MANUALE PER GLI UTENTI

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1 COMMISSIONE EUROPEA DG Mercato interno e servizi Servizi Cooperazione amministrativa e reti tra Stati membri Bruxelles, 22 settembre 2008 MARKT/E3/(2008)42151 MANUALE PER GLI UTENTI Parte 1 Funzionamento generale dell IMI Parte 2 Istruzioni specifiche per le autorità competenti e i coordinatori IMI SISTEMA D INFORMAZIONE DEL MERCATO INTERNO Commissione europea B-1049 Bruxelles - Belgio. Telefono: (32-2) J:\_IMI Filed documents\a) Docu (System develop)\5) DEVELOP PHASE\Elaboration phase\updated User Procedures Handbook_42151.doc

2 INDICE 2.1. Autorità competenti Coordinatori IMI Autorità collegate Commissione europea Utente di base Gestore della richiesta Attributore Gestore locale di dati Supervisore del rinvio Panoramica Iter normale di una richiesta IMI Altri iter Iter della richiesta in cui intervengono i coordinatori IMI (livelli superiori) Nome utente Istruzioni e password Prima connessione all IMI Nome utente, password o codice di sicurezza sbagliati Lingua della sessione Cercare un autorità competente Visualizzare le richieste Elenco delle richieste Creare una nuova richiesta di informazioni da inviare ad un autorità di un altro Stato membro Trattare la risposta ricevuta Rinviare una risposta insoddisfacente ad un coordinatore IMI Accettare una nuova richiesta di informazioni inviata da un autorità competente di un altro Stato membro Rispondere ad una richiesta di un altra autorità Rispondere ad una richiesta di ulteriori informazioni di un altra autorità Trattare una richiesta di ulteriori informazioni rinviata dai coordinatori IMI responsabili L Elenco delle azioni automatiche Motivazione Tipi di estratti

3 13.1. Traduzione istantanea Traduzioni salvate Attivare il procedimento di attribuzione Attribuire una richiesta Disattivare il procedimento di attribuzione Uso del procedimento di attribuzione da parte di un coordinatore IMI Modificare i dati identificativi della propria autorità Aggiornare i settori di attività economica e i settori politici che definiscono l ambito di competenza della propria autorità Informazioni generali relative ad un settore legislativo Impostazioni relative alle richieste di informazioni per un autorità competente normale Impostazioni relative ai settori legislativi per un coordinatore IMI (NIMIC, SDIMIC o DIMIC) Registrare altri utenti della propria autorità Gestire i profili degli utenti IMI appartenenti ad un autorità Reimpostare una password Coordinatori collegati Autorità collegate Funzioni amministrative dei coordinatori Funzioni di supporto dei coordinatori Funzioni di coordinamento in relazione al contenuto (per i diversi settori legislativi e i diversi iter) Registrare un autorità competente nell IMI Registrare un coordinatore IMI Concedere l accesso a un nuovo settore legislativo ad un autorità già registrata nell IMI Il procedimento di rinvio Procedere all approvazione di richieste e risposte

4 Introduzione Questo documento è concepito come manuale ad uso degli utenti del sistema IMI. Elaborato dalla Commissione europea in collaborazione con gli Stati membri, il sistema d informazione del mercato interno (IMI) è uno strumento concepito per aiutare le autorità competenti del territorio dello Spazio economico europeo a scambiarsi informazioni con le loro controparti in altri Stati membri, conformemente alle disposizioni sull assistenza reciproca previste da taluni atti legislativi sul mercato interno. Il manuale per gli utenti IMI si suddivide in due parti: Parte 1: Funzionamento generale dell IMI Questa parte illustra a grandi linee il sistema IMI, le parti interessate e in che modo interagiscono all interno del sistema. Parte 2: Istruzioni specifiche per le autorità competenti e i coordinatori IMI Questa parte contiene istruzioni per l utilizzo dell'imi da parte delle autorità competenti e dei coordinatori IMI. Verrà costantemente aggiornata in base all evoluzione del sistema. Sul sito web multilingue dell IMI sono disponibili ulteriori informazioni, tra cui un elenco di Domande frequenti, nonché i link a simulazioni on-line e alla versione di addestramento dell IMI. Il sito web è accessibile al seguente indirizzo: Se avete bisogno di assistenza o volete far conoscere la vostra valutazione del sistema IMI, potete rivolgervi ai punti di contatto IMI nazionali. Ogni Stato membro ha designato un coordinatore nazionale IMI (NIMIC), responsabile della messa in opera e del buon funzionamento del sistema. A seconda della struttura organizzativa dell IMI nel vostro paese, il NIMIC può aver istituito un Helpdesk IMI a livello nazionale o una serie di punti di assistenza decentralizzati. I recapiti sono disponibili sul sito web dell IMI. La Commissione europea, da parte sua, ha istituito un Helpdesk IMI. Se il NIMIC non è in grado di risolvere un problema a livello locale, può contattare l Helpdesk della Commissione europea per , all indirizzo imi-helpdesk@ec.europa.eu, o chiamando il numero

