Guida essenziale per l'uso delle stampanti multifunzione Xerox WorkCentre 5655

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1 Guida essenziale per l'uso delle stampanti multifunzione Xerox WorkCentre 5655 Questa guida fornisce una panoramica delle principali funzioni della macchina e indicazioni per la riduzione del consumo di carta. Per una descrizione più dettagliata delle funzioni è possibile consultare la Guida rapida per l'utente, fornita da Xerox e disponibile: in formato cartaceo, presso la macchina (nella tasca portadocumenti laterale); in formato.pdf, in Intranet all'indirizzo: Il testo di questa guida essenziale è basato sul testo della Guida rapida per l'utente, e contiene indicazioni di dettaglio e accorgimenti pratici che non sono riportati nella stessa. Questo documento è disponibile in Intranet all'indirizzo: 1. Introduzione Con questa stampante multifunzione è possibile: stampare documenti; fotocopiare documenti; effettuare scansioni di documenti, inviarle e condividerle in rete. Attraverso l'adozione di alcuni accorgimenti si può ridurre significativamente il consumo della carta in ufficio, e quindi gli impatti ambientali connessi con il ciclo di vita della carta stessa (consumo di risorse naturali, consumi energetici, emissioni in aria e acqua, produzione di rifiuti). Si stima che prestando attenzione alla gestione dei documenti si possa ridurre il consumo di carta di circa il 20%. In questo documento sono segnalati graficamente, come nell'esempio riportato qui sotto, i suggerimenti per la riduzione del consumo di carta attuabili con la stampante. Non stampare questo documento: consulta l'ultima versione al seguente indirizzo: ultima modifica 17 feb 10 1

2 2. Descrizione del pannello comandi F unzioni Visualizza le funzioni lavoro sullo schermo. S ituazione lavori Visualizza lo stato dei lavori. Condizione m acchina Visualizza lo stato in cui si trova la macchina. S pia E conom izzatore Indica quando è attivo il Modo economizzatore della macchina. * A sterisco Utilizzare per avviare un'operazione DTMF (Dual Tone Multi-frequency). P ausa di selezione Inserisce una pausa nella selezione di un numero di telefono durante la trasmissione di un fax. Guida Fornisce accesso a informazioni supplementari. L ing ua Visualizza il testo in una delle altre lingue disponibili. S cherm o sensibile Visualizza e permette di selezionare le funzioni di programmazione, comprese le procedure di eliminazione degli errori e le informazioni generali sul sistema. Cancella Cancella i valori numerici o l'ultima cifra inserita. A ccesso Fornisce l'accesso a S trumenti, per modificare i valori di default del dispositivo. Cancella tutto Riporta tutte le funzioni alle impostazioni di default. I nterruzione Sospende temporaneamente il lavoro in corso per lasciare il posto a un lavoro più urgente. P ausa Sospende temporaneamente il lavoro in corso. A vvio Avvia il lavoro. Cancelletto Indica il carattere di selezione o un numero di selezione di gruppo. Permette anche di inserire la parola di accesso. ultima modifica 17 feb 10 2

3 3. Caricamento della carta I cassetti della carta 1 e 2 (cioè i primi cassetti partendo dall'alto) sono regolabili per i formati A3, A4 e A5, mentre i cassetti 3 e 4 accettano solo il formato A4 con alimentazione lato lungo. La modalità con a quale viene messa la carta nei cassetti è di fondamentale importanza per evitare inceppamenti e quindi è importante smazzare la risma perché i fogli di carta tendono a rimanere appiccicati gli uni agli altri e non superare la riga di massimo riempimento. E' opportuno tenere presente che la carta è soggetta a imbarcarsi con il calore e per questo motivo in genere è indicato sulla confezione il lato del foglio che dovrebbe essere stampato per primo. Nel nostro caso e con la carta attualmente in uso in ARPAT è riportato sulla confezione una freccia e il testo Print on this side first : nei cassetti della Xerox 5655 la risma deve essere posizionata con il lato indicato dalla freccia rivolto verso il basso. Importante: la macchina riconosce automaticamente il formato della carta presente nei cassetti, ma è necessario che le guide tocchino appena sulla risma presente. Dopo la chiusura del cassetto è necessario confermare il tipo di carta (o modificarlo) ed è consigliato impostare sempre il tipo di carta Standard e il colore Bianco, anche quando si tratta di carta riciclata. 4. Stampare documenti Le nuove stampanti Xerox sono automaticamente disponibili a tutti gli utenti, una volta effettuato il login di accesso al PC. Per verificarlo, è sufficiente visualizzare l'elenco delle stampanti disponibili (Start Impostazioni Pannello di controllo Stampanti). Le multifunzione Xerox 5655 sono riconoscibili dal nome che inizia con Xerox-- e che termina con informazioni utili ad identificare facilmente la stampante. In figura l'esempio con le stampanti della Direzione generale. ultima modifica 17 feb 10 3

