Manuale Utente per la Gestione dei Revisori degli Enti Locali

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1 Manuale Utente per la Gestione dei Revisori degli Enti Locali

2 INDICE DEI CONTENUTI 1 PRESENTAZIONE DEL DOCUMENTO INTRODUZIONE NORMATIVA DEFINIZIONE DEI TERMINI/GLOSSARIO 4 2 MODALITÀ DI ACCESSO 5 3 MENÙ GESTIONE COLLEGIO REVISORI Assegna revisore Dettaglio revisori Modifica collegio Chiudi collegio GESTIONE SORTEGGIO Nuovo sorteggio Chiudi sorteggio Algoritmo REPORT 17 Pag. 2 di 18

3 1 PRESENTAZIONE DEL DOCUMENTO Obiettivo del presente manuale è quello di guidare l utente nella gestione del Sorteggio e della nomina dei Revisori dei Conti degli Enti Locali prevista dal Decreto Legge 13 agosto 2011, n.138, convertita con modifiche in legge 14 settembre 2011, n A tale scopo viene definito un utente di test per analizzare in dettaglio le varie funzioni messe a disposizione dal sistema. 1.1 INTRODUZIONE NORMATIVA Con il D.L. n. 138 è stato introdotto un nuovo criterio di nomina degli Organi di Revisione degli enti locali. La nomina non viene più effettuata dal Consiglio Comunale, ma a decorrere dal DM attuativo si effettua un estrazione fra coloro i quali risultano iscritti nell elenco dei Revisori degli Enti locali, tenuto dal Ministero dell Interno, a cui si accede attraverso domanda on-line. Le tipologie di enti interessate sono tutti gli enti territoriali province, comuni, comunità montante e unioni di comuni. A tale Registro possono iscriversi sia coloro che sono iscritti al precedente Registro dei Revisori Legali sia gli iscritti all Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (ODCEC). Va precisato che l iscrizione ha valore territoriale regionale in relazione alla residenza anagrafica di ciascun richiedente. Il registro è suddiviso in tre fasce composte da: 1. iscritti che vantano almeno due anni di anzianità al registro Revisori Legali o all Odcec ed hanno espletato almeno10 crediti formativi in materia di contabilità pubblica nel periodo tra 1 gennaio 30 novembre dell anno precedente; 2. iscritti che vantano almeno cinque anni di anzianità al registro Revisori Legali o all Odcec, ed hanno espletato almeno 10 crediti formativi in materia di contabilità pubblica nel periodo tra 1 gennaio 30 novembre dell anno precedente e devono aver svolto almeno un incarico di revisore dei conti presso un ente locale per la durata di tre anni. 3. iscritti che vantano almeno dieci anni di anzianità al registro Revisori Legali o all Odcec, ed hanno espletato almeno 10 crediti formativi in materia di contabilità pubblica e hanno svolto almeno due incarichi di revisore dei conti presso enti locali, ciascuno per la durata di tre anni. Coloro i quali saranno iscritti alla Pag. 3 di 18

4 1. prima fascia potranno candidarsi ad essere nominati nei comuni fino a abitanti 2. seconda nei comuni fino a abitanti, unioni di comuni e comunità montane; 3. terza per i restanti comuni con popolazione pari o superiore a abitanti, nonché province; Tuttavia in sede di prima applicazione i requisiti per l inserimento nell elenco sono: per la prima fascia degli enti locali il richiedente deve essere iscritto da almeno 2 anni al registro dei Revisori Legali o all Odcec e aver avanzato, entro la data di entrata in vigore del decreto la richiesta di svolgere la funzione quale organo di revisione di ente locale; ed aver conseguito almeno 15 crediti formativi acquisiti nel triennio e riconosciuti dai competenti ordini. Per le altre fasce valgono i requisiti su citati tranne che per i crediti formativi che devono essere almeno 15 crediti formativi acquisiti nel triennio e riconosciuti dai competenti ordini. L estrazione avviene ad opera della Prefettura, competente per territorio, che avvia il sorteggio per l assegnazione dell incarico fra coloro i quali iscritti all Elenco dei Revisori dei Conti degli Enti Locali, hanno manifestato la propria disponibilità ad espletare questa funzione. 1.2 DEFINIZIONE DEI TERMINI/GLOSSARIO DL Decreto Legge ODCEC all Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili DM Decreto Ministeriale PEC Posta elettronica certificata T.U. Testo unico ART. Articolo L. Legge Pag. 4 di 18

