FLIGHT2000 EASYWAY EXPRESS. Manuale per l utente

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1 FLIGHT2000 EASYWAY EXPRESS Manuale per l utente Il menù principale di Easyway Express consente l accesso ai moduli: PREVENTIVI SPEDIZIONI IMPOSTAZIONI AGGIORNAMENTO

2 Preventivi Consente la formulazione e la stampa del preventivo di costo di una spedizione. Per formulare il preventivo inserire tutti i dati richiesti, al termine premere il tasto [Calcola (F8)]. Per stampare il preventivo premere il tasto [Stampa (F2)]. Verrà visualizzata l anteprima. Per stampare il preventivo premere il tasto [Stampa (F2)];

3 Spedizioni Consente la gestione delle spedizioni, la stampa dei documenti, l invio dei dati ed il tracking. Questa dialog ha tre modalità di funzionamento: INSERIMENTO, RICERCA e MODIFICA. La prima serve per l inserimento delle spedizioni; la seconda serve per la ricerca delle spedizioni precedentemente inserite ed il tracking; la terza serve per eventuali modifiche o cancellazioni (possibili solo su spedizioni non ancora trasmesse a Flight2000). Quando si entra nella dialog si è in modalità INSERIMENTO. Per passare alla modalità RICERCA premere il tasto [Ricerca (F6)]; Per tornare alla modalità INSERIMENTO premere il tasto [Nuovo (F5)]. La modalità attuale è visibile nell angolo in basso a destra della dialog. TASTI DELLA DIALOG [Esci (Esc)] serve per uscire dalla dialog. [Annulla (Esc)] si attiva solo quando si è iniziato un inserimento o una modifica e serve per annullare l operazione. [Aiuto (F1)] visualizza il presente manuale. [Stampa (F2)] è attivo solo in ricerca e consente l accesso al menù di stampa. [Anagrafica (F3)] è attivo solo quando ci si trova sul campo Cod.Destinatario e consente di passare alla dialog di gestione dei destinatari.

4 [Lista (F4)] è attivo solo quando ci si trova sui campi che hanno una lista collegata (N.Spedizione, Cod.Destinatario, Stato, Provincia, Descrizione della merce, Valuta) e serve per visualizzare la lista relativa. [Nuovo (F5)] è attivo solo in RICERCA e serve per passare alla modalità INSERMENTO. [Ricerca (F6)] è attivo solo in INSERIMENTO e serve per passare alla modalità RICERCA. [Salva (F8)] è attivo solo quando si è iniziato un inserimento o una modifica e serve per salvare i dati della spedizione e del destinatario. [Cancella (F11)] è attivo solo quando si è in modifica di una spedizione e serve per cancellare la spedizione stessa. Modifiche e cancellazioni sono possibili solo se la spedizione non e ancora stata trasmessa a Flight2000. [Opzioni (F12)] è attivo solo in RICERCA e consente l accesso al menù delle opzioni. [Inizio], [Prec], [Succ], [Fine] sono attivi solo in RICERCA e consentono la visualizzazione sequenziale delle spedizioni. INSERIMENTO DI UNA NUOVA SPEDIZIONE Se non si è già in modalità INSERIMENTO, premere il tasto [Nuovo (F5)]. Il primo dato da inserire è il Codice del Destinatario. Se si tratta della prima spedizione o di un nuovo destinatario, lasciare il campo vuoto e compilare tutti gli altri campi dell indirizzo. Se si vuole inserire un destinatario già utilizzato in precedenti spedizioni, accertarsi che il cursore si trovi nel campo codice destinatario e premere il tasto [Lista (F4)]. Verrà visualizzata la lista dei destinatari. Per selezionare un destinatario dalla lista, posizionare il cursore sulla riga corrispondente e premere doppio click o invio; tutti i dati del destinatario verranno riportati nella dialog spedizioni e potranno anche essere eventualmente modificati. Per maggiori informazioni riguardo al funzionamento della dialog Lista vedere la sezione Funzionalità della dialog Lista. Procedere con l inserimento di tutti i dati richiesti; per maggiori informazioni consultare la sezione Descrizione dei campi della spedizione. Al termine premere il tasto [Salva (F8)] per salvare i dati della spedizione e del destinatario. Se si è inserito un nuovo destinatario verrà richiesto se salvare i dati del destinatario per un successivo riutilizzo; Selezionare SI per salvare i dati del destinatario. Se si è utilizzato un destinatario esistente e sono state apportate modifiche nell indirizzo verrà richiesto se modificare i dati del destinatario esistente, oppure creare un nuovo destinatario. Selezionare SI per modificare il destinatario esistente, NO per creare un nuovo destinatario. Verrà mostrato un messaggio che evidenzia il numero di spedizione attribuito, quindi eseguita la stampa dell etichetta segnacollo e, per le spedizioni di merce extra cee, della fattura proforma. Eseguita la stampa si potrà procedere con una nuova spedizione oppure uscire dalla dialog per terminare il lavoro. Uscendo dalla dialog il programma chiede se eseguire la trasmissione dati. Rispondere SI per trasmettere i dati alla Flight2000 ed eseguire la stampa del manifesto di carico. RICERCA DI UNA SPEDIZIONE Se non si è già in modalità ricerca, premere il tasto [Ricerca (F6)]. Verificare che il cursore si trovi sul campo Num.Spedizione, quindi premere il tasto [Lista(F4)]. Verrà visualizzata la lista delle spedizioni. Per selezionare una spedizione dalla lista,

