AM4 ADVANCED MODULE 4 Foglio elettronico

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1 AM4 ADVANCED MODULE 4 Foglio elettronico Testo per la preparazione all esame ECDL AM4, foglio elettronico Livello avanzato, basato sul Syllabus pubblicato sul sito ufficiale della ECDL Foundation Ltd. Pagina 1 di 77

2 INTRODUZIONE... 4 AM4.1 Redazione... 5 AM4.1.1 Dati... 5 AM Assegnare un nome a insiemi di celle di un foglio di lavoro... 5 AM Applicare la formattazione automatica ad un insieme di celle AM Creare dei formati numerici personalizzati... 7 AM Usare le opzioni di formattazione condizionale AM Usare le opzioni di incolla speciale AM Importare un file di testo delimitato tramite virgole, spazi o caratteri di tabulazione AM4.1.2 Visualizzazione AM Bloccare righe e/o colonne di titoli AM Nascondere/mostrare righe o colonne AM Nascondere/mostrare fogli di lavoro AM Usare le funzioni di sub-totali AM Usare tabelle di dati a una o due variabili / tabelle what-i f AM4.1.3 Protezione AM Proteggere / eliminare la protezione di un foglio di lavoro mediante una password AM Proteggere / eliminare la protezione di specifiche celle in un foglio di lavoro mediante una password AM4.1.4 Sicurezza AM Inserire una protezione mediante password ad un foglio di calcolo AM Eliminare una protezione mediante password da un foglio di calcolo AM4.2 Gestione di dati AM4.2.1 Ordinamento AM Ordinare dei dati per più colonne AM Effettuare ordinamenti personalizzati AM4.2.2 Ricerche / filtri AM Creare una ricerca con uno o più criteri utilizzando le funzioni disponibili AM Usare le opzioni di ricerca / filtri avanzate AM4.2.3 Collegamenti AM Collegare dati / grafici all interno di un foglio di lavoro AM Collegare dati / grafici tra fogli di lavoro diversi AM Collegare dati / grafici tra fogli di calcolo diversi AM Collegare dati / grafici all interno di un documento di un elaboratore di testi AM Consolidare dati in fogli di lavoro adiacenti usando una funzione di somma tridimensionale AM4.2.4 Modelli AM Usare un modello AM Modificare un modello AM4.2.5 Grafici AM Modificare l angolo delle fette dei grafici a torta AM Formattare i numeri o il testo sugli assi di un grafico AM Riposizionare il titolo, la legenda o le etichette dei dati in un grafico AM Esplodere tutti i segmenti di un grafico a torta AM Eliminare una serie di dati da un grafico AM Modificare il tipo di grafico per una determinata serie di dati Pagina 2 di 77

3 AM Allargare lo spazio tra le colonne/barre in un grafico bidimensionale AM Inserire un immagine in un grafico bidimensionale AM4.3 Funzioni AM4.3.1 Uso delle funzioni AM Usare le funzioni di data e ora: OGGI; GIORNO; MESE; ANNO AM Usare le funzioni matematiche: ARROTONDA AM Usare le funzioni statistiche: CONTA; (CONTA.VALORI) AM Usare le funzioni di (MAIUSC.INIZ); MAIUSC; MINUSC; CONCATENA AM Usare le funzioni RATA; INTERESSI AM Usare le funzioni di ricerca e riferimento: CERCA.ORIZZ; (CERCA.VERT) AM Usare le funzioni logiche: SE; E; (VAL.ERR) AM Usare le funzioni di database disponibili: DB.SOMMA; DB.MIN; DB.MAX e DB.CONTA AM Usare le funzioni nidificate AM4.4 Analisi AM4.4.1 Tabelle pivot / Tabelle a campi incrociati AM Creare una tabella pivot o una tabella a campi incrociati utilizzando dei nomi di campi definiti AM Modificare la sorgente dati e ricalcolare la tabella pivot o la tabella a campi incrociati AM Raggruppare / presentare i dati in una tabella pivot o in una tabella a campi incrociati mediante un criterio predefinito AM4.4.2 Scenari / Versioni AM Creare degli scenari / versioni dotati di nome a partire da insiemi di celle assegnati AM Creare un riassunto di scenario / report di versione AM4.4.3 Verifiche AM Tracciare le celle di precedenza di un foglio di lavoro AM Tracciare le celle dipendenti di un foglio di lavoro AM Visualizzare tutte le formule o ottenere la posizione di tutte le formule contenute in un foglio di lavoro AM Inserire o eliminare commenti dai fogli di lavoro AM Modificare i commenti su un foglio di lavoro AM4.5 Strumenti particolari AM4.5.1 Macro AM Registrare una semplice macro (ad esempio, per modificare le impostazioni di pagina) AM Eseguire una macro AM Assegnare una macro ad un pulsante particolare su una barra degli strumenti Pagina 3 di 77