5 Parte 1 Funzionamento generale dell IMI 5

6 1. CHE COS È IL SISTEMA IMI? Elaborato dalla Commissione europea in collaborazione con gli Stati membri, l IMI è uno strumento concepito per aiutare le autorità competenti del territorio SEE a scambiarsi informazioni con le loro controparti in altri Stati membri, conformemente alle disposizioni sull assistenza reciproca previste da taluni atti legislativi sul mercato interno. Alla base del sistema vi è una banca dati contenente un repertorio delle autorità competenti del SEE che intervengono nell applicazione quotidiana della legislazione sul mercato interno nel loro territorio. La banca dati offre possibilità di ricerca multilingue per facilitare la scelta dell interlocutore giusto. Per poter utilizzare questo sistema non occorre conoscere la struttura amministrativa degli altri Stati membri. L altro elemento principale dell IMI è una banca dati contenente serie di domande previamente tradotte, desunte dalle disposizioni in materia di assistenza reciproca della legislazione pertinente. Un autorità competente in uno Stato membro può creare una richiesta (nella propria lingua) basandosi su una di queste serie di domande e inviarla mediante il sistema alla propria controparte in un altro Stato membro. L autorità consultata vedrà la richiesta nella propria lingua e potrà inviare la risposta all autorità richiedente sempre per mezzo del sistema. In un primo tempo l IMI fungerà da ausilio per le disposizioni in materia di assistenza reciproca della direttiva riveduta sulle qualifiche professionali (2005/36/CE). A partire dal dicembre 2009 sarà utilizzato anche per le disposizioni in materia di cooperazione amministrativa della direttiva sui servizi (2006/123/CE). L IMI è concepito come un sistema generale a supporto di svariati settori della legislazione sul mercato interno e si prevede di estenderne successivamente l uso ad altri settori legislativi. 2. CHI SI PUÒ SERVIRE DELL IMI? 2.1. Autorità competenti Le principali parti interessate sono le autorità competenti del territorio SEE, che si scambieranno richieste di informazioni tramite il sistema. Può trattarsi di organismi pubblici oppure di enti privati che gli Stati membri hanno autorizzato a svolgere determinate funzioni relative all applicazione della legislazione sul mercato interno. Possono operare a livello nazionale, regionale o locale Coordinatori IMI Intervengono nel sistema anche vari coordinatori IMI, il cui ruolo è autenticare le autorità competenti che chiedono di accedere al sistema e far sì che le richieste provenienti da altri Stati membri ricevano risposte soddisfacenti e tempestive. Possono inoltre scambiare richieste di informazioni con altre autorità che sono registrate nel sistema. 6

