CARTELLA CLINICA. Sfondo grafico personalizzabile. Immagini nella cartella clinica

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1 Sfondo grafico personalizzabile CARTELLA CLINICA E possibile utilizzare un immagine come sfondo grafico. Tramite gli appositi tasti in basso è possibile selezionare un file dall esterno oppure un file direttamente dalle immagini del paziente. Successivamente sarà possibile inserire le prestazioni in qualsiasi punto del grafico cliccando con il tasto destro del mouse o con un doppio click e selezionando Click per aggiungere una prestazione. A quel punto la prestazione sarà inserita nel grafico. Tale prestazione inoltre potrà essere trascinata e spostata (tramite il quadratino rosso posto in alto a sinistra del codice della prestazione) in qualsiasi altra parte del grafico stesso. Questa funzione è utilizzabile solo quando è impostata una immagine al posto del grafico standard Tramite sempre la piccola toolbar in fondo al grafico clinico è possibile: 1. Nascondere/visualizzare l immagine di sfondo: se si nasconde l immagine si rivisualizza lo sfondo grafico predefinito le prestazioni tornano posizionate rispetto alle zone sensibili. 2. Fare il zoom e correggere la trasparenza dell immagine di sfondo Immagini nella cartella clinica E' possibile visualizzare le immagini del paziente come miniature all'interno della cartella clinica. Non sarà quindi necessario passare per la sezione immagini per caricare e visualizzare le immagini

2 del paziente. Sarà possibile vedere tutte le immagini del paziente o filtrare solo quelle relative alla cartella clinica attualmente in uso. Registrazioni Varie Sempre all interno del grafico clinico sulla sinistra sono presenti dei pulsanti che consentono la registrazione delle Radiazioni e del Lotto degli Impianti. Questo pannello può essere mostrato o nascostro tramite la piccola toolbar in fondo al grafico clinico con i due pulsanti in basso a destra. Tuttavia le registrazioni dei record possiede una struttura totalmente libera e personalizzabile dall utente. Quindi oltre ad utilizzare le due predefinite è possibile inserire qualsiasi altro tipo di registrazione, personalizzandone i parametri. Inoltre è possibile fare un elenco delle Registrazioni utilizzando il menù Vai a > Altri riepiloghi > Riepilogo registrazioni varie. Widget Testo, Immagini ed Endodonzia E possibile inserire all interno della cartella clinica 2 widget: di tipo Testo e di tipo Immagine. Queste funzioni sono accessibili sempre tramite la piccola toolbar posto sotto il grafico della cartella clinica. Widget Testo: consente di aggiungere un piccolo testo in qualsiasi posizione della cartella clinica. La finestra del Widget Testo può essere spostata, ridimensionata, colorata, chiusa e mantiene sempre l ultimo stato. Un possibile uso potrebbe essere quello di una scheda endodontica di un dente. Widget Immagine. Permette di inserire in cartella clinica un riferimento ad un immagine del paziente. La finestra del widget immagine può essere spostata, ridimensionata ed aperta a tutto schermo. Widget Immagine Widget Testo Widget Endodonzia. Permette di inserire i parametri relativi alle cure endodontiche dei denti. Il widget può essere ridotto a icona in modo da averlo bene in vista all'interno della cartella clinica.

3 Indicando il dente di riferimento, il programma mostrerà tutte le immagini relative a quel dente caricate all'interno della sezione immagini. Queste potranno quindi essere confrontate direttamente tramite il pulsante Compara. Widget Endodontico Per eliminare un widget basta cliccarci sopra con il bottone destro selezionare Elimina. Le cartelle cliniche con Widget sono segnalate nell elenco cartelle con un simbolo di un foglietto giallo come icona. Prestazioni Nella finestra delle prestazioni è possibile effettuare un ordinamento. Sotto la griglia delle prestazioni sono presenti dei bottoni: Su, Giu e Riordina; che consentono lo spostamento visuale sulla griglia delle prestazioni. Questo ordine si riflette anche sulla stampa del preventivo.

4 Inoltre è stato introdotto un nuovo stato delle prestazioni: non accettata. Nel riepilogo contabile Elenco Cartelle è possibile visualizzare i totali delle prestazioni non accettate. Un ulteriore funzione presente è l evidenziazione delle prestazioni, ovvero ora possibile applicare un stile personalizzato alle prestazioni: Escluse, Non accettate e Fatte Le impostazioni si effettuano da Configurazione > Operatori e tipologie > bottone Evidenzia. Diario clinico Il diario clinico non è più direttamente modificabile, per modificarlo è necessario cliccare sul bottone Modifica o su Aggiungi Linea. Con il pulsante modifica si attiva un miniword che consente la scrittura del diario clinico ed il successivo salvataggio. E possibile ripristinare la vecchia modalità d inserimento, (largamente sconsigliata in quanto abbiamo notato che urti accidentali sulla tastiera provocano alterazioni non volute) disattivando la modalità compatta (cliccare sulla freccettina del tasto Modifica e togliere la spunta su Modalita compatta). Sul Diario Clinico è possibile impostare dalla configurazione documenti l aggiunta di linee in automatico che notificano la stampa di documenti clinici rilevanti, come i consensi informati, anamnesi e quant altro.