4 4.1 Selezionare il formato della carta e il cassetto di alimentazione Importante: se il documento che viene inviato a stampa è erroneamente configurato per il formato Letter, la stampante mette il documento in coda di stampa, non avendo carta di tale formato nei cassetti. Questo provoca il blocco della stampante, che resta in attesa di carta nel formato adatto. Questo evento talvolta blocca anche i lavori di altri utenti. Per evitare questo problema, verificare che il formato di stampa sia impostato su A4 o A3, a partire dal programma di elaborazione documenti che si sta utilizzando (con OpenOffice: Formato Pagina; vedi in figura l'esempio). Con il programma di gestione delle stampanti (driver) che viene attualmente utilizzato, è necessario verificare sempre che il formato del documento da stampare corrisponda a quello della carta nel cassetto selezionato. Ad esempio nel caso il formato del documento sia A3, è necessario indicare alla stampante il cassetto (tray) contenente la carta in formato A3 (vedi figura sotto). E' anche possibile scegliere di utilizzare la carta contenuta in uno specifico cassetto: al momento della stampa, utilizzare il pulsante Proprietà, andare in Carta/Qualità e selezionare un cassetto nel menù Alimentazione.. ultima modifica 17 feb 10 4

5 Dedicare un cassetto ai fogli già utilizzati da un lato Per riusare i fogli già utilizzati su un lato, e quindi eseguire delle stampe solo fronte ad uso interno, è possibile dedicare un cassetto (es.: il cassetto 3) a questo tipo di fogli. E' opportuno che questa scelta sia conosciuta dagli utenti che condividono abitualmente l'uso della stessa stampante, in modo che questa opzione possa essere praticata senza provocare inconvenienti, e quindi sprechi di carta anziché risparmi. 4.2 Opzioni di stampa Stampare in fronte/retro (opzione impostata di default) La macchina stampa in fronte/retro come modalità predefinita (impostazione adottata da ARPAT). Per stampare un documento con modalità solo fronte, al momento della stampa è necessario andare in Proprietà Layout e selezionare Nessuno nel quadrante Stampa fronte retro. Stampare più pagine di un documento sullo stesso lato del foglio Si può risparmiare il 75% della carta stampando due pagine su uno stesso lato del foglio, in modalità fronte/retro (su di un solo foglio avremo il contenuto di 4 pagine). Per attivare questa opzione, andare in File Stampa Proprietà Layout e impostare il numero di pagine per foglio (es. 2) nella relativa casella. Stampare più slide di una presentazione sullo stesso lato del foglio Nel caso di stampa di slide di una presentazione di immagini, è possibile stampare più slide sullo stesso lato del foglio. Ad esempio, con il programma Impress di OpenOffice è necessario andare in Stampa alla voce Contenuto, selezionare Stampati selezionare il numero di Diapositive per pagina. ultima modifica 17 feb 10 5

6 Adattare l'editing del documento: altezza dei caratteri, interlinea e margini E' possibile recuperare spazio, e quindi ridurre il numero di pagine da stampare, facendo un uso appropriato delle funzioni di editing: ridurre l'altezza dei caratteri, l'interlinea e l'ampiezza dei margini tra testo e bordo pagina (con il programma Writer di OpenOffice: andare in Formato Pagina sezione Margini). Ad esempio, nell'editing di questo documento sono stati ridotti i margini di stampa rispetto alle impostazioni iniziali. Commenti e revisioni Quando è necessario lavorare a più mani su un documento si può utilizzare lo strumento revisioni disponibile nei programmi di videoscrittura, senza che sia richiesta la stampa delle bozze e la correzione manuale (nel programma Writer di OpenOffice: menù Modifica Modifiche). Verificare regolarmente l' anteprima di stampa prima di stampare E' una buona abitudine verificare l'impaginazione prima di avviare alla stampa (File Anteprima di stampa). In questo modo ci si può accorgere che adottando con alcuni suggerimenti indicati nei punti precedenti è possibile risparmiare il consumo di carta (es.: riducendo i margini, anche di pochi millimetri). ultima modifica 17 feb 10 6

