BusinessK s.r.l. Via Ruggero da Parma, Parma Codice fiscale e p.iva: info@businessk.it IL PRODOTTO

Transcript

1 BusinessK s.r.l. Via Ruggero da Parma, Parma Codice fiscale e p.iva: info@businessk.it IL PRODOTTO MyPuntas è un software sviluppato per la gestione di saloni di parrucchieri, centri estetici, palestre ed attività similari, progettato e realizzato in diretta collaborazione con professionisti del settore. MyPuntas risolve in modo semplice innumerevoli problemi di gestione quotidiani, può vantare avanzate funzionalità di analisi e gestione, e migliora l efficienza e la resa globale del personale e delle attrezzature, il tutto contribuendo a dare un immagine dinamica e moderna al salone. La licenza prevede la possibilità di installare ed utilizzare il software su due computer di cui il primo da usarsi allʼinterno della sede dellʼattività (installazione server ) ed il secondo in modalità denominata backup, che permette appunto di effettuare backup e analisi statistica, eventualmente in una sede separata. Il programma consente inoltre di lavorare in rete locale da più stazioni all'interno del salone, e di collegare due o più saloni in modo da condividere dati ed informazioni attraverso una connessione protetta in Internet (con il modulo Multilink). pag..1 di 14

2 GESTIONE APPUNTAMENTI Lo schermo principale del programma, è strutturato con una parte superiore divisa in tante colonne quante sono gli operatori attivi nel salone, ed una parte inferiore che mostra in sintesi la situazione dei dieci giorni successivi. Le proporzioni delle due zone possono essere variate a piacere dall utente. Lo schema è quello di una agenda che mostra con blocchetti colorati l occupazione del tempo da parte dei vari operatori. Il colore dei blocchetti è legato al cliente, all operazione oppure allo stato del servizio (cliente entrato, servizio in corso, pagamento, cliente già uscito ecc.). Le varie colonne possono anche rappresentare altre risorse quali attrezzature, macchine e cabine. In fase di configurazione iniziale del programma l utente fornisce al sistema l elenco dei servizi e degli operatori. In questa fase è possibile escludere servizi particolari da particolari operatori, e definire priorità nell assegnazione dei servizi, poiché il programma tiene conto in fase di definizione dell appuntamento delle peculiarità dei singoli operatori e delle singole risorse. Ogni singolo servizio è suddiviso in più operazioni (i singoli blocchetti colorati) che possono essere eseguiti anche da persone diverse. Inoltre si possono definire periodi di pausa tra le varie operazioni (per periodi di posa ecc.). La durata delle operazioni regola così la grandezza dei blocchetti. Prendere un nuovo appuntamento è molto semplice e veloce. Basta premere un tasto per accedere all anagrafica clienti. pag..2 di 14

3 Qui, digitando parte del nome, il sistema filtra in un istante tutti i nominativi il cui nome, cognome o soprannome comprende il testo immesso. Quindi un doppio click seleziona il cliente. Nella seconda schermata si può definire la composizione dell appuntamento scegliendo uno o più servizi (si possono usare tasti di scelta rapida scelti dall utente e/o funzioni di ricerca rapida), eventualmente modificandone la tempistica. Il programma ricorderà le modifiche e le riproporrà quando lo stesso cliente richiederà gli stessi servizi. Scelti i servizi il programma torna alla schermata principale evidenziando con colori diversi i possibili spazi liberi in cui depositare l appuntamento. In questa fase avviene istantaneamente un complesso calcolo in cui si tiene conto delle tempistiche dei servizi, degli appuntamenti già schedulati per i singoli operatori, dei tempi di chiusura, delle preferenze del cliente (che può esprimere in fase di composizione dell appuntamento), della priorità degli operatori, delle pause o ferie del personale ecc. pag..3 di 14

4 Una volta preso l appuntamento, questo può essere spostato, ripetuto in futuro con periodicità variabile, e le operazioni che lo compongono possono essere variate ed assegnate agli operatori nel rispetto dei vincoli definiti nell appuntamento. Se l appuntamento viene richiesto in una fascia oraria in cui non è possibile la conferma, si può inserire nella Lista d attesa. Essa tiene traccia delle richieste del cliente che non è stato possibile soddisfare. Le ore e gli operatori interessati sono evidenziati con un apposito sfondo nell appuntamentario. Ogni movimento di cancellazione o di spostamento appuntamenti che avviene nelle zone interessate dalla Lista d attesa, e che libera tempo utile, dà la possibilità di ricontattare i clienti per fissare l appuntamento originale. pag..4 di 14