4 INTRODUZIONE Il Contenuto di questo libro rispecchia le direttive per la preparazione all esame ECDL AM4, Foglio elettronico Livello avanzato, emanate dalla ECDL Foundation Ltd. Tali direttive sono contenute nel Syllabus diffuso sul sito dell ente e possono essere ricercate on line agli indirizzi indicati. Come applicazione è stata scelta MICROSOFT EXCEL Su tale applicazione sono basate le esercitazioni, i quesiti e i test di autoverifica. L autore declina ogni responsabilità per eventuali inesattezze contenute nel testo e non risponde di eventuali danni subiti o prodotti per il suo uso. Pagina 4 di 77

5 AM4.1 Redazione Nel corso ECDL di primo livello è richiesta la conoscenza degli elementi fondamentali di un foglio elettronico, come l inserimento dei dati, formattazione di essi, l uso di bordi e sfondi, l uso di semplici funzioni di calcolo etc.. In questo libro, secondo le indicazioni del Syllabus, verranno approfonditi alcuni aspetti già richiesti nel primo livello e trattate funzioni complesse e tutti gli strumenti di previsione messi a disposizione da Excel. In particolare in questo primo capitolo tratteremo della redazione di un foglio elettronico, ovvero della compilazione di un foglio con tutti gli elementi che lo costituiscono, come nomi di intervalli, formattazioni condizionate, formati personalizzati di celle, visualizzazioni, protezioni e sicurezza dei dati. AM4.1.1 Dati L inserimento dei dati si effettua semplicemente posizionando il cursore all interno della cella e digitando il valore, sia esso un numero o una stringa. Per inserire una formula occorre cominciare col segno di uguale oppure cliccare sul segno di uguale della barra della formula. I dati verranno visualizzati a seconda del formato applicato per default alle celle. Per far apparire i dati secondo formati personalizzati occorre impostare tali formati, come vedremo nei paragrafi successivi. Ai dati inseriti si possono applicare formattazioni di carattere e di paragrafo secondo le modalità conosciute. Sappiamo anche che alle celle possono essere applicati bordi e sfondi per rendere più leggibile il foglio e più agevole l interpretazione dei dati. AM Assegnare un nome a insiemi di celle di un foglio di lavoro. In Excel si possono assegnare nomi a celle, a intervalli di celle, a formule e a costanti. Ad esempio possiamo chiamare l intervallo C3:H24 Spese_Primo_Trimestre e utilizzare tale nome per i riferimenti o nelle formule oppure chiamare pgreco il valore 3,14 e utilizzare il nome nelle formule. L utilizzo di nomi rende più intelligibile il foglio. I nomi, per ovvie ragioni di unicità dei riferimenti, devono iniziare con una lettera o con un segno di sottolineatura (_) e possono continuare con lettere, numeri, punti e altro, ma non contenere spazi; se si vuol dare nomi formati da più parole, occorre separarle col segno di sottolineatura. La lunghezza massima può essere di 255 caratteri. Excel non fa distinzione fra minuscole e maiuscole. I nomi non possono essere uguali a riferimenti di celle o di intervalli (ad esempio $A$5, A3, B2:C7 etc. oppure R2C5). Assegnare un nome ad una cella o ad un insieme di celle o di intervalli è semplice, basta selezionarli, cliccare all interno della Casella nome ( ), in alto a sinistra del foglio, e digitare il nome; alla fine premere INVIO per confermare l immissione. Ricordiamo che per selezionare più intervalli di celle non consecutivi occorre tenere premuto il tasto CTRL. Inserito il nome esso compare nell elenco che si apre cliccando sulla freccetta. Cliccando sul nome viene selezionato l intervallo. Quando i nomi di celle o di intervalli vengono utilizzati nelle formule, ricordarsi che per impostazione essi costituiscono riferimenti assoluti. Nomi possono essere assegnati anche a formule o a costanti. Per assegnare un nome ad una formula o a una costante cliccare su INSERISCI / NOME. Si apre un elenco a discesa contenente diverse voci: Pagina 5 di 77