5 posizionare il cursore sulla riga corrispondente e premere doppio click o invio; tutti i dati della spedizione verranno riportati nella dialog spedizioni. Per maggiori informazioni riguardo al funzionamento della dialog Lista vedere la sezione Funzionalità della dialog Lista. Se la spedizione non è ancora stata trasmessa a Flight2000 sarà possibile modificarla o cancellarla. A fianco del Numero Spedizione apparirà il tasto [Tracking]. Premendo questo tasto e disponendo di una connessione ad Internet, sarà possibile visualizzare il tracking della spedizione direttamente dal sito della Flight2000. STAMPE Normalmente le stampe vengono eseguite automaticamente dal programma. Per eventuali ristampe è possibile utilizzare il menù Stampa. Se non si è già in modalità RICERCA, premere il tasto [Ricerca (F6)]. Premere il tasto [Stampa (F2)] e selezionare la voce di interesse. Etichetta Laser: è la stampa dell etichetta segnacollo, prodotta sulla stampante laser. Nella dialog di selezione inserire ll numero iniziale e finale delle spedizioni da stampare. Premere il tasto [Esegui (F9)] per eseguire la stampa. Fattura Proforma: è la stampa della fattura proforma, richiesta per la spedizione di merce extra cee. Nella dialog di selezione inserire ll numero iniziale e finale delle spedizioni da stampare. Premere il tasto [Esegui (F9)] per eseguire la stampa. Manifesto di carico dettagliato: è la stampa che viene firmata dal corriere quale ricevuta della presa dei colli. Nella dialog di selezione inserire la data iniziale e finale delle spedizioni da stampare (normalmente la data del giorno); Se si vuole stampare il manifesto delle sole spedizioni non ancora trasmesse a Flght2000, attivare il relativo flag; premere il tasto [Esegui (F9)] per eseguire la stampa. OPZIONI Importazione dati destinatari: è possibile importare i dati dei destinatari da un file in formato testo prodotto da WorldShip o in formato CSV prodotto da Excel. Struttura del file di importazione prodotto da Worldship: File ascii formato testo contenente, nell ordine, i campi seguenti: 1 - RagSociale 2 - Contatto 3 - Indirizzo1 4 - Indirizzo2 5 - Indirizzo3 6 - Città 7 - Codice Stato 8 - Cap 9 - Provincia 10 Telefono I campi sono delimitati dal carattere " (doppio apice) e separati dal carattere, (virgola). Struttura del file di importazione prodotto da Excel: File ascii formato testo contenente, nell ordine, i campi seguenti: 1 - RagSociale

6 2 - Contatto 3 - Indirizzo1 4 - Indirizzo2 5 - Indirizzo3 6 - Città 7 - Codice Stato 8 - Cap 9 - Provincia 10 Telefono I campi non sono delimitati e sono separati dal carattere ; (punto e virgola). Caricamento dati da cartella di backup: utilizzare questa funzione per importare i dati da una cartella di backup. Impostazioni: Vedere la sezione Impostazioni.

7 Descrizione dei campi della dialog spedizioni DATI DEL DESTINATARIO Codice: Codice attribuito dal programma al destinatario. Ragione Sociale: Ragione sociale del destinatario (obbligatoria). Indirizzo: Indirizzo del destinatario (obbligatoria la prima riga). Città: Città del destinatario (obbligatoria). Stato: Stato del destinatario (obbligatorio); per la lista degli stati premere il tasto [Lista (F4)]. Provincia: Provincia del destinatario (per Italia) o codice stato (per Sati Uniti e Canada). Per la lista delle province premere il tasto [Lista (F4)]. Cap: Cap del destinatario (obbligatorio). Contatto: Contatto del destinatario (obbligatorio). Telefono: Telefono del destinatario (obbligatorio). del destinatario. Se questo campo viene inserito, Flight2000 provvederà all invio di una di avviso di spedizione al destinatario. Fermo deposito: Selezionare se trattasi di fermo deposito. Residenziale: Selezionare se trattasi di consegna a privato. DATI DI SPEDIZIONE Servizio: Selezionare il servizio che si intende utilizzare. Spedizione: Selezionare il tipo di spedizione da eseguire. Colli: Indicare il numero di colli da spedire. Peso: Indicare il peso totale della spedizione, o, qualora richiesto, il peso di ciascun collo. Dimensioni: Indicare le dimensioni di ciascun collo. Descrizione della merce: Indicare la descrizione della merce. Per la lista delle descrizioni premere il tasto [Lista (F4)]. Nel caso di spedizioni di merce extra cee è obbligatorio indicare anche quantità e valore unitario. Numero FDA: Indicare il numero FDA per spedizioni negli Stati Uniti (solo per spedizioni contenenti food e vino). Tariffa Doganale: Indicare la tariffa doganale per spedizioni negli Stati Uniti (solo per spedizioni contenenti food e vino). Valuta: Per spedizioni di merce extra cee indicare il codice della valuta in cui è espresso il valore doganale. Per la lista delle valute premere il tasto [Lista (F4)]. Istruzioni particolari: Indicare eventuali istruzioni particolari

