LINEA GUIDA PER LA GESTIONE DEI MATERASSI ANTIDECUBITO Versione 16 maggio 2008

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1 LINEA GUIDA PER LA GESTIONE DEI MATERASSI ANTIDECUBITO Versione 16 maggio 2008 INDICE Informazioni sul prodotto e sul servizio...2 Servizi accessori...3 Monitoraggio del servizio...3 Tempi di avvio della nuova fornitura...3 Modalità di richiesta, gestione e manutenzione...3 Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata AIR WORK SURE...4 Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata SOFTECH 3000 NXT...4 Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata QUATTRO PLUS...5 Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata NIMBUS Formazione...6 Controllo dei consumi e dei costi...6 Algoritmo di scelta del materasso antidecubito a chiamata fino al 31 maggio Allegato Scheda tecnica LOTTO Allegato Scheda tecnica LOTTO 2:...17 Allegato Scheda tecnica LOTTO 3:...18 Allegato Scheda tecnica LOTTO Facsimile scheda di gestione e monitoraggio disponibile in formato Excel fino al 31 maggio La linea guida è disponibile nel sito del servizio infermieristico nella sezione Coordinatori: Le variazioni dal 1 giugno 2008 sono contornata da bordo rosso. 1

2 Informazioni sul prodotto e sul servizio La nostra azienda ha aderito alla convenzione regionale per il noleggio continuativo o a chiamata dei materassi per la prevenzione e la cura delle lesioni da decubito. La fornitura è divisa in lotti ed a ciascuno di essi corrisponde uno specifico prodotto fornito dalla ditta che si è aggiudicata il lotto. La fornitura prevede due modalità di utilizzo del servizio: a chiamata o a presenza continuativa. Nel primo caso viene richiesto il prodotto chiamando il fornitore e dopo l utilizzo per uno specifico paziente viene restituito al fornitore stesso. Nel secondo caso il materasso rimane a disposizione del reparto in via continuativa. Questa seconda modalità consente di ottenere un risparmio economico a fronte dello stesso prodotto. Quando conviene il noleggio continuativo? Se utilizziamo per pochi giorni il materasso e poi lo accantoniamo allora il noleggio continuativo NON CONVIENE. In genere, se in un mese si utilizza il materasso per più di 23 giorni di seguito allora conviene. E importante precisare che, anche se non utilizzato, il materasso fornito in modalità continuativa prevede il pagamento del canone mensile, per cui se rimane senza utilizzo è conveniente restituirlo. Per il 2 semestre 2007 il quantitativo dei materassi in fornitura continuativa è già stato definito e concordato con gli specifici reparti che riceveranno i materassi dei singoli lotti nei primi 10 giorni di luglio, salvo chiusure o riduzioni dei reparti. LOTTO PRODOTTO FORNITORE COSTO A CHIAMATA A GIORNO COSTO A CANONE MESE LOTTO 1 AIR WORK SURE (AWS) KCI 9,36 225,00 LOTTO 2 SOFTECH 3000 SANITARIA SCALIGERA 9,60 252,00 LOTTO 3 QUATTRO PLUS TALLEY GROUP+ 7,20 162,00 SANITARIA SCALIGERA LOTTO 4 NIMBUS 3 SERVICE MED + SERV. OSPEDALIERI 15,60 379,56 Le caratteristiche tecniche dei prodotti sono descritti negli allegati 1, 2, 3 e 4. L attivazione del servizio avviene su chiamata diretta dal reparto alla ditta. L intervento per mal funzionamento o guasto deve avvenire entro le 24 ore dal ricevimento della richiesta. Gli apparecchi non riparabili dovranno essere immediatamente sostituiti. E a carico della ditta la fornitura di sistemi per il contenimento dei materassi sporchi. E a carico della ditta la sanificazione e la pulizia. E a carico della ditta la manutenzione dei prodotti. In particolare per il noleggio continuativo: La ditta provvede all installazione. Garantisce la sostituzione del telo coprimaterasso quando necessario. Ritira i teli sporchi e consegna quelli puliti e fornisce una scorta presso il reparto. 2