5 Stato Prestazione non accettata Quando si compone un preventivo attualmente è possibile escludere delle prestazioni. Per avere però un quadro clinico (ma sopratutto statistico) completo è stato aggiunto un nuovo stato delle prestazioni: Prestazione non accettata. A differenza della Esclusa una prestazione non accettata NON può essere messa in fatto. Nella sezione dei riepiloghi contabili sarà possibile ottenere l'elenco delle prestazioni escluse dai preventivi e non accettate (con relativi importi). Tale riepilogo può essere utile ai fini economicostatistici. Evidenziare prestazioni in cartella clinica E' possibile personalizzare il colore delle prestazioni: messe in fatto, escluse dal preventivo e non accettate; con colori diversi da quelli standard ed in maniera automatica. Questo lo si può fare da File > Impostazioni > Configurazione generale > Anagrafiche > Operatori e tipologie > Evidenzia. Simbolo associato alla prestazione Attualmente era possibile associare una prestazione ad un simbolo grafico. Quindi quando si inseriva un simbolo sul grafico veniva automaticamente inserita anche la prestazione. In Horizon Blue si può fare anche il contrario, ovvero associare un simbolo ad una prestazione. Quindi quando si inserisce la prestazione nel grafico verrà inserito automaticamente anche il simbolo grafico. Questa associazione prestazione-simbolo può essere fatta nella personalizzazione dell'elenco prestazioni in configurazione generale. Grafico dei decidui automatico Il grafico dei decidui può essere impostato in modalità automatica. Quando si presenta un paziente con età inferiore ai 6 anni il grafico mostrato in cartella clinica sarà di default quello dei decidui. Questa opzione può essere abilitata su File > Impostazioni > Configurazione generale > Cartelle cliniche e decidere il secondo sfondo grafico da utilizzare per i bambini. Patologie Fino ad oggi le prestazioni da inserire in cartella clinica era possibile raggrupparle per Tipologia di Prestazione (conservativa, endodonzia, ecc). In Horizon Blue è possibile definire anche una patologia per ciascuna prestazione. Questo comporta due vantaggi: 1. Le prestazioni nell'elenco potranno essere ricercate anche per patologia 2. E' possibile visualizzare in cartella clinica le patologie del paziente. La configurazione delle patologie può essere fatta da File > Impostazioni > Configurazione generale > Patologie.

6 Facendo doppio click su una patologia si possono definire le prestazioni ad essa associata: Mettendo la spunta su Filtra Prestazioni si può decidere di ottenere il filtro all'interno della cartella clinica:

7 La prestazione inserita riporterà in cartella clinica anche la diagnosi legata alla Patologia indicata: Il riporto della diagnosi in cartella clinica viene riportata solo ed esclusivamente se si inserisce la prestazione eseguendo la ricerca per diagnosi (come descritto sopra). Personalizzazione del nome paziente nella barra della cartella clinica E possibile personalizzare il nome del paziente sulla barra dei messaggi (quella grigia in fondo alle varie cartelle): File > Impostazioni > Configurazione generale > Anagrafiche > Menu a tendina Barra messaggi Si potrà decidere se visualizzare il solito Nome e Cognome e/o altre informazioni.

8 Associazione Categoria e sottocategoria con icone personalizzabili All'interno dell'anagrafica del paziente oltre alla categoria personalizzabile, sarà possibile assegnare fino a 4 sottocategorie. Le icone associate alla categoria principale e alle sottocategorie del paziente compariranno sulla barra dei messaggi (quella grigia in fondo alle varie cartelle). In File > Impostazioni > Configurazione generale > Anagrafiche è possibile inoltre personalizzare le icone per ciascuna categoria caricandone di nuove. Percorsi dei file nascosti Da File > Impostazioni > Configurazione generale > Anagrafiche è possibile abilitare l'opzione Nascondi i percorsi dei file in ricerca pazienti. Questo non consentirà di far vedere il percorso del file quando si effettuano le ricerche pazienti. L'opzione varrà anche all'interno dei riepiloghi contabili e in tutte quelle sezioni del programma dove attualmente compare l'intero del percorso del file. Nuovi stati della cartella clinica Oltre a Aperto Chiuso e In accettazione sono presenti nuovi stati della cartella clinica: Non Accettato Stato iniziale Accettato un altro preventivo Operatori OPERATORI E TIPOLOGIE Ci sono nuovi blocchi nella gestione avanzata degli operatori per il controllo delle modifiche sulle prestazioni. Nella gestione avanzata operatori è stata inserita infatti la possibilità di creare dei profili di autorizzazione ed assegnare all operatore un profilo. Questa operazione consentirà di definire delle autorizzazioni uniche da assegnare in modo da evitare di definire volta per volta le stesse autorizzazioni per più operatori. Tramite il pulsante Profili presente nella gestione avanzata degli operatori è possibile creare, modificare o eliminare i profili di default. Per ogni profilo sarà possibile definirne le autorizzazioni.

