PROCEDURA GESTIONALE GESTIONE DELL ATTIVITA DI VERIFICA IMPIANTI ASCENSORE E PIATTAFORME P.G. 04

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1 PROCEDURA GESTIONALE GESTIONE DELL ATTIVITA DI VERIFICA IMPIANTI ASCENSORE E PIATTAFORME P.G. 04 COPIA N. CONSEGNATA A DATA Revisione N. Data Descrizione Redazione Approvazione REV. 0 01/03/05 Emissione originale RDQ TITOLARE REV. 1 22/07/05 cambio rag. sociale RDQ TITOLARE REV.2 08/11/06 Modifica par. 3.3 RDQ Amm. Unico REV.3 04/04/07 Aggiunta riferimenti alle piattaforme RDQ Amm. Unico REV.4 04/01/09 Aggiunta riferimenti al nuovo gestionale RDQ Amm. Unico REV.5 22/02/ :22:00 Cancellazione al cap.4 del COMITATO (REFUSO dalla procedura di certificazione) RDQ Amm. Unico Rev.06 01/06/2012 Dettagliato il riesame RDQ Amm. Unico Rev.07 16/07/2012 Miglioramenti: sommario, leggibilità. RDQ: Marco ing. Fruscalzo Amm. Unico Samuele ing. Friso REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.7 del 16 luglio 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 1 di 8

2 Sommario GESTIONE DELL ATTIVITA DI VERIFICA... 1 IMPIANTI ASCENSORE E PIATTAFORME... 1 P.G Scopo e campo di applicazione... 3 Verifica Periodica... 3 Verifica Straordinaria Responsabilità... 3 Responsabile Commerciale (RC):... 3 Responsabile Pianificazione Produzione (RePiaPro):... 3 Responsabile Tecnico Verifiche (ReTecVer/Sostituto):... 3 Collaboratore Tecnico (CT): Offerta Valutazione della richiesta di offerta Preventivo ed offerta Trattativa, riesame e modifiche dell ordine Apertura di Commessa Erogazione del servizio... 6 Responsabile Pianificazione produzione (RePiaPro):... 6 Collaboratore Tecnico (CT):... 6 Responsabile Pianificazione produzione (RePiaPro):... 7 Responsabile Tecnico Verifiche (ReTecVer/Sostituto): RECLAMI / RICORSI: Archiviazione... 8 REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.7 del 16 luglio 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 2 di 8

3 1. Scopo e campo di applicazione Allo scopo di garantire la piena soddisfazione del cliente i requisiti devono essere adeguatamente definiti, documentati e trasferiti integralmente nell organizzazione per essere compresi dalle persone coinvolte nel processo di erogazione del servizio. La procedura descrive le responsabilità e le modalità di erogazione dei servizi relativi alle verifiche periodiche e straordinarie di ascensori e montacarichi e si applica ogni volta che l azienda apre una commessa, la pianifica, esegue l attività prevista e chiude la commessa a conclusione dell erogazione del servizio. La procedura si applica all erogazione dei seguenti servizi: Verifica Periodica Verifica periodica su ascensori, montacarichi installati e piattaforme. Verifica Straordinaria Verifica straordinaria su ascensori, montacarichi installati e piattaforme. 2. Responsabilità E responsabilità di: Responsabile Commerciale (RC): analizzare le richieste di offerta e verificare che la documentazione del Cliente e tutti i dati in ingresso siano adeguati per una corretta valutazione dei dati tecnici e dei costi dell'offerta; determinare i prezzi per elaborare il preventivo, formalizzare l offerta, approvarla ed inviarla al Cliente verificare ed accettare l ordine del Cliente; verificare che la documentazione del Cliente sia adeguata per il servizio richiesto inviare al Cliente la Dichiarazione di Accettazione che è generata direttamente dal sistema gestionale, inserire i dati dell'impianto e della commessa, una volta avuta sicurezza dei dati vengono generate le commesse e può iniziare la fase di assegnamento Responsabile Pianificazione Produzione (RePiaPro): assegnare le commesse tramite il gestionale e al collaboratore tecnico individuato all interno dell Elenco CT qualificati per l effettuazione del servizio gestire a livello documentale e monitorare l attività gestire, assieme al Collaboratore Tecnico la relazione con il cliente riesaminare i rapporti di verifica (solo la difformità fra il verbale cartaceo e l elettronico) Responsabile Tecnico Verifiche (ReTecVer/Sostituto): predisporre tutta la documentazione tecnica necessaria alle varie fasi di erogazione del servizio gestire le eventuali non conformità partecipare alla realizzazione delle azioni correttive e preventive; controllare gli strumenti REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.7 del 16 luglio 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 3 di 8