7 I coordinatori IMI possono inoltre svolgere un ruolo di coordinamento in relazione a determinati iter previsti dal sistema IMI. Uno Stato membro può ad esempio decidere che tutte le richieste debbano essere approvate da un coordinatore IMI prima di essere inviate ad un altro Stato membro. Esiste un coordinatore nazionale IMI (NIMIC) per Stato membro e, a discrezione dei singoli Stati, possono essere designati coordinatori IMI delegati (DIMIC) responsabili delle funzioni di coordinamento per un determinato settore legislativo, una suddivisione amministrativa o una regione geografica. Nel caso particolare in cui il coordinatore delegato sia responsabile di tutti i settori legislativi della propria regione, è denominato Super-DIMIC Autorità collegate In linea di principio, un autorità competente può visualizzare all interno dell IMI solo le richieste di cui è parte richiedente o parte consultata, non potendo accedere alle richieste di altre autorità che utilizzano il sistema. Può tuttavia verificarsi che un autorità abbia bisogno di avere il quadro generale delle richieste effettuate da un altra autorità. Ad esempio, per l Ordine dei medici nazionale potrebbe essere necessario sapere quali richieste sono state fatte dagli Ordini provinciali. L IMI consente pertanto ad un autorità competente di accordare ad un altra autorità l accesso a una panoramica delle proprie richieste. La seconda autorità viene denominata autorità collegata e può visualizzare l elenco delle richieste inviate e ricevute dall autorità a cui è collegata Commissione europea La Commissione europea ospita il sistema IMI presso il proprio centro informatico a Lussemburgo, si fa carico della sua manutenzione e delle traduzioni necessarie e fornisce assistenza agli Stati membri mediante un helpdesk centrale. 3. PROFILO DEGLI UTENTI Per poter utilizzare il sistema, le autorità e i coordinatori devono essere registrati nella banca dati delle autorità competenti dell IMI. Ogni autorità/coordinatore registrata/o designerà, all interno del proprio organico, una o più persone fisiche in qualità di utenti dell IMI. Gli utenti saranno registrati nel sistema e riceveranno una serie di diritti che determineranno il modo in cui possono intervenire nel sistema. Dal momento che le autorità abilitate ad utilizzare l IMI hanno dimensioni e strutture diverse, il sistema prevede svariati profili. Ad esempio, un autorità piccola che tratta un numero ridotto di richieste avrà probabilmente solo uno o due utenti autorizzati a svolgere tutte le funzioni previste dal sistema (si consiglia di avere almeno due utenti registrati per garantire la continuità anche in caso di assenze per vacanze o malattia). D altro canto, un autorità di grandi dimensioni (quale può essere l Ordine dei medici), che si suppone disponga di un grande ufficio per trattare 7

8 le domande di riconoscimento delle qualifiche professionali e sbrighi un numero elevato di richieste di informazioni, dovrà registrare nell IMI vari utenti, ciascuno con competenze distinte. Ogni utente registrato nell IMI farà capo a una sola autorità competente o a un unico coordinatore. Ogni autorità competente o coordinatore avrà almeno un utente, con la possibilità di averne svariati con profili diversi. Gli utenti potranno avere uno o più profili tra quelli indicati di seguito. È assai probabile che le autorità competenti di maggiori dimensioni siano interessate a ripartire i diversi profili tra vari utenti, mentre quelle più piccole preferiranno forse concentrarli in un unico utente Utente di base È questo il livello minimo che viene attribuito a ogni utente registrato nel sistema. L utente di base può ricevere diritti supplementari, descritti di seguito, che gli danno accesso ad altre aree funzionali dell IMI. L utente di base: può cercare un autorità competente utilizzando la banca dati delle autorità competenti; può accedere a un quadro generale di tutte le richieste (inviate e ricevute) relative all autorità o al coordinatore a cui fa capo; può accedere a un quadro generale di tutte le richieste relative ad altre autorità competenti collegate; non può inviare o accettare richieste a nome della propria autorità competente, a meno che non abbia anche il profilo di gestore della richiesta ; non può generare, salvare e stampare estratti delle richieste nelle quali interviene la propria autorità competente, a meno che non abbia anche il profilo di attributore o di gestore della richiesta Gestore della richiesta Il gestore della richiesta è l utente di base autorizzato ad inviare e accettare richieste a nome della propria autorità competente. L utente con profilo di gestore della richiesta, nell ambito di un settore legislativo: può rispondere a richieste di informazioni e inviarne a nome della propria autorità competente; può generare, salvare e stampare estratti delle richieste nelle quali interviene la propria autorità competente. 8