9 Una volta definiti i profili sarà possibile per ogni operatore tramite l apposito tasto assegnare il profilo impostato. Nella nuova versione sono disponibili altri filtri da abilitare/disabilitare. In particolare abbiamo inserito un filtro chiamato Blocca campi clinica da fare non propri dove per ciascun operatore si può decidere di bloccare dei campi in cartella clinica relativi alle prestazioni non inserite dall'operatore stesso. Spesso infatti si ha l'esigenza di bloccare alcuni campi ma rendere modificabili altri di una determinata prestazione. Un'altra nuova funzione è la possibilità di decidere a chi associare un nuovo pagamento: Operatore predefinito della cartella clinica Operatore corrente Operatore indicato a lato (e scrivere di fianco la sigla dell'operatore)

10 Compensi Operatori Per ogni operatore è possibile impostare un importo fisso per tipo di prestazione effettuata oppure una percentuale sulla base della tipologia di prestazione effettuata: File > Impostazioni > Configurazione generale > Operatori e Tipologie > Bottone Percentuali per tipologie/importo fisso Associazione Conto a Tipologia di prestazione Come già avviene per gli studi di settore in cui ogni tipologia di prestazione viene associata ad un codice relativo ad uno studio di settore, anche i conti di ricavo possono essere associati alle tipologie di prestazioni. In questo modo quando viene effettuato un pagamento, il software in automatico suddivide il pagamento in quote ognuna delle quali corrisponde al conto di ricavo della tipologia di prestazione pagata. Per associare le tipologie di prestazione ai conti basta andare su File > Impostazioni > Configurazione generale > Operatori e Tipologie ed assegnare il conto corretto ad ognuna di esse. Per attivare la suddivisione dei conti in pagamenti in tale sezione deve essere messa la spunta sull'omonima voce. Fatture CONTABILITA E possibile specificare già nella finestra della fattura la modalità di pagamento e tipo di pagamento. Queste poi vengono riportate automaticamente nel pagamento. Nuova modalità di arrotondamento del bollo, applicabile anche nel caso in cui si vuole includere il bollo nell importo delle cure. Questo arrotondamento consente di avere fatture di importo rotondo, evitando di far pagare al paziente fatture con decimali dovuti ad arrotondamenti di sconti e bollo. L arrotondamento non incide su preventivo, cure fatte etc.

11 Inserito il bottone di stampa diretta su pdf ed archiviazione del documento, quando consentito nella sezione configurazione generale > documenti > Menu a tendina Fatture. Al dettaglio della fattura oltre allo studio di settore si può associare anche un conto di ricavo: questo consente di avere a livello di reddito una ulteriore suddivisioni di ricavi derivata dai sottoconti. Se ad esempio tutte le prestazioni di conservativa di associano al conto Prestazioni di Conservativa, dal prospetto del reddito è possibile avere anche una scomposizione in sottoconti. Questa associazione tra conti di ricavo e tipo di prestazioni si effettua nella configurazione nella sezione Tipologie.

12 E possibile anche assegnare volta per volta ad ogni dettaglio della fattura a quale conto fa riferimento. Nella sezione Riepiloghi contabili e statistiche > Reddito inserendo la spunta su Calcola i ricavi dai Sottoconti sarà possibile vedere la scomposizione come indicato in precedenza.

13 Sistemata la modalità di stampa ultime prestazioni con sconto alla fine del ciclo di cure. Fatturazione indipendente dalla cartella clinica La logica della fatturazione classica in Horizon è sempre stata vincolata alla cartella clinica su cui si è sempre stati obbligati ad inserire le prestazioni per poi passare alla contabilità e procedere con la fatturazione. Con Horizon Blue è possibile invece trascurare la cartella clinica ed inserire una prestazione da fatturare direttamente all interno della compilazione della fattura. Cliccando su Nuova Fattura, tramite l apposito tasto listino è possibile aprire direttamente il prezziario e selezionare le prestazioni da fatturare. Le prestazioni inserite e fatturate con questa modalità non compariranno in cartella clinica.