8 ASSICURAZIONE E CONTRASSEGNO Assicurazione: Inserire il valore per l assicurazione (opzionale). Contrassegno: Inserire il valore del contrassegno (opzionale). ALTRI DATI Consegna il sabato: Selezionare se si desidera la consegna il sabato. Oneri doganali a nostro carico: Selezionare se si desidera che gli oneri doganali vengano addebitati al mittente. Spedizione a carico del destinatario, Codice Abbonamento, Codice Fiscale / P.IVA: Selezionare se si desidera che la spedizione venga addebitata al destinarlo. In questo caso sarà necessario inserire il codice abbonamento (per spedizioni in abbonamento) o il Codice fiscale / Partita Iva necessari per l emissione della fattura.

9 Funzionalità della dialog lista Ordinamento: Cliccando sul titolo di una colonna si ottiene l ordinamento ascendente; cliccando di nuovo si ottiene l ordinamento discendente e così via. Filtro: Selezionare il campo sul quale eseguire il filtro, digitare il filtro da applicare e premere invio. La lista mostrerà soltanto le righe che hanno nel campo selezionato il valore indicato. Ad esempio se seleziono il campo Ragione Sociale ed il valore PROMO, la lista mostrerà solo le righe che hanno il campo Ragione Sociale che inizia per PROMO. E possibile utilizzare il carattere * davanti al valore per selezionare tutte le righe che contengono, nel campo selezionato, quel valore. Un modo rapido di utilizzo del filtro consiste nel posizionarsi nella griglia nella colonna interessata e premere il tasto corrispondente al carattere interessato. Verranno mostrate solo le righe che hanno il campo selezionato che inizia per quel carattere. Selezione: Una volta trovata la riga di interesse, posizionarsi su di essa e premere doppio click o invio.

10 Impostazioni STAMPE. Etichetta laser: Indica se il programma deve stampare il segnacollo sulla stampante laser. Il segnacollo viene prodotto su mezzo foglio A4. Si consiglia di impostare Anteprima. Etichetta termica: Indica se il programma deve stampare il segnacollo sulla stampante termica. Il segnacollo viene prodotto su etichetta 10x10. Si consiglia di impostare Non stampare. Fattura proforma: Indica se il programma deve stampare la fattura proforma. Si consiglia di impostare Anteprima. Stampante laser predefinita: Scegliere la stampante laser. Stampante termica predefinita: Lasciare vuoto. NUMERATORI. Indicano l ultimo numero spedizione e l ultimo codice destinatario. Non modificare questi valori salvo diversa indicazione della Flight2000.

11 TRASMISSIONE / RICEZIONE Attenzione! Ogni volta che si modificano questi parametri, prima di eseguire il test, ricordarsi di salvare con F8. Trasmissione: Indica la modalità di trasmissione dati. Si consiglia di impostare FTP con trasferimento Passivo ed eseguire il test. Se il test dà errore, provare ad impostare il trasferimento Attivo ed eseguire il test. Qualora non fosse possibile utilizzare il protocollo FTP, impostare SMTP. In questo caso e necessario indicare il nome del server SMTP nella casella SMTP Server e l indirizzo del mittente nella casella Indirizzo Mittente. Se il server SMTP richiede l autenticazione, specificare il nome utente nella casella SMTP User e la password nella casella SMTP Password. Ricezione: Questa funzionalità non e più necessaria, quindi si consiglia di impostare Nessuna. Se si desidera continuare a ricevere le prove di consegna tramite ftp impostare FTP. Abilita controllo versione all avvio: Si consiglia di selezionare questa opzione. Il programma verificherà la disponibilità di aggiornamenti ad ogni avvio. Se non fosse disponibile una connessione ad internet o non si fosse abilitati alla navigazione internet, deselezionare questa opzione. PROXY. Se nella rete e presente un Proxy Server indicare in questa sezione il Nome Host, la Porta, il Nome Utente e la Password. Queste impostazioni sono necessarie per ricevere gli aggiornamenti. FIREWALL. Se nella rete e presente un Firewall che necessita di autenticazione indicare in questa sezione il Nome Host, la Porta, il Nome Utente e la Password. Normalmente queste informazioni non sono necessarie.

12 Aggiornamento Normalmente gli aggiornamenti vengono scaricati automaticamente dal programma. Utilizzare questa procedura solo nel caso in cui fosse stato rimosso il controllo versione. (Impostazioni / Abilita controllo versione all avvio). Scegliere OK per eseguire l aggiornamento. Fare click sul tasto Clicca qui per eseguire l aggiornamento ed attendere il completamento della procedura.