TRADUZIONE LINEE GUIDA PER PROGRAMMARE UNA VISITA DELLA PRESIDENTE DELL INTERNATIONAL INNER WHEEL

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1 TRADUZIONE LINEE GUIDA PER PROGRAMMARE UNA VISITA DELLA PRESIDENTE DELL INTERNATIONAL INNER WHEEL INTRODUZIONE: Perché queste linee- guida sono importanti? I viaggi della Presidente possono essere lunghi ed impegnativi e generalmente comportano visite in diversi Paesi. I suoi viaggi sono caratterizzati da cambiamenti di fuso orario, di clima e di abitudini alimentari. La Presidente deve avere la possibilità di riposarsi per non avere problemi di salute ed assicurare che la sua visita sia piacevole ed abbia successo. Arrivo E d obbligo andare a prendere la Presidente all Aeroporto e condurla in albergo. E opportuno non programmare lunghe cerimonie di benvenuto all Aeroporto, visite con le Socie o giri turistici sulla strada verso l albergo. Assicurarsi che la socia/le socie che andranno ad incontrare la Presidente al suo arrivo abbiano con sè un cartello con la scritta International Inner Wheel per farsi facilmente riconoscere. Sistemazione alberghiera Prevedere una comoda sistemazione alberghiera, con possibilità di lavorare e di rilassarsi. Essenziale la presenza di connessione WI- Fi. Se è previsto che la Presidente sia invitata a casa di qualche socia, questa persona non dovrebbe essere una candidata alle elezioni dell IIW. Sicurezza La sicurezza varia da un posto all altro. In base ai luoghi e a situazioni particolari, è necessario assicurare alla Presidente adeguate misure di protezione. Cibo e bevande Durante il viaggio, la Presidente assume frequentemente diversi tipi di cibi e bevande. 1

2 Qualche provvista particolare può essere d aiuto per evitarle disagi e malesseri. Sarebbe gradita la presenza di bottiglie d acqua da stappare sia in albergo che durante i pasti. ATTIVITA DELLA PRESIDENTE: A. Le attività dovrebbero essere programmate in base alle seguenti priorità: (a) Incontro e conversazione con le Socie (b) Visita a progetti realizzati su iniziativa Inner Wheel (c) Giro turistico (solo se c è tempo) B. Programma giornaliero: (a) All arrivo, in considerazione della durata del viaggio ed eventuale jet lag, la Presidente dovrebbe avere la possibilità di riposarsi prima di partecipare a qualsiasi evento. (b) Dovrebbe esserci un intervallo di tempo tra qualsiasi impegno pomeridiano e serale. (c) Tutti gli impegni serali devono essere programmati per concludersi entro le C. Programma: (a) La Presidente farà le sue osservazioni in inglese e parlerà per circa venti minuti. In presenza di interpreti per tradurre il discorso e altri commenti, La Presidente potrà adattare i tempi del suo intervento. Il discorso della Presidente dovrebbe essere il momento saliente di qualsiasi programma. (b) Durante TUTTE le funzioni ufficiali, la Presidente sarà l ospite più importante e potrà proporre un brindisi all International Inner Wheel al quale non è previsto 2

3 rispondere. D. Viaggi (a) La Presidente deve viaggiare in aereo su voli commerciali di linea. Non sono previsti viaggi su aerei privati. (b) Il viaggio internazionale della Presidente è pagato dall International Inner Wheel mentre tutte le altre spese, compresi i viaggi all interno del paese visitato, sono a carico del Club/Distretto/Associazione/Consiglio del paese ospitante. E. Inviti Siete pregate di programmare gli inviti con largo anticipo in modo da dare alla. Presidente il tempo di organizzare il suo programma dell anno. F. Regali Se il Paese ospitante desidera offrire un piccolo dono alla Presidente in ricordo della sua visita, sarebbe apprezzato un oggetto di piccole dimensioni. La Presidente non può trasportare bagagli extra, perché durante certi viaggi visiterà diversi paesi e libri grandi, quadri, etc. sono molto pesanti e non possono essere accettati. G. Notizie Al termine della visita della Presidente, la Rappresentante Nazionale dovrà inviare una relazione della visita, corredata da fotografie, all Immediate IIW Past President che è responsabile delle Public Relations, dei media e del sito Web, in modo che la notizia possa immediatamente essere inserita sul Sito Web internazionale. 3

4 Le relazioni e le foto devono essere inviate all IPP e/o all Ufficio IIW admin@internationalinnerwheel.org con copia alla Presidente. (vedi N.B.) Giugno 2012 N.B. In base al Protocollo inviato dall Editor/Media Manager Michelle Atkinson al inizio del corrente Anno Sociale tali notizie, corredate da foto e scritte sull apposito Schema, dovranno essere inviate all Editor/Media Manager e all IIW Administrator. Le Linee guida risalgono al 2012 e sono valide in tutto il mondo. Ebe Martines Settembre

5 VISITA DELLA PRESIDENTE DELL INTERNATIONAL INNER WHEEL Si prega di compilare questo modulo e restituirlo a: The Administrator International Inner Wheel, Suite 2.3, 20 Market Street, Altrincham Cheshire, WA14 1 PF, United Kingdom. Il modulo deve pervenire all Ufficio almeno 30 giorni prima dell arrivo della Presidente. Con questo Modulo si prega di inviare anche un programma dettagliato relativo alla presenza della Presidente nella vostra area, per sua informazione. 1. Albergo Nome ed indirizzo dell albergo Telefono: E- mail dell albergo 2. Arrivo Nome, indirizzo, telefono, e- mail e numeri di cellulare della persona che coordina la delegazione per l accoglienza. 3. Programma: Fornire i dettagli circa le attività suggerite e a che punto del programma arriva la Presidente. Indicate se desiderate che la Presidente metta l accento su un particolare aspetto dell IW. Siete libere di allegare altre pagine. 4. Abbigliamento Sulla base delle attività programmate e del tipo di clima, si prega di consigliare l abbigliamento appropriato per la Presidente. Si prega di indicare se è necessario un abito formale o un abito da sera per gli eventi previsti. Giugno