Online Claims Platform di FSC

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1 Cos'è l Online Claims Platform (OCP) di FSC? OCP è una piattaforma online che: Online Claims Platform di FSC Panoramica sulla OCP Emily Crumley (FSC International) fornisce un metodo sicuro per archiviare i record delle transazioni fra soggetti che commercializzano prodotti FSC permette alle organizzazioni che commercializzano prodotti con dichiarazioni (Claim) FSC di utilizzare la piattaforma ovunque e in qualsiasi momento fornisce strumenti e servizi per creare, eliminare e rivedere i record delle transazioni fornisce strumenti e servizi pensati per le organizzazioni di qualsiasi dimensione 1 Tutti i diritti riservati FSC International (FSC F000100) Perché è necessaria la OCP? Errore di origine 1: Modifica della fattura Fonte inconfutabile d informazione Talvolta le merci vengono scambiate tra le organizzazioni con dichiarazioni FSC imprecise Le dichiarazioni imprecise sminuiscono il valore del logo FSC in quanto marchio di fiducia e si ripercuotono su tutti quelli che utilizzano il marchio Attualmente il sistema di controllo FSC non verifica regolarmente che la dichiarazione FSC registrata dal fornitore sia identica a quella registrata dal cliente. La OCP risolve questo problema e migliora il sistema di controllo FSC 3 Organizzazione certificata A ('fornitore') Ente di certificazione A Audit Reg. mat.. X Archiviazione Invio Organizzazione certificata B ('cliente') Archiviazione Ente di certificazione B Audit Reg. mat. 1

2 Errore di origine 2: Certificato non valido Organizzazione certificata A ('fornitore') Organizzazione certificata B ('cliente') Una dichiarazione (claim) = un record Organizzazione certificata A ('fornitore') Organizzazione certificata B ('cliente') L organizzazione certificata A ha un certificato sospeso dall'ente di certificazione A. Ente di Certificazione A Aggiorna mento Invio Database delle Certificazioni FSC (info.fsc.org) Verifica ACCETTA RIFIUTA Procedura manuale per l organizzazione certificata B per verificare il certificato dei fornitori. Raramente eseguito per ciascuna dichiarazione. Audit Ente di certificazione A Il fornitore riesamina le richieste e le respinge se errate RAPPORTO Invio Nessun errore di origine Inserisce la richiesta in OCP Online Claims Platform (integrata con info.fsc.org) RAPPORTO Audit Ente di Certificazione B Come funzionerà la OCP? Cosa devono fare le organizzazioni certificate? Tutte le aziende certificate FSC(CoC o FM/CoC) useranno la OCP. Quando un azienda certificata riceve merci che producono una fattura con delle dichiarazioni di prodotto FSC da parte di un altra azienda certificata, il destinatario è responsabile di registrare la transazione nella piattaforma OCP. L'organizzazione B ha ricevuto merci dall'organizzazione A. L'organizzazione A ha inserito una richiesta di fattura FSC relativa alle merci. Quando l'organizzazione B accetta formalmente le merci, essa sarà responsabile di creare un record della transazione (nonostante possa richiedere che il fornitore, ossia l'organizzazione A, crei il record per suo conto) Ogni volta che un'organizzazione registra una transazione, l'altra parte ha l'opportunità di riesaminare il record prima della convalida In altre parole, l'organizzazione A può riesaminare il record creato dall'organizzazione B per verificarne l'esattezza (data, quantità, dichiarazione FSC, descrizione del prodotto) La OCP registra soltanto le informazioni già note al fine di rispondere allo standard CoC FSC. Se un organizzazione certificata riceve frequentemente lo stesso prodotto con la stessa dichiarazione FSC da un fornitore, può registrare la quantità totale consolidando le richieste nell'arco di un periodo convenuto, in modo da ridurre al minimo il numero di immissioni. 2

