Manuale utente. 11 giugno SMARTEN S.r.l. - Business Solutions for Supply Chain Collaboration

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1 Manuale utente 11 giugno 2012 SMARTEN S.r.l. - Business Solutions for Supply Chain Collaboration IUNGO on LinkedIn IUNGO on YouTube

2 Indice generale 1 Introduzione Login Interfaccia La Pagina Iniziale La Home Page Monitoraggio dei fornitori Prossime consegne Fornitori attivi Come cambiare la ditta corrente Modi di comunicazione con i fornitori Come eseguire azioni sulle righe Esempio di invio di una proposta al fornitore Flag Visto, Modificato ed Errore fax Visto Modificato Errore fax Come inviare un sollecito al fornitore Invio sollecito in background Invio sollecito online Come rinviare ordini ai fornitori Le viste Visualizzare tutte le testate presenti Visualizzare tutte le righe presenti Visualizzare la testata singola con le rispettive righe Visualizzare il dettaglio di una singola testata Visualizzare il dettaglio di una singola riga

3 10.6 Personalizzazione delle informazioni visibili per ogni vista I preferiti Le etichette Creare una etichetta Assegnare una etichetta Rimuovere una etichetta Filtri e Ricerca Ricerca per dettaglio Filtrare per stato della riga Filtrare per etichette Filtrare per fornitore Filtrare per referente Filtrare gli ordini senza righe Filtrare per gruppi di fornitori Allegare documentazioni Log di riga Piano delle Consegne - Solleciti in Uscita e Black List Errori di spedizione Indirizzo assente o scritto male Indirizzo inesistente o non valido Mail server non raggiungibile Spedite Ricevute Gruppi di fornitori Creazione di un gruppo Modifica di un gruppo Rimozione di un gruppo Esportare i dati in Xml o Excel

4 1 INTRODUZIONE IUNGOprocurement è un applicativo software web-based che permette all Azienda di gestire in modo automatizzato l intero ciclo di vita delle Richieste d Offerta (in seguito RdO) e degli Ordini di approvvigionamento. Dalle previsioni d acquisto alla fatturazione 1 il fornitore, in alternativa al classico accesso via web, può dialogare con l Azienda in modo semplice e sicuro utilizzando pochi comandi presenti nei messaggi di posta elettronica intelligenti2 creati da IUNGO. La possibilità per il fornitore di utilizzare la sola posta elettronica garantisce all Azienda di poter automatizzare la comunicazione con tutti i fornitori e per tutte le tipologie di acquisto: materie prime, prodotti standard, servizi, componenti a disegno oppure lavorazioni esterne, assemblaggi in conto lavoro, etc. In aggiunta, IUNGO puo' inviare gli ordini : via Fax in formato di file XML allegato alla mail in modo da integrarsi con il gestionale del fornitore. 1 Alcune delle funzionalità descritte richiedono licenze opzionali. 2 INTERNATIONAL PATENT 4

5 1.2 Login Per accedere a IUNGO è necessario aprire il proprio browser all indirizzo al quale risponde l applicativo (es. e inserire negli appositi campi il proprio User Name e Password. 5

6 1.3 Interfaccia Una volta effettuato il login si presenterà l'interfaccia utente di IUNGO. La Barra di sessione consente all utente di navigare fra le diverse Sessioni di Lavoro (ad esempio Gestione Ordini, Gestione Acquisti, Dati Comuni, Sistema ecc.) oppure di consultare le informazioni relative ai dati anagrafici dell utente che ha eseguito il login o della Ditta su cui sta lavorando. Il Menu di ricerca permette all utente di filtrare le informazioni relative alla Sessione di Lavoro corrente. L Area di lavoro contiene i dati relativi alla Sessione di Lavoro corrente. 6

7 2 LA PAGINA INIZIALE Ogni utente può personalizzare la propria pagina iniziale (la pagina che verrà visualizzata per prima dopo ogni login). Per fare ciò basta essere nella pagina desiderata e cliccare l'icona a forma di stella nella parte in alto a destra a fianco del proprio Username. Nell'esempio seguente si è deciso di impostare come pagina iniziale la visualizzazione di tutte le righe d'ordine con stato rosso o giallo (vedi capitolo riguardante i filtri). Se l'impostazione della pagina iniziale è riuscita sarà visualizzato il messaggio Ok a fianco dello Username. 7

8 3 LA HOME PAGE La home page ha il duplice obbiettivo di monitorare la situazione degli ordini di acquisto e di informare gli utilizzatori sul rilascio di nuove funzionalità o su eventi mediatici che riguardano IUNGO e, più in generale, il supply chain management La home page è organizzata in varie sezioni : 1) monitoraggio dei fornitori 2) prossime consegne 3) fornitori attivi 4) note di release 5) nuove funzionalità ed approfondimenti 6) eventi e news 7) sondaggio 3.1 Monitoraggio dei fornitori Questa sezione mostra : - le righe inviate e non ancora viste dai fornitori - le righe che non hanno ancora avuto risposta dai fornitori - le righe in ritardo di consegna - le righe con proposte di modifica dai fornitori che attendono una risposta dal buyer 8