6 Cliccando sulla voce Definisci si apre la finestra nella quale possiamo assegnare o eliminare nomi di celle o di intervalli di celle ed è questo un modo alternativo rispetto a quello visto prima. Per assegnare un nome ad una formula o a una costante; basta digitare nella casella Si applica a: la formula o il valore della costante preceduti dal segno di uguale (=). Per esempio possiamo assegnare il nome Prezzo_Ivato alla formula =C4*1,20 oppure il nome PI al valore =3, Cliccando su Incolla si può scegliere dall elenco dei nomi presenti un nome da inserire in una cella o in una formula che si sta scrivendo. Cliccando sulla voce Crea, dopo aver selezionato un intervallo contenente etichette in una riga o in una colonna, si creano i nomi (uguali alle etichette) relativi agli intervalli sottostanti alle etichette indicate. Cliccando su Applica si può scegliere un nome dall elenco e applicarlo a tutte le formule che contengono l intervallo a cui il nome si riferisce. Cliccando su Etichetta si convertono in nomi gli intervalli che contengono etichette e questi nomi possono essere usati nelle formule per indicare l intervallo. Le etichette, da non confondere coi nomi, sono quelle che utilizziamo per indicare colonne o righe, come Gen, Feb etc o Auto, Vestiario etc.nella tabella seguente Auto Vestiario Vitto Gen Feb =Somma(Auto) Per indicare celle o intervalli di celle possono essere utilizzate anche le etichette, se esse sono presenti nel foglio.per poter utilizzare le etichette occorre informare Excel, che per default le ignora. Per far ciò, cliccare su STRUMETI / OPZIONI e poi sulla scheda Calcolo. Spuntare la casella Accetta etichette nelle formule. In questo modo nella colonna Auto è valida anche la formula =Somma(Auto) oltre alla formula =Somma(B2:B3). Pagina 6 di 77

7 AM Applicare la formattazione automatica ad un insieme di celle. Se un insieme di celle costituiscono una tabella con etichette di riga e di colonna può essere utile applicare una formattazione automatica, che equivale all applicazione di uno stile in word. Infatti tale funzione permette di applicare con un solo movimento colori, bordi, formato carattere, formati numerici etc all insieme di celle selezionato. E sufficiente cliccare su FORMATO / FORMMATTAZIONE AUTOMATICA e appare la finestra relativa. In essa è possibile scegliere uno stile dall elenco e spuntare nelle caselle di selezione i formati che vogliamo applicare. Nel riquadro compare l anteprima per avere una prima valutazione del risultato. Naturalmente una volta applicata la formattazione automatica niente vieta di modificarne i vari elementi attraverso le schede della finestra Formato celle attivabile dal menu FORMATO / CELLE. AM Creare dei formati numerici personalizzati. Un numero può rappresentare grandezze fisiche o matematiche diverse e la sua rappresentazione può essere diversa a seconda delle situazioni. Ciò permette di rendere più immediata la comprensione del valore stesso. Per esempio non è la stessa cosa se scriviamo o o ,00. Excel offre già pronti diversi formati numerici, che possono essere selezionati direttamente da un elenco. Per applicare un formato numerico a delle celle, selezionare le celle o le righe o le colonne e cliccare su FORMATO / CELLE e poi sulla scheda Numero. Pagina 7 di 77

8 Scegliendo nell elenco Categoria: la categoria, accanto compaiono i vari formati fra cui si può scegliere quello più opportuno. Talvolta può essere necessario impostare un formato personalizzato allo scopo di inserire alcuni elementi esplicativi. Excel permette di comporre un formato numerico specificando fino a quattro codici consecutivi nella casella Tipo dopo aver selezionato Personalizzato nell elenco delle categorie. Si può anche selezionare un formato di base e modificarlo secondo le proprie esigenze. I codici di formato disponibili sono: numero, data e ora, valuta, percentuale o scientifico, testo o spaziatura. Descriviamo i codici uno per uno. Codice di formato Numero. Utilizzare i simboli seguenti per indicare quante cifre decimali o posti devono essere occupati. # visualizza solo le cifre significative e non gli zeri non significativi. 0 (zero) visualizza zeri non significativi per i numeri che presentano meno cifre di quanti siano gli zeri nel formato.? aggiunge spazi per gli zeri non significativi su entrambi i lati della virgola decimale in modo da allineare le virgole decimali quando vengono formattate con un carattere a larghezza fissa come Courier New. È inoltre possibile utilizzare? per le frazioni che presentano un numero di cifre variabile. Di seguito diamo alcuni esempi tratti dalla guida in linea di Excel. Per visualizzare Utilizzare questo codice 1234,59 come 1234,6 ####,# 8,9 come 8,900 #,000,631 come 0,6 0,# 12 come 12,0 e 1234,568 come 1234,57 #,0# 44,398; 102,65 e 2,8 con i decimali allineati???,??? 5,25 come 5 1/4 e 5,3 come 5 3/10, con i simboli di divisione allineati #???/??? Per visualizzare il separatore delle migliaia o scalare un numero per un multiplo di mille, inserire un punto nel formato numero. Pagina 8 di 77