9 3.3. Attributore È possibile che le autorità competenti con un alto numero di utenti desiderino attribuire le richieste ricevute a determinati gruppi di gestori, in base al contenuto della richiesta o ad altri criteri. Ad esempio, un autorità di grandi dimensioni che si occupi dell iscrizione di professionisti potrebbe avere diversi uffici incaricati di sbrigare le domande in base al paese di provenienza. Il procedimento di attribuzione consente di indirizzare ogni nuova richiesta ricevuta dall autorità tramite l IMI all ufficio corrispondente. L utente con profilo di attributore : può attribuire una richiesta ad uno o più gestori delle richieste all interno della propria autorità competente; può riattribuire una richiesta, assegnandola ad altri utenti o togliendola ad un utente a cui era stata attribuita; può generare, salvare e stampare estratti senza i dati personali; non può inviare o accettare richieste a nome della propria autorità competente, a meno che non abbia anche il profilo di gestore della richiesta Gestore locale di dati Ogni autorità competente è responsabile della gestione degli utenti e dei dati a livello locale. L utente con profilo di gestore locale di dati : può aggiornare i dati relativi alla propria autorità competente contenuti nel sistema IMI; è autorizzato a registrare nuovi utenti per la propria autorità competente; può modificare il profilo degli utenti della propria autorità competente (attribuendo, ad esempio, il profilo di gestore della richiesta a un utente di base); non può inviare o accettare richieste a nome della propria autorità competente, a meno che non abbia anche il profilo di gestore della richiesta ; non può attribuire una richiesta ai gestori, né modificare il numero degli utenti a cui una determinata richiesta è stata attribuita, a meno che non abbia anche il profilo di attributore ; non può generare, salvare e stampare estratti delle richieste nelle quali interviene la propria autorità competente, a meno che non abbia anche il profilo di attributore o di gestore della richiesta. Se fa capo a un DIMIC, Super-DIMIC o NIMIC, un gestore locale di dati : può anche registrare nuove autorità competenti nel sistema IMI; 9

10 può inoltre inviare attraverso il sistema IMI a tutte le autorità competenti registrate per lo stesso settore legislativo nel suo Stato membro Supervisore del rinvio Gli utenti che fanno capo a un coordinatore IMI dispongono di un ulteriore profilo, quello di supervisore del rinvio. Questo profilo abilita a svolgere determinate funzioni di coordinamento, come intervenire nello scambio di informazioni tra due autorità competenti (ad esempio, qualora l autorità richiedente non sia soddisfatta della risposta ricevuta), o approvare l invio di una richiesta da parte di un autorità competente. L utente con profilo di supervisore del rinvio : può approvare l invio di richieste o risposte da parte di autorità competenti, laddove si applichi il procedimento di approvazione ; può manifestare il proprio accordo o disaccordo quando un autorità richiedente non è soddisfatta dalla risposta ricevuta; non può rispondere a richieste o inviarne a nome del coordinatore, a meno che non abbia anche il profilo di gestore della richiesta. 4. QUALI OPERAZIONI SI POSSONO COMPIERE CON L IMI? Un autorità competente registrata nell IMI può: utilizzare la banca dati delle autorità competenti per cercare un altra autorità competente in uno degli Stati membri del SEE; inviare una richiesta di informazioni a un autorità competente di uno Stato membro del SEE, utilizzando le domande previamente tradotte desunte dalla legislazione sul mercato interno del settore legislativo per il quale è registrata; rispondere alle richieste di informazioni ricevute dalle autorità competenti di altri Stati membri del SEE. Un coordinatore IMI, oltre a compiere tutte le operazioni effettuabili dall autorità competente, può: registrare nel sistema le autorità competenti autenticate 1 ; intervenire nello scambio di informazioni tra due autorità competenti per garantire una risposta soddisfacente nel settore legislativo nel quale svolge un ruolo di coordinamento; controllare il flusso delle richieste IMI ricevute e inviate dalle autorità soggette al suo coordinamento. 1 Nelle versioni successive dell IMI, quando sarà possibile autoregistrarsi, i coordinatori IMI potranno anche essere chiamati ad autenticare e convalidare le autorità competenti autoregistratesi. 10