5 2 MODALITÀ DI ACCESSO Accedere, tramite il portale del Ministero dell Interno dedicato alle prefetture, alla sezione dedicata ai Revisori e selezionare il link Gestione Revisori (fig.2). Figura 1 Figura 2 3 MENÙ Entrati nell area si hanno a disposizione le funzioni di (fig.3): Gestione Collegio Revisori ; Gestione Sorteggio ; Estrazione Controllo Dichiarazioni ; Monitoraggio Andamento Registrazione Log Stati Revisore Pag. 5 di 18

6 Figura 3 In base al tipo di utente amministratore o prefetture provinciali di propria competenza. si vedono le funzioni e le relative aree Tutte le funzioni hanno in comune la scelta, dai relativi menù a tendina, di: Tipo ente: le tipologie previste sono gli enti locali Comune, Provincia, Comunità Montana e Unione di Comuni Figura4 Provincia Figura 5 Ente Figura 6 Pag. 6 di 18

7 3.1 GESTIONE COLLEGIO REVISORI Come riportato nel paragrafo 1.1 a decorrere dal DM attuativo del D.L. n.138 i revisori vengono scelti tramite estrazione fra coloro i quali risultano iscritti nell elenco dei Revisori degli Enti locali, tenuto dal Ministero dell Interno, a cui si accede attraverso domanda on-line. Le prefetture hanno il compito, tramite il sistema, di procedere all estrazione a sorte dei revisori e di acquisire l informazione su quali revisori sono stati nominati dall ente locale a seguito del sorteggio. La Gestione Collegio Revisori consente a tale scopo di memorizzare i dati relativi all organo collegiale di un ente locale. Un Collegio di Revisori è un organo collegiale formato da un revisore (per comuni con meno di abitanti, unioni di comuni e comunità montante) o da tre revisori per comuni con popolazione superiore o uguale a abitanti e le province. La funzione riporta tutte le informazioni sui collegi che si sono succeduti nel tempo, del singolo ente prescelto; la prima volta che si accede l elenco è vuoto, per inserire un nuovo collegio selezionare il pulsante Inserisci Collegio (fig.7). Al momento della creazione del nuovo collegio occorre inserire la data di inizio attività del collegio stesso che corrisponde alla data di esecutività della delibera comunicata dall ente. Ricordiamo inoltre che l organo di revisione contabile dura in carica tre anni (art.235 T.U. DL. n.267). Figura 7 Pag. 7 di 18

8 Nella sezione Inserimento nuovo collegio inserire la data di inizio e premere il pulsante Salva. Figura 8 Inserito il collegio nella lista viene visualizzato e dal menu a tendina sotto la voce azione si ha accesso alle funzioni disponibili per il collegio, quali: a. dettaglio revisori; b. assegna revisore; c. modifica collegio; d. chiudi collegio. Figura 9 Pag. 8 di 18

9 3.1.1 Assegna revisore Assegna revisore consente di accedere all elenco dei revisori estratti, dall ultimo sorteggio attivo (non chiuso), con l ordine di estrazione. Data la comunicazione di nomina dei revisori da parte dell ente si possono inserire i revisori del collegio selezionando dall elenco tramite l azione Inserisci Revisore (fig.10). Figura 10 Nell inserimento vengono visualizzati alcuni dati identificativi della persona scelta e per rendere effettiva la nomina bisogna scegliere la data di inizio carica e selezionare il pulsante salva. Figura 11 Pag. 9 di 18

10 3.1.2 Dettaglio revisori Se dall elenco dei collegi viene scelta l azione Dettaglio revisori di un dato collegio, si ha la possibilità di visualizzare l elenco dei revisori in carica e non, e da questo elenco di ogni revisore è possibile vederne il dettaglio delle informazioni, modificare la data inizio carica e chiudere il revisore. Figura Modifica revisore La modifica revisore consente di cambiare la data di inizio carica che comunque non può essere antecedente a quella di apertura del collegio stesso. Figura 13 Pag. 10 di 18