9 Facendo riferimento alla figura precedente il grafico mostra che : vi è una riga in ritardo di consegna nell'intervallo da 0 a 3 giorni e in quello da 8 a 15 giorni vi sono 2 righe che attendono risposta dal fornitore da 0 a 3 giorni vi sono 2 righe inviate al fornitore che, però, il fornitore stesso non ha ancora visto da 0 a 3 giorni Cliccando sulle colonne del grafico è possibile accedere direttamente alle righe che hanno determinato il grafico. La tabella alla destra del grafico mostra il dettaglio per fornitore dei dati mostrati nel grafico. Cliccando sulle intestazioni delle colonne è possibile modificare l'ordine di visualizzazione. Cliccando sui numeri che compaiono nelle celle è possibile accedere direttamente alle righe. La tabella sotto al grafico mostra invece le righe sulle quali il fornitore ha risposto proponendo variazioni e che sono in attesa di risposta da parte del buyer. Nell'esempio non vi sono righe in attesa di conferma o controproposta da parte del buyer. Cliccando sui numeri che compaiono nelle celle è possibile accedere direttamente alle righe. Gli intervalli temporali utilizzati dal grafico e dalla tabella sono configurabili cliccando sull'icona matita presente sulla testata della tabella sotto al grafico. Il bordo colorato evidenzia solo il fatto che il filtro sul fornitore presente nella parte superiore agisce solo sui dati presenti all'interno del riquadro arancione. 3.2 Prossime consegne La home page mostra una tabella che permette di vedere le consegne previste nei prossimi giorni. Dalla figura precedente si deduce che una riga è in consegna nei prossimi 3 giorni ed un'altra tra almeno 8 giorni. Gli intervalli temporali utilizzati dalla tabella sono configurabili cliccando sull'icona matita presente sulla testata della tabella. Cliccando sui numeri che compaiono nelle celle è possibile accedere direttamente alle righe. 3.3 Fornitori attivi I fornitori attivi in un certo intervallo sono quelli per i quali è stato emesso un ordine durante l'intervallo stesso. Nella figura, nel mese di marzo sono stati emessi ordini per un solo fornitore mentre nel mese di aprile sono stati emessi ordini per 2 fornitori, uno dei quali risulta attualmente disabilitato in IUNGO. 9

10 4 COME CAMBIARE LA DITTA CORRENTE Qualora IUNGO fosse configurato per gestire più di una ditta (o più divisioni di una stessa azienda), un utente con adeguati ruoli e permessi può accedere ai dati di altre ditte. Per cambiare la ditta cliccare sull'icona a fianco del nome ditta nella parte superiore destra e selezionare l'icona a fianco della ditta che si desidera utilizzare. 10

11 5 MODI DI COMUNICAZIONE CON I FORNITORI IUNGO permette di comunicare con i fornitori in vari modi: --> tramite che contiene il link al documento anziché il documento stesso --> tramite evoluta senza javascript (è la modalità utilizzata di default) --> tramite tradizionale con javascript --> tramite FAX --> il fornitore NON è abilitato quindi per esso non saranno inviate . La modalità scelta è sempre indicata accanto alla ragione sociale del fornitore 11

12 6 COME ESEGUIRE AZIONI SULLE RIGHE Ogni riga d'ordine presente in IUNGO ha associato uno stato. Tutti gli stati disponibili (indipendentemente dal fatto che possano essere o meno assunti da una riga) sono elencati nel menu di ricerca posto sulla sinistra. Un diagramma a stati (workflow, gestito dall'amministratore e, in genere, personalizzato per la ditta) determina l'insieme degli stati assumibili da una riga in relazione al suo stato attuale, ad eventuali modifiche apportate alla riga dal buyer e/o dal fornitore durante una contrattazione (tipicamente modifiche a quantità, data e/o prezzo). Nella visualizzazione delle righe nell'area di lavoro è sempre presente lo stato della riga stessa (indicato con un colore) e le possibili transazioni (cambi di stato con conseguenti azioni) applicabili alla riga. Per eseguire un comando su una o più righe, è sufficiente seguire questi passi: per ogni riga di interesse selezionare l'azione (pallino colorato nella colonna azione) desiderata dall'elenco di quelle possibili premere il pulsante Esegui Azioni per applicare le azioni selezionate In seguito alla la pressione del pulsante, IUNGO eseguirà tutte le attività previste dal workflow e collegate alle azioni selezionate come, ad esempio: se previsto esporta i dati aggiornati verso il gestionale se previsto invia una di aggiornamento al fornitore aggiorna i dati di log delle righe in modo da registrare chi ha fatto, cosa ha fatto e quando lo ha fatto esegue ogni altra attività prevista per il cliente Al termine delle operazioni gli stati delle righe assumeranno i nuovi stati determinati dalle azioni eseguite. 12