11 Un autorità collegata, oltre ad effettuare tutte le normali operazioni di un autorità competente, può: controllare il flusso delle richieste IMI ricevute e inviate da un altra autorità a cui è collegata. La Commissione europea: ospita il sistema IMI e si fa carico della sua manutenzione; effettua le traduzioni necessarie; fornisce le serie di domande basate sulle disposizioni della legislazione relativa al mercato interno; presta assistenza ai coordinatori IMI. 5. L ITER DI UNA RICHIESTA IMI 5.1. Panoramica La richiesta di informazioni nel sistema IMI ha un iter ben preciso, articolato in varie tappe. Conferendo ad ogni richiesta uno status dinamico, è sempre possibile rintracciare le richieste in ogni tappa del loro iter. Lo status viene automaticamente aggiornato, a mano a mano che la richiesta passa da una tappa all altra Iter normale di una richiesta IMI L iter di base di una richiesta IMI è semplice, con solo quattro tappe dall inizio alla conclusione della richiesta Richiesta inviata - in attesa di accettazione L autorità richiedente crea ed invia una nuova richiesta all autorità consultata. La richiesta assume lo status di Richiesta inviata - in attesa di accettazione Richiesta accettata 11

12 L autorità consultata accetta la richiesta. La richiesta assume lo status di Richiesta accettata Richiesta aperta - informazioni fornite L autorità consultata fornisce informazioni complete all autorità richiedente. La richiesta assume lo status di Richiesta aperta - informazioni fornite Richiesta chiusa - informazioni accettate L autorità richiedente accetta le informazioni fornite e la richiesta viene chiusa. La richiesta assume lo status di Richiesta chiusa - informazioni accettate. L iter normale di una richiesta nel sistema IMI può essere rappresentato come segue: 5.3. Altri iter Sebbene la maggior parte degli scambi di informazioni segua l iter normale, in ogni singola tappa si possono talvolta presentare varie possibilità, che sono illustrate di seguito. 12

13 Creazione di una nuova richiesta (autorità richiedente) Salvare la richiesta come bozza L autorità richiedente crea una nuova richiesta e, invece di mandarla all autorità consultata, decide di salvarla come bozza da inviare successivamente. La richiesta assume lo status di Bozza di richiesta Trattare una nuova richiesta ricevuta (autorità consultata) Trasmettere la richiesta ad un altra autorità competente L autorità consultata decide che la richiesta in realtà avrebbe dovuto essere inviata ad un altra autorità competente. Invece di accettarla, la trasmette ad un altra autorità competente o ad un coordinatore IMI. La richiesta assume lo status di Richiesta trasmessa - in attesa di accettazione Fornire una risposta parziale alla richiesta ricevuta L autorità consultata può non essere in grado di fornire immediatamente una risposta completa all autorità richiedente. Può decidere allora di fornire una risposta parziale, rispondendo solo ad alcune delle domande e riservandosi di completare la risposta in un momento successivo. La richiesta assume lo status di Richiesta aperta - informazioni parziali fornite Rifiutarsi di rispondere alla richiesta ricevuta Se lo Stato membro consultato stabilisce che non è possibile fornire una risposta alla richiesta pervenutagli, respingerà la richiesta, che assumerà lo status di Richiesta chiusa - informazioni non disponibili. Di norma, solo il 13

14 coordinatore IMI può decidere che non vi è alcuna autorità competente nello Stato membro in grado di rispondere alla richiesta. In circostanze eccezionali, tuttavia, un autorità competente può avere la facoltà di respingere una richiesta a nome del proprio Stato membro. L iter alternativo di cui sopra può essere rappresentato come segue: Trattare la risposta ricevuta (autorità richiedente) Richiesta aperta - ulteriori informazioni richieste L autorità richiedente può non essere soddisfatta della risposta ricevuta dall autorità consultata. In tal caso, può decidere di non accettare la risposta e richiedere ulteriori informazioni all autorità consultata. La richiesta assume lo status di Richiesta aperta - ulteriori informazioni richieste. 14

15 Trattare la richiesta di ulteriori informazioni (autorità consultata) Accettare la richiesta di ulteriori informazioni Quando riceve una richiesta di ulteriori informazioni (in caso di risposta insoddisfacente), l autorità consultata può decidere che è in grado di fornire tali informazioni. La richiesta assume in questa tappa lo status di Richiesta di ulteriori informazioni accettata. (Nota: quando le informazioni ulteriori sono poi effettivamente fornite all autorità richiedente, si passerà allo status di Richiesta aperta - informazioni fornite ) Impossibilità di fornire ulteriori informazioni Quando riceve una richiesta di ulteriori informazioni (in caso di risposta insoddisfacente), l autorità consultata può decidere che non è in grado di fornirne. La richiesta assume lo status di Richiesta aperta - ulteriori informazioni non disponibili Trattare la risposta alla richiesta di ulteriori informazioni (autorità richiedente) Richiesta chiusa - ulteriori informazioni non disponibili Qualora l autorità consultata non possa fornire ulteriori informazioni (in caso di risposta insoddisfacente), l autorità richiedente può decidere di accettare la situazione. La richiesta assume lo status di Richiesta chiusa - ulteriori informazioni non disponibili Chiudere una richiesta incompleta Richiesta ritirata 15