3 Che visibilità hanno i dati? Tempistiche dell'implementazione L organizzazione certificata possiede e controlla i dati La visibilità dei dati immessi è la medesima di quella dell'attuale sistema CoC L'accesso è strettamente controllato Il ruolo di FSC è quello di mettere a disposizione la piattaforma OCP, non di fornire l'accesso ad essa I dati inseriti possono e saranno eliminati dal sistema dopo 5 anni Le organizzazioni certificate potranno testare il sistema in una configurazione di prova prima di dover utilizzare il sistema per registrare le dichiarazioni. Le terze parti non avranno visibilità dei dati a meno che questo privilegio non venga accordato dall organizzazione certificata. Settembre 2013 Versione alfa Test pilota con un numero di organizzazioni certificate Ottobre 2013 Versione beta Disponibilea tuttele organizzazionicertificate, che potranno utilizzare e testare la piattaforma 1 aprile2014 v1.0 Le organizzazioni certificate si registrano e si mettono in contatto con i fornitori 1 gennaio2015 Le organizzazionicertificate inizianoa inserirele dichiarazioni FSC Uso della OCP L'input delle parti interessate Per ciascuna organizzazione certificata viene automaticamente creato un account all OCP privato. L'utente riceverà informazioni per la registrazione e dovrà confermare i dati riportati sul sito info.fsc.org. L'utente potrà quindi connettersi ai suoi fornitori, alla stregua di altri social network Sessioni formative saranno disponibili sia online sia in occasione degli incontri FSC La piattaforma OCP offrirà inoltre esaustivi materiali didattici L'utente può creare un record per una transazione dopo aver effettuato l'accesso con il proprio account OCP, oppure compilando un foglio Excel e inviandolo al proprio account OCP via . Mantenendo le informazioni rilevanti nei sistemi gestionali più comuni già in utilizzo, sarà inoltre possibile programmare i sistemi stessi in modo da inviare le informazioni alla piattaforma OCP. Aziende in possesso di certificazione FSC ha raccolto gli input delle aziende certificate in varie parti del mondo attraverso riunioni di persona, webinar e forum online. Progetti pilota sono attualmente in corso in Europa, Cina e Russia. Aziende NON in possesso di certificazione FSC raccoglie input da commercianti, editori e ditte di costruzione per comprendere le sfide e le opportunità. Progetti pilota sono attualmente in corso con marchi globali e USGBC Obiettivo generale: Qual'è la motivazione commerciale per fornire dati OCP alle aziende non certificate? Quali sono i requisiti di sistema di alto livello per offrire questi vantaggi? Che dati strategici possono essere raccolti dalla OCP e forniti ai soggetti non certificati? 3

4 Vantaggi della OCP Uso della OCP: 3 metodi di immissione dei dati La OCP migliorerà la fiducia nei sistemi di controllo FSC, aiutando a trainare la richiesta dei prodotti FSC 3 modi per inserire le dichiarazioni nella OCP La OCP verificherà automaticamente che i fornitori siano certificati e invierà notifiche di aggiornamento dello stato La OCP fornirà relazioni di sintesi di tutte le registrazioni relative al proprio profilo, utili per la preparazione dell'audit di certificazione È possibile (ma non necessario) registrare il "Tipo di prodotto FSC" per una transazione. Quando questo avviene, la OCP può fornire rapporti più dettagliati. Supporta un'agevole generazione di riepiloghi dei volumi Fornisce informazioni sulle specie e sull'origine della raccolta Uso della OCP: l'interfaccia web Verifica e contatto con i fornitori Inserire la dichiarazione partendo dai dati inviati dal fornitore Uso della OCP: l'interfaccia web Le informazionidella dichiarazione vengono verificate rispetto a quelle contenuteneldatabase FSC su info.fsc.org Più dichiarazioni identiche possono essere combinate (sommate) in unasola comunicazione per ridurre l'immissione dati Il fornitore e l auditor devono poter verificare questo processo. 4

5 Uso della OCP: l'interfaccia del foglio Excel Uso della OCP: l'interfaccia del foglio Excel L'utente può inserire le dichiarazioni manualmente a partire dalla fattura inviatagli dal fornitore, oppure utilizzare un modello di foglio di lavoro (Excel) scaricabile dall OCP. Potrà successivamente inviare il modello alla OCP tramite . Questo processo è adatto per l'elaborazione di migliaia di dichiarazioni. Eventuali errori nel foglio Excel saranno rispediti all'utente tramite . Nota: i campi 'Specie' e 'Paesi di raccolta' sono applicabili sia per il legname proveniente da FM/COC che produttori con certificazione di Legno Controllato (CW) Uso della OCP: API Generazione dei riepiloghi dei volumi L'API (Application Programming Interface) fornisce all'utente un mezzo per connettersi ai sistemi preesistenti direttamente dalla OCP. La OCP può essere usata per generare un riepilogo dei volumi per tipo di prodotto per le merci in entrata e quelle in uscita Il riepilogo di input sarà automaticamente prodotto a partire dalle dichiarazioni delle fatture registrate dall'utente Il riepilogo di output sarà automaticamente prodotto a partire dalle dichiarazioni delle fatture registrate dai clienti (o registrate dall azienda stessa per loro conto). In questo modo è possibile inviare automaticamente le dichiarazioni fatte dai fornitori mano a mano che l'utente elabora le fatture in altri sistemi collegati all'api. Le dichiarazioni sono inviate tramite Internet in formato XML. 5