3 Effettua un ritiro ogni due mesi per la sanificazione dei materassi a noleggio continuativo Assicura l assistenza tecnica su materasso e pompa entro le 24 ore dal ricevimento della richiesta. Servizi accessori Sono previsti nella convenzione: La formazione del personale. Il Call center. Monitoraggio del servizio Sono previste delle penali a carico della ditta nei seguenti casi: fornitura di prodotti sporchi; ritardi dei tempi previsti di consegna e ritiro; ritardi negli interventi di manutenzione; per cui, in caso di Non Conformità, si richiede di inviare una all infermiera Mirella Fontana Tempi di avvio della nuova fornitura La fornitura dei materassi con la nuova convenzione viene attivata con le seguenti modalità: 1. reparto con utilizzo di materassi sia a noleggio continuativo che a chiamata: dal 1 luglio 2007 posizionamento materassi a noleggio continuativo. Solo successivamente inizio del noleggio a chiamata 2. reparto con utilizzo di materassi solo chiamata avvio dal 1 di luglio E previsto che il cambio avvenga in tutta la struttura sanitaria entro il 10 di luglio Si prega di avvisare tempestivamente l infermiera Mirella Fontana (interno 1462 o 1226), qualora ci siano reparti in chiusura feriale, per cui non necessitano di ricevere i materassi a noleggio continuativo, o comunque in quantità diverse rispetto a quelle previste nel budget di ogni reparto. Modalità di richiesta, gestione e manutenzione Per la scelta del materasso a chiamata dal 1 giungo 2008 tenere conto delle seguenti indicazioni assistenziali: Paziente senza lesioni e con braden <= a 13: materasso QUATTRO PLUS o AIR WORK SURE Paziente con lesioni 1 o 2 stadio e Braden > 13 e <= 16: materasso QUATTRO PLUS Paziente con lesioni 1 o 2 stadio e Braden <= a 13: materasso QUATTRO PLUS o AIR WORK SURE 3

4 Paziente con lesioni 3 o 4 stadio e Braden umidità 1 o 2: materasso SOFTECH 3000 Paziente con lesioni 3 o 4 stadio e Braden umidità 3 o 4: materasso NIMBUS 3 Alla fine della linea guida è riportato l algoritmo di scelta utilizzato dal programma informatico per automatizzare la richiesta dei materassi. Di seguito vengono fornite le modalità ed i tempi per effettuare le richieste di installazione, disinstallazione, manutenzione, etc. Per qualsiasi necessità si prega di inviare una mail o di telefonare all infermiera Fontana Mirella. Tel.n o LOTTO 1 AIR WORK SURE (AWS) FORNITORE: KCI Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata AIR WORK SURE Fino al 31 maggio 2008 la richiesta dovrà pervenire al Call Center della ditta KCI: Tel 02/ (servizio attivo 24 ore su gg. all anno) Fax 02/ (dal lun. al sab. dalle ore 8.00 alle ore 17.00) Dopo gli orari d ufficio e nei giorni di chiusura (festivi) la chiamata sarà automaticamente inoltrata al servizio di assistenza centralizzata. Dal 1 giugno 2008 la richiestà dovrà essere inoltrata solo mediante la procedura automatica informatica. A fine linee guida sono fornite le videate dimostrative. Tempi di attivazione: entro 18 ore dalla richiesta per 365 gg. all anno dalle 8.00 alle per le UU.OO. Intensive, la consegna verrà effettuata entro 6 ore dalla ricezione della richiesta. Il personale tecnico provvederà all installazione del presidio sul letto, verificandone il funzionamento. LOTTO 2 SOFTECH 3000 NXT FORNITORE: SANITARIA SCALIGERA Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata SOFTECH 3000 NXT Fino al 31 maggio 2008 la richiesta dovrà pervenire: Richiesta telefonica al numero nei giorni feriali nelle ore lavorative 8,30-18,00. Fax di richiesta al numero nei giorni feriali nelle ore lavorative 8,30-18,00. 4