16 L autorità richiedente può decidere in qualsiasi momento di ritirare la propria richiesta. La richiesta assume lo status di Richiesta ritirata, ma è ancora possibile visualizzarla online Richiesta cancellata Una richiesta può essere cancellata in qualsiasi momento dal gestore del sistema dell UE, unicamente su precisa domanda dell autorità richiedente. Dopo essere stata cancellata, la richiesta non è più visualizzabile on-line Iter della richiesta in cui intervengono i coordinatori IMI (livelli superiori) Procedimento di approvazione Alcuni Stati membri hanno stabilito di mantenere un controllo centralizzato del flusso di informazioni che intercorre tra le proprie autorità competenti e quelle di altri Stati membri. Per facilitare questo controllo, il sistema IMI consente ai coordinatori di approvare le nuove richieste o le risposte prima che siano inviate all interlocutore nell altro Stato membro. Il procedimento di approvazione introduce una serie di nuovi status della richiesta, descritti di seguito Richiesta in attesa dell approvazione del coordinatore All atto di registrare un autorità competente nel sistema IMI, il coordinatore IMI può indicare che le richieste di tale autorità ad altri Stati membri sono subordinate ad approvazione. In tal caso, quando l autorità competente invia una nuova richiesta ad uno Stato membro, la richiesta non assume lo status di Richiesta inviata - in attesa di accettazione, bensì quello di Richiesta in attesa dell approvazione del coordinatore e, invece che all autorità consultata, è inviata al coordinatore IMI per riceverne l approvazione. Se il coordinatore l approva, assume lo status di Richiesta inviata - in attesa di accettazione ed è inviata all autorità consultata. 16

17 Richiesta non approvata dal coordinatore Se, tuttavia, il coordinatore IMI non approva la richiesta presentata, questa assume lo status di Richiesta non approvata dal coordinatore ed è rinviata all autorità richiedente, che può modificarla oppure chiuderla Richiesta chiusa - non approvata dal coordinatore Se il coordinatore IMI non ha approvato il contenuto di una nuova richiesta da inviare, l autorità richiedente può decidere di non modificare e inviare di nuovo la richiesta, ma di chiuderla e concludere il procedimento. In tal caso, la richiesta è chiusa e assume lo status di Richiesta chiusa - non approvata dal coordinatore Risposta in attesa dell approvazione del coordinatore 17

18 All atto di registrare un autorità competente nel sistema IMI, il coordinatore IMI può indicare che le risposte di tale autorità alle richieste di altri Stati membri sono subordinate ad approvazione. In tal caso, quando l autorità competente risponde ad uno Stato membro, la richiesta non assume lo status di Richiesta aperta - informazioni fornite, bensì quello di Risposta in attesa dell'approvazione del coordinatore e, invece che all autorità richiedente, è inviata al coordinatore IMI per riceverne l approvazione. Se la risposta è approvata dal coordinatore, assume lo status di Richiesta aperta - informazioni fornite ed è inviata all autorità richiedente Risposta parziale in attesa dell approvazione del coordinatore Come nell iter normale, l autorità consultata può decidere di fornire una risposta parziale, rispondendo solo ad alcune delle domande e riservandosi di completare la risposta in un momento successivo. Poiché il coordinatore IMI ha indicato che le risposte dell autorità consultata sono subordinate ad approvazione, la richiesta assume lo status di Risposta parziale in attesa dell approvazione del coordinatore. Una volta che la risposta è stata approvata dal coordinatore IMI, la richiesta assume lo status di Richiesta aperta - informazioni parziali fornite Risposta non approvata dal coordinatore Procedimento di rinvio Se la risposta (completa o parziale) proposta dall autorità competente non è approvata dal coordinatore IMI, assume lo status di Risposta non approvata dal coordinatore ed è rinviata all autorità consultata perché la modifichi. Per garantire che venga data risposta alle richieste, il sistema IMI prevede alcune misure interne di protezione. Quando la richiesta perviene all autorità consultata, quest ultima deve dapprima decidere se accettarla oppure trasmetterla ad un altra autorità competente o al coordinatore del proprio Stato membro. 18