9 Per visualizzare Utilizzare questo codice come #.### come 12 # come 12,2 0,0.. Per impostare il colore di una sezione del formato, digitare nella sezione il nome di uno dei seguenti otto colori racchiusi tra parentesi quadre. Il codice di colore deve essere il primo elemento della sezione. [Nero] [Blu] [Celeste] [Verde] [Fucsia] [Rosso] [Bianco] [Giallo] Per definire formati numero che verranno applicati solo se un numero soddisfa una condizione specificata, racchiudere la condizione fra parentesi quadre. La condizione consiste in un operatore di confronto e un valore. Il seguente formato visualizza ad esempio i numeri di valore minore o uguale a 100 con un carattere rosso e i numeri maggiori di 100 con un carattere blu. [Rosso][<=100];[Blu][>100] Per applicare i formati condizionali alle celle, ad esempio l'ombreggiatura che varia in base al valore di una cella, vedere il paragrafo seguente. AM Usare le opzioni di formattazione condizionale. La formattazione condizionale è diversa dal formato numero visto nel paragrafo precedente. Essa permette di formattare il numero, come colore, grassetto etc., solo se si verifica una condizione, ovvero se esso è maggiore, minore o uguale a un certo valore. Per accedere alla formattazione condizionale selezionare le celle contenenti i valori o le formule che si vuole formattare e cliccare su FORMMATO / FORMATTAZIONE CONDIZIONALE. Si apre la finestra relativa. Nella prima casella possiamo scegliere se la condizione deve essere applicata al valore delle celle o alle formule in esse contenute; nella seconda casella combinata possiamo scegliere tra diverse condizioni (tra, non compreso tra, uguale a, diverso Pagina 9 di 77

10 da, maggiore di, minore di, maggiore o uguale a, minore o uguale a). Nelle altre due caselle possiamo digitare direttamente i valori di confronto o scegliere una cella contenente il valore oppure una formula contenente un intervallo di celle. Ad esempio la condizione finale potrebbe essere il valore della cella è / tra / 1000 / =SOMMA(B5:D7) in cui il segno di diviso separa le quattro caselle. Se si ha bisogno di aggiungere altre condizioni che devono essere verificate insieme alla prima, basta cliccare sul pulsante Aggiungi. Allo stesso modo, se abbiamo aggiunto condizioni, possiamo eliminarle col pulsante Elimina. Il pulsante Formato apre la finestra Formato cella, in cui possiamo scegliere un colore e un formato per il carattere e un bordo e un motivo per la cella. Cliccando su OK la formattazione viene applicata; se il valore corrisponde alle condizioni impostate, verrà applicata il formato, altrimenti verrà conservato il formato corrente della cella. AM Usare le opzioni di incolla speciale. Se in Excel vengono copiate celle da una posizione del foglio in un altra, mediante Taglia, Copia e Incolla o per trascinamento col mouse secondo le modalità già note, oltre ai contenuti delle celle vengono copiati anche i formati e le celle eventualmente nascoste. Esiste, però, la funzione Incolla speciale del menu MODIFICA che permette diverse operazioni, altrimenti impossibili da fare, ad esempio copiare solo il formato, eseguire operazioni aritmetiche con il valori delle celle d arrivo, invertire le righe e le colonne etc.. Per applicare la funzione, selezionare la cella o le celle da copiare e cliccare su MODIFICA / COPIA oppure cliccare sul pulsante Copia ( ) della barra degli strumenti. Cliccare sulla cella in alto a sinistra della zona di copiatura e poi su MODIFICA / INCOLLA SPECIALE. Si apre la finestra Incolla speciale. Nella zona Incolla possiamo scegliere fra diversi elementi da incollare. In particolare la casella Convalida copia nella destinazione gli elementi di convalida dei dati scelti mediante il menu DATI / CONVALIDA. Nella zona Operazioni possiamo effettuare operazioni aritmetiche con i valori della zona di destinazione. La casella Trasponi permette di scambiare le righe con le colonne. Infine il pulsante Incolla collegamento permette di mantenere un collegamento fra le celle originarie e quelle incollate, in modo che se vengono cambiati i valori delle prime, vengono Pagina 10 di 77

11 aggiornate anche le seconde. In altri termini invece dei valori vengono incollati i collegamenti alle celle di origine. AM Importare un file di testo delimitato tramite virgole, spazi o caratteri di tabulazione. Talvolta si dispone di dati salvati in un file di testo che possono essere utilizzati in Excel per un trattamento statistico o per ricavarne grafici o altro. Per esempio potrebbe essere stato distribuito via un modulo word statistico, le cui risposte possono essere spedite come file di testo contenete solo le risposte separate da virgole o punti e virgola o altro. Tale file può essere importato in Excel e avere, così, i dati da analizzare. Per importare un file di testo cliccare su DATI / CARICA DATI ESTERNI / IMPORTA FILE DI TESTO. Compare la finestra Importa file di testo nella quale possiamo cercare il file da importare. Comincia, poi, una importazione guidata formata da tre schede successive, nelle quali dobbiamo specificare gli elementi per costruire la tabella. Nella prima scheda dobbiamo specificare se i dati sono separati da un elemento (virgole o altro) oppure sono a larghezza fissa separati da spazi e definire da quale riga deve iniziare l importazione dei dati. Nella seconda scheda dobbiamo specificare quali elementi possono essere considerati separatori (possono essere uno o più). In questo modo vengono create le colonne. Nella terza scheda dobbiamo specificare, colonna per colonna, che tipo di dati contiene. Ora abbiamo tutti gli elementi per costituire una tabella. Cliccando su Fine si apre una finestra di dialogo in cui viene chiesto dove si intende incollare i dati, che possono essere inseriti nello stesso foglio di lavoro o in un altro. Incollati i dati essi vengono riconosciuti da Excel come dati esterni, nel senso che se il file originario viene modificato aggiungendo o modificando i dati, può essere aggiornata automaticamente anche la tabella creata. La Barra di strumenti Dati esterni permette di effettuare questa e altre operazioni. Il primo pulsante (Modifica testo importato) permette di riaprire la importazione guidata descritta prima. Cliccando sul pulsante col punto esclamativo (Aggiorna dati) possiamo aggiornare i dati selezionati, mentre il pulsante Aggiorna tutti permette di aggiornare i dati di tutti i file di testo inseriti; viene richiesto di indicare il file d origine e l aggiornamento viene effettuato automaticamente. Pagina 11 di 77