14 Data di stampa del preventivo I preventivi di default portano la data di apertura della cartella clinica. Per non modificare tale data ma stampare un preventivo con data diversa è a disposizione all'interno della finestra del preventivo la voce Data Ultima Stampa modificabile. Questa servirà anche come promemoria per ricordare quando è stato stampato l'ultimo preventivo. Calcolo del preventivo in base alla data Spesso si preferisce (ma è comunque sconsigliato) utilizzare una sola cartella clinica per gestire le cure di un determinato paziente anche se si riferiscono a periodi storici diversi. Questo comporta che il calcolo del preventivo risulti sempre la sommatoria di tutte le prestazioni, nonostante alcune di esse risultano già saldate. Con Horizon Blue è possibile resettare il preventivo, spostando la data di inizio preventivo. Sostanzialmente tutte le prestazioni inserite prima di tale data di inizio non verranno prese in considerazione, e si potrà quindi emettere un nuovo preventivo senza aprire una nuova cartella clinica. Per effettuare questa operazione è necessario aprire il Preventivo cliccare sul pulsante Importo da Fatturare e decidere da quale data deve partire il calcolo del preventivo. In questo modo anche tutto il riepilogo contabile della cartella clinica (preventivo e saldo rispetto alle cure effettuate) viene calcolato tenendo conto solo delle prestazioni inserite dopo la data indicata nel preventivo. Se non viene indicata alcuna data ovviamente si terrà conto di tutte le prestazioni inserite in cartella clinica. Attenzione: questo spostamento di data fa perdere per il paziente lo storico dei preventivi e l analisi dei totali sulle cartelle cliniche, in quanto a livello dei riepiloghi contabili (elenco cartelle, sospesi di pagamento, previsione incassi) sarà rintracciabile solo l ultimo preventivo. Importi in convenzione Alcune convenzioni (come ad esempio FASDAC e UNISALUTE) non consentono di sapere a priori per ogni prestazione l'importo in convenzione di una prestazione. Non è possibile quindi ottenere un listino prezzi come il FASIM in cui possiamo suddividere le due quote a prescindere.

15 E' nata quindi l'esigenza di poter inserire manualmente gli importi in convenzione, ed Horizon Blue è abilitato per tale scopo. A livello di preventivo infatti possiamo impostare 2 modalità di calcolo del rimborso in convenzione: 1. Importo calcolato automaticamente: il calcolo avviene nella vecchia maniera, ovvero utilizzando gli importi definiti a livello di prestazione in cui per ognuno c'è già definita la quota a carico ente e la quota a carico paziente. 2. Importo del rimborso definito manualmente: l'operatore inserisce affianco a Importo Rimborsato la quota a carico dell'ente. A questo punto, anche manualmente, si possono ottenere anche gli automatismi in fase di fatturazione dove viene distinto l'importo in convenzione da quello non convenzionato. Nuova modalità per definire le prestazioni in convenzione Con le vecchie versioni per definire una prestazione in convenzione a livello di prezzario, bisognava utilizzare gli allegati, in cui ogni prestazione andava suddivisa in due indicando una parte a carico ente ed una a carico paziente. In Horizon Blue è possibile sia utilizzare la vecchia modalità che utilizzare un unica prestazione (quindi senza inserire gli allegati) e definire direttamente la quota a carico paziente e quella a carico ente. Avviso di fattura In cartella contabile oltre alla fattura potrà essere emesso un avviso di fattura. L'avviso di fattura non è altro che un promemoria di pagamento che può essere rilasciato al cliente, e viene compilato esattamente come una fattura, ma che non incide assolutamente sulla contabilità. Gli avvisi di fattura hanno un progressivo indipendente dalle fatture vere e proprie. Spesometro Semplificato

16 In Horizon SQL era già possibile ottenere l'elenco dei preventivi che superavano una certa cifra. L'operazione era un po' macchinosa ma possibile. In Horizon Blue abbiamo reso tutto più facile. Per ottenere l'elenco delle anagrafiche da comunicare all'agenzia delle Entrate è sufficiente andare sul menu Vai a... > Riepiloghi contabili e statistiche > Cartelle Cliniche e: 1. selezionare sul primo menu a tendina invece che Data apert. Cartelle nel periodo selezionato 2. Selezionare dal pulsante in alto Periodo il periodo entro il quale volete ottenere il riepilogo 3. Inserire nella casella Prev. Minimo l'importo minimo di preventivo per ottenere l'elenco (es ). 4. Cliccare su Avvia A questo punto avete ottenuto l'elenco delle anagrafiche che hanno superato una certa cifra entro il periodo selezionato. La stessa cosa la potete effettuare con il pagamento minimo (es. volete ottenere l'elenco delle anagrafiche che hanno effettuato pagamenti per importi superiori a 1.000). Come sempre gli elenchi oltre ad essere stampabili, possono essere anche esportati in diversi formati (testo, excel, XML, html, PDF) per essere consegnati al commercialista tramite l'apposito tasto Esporta. Spesometro La nuova voce Spesometro è presente nei riepiloghi contabili e statistiche. In questa sezione è possibile ottenere automaticamente l'elenco dei pagamenti, e generare un file utilizzabile con il software della Sogei (software ufficiale dell'agenzia delle entrate scaricabile dal sito ) che consente a sua volta la modifica dei dati e l'invio dell'elenco direttamente all'agenzia delle entrate.