11 Chiudi revisore Chiudi revisore permette di definire la data di fine carica del revisore scelto inserendo appunto la data di chiusura e la motivazione di quest ultima. Figura Dettaglio revisore Dal dettaglio si visualizzano tutte le informazioni sulla domanda di iscrizione all albo fatta dal revisore. Pag. 11 di 18

12 3.1.3 Modifica collegio La modifica del collegio consente di modificare la data di inizio attività del collegio dei revisori, scegliere la data dal calendario e selezionare il pulsante salva. Figura Chiudi collegio La chiusura del collegio consente di inserire la data di fine attività del collegio dei revisori, scegliere la data dal calendario e selezionare il pulsante salva. Se ci sono revisori attivi vengono chiusi con la chiusura del collegio stesso. Figura 16 Pag. 12 di 18

13 3.2 GESTIONE SORTEGGIO La Gestione Sorteggio consente alla prefettura di accedere alla funzione per l estrazione a sorte dei possibili revisori. Il sorteggio avviene dall elenco formato ai sensi delle disposizioni del Decreto del 15 febbraio 2012 n.23; la procedura consente l estrazione dei nominativi dei componenti degli organi di revisione da rinnovare, dall articolazione regionale dell elenco ed in relazione a ciascuna fascia di enti locali. Per ciascun componente dell organo di revisione da rinnovare sono estratti, con annotazione dell ordine di estrazione, tre nominativi di cui uno è il designato per la nomina di revisore mentre gli altri subentrano nell eventualità di rinuncia o impedimento del primo. La Gestione Sorteggio consente in sintesi di accedere alla lista dei sorteggi, alla visualizzazione dei sorteggio e alla creazione di un nuovo sorteggio. La prima volta che si accede alla funzione, dopo aver fatto la scelta del tipo ente, provincia ed ente l elenco dei sorteggi è vuoto, per eseguire un nuovo sorteggio selezionare il pulsante Nuovo Sorteggio (fig.13). Figura 17 Pag. 13 di 18

14 3.2.1 Nuovo sorteggio Per avviare un nuovo sorteggio selezionare il pulsante Nuovo sorteggio inserendo il nome del rappresentante dell ente locale alla presenza del quale viene effettuato il sorteggio e scegliere il numero di revisori da estrarre tramite il sorteggio. Ricordiamo che il numero dei revisori che si possono richiedere nel sorteggio dipende dal numero di revisori previsto dalla normativa per l ente e da quelli già in carica nel momento del sorteggio. Il numero di revisori possibili è: a. Uno per gli enti locali con meno di abitanti, unioni di comuni e comunità montante; b. Tre per enti locali con popolazione uguale o superiore ai abitanti e le province. Alla selezione del pulsante Crea Sorteggio si genera l elenco dei nominativi estratti a sorte dalla procedura secondo quanto previsto dalla normativa su citata (fig.18). In basso a destra selezionando l icona PDF è possibile scaricare un file pdf con l elenco degli estratti dal sorteggio e i nominativi di tutte le altre persone che hanno partecipato al sorteggio ma non sono stati estratti. Figura 18 Figura 19 Tornado alla Lista dei Sorteggi è visibile l elenco dei sorteggi fatti per l ente scelto. Pag. 14 di 18

15 Dalla lista si possono consultare tutti i sorteggi fatti selezionando dal menu l azione Consulta Sorteggio. Nella lista troviamo le colonne: Stato del sorteggio: è attivo se i revisori richiesti non sono stati completamente assegnati al collegio; è non attivo se tutti i revisori richiesti sono stati assegnati al collegio oppure se l utente ha scelto di chiuderlo. Numero Revisori Richiesti: numero dei revisori richiesti dall utente al momento del sorteggio. Numero di Revisori Scelti: numero di revisori assegnati dall ente. Data del Sorteggio: data in cui è stato fatto il sorteggio. Data fine validità: data in cui il sorteggio risulta chiuso, perché tutti i revisori richiesti sono stati assegnati o perché è stato chiuso dall utente. Figura Chiudi sorteggio Se dato un sorteggio i revisori richiesti non sono stati completamente assegnati al collegio ed è necessario effettuare un nuovo sorteggio, bisogna chiudere il sorteggio rimasto così in sospeso cioè attivo per poi procedere alla nuova procedura di sorteggio. Selezionare l azione Chiudi Sorteggio e premere il pulsante salva per confermare la chiusura. Figura 21 Pag. 15 di 18