12 AM4.1.2 Visualizzazione In questo capitolo parleremo della visualizzazione dei dati, ovvero dei modi di vedere le tabelle che ci permettono di avere visioni più chiare dei contenuti. In effetti, quando le tabelle diventano grandi, pur operando con lo zoom, può risultare poco pratico scorrerla. Excel permette di nascondere colonne, righe, cartelle e fogli, bloccare righe e colonne in modo di averle sempre sottocchio e altre funzioni che saranno esaminate nei paragrafi seguenti. AM Bloccare righe e/o colonne di titoli. Quando abbiamo tabelle grandi, munite di intestazioni di riga o di colonna e la tabella esce dai limiti dello schermo, possiamo ricorrere allo zoom per vedere tutti i dati, rimpicciolendo sempre più i caratteri, che in questo modo possono diventare illeggibili. Possiamo, invece, bloccare la riga e/o la colonna delle intestazioni in modo che, agendo sui pulsanti di scorrimento, si muovano solo i dati e la tabella rimane sempre perfettamente leggibile. Per bloccare righe e/o colonne procedere prima alla selezione nel modo seguente: per bloccare la prima riga o la prima colonna selezionare la seconda riga o la seconda colonna per bloccare più righe o più colonne selezionare la riga o la colonna posta immediatamente dopo le righe o le colonne da bloccare per bloccare la prima riga e la prima colonna contemporaneamente selezionare la cella B2 (cioè la cella dopo la prima riga e dopo la prima colonna per bloccare più righe e più colonne contemporaneamente selezionare la cella immediatamente dopo le righe e le colonne da bloccare Fatta la selezione cliccare su FINESTRA / BLOCCA RIQUADRI. Naturalmente le righe e le colonne bloccate possono essere sbloccate semplicemente cliccando su FINESTRA / SBLOCCA RIQUADRI. AM Nascondere/mostrare righe o colonne. Talvolta per avere una visione accorpata dei dati può rendersi necessario nascondere alcune righe e/o alcune colonne. Per far ciò selezionare le righe o le colonne da nascondere e cliccare poi su FORMATO / RIGA / NASCONDI oppure FORMATO / COLONNA / NASCONDI. In alternativa click col destro sulla selezione e poi su Nascondi (se vengono selezionate righe e colonne contemporaneamente la voce Nascondi non è disponibile). Naturalmente le colonne e le righe nascoste continuano ad esistere ma restano nascoste alla riapertura della cartella. Per visualizzare di nuovo le righe e le colonne nascoste, selezionare righe o colonne poste al di sopra e al di sotto delle righe nascoste o a destra e a sinistra delle colonne nascoste. Scegliere Riga o Colonna dal menu Formato, quindi Scopri. In alternativa click col destro e poi su Scopri. Se la prima riga o colonna del foglio di lavoro è nascosta, non è possibile selezionare righe o colonne prima per cui è necessario scegliere Vai a dal menu Modifica. Nella casella Riferimento digitare A1 e premere poi il pulsante OK. A questo punto, tenendo premuto il tasto MAIUSC selezionare la colonna B, cliccare col destro e scegliere Scopri. AM Nascondere/mostrare fogli di lavoro. Allo stesso modo delle righe e colonne, possiamo nascondere fogli e intere cartelle. Per nascondere un foglio di lavoro occorre selezionarlo e cliccare poi su FORMATO / FOGLIO / NASCONDI. Per visualizzare i fogli nascosti cliccare su FORMATO / Pagina 12 di 77