17 Una volta salvato, il file generato sarà un.art21 che basterà copiare ed incollare nella cartella C:\UnicoOnLine\Art21Prog\Temp e potrà essere aperto direttamente dal software della Sogei. E' importante sapere che i pagamenti possono essere registrati (direttamente all'interno della contabilità del paziente/fornitore) come: Importo Frazionato come ad esempio il pagamento di un acconto Importo non Frazionato ovvero un pagamento unico per una data prestazione/preventivo Corrispettivo periodico come un pagamento di una rateizzazione Non includere nello spesometro non viene considerato nel riepilogo

18 Altro Aggiunta nella scheda fornitori una sezione Note Generali, in cui si può scrivere ciò che si vuole. All'interno della registrazione di una fattura nella scheda di un fornitore si può acquisire un documento da scanner anche composto da pagine multiple che verranno memorizzate sotto forma di un unico pdf. Possibilità di accedere alla registrazione dei movimenti direttamente all'interno della cartella contabile. Nell analisi economica sono state riviste le condizioni di calcolo. Come per le fatture anche per i preventivi è stato inserito il bottone di stampa diretta su pdf ed archiviazione del documento, quando consentito nella sezione configurazione generale > documenti > Menu a tendina Preventivi. E possibile far firmare digitalmente il preventivi. E possibile far stampare subito dopo il preventivo i documenti collegati alle tipologie di prestazione stampare per il preventivo.

19 Inserito a livello di preventivo due nuove voci: Grado di difficoltà e Tempo per eseguire il piano di cure. La compilazione di queste due voci a volte vengono richieste dagli Enti per le convenzioni. Possibilità di caricare un paziente anche dai riepiloghi contabili e statistiche tramite il pulsante in alto a destra Apri Paziente DOCUMENTI E FIRMA DEL PAZIENTE La sezione Stampa lettera o ricetta è stata sostituita dalla nuova sezione Documenti, oggetto di completa revisione. In un'unica finestra è possibile: Stampare Nuovi documenti, Scannerizzare, collegare file esterni e Gestire i documenti predefiniti nonché avere la situazione completa dei documenti emessi e da emettere per il paziente. Le impostazioni dei documenti possono essere bloccate dalla gestione avanzata degli operatori. Gestione dei documenti predefiniti In questa sezione è possibile creare e gestire i documenti di default stampabili per ogni paziente. Per ogni documento è possibile assegnare una tipologia (conservativa, endodonzia ecc) e definire i documenti collegati. Per cui quando si manderà in stampa il documento principale vengono stampati anche i documenti collegati.

20 Tramite i pulsanti Collega e Scollega è possibile collegare un nuovo documento a quello selezionato oppure scollegare un documento già collegato. Documento Da Emettere al paziente Nella sezione Stampa un documento è possibile selezionare e stampare il documento per il paziente. Inoltre un documento può essere messo in stato Da Emettere. In questo modo è possibile preparare tutti i documenti da stampare per il paziente anche in più volte. Alla fine sarà possibile stampare tutti i documenti quando necessario. Horizon inoltre vi avviserà quando sono presenti dei documenti da stampare tramite un alert che appare dopo aver ricercato il paziente in questione. Inoltre i documenti oltre ad essere stampati, possono essere generati (eventualmente anche senza il cartaceo) direttamente su pdf, su cui si può applicare la firma elettronica del paziente.

21 La sezione documenti consente facoltativamente, di essere firmati con firma digitale e archiviati in modalità sostitutiva su una cartella dedicata. La registrazione della firma può avvenire tramite l apposita lavagnetta in vendita nel nostro shop. Prestazioni e documenti Da Emettere Spesso si ha la necessità di dover emettere dei documenti in funzione delle cure che devono essere eseguite sul paziente. Horizon Blue permette di associare a livello di listino prezzi ad ogni cura un particolare documento da emettere al paziente. Un esempio concreto potrebbe essere quello di dover far firmare un consenso informato sugli impianti se il paziente si trova a dover sostenere una cura relativa ad un impianto. In configurazione generale possiamo quindi associare alla prestazione impianto il documento Consenso informato impianti

22 Inoltre possiamo decidere anche quando Horizon deve inserire tale documento nei documenti da emettere al paziente: se all'inserimento della prestazione nel preventivo oppure quando la prestazione viene messa in fatto (possiamo anche definire due documenti differenti uno per il primo e uno per il secondo). Una volta fatto questo quando la prestazione viene inserita nella cartella clinica del paziente (o viene messa in fatto) il programma in automatico vi avvertirà che c'è un documento da emettere come indicato nella sezione precedente del manuale. Scansione dei documenti Le scansioni di documenti vengono salvate in un pdf che racchiude tutte le pagine scansionate.