6 Generazione dei riepiloghi dei volumi - 2 Generazione dei rapporti: Specie e Origine del legname Il riepilogo dei volumi può essere usato per produrre informazioni in base al tipo di prodotto e al fornitore Viene automaticamente prodotto un elenco completo dei fornitori e dei loro certificati Il processo di audit è semplificato Il soggetto (certificato o non) che utilizza l OCP sarà capace di controllare i record degli acquisti dai fornitori diretti ma non potrà vedere il resto della catena di fornitura Dati della OCP dimostrativa Sicurezza Auspichiamo di ricevere un feedback sulla versione dimostrativa 0.9 (Alpha) per affinare l'implementazione della versione Abbiamo parlato con numerose aziende certificate ed enti di certificazione in varie parti del mondo e nell ambito di varie catene di fornitura Diverse aziende rappresentative del sistema FSC sono state coinvolte nella versione di prova La OCP è ospitata presso un fornitore di hosting certificato ISO27001 in Europa I test di penetrazione sono stati eseguiti a cura di NCC Group Crittografia dei dati in transito Crittografia dei dati a riposo (archiviati) I codici di tutti gli sviluppatori usano le linee guida OWASP in modo difensivo Uso di mod_security per la protezione contro i sistemi di attacco anomali Prassi previste dalla ISO27001 adottate come parte del Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni HF Test di business continuity e sistemi di disaster recovery 6

7 FSC International Charles-de-Gaulle-Str Bonn, Germania T +49 (0) F +49 (0) Online Claims Platform di FSC Uso dell'ssp 26 Tutti i Tutti diritti i diritti riservati riservati FSC FSC International International (FSC (FSC F000100) F000100) Tutti i diritti riservati FSC International (FSC F000100) Cos'è l'ssp (Spredsheet Processor)? Come funzionerà l'ssp? SSP è un metodo di registrazione delle dichiarazioni FSC nella OCP: le dichiarazioni vengono inviate tramite un foglio di lavoro personalizzato permette agli utenti di inviare contemporaneamente dichiarazioni relative a più transazioni e fornitori consente di risparmiare tempo poiché è possibile inviare contemporaneamente grandi quantità di dichiarazioni Tutti gli utenti OCP hanno accesso all'ssp Un foglio di lavoro personalizzato, configurato sul loro account, potrà essere scaricato dalla OCP Le dichiarazioni vengono inserite nel foglio di lavoro, successivamente caricato sulla OCP o inviato tramite all'area di sincronizzazione, personale dell'utente Le dichiarazioni vengono verificate a fronte dei certificati degli altri soggetti coinvolti e le eventuali dichiarazioni errate sono rispedite per la rettifica 7

8 Accesso al foglio di lavoro Durante la registrazionedi dichiarazionidi un fornitore, è possibileaccedereal foglio di lavoro dalla sezione 'Registra dichiarazioni' nella scheda'acquisti'. Durante la registrazione per conto di un cliente, è possibile accedere al foglio di lavoro da una pagina simile nella scheda'vendite'. NB: Questa pagina è attualmente allo stadio di bozza e sarà soggetta a modifiche prima del rilascio della OCP. Il foglio di lavoro che l'utente scarica sarà personalizzato in base al proprio account Sonorichiestele stesse informazionicome per l'interfaccia utente 8

9 Campi obbligatori Certificato fornitore: il numero di certificazione FSC del fornitore ID transazione(n. fattura): codice o numero univoco che permette di identificare la transazione Data dichiarazione: data in cui è avvenutala transazione, cosìcome figura sui relativi documenti Campi obbligatori Tipo di dichiarazione: la dichiarazione FSC fatta sui documentidella transazione, ad es. FSC 100% FSC Misto FSC Misto con riciclo FSC Riciclato, ecc. Campi condizionali % dichiarazione: Richiesto solo quando iltipodi dichiarazione è percentuale, ad. es. FSC Misto70% Specie: Le specie difibra nelprodotto. Richiesto solo quando il fornitore è FM o ilmateriale proviene da una valutazione del rischio per illegno Controllato (CW) Paese di raccolta: Il paese di approvvigionamento di origine della fibra. Richiesto solo quando ilfornitore è FM o il materiale proviene da una valutazione del rischio per il Legno Controllato (CW) Campi opzionali Tipologia di prodotto: Il tipo di prodotto, così come classificato dafsc ad es. W1.1 Legname tondo 9

10 Richieste errate Campi obbligatori Descrizione: Unadescrizionedel prodotto Quantità: La quantità di ciascun articolo Unità: Le unitàdimisuradel prodotto (m, m3, l, libbre, kg, tonnellate, articoli) Le dichiarazioni inserite erroneamente sarannorispediteall'utenteper la rettifica Richieste errate Richieste errate Le aree problematiche saranno evidenziate in arancione Verrà fornita una descrizione del problema 10

11 Ulteriori informazioni Per ulteriori informazioni visitare il Forum online OCP Per provare la piattaforma OCP dimostrativa Verranno ciclicamente organizzati incontri online per illustrare la OCP in versione dimostrativa. È possibile visualizzare il programma e registrare la propria partecipazione alla pagina: Sono inoltre previsti incontri regionali e seminari. Contattare il proprio rappresentante FSC locale per maggiori informazioni. Contatti: Phil Guillery p.guillery@fsc.org Emily Crumley e.crumley@fsc.org Simon Warrick simon.warrick@historicfutures.com Julie Smith julie.smith@historicfutures.com All rights Tutti reserved i diritti riservati FSC FSC International International (FSC (FSC F000100) F000100) FSC International Charles-de-Gaulle-Str Bonn, Germania T +49 (0) F +49 (0)