proposta contiene le indicazioni di cui all art. 4; 2. non devono sussistere conflitti di interesse nell'iniziativa solidale; 3. devono essere verificata la legittimità del contributo rispetto alle Leggi Anticorruzione e delle leggi applicabili; 4. il bene mobile ovvero l impiego del denaro è strumentale all attività istituzionale della struttura cui è destinato; 5. se il proponente è un imprenditore: la proposta non deve essere formulata durante il procedimento diretto a concludere un contratto a titolo oneroso da soggetti che possono essere invitati o che sono stati invitati a parteciparvi; qualora la proposta sia presentata durante un procedimento contrattuale, il procedimento diretto all accettazione della erogazione liberale, donazione o contratto di comodato d'uso gratuito è interrotto sino alla conclusione del procedimento contrattuale; il proponente non deve avere diritti di esclusiva su beni di consumo o su beni accessori del bene oggetto della proposta, salvo che, sussistendo tali diritti di esclusiva: intenda donare anche tali beni; la proposta sia formulata successivamente all acquisto dei beni da parte dell Azienda; 6. qualora oggetto della proposta sia uno strumento biomedicale, esso dovrà avere caratteristiche tali da farlo ritenere sicuro, e deve aver ottenuto il parere positivo della commissione HTA; 7. qualora oggetto della proposta sia uno strumento informatico, esso dovrà essere compatibile con il sistema informatico dell Azienda;

8 8. l eventuale onere a carico dell A.O. Mauriziano, qualora l onere sia di natura pubblicitaria, esso non deve rientrare tra i casi di esclusione della pubblicità in A.O. Mauriziano. La S.S.D. Patrimonio verifica che la proposta di erogazione liberale contenga le indicazioni di cui all art. 5 e in caso di Contratto di comodato d'uso gratuito che contenga le indicazioni di cui all'art.6 del presente regolamento, se una o più di esse sono assenti, invita il proponente ad integrare la proposta. La S.S.D. Patrimonio verifica la completezza dell'offerta (punti 2-8) di donazione, di erogazione liberale e del contenuto del contratto di comodato d'uso gratuito, acquisisce le ulteriori informazioni necessarie, verifica inoltre la capacità di donare o del comodante ai sensi dell'art. 4 del presente Regolamento e da quanto disposto in materia dal Codice civile. Inoltre, il S.S.D. Patrimonio provvede ad acquisire tutti i pareri di competenza necessari, i predetti pareri sono trasmessi alla S.S.D. Patrimonio entro 10 giorni dal ricevimento della relativa richiesta. I pareri sono resi per iscritto con e modalità ordinarie previste per le comunicazioni interne. La S.S.D Patrimonio, completata l'istruttoria inerente la raccolta della documentazione e dei relativi pareri, convoca la Commissione di cui all'art. 2, che dovrà esprimere il parere di merito alla stipula del contratto di comodato d'uso gratuito, delle donazioni o degli atti liberali che non siano beni biomedicali. Ove trattasi di donazioni di modico valore (art.783 c.c.) di importo pari o inferiore ad ,00 (Iva esclusa), l'istruttoria è conclusa con l' acquisizione dei soli pareri via posta elettronica. Per valori superiori al modico valore, le donazioni vengono accettate previa redazione e sottoscrizione di atto pubblico sotto pena di nullità. L'atto pubblico verrà redatto dallo Ufficiale Rogante di questa Azienda senza alcuna spesa a carico del donante, salvo le imposte dovute per legge. La S.S.D. Patrimonio, deve completare l'istruttoria dei beni biomedicali raccogliendo la documentazione necessaria oltre al parere positivo della Commissione HTA. L accettazione della proposta è stabilita con deliberazione del Direttore Generale/Commissario. La deliberazione è trasmessa: alla Struttura cui il denaro o il bene sono destinati; alla S.C. Gestione Economico Finanziario; ART. 8 - ADEMPIMENTI CONSEGUENTI ALL'ACCETTAZIONE Gli adempimenti conseguenti all avvenuta accettazione del bene e/o di una somma di denaro sono i seguenti: Gestione inventario in caso di donazione di beni e acquisizione di beni a seguito di una donazione di denaro secondo le ordinarie procedure di acquisto: in capo alla S.S.D. Patrimonio; Gestione contabile del bene; incasso della somma elargita e relative registrazioni contabili : in capo al S.C. Economico Finanziario;