5 Richiesta telefonica o invio fax al numero del servizio Call Center Linea Care nelle ore serali (h 18:00...h 8:30) e lungo tutto l'arco delle 24 ore nei giorni festivi e nelle festività. Dal 1 giugno 2008 la richiestà dovrà essere inoltrata solo mediante la procedura automatica informatica. A fine linee guida sono fornite le videate dimostrative. Tempi di attivazione: Entro 24 ore dalla richiesta telefonica o via fax ed entro 7 ore per le UU.OO. Intensive. La consegna del presidio comprende sempre l installazione e l attivazione dello stesso, effettuata dal personale stesso di consegna. Il servizio include una verifica del perfetto funzionamento del presidio consegnato. LOTTO 3 QUATTRO PLUS FORNITORE: TALLEY GROUP + SANITARIA SCALIGERA Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata QUATTRO PLUS Fino al 31 maggio 2008 la richiesta dovrà pervenire: Richiesta telefonica al numero nei giorni feriali nelle ore lavorative 8,30-18,00. Fax di richiesta al numero nei giorni feriali nelle ore lavorative 8,30-18,00. Richiesta telefonica o invio fax al numero del servizio Call Center Linea Care nelle ore serali (h 18:00...h 8:30) e lungo tutto l' arco delle 24 ore nei giorni festivi e nelle festività. Dal 1 giugno 2008 la richiestà dovrà essere inoltrata solo mediante la procedura automatica informatica. A fine linee guida sono fornite le videate dimostrative. Tempi di attivazione: Entro 24 ore dalla richiesta telefonica o via fax, entro 7 ore per le UU.OO. Intensive. La consegna del presidio comprende sempre l installazione e l attivazione dello stesso, effettuata dal personale stesso di consegna. Il servizio include una verifica del perfetto funzionamento del presidio consegnato. LOTTO 4 NIMBUS 3 FORNITORE: SERVICE MED + MEDI-ART+ SERVIZI OSPEDALIERI Modalità di richiesta per il noleggio a chiamata NIMBUS 3 Fino al 31 maggio 2008 la richiesta dovrà pervenire: Richiesta telefonica al numero 045/ Fax di richiesta al munsero 045/

6 Dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle 18.00; dalle alle ore 8.30 e il sabato, domenica, e festivi sarà attiva un servizio di segreteria telefonica con rilevazione automatica a distanza a mezzo radiomobile. Il noleggio ed il ritiro verrà effettuato dalle 8.00 alle ore 20.00, sette giorni su sette Dal 1 giugno 2008 la richiestà dovrà essere inoltrata solo mediante la procedura automatica informatica. A fine linee guida sono fornite le videate dimostrative. Tempi di attivazione: Entro 24 ore dalla richiesta telefonica o via fax, entro 8 ore per le UU.OO. intensive. La consegna del presidio comprende l installazione. Verrà fornito anche la protezione idonea al contenimento dei sistema sporco. In caso di malfunzionamento del presidio non riparabile in loco, verrà sostituito. Formazione Il personale che consegna il presidio è tenuto ad addestrare gli infermieri all uso del presidio stesso. Considerato il periodo estivo di avvio della nuova fornitura si sta valutando la possibilità di organizzare incontri formativi con le 4 ditte. Controllo dei consumi e dei costi Fino al 31 maggio 2008, mensilmente, entro il 10 del mese successivo, il coordinatore di UU.OO avrà cura di inviare alla Direzione attività Economali al Fax interno n oppure una a il modulo attestante il consumo mensile dei prodotti. E consigliabile: procedere alla compilazione del modulo su formato elettronico (file excel scaricabile dal sito del servizio infermieristico nella sezione coordinatori: effettuare la compilazione del modulo in excel man mano che viene installato un nuovo materasso e non a fine mese. Si raccomanda la completa e chiara compilazione del modulo al fine di poter effettuare gli opportuni conteggi e controlli contabili. Si raccomanda l invio nei tempi previsti. Per qualsiasi necessità si prega di inviare una mail o di telefonare alla Direzione Attività Economali. Ogni tre mesi verrà fornito un report che sintetizzi i consumi ed i relativi costi nonché gli scostamenti rispetto al budget previsto per l anno in corso. E in preparazione il programma informatico per la gestione ed il controllo dei materassi antidecubito. 6

7 Dal 1 giugno non occorre effettuare alcuna procedura, in quanto il dato è desumibile dal sistema informatico. Alle UU.OO. mensilmente verrà fornito il report della movimentazione dei materassi antidecub to a chiamata. Algoritmo di scelta del materasso antidecubito a chiamata fino al 31 maggio 2008 Paziente con lesione da decubito? NO SI Braden <=16 Braden <= 13 Braden >13 <=18 AIR WORK SURE Lesione 1 o 2 Lesione 3 o 4 QUATTRO PLUS AIR WORK SURE Braden umidità 1 o 2 Braden umidità 3 o 4 SOFTECH 3000 NIMBUS 3 7