23 Riepilogo dei documenti del paziente Nella sezione Situazione è possibile visualizzare i documenti emessi per il paziente, ovvero lo storico, ma anche visualizzare i singoli file stampati. Inoltre è possibile assegnare un icona ai singoli documenti nonché sfogliare la cartella che li contiene. Configurazione Tutta la configurazione delle impostazioni relative ai documenti, può essere effettuata nella sezione File > Impostazioni > Configurazione generale > Documenti

24 in cui per ciascun tipo di documento (Lettera, ricetta, preventivo, fattura ecc) possiamo decidere contestualmente alla stampa di: salvare direttamente in pdf ed archiviarlo nella sezione Documenti emessi del paziente; annotare nel diario clinico che il documento è stato stampato; In seguito alla firma digitale dove andare ad archiviare il file per la dichiarazione sostitutiva (Fatture attive, Fatture Passive, Documenti o Immagini). Inoltre possiamo definire le impostazioni per la Firma Digitale. PDF Tipici Oltre ai classici documenti da stampare editabili direttamente in Horizon, è possibile creare una lista chiamata Pdf tipici relativa a file pdf esterni ad Horizon ma che si vuole stampare al paziente (potrebbero essere brochure, volantini, fogli informativi ecc). Questa lista può essere sempre creata direttamente all'interno della gestione documenti.

25 FIRMA DIGITALE Nozioni di carattere generale In informatica la firma digitale rappresenta un sistema di collegamento tra un autore e i documenti digitali tale da garantire il cosiddetto non ripudio e al contempo l'integrità del documento stesso. In parole povere un documento firmato digitalmente ha valore legale in quanto soddisfa tre condizioni: il destinatario può verificare l'identità del mittente (autenticità); il mittente non può disconoscere un documento da lui firmato (non ripudio); il destinatario non può inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro (integrità). La firma digitale non deve essere confusa con la firma autografa elettronica. Molto semplicemente la firma digitale è un codice univoco contenuto in una smart card (delle sembianze di un bancomat) certificato da un ente (come le poste italiane ad esempio) che garantisce che a quel codice corrisponde una persona fisica o giuridica. Questa smart card viene interfacciata al PC tramite un apparecchio USB, che permette appunto di firmare digitalmente un file. Quando si vuole firmare digitalmente un file (che sia un pdf, immagine ecc.) si utilizza la smart card ed un complesso sistema di criptatura di informazioni contenuto direttamente nei software (quindi anche in Horizon). Questo sistema applica al file firmato un ulteriore messaggio criptato ed un impronta digitale che consente di decriptare questo messaggio tramite ulteriori apposite applicazioni (sistemi di verifica della firma digitale). Questo vuol dire che: Nel messaggio criptato è presente chi ha firmato il documento (autenticità); Modificando anche un solo byte del file firmato digitalmente non funzionerà più il sistema di decriptatura che restituisce le informazioni relative alla firma applicata presente nel messaggio criptato! Questo quindi indicherà che il file è stato modificato in un secondo momento. Quindi un file firmato digitalmente di cui possono essere lette le informazioni contenute nel messaggio criptato utilizzando l'impronta digitale non è stato sicuramente alterato (non ripudio ed integrità); I file firmati digitalmente (più precisamente le fatture attive e passive, per gli altri documenti non è necessario), hanno bisogno di un archiviazione sostitutiva (o conservazione elettronica). L'archiviazione sostitutiva è un sistema di procedure informatiche, regolamentate dettagliatamente dalle leggi italiane, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

26 L'archiviazione sostitutiva equipara i documenti cartacei a quelli elettronici, riconoscendo ad entrambi la validità legale. La validità legale è garantita dalla firma digitale e dalla marca temporale, due elementi fondamentali che marcano un documento non più modificabile fissando la data e l'ora esatte della sua cristallizzazione (nel messaggio criptato sono presenti anche le informazioni relative alle date del file e della firma applicata anch'esse non modificabili). In parole povere l'archiviazione sostitutiva è un elenco di file all'interno di una cartella contenente: File firmati digitalmente Messaggi criptati dei file Impronte digitali per decriptare il messaggi criptati. N.B. Ovviamente Horizon automatizza il processo di archiviazione sostituitiva. Firma digitale in Horizon La firma digitale in Horizon è totalmente automatizzata. Basta infatti configurare il programma che automaticamente ed autonomamente penserà a firmare i documenti ed effettuare l'archiviazione sostitutiva. Andando su File > Impostazioni > Configurazione generale > Documenti impostiamo la configurazione della firma digitale (tramite il pulsante Imposta ). In tale configurazione possiamo abilitare la firma digitale e l'archiviazione sostituitiva dei documenti decidendo inoltre in quale cartella dobbiamo andare a salvare tutti i documenti archiviati (si avrà una doppia copia dei documenti, una nella cartella di Horizon ed una nell'archiviazione sostitutiva). Facoltativamente possiamo applicare la firma digitale e archiviare in maniera sostitutiva anche le immagini acquisite. Inoltre possiamo scegliere la firma digitale da applicare ai documenti (ID Certificato del firmatario) nel caso in cui abbiamo più smart card a disposizione (se ne abbiamo solo una non è necessario). Basta cliccare sul pulsante con i 3 puntini e scegliere la firma digitale dall'elenco mostrato.