13 6.1 Esempio di invio di una proposta al fornitore Tipicamente le righe d'ordine vengono importate in IUNGO attraverso meccanismi automatizzati che prevedono lo scambio di file XML con il sistema informativo gestionale dell'azienda. Al momento dell'importazione IUNGO imposta le righe nello stato previsto dal workflow, ad esempio lo stato Proposto (colore giallo) e invia una mail al fornitore per informarlo della proposta d'ordine. A questo punto il fornitore, attraverso il suo client di posta elettronica, può accettare una o più righe producendo un cambio di stato delle righe verso lo stato Confermato (colore verde) modificarne quantità, data, prezzo ed ogni altro campo previsto dal documento che ha ricevuto per producendo un cambio di stato delle righe verso lo stato Modificato da Fornitore (colore rosso) non rispondere su una determinata riga. In seguito a una modifica da parte del fornitore (riga rossa), è possibile per il buyer effettuare delle controproposte instaurando una trattativa con il fornitore. Per farlo è sufficiente che agisca sui campi di interesse, ad esempio Qta, Prezzo e Consegna, settandoli ai valori desiderati indichi nel campo Azione/Note il cambio di stato verso lo stato giallo Proposto prema il pulsante Esegui azioni per inviare la controproposta al fornitore. In alternativa il buyer può confermare le proposte del fornitore selezionando la transizione di stato verso il verde Confermato. Nell'immagine seguente sono raffigurate due righe oggetto di modifica da parte del fornitore dove il buyer decide di modificare la prima riga proponendo una data di consegna più lontana e una quantità maggiore, mentre decide di confermare le proposte del fornitore per la seconda riga. Dopo la pressione del pulsante Esegui Azioni questo sarà lo stato delle righe: Il simbolo che compare sullo stato delle righe indica che la riga ha subito una modifica che non è ancora stata inviata al fornitore. Dopo l'invio la M sparirà. Qualora anche solo una riga di un ordine venga confermata o riproposta nello stato giallo, verrà rinviato al fornitore sempre l'intero ordine via mail. 13

14 7 FLAG VISTO, MODIFICATO ED ERRORE FAX Oltre agli stati visti in precedenza, ad ogni riga è associata una proprietà che può assumere i valori di : --> Visto --> Modificato --> Errore 7.1 Visto In caso di comunicazione tramite , il flag Visto si attiva quando il destinatario ha aperto il documento ricevuto la . In caso di comunicazione tramite Fax, il flag Visto si attiva quando la spedizione è andata a buon fine e IUNGO ha ricevuto il rapporto di trasmissione. Posizionando il puntatore del mouse sull'icona che rappresenta il flag del visto, IUNGO mostra quando il dato è stato visto e, in caso di invio tramite Fax, mostra anche il numero di pagine inviate Ogni volta che una riga subisce una variazione, lo stato di visto si azzera fino a quando, in una successiva spedizione, il destinatario non avrà visto la modifica. Quando tutte le righe di un ordine sono state viste, la stessa icona apparirà a fianco della testata dell'ordine, mentre se nell'ordine sono presenti solo alcune righe viste allora l'icona visualizzata sarà la seguente 14

15 7.2 Modificato Il flag indica che una riga ha subito una modifica e che questa non è ancora stata inviata al fornitore (probabilmente l' con i dati aggiornati è in coda di spedizione). Quando poi la riga modificata viene inviata al fornitore, il flag di modificato sparisce per segnalare che la variazione è stata inviata e che a breve si riceverà il visto. Se, invece, una riga ha subito solo un cambio di stato che non prevede la spedizione del documento aggiornato al fornitore, il flag modificato non appare perché non è considerata di interesse per esso. L'icona di modificato compare anche a livello della testata dell'ordine per indicare che tutte le sue righe hanno subito variazioni di interesse per il destinatario. Qualora l'ordine contenga righe con il flag modificato attivo e altre con il flag disattivo, sulla testata viene visualizzata la seguente icona Se un ordine contiene sia righe viste che righe modificate nella testata è l'icona di quest'ultimo stato a avere la precedenza. 7.3 Errore fax Il flag di errore compare solo in caso di spedizione via fax per segnalare che la trasmissione non è andata a buon fine. Posizionando il cursore del mouse, IUNGO indica l'errore verificatosi (segnalato direttamente dal fax server) 15

16 8 COME INVIARE UN SOLLECITO AL FORNITORE Il Sollecito Righe Ordini viene utilizzato generalmente per comandare in un solo istante una transazione di stato che coinvolge un numero consistente di righe. Il Sollecito Righe Ordini agisce solo ed esclusivamente sulle righe selezionate sulla base dei filtri impostati. Quando viene comandato un sollecito, IUNGO scatena l'evento impostato su tutte le righe filtrate le quali, se previsto dal workflow, raggiungono lo stato di destinazione previsto dalla transizione. Se la transazione prevede la spedizione di una mail al fornitore, la notifica viene preparata per la spedizione. Se, diversamente, una riga si trova in uno stato per il quale il workflow non prevede alcuna transizione scatenata dall'evento, il sollecito non produce su essa alcun effetto. Esistono 2 modi per inviare un sollecito. 8.1 Invio sollecito in background In questo caso verrà scatenato l'evento impostato su tutte le righe d'ordine filtrate, indipendentemente dal fatto che siano o meno visualizzate nella pagina corrente. In altre parole, se le righe sono disposte su più pagine anche quelle non visualizzate saranno affette dal cambio di stato (ove ammesso dal workflow). Premere il pulsante Solleciti nella parte inferiore. Si aprirà a questo punto un popup nel quel bisogna indicare l'evento che si vuole scatenare, un eventuale motivo, mettere il flag a fianco del pulsante e premere il pulsante Sollecito Ordini. 16

17 8.2 Invio sollecito online In questo caso verrà scatenato l'evento impostato solo sulle righe d'ordine filtrate e visualizzate nella pagina corrente. In altre parole, se le righe sono disposte su più pagine, quelle non visualizzate rimarranno invariate. Per comandare un sollecito online impostare l'evento da scatenare e un eventuale motivo nella parte inferiore dell'area di lavoro e premere il pulsante OK. In questo modo per ogni riga viene evidenziato il cambio di stato che deriva da una eventuale transizione. Premere poi il pulsante Esegui Azioni per eseguire realmente le transizioni mostrate. 17

