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1 GUIDA ALL UTILIZZO DI Versione programma di riferimento: (2011)

2 Documentazione a cura di Avis Provinciale Piacenza Microsoft, Windows, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows Seven, Windows 2000 Server, Windows 2003 Server, Windows 2008 Server Office, Office 97,Office 2000, Office 2003, Office 2008, Office 2010 Word, Excel, Access Microsoft Terminal Server e Microsoft SQL Server 7.0, Microsoft SQL Server 2000, Microsoft SQL Server 2005, Microsoft SQL Server 2008 sono marchi registrati di MicrosoftCorporation. Acrobat Reader è un marchio registrato di Adobe System Inc. 2

3 Sommario Guida AVISNet UTILIZZARE AVISNET... 4 INSERIMENTO NUOVO DONATORE... 6 INSERIMENTO DONAZIONI... 7 IL PASSAGGIO DI STATO ASSOCIATIVO... 9 PASSARE AD EFFETTIVO UN DONATORE DIMETTERE UN DONATORE ESEGUIRE GLI ALTRI PASSAGGI DI STATO TRASFERIMENTI RICHIESTA DI TRASFERIMENTO COME EFFETTUARE UN TRASFERIMENTO RICEVERE UN TRASFERIMENTO CHIUDERE UN TRASFERIMENTO CONVOCAZIONI PREPARAZIONE LETTERE GESTIONE DEI MODELLI DI STAMPA CONFIGURAZIONE DELLA MAIL CREAZIONE NUOVO TEMPLATE SMS MODIFICARE UN TEMPLATE SMS CHIAMATA DEI DONATORI CONVOCAZIONE BENEMERENZE TOLLERANZE PER L ATTRIBUZIONE DELLE BENEMERENZE ATTRIBUZIONE BENEMERENZE STAMPA LIBRO SOCI STATISTICHE STATISTICHE DONAZIONI STATISTICHE DONATORI STAMPE ALTRE STATISTICHE MISCELLANEA SINCRONIZZAZIONI CREDITS

4 UTILIZZARE AVISNET Guida AVISNet Per usare correttamente AVISNet occorre innanzitutto iniziare a ragionare sulla sua logica. Come canone fondamentale vi è da capire che con il programma va gestita interamente la parte associativa dell Avis e che qualsiasi persona che ha a che fare con questa associazione deve essere inserita nel programma a partire dall idoneità per arrivare al donatore che non dona più, ai collaboratori, ai non idonei. Per fare questo e per pagare correttamente le quote associative per ogni persona inserita nel programma è associato uno stato associativo ovvero il ruolo della persona in quel momento nell associazione. Gli stati associativi previsti dallo statuto e quindi dal programma sono 8 (più uno che useremo per comodità), come visibile in figura sono rappresentati da un colore, bianco per i primi due, verde per il donatore effettivo, rosso per i successivi 4 e giallo per i collaboratori Per essere precisi un donatore appena viene a contatto con l associazione viene subito inserito a sistema, generalmente come candidato donatore; appena la sezione riceve gli esami i casi sono 3: o passa ad aspirante dimesso, o aspirante idoneo o collaboratore; se gli esami sono ok passerà ad aspirante idoneo, se gli esami non vanno bene passerà ad aspirante dimesso oppure socio collaboratore. A livello di quote associative non muta niente, difatti le quote associative vengono pagate solo per gli stati verdi, gialli e uno rosso ovvero per i donatori effettivi, i collaboratori ed i collaboratori ex donatori. Ad ogni donatore, in qualsiasi stato viene comunque assegnato automaticamente un numero di tessera che può essere fittizio per gli stati aspiranti oppure definitivo per gli stati restanti. Siamo rimasti all aspirante idoneo, stato che, assieme all effettivo ed al collaboratore idoneo, è convocabile per la donazione. 4