13 FOGLIO / SCOPRI. Viene visualizzato l elenco dei fogli nascosti; clicchiamo sul foglio che vogliamo scoprire e il gioco è fatto. Per nascondere una intera cartella (per esempio per evitare di modificarla ma poter utilizzare le macro in essa contenute) bisogna attivare la cartella e cliccare poi su FINESTRA / NASCONDI. Per visualizzare la cartella nascosta cliccare su FINESTRA / SCOPRI. Anche qui compare l elenco delle cartelle nascoste da cui possiamo scegliere quella da scoprire. AM Usare le funzioni di sub-totali. Anche la funzione Subtotali permette di avere una visione più chiara dei dati presenti in un foglio di lavoro, perché permette di raggrupparli mediante funzioni come Somma, Media e molte altre. Naturalmente per applicare subtotali e totali bisogna partire da tabelle che lo permettano. Supponiamo di avere i seguenti dati in un foglio di lavoro relativo a una gestione di condominio: Applicare i subtotali a questa tabella significa ottenere automaticamente il calcolo (somma, media etc.) per ogni Nome e per ogni voce di Acconti. Ciò viene fatto automaticamente e cioè viene creata una struttura in cui i subtotali compaiono sotto alle diverse voci e può essere compressa o espansa come una struttura Word. Per applicare i subtotali, creare la tabella, per esempio quella vista sopra. Se la tabella non fosse ordinata alfabeticamente occorre ordinarla altrimenti non è possibile il raggruppamento. Per ordinare la tabella selezionare le colonne interessate e cliccare poi su DATI / ORDINA. Nelle caselle Ordina per: selezionare i titoli da ordinare e cliccare infine su OK. Selezionare la tabella o posizionare il cursore al suo interno e cliccare su DATI / SUBTOTALI. Si apre la finestra di dialogo Subtotali. Pagina 13 di 77

14 Nella casella combinata Ad ogni cambiamento in: compare l elenco dei titoli delle colonne fra cui scegliamo il titolo sotto cui deve essere inserito il subtotale (nel nostro caso sceglieremo Acconti. Nella casella Usa la funzione possiamo scegliere la funzione da applicare che può essere Somma, Conta, Media, Max, Min, Prodotto, Conta num., Dev. Standard, Dev. standard pop., Varianza, Varianza pop. Nella casella Aggiungi subtotali a: possiamo selezionare a quali colonne applicare i subtotali (nel nostro caso selezioniamo Anno 2002 e Anno 2003 che contengono i dati numerici). Nelle caselle di selezione possiamo sostituire i subtotali esistenti (se erano già stati applicati in precedenza) oppure lasciarli per creare subtotali nidificati come vedremo in seguito, applicare una interruzione di pagina da utilizzare nella stampa dei dati e scegliere dove inserire i totali generali; se la casella Riepilogo sotto i dati viene selezionata i totali vengono inseriti alla fine della tabella, altrimenti all inizio. Infine il pulsante Rimuovi tutti elimina tutti i subtotali ripristinando la tabella iniziale. Ricordiamo che l inserimento di subtotali non modifica i dati originali Se nella casella Ad ogni cambiamento di: abbiamo selezionato Nome, il risultato è il seguente, dove si può notare che sono stati inseriti automaticamente subtotali per Bianchi e per Rossi. Pagina 14 di 77

15 Se nella casella Ad ogni cambiamento di: abbiamo selezionato Acconti, vengono inseriti subtotali per ogni voce di Acconti e il risultato è il seguente. Possono essere creati anche subtotali nidificati. Per esempio avere i subtotali per ogni voce di Acconti e per ogni voce di Nome. Per far ciò occorre prima inserire i subtotali per Nome, come abbiam visto sopra, e poi ripetere l operazione per Acconti togliendo la spunta alla casella di selezione Sostituisci i subtotali correnti. Il risultato è quello in figura. Come si vede è stata creata una struttura a quattro livelli. Pagina 15 di 77

16 AM Usare tabelle di dati a una o due variabili / tabelle what-i f. Un altro modo di visualizzare i dati sono le tabelle What.. If, cioè Cosa accade se?. Si tratta di vedere qual è il risultato di una formula sostituendo in essa una serie di valori mediante una variabile. Facciamo un esempio semplice: vogliamo vedere quale valore assume la circonferenza al variare del raggio. Questo problema potrebbe essere risolto con le conoscenze di Excel che abbiamo già, mettendo in una colonna i valori del raggio e nelle celle accanto la formula della circonferenza. Quando Excel ricalcolerà le formule, dovrà chiaramente ricalcolare tutte le formule della colonna. Usando le tabelle What if si scrive una sola volta in una cella la formula indicando in essa la cella che contiene la variabile, cioè la cella in cui di volta in volta viene inserito il valore per il calcolo; accanto si inserisce la serie di valori che deve assumere la variabile e Excel automaticamente calcolerà i risultati. Le tabelle What if possono essere a una o due variabili. Faremo di seguito un esempio per ciascuno dei due tipi. Tabella What if a una variabile. Riprendiamo l esempio precedente e seguiamo i seguenti passi: Definiamo prima di tutto la cella di Input, e cioè la cella dalla quale la formula prenderà, uno alla volta i valori. Tale cella può stare in un punto qualunque del foglio di lavoro ma per chiarezza conviene usare la cella accanto a sinistra dell elenco dei valori. Accanto alla cella di Input scriviamo in colonna tutti i valori che deve assumere il raggio. Nella cella situata una riga più in alto e a destra dell elenco dei valori del raggio scriviamo la formula inserendo, al posto del raggio, e cioè della variabile, il riferimento alla cella di Input Selezionare l intervallo contenente valori e formula esclusa la cella di Input. Cliccare su DATI / TABELLA. Si apre la finestra seguente In essa digitiamo o selezioniamo direttamente mediante il quadratino di selezione della casella Cella di input per colonna, il riferimento alla cella di Input e poi cliccare su OK. Nelle celle sottostanti la formula e accanto alla serie dei valori vengono calcolati automaticamente i risultati, che verranno aggiornati se vengono modificati i dati. Se tutto è stato fatto correttamente si dovrebbe avere il risultato seguente in cui è indicata in giallo la cella di Input, in magenta la cella della formula e in grigio la zona da selezionare per ottenere la tabella What if. Pagina 16 di 77