4 verificare l applicazione delle norme di sicurezza in base la legislazione vigente relativamente al personale dipendente riesaminare i rapporti di verifica REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.7 del 16 luglio 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 4 di 8

5 Collaboratore Tecnico (CT): verificare la conformità della documentazione perché l attività avvenga in condizioni controllate predisporre gli strumenti perché risultino sempre conformi eseguire e sovrintendere la sequenza delle operazioni come previsto dalle istruzioni operative giustificare le commesse e rispettare le date di scadenza segnalare ad ReTecVer ed al cliente l esito a conclusione del servizio con la specifica modulistica Compilare on line il verbale e inviare l'originale in ufficio, oltre che lasciare le altre copie al manutentore e nel locale macchina 3. Offerta 3.1. Valutazione della richiesta di offerta La richiesta di offerta del Cliente, con l eventuale documentazione tecnica inviata via fax, per posta, a mano o telefonica, è ricevuta da RC o dalla Segreteria che registrerà le seguenti informazioni: nome del Cliente; tipo di servizio richiesto; data e firma della richiesta. La richiesta viene sottoposta all esame di RC, che con l eventuale collaborazione di ReTecVer, darà una valutazione di fattibilità tecnica, produttiva ed economica allo scopo di decidere se inviare l offerta accettando l incarico. In caso positivo viene presa in carico da RC Preventivo ed offerta RC o qualsiasi persona della funzione commerciale dopo avere verificato i dati in ingresso a sua disposizione, costituiti dai requisiti di base forniti dal Cliente, dai requisiti derivanti da leggi o norme e dai documenti eventuali da esso forniti, procede all elaborazione del preventivo determinando il prezzo del servizio, ricavandolo dal tariffario dell azienda. Quindi prepara l offerta (generata direttamente dal sistema gestionale su uno standard definito da RC e da ReTecVer) che deve essere dettagliata e facilmente interpretabile in quanto questa è articolata in modo diverso a seconda del tipo di servizio richiesto ma che in generale contiene i seguenti dati: riferimenti normativi del servizio richiesto tipologia e prezzo per il servizio data prevista di erogazione del servizio (eventuale). condizioni generali di fornitura e di pagamento L offerta è quindi inviata al Cliente mentre una copia viene archiviata assieme alla relativa accettazione e dietro l impianto. Inoltre copia rimane residente nel Gestionale Aziendale Trattativa, riesame e modifiche dell ordine Eventuali modifiche, integrazioni e/o chiarimenti vengono concordate tra cliente e RC. REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.7 del 16 luglio 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 5 di 8

6 Conclusa la eventuale trattativa, il Cliente invia l ordine scritto o telefonico o l offerta firmata per approvazione. RC effettua una verifica che tutti i dati siano adeguati, definiti e documentati (prezzi, quantità, termini di erogazione del servizio, condizioni di pagamento). Conclusa la eventuale trattativa, il Cliente invia l ordine scritto o telefonico o l offerta firmata per approvazione. Le eventuali modifiche d ordine vengono riportate sull ordine originale che in tal modo viene aggiornato ed assume validità contrattuale con la firma di RC per verifica ed accettazione delle stesse. A riscontro del ricevimento e per accettazione d ordine delle verifiche periodiche sugli ascensori, RC invierà al Cliente una dichiarazione di accettazione. A riscontro del ricevimento e per accettazione d ordine, RC o la persona che si occupa dell inserimento dei dati nel gestionale dell azienda ANTILOPE invierà al Cliente la Dichiarazione di Accettazione (generata direttamente dal Gestionale Aziendale che porta la firma dell'amministratore Unico). Il Responsabile delle vendite valida sul gestionale (è come se apponesse la sua firma), a conferma che i dati inseriti e stampati sulla DA rispecchino quanto comunicato dal Cliente sul modulo di accettazione (evidenza oggettiva del riesame del contratto) dell offerta o su qualsiasi altro formato con cui il cliente ha formalizzato l ordine Apertura di Commessa RC una volta accettato l Ordine apre la commessa e automaticamente RePiaPro assegna la verifica a CT predispone che prende in carico la commessa. 4. Erogazione del servizio Quando, in seguito alla conferma d ordine DA, il cliente ha accettato le condizioni previste dall azienda per l erogazione del servizio Responsabile Pianificazione produzione (RePiaPro): assegna le commesse mediante una schermata apposita del Gestionale dall elenco collaboratori tecnici qualificati, individua il collaboratore tecnico che svolgerà l attività richiesta dal cliente. Fornisce al CT la documentazione necessaria Mette a disposizione del CT gli strumenti necessari Collaboratore Tecnico (CT): Contatta il cliente per prendere accordi sulla data della prestazione del servizio Effettua l attività di verifica come previsto dalle I.O.02 A, I.O.04 A. Giustifica le commesse sul gestionale e rispetta le date di scadenza che vede sul suo scadenziario REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.7 del 16 luglio 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 6 di 8