7 5. Fotocopiare documenti 1) Posizionare l'originale da copiare nell'alimentatore automatico (posto sopra il coperchio della stampante) o sulla lastra di esposizione, allineandolo a destra, in alto, in corrispondenza della freccia, con la faccia da copiare rivolta verso il basso. 2) Accedere alla schermata Copiatura di base. Se necessario, selezionare il pulsante [Funzioni] del pannello comandi. 3) Selezionare le funzioni richieste sullo schermo sensibile (es.: fascicolazione, pinzatura, lati da copiare, riduzione/ingrandimento, il cassetto della carta desiderato), il numero di copie richieste sul tastierino a destra dello schermo, e premere [Avvio]. Per effettuare riduzioni e ingrandimenti, si consiglia di mettere l'originale in orizzontale. Fotocopiare documenti in modalità fronte/retro Se l'originale da copiare è un documento solo fronte, nella sezione Lati da copiare dello schermo sensibile, selezionare il pulsante 1 2 ; Se l'originale da copiare è un documento fronte/retro, nella sezione Lati da copiare selezionare il pulsante 2 2. Le funzioni di copiatura comprendono: Produzione di fascicoli pinzati o forati, se è disponibile una stazione di finitura Inserimento di fogli o di divisori a rubrica stampati o in bianco Riduzione/Ingrandimento automatici Copia di originali con formati misti Aggiunta di divisori stampati o in bianco al fascicolo di trasparenti Archiviazione delle impostazioni di programmazione dei lavori frequenti ultima modifica 17 feb 10 7

8 Aggiunta di copertine stampate o in bianco Copiatura di documenti d'identità Raggruppamento di più immagini su una pagina Spostamento delle immagini Cancellazione di margini e bordi Registrazione della qualità immagine Composizione lavoro per applicare programmazioni diverse a documenti di uno stesso fascicolo Creazione di libretti 6. Effettuare scansioni di documenti Elettronico, meglio che cartaceo La trasmissione, la condivisione e l'archiviazione di documenti in formato elettronico anziché cartaceo è una delle migliori pratiche per la riduzione del consumo di carta. Sarà il destinatario dei documenti a decidere se stampare, tutto o parzialmente, la documentazione ricevuta/condivisa. Sono varie le risorse a disposizione degli operatori ARPAT per la trasmissione elettronica dei documenti, tra i quali il protocollo informatico, le condivisione di rete e Intranet. E' buona abitudine segnalare al destinatario l'opportunità di non stampare i materiali. Premessa La scansione di un documento cartaceo permette di creare la versione elettronica in formato.pdf del documento stesso. Questa modalità non è equivalente alla stampa di un documento elettronico in formato.pdf tramite apposito software installato nel PC (es. PDF creator, gratuito e installato su richiesta); la scansione genera un file.pdf che al suo interno ha un'immagine, risultando in generale più pesante e perdendo tutte le possibilità di ricerca testuale (ad es. tramite motore di ricerca interno al PC, di Intranet o del sito Web); la scansione di un documento cartaceo per avere la versione.pdf è quindi consigliata solo se non si ha la versione elettronica (Word, Writer, Excel, ecc.) del documento e/o non si ha ancora il software per creare i file.pdf. 6.1 Effettuare una scansione di un documento, e memorizzarlo su una condivisione di rete Per l'attivazione di questa funzione, è necessario verificare che gli amministratori di rete abbiano preventivamente creato la condivisione di rete e configurata la stampante per il suo utilizzo, creando un modello. Verificata questa condizione, si può procedere nel modo seguente: 1) posizionare il documento originale come indicato al par. 6.; 2) selezionare [Scansioni di rete]. E' possibile che per accedere a questa funzione sia necessario selezionare [Tutti i servizi]; ultima modifica 17 feb 10 8