17 La tabella a una variabile (come quella a due variabili che vedremo dopo) può essere organizzata anche per righe, cioè i dati possono essere disposti su una riga. In questo caso la formula deve essere messa sotto e a sinistra del primo valore e la cella di Input può essere quella sopra al primo valore. Nella finestra di dialogo vista prima la specificazione della cella di Input sarà fatta nella casella Cella di Input per riga. Una volta creata la tabella a una variabile possono essere aggiunte altre formule digitandole nelle celle accanto alla prima. Occorre poi riselezionare la zona compresa la nuova formula e ripetere l operazione precedente. Tabella What if a due variabili. Una tabella a due variabili può servire quando la formula di calcolo contiene due o più variabili e si vuol vedere il risultato al variare di entrambe le variabili. In questo caso, però, può essere utilizzata solo una formula, la quale verrà posta nella cella sopra la colonna e a sinistra della riga, che contengono i dati. Le celle di Input per la riga e la colonna possono essere collocate in qualunque parte del foglio. Supponiamo di voler calcolare gli interessi maturati su un capitale in funzione del tempo e del tasso mediante la formula Interessi = Capitale*tasso*mesi/(12*100), in cui il tasso è annuale ed espresso in percentuale. Procediamo nel modo seguente: Indichiamo in B3 e B4 rispettivamente la cella di Input per la colonna e la cella di Input per la riga (celle di colore giallo e verde). Digitiamo nella cella B5 il capitale (ad esempio euro). Digitiamo nella cella C3 la formula =$B$5*B3*B4/12 Nell intervallo C4:C7 digitiamo i tassi di interesse (ad esempio 5,5 6,0 6,5 7,0). Nell intervallo D4:H4 digitiamo i mesi (ad esempio 12, 18, 24, 30, 36). Selezioniamo la zona C3:H7 e clicchiamo su DATI / TABELLA Digitare B4 nella casella Cella di Input per riga e B3 nella casella Cella di Input per colonna e poi cliccare su OK. Il risultato dovrebbe essere il seguente: In giallo è stata indicata la cella di Input per la colonna (i tassi), in verde la cella di Input per la riga (i mesi), in magenta la cella che contiene la formula e in grigio la selezione per creare la tabella. Come si vede, nel caso di tabella a due variabili, più complicato sarebbe stato ottenere lo stesso risultato con formule con riferimenti relativi. Creata la tabella What if, i risultati ottenuti costituiscono una matrice di valori e possono essere convertiti in valori costanti tutti insieme e non singolarmente. Per far ciò occorre selezionare tutta la matrice dei soli risultati, cliccare su MODIFICA / COPIA e poi su MODIFICA / INCOLLA SPECIALE e scegliere Valore dall elenco. AM4.1.3 Protezione In questo capitolo prenderemo in esame i mezzi che Excel offre per proteggere i dati da modifiche accidentali. Pagina 17 di 77