7 Emette il rapporto di verifica ( utilizzando i modelli stampati su blocchi) e lo trasmette al ReTecVer per il riesame Compila on-line un verbale uguale a quello cartaceo e trasmette all'ufficio l'originale firmato Responsabile Pianificazione produzione (RePiaPro): Controlla con l ausilio del gestionale, controlla che non vi siano difformità fra i verbali inseriti a gestionale e quelli cartacei, eventualmente segnalandoli a ReTecVer. Responsabile Tecnico Verifiche (ReTecVer/Sostituto): Viene effettuato il riesame di TUTTI i verbali di verifica, con particolare riguardo alle note inserite dal CT e/o eventuali difformità. In caso di esito negativo di Verifica Periodica viene fatta una segnalazione al Comune di appartenenza dell impianto e il Comune stesso provvede al blocco dell impianto finché non vengono eliminate le Non Conformità : potrà essere necessaria una Verifica Straordinaria. In caso di disaccordo con le valutazioni di TRIVENETO, come riportato nelle clausole contrattuali, Mod 30G Condizioni Contrattuali, si riporta di seguito quanto previsto al punto 6 del regolamento. 6. RECLAMI / RICORSI: Si definisce COMITATO, personale competente che non ha partecipato al processo oggetto del reclamo/ricorso. 6.1 II Committente può presentare RECLAMO a TRIVENETO SRL nel caso di qualsiasi carenza/difetto rilevato nella gestione della relativa attività, esponendo e motivando per iscritto le ragioni del reclamo stesso. TRIVENETO SRL avrà cura di registrare il reclamo e di sottoporlo all attenzione del COMITATO, e a rispondere per iscritto al Committente entro venti (20) giorni lavorativi. 6.2 In caso di disaccordo con TRIVENETO SRL circa l'esito della valutazione, il Committente può presentare RICORSO a TRIVENETO SRL entro trenta (30) giorni dalla data di ricezione della risposta di TRIVENETO SRL, esponendo e motivando per iscritto le ragioni del ricorso. Il ricorso sarà esaminato dal Responsabile Legale di TRIVENETO srl, che sceglierà il COMITATO incaricato di decidere circa l'accoglimento o meno del ricorso. Eventuali ulteriori elementi e/o informazioni ad integrazione del ricorso presentato potranno essere richiesti da TRIVENETO SRL al Committente. La relativa decisione sarà comunicata per iscritto al Cliente entro trenta (30) giorni lavorativi dalla data di ricezione del ricorso. Il ricorso non interrompe comunque l esecutività dei provvedimenti adottati nei confronti del committente fino ad eventuale diverso pronunciamento del COMITATO. 6.3 In caso di richiesta di RICUSAZIONE degli ispettori, il committente dovrà: - retribuire immediatamente TRIVENETO a saldo dell intero importo, se sono state già eseguite le attività, anche solo in parte; - presentare il proprio RECLAMO o RICORSO (punti 6.1 e 6.2), fornendo giustificati motivi. Ricordiamo che, in linea con quanto previsto nella norma, TRIVENETO farà valutare gli elementi disponibili al COMITATO, e rimettendosi alla sua insindacabile decisione in merito alla accettazione della RICUSAZIONE, e alla conseguente sostituzione degli ispettori ricusati: Qualora si ravvisasse il riconoscimento della loro inadeguatezza in misura anche solo presunta, la sostruzione degli ispettori sarà a titolo gratuito. REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.7 del 16 luglio 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 7 di 8

8 L amministrazione spedirà al cliente la fattura assieme alla documentazione (se non già consegnata). 5. Archiviazione La pratica viene archiviata secondo la P.G.10 Gestione archivio, che prevede la conservazione della documentazione per almeno: - 3 anni per i verbali di verifica (15 anni per le certificazioni). RT22 ACCREDIA: Tutta la documentazione esaminata ed approvata dall OdC, deve essere chiaramente identificata (eventualmente mediante apposizione di timbro/firme) e conservata per almeno 3 anni. REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.7 del 16 luglio 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 8 di 8