18 9 COME RINVIARE ORDINI AI FORNITORI E' possibile rinviare ordini senza compiere nessuna transizione di stato sulle loro righe. Per farlo è sufficiente filtrare gli ordini di interesse e premere il pulsante Rispedisci Il comando permette di inserire una nota che sarà visualizzata su tutti gli ordini inviati Per procedere all'invio abilitare il flag e premere il tasto Rispedisci. I fornitori riceveranno gli ordini con evidenziata la nota inserita 18

19 10 LE VISTE Per visualizzare testate e righe degli ordini esistono 5 tipi di viste principali: tutte le testate presenti tutte le righe presenti testata singola con le rispettive righe dettaglio di testata dettaglio di riga 10.1 Visualizzare tutte le testate presenti Per visualizzare tutte le testate presenti in IUNGO cliccare il comando Ordini in alto nel menu di ricerca. Appariranno gli ordini nell'area di lavoro secondo i filtri impostati (vedi capitolo sui filtri) Visualizzare tutte le righe presenti Per visualizzare tutte le righe presenti in IUNGO cliccare il comando Righe Ordini in alto nel menu di ricerca. Appariranno nell'area di lavoro tutte le righe presenti nel sistema secondo i filtri impostati (vedi capitolo sui filtri). 19

20 10.3 Visualizzare la testata singola con le rispettive righe Una volta visualizzate nell'area di lavoro le testate d'ordine (o le righe) è possibile visualizzare nella parte superiore i dati della testata accompagnati dai dettagli delle rispettive righe. Per accedere a questa visualizzazione cliccare sull'icona accanto a ogni riga di testata o ordine. 20

21 10.4 Visualizzare il dettaglio di una singola testata Una volta visualizzate nell'area di lavoro le testate d'ordine (o le righe) è possibile dettaglio della singola testata. Per accedere a questa visualizzazione cliccare sull'icona riga di testata. Apparirà al seguente schermata che riporta i dettagli editabili della selezionata: visualizzare il accanto a ogni testata 21

22 10.5 Visualizzare il dettaglio di una singola riga Una volta visualizzate nell'area di lavoro le testate d'ordine (o le righe) è possibile visualizzare il dettaglio della singola testata. Per accedere a questa visualizzazione cliccare sull'icona testata. accanto a ogni riga di 22

23 10.6 Personalizzazione delle informazioni visibili per ogni vista Per ognuna delle possibili visualizzazioni (escluso il dettaglio di riga e testata) è possibile definire quali informazioni visualizzare a video e quali nascondere. Per fare ciò cliccare sull'etichetta Personalizza Visualizzazione nella parte in alto destra dell'interfaccia. Si aprirà un popup suddiviso in due colonne dove : quella di sinistra contiene tutte le informazioni attualmente visualizzate nell'interfaccia, quella di destra contiene quelle disponibili e attualmente nascoste. Per spostare una informazione da una parte all'altra delle colonne evidenziarla cliccandoci sopra e premere l'opportuna freccia (sinistra/destra). Le frecce (alto/basso) alla sinistra della prima colonna servono invece per stabilire l'ordinamento nella visualizzazione delle informazioni. Una volta stabilito ordinamento e quali colonne visualizzare premere il pulsante Ok. 23

24 11 I PREFERITI IUNGO permette ad un utente di marcare come preferite una o più righe e di recuperarle in modo istantaneo attraverso appositi comandi. Per marcare/smarcare una riga è sufficiente cliccare sulla stella che si trova al suo inizio. La stella presente sull'intestazione della colonna permette di marcare/smarcare tutte le righe della pagina. Per recuperare in qualsiasi momento le righe preferite o gli ordini che contengono righe preferite, è sufficiente cliccare sulle stelle presenti sui rispettivi filtri La gestione preferiti può, ad esempio, essere utilizzata per marcare righe sulle quali si deve intervenire in un secondo momento filtrare un gruppo di ordini ottenuto applicando i filtri standard a più riprese e marcando le rispettive righe 24

25 12 LE ETICHETTE IUNGO permette di assegnare delle etichette, liberamente create, alle righe o alle testate degli ordini e di filtrare i dati sulla base di tali etichette Creare una etichetta Per creare una etichetta premere il pulsante Etichette cliccare sul comando Nuova etichetta inserire i dati richiesti, scegliere i colori del testo e dello sfondo e premere il tasto Salva. L'etichetta generata può essere : PRIVATE : visibile ed utilizzabile solo all'utente che l'ha creata PUBLIC : visibile ed utilizzabile da tutti gli utenti. Se una etichetta viene creata PUBLIC, viene mostrata una (P) alla sua sinistra Assegnare una etichetta Per assegnare etichette ad una o più righe (lo stesso vale in caso di assegnamento alle testate) premere il pulsante Etichette selezionare le righe alle quali si vuole applicare le etichette selezionare le etichette da assegnare e premere il tasto Assegna Dopo l'assegnamento si ottiene 25