8 Algoritmo di scelta del materasso antidecubito a chiamata dal 1 giugno 2008 Paziente con lesione da decubito e valutazione clinica di allettamento? Braden >13<=16 NO SI Materasso antidecubito senza motore Braden <=13 Braden >13 <=16 QUATTRO PLUS AIR WORK SURE Braden <= 13 e allettamento QUATTRO PLUS Lesione 1 o 2 Lesione 3 o 4 QUATTRO PLUS Braden umidità 1 o 2 Braden umidità 3 o 4 AIR WORK SURE SOFTECH 3000 NIMBUS 3 8

9 Procedura informatica per la richiesta dei materassi antidecubito a chiamata dal 1 giugno 2008 Aprire la procedura SSO cliccando sull apposita icona. Inserire il nome utente e la password e cliccare Login Cliccare su Cartella Infermieristica 9

10 Cliccare sul nome del paziente prescelto. Videata della cartella infermieristica del paziente 10

11 Accertarsi di avere compilato nella sezione accertamento la scala di Braden Scala di Braden compilata Il totale della scala di Braden viene calcolato in automatico. Validare la scheda. 11

12 Aprire la scheda materassi cliccando sull icona corrispondente Voci da selezionare: 12

13 Cliccare sul pulsante Calcolo auto per la scelta automatica del materasso antidecubito o scegliere un altro tipo di materasso motivando la scelta Cliccare su Richiesta per richiedere il materasso. ATTENZIONE non validare la scheda fino alla riconsegna del materasso antidecubito. Viene richiesta la conferma dell ordine e parte automaticamente una idirizzata alla ditta fornitrice, al coordinatore per conferma ordina e al settore sorveglianza LDD. 13

14 Il testo della contiene: 1. Data inoltro: dd/mm/yyyy (data della ) 2. Ora inoltro: hh.mm (ora della ) 3. Iniziale cognome: C (iniziale maiuscola del cognome del paziente) 4. Iniziale nome: N (iniziale maiuscola del nome del paziente) 5. Data nascita: dd/mm/yyyy (data nascita del paziente) 6. Nosologico: aaaa/nnnnnn (campo composto da anno_ricovero/numero_ricovero) 7. Tipo richiesta: (deve contenere una delle opzioni indicate) i. richiesta ii. sollecito iii. ritiro iv. malfunzionamento 8. Note: testo libero (testo libero di 100 caratteri da inserire in fondo alla scheda materassi. Da utilizzare prevalentemente per inserire eventuale urgenza o note sul malfunzionamento) 9. Reparto: AAAAAA (codice del Centro di Costo del reparto Des-reparto: descrizione reparto (è la descrizione che compare in alto nella scheda materassi) 11. Utente di riferimento: Cognome e Nome utente richiedente (cognome e nome ricavati dal login di collegamento) 12. Data termine terapia: dd/mm/yyyy (obbligatorio solo in caso di ritiro è il campo termine della scheda materassi) 13. N. matricola materasso: xxxxxxxxxx (obbligatorio solo per malfunzionamento al momento non trattato) 14. Tipo materasso: nome materasso (corrisponde alla descrizione della superficie richiesta della scheda materassi) E si presenta nel seguente formato: "12/05/2008","16.14","F","F","21/10/1925","2008/026989","richiesta","","2002","Geriatria 2 Bertoncelli - Geriatria","","","","Softech 3000" All arrivo del materasso cliccare sul pulsante Consegna Sempre in modo automatico è possibile sollecitare l invio del materasso antidecubito, segnalare un malfunzionamento selezionado il pulsante Problema, indicando nelle Note il tipo di malfunzionamento e indicando il N. matricola materasso. Tutte le operazioni inviano automatiche ed il programma registra automaticamente le date e le ore di effettuazioni delle operazioni. Al termine della necessità del materasso cliccare sul pulsante Termine per inviare la di ritiro. 14

15 Videata della cartella completata con la richiesta di ritiro materasso. A questo punto è possibile validare la scheda 15

16 Allegato 1 Scheda tecnica LOTTO 1 AirWorks Sure KCI medical s.r.l. Sistema per la prevenzione delle lesioni, con il principio della pressione alternata, completamente sostitutivo del materasso ospedaliero. Per quali pazienti è indicato: Pazienti a rischio d insorgenza di lesioni (indice di Braden =< a 16) che hanno perso la capacità di muoversi in autonomia nel letto Pazienti a rischio d insorgenza di lesioni da decubito e/o con lesioni di 1-2 stadio e che hanno perso la capacità di muoversi in autonomia nel letto. Peso massimo del paziente 153 Kg CPR: per attivare il comando scollegare il connettore multitubo posto sulla destra dell unità motore, lo sgonfiaggio avverrà in 7 secondi. 16