9 3) selezionare la condivisione da utilizzare se diversa da quella predefinita ( Scansioni ); 4) premere il pulsante verde [Avvio] per avviare la scansione; 5) attendere l'invio: sul display appare scritto elaborazione prima, e trasferimento poi. (a questo punto un nuovo file.pdf è stato creato nella condivisione di rete. Nota: se l'invio non riesce per qualche motivo (es. problema di funzionalità della rete), viene stampato un foglio che riporta le impostazioni adottate e la scritta NON RIUSCITO. Scansione di documenti composti da più pagine Se si ha un documento composto di più pagine dello stesso formato, è possibile mettere i fogli nel dispositivo di alimentazione automatica con il lato interessato rivolto in alto. Ci sono limiti sulla dimensione del.pdf risultante, legati ai limiti di memoria delle stampanti multifunzione. Scansioni di documenti fronte/retro E' possibile attivare l'opzione fronte/retro (normalmente disattivata) dalle opzioni di scansione. Unire più scansioni in un unico documento Se si hanno fogli di formati diversi, oppure da orientare in modo diverso, è possibile fare un lavoro composto, che permette di inserire più documenti che verranno memorizzati in un unico file.pdf. Sullo schermo sensibile premere Scansione di rete Opzioni Lavoro Composto (linguetta 4). Effettuare le scansioni normalmente, premendo il pulsante verde ogni volta Una volta effettuata l'ultima scansione, premere Lavoro Composto Fine Lavoro Composto. 6.2 Effettuare una scansione di un documento e inviarla via Nell'utilizzare questa funzione è necessario considerare che documenti di dimensione troppo elevata non possono essere inviati tramite sulla base della configurazione del server di posta elettronica. Verificata questa condizione, è possibile operare come segue: 1) posizionare il documento come indicato al par. 6. 2) selezionare sullo schermo il pulsante [ ]. E' possibile che per accedere a questa funzione sia necessario selezionare [Tutti i servizi]; 3) verificare che sia selezionata la rubrica PUBBLICA (se non lo fosse, è sufficiente premere cambia rubrica ) 4) specificare il/i destinatari premendo A ; 5) viene visualizzata una tastiera virtuale sulla quale digitare l'indirizzo completo del destinatario, oppure la prima parte di un indirizzo presente in rubrica (indirizzi ARPAT). 6) se è stata digitata la prima parte di un indirizzo da ricercare in rubrica (esempio g.ver per cercare l'indirizzo di Giuseppe Verdi), premere il tasto verde [Avvio] e verrà visualizzata la rubrica selezionata al punto 3, alla posizione del primo nominativo corrispondente al criterio di ricerca. Scorrere la lista, selezionare il nominativo desiderato e premere Aggiungi e poi Fatto. 7) non è necessario, ma è possibile modificare l'oggetto dell' e inserire indirizzi per i campi CC e BCC. 8) premere il tasto verde [Avvio] per avviare la scansione (dovrebbe impiegare pochi secondi e sullo schermo ultima modifica 17 feb 10 9

10 viene indicato lo stato dell'operazione in corso) 9) infine, si consiglia di cancellare i dati sui destinatari dell' , premendo il tasto AC vicino al tasto verde [Avvio]. 10) Il destinatario riceverà una che avrà come mittente e come oggetto un testo definito dal referente informatico della sede ARPAT di competenza. 8. Problemi (e soluzioni?) Spegnere e riaccendere la stampante NON è la soluzione 1) La stampante...non stampa Sembrerà strano, ma talvolta la causa è banale: verificare (sul display) che non sia esaurita la carta. Nota: l'esaurimento della carta in formato A4 in fase di stampa di un documento blocca la stampa di eventuali documenti in coda (anche se di formato A3). Dopo aver aperto un cassetto e inserita la carta, è necessario confermare (apposito pulsante sullo schermo) affinché la stampa riprenda. 2) Quando stampo un file in formato.pdf, il documento viene stampato solo in parte, e sull'ultimo foglio stampato viene segnalato un errore con la dicitura offending command... È un problema che si verifica con molti tipi di stampanti (non solo Xerox) e dipende dal linguaggio utilizzato nei file.pdf. La soluzione da adottare in questi casi (prevista da Adobe stessa) consiste nell'inviare i contenuti da stampare come se si trattasse di immagini. Per fare questo, da menu File Stampa, premere sul pulsante Avanzate e impostare l'opzione Stampa come immagine. ultima modifica 17 feb 10 10