5 GESTIONE CLIENTI Nel caso in cui si vogliano modificare i dati del cliente o immettere un nuovo cliente si passa alla scheda cliente, dove è possibile immettere tutti i dati, che vengono poi utilizzati dalle statistiche o dalla gestione fiches (sconti applicati, importi non pagati ecc.). Il campo note tecniche permette di memorizzare e stampare un lungo testo, e di storicizzarne le modifiche nel tempo, memorizzando la data di riferimento, ed è sempre visibile nelle finestre sensibili del programma. L'informativa per la legge sulla privacy ed il relativo consenso possono essere stampati direttamente dal programma, con varie modalità. Il programma si può interfacciare anche con alcuni centralini telefonici, permettendo l invio delle telefonate con un semplice click, e per le chiamate entranti il riconoscimento automatico del cliente, ancora prima di rispondere alla telefonata. Si possono inserire immagini nell anagrafica clienti, anche direttamente tramite webcam collegata. Se si ha necessità di gestire una o più informazioni non contemplate dalla anagrafica clienti, si ha la possibilità di definire campi supplementari e di utilizzarli liberamente, anche per effettuare ricerche sulla base di questi campi. Si possono stampare tessere clienti complete di codice a barre (da plastificare ed utilizzare in gestione servizi), inviare via mail o SMS comunicazioni collettive o personalizzate, inviare automaticamente gli auguri di compleanno e i messaggi di benvenuto ai nuovi clienti. pag..5 di 14

6 MARKETING Si possono facilmente creare individuali e multiple, per comunicazioni collettive. Per creare un' collettiva si possono definire dei criteri di scelta dei clienti con svariati filtri (età, spesa media, periodicità, articoli o servizi acquistati o non acquistati ecc.), che si possono anche combinare tra loro. La lista dei clienti selezionata in questo modo può essere personalizzata e si possono direttamente aggiungere o togliere nominativi. Queste mail non vengono inviate immediatamente, ma possono essere completate aggiungendo o correggendo il testo, ed aggiungendo uno o più allegati. Le stesse operazioni possono essere eseguite per inviare SMS al posto di . E' possibile acquistare presso un gateway Internet un pacchetto prepagato di SMS da utilizzare liberamente. Un SMS di promemoria può anche essere inviato automaticamente qualche ora prima dell'inizio dell'appuntamento ai clienti. Con un'apposita funzionalità si può visualizzare lo storico degli invii fatti sia tramite sia SMS. pag..6 di 14

7 VENDITA Strettamente connessa alla gestione appuntamenti è la gestione delle fiches di acquisto, in cui si possono inserire le operazioni di vendita dei servizi, dei prodotti e degli abbonamenti o promozioni. Il sistema prepara sulla base dell appuntamento la fiches, i cui elementi vanno poi confermati o alterati dagli operatori che eseguono i vari servizi, registrando così i tempi, i costi e gli eventuali prodotti venduti o proposti. Il programma tiene traccia dei clienti nel salone e del loro stato (in salone, entrati, in attesa, pronti per pagare ecc.). E possibile collegare al computer uno o più lettori di codici a barre, per semplificare tutte le operazioni mediante la lettura diretta della tessera del cliente e dei codici dei servizi e dei prodotti. Si possono gestire anche servizi complessi, che utilizzano contemporaneamente più persone o cabine con tempistiche particolari, tipici per esempio dei saloni estetici. Durante la visualizzazione della fiche si possono inoltre attivare timer personalizzati, oppure effettuare particolari operazioni (scheda analisi della cute e prodotti consigliati ecc.). Il programma registra la proposta di prodotti o servizi da parte degli operatori, proposta che viene poi ripresa nel momento della chiusura della fiche. Le statistiche legate alle proposte possono essere visionate in fase di analisi e contribuiscono a formare un sistema di incentivazione del personale. Alla reception la scheda servizi viene presentata con totale importo e sconti cliente differenziati per servizi ed articoli. La fase di pagamento include la gestione dei pagamenti in sospeso per cliente e permette la stampa automatica della ricevuta fiscale o dello scontrino con apposita stampante collegata al computer. Il magazzino inoltre viene automaticamente aggiornato con lo scarico degli articoli venduti. pag..7 di 14

