1.1. COME UTILIZZARE LO STRUMENTO DI AUTOVALUTAZIONE. selezione dei richiedenti (foglio di lavoro 1 del foglio elettronico);

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1 1.1. COME UTILIZZARE LO STRUMENTO DI AUTOVALUTAZIONE Allegato 1 Lo strumento di autovalutazione riguarda tre processi fondamentali, appartenenti a tre sezioni differenti: selezione dei richiedenti (foglio di lavoro 1 del foglio elettronico); attuazione dei progetti da parte dei beneficiari, ponendo l'accento su appalti pubblici e costo del lavoro (foglio di lavoro 2); certificazione dei costi da parte dell'autorità di gestione e pagamenti (foglio di lavoro 3). Ognuna delle tre sezioni, contenente i rischi specifici numerati (ad esempio, RS1, RS2, ecc.), è preceduta da una scheda che elenca i rischi specifici attinenti a ciascuna sezione. Si suggerisce inoltre all'autorità di gestione di valutare i rischi di frode relativi agli appalti pubblici di cui ha gestione diretta, ad esempio nell'ambito dell'assistenza tecnica (sezione 4 relativa all'affidamento diretto degli appalti). Laddove l'ag non pubblichi appalti pubblici che richiedono una valutazione dei rischi di frode, non sarà necessario compilare la sezione 4. Nota: la squadra incaricata dell'autovalutazione dovrà compilare soltanto le caselle in giallo. DESCRIZIONE DEI RISCHI Per facilitare il compito della squadra, lo strumento è stato predisposto con una serie di rischi. La squadra dovrà valutare i rischi predefiniti e, nel caso in cui ne vengano rilevati altri, sarà possibile aggiungere nuove voci. Per una descrizione completa dei rischi, si faccia riferimento alla scheda iniziale (per le sezioni 2 e 4) o alla parte dedicata ai rischi specifici (sezioni 1 e 3). Rif. rischio Un riferimento unico per ogni rischio. Le lettere si riferiscono alla sezione in cui è stato individuato il rischio (SR = selezione dei beneficiari, IR = attuazione e monitoraggio, CR = certificazione e pagamenti e PR = affidamento diretto degli appalti da parte dell'ag) e il numero corrisponde al riferimento di identificazione sequenziale.

2 Denominazione del rischio Descrizione dei rischi Chi è coinvolto nel rischio? Fornire informazioni sugli organismi in cui operano le persone o i soggetti coinvolti nell'attività fraudolenta, quali l'autorità di gestione, gli organismi responsabili dell'attuazione, l'autorità di certificazione, beneficiari e terzi. Il rischio è interno (all'ag), esterno o frutto di collusione? Fornire informazioni sulla natura della frode: interna (solo nell'ambito dell'autorità di gestione), esterna (solo in uno degli organismi esterni all'autorità dei gestione) o frutto di collusione (con il coinvolgimento di uno o più organismi). 2. LE CINQUE FASI PRINCIPALI DELL'AUTOVALUTAZIONE 2.1. Rischio lordo Il rischio lordo corrisponde al livello di rischio senza tenere conto dell'incidenza dei controlli esistenti o previsti. In genere, la quantificazione del rischio si ottiene sommando la "probabilità" quanto è probabile che un fatto si verifichi e l'"impatto" del rischio quali sono le conseguenze, finanziarie e non. Per garantire che la valutazione sia coerente, nel determinare la probabilità è opportuno fissare un arco di tempo, che in questo caso corrisponde ai sette anni del periodo di programmazione. Impatto del rischio (LORDO) La squadra di valutazione seleziona dal menù a discesa un punteggio da 1 a 4 per l'impatto del rischio, in base alle ripercussioni che il rischio avrebbe se concretizzatosi, applicando i criteri seguenti. Reputazione Rispetto agli obiettivi 1 Impatto lieve Lavoro supplementare, con conseguenti ritardi per gli altri processi 2 Impatto moderato Ritardi nel 3 Impatto considerevole, ad esempio qualora la Compromissione del natura della frode sia e ritardi per l'obiettivo particolarmente grave strategico o siano coinvolti più beneficiari 4 Inchiesta formale da parte dei soggetti coinvolti, ad esempio il Parlamento, e/o stampa negativa Messa a repentaglio dell'obiettivo strategico