27 N.B. Per i file presenti su altri archivi è possibile definire percorsi diversi di archiviazione sostitutiva. Nel caso di più postazioni chi firma i documenti? I documenti vengono firmati solo ed esclusivamente dalla postazione a cui è inserita la smart card. Nel caso di più postazioni, quelle che emettono documenti non li firmano digitalmente. Tuttavia è possibile a fine giornata (o ogni tot periodo di tempo) dalla postazione abilitata alla firma ottenere l'elenco di tutti file emessi e da firmare digitalmente e con un solo click applicare la firma ed effettuare l'archiviazione sostitutiva. Dal menu da Vai a... > Altri Riepiloghi > Docomenti emessi è possibile ottenere l'elenco di tutti di documenti registrati in un determinato lasso di tempo e con un click su Firma firmarli istantaneamente ed archiviarli. E' importante capire che un documento firmato in maniera elettronica con autografo dal paziente e successivamente firmato digitalmente è la soluzione ideale per chi vuole eliminare il cartaceo ma tutelarsi dal punto di vista legale. Inoltre anche per quanto riguarda le immagini la firma digitale è una garanzia per tutelarsi da contestazioni di qualsiasi genere. FIRMA DEL PAZIENTE Come spiegato in varie sezioni del programma Horizon Blue permette di far firmare direttamente un file pdf relativo ad un qualsiasi documento al paziente. Questo equivale esattamente a far firmare un foglio stampato, con la differenza di evitare di produrre una quantità esagerata di documenti cartacei. Horizon Blue permette l'interfacciamento con due tipi di dispositivi: la tavoletta LCD o il tablet. Per configurarne il funzionamento occorre andare sul menu File > Impostazioni > Configura Device Acquisizione Firma. Qui apparirà un interfaccia su cui impostare alcuni parametri. Si potrà decidere se: Utilizzare la tavoletta LCD per applicare la firma (acquistabile nel nostro Shop online). Questa non necessita di ulteriore configurazione. Utilizzare device connessi Wi-Fi con la rete dello studio (Tablet o smartphone con sistemi ios o Android). In questo caso andrà configurato Horizon Blue per la comunicazione con i vari dispositivi. Occorrerà infatti: Definire una qualsiasi cartella condivisa in rete per lo scambio di informazioni tra Horizon ed il Device. Definire dei Nomi Device ovvero inventare dei nomi che verranno utilizzati per identificare i vari dispositivi nella rete (noi ad esempio li abbiamo denominati: Tablet, Smartphone e Ipad). Installare sul server il servizio di comunicazione ed avviarlo (tramite gli appositi pulsanti). A questo punto sui device andrà installata un App che potremo configurare chiamando il dispositivo con uno dei nomi indicati in configurazione (es. Tablet) e da cui potremo firmare direttamente i documenti.

28 Quando clicchiamo su Firma per far firmare il documento al paziente ci verrà richiesto da quale dispositivo acquisire la firma (se più di uno). A questo punto basterà applicare la firma sul device e questa verrà automaticamente integrata nel documento. Nuova Toolbar IMMAGINI Nella sezione immagini è stata introdotta una nuova toolbar. Oltre alle solite funzioni troverete dei nuovi tasti che vi daranno la possibilità di calibrare direttamente l'immagine senza entrare in modifica, e di inserire linee e testi all'interno dell'immagine acquisita.

29 Tag di ricerca Nelle informazioni di un immagine è stato aggiunto un nuovo campo denominato TAG. Questo campo vi consentirà di inserire delle parole chiave che possono essere utilizzate per eventuali riepiloghi e ricerche sulle immagini. Infatti grazie alla nuova sezione di riepiloghi Vai a > Altri Riepiloghi > Ricerca immagini per TAG possono essere cercate le immagini su tutto l'archivio dei pazienti, utilizzando le parole chiave inserite nell'apposito campo TAG. Firma digitale delle immagini Sulle immagini è possibile applicare i seguenti meccanismi di protezione: Blocco del file tramite calcolo dell impronta del File: in questa modalità non è possibile modificare il file acquisito. Anche se si opera da programmi esterni, Horizon riconosce e comunica la non validità del file. Blocco del file con firma digitale: oltre al blocco con calcolo dell impronta al file viene applicata la firma digitale. Blocco del file con firma digitale ed archiviazione sostitutiva. Al file viene applicata l impronta, la firma digitale e copiato nella cartella d archiviazione sostitutiva. Configurazione delle E SMS Come già avviene per gli SMS, Horizon Blue è stato predisposto per l'invio automatico o manuale delle senza dover necessariamente passare per un programma di posta elettronica (Outlook express, Thunderbird ecc.). Sotto il menu File > Utilità di Sistema > Invia SMS/ è possibile inserire i parametri che vengono utilizzati per l'invio della posta elettronica. In questa schermata inoltre si può definire una firma che viene applicata in fondo a ciascun inviata, e un indirizzo a cui inoltrare tutti gli invii, che servirà a ricevere in copia nascosta le inviate ai pazienti.

