Addestramento per Amministratore di gruppo

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1 Istruzioni dell addestramento Ruoli in Indexing Ecco un breve sommario dei ruoli in un programma di indicizzazione e di come interagiscono. Amministratore di gruppo L amministratore del gruppo supervisiona il programma FamilySearch Indexing. L amministratore: Recluta indicizzatori. Seleziona arbitri. Addestra indicizzatori e arbitri. Riferisce il progresso. Indicizzatori Il tempo che i singoli addetti dedicano al programma di indicizzazione varia molto. Gli indicizzatori possono passare poche o molte ore alla settimana a indicizzare. Gli indicizzatori svolgono i compiti di indicizzazione e di arbitrato di FamilySearch Reclutamento degli indicizzatori Come amministratore del gruppo, una delle tue responsabilità principali è reclutare altre persone che partecipino al lavoro di indicizzazione. Serviti della tabella sottostante per sapere di più su chi reclutare e come procedere. Perché sono gli indicizzatori perfetti? Difficoltà Suggerimenti per il reclutamento Viaggiatori Desiderano contribuire, l indicizzazione non richiede molto tempo Poco tempo Creano volantini e opuscoli Persone anziane Hanno più tempo, trovano gioia nel servizio Poca esperienza con il computer, apparecchiature vecchie Li invitano a rendersi disponibili come indicizzatori nel tempo libero, a insegnare un corso in una comunità di persone in pensione Giovani Hanno tempo, i genitori sarebbero felici di vederli coinvolti nel programma Mancanza di conoscenza della storia Contattano organizzazioni di volontariato giovanile e agonistiche Costretti a casa Hanno tempo, occasione di servizio Potrebbero avere altre priorità Creano volantini per ospedali e visite Membri della comunità Interessati a trovare le proprie radici familiari e ai progetti locali Potrebbero avere altre priorità Volantini nei luoghi pubblici (ad esempio una biblioteca), parlano con altre organizzazioni Aiuto lavorativo dicembre 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina di 8

2 Oltre ai suggerimenti per gruppi di persone specifici, ecco alcune idee generali per il reclutamento, come illustrate nel video: Inizia a parlare dell indicizzazione alla gente Sii creativo Tieni corsi di addestramento Invia di benvenuto Chiedono alle organizzazioni opportunità per insegnare Usa le organizzazioni locali, i bollettini informativi e altre risorse Cerca chi potrebbe essere interessato a iniziare la propria genealogia Scelta degli arbitri Non tutti possono essere arbitri, né c è bisogno di tutti. Ecco alcuni suggerimenti su come scegliere gli arbitri. Per gli arbitri, seleziona gli indicizzatori che: Hanno indicizzato almeno.000 record (secondo le statistiche dell organizzazione) Hanno un basso numero di batch da ripetere (meno dello 0,% del totale dei record indicizzati) Sono attenti ai particolari (controllano due volte il lavoro svolto, dedicano il tempo necessario a fare bene le cose) Seguono le istruzioni on-line (seguono l Assistenza campo, conoscono la scheda riguardante le informazioni sul progetto) Suggerimenti per l addestramento Quando lavori con gli indicizzatori e gli arbitri, assicurati che abbiano ricevuto l orientamento, l addestramento e l assistenza di cui hanno bisogno per avere successo Seguono alcuni esempi. L orientamento potrebbe comprendere: Una breve presentazione sul procedimento di indicizzazione o di arbitraggio. Una descrizione dei ruoli nel programma di indicizzazione. Una spiegazione sulla necessità di essere accurati. Una dimostrazione di come accedere alle lezioni sull indicizzazione o l arbitraggio. Una spiegazione di come trovare le istruzioni generali e specifiche sul progetto. Gli addestramenti possono comprendere: Come utilizzare i programmi del computer. Come leggere e indicizzare dei documenti storici specifici. Aiuto lavorativo dicembre 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina di 8