3 Probabilità del rischio (LORDO) La squadra di valutazione seleziona dal menù a discesa un punteggio da 1 a 4 per la probabilità del rischio, in base alla probabilità che il rischio si verifichi nei sette anni del periodo di programmazione, applicando i criteri seguenti. 1 Non si verificherà quasi mai 2 Si verificherà raramente 3 Si verificherà di tanto in tanto 4 Si verificherà spesso Punteggio totale di rischio (LORDO) La casella sarà calcolata automaticamente, a partire dai dati inseriti su impatto e probabilità del rischio. La classificazione è stabilita in base al punteggio totale: 1 3 Tollerabile (verde) 4 6 Significativo (arancio) 8 16 Critico (rosso) 2.2. Controlli per l'attenuazione del rischio esistenti Lo strumento è stato precompilato con una serie di controlli preventivi raccomandati. Questi controlli sono forniti soltanto a titolo d'esempio e la squadra di valutazione potrà eliminarli qualora non esistano. È inoltre possibile aggiungere nuove righe, laddove siano in atto altri controlli volti a contrastare il rischio individuato. Se un controllo attualmente destinato a un determinato rischio è valido anche per altri rischi, sarà possibile ripeterlo più volte. Nello specifico, sarà possibile semplificare l'operazione con un semplice riferimento incrociato ai controlli esistenti descritti e/o elencati, ad esempio, nella descrizione del sistema di gestione e controllo, nei processi aziendali e nei manuali. Rif. controllo Un riferimento unico per ogni controllo. A ciascun rischio è stato assegnato un numero sequenziale; ad esempio, i controlli per il rischio SR1 inizieranno da SC 1.1, quelli per il rischio SR2 da IC 2.1. Descrizione del controllo Sono disponibili documenti che comprovino l'esecuzione del controllo? Sottoponete il controllo a verifiche regolari? Dal menù a discesa, la squadra di valutazione seleziona "Sì" o "No" per l'esistenza di una documentazione relativa all'esecuzione del controllo. Ad esempio, l'approvazione è comprovata da una firma, che attesta il controllo. La squadra di valutazione seleziona dal menù a discesa "Sì" o "No" per la regolarità delle verifiche del controllo. Si può trattare di verifiche effettuate con audit interni o esterni o altri sistemi di monitoraggio. Quanto confidate nell'efficacia del Basandosi in parte sulle risposte alle due domande precedenti, la squadra

4 controllo? sull'impatto del rischio, tenendo conto dei livelli di fiducia. sulla PROBABILITÀ del rischio, tenendo conto dei livelli di fiducia. di valutazione dei rischi indica la fiducia riposta nell'efficacia dei controlli in termini di riduzione del rischio individuato (alta, media o bassa). Qualora il controllo non sia dimostrabile o non sia stato sottoposto a una verifica, il livello di fiducia sarà basso. Nel caso in cui il controllo non sia dimostrabile, non sarà ovviamente possibile sottoporlo a verifica. Dal menù a discesa, la squadra di valutazione seleziona un punteggio da -1 a -4, che indichi in che misura, a suo avviso, l'impatto del rischio sia stato ridotto dai controlli in atto. I controlli per l'individuazione delle frodi riducono l'impatto delle attività fraudolente, dimostrando il corretto funzionamento dei meccanismi di controllo interno. Dal menù a discesa, la squadra di valutazione seleziona un punteggio da -1 a -4 che indichi in che misura, a suo avviso, i controlli in atto abbiano ridotto la probabilità del rischio. I controlli per l'individuazione delle frodi riducono indirettamente le probabilità di frode