26 12.3 Rimuovere una etichetta Per rimuovere una etichetta da una riga o una testata è sufficiente cliccare sulla X presente sull'etichetta Ogni utente può rimuovere dalle righe e dalle testate solo le etichette che lui stesso ha assegnato. Se un utente non può rimuovere una etichetta, il comando X non appare. Per rimuovere una etichetta dal sistema e da tutte le righe o testate a cui è stata assegnata premere il pulsante Etichette cliccare la X accanto alla etichetta da rimuovere Ogni utente può rimuovere dal sistema solo le etichette che lui stesso ha creato. Se un utente non può rimuovere una etichetta, il comando X non appare. 26

27 13 FILTRI E RICERCA Le visualizzazioni (escludendo il dettaglio di singola riga e testata) descritte nel capitolo precedente mostrano gli ordini o le righe d'ordine sulla base dei filtri impostati nel menu di ricerca. Ogni utente, se ha i permessi opportuni, può configurarsi i propri filtri in modo da mostrare solo quelli che utilizza di frequente. I filtri rimangono memorizzati per ogni utente e sono differenziati da modulo a modulo. Per configurare i filtri, è sufficiente cliccare sul link Configura e selezionare dall'elenco di destra i campi di interesse su cui filtrare. I filtri sui campi ausiliari saranno disponibili solo se utilizzati dal cliente. Il flag Mostra Menù a Scomparsa permette di avere il menu dei filtri a scomparsa che appare solo quando si posizione il mouse sul lato sinistro dello schermo. Se in un filtro riguardante un campo alfanumerico (non DATE e non NUMERI) viene inserito il valore AB, IUNGO recupera gli elementi che nel campo collegato al filtro contengono il valore AB. Posso quindi ottenere gli elementi in cui ho ABC, DABC, AB, CAB. E' possibile perfezionare la ricerca utilizzando i caratteri speciali asterisco '*' e doppio apice nel seguente modo : AB* recupera gli elementi in cui il campo di interesse inizia per AB *AB recupera gli elementi in cui il campo di interesse termina per AB AB oppure *AB* recupera gli elementi in cui il campo di interesse contiene la stringa AB AB recupera gli elementi in cui il campo di interesse vale esattamente la stringa AB 27

28 13.1 Ricerca per dettaglio Se tra i filtri configurabili non è presente il campo di interesse è possibile utilizzare la ricerca per dettaglio che permette di filtrare su qualsiasi campo di testata o riga. Le impostazioni di ricerca non rimangono però memorizzate. A tale proposito, cliccare sulla lente presente sui pulsanti nel menù di ricerca, impostare i filtri e premere il pulsante Cerca. Anche in questo caso, valgono le considerazioni viste nel capitolo precedente riguardanti i caratteri speciali * e. 28

29 13.2 Filtrare per stato della riga Per filtrare righe/ordini sulla base dello stato delle righe, basta scegliere gli stati mettendo la spunta su quelli di interesse e verificare che anche il campo Stato Ordini sia spuntato. Occorre poi cliccare su una delle possibili visualizzazioni (Ordini, Righe Ordini,...) per ottenere i dati di interesse. Nel caso si stia visualizzando la lista delle testate ordine, verranno mostrate solo quelle contenenti almeno una riga d'ordine in uno degli stati stati selezionati Filtrare per etichette Per filtrare righe/ordini sulla base delle etichette assegnate, basta scegliere le etichette mettendo la spunta su quelle di interesse e verificare che anche il campo Etichette sia spuntato. Occorre poi cliccare su una delle possibili visualizzazioni (Ordini, Righe Ordini,...) per ottenere i dati di interesse. Nel caso si stia visualizzando la lista delle testate ordine, verranno mostrate quelle alle quali è stata assegnata una delle etichette filtrate quelle contenenti almeno una riga d'ordine alla quale è stata assegnata una delle etichette filtrate 13.4 Filtrare per fornitore Compilare il filtro sul fornitore con una parte della ragione sociale e IUNGO mostrerà automaticamente tutti i fornitori che hanno nella ragione sociale la stringa inserita. Nell'esempio sono stati filtrati i fornitori contenenti la stringa Su. Per selezionare un fornitore è poi sufficiente cliccare su di esso. Una volta selezionato il fornitore, la sua Ragione Sociale completa apparirà nel menu ricerca e sarà possibile ottenere i dati filtrati La chiave inglese presente accanto al titolo della finestra permette di selezionare i campi dei fornitori da mostrare. di 13.5 Filtrare per referente Ogni utente, generalmente, si occupa degli ordini per i quali risulta come referente. Questo filtro permette di ottenere questa selezione. Nella figura sto filtrando gli ordini o le righe d'ordine ottenendo solo quelle in cui il campo referente della testata contiene la stringa Mario. 29

30 Nel caso in cui un utente volesse prendere in carico i dati assegnati ad un altro referente (ad esempio perché quest'ultimo è assente), può farlo concatenando le stringe attraverso l'uso dell'operatore OR. Nell'esempio, sono di interesse tutti gli ordini o le righe d'ordine tali per cui il referente contiene la stringa Mario oppure la stringa Luca. Se il referente è anche un utente di IUNGO, è possibile selezionarlo con precisione agendo sull'icona In tal caso, apparirà un popup con gli utenti tra i quali scegliere quello di interesse 13.6 Filtrare gli ordini senza righe Se si vogliono visualizzare tutte le testate che non hanno nessuna riga associata, selezionare il filtro Ricerche Speciali e premere Ordini senza righe. 30