3 Come trovare e seguire le istruzioni specifiche sul progetto di indicizzazione. L assistenza potrebbe comprendere: Esprimere apprezzamento o incoraggiamento. Individuare le aree in cui sono stati commessi degli errori e spiegare come correggerli o evitarli. Inviare rapporti sul progresso dell indicizzazione e dell arbitraggio agli altri nel gruppo. Rispondere alle domande e scambiare idee. Dare agli indicizzatori la possibilità di raccontare agli altri le esperienze che fanno mentre servono. Come risultato: Gli addetti acquisiscono maggior fiducia nelle proprie capacità. Gli addetti acquisiscono nuove capacità e si sentono apprezzati. Gli addetti provano sentimenti di cooperazione, unità ed entusiasmo per il lavoro genealogico. Gli addetti producono indici di ottima qualità. Lavorare con un organizzazione Chiedi che ci siano incontri regolari con il direttore dell organizzazione per condividere esperienze e rapporti sull indicizzazione, come: Condividere rapporti sul progresso dell indicizzazione. Stabilire delle mete utili per l organizzazione. Potresti chiedere ai direttori di incoraggiare e motivare gli indicizzatori. Stabilire delle azioni per seguire l attuazione dei piani nella riunione successiva. Impostazione dell amministratore È tuo compito telefonare a FamilySearch affinché imposti il tuo ruolo di amministratore del gruppo. Per essere riconosciuto come amministratore, segui questi tre passi:. Registrati on-line come volontario nel sito indexing.familysearch.org, oppure accedi con il conto FamilySearch.. Installa il programma Indexing (https://indexing.familysearch.org/newuser/nugetstarted.jsf#) 3. Telefona a FamilySearch per registrarti come amministratore. (USA e Canada: ) (al di fuori degli USA, cerca il numero telefonico all indirizzo https://contact.familysearch.org/en.htm). Aiuto lavorativo dicembre 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 3 di 8

4 Entra. Vai su: Se necessario, clicca l elenco a tendina Lingua e seleziona quella che preferisci. 3. Nell angolo superiore destro clicca Entra. 4. Digita il nome utente e la password, quindi clicca Entra. Visualizza le informazioni di un utente Nella scheda Visualizza viene mostrato un elenco di tutti gli utenti che attualmente sono nel tuo gruppo. Per organizzare l elenco degli utenti, clicca il titolo di una colonna. Ad esempio, per elencare i nomi in ordine alfabetico, clicca Cognome. Per visualizzare gli utenti che hanno un certo ruolo, ad esempio gli arbitri, in alto clicca l elenco a tendina Filtra per ruolo e seleziona il ruolo desiderato. Per visualizzare o modificare le informazioni di un utente, clicca il nome che ti interessa. 3 Ricerca di un utente. Clicca la scheda Cerca.. Digita il nome della persona, il nome utente o l indirizzo . Puoi digitare parte del nome con un asterisco (*). L asterisco può essere all inizio, in mezzo o alla fine del nome. 3. Clicca Cerca. 4. Per visualizzare o modificare le informazioni di un utente, clicca il nome che ti interessa. 3 Aiuto lavorativo dicembre 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 4 di 8

5 Modifica le informazioni di un utente Puoi modificare le informazioni sul palo e sul rione, o assegnare a un indicizzatore il ruolo di arbitro o amministratore di gruppo. Non puoi aggiornare altri dati. L utente può aggiornare queste informazioni quando accede al sito Internet.. Nella scheda Visualizza, clicca il nome della persona.. Clicca Modifica. 3. Nel sottogruppo o campo del rione inserisci i cambiamenti. 4. Per assegnare un ruolo, clicca il riquadro a fianco di Arbitro o Amministratore di gruppo. 5. Clicca Salva Visualizzazione o stampa dei rapporti. Clicca la scheda Rapporti.. Seleziona il tipo di rapporto. 3. Seleziona il periodo, ad esempio trimestrale. 4. Seleziona le date specifiche. 5. Seleziona il formato. 6 5 HTML: usalo per visualizzare il rapporto on-line. PDF: usalo per inviare via il rapporto o per stamparlo. CSV: usa questo foglio di calcolo al fine di importare le statistiche in OpenOffice Calc per elaborare dei grafici o delle tabelle. XLS: usa questo foglio di calcolo al fine di importare le statistiche in Microsoft Excel per elaborare dei grafici o delle tabelle. 6. Clicca Genera rapporto. Aiuto lavorativo dicembre 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 5 di 8