5 2.3. Rischio netto Il rischio netto corrisponde al livello di rischio ottenuto tenendo conto dell'incidenza dei controlli esistenti e della loro efficacia, ossia la situazione allo stato attuale. Impatto del rischio (NETTO) dell'insieme dei controlli per l'attenuazione del rischio esistenti dall'impatto del rischio LORDO. Per confermare la validità della Reputazione Rispetto agli obiettivi 1 Impatto lieve Lavoro supplementare, con conseguenti ritardi per gli altri processi 2 Impatto moderato Ritardi nel 3 Impatto considerevole, ad esempio qualora la Compromissione del natura della frode sia e ritardi per l'obiettivo particolarmente grave strategico o siano coinvolti più beneficiari 4 Inchiesta formale da parte dei soggetti coinvolti, ad esempio il Parlamento, e/o stampa negativa Messa a repentaglio dell'obiettivo strategico Probabilità del rischio (NETTO) dell'insieme dei controlli per l'attenuazione del rischio esistenti dalla probabilità del rischio LORDO. Per confermare la validità della 1 Non si verificherà quasi mai 2 Si verificherà raramente 3 Si verificherà di tanto in tanto 4 Si verificherà spesso Punteggio totale di rischio (NETTO) La casella sarà calcolata automaticamente, a partire dai valori inseriti per l'impatto e la probabilità del rischio. La classificazione è stabilita in base al punteggio totale: 1 3 Tollerabile (verde) 4 6 Significativo (arancio) 8 16 Critico (rosso)

6 2.4. Piano di azione per l'adozione di misure antifrode efficaci e proporzionate Controlli supplementari previsti Responsabile Termine per l'esecuzione supplementari previsti sull'impatto del rischio supplementari previsti sulla PROBABILITÀ del rischio Descrivere nel dettaglio i controlli/le misure antifrode efficaci e proporzionate previsti. Mentre la sezione 5 della nota orientativa presenta principi e metodi per la lotta alla frode, nell'allegato 2 sono elencati i controlli per l'attenuazione del rischio raccomandati per ogni rischio individuato. Indicare una persona (o una figura professionale) responsabile dei controlli previsti. La persona deve dare il proprio accordo sull'assunzione della responsabilità del controllo ed esserne responsabile per quanto concerne l'introduzione e l'esecuzione efficace. Indicare un termine per l'esecuzione del nuovo controllo. Il responsabile deve approvare tale termine e assumersi la responsabilità dell'introduzione del nuovo controllo entro la data prevista. Dal menù a discesa, la squadra di valutazione seleziona un punteggio da -1 a -4, per indicare la misura in cui, a suo avviso, i controlli pianificati ridurranno l'impatto del rischio. Dal menù a discesa, la squadra di valutazione del rischio seleziona un punteggio da -1 a -4, per indicare la misura in cui, a suo avviso, i controlli pianificati ridurranno la probabilità del rischio.

7 2.5. Obiettivo di rischio L'obiettivo di rischio corrisponde al livello di rischio ottenuto tenendo conto dell'incidenza dei controlli attuali e previsti. Impatto del rischio (OBIETTIVO) dell'insieme dei controlli per l'attenuazione del rischio esistenti dall'impatto del rischio NETTO. Per confermare la validità della Reputazione Rispetto agli obiettivi 1 Impatto lieve Lavoro supplementare, con conseguenti ritardi per gli altri processi 2 Impatto moderato Ritardi nel 3 Impatto considerevole, ad esempio qualora la Compromissione del natura della frode sia e ritardi per l'obiettivo particolarmente grave strategico o siano coinvolti più beneficiari 4 Inchiesta formale da parte dei soggetti coinvolti, ad esempio il Parlamento, e/o stampa negativa Messa a repentaglio dell'obiettivo strategico Probabilità del rischio (OBIETTIVO) dell'insieme dei controlli per l'attenuazione del rischio esistenti dalla probabilità del rischio LORDO. Per confermare la validità della 1 Non si verificherà quasi mai 2 Si verificherà raramente 3 Si verificherà di tanto in tanto 4 Si verificherà spesso Punteggio totale di rischio (OBIETTIVO) La casella sarà calcolata automaticamente, a partire dai dati inseriti su impatto e probabilità del rischio. La classificazione è stabilita in base al punteggio totale: 1 3 Tollerabile (verde) 4 6 Significativo (arancio) 8 16 Critico (rosso)