31 13.7 Filtrare per gruppi di fornitori Se si vogliono filtrare i dati sulla base dei gruppi, selezionare il filtro Gruppi fornitori. Cliccando sul link, si apre un popup che mostra l'elenco dei gruppi fornitori disponibili e permette di scegliere su quali filtrare. Nell'esempio seguente si cercano i fornitori appartenenti al gruppo Batterie ed accumulatori o Gommisti. 31

32 14 ALLEGARE DOCUMENTAZIONI Per ciascuna riga d ordine o testata d'ordine è possibile allegare uno o più file. Tali file possono essere allegati manualmente dall utente oppure caricati automaticamente durante l importazione delle informazioni relative alle righe d ordine. Nella vista elenco righe d ordine oppure testate d'ordine è possibile visualizzare l icona che segnala la presenza o meno di documentazione allegata e contiene un link alla gestione dei documenti L icona della cartella gialla vuota (vedi icona dell'ultima riga) rappresenta l assenza di documentazione allegata, mentre l altra icona rappresenta la presenza di allegati alla riga d ordine. Posizionando il mouse sull'icona con allegati compare un popup che mostra l'elenco degli allegati, la loro dimensione, la data in cui sono stati aggiunti e l'utente che lo ha fatto. Permette inoltre di aprirli cliccando sul loro nome Cliccando sull'icona degli allegati, invece, è possibile accedere alla pagina dedicata alla loro gestione. La pagina è posizionata fra le informazioni di dettaglio di riga e quindi è raggiungibile anche selezionando l icona dettaglio riga d ordine e successivamente agendo sul tab Documenti allegati. 32

33 Premendo il pulsante Rimuovi, si rimuovono gli allegati selezionati nell'elenco. Nel caso in cui si permettesse ad un fornitore, tramite l' dell'ordine, di allegare documenti di riga o di testata, il fornitore potrebbe rimuovere solo quelli che lui stesso ha aggiunto. La sezione di inserimento è divisa in due parti: da Prodotto/Listino : questa sezione è presente solo se un utente ha i permessi per vedere il modulo listino o il modulo prodotti e permette allegare documenti prelevandoli dall'anagrafica prodotti o listini collegati ad un certo codice articolo. Cliccando il pulsante Cerca si ottiene l'elenco di tutti gli allegati trai quali scegliere Premendo il pulsante Inserisci, gli allegati selezionati vengono aggiunti. 33

34 da file : permette di aggiungere allegati prelevandoli dall'archivio di IUNGO (popolato dal gestionale) o dal computer locale Se nella configurazione di IUNGO è stato previsto un archivio contenente i documenti aziendali, cliccando sull'icona della cartella gialla sarà possibile aggiungere gli allegati manualmente prelevandoli da tale elenco. La sezione Da Questo Computer permette invece di aggiungere gli allegati selezionandoli dal computer locale (pulsante Sfoglia... ) oppure trasferendoli tramite drag&drop nell'area rettangolare delimitata dal bordo tratteggiato. L'opzione Esplodi Zip permette di, nel caso in cui si volesse allegare un file compresso.zip, estrarre ed allegare i singoli documenti in esso contenuti. 34

35 15 LOG DI RIGA IUNGO, per ognuna delle righe d'ordine, registra i cambi di stato sul workflow scatenati dai vari utenti e permette di consultarli in modo da sapere sempre cosa e' successo, quando è successo e chi l'ha fatto. Attraverso l'apposito mattone di log visualizzabile sulle righe posizionando il mouse sulla freccia verde si apre un popup con una anteprima del log mentre cliccando sulla freccia verde si accede alla pagina di consultazione del log di riga che si presenta come segue : in cui sono visualizzate le informazioni relative a : data/ora in cui e' avvenuta l'operazione data/ora in cui la riga è stata vista dal fornitore lo stato finale della riga in seguito all'operazione lista dei campi negoziabili utente che ha prodotto il cambio di stato note legate alla transizione evento che ha scatenato il cambio di stato Per agevolare la lettura, IUNGO evidenzia con colori diversi le informazioni degne di attenzione e cioè quelle che hanno subito variazioni : il colore giallo evidenzia le variazioni delle informazioni causate dal cliente, utente IUNGO o gestionale. Nell'esempio, si nota che il , ore 8:59, l'utente dallaglio ha prodotto una variazione al prezzo portandolo da 3,3 a 6,3. Le altre informazioni sono rimaste invariate. il colore rosso indica una variazione proposta dal fornitore rispetto al valore attuale. Nell'esempio, il , alle 10:24 il fornitore ha proposto una variazione di prezzo (10) e quantità (320) rispetto ai valori correnti (rispettivamente 6,3 e 300). il colore verde indica i valori che sono stati accettati diversi da quelli precedenti. Nell'esempio, il ore 14:43, l'utente turbine ha accettato le proposte del fornitore quindi i nuovi valori confermati (prezzo 10 e quantità 320) vengono trasmessi al gestionale. 35