8 GESTIONE ABBONAMENTI Si possono gestire abbonamenti, promozioni, schede prepagate, lettere regalo ecc. sia per situazioni standard (tipo promozione 10 colori al prezzo di 8 ) sia per situazioni personalizzate, quali il regalo da parte di un cliente ad un altro cliente di una serie di servizi. Questi abbonamenti possono essere sia a numero di servizi sia ad importo totale, e possono essere composti a piacere. Si possono gestire tessere di accumulo punti, o tessere prepagate che danno diritto a sconti su servizi. La vendita iniziale dell'abbonamento genera un flusso di cassa iniziale, che poi verrà compensato nei giorni successivi dall'utilizzo dell'abbonamento stesso. Questo flusso di cassa viene mantenuto separato nelle statistiche per non influenzare i dati di chi esegue i servizi precedentemente pagati. Si può gestire la scadenza dell'abbonamento, nonchè contattare i clienti con abbonamenti non esauriti prima della scadenza. GESTIONE DEL PERSONALE Se si desidera un'analisi accurata delle presenze e del rendimento del personale, è possibile utilizzare il programma anche per la rilevazione delle presenze del personale. Si può utilizzare sia un lettore d'impronte digitali, sia un lettore barcode per la registrazione delle operazioni di entrata, di uscita e l'esecuzione dei vari servizi, oppure si possono inserire i dati delle presenze manualmente, per una maggiore flessibilità. Le operazioni quali la cancellazione di appuntamenti o la variazione della fiche dei clienti possono pag..8 di 14

9 essere anch'esse a richiesta registrate, in modo da fornire a fine giornata un mezzo per individuare eventuali situazioni anomale o addirittura ammanchi di cassa. Il software può tener traccia dei periodi di assenza, del piano ferie, dei periodi di malattia, infortunio o permessi, della suddivisione in ore ordinarie e straordinarie e delle turnazioni degli operatori anche in caso di rotazione degli operatori tra più saloni. Si possono vedere sullo schermo solo gli operatori presenti, in modo da facilitare la gestione degli appuntamenti nei saloni con un numero elevato di operatori. I dati confluiscono nel sistema delle statistiche dal quale si possono estrapolare coefficienti di occupazione del tempo, di assenteismo, di rendimento in termini di tempo e di valore dei servizi effettuati. Inserendo alcuni semplici dati retributivi viene calcolato un costo orario del personale. Inoltre utilizzando le statistiche si possono calcolare incentivi semplicemente sulla base dei dati di presenza e di rendimento sul tempo, anche con parametri differenziati operatore per operatore. ANALISI STATISTICA DEI DATI DI GESTIONE Il sistema memorizza tutta la storia del locale. Giorno per giorno i dati vengono calcolati e scaricati, e possono essere visualizzati ed elaborati su un altro computer. Calcola incassi e dati di fine giornata, statistiche sul venduto in periodi prescelti, coefficienti di efficienza degli operatori e di utilizzo delle attrezzature. Tiene traccia dei nuovi clienti e di quelli in recesso. Calcola dati come la frequenza dei clienti, la loro variabilità, la spesa totale e media mensile realizzata... e mille altri, ci sono decine e decine di report visualizzabili. Puoi vedere la composizione della clientela per fasce di età, per professione, per sesso, per classe di sconto, e vedere quanto spendono in proporzione le varie componenti. pag..9 di 14

10 Ognuna di queste funzioni statistiche può dare origine a grafici di vario tipo e tabelle direttamente all interno del programma. In ogni momento si può vedere come e in che direzione sta andando l attività. Con l ausilio dei dati statistici e delle anagrafiche si possono organizzare iniziative di marketing dirette. Il sistema è compatibile con Microsoft Office o OpenOffice (con libera licenza d'uso) per importare i dati in Word, Excel, Access ed elaborarli creando ulteriori grafici e tabelle. Ogni stampa prodotta dal programma passa attraverso Microsoft Office o OpenOffice.org per consentirne la modifica prima della stampa definitiva, o il salvataggio e l'archiviazione. pag..10 di 14

11 NETWORKING Il sistema può funzionare in rete locale. Si possono collegare quante stazioni si desiderano, da una fino a 10 o più, costantemente sincronizzate in tempo reale tra loro. Se il salone si estende su più vani o piani, con un occhiata al monitor ogni operatore può tenere d occhio dati del cliente, modifiche degli appuntamenti, entrata ed uscita dei clienti, comunicazioni agli operatori provenienti dalla reception o da altre postazioni con la funzione di instant messaging. L operatore con una semplice occhiata può vedere se il prossimo cliente che deve servire è già entrato in salone e regolarsi di conseguenza, oppure può marcare come pronto per pagare un cliente avvisando così la reception. MULTILINK Se si possiedono più saloni si possono collegare in rete geografica, in modo da rendere possibile la consultazione o l'interazione a distanza. Si possono condividere le tabelle di base in modo che la creazione di un nuovo articolo di magazzino o di un nuovo cliente venga automaticamente propagata agli altri saloni, e si può programmare la chiusura dei saloni centralizzando l'operazione e la raccolta dei dati. Da un unica stazione si possono quindi consultare le statistiche relative ad ogni salone e le statistiche unificate relative a tutti i saloni. E possibile anche la condivisione dello schermo di un salone remoto, in modo da poter aver pieno accesso al PC controllato da casa, da un salone secondario o da un computer portatile. pag..11 di 14