11 3) I documenti inviati alla stampante non vengono stampati La stampante potrebbe essere rimasta bloccata dopo che è stato inviato un documento.pdf che ha causato errore, oppure un altro documento in formato Letter. Soluzione eliminare tutti i documenti dalla coda di stampa della stampante (vedi paragrafo seguente). 4) Eliminare documenti dalla coda di stampa Premere il pulsante [Situazione lavori] del pannello comandi. Viene visualizzata la coda Lavori incompleti. Controllare lo stato dei documenti in coda, e se necessario selezionare e annullare la stampa che blocca il funzionamento della stampante, oppure visualizzare maggiori informazioni sulle risorse richieste (ad esempio richiede carta A3 e nel cassetto è presente carta A4). E' possibile accedere ad altre code premendo il pulsante [Altre code]. 9. Consumi energetici e altre prestazioni ambientali Questa stampante multifunzione ha prestazioni ambientali avanzate: è dotata dell'etichetta Energy Star, relativa al basso consumo di energia elettrica, e dell'etichetta Blauer Engel, relativa alla riduzione degli impatti ambientali connessi con il ciclo di vita della stampante. Energy Star è un sistema volontario internazionale di etichettatura per l'efficienza energetica, introdotto nel 1992 dall'agenzia per la protezione ambientale degli USA (EPA). Attraverso un accordo con il Governo degli USA, l Unione Europea partecipa al sistema Energy Star per quanto riguarda le apparecchiature per ufficio. Un prodotto da ufficio dotato di questa etichetta ha consumi energetici inferiori a determinate soglie specifiche per le varie fasi di operatività (es: in funzione, in stand-by, ecc) oppure ha un consumo elettrico tipico, inferiore a specifiche soglie, facendo riferimento ad una settimana di operativtà. Blauer Engel è il sistema volontario di etichettatura ambientale introdotto nel 1978 dal Governo tedesco. Si tratta di un sistema di etichettatura ambientale di parte terza, conforme alla norma ISO (Tipo I). I criteri per l'assegnazione dell'etichetta vengono stabiliti con un processo di consultazione aperta al quale partecipano tutte le parti interessate (Governo tedesco, imprese, associazioni dei consumatori e ambientaliste). Un prodotto dotato di questa etichetta è conforme a criteri prestazionali ed ecologici che riguardano le varie fasi del ciclo di vita (materie prime, produzione, distribuzione, uso e fine vita ). ultima modifica 17 feb 10 11

12 Quando la macchina non viene utilizzata, per ridurre il consumo energetico e consentire un'adeguata funzionalità, essa passa automaticamente, in successione, nelle tre modalità di risparmio energetico con un consumo elettrico decrescente: stand-by: lo schermo è acceso, la macchina è pronta per essere utilizzata; a potenza ridotta: lo schermo è spento, la spia Economizzatore è accesa, la macchina si riattiva toccando lo schermo o premendo qualsiasi pulsante; Economizzatore: lo schermo è spento, la spia Economizzatore lampeggia, la macchina si riattiva toccando lo schermo o premendo qualsiasi pulsante. E' possibile regolare i tempi dei tre passaggi. Essi sono stati impostati da ARPAT per ottenere il massimo risparmio energetico e la migliore funzionalità. I consumi energetici della macchina, dichiarati dal produttore, sono i seguenti 1 : Consumo energetico Modalità in stampa Watt Modalità stand-by 265 Watt Modalità a potenza ridotta 100 Watt Modalità Economizzatore 4 watt Consumo elettrico tipico (TEC Typical Electricity Consumption): 12,6 kwh/settimana 2 I principali criteri ecologici di assegnazione dell'etichetta Blauer Engel, ai quali la macchina è conforme in quanto dotata della stessa etichetta, sono i seguenti: consumi energetici inferiori a quelli dell'etichetta Energy Star ; progettazione in funzione della riciclabilità delle componenti; uso limitato di sostanze pericolose, con limiti più restrittivi di quelli previste dalla Direttiva 2002/95/CE (detta Direttiva RoHS, Restriction of Hazardous Substances); emissioni di rumore, in fase di stampa, inferiore a specifiche soglie; funzionamento garantito con l'uso di carta riciclata; disponibilità di pezzi di ricambio per almeno 5 anni successivi all'uscita di produzione della macchina (ultima lettura: ) ultima modifica 17 feb 10 12

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