19 L autorità consultata, nel momento in cui accetta la richiesta che le viene indirizzata, conferma la propria intenzione di rispondere. L autorità richiedente può tuttavia non essere soddisfatta della risposta ricevuta. Il procedimento di rinvio implica che se l autorità richiedente è insoddisfatta della risposta ricevuta, per poter richiedere ulteriori informazioni deve ottenere l accordo sia del proprio coordinatore IMI che di quello dell autorità consultata. Solo quando entrambi i coordinatori IMI concordano sulla necessità di ulteriori informazioni verrà chiesto all autorità consultata di fornirne. Se uno dei due coordinatori IMI ritiene che la risposta dell autorità consultata sia sufficiente, la richiesta sarà chiusa. I coordinatori possono decidere che non desiderano intervenire nel procedimento di rinvio, nel qual caso il sistema presuppone che il coordinatore concordi con l autorità competente del proprio Stato membro. Il procedimento di rinvio introduce una serie di nuovi status della richiesta, che sono descritti di seguito Richiesta rinviata al coordinatore richiedente Se l autorità richiedente che riceve la risposta ad una propria richiesta la ritiene insufficiente, può richiedere ulteriori informazioni all autorità consultata. Se l autorità consultata dichiara che non può fornire ulteriori informazioni, ma l autorità richiedente ritiene invece che le informazioni mancanti o incomplete possano essere fornite, quest ultima può decidere di rinviare la risposta insoddisfacente al proprio coordinatore IMI per ottenerne il parere. La richiesta assume lo status di Richiesta rinviata al coordinatore richiedente Richiesta rinviata al coordinatore consultato Se il coordinatore richiedente concorda con la propria autorità competente sul fatto che debbano essere fornite ulteriori informazioni in risposta alla richiesta, può indicare il proprio accordo e rinviare la richiesta al coordinatore IMI dell autorità consultata per ottenerne il parere. La richiesta 19

20 assume lo status di Richiesta rinviata al coordinatore consultato. Se il coordinatore consultato conviene sulla necessità di ulteriori informazioni, la richiesta è rinviata all autorità consultata con lo status di Richiesta aperta - ulteriori informazioni richieste. Se, invece, il coordinatore consultato non concorda, la richiesta è chiusa con lo status di Richiesta chiusa - ulteriori informazioni non disponibili. Lo schema sottostante illustra tutte le tappe di un procedimento di rinvio nel quale intervengano sia il coordinatore richiedente che quello consultato. Va comunque osservato che un utente che intervenga nel procedimento non parteciperà mai all intero iter, ma sarà responsabile solo delle azioni effettuate dalla propria autorità. Scambio di informazioni nell IMI: panoramica del procedimento di rinvio 2. Coordinatore Coordinatore dell autorità dell autorità richiedente consultata Concorda? Non concorda 4. Concorda Non concorda? Richiesta reinviata allo Stato membro consultato Richiesta chiusa Richiesta reinviata allo Stato membro consultato Richiesta chiusa 1. L autorità richiedente non accetta che non sono disponibili ulteriori informazioni 3. Autorità richiedente Se il coordinatore è d accordo, la richiesta è inviata nuovamente allo Stato membro consultato Richiesta Risposta 5. Se il coordinatore è d accordo, la richiesta è inviata nuovamente all autorità consultata Autorità consultata 6. L IMI E LA NORMATIVA SULLA PROTEZIONE DEI DATI Poiché l IMI è utilizzato per lo scambio di dati personali, è importante garantire un elevato livello di protezione dei dati. La normativa in materia di protezione dei dati si applica pienamente all IMI 2. Il sistema IMI contribuisce ad assicurarne il rispetto, 2 Direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (GU L 281 del , pag. 31), modificata dal regolamento (CE) n. 1882/2003 (GU L 284 del , pag. 1). Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del , pag. 1). 20