36 16 PIANO DELLE CONSEGNE - SOLLECITI Il documento Piano Delle Consegne ( PDC ) / Solleciti, salvo personalizzazione richiesta dal cliente, contiene tutte le righe d'ordine aperte con data di consegna compresa tra gli M giorni precedenti e gli N giorni successivi alla data di emissione del piano stesso. Se dunque viene inviato al fornitore in data 02/05/2011, il piano contiene : tutte le righe aperte in ritardo di M giorni e quindi con data di consegna a partire da 02/05/ M tutte le righe in scadenza entro N giorni e quindi che hanno data di consegna fino a 02/05/ N Il piano di consegna può, ad esempio, essere utilizzato per : inviare ai fornitore la loro situazione ordini. Il vantaggio, rispetto all'ordine, è che il fornitore può comunicare con il cliente agendo su di una unica mail anziché una per ogni ordine. Lo svantaggio risiede nelle dimensioni che può raggiungere il documento a causa dell'elevato numero di righe. ricordare al fornitore quali sono le righe prossime alla scadenza sollecitare al fornitore la consegna di quelle scadute I numeri di M,N di giorni sono differenziabili da fornitore a fornitore e sono impostato in anagrafica fornitori. A tale scopo accedere alla scheda Dati comuni ( o Anagrafiche ) e premere il pulsante Fornitori (o Partners ) presente sulla sinistra. Cliccare poi sulla ragione sociale del fornitore per accedere alla pagina di modifica dei suoi dati trai quali troviamo i seguenti parametri Finestra temporale... 'Previsione di Consegna' = numero di giorni da includere nel documento Previsione di consegna / Sollecito. Il documento comprenderà le righe ordine con data di consegna compresa nell'intervallo indicato e quindi da M giorni prima dell'invio del documento fino a N giorni dopo l'invio. Se uno dei due parametri vale -1 significa che il parametro non è utilizzato. I due valori Da... A... possono essere esportati dal gestionale nella sezione SdPartner del file XML, rispettivamente nei tags <DeliveryLeadTimeFrom> e <DeliveryLeadTime>. Intervallo in caso di invio periodico... = Se il documento con la previsione delle consegne viene inviato attraverso apposito plugin (vedere documentazione su plugin inviopdc ) è possibile configurarlo in modo che l'invio non avvenga in giorni specifici ma ad intervalli periodici. Tale parametro nel fornitore indica l'intervallo di invio periodico da utilizzare per lo specifico fornitore. Se non diversamente specificato : il PDC contiene righe ordinate per codice prodotto, data di consegna, numero ordine, numero riga. contiene le righe che assumono uno degli stati prop, conf, mforn. Il pulsante spedisci presente nella parte superiore dell'anagrafica fornitore, permette di eseguire la spedizione manuale del documento. 36

37 17 IN USCITA E BLACK LIST Quando previsto dalla configurazione del sistema (workflow, richieste di invio manuale dei documenti, plugin che attivano processi di invio,...), IUNGO si occupa della spedizione dei documenti. In realtà la spedizione non è immediata ed i documenti vengono aggiunti ad una coda di uscita che viene periodicamente esaminata da un apposito processo. La coda di uscita è accessibile premendo l'apposito comando in basso a SX in qualsiasi modulo oppure cliccando sulla ragione sociale dell'azienda in alto a destra e selezionando il menu Notifiche in uscita La pagina mostra le notifiche in coda di spedizione organizzate per categoria Al momento opportuno, il processo che si occupa dell'invio esamina le notifiche in coda, le aggrega in modo da evitare invii multipli di uno stesso documento e prova ad effettuare la spedizione. Se avviene con successo, la notifica è rimossa dalla coda altrimenti, accanto a ciascuna notifica, appare una segnalazione su sfondo rosso che indica il problema rilevato. 37

38 Per segnalare agli utenti che si è verificato un problema di invio senza che essi debbano controllare periodicamente lo stato della coda in uscita, IUNGO mostra agli utenti una finestra flottante con un link che li guida alla soluzione del problema. Nell'esempio in figura, cliccando sul link vedi, l'utente accede direttamente alla pagina della coda in uscita dove potrà analizzare l'errore che si è verificato. Il capitolo seguente mostra alcuni esempi di errore e come intervenire Errori di spedizione Indirizzo assente o scritto male Nel caso in esame, il documento Previsione di consegna non è stato inviato perchè il fornitore non ha indirizzo oppure è scritto male quindi la soluzione è, in questo caso, correggere l'indirizzo sul fornitore e premere il tasto Riprova presente sotto alla segnalazione di errore. Se il fornitore è stato importato dall'esterno, ovviamente l'indirizzo dovrà essere inserito anche sul gestionale. 38

39 Indirizzo inesistente o non valido Nel seguente caso l'ordine non è stato inviato perchè il mail server ha segnalato che l'indirizzo non è valido o inesistente In tal caso si hanno due possibili soluzioni : 1) inserire l'indirizzo giusto sul fornitore o sull'ordine (anche sul gestionale) e premere il tasto Riprova 2) aggiungere il fornitore alla lista degli indirizzi da bloccare e premere il tasto Riprova. Premendo il pulsante Lista Indirizzi Bloccati, l'utente può accedere ad una pagina in cui può indicare che per un certo indirizzo IUNGO non deve procedere all'invio. Se viene attivato il flag sull'indirizzo, da quel momento l'indirizzo sarà ignorato in qualsiasi invio da parte di IUNGO Mail server non raggiungibile Nel seguente caso IUNGO non è riuscito ad inviare le a causa di un problema di connessione con il mail server Appena la connessione si sarà ripristinata IUNGO ritenterà la spedizione ed il messaggio di errore sparirà automaticamente. E' comunque possibile ritentare manualmente la rispedizione, senza attendere il processo automatico di IUNGO, premendo il tasto Riprova. 39