18 AM Proteggere / eliminare la protezione di un foglio di lavoro mediante una password. Proteggere un foglio di lavoro dalla modifica è estremamente semplice: selezionare il foglio, cliccare su STRUMENTI / PROTEZIONE / FOGLIO DI LAVORO. Appare la finestra Proteggi foglio. Un foglio di lavoro può contenere dati, oggetti come immagini, grafici etc. e scenari, di cui parleremo in seguito. Spuntare ciò che si vuol proteggere e immettere, volendo, una password. Cliccare su OK e la protezione è attivata. Altrettanto semplice è togliere la protezione al foglio: cliccare su STRUMENTI / PROTEZIONE / RIMUOVI PROTEZIONE FOGLIO. Se era stata inserita una password, essa viene richiesta e la protezione viene eliminata. Attenzione! Se la password viene dimenticata non sarà più possibile eliminare la protezione dal foglio. La casella Contenuto permette di impedire modifiche alle celle dei fogli di lavoro oppure ai dati e ad altri elementi dei grafici e di impedire la visualizzazione di righe, colonne e formule nascoste. La casella Oggetti permette di impedire modifiche agli oggetti grafici dei fogli di lavoro o dei grafici.. La casella Scenari permette di impedire modifiche alle definizioni degli scenari di un foglio di lavoro. Talvolta si presenta la necessità di proteggere un foglio di lavoro dalla modifica, ma di lasciare alcune celle o oggetti grafici senza protezione in modo che un utente possa immettere valori diversi o modificarli. In questo caso, prima di proteggere il foglio occorre sbloccare le celle e gli oggetti che non si vuole proteggere. Per sbloccare celle procedere nel modo seguente: selezionare le celle, anche non contigue, che non si vuol proteggere cliccare su FORMATO / CELLE / PROTEZIONE togliere la spunta alla casella Bloccata Per sbloccare oggetti grafici procedere nel modo seguente: selezionare uno alla volta gli oggetti tenendo premuto il tasto CTRL cliccare su FORMATO scegliere il comando relativo all'oggetto selezionato. A seconda del tipo di oggetto grafico, il comando sarà Forma, Oggetto, Casella di testo, Immagine, Controllo o WordArt click sulla scheda Protezione togliere la spunta alla casella Bloccato. Tolto il blocco alle celle e agli oggetti si può procedere alla protezione del foglio come visto prima. Pagina 18 di 77

19 AM Proteggere / eliminare la protezione di specifiche celle in un foglio di lavoro mediante una password. La protezione può essere limitata solo ad alcune celle e non a tutto il foglio. Poiché le celle singole possono essere soltanto bloccate o sbloccate e ciò funziona solo proteggendo l intero foglio di lavoro, per proteggere solo alcune celle con password occorre prima sbloccare tutte le celle, poi bloccare solo quelle che si vuole proteggere e infine proteggere con password il foglio. Procedere nel modo seguente: selezionare tutto il foglio cliccando sul pulsante in alto a sinistra del foglio click su FORMATO / CELLE / PROTEZIONE togliere la spunta alla casella Bloccata selezionare le celle da bloccare click su FORMATO / CELLE / PROTEZIONE mettere la spunta alla casella Bloccata click su STRUMENTI / PROTEZIONE / PROTEGGI FOGLIO immettere la password e confermarla. Ricordare che se si dimentica la password non sarà più possibile sproteggere le celle. AM4.1.4 Sicurezza Nel capitolo precedente abbiamo parlato di protezione di un foglio di lavoro e di celle e oggetti. Naturalmente ciò presuppone che un utente abbia accesso alla cartella e che si trovi poi davanti a protezioni di fogli, celle e oggetti. E possibile anche proteggere l intera cartella da alcuni cambiamenti che si possono fare. Parleremo di ciò nei prossimi due paragrafi. Ricordiamo qui che si può proteggere anche l intero documento dall apertura, con o senza password. Per far ciò, a documento aperto, cliccare su FILE / SALVA CON NOME e poi su Strumenti / Opzioni generali. Si apre la finestra di inserimento delle password Possiamo inserire una password di sola lettura e/o una password di scrittura. Si può inoltre suggerire un apertura in sola lettura. Digitando le password e cliccando su OK, viene richiesta, al solito, conferma. Da questo momento, per riaprire il documento occorrerà la password; senza di essa non sarà più possibile aprirlo. AM Inserire una protezione mediante password ad un foglio di calcolo. La cartella può essere protetta nella Struttura e nelle Finestre. Proteggerne la struttura significa fare in modo che non sia possibile spostare, cancellare, nascondere, scoprire o rinominare i fogli di lavoro, né sia possibile inserirne di nuovi. Proteggere le finestre significa fare in modo che all apertura della cartella Pagina 19 di 77

20 venga conservata la stessa dimensione e posizione della finestra al momento della chiusura. Per proteggere la cartella cliccare su STRUMENTI / PROTEZIONE / PROTEGGI CARTELLA DI LAVORO. Si apre la finestra Proteggi cartella di lavoro. In essa possiamo proteggere la struttura secondo quanto detto prima e le finestre. Proteggendo le finestre non compariranno i pulsanti di ridimensionamento posti in alto a destra della finestra. Possiamo inserire anche una password; in tal caso verrà chiesta conferma. AM Eliminare una protezione mediante password da un foglio di calcolo. La protezione a un foglio di calcolo può essere tolta semplicemente cliccando su STRUMENTI / PROTEZIONE / RIMUOVI PROTEZIONE CARTELLA DI LAVORO. Naturalmente se è stata inserita una password essa sarà richiesta e senza di essa non sarà più possibile togliere la protezione. Pagina 20 di 77

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