17 Allegato 2 Scheda tecnica LOTTO 2: Softech 3000 NXT Ditta Scaligera Spa Sistema di supporto ad alta tecnologia a cessione d'aria, statica e continua con la funzione di trasporto, regolazione della temperatura e funzione di pulsoterapia. Per quali pazienti è indicato Pazienti ad alto rischio d insorgenza di lesioni da decubito (LdD) con indice di Braden tra 6 e 13 con problemi di esposizione della cute all umidità (incontinenza urinaria, fecale con feci liquide, sudorazioni profuse, trasudati ecc.) Pazienti a rischio d insorgenza di LdD (indice di Braden =< a 16), con problemi di esposizione della cute all umidità (incontinenza urinaria, fecale con feci liquide, sudorazioni profuse, trasudati ecc.) Peso massimo del paziente 160 Kg CPR: girando la manopola posata a lato dell unità motore, si inverte il flusso d' aria, aspirando l'aria dal materasso e consentendo uno sgonfiaggio ultrarapido in caso di emergenza. 17

18 Allegato 3 Scheda tecnica LOTTO 3: Quattro plus Ditta Scaligera Spa Sistema di supporto, ad alta tecnologia, a bassa pressione continua Per quali pazienti è indicato Pazienti ad alto rischio d insorgenza di lesioni da decubito (LdD) con indice di Braden =<18 (indicato per pazienti ricoverati in ortopedia e rianimazione) Peso massimo del paziente 160 Kg CPR: tramite manopola posta sul materasso, azionandola, il materasso si sgonfia in pochi secondi 18

19 Allegato 4 Scheda tecnica LOTTO 4 NIMBUS 3 SERVICE-MED S.r.l. Sistema di supporto terapeutico, ad alta tecnologia, a pressione alternata. Per quali pazienti è indicato: Pazienti ad alto/altissimo rischio, (indice di Braden < a 13) con presenza di lesioni da decubito di 3-4 stadio, che per le particolari condizioni cliniche non è possibile effettuare cambi posturali Peso massimo del paziente 250 Kg CPR: per mezzo di una valvola posta ai piedi del materasso, in 4 sec si ottiene lo sgonfiamento della zona toracica e in meno di 10 sec dell intero materasso. 19

20 Facsimile scheda di gestione e monitoraggio disponibile in formato Excel fino al 31 maggio 2008 UTILIZZO MATERASSI ANTIDECUBITO MESE: ANNO: Denominazione UU.OO/Servizio e Centro di costo (timbro): RXXX Alla cortese attenzione Direzione Attività Rev. 0 economali. Pag. 1/1 Fax interno n e- Data di mail: applicazione: e N. telefono e fax: UTILIZZO MATERASSO A CHIAMATA Utilizzo a "chiamata": vanno conteggiate le giornate di utilizzo Cognome e Nome Paziente AWS Tipo Presidio Data inizio Data fine Nome richiedente Continua nel mese successivo? CONTA GG QUATTRO PLUS SI SOFT 3000 NIMBUS 3 NO 0 AWS QUATTRO PLUS SI SOFT 3000 NIMBUS 3 NO 0 AWS QUATTRO PLUS SI SOFT 3000 NIMBUS 3 NO SOFT 3000 NIMBUS 3 NO 0 AWS QUATTRO PLUS SI SOFT 3000 NIMBUS 3 NO SOFT 3000 NIMBUS 3 NO 0 AWS QUATTRO PLUS SI SOFT 3000 NIMBUS 3 NO SOFT 3000 NIMBUS 3 NO 0 QUATTRO PLUS SI AWS SOFT 3000 NIMBUS 3 NO 0 UTILIZZO MATERASSO PRESENZA CONTINUATIVA Utilizzo a "presenza continuativa": vanno conteggiati il n. di materassi presenti nel mese Indicare la quantità di materassi per Tipologia di materasso Tipo N. Tipo N. Tipo N. Tipo N. AWS SOFT 3000 QUATTRO PLUS NIMBUS 3 20

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