16 3.2.3 Algoritmo Scopo di questo paragrafo è descrivere in dettaglio l algoritmo alla base della routine di sorteggio. A questo tema è stata riservata particolare attenzione, al fine di rendere edotti gli attori coinvolti di quanto il nuovo processo di selezione (in carico al Ministero dell Interno) sia determinato solo dal caso. Il processo parte con la creazione di una lista di candidati sorteggiabili. A garanzia della casualità del processo, già in prima istanza la modalità di estrazione dalla base dati della lista dei candidati sorteggiabili utilizza una funzione standard che restituisce l elenco (di cui sopra) con un ordine casuale. Da questa lista inizia il processo di sorteggio, avvalendosi di standard caratteristici del linguaggio di programmazione Java utilizzato. Avendo il numero totale dei candidati presenti nella lista dei sorteggiabili, la classe suddetta permette, con gli opportuni accorgimenti*, di estrarre un numero intero che rappresenta l indice della posizione nella lista occupata dal candidato prescelto. Questo candidato è quindi il primo estratto nel sorteggio e il primo ad essere aggiunto alla lista dei sorteggiati. In seguito, il sorteggiato viene eliminato dalla lista dei candidati sorteggiabili, per poi rilanciare il processo del sorteggio iterativamente tante volte quanti sono i posti da revisore e da riserva previsti dalla norma. Al termine del processo si ottengono quindi due liste: Una lista dei candidati sorteggiati (ordinata dal primo all ultimo, comprensiva delle riserve); Una lista dei candidati sorteggiabili (contenente tutti i candidati della lista dei sorteggiabili iniziale, al netto dei candidati sorteggiati). Entrambe le liste saranno conservate in banca dati, e consultabili sempre. *L oggetto generatore di valori casuali utilizza come seme la data di sistema al millisecondo (valore che cambia di continuo), per evitare che in due diversi lanci si ottengano le stesse sequenze di numeri casuali. Pag. 16 di 18

17 3.3 REPORT I report disponibili sono solo accessibili solo per le utenze centrali e sono: Estrazione Controllo Dichiarazioni ; Monitoraggio Andamento Registrazione Log Stati Revisore Tutti i report prevedono la scelta del periodo domanda che avviene selezionando dalla colonna azioni la riga del periodo interessato. Figura 22 Figura Estrazione Controllo Dichiarazioni Consente di fare il download delle domande di iscrizione all albo dei revisori. I file scaricati sono suddivisi per provincia per i revisori iscritti all albo ODCEC mentre per i revisori iscritti all ordine dei Revisori Contabili il file è unico e a livello nazionale Monitoraggio Andamento Registrazione Da questo report si possono visualizzare i totali a livello nazionale delle domande totali nei vari stati previsti. Gli stati possibili sono: Richieste d'iscrizione: totale di richieste di iscrizione al sistema dei revisori; Pag. 17 di 18

18 Inviata con password: totale delle richieste di iscrizione a cui è stata inviata la mail con la seconda parte della password per accedere al sistema; Utenti registrati: utenti attivi o meglio che hanno completato con successo l iscrizione; Domande complete: domande completate e in attesa di essere chiuse; Domande chiuse: domande chiuse di cui si può fare il download; Domande valide: totale di domande di iscrizione complete e validate dal sistema; Domande rifiutate: totale di domande che dopo l invio della mail con il file sono state rifiutate Log Stati Revisore Questo report permette di vedere attraverso quali stati è passata una determinata domanda di iscrizione all albo; quindi prevede oltre alla scelta del periodo domanda anche l inserimento del cognome dell utente da cercare. Pag. 18 di 18