NUOVO PROGRAMMA DI GESTIONE SOCI ON-LINE

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1 NUOVO PROGRAMMA DI GESTIONE SOCI ON-LINE Il nuovo programma di gestione Soci è on-line sul sito internet ARCHIVIO SOCI. E possibile accedervi tramite l'inserimento del numero della propria tessera IPA nella casella UTENTE e della relativa PASSWORD ( per il primo accesso inserire il numero ; il sistema web chiederà in automatico il cambio della password che dovrà effettuarsi seguendo le istruzioni a video). La password deve essere di almeno 8 caratteri alfanumerici. 1

2 Una volta entrati nel programma scegliere il ruolo con cui accedere. Il programma è strutturato per l'accesso in cinque modalità: 1- Amministratore sito 2- Amministratore solo lettura 3- Amministratore Delegazione 4- Amministratore Comitato Locale 5- Socio I ruoli di accesso ad ogni funzionalità vengono assegnati/rimossi dal Segretario Nazionale e da nessun altro. In dettaglio: 1 - AMMINISTRATORE SITO Ruolo riservato solo ed esclusivamente al Segretario Nazionale e ai componenti autorizzati della Segreteria Nazionale per tutte le operazioni effettuabili sui dati inseriti nel programma ( inserimento nuovi iscritti - attribuzione rinnovi - modifiche - aggiornamento cariche - assegnazione ruoli - ecc ). 2

3 2 - AMMINISTRATORE SOLO LETTURA Tale ruolo può essere assegnato ai componenti dell'esecutivo Centrale e consente loro di visionare tutti i dati dei Soci iscritti ed inseriti nel programma. Permette inoltre di scaricare i recapiti delle Delegazioni e dei Comitati Locali in file formato Excel. Non consente di apportare modifiche né di effettuare inserimenti. 3 - AMMINISTRATORE DELEGAZIONE Tale ruolo viene assegnato al solo Presidente di Delegazione o suo delegato per la consultazione dei dati dei Soci della Delegazione di competenza e per l esportazione dei dati in file formato Excel per gli usi della stessa struttura. Potranno inoltre visionare/esportare gli elenchi con la posizione associativa dei Soci, ossia potranno verificare se gli stessi sono in regola con il pagamento della quota annuale. Gli stessi Presidenti, quali legali rappresentanti della struttura, sono responsabili di tali dati e NON POSSONO DIVULGARLI a nessuno se non per gli usi istituzionali. Nello specifico NON POSSONO FARNE USO PER PUBBLICITA ELETTORALE, NE PER FINI COMMERCIALI ecc.. I Presidenti di Delegazione, a partire dal 2015, dovranno procedere all'inserimento dei dati dei NUOVI SOCI, in modo tale che la Segreteria Nazionale possa scaricare periodicamente i nominativi inseriti e procedere alla compilazione delle tessere sociali, onde spedirle in breve tempo alla stessa Delegazione. Resta tuttavia l'obbligo di inviare le istanze in forma cartacea. Dal programma si possono scaricare i recapiti delle Delegazioni e dei Comitati Locali in file formato Excel. 3

4 4 - AMMINISTRATORE COMITATO LOCALE Come per le Delegazioni, tale ruolo viene assegnato al Presidente dell'esecutivo o suo delegato, per la consultazione dei dati dei Soci del Comitato Locale di competenza e per l esportazione dei dati in file formato Excel per gli usi della stessa struttura. Potranno inoltre visionare/esportare gli elenchi con la posizione associativa dei Soci, ossia potranno verificare se gli stessi sono in regola con il pagamento della quota annuale. Gli stessi Presidenti, quali legali rappresentanti della struttura, sono responsabili di tali dati e NON POSSONO DIVULGARLI a nessuno se non per gli usi istituzionali. Nello specifico NON POSSONO FARNE USO PER PUBBLICITA ELETTORALE, NE PER FINI COMMERCIALI ecc.. Dal programma si possono scaricare i recapiti delle Delegazioni e dei Comitati Locali in file formato Excel. Gli Amministratori dei Comitati Locali non possano effettuare alcuna modifica o inserimento. 4

5 5 - SOCI Tutti i Soci iscritti, quindi che abbiano regolarmente rinnovato la quota sociale e che abbiano un collegamento a internet, possono accedere nei modi sopra specificati per visualizzare SOLO ED ESCLUSIVAMENTE I PROPRI DATI, ma senza poter compiere alcuna modifica. Eventuali errori o modifiche debbono essere segnalate alla Segreteria del proprio Comitato Locale, il quale provvederà a notiziarne contemporaneamente la propria Delegazione e la Segreteria Nazionale per le opportune correzioni. COSA SI PUO' FARE Accedendo al programma sia come gestore di Delegazione che di Comitato Locale di pertinenza, si possono svolgere le seguenti operazioni: ANAGRAFE: visualizzare i dati dei singoli Soci ricercandoli per nome o numero di tessera; visualizzare i Soci per gruppi attribuendo i seguenti filtri: Comitato Locale Iscritto Deceduto Non rinnovato ecc.. Una volta selezionati i nominativi interessati, per ogni nominativo è possibile vedere la scheda completa con tutti i dati inseriti. La stessa è stampabile. 5

6 INSERIMENTO QUOTE: è possibile visualizzare il conteggio dei rinnovi e dei non rinnovi dell'anno di interesse; si creerà automaticamente un elenco su file in formato.txt. Basterà salvarlo e poi riaprirlo con Excel per avere un elenco ben strutturato. RILASCIO CREDENZIALI: permette di inviare ai Soci di propria competenza una con l'avviso che possono collegarsi all'archivio nei modi previsti. Per una maggiore comprensione di tale funzione, si informa che all atto di prima registrazione del nuovo Socio, il programma invia in automatico un messaggio all indirizzo di posta elettronica indicato, con le indicazioni per l accesso. Tale opzione non è prevista per i Soci iscritti prima della realizzazione del programma, in quanto i dati sono stati importati da quello precedente. 6

7 ESPORTAZIONE: consente l'esportazione dei dati dei Soci a seconda dei seguenti filtri: per Delegazione, Comitato Locale, status (iscritto, dimissionario, deceduto ecc ), onorificenze, categoria (ordinario, straordinario, ecc.), nominativo, tessera e periodo di tesseramento dal / al (estremamente importante per la realizzazione degli elenchi per la richiesta degli attestati). Una volta effettuata la ricerca, selezionare "SCEGLI CAMPI DA ESPORTARE" e spuntare i campi di interesse. Cliccare poi su ESPORTA DATI ; si creerà un file in formato Excel per l'uso della struttura. 7

8 RUBRICA: cliccando sulle voci COMITATI LOCALI e DELEGAZIONI si creerà automaticamente un file in formato Excel con l'elenco generale dei recapiti di tutte le strutture, per gli usi necessari al proprio ufficio. CONCLUSIONI - Qualsiasi errore o inesattezza presenti nei dati riportati nel programma devono essere segnalati alla Segreteria Nazionale che provvederà alle relative correzioni o integrazioni. - E' invece inutile segnalare eventuali impossibilità ad accedere al programma, se non per chiedere informazioni in merito all esattezza del proprio numero di tessera e dell'indirizzo di posta elettronico inserito nei dati, in quanto le password personali vengono create automaticamente dal Server di Aruba e non è possibile intervenirvi. 8