9 Installazione e manutenzione di attrezzature, programmi e sistemi informatici: in capo al S.C. Sistemi Informativi; Installazione, collaudo e manutenzione di beni e apparecchiature elettromedicali: in capo al Servizio di Ingegneria Clinica; Attivazione e gestione di procedure relative a contratti di collaborazione e borse di studio a seguito di elargizioni liberali destinate a tale scopo: in capo al S.C. Personale/ Ufficio Concorsi o Area Formazione; Nel caso di donazioni liberali destinate all aggiornamento di personale o alla realizzazione di eventi e convegni: in capo al S.C. Personale / Area Formazione; Disposizioni di materia di sicurezza ai sensi del D.Lgs 81/08: in capo al Servizio Prevenzione e Protezione. ART. 9 - COLLAUDO DEI BENI E INVENTARIAZIONE I beni donati o dati in comodato sono sottoposti a collaudo di funzionamento; Tale collaudo e disposto dal Responsabile della struttura cui il bene e destinato o da suo incaricato, in collaborazione con le strutture aziendali competenti in materia per tipologia merceologica; Dopo il collaudo, l'iter procedurale si conclude con il carico inventariale da parte della struttura patrimoniale. ART PRIVACY I dati personali raccolti in applicazione del presente regolamento saranno trattati esclusivamente per le finalità in esso previste. Gli interessati hanno facoltà di esercitare i diritti loro riconosciuti dal D.Lgs 196/03 e successivi. I dati sono trattati in conformità alla legislazione vigente nell'applicazione della presente procedura. I dati possono essere oggetto di comunicazione e/o diffusione a soggetti pubblici e privati in relazione alle finalità della procedura. ART CONFLITTI DI INTERESSE TRASPARENZA ETICA Il conflitto di interessi si verifica quando un professionista "si trova in una condizione dove il giudizio relativo a un interesse primario tende a essere influenzato da un interesse secondario, quale guadagno economico o altro vantaggio personale". L'entità del conflitto di interesse dipende dalla slealtà dell'influenza esterna, a prescindere dalle conseguenze che possono derivarne. Il conflitto di interesse emerge quando la rilevanza degli interessi secondari tende a prevalere su quelli primari rappresentati in sanità dai doveri etici, deontologici e legali di tutti i professionisti: la salute delle persone, l'integrità della ricerca, la formazione dei professionisti sanitari, l'informazione equilibrata e corretta dei pazienti. A tal fine, ed in base alla normativa della Legge anti-corruzione, si richiedere a tutti coloro che inviano una proposta di donazione, di atti liberali o di contratti di comodato d'uso gratuito di dichiarare la mancanza di conflitti di interesse nel nell'iniziativa solidale che si

10 intende effettuare. Si ricorda che verrà effettuata una verifica sul conflitto di interesse, e talora venisse riscontrato un conflitto di interesse, sarà causa di nullità della donazione o degli atti di liberalità. Si richiede inoltre, ai dipendenti dell'a.o. Mauriziano del servizio, in qualità di Direttore/ Responsabile nella struttura coinvolta nel nella donazione, nell'atto liberale o nel comodato d'uso gratuito, di compilare il modulo allegato, dichiarante l'eventualità di conflitti di interesse, ove si richiede il ruolo ricoperto e se sussistano o meno casi di conflitto di interesse, indicando anche in caso di conflitti nascente dai ruoli ricoperti dai propri familiari. Si ricorda, che nessun pagamento di qualsiasi natura può essere offerto o reso disponibile per individui o enti collettivi, ivi inclusi enti o personaggi locali, regionali o statali appartenenti a partiti politici o candidati ad incarichi pubblici nell'ambito del territorio italiano, nonché in ambito internazionale, ivi inclusi Unione Europea o organizzazioni sovranazionali. Per ciò che attiene all'etica, va ricordato che per le donazioni e gli atti di liberalità e i comodati d'uso gratuito, essendo questi caratterizzati dalla spontaneità e dalla mancanza di corrispettivo, non possono essere poste domande, da parte dei servizi o strutture dell'a.o. Mauriziano, diretta ad alcuna Azienda, ente o persona fisica per richiedere tali elargizioni. ART ALLEGATI Costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Regolamento i seguenti allegati relativi alla modulistica: schema tipo di lettera di donazione ed atti di liberalità da Persone fisiche (allegato 1); schema tipo di lettera di donazione ed atti di liberalità da Persone giuridiche (allegato 2); dichiarazione dell'eventualità di conflitto di interesse (allegato 3). contratto di comodato d'uso gratuito (allegato 4) ART DISPOSIZIONI FINALI La presente regolamentazione entra in vigore dalla data di esecutività dell'atto con cui viene adottata ed ha validità fino all'adozione di nuove disposizioni. E' abrogata ogni altra disposizione regolamentare previgente in materia. II presente Regolamento è pubblicato sul sito internet aziendale.