40 18 SPEDITE RICEVUTE IUNGO può conservare tutte le inviate e ricevute dai fornitori permettendone la consultazione da portale, con vari livelli di dettaglio: inviate e ricevute relativamente ad un ordine collegate ad un cambio di stato di una riga inviate e ricevute relativamente ad un fornitore inviate e ricevute relativamente ad una ditta Per visualizzare le inviate/ricevute riguardanti uno specifico ordine, accedere alla vista testata+tighe e cliccare sull'icona dell' presente nel riassunto di testata. Per accedere alle inviate/ricevute collegate ad un cambio di stato di una riga, accedere al log della riga di interesse e cliccare sull'icona presente sulla destra Se la riga di log si trova in uno stato che prevede spedizione (es. Proposto), il documento mostrato è quello che è stato inviato subito dopo il cambio di stato di quella riga. Se la riga di log si trova in uno stato raggiunto in seguito a dati ricevuti dal fornitore (es. ModForn), il documento mostrato è quello che è stato ricevuto e che ha prodotto il cambio di stato. Per accedere a tutte le inviate riguardanti uno specifico fornitore, accedere all'anagrafica fornitore e selezionare la scheda Log Spedizioni. La pagina mostra tutte le inviate suddivise per le principali categorie ed indica la data di spedizione, la data e l'ora in cui il documento è stato visto dal fornitore, il modello usato nella generazione della , l'indirizzo di destinazione della spedizione e l'oggetto dell' . 40

41 Le due icone presenti sulla sinistra permettono di visualizzare o scaricare il documento inviato. Per visualizzare tutte le s inviate/ricevute per una specifica ditta, indipendentemente dal fornitore, cliccare sulla ragione sociale della ditta in alto a destra ed accedere alla scheda Log Spedizioni o Log Ricezioni La pagina mostra tutte le inviate suddivise per le principali categorie ed indica la data di spedizione, la data e l'ora in cui il documento è stato visto dal fornitore, il modello usato nella generazione della , l'indirizzo di destinazione della spedizione e l'oggetto dell' . La pagina con le s ricevute, mostra invece la data di ricevimento, il mittente, l'oggetto della ricevuta, e il nome del file dell' salvata. Le due icone presenti sulla sinistra permettono di visualizzare o scaricare il documento inviato. 41

42 19 GRUPPI DI FORNITORI IUNGO permette di assegnare i fornitori a gruppi liberamente definiti dagli utenti. La gestione dei gruppi può essere presente in varie pagine di IUNGO, sulla base delle necessità, ma segue sempre la stessa logica. Per gestire i gruppi accediamo, ad esempio, all'anagrafica dei fornitori quindi al modulo Dati comuni e premiamo il pulsante Fornitori (o Partners ) presente a sinistra. Selezioniamo poi la scheda Gruppi fornitori. La pagina mostra l'interfaccia per la gestione dei gruppi di gruppi Creazione di un gruppo Prima di popolare un gruppo è necessario crearlo. Inserire quindi il nome del gruppo (in figura è stato inserito il nome G4) e premere il tasto Nuovo Gruppo Modifica di un gruppo Dopo avere creato un gruppo è possibile aggiungere e rimuovere fornitori. Selezionare quindi il gruppo di interesse, ad esempio il gruppo G4 precedentemente creato, e nella sezione Cerca inserire una parte della ragione sociale del fornitore di interesse. Nella finestra precedente sono stati filtrati tutti i fornitori che nella ragione sociale hanno la stringa torn. Per aggiungere un fornitore al gruppo G4 è sufficiente cliccare sulla sua ragione sociale. Il fornitore aggiunto apparirà nell'elenco sopra la sezione Cerca. 42

43 Per rimuovere uno o più fornitori da un gruppo, selezionare il gruppo e nella lista di destra 'flaggare' quelli che si vuole rimuovere. Premere infine il pulsante Rimuovi per eseguire la rimozione Rimozione di un gruppo Per rimuovere un gruppo, selezionarlo dalla lista e premere il pulsante Rimuovi Gruppo. 43

44 20 ESPORTARE I DATI IN XML O EXCEL IUNGO permette di estrarre i dari degli ordini e delle righe d'ordine e di esportarli in formato XML o CSV apribile con Excel. Per l'esportazione accedere alle viste in cui ho l'elenco delle testate ordini (pulsante Ordini in alto a sinistra) o delle righe ordini (pulsante Righe Ordini in alto a sinistra). E' possibile esportare i dati della sola pagina visualizzata oppure di tutti i dati filtrati, anche se si trovano nelle altre pagine, selezionando il comando Esporta solo i dati della pagina visualizzata. Nella parte inferiore della pagina (se l'utente ha le permission per vederli) sono presenti i comandi per esportare i dati: Genera XML : genera un file XML contenente i dati Genera EXCEL : genera un file del tipo.csv contenente i dati. Se premo uno dei due comandi, viene generato il file richiesto e sulla pagina appare il link che permette il download del file generato. Il file ottenuto contiene tutti dati di riga o di testata indipendentemente dalle colonne che si è deciso di visualizzare nelle pagine del portale. Cliccando sul link blu appare la finestra che permette di scegliere l'applicazione da utilizzare per aprire il file 44

45 Successivamente potrebbe apparire la richiesta di specificare quale carattere deve essere considerato come separatore tra i campi informativi, in tal caso selezionare il 'punto e virgola' 45