12 MAGAZZINO, ORDINI, SCADENZE L anagrafica articoli è suddivisa per categoria e gruppi articoli. La gestione del magazzino permette di movimentare l archivio con carichi e scarichi con causali diverse, che rispondono a situazioni pratiche di gestione (carico da bolla di acquisto, carico automatico da ordine, scarico per uso interno, scarico per vendita, trasferimento ad altro magazzino, rettifica d inventario ecc.). Il sistema permette la visualizzazione giacenze e schede articoli, la gestione scorte minime, la gestione del conto vendita, della rotazione e numerose altre interrogazioni. Le giacenze ed il valore del magazzino può essere calcolato in qualsiasi momento col metodo del prezzo ultimo, del prezzo medio e del prezzo standard. Sono coperte tutte le fasi dell ordine a fornitore, dal sottoscorta alla definizione e alla stampa dell ordine, ed al carico da ordine quando la merce arriva alla scadenza di pagamento. Si possono gestire anche carichi parziali e compensazioni dell ordinato. Tutto questo con l ausilio del lettore di codici a barre. Per chi utilizza prodotti Redken 5th Avenue NYC, è previsto l'aggiornamento automatico delle anagrafiche articoli attraverso Internet. Viene gestito anche uno scadenzario per registrare scadenze di pagamento e non, con avviso di scadenza all apertura del programma. Per chi gestisce più di un magazzino è possibile suddividere tutte le operazioni di carico, scarico, ordine, trasferimento ecc. in un numero a piacere di sottomagazzini interdipendenti, e se è attivo il modulo Multilink si possono effettuare trasferimenti a magazzini remoti con un unico movimento di magazzino. pag..12 di 14

13 STATISTICHE IN REMOTO I dati statistici vengono storicizzati ogni giorno all interno di particolari archivi, che consentono l elaborazione delle statistiche. Questi archivi possono essere scaricati su un supporto rimovibile, come una chiavetta USB, oppure inviati attraverso Internet. Durante la chiusura giornaliera, oltre al salvataggio delle statistiche, viene effettuata la chiusura fiscale della cassa e creato un backup completo del database, che consente la ricostruzione totale del sistema in caso di rottura dell'hardware, senza perdere dati. Questo approccio permette il trasporto dei dati statistici e consente inoltre di centralizzare in un unica postazione le statistiche relative a più saloni. EMISSIONE DI DOCUMENTI FISCALI Il programma può pilotare automaticamente una stampante fiscale per l emissione degli scontrini (esistono stampanti di dimensioni molto contenute, pensate appositamente per questa finalità). Le stampanti fiscali sostituiscono il registratore di cassa, ed hanno il vantaggio della semplicità, delle dimensioni estremamente contenute e della praticità (i dati fiscali vengono registrati non più su un secondo rotolo di carta ma su una scheda di memoria). Grazie a queste caratteristiche si stanno diffondendo velocemente in tutte quelle configurazioni in cui un software gestionale consente di emettere scontrini in tempo reale. Se si utilizzano le ricevute fiscali, il programma può essere configurato per stampare la ricevuta fiscale da qualsiasi stampante collegata. L utente può spostare a piacere i campi stampati da un'apposita finestra di configurazione, rendendo possibile l adattamento a qualsiasi modulo preesistente. Il programma può dividere automaticamente l'incasso in uno o più registri contabili (per esempio parrucchieri + estetica) suddividendolo ulteriormente in servizi e prodotti, e persino essere interfacciato contemporaneamente con più di una stampante fiscale, per saloni che hanno più di una attività con partite IVA distinte. APPUNTAMENTI VIA INTERNET L'attivazione di questo modulo permette a MyPuntas di pubblicare alcune pagine web che permettono di prendere un appuntamento via Internet. Il sito Internet del salone, tramite un link, reindirizzerà il browser dell'utente direttamente al PC in salone, che funzionerà in quel momento da web server. Questo fa sì che l'appuntamento sia visualizzabile in tempo reale. Qualsiasi utente Internet può registrarsi nel sito con la propria ed automaticamente viene inserito nell'anagrafica del salone. La procedura è personalizzabile in molti aspetti importanti e c'è anche la possibilità di pagamento anticipato (parziale o totale) con carta di credito, con contatto di e-commerce. pag..13 di 14

14 VIDEO TUTORIAL Il programma ha al suo interno una serie di video-guide della durata di 5-10 minuti l'una, che illustrano direttamente e semplicemente ogni funzione del programma. Al termine di ogni video, vengono indicate le video-guide ad esso collegate, per approfondire o per continuare ad visualizzare altri argomenti. Il set di video-guide non è statico ma si aggiorna per illustrare le nuove funzioni del software introdotte con gli aggiornamenti periodici. L'aggiornamento delle video-guide è gratuito, automatico ed illimitato nel tempo. pag..14 di 14