30 Abilitando l'opzione Invia l' con il Client di posta del PC si passerà sempre per il programma di posta installato sul PC (come avveniva nel vecchio software). Abilitando invece l'opzione Aggiungi al diario clinico la notifica di invio dalla cartella si potrà avere un promemoria direttamente all'interno del diario clinico del paziente. Invio automatico delle Proprio come avviene per gli SMS, possono essere sia inviate automatizzate ai pazienti, sia per ricordare gli appuntamenti, sia in altre sezioni (come compleanni, elenco anagrafiche, gestione insoluti, pdf via in tutte le sezioni, ecc.). L'invio delle può essere gestito automaticamente o manualmente. Il criterio di invio automatico è il medesimo degli SMS. Quindi con un unica configurazione si può decidere l'ora e il giorno di invio delle , ed il servizio di invio sarà lo stesso. Per ottenere che il paziente faccia parte dell'elenco delle da inviare occorre che abbia un indirizzo memorizzato nell'anagrafica e che accetti di ricevere le . Testo delle Il testo delle è personalizzabile. Possono essere creati dei prototipi di proprio come avviene per gli SMS. Questi si possono aggiungere e modificare da File > Impostazioni > Configurazione Generale > Notifiche SMS Sono state introdotte delle notifiche anche per gli SMS. Si può infatti: Inviare un SMS anche ad un numero di cellulare a piacere ogni volta che gli SMS vengono inviati automaticamente da Horizon Blue

31 Inviare un SMS che avverte che gli sms sono in esaurimento (indicando qual'è il limite entro il quale si vuole essere avvertiti). Compleanni In automatico è possibile inviare sia SMS che con auguri di compleanno ai pazienti. Ogni giorno il programma in automatico invierà un messaggio ai pazienti secondo il criterio di ricerca impostato in configurazione.

32 AGENDA SU WEB Configurazione Un importante novità su Horizon Blue è la sincronizzazione dell'agenda su Google Calendar. Infatti tutti coloro che possiedono un account di Google possono accedere alla propria agenda direttamente su web anche quando non sono presenti in studio. La configurazione è molto semplice, e si effettua dal menu File > Impostazioni > Configurazione generale > Agenda > Google calendar. Qui possiamo impostare vari parametri: 1. Login e password con cui si è registrati su Google. Questi consentiranno la comunicazione tra Horizon Blue e Google. Con il link Account Google possiamo verificare se le credenziali inserite sono corrette, infatti se così fosse quel link ci porterà direttamente all'interno della pagina del nostro Google Calendar. 2. Il Metodo ovvero in che modo deve avvenire la sincronizzazione. Con Copia in remoto decidiamo che l'agenda deve essere solo copiata su Google Calendar, ma le modifiche effettuate direttamente sull'agenda all'interno di Google non devono essere riportate in Horizon Blue (sincronizzazione unilaterale). Con Sincronizza invece vogliamo sia che Horizon copi i propri appuntamenti su Google ma anche il viceversa (sincronizzazione bilaterale). 3. Con Non sincronizzare gli appuntamenti più vecchi di potete decidere da quando in poi cominciare la sincronizzazione. 4. Con Lista dei file delle Agende potete decidere quali sono i file (se ne utilizzate più di uno) di cui si deve effettuare la sincronizzazione. 5. Con il Servizio Sincronia Automatico è possibile avviare la sincronizzazione sotto forma di Servizio di Windows. Questo vuol dire che Installando e Avviando il servizio tramite gli appositi pulsanti possiamo automatizzare totalmente la sincronizzazione, che verrà effettuata ogni tot minuti indicati nel menu a tendina.

33 Funzionamento Per rendere attivo il Calendar su Google occorre entrare in Google ed impostare un Calendar (questo solo se non lo si è mai usato). In Horizon tramite l'apposito pulsante effettuare la sincronizzazione, è possibile aprire l'interfaccia che ci consente di effettuare la sincronizzazione manuale (questo se in configurazione non abbiamo impostato il servizio automatico).

34 Con il pulsante Avvia sarà possibile avviare la sincronizzazione, e anche qui potremo decidere se solo copiare l'agenda di Horizon su Google oppure se si deve effettuare la sincronizzazione bilaterale. Inoltre possiamo scegliere quali sotto-agende del nostro database voler sincronizzare. Una volta sincronizzata l'agenda troverete all'interno del Calendar di Google delle nuove agende denominate proprio come quelle di Horizon. Si potranno avere diversi comportamenti sulla base delle operazioni effettuate:

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