6 Scelta degli arbitri. Per vedere quali volontari ricoprono già il ruolo di arbitri, genera un rapporto della Rubrica dell organizzazione.. Per trovare nuovi arbitri, genera un rapporto sulle Statistiche del sottogruppo. Cerca indicizzatori che: a. abbiano indicizzato almeno.000 record. b. abbiano un basso numero di ripetizione di batch (meno dello 0,% del totale dei record indicizzati). 3. Contatta gli individui e chiedi: a. Sei attento ai particolari? Quando finisci un lavoro, lo ricontrolli per assicurarti che sia corretto? b. Segui le istruzioni dell Assistenza campo? c. Leggi le informazioni sul progetto e segui le istruzioni che contengono? 4. Se sì, invitali a diventare arbitri. Assicurati che seguano la lezione di addestramento per arbitri disponibile on-line. a b 5. Modifica le loro informazioni utente e assegna loro il ruolo di arbitro. Aiuto lavorativo dicembre 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 6 di 8

7 Invia un messaggio Puoi inviare dei messaggi agli indicizzatori e agli arbitri del gruppo. Hai la possibilità di avvertire gli utenti di quando terrai un corso di addestramento, d informarli su statistiche o mete, oppure di trattare altri punti.. Clicca la scheda Messaggi.. Clicca Crea nuovo messaggio. 3. Scrivi l oggetto del messaggio. 4. Se necessario, cambia la data di scadenza, che indica quando il messaggio sarà automaticamente cancellato dal sistema. La scadenza predefinita è a trenta giorni. 5. Scrivi il messaggio vero e proprio. Nota: puoi scrivere sino a duemila caratteri. Non copiare e incollare il testo da Word. 6. Clicca Invia. Il messaggio verrà inviato a tutti gli utenti del gruppo. 7. Per visualizzare un messaggio inviato, cliccalo nell elenco. 8. Per cancellarlo, clicca il riquadro relativo al messaggio, quindi clicca Cancella messaggi. Il messaggio è cancellato per tutti gli utenti. Invia Il vantaggio di un messaggio è che appare nella scheda Messaggi. Chiunque può leggere il messaggio, che disponga di un indirizzo oppure no. Tuttavia, puoi inviare un messaggio per selezionare gli individui usando il loro indirizzo .. genera un rapporto della Rubrica dell organizzazione in formato CSV.. copia gli indirizzi dal foglio di lavoro nel campo BCC (copia nascosta) di un scrivi il messaggio e invia come fai di solito Aiuto lavorativo dicembre 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 7 di 8

8 Rimuovi un utente Segui queste indicazioni per stabilire quando rimuovere gli utenti. Se un utente sarà assente per un po, ma ha intenzione di tornare a indicizzare, lascialo elencato nel sistema. Se un utente che è membro della Chiesa di Gesù Cristo dei Santi degli Ultimi Giorni si trasferisce, mostragli come aggiornare la pagina che riporta le sue informazioni per selezionare il nuovo palo. Se un utente non vuole più partecipare all indicizzazione, eliminalo dal sistema.. Nella scheda Visualizzazione, clicca il riquadro accanto al nome di un utente che devi rimuovere.. Clicca Rimuovi. 3. Nel messaggio che ti chiede se sei sicuro, clicca OK. Aggiungere un utente Quando entra nel programma per indicizzare, la maggior parte degli utenti seleziona un gruppo o un palo della Chiesa a cui appartenere. Tuttavia, in amministrazione, puoi aggiungere un utente al tuo gruppo, se necessario. Avrai bisogno del nome utente della persona per aggiungerla al tuo gruppo.. In fondo alla scheda Visualizza, nel riquadro accanto a Inserisci, digita il nome utente della persona e poi clicca Inserisci. Nota: se commetti degli errori di battitura nello scrivere il nome utente, un messaggio di errore, elencato in rosso nell angolo in basso a sinistra, indicherà che non esiste alcun utente con quel nome. Dovrai ridigitare il nome e cliccare Inserisci di nuovo. La persona sarà quindi aggiunta al tuo palo o gruppo. Aiuto lavorativo dicembre 0 Copyright 0 by Intellectual Reserve, Inc. Pagina 8 di 8

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