5 Appena fa la prima donazione(o la seconda, dipende da come si è abituati in sezione) il donatore va passato ad effettivo, stato nel quale verrà assegnato automaticamente un numero di tessera dal sistema. Arriverà poi un momento che il donatore da effettivo non donerà più ed anche qui i casi sono 2, o passa a emerito o dimesso. Nel caso il donatore comunque collabora ancora con la sezione il donatore passerà allo stato di donatore emerito, mentre nell altro caso il donatore, che non collabora e non dona sarà un donatore dimesso. Analizziamo ora il caso del donatore collaboratore, donatore che non dona oppure non può donare, non ha mai donato ma collabora attivamente con la sezione, ovviamente non è convocabile ma viene comunque considerato come un donatore. Una volta che non collaborerà più verrà passato allo stato di ex collaboratore. Per farvi un sunto posto uno schema riassuntivo degli stati associativi di facile interpretazione. CANDIDATO DONATORE COLLABORATORE ASPIRANTE IDONEO COLLABORATORE IDONEO ASPIRANTE DIMESSO EFFETTIVO EX COLLABORATORE DONATORE DIMESSO COLLABORATORE EX DONATORE Prima abbiamo detto più volte che un donatore una volta inserito passa da uno stato all altro in base al suo ruolo, ho ripetuto tantissimo che il suo stato passa ma non ho spiegato come. Per far cambiare lo stato del donatore si utilizza un insieme di procedure chiamate passaggio di stato associativo, procedure che appunto permettono di far variare lo stato del donatore con un semplice click. È molto importante eseguirli spesso e con molta attenzione perché gli stati associativi poi determinano le quote associative da pagare e soprattutto se il soggetto è convocabile per i prelievi oppure no. 5

6 INSERIMENTO NUOVO DONATORE Guida AVISNet Per inserire un nuovo donatore portarsi nel menù donatori e selezionare la voce Donatori. Nella schermata di destra cliccare sul bottone nuovo se i campi sono già compilati e compilarli secondo la domanda di iscrizione; consiglio di comporre anche i dati aggiuntivi, i dati ematici e le preferenze sulle donazioni. Finito il tutto fare click su aggiungi. Il donatore che si crea avrà come stato associativo l 1 ovvero aspirante donatore. Appena si riceveranno gli esami andrà fatto un passaggio di stato associativo ad aspirante idoneo e a quel punto il donatore sarà convocabile e alla fine dopo n donazioni verrà passato ad effettivo (con n minore o uguale a 5). Lo stato associativo di partenza non si può modificare e dovrà essere per forza l 1. Per un corretto funzionamento del programma e per sfruttarne appieno le funzionalità consiglio di inserire il donatore al momento dell idoneità, ovvero alla suo primo ingresso in sezione. In questo modo avremo una visione corretta delle idoneità, una maggior semplificazione delle convocazioni e soprattutto un minor margine di errore o scambi di donatori che adesso avvengono. 6

7 INSERIMENTO DONAZIONI Guida AVISNet Illustro ora la procedura per inserire correttamente le donazioni precisando che tali operazioni possono essere svolte durante il prelievo ma anche IMMEDIATAMENTE dopo il prelievo in quanto l equipe itinerante lascerà in sezione numero 2 etichette con i numeri sacca della donazioni con la dicitura AVIS- NET. Per le prime volte almeno vi consiglio di farlo a prelievo finito così avete meno problemi e soprattutto siete concentrati appieno sul programma. Per inserire le donazioni fare click sul menù donatori e selezionare donazioni. Esattamente come per la schermata delle anagrafiche questa schermata si suddivide in due parti: quella di sinistra che è la classica area di ricerca nella quale si può ricercare le donazioni per esempio da una data ad un altra, mentre la parte di destra è la parte di inserimento della donaizone. Per inserire una donazione quindi dovete mettervi a scrivere sulla parte di destra. Vedete subito che appaiono già compilate alcune informazioni tipo la data che è sempre quella odierna, il tipo donazione, il punto prelievo. Quelle sono le informazioni che sono standard ma che vanno sempre controllate. Inseriamo ora il primo prelievo partendo dalla prima cosa, la data: controlliamo bene che la data sia giusta perché è molto facile sbagliarsi. Successivamente va inserito il donatore. Per inserire il donatore basta fare click sulla lente di ingrandimento sulla destra della casella e si aprirà la schermata di ricerca; ricerchiamo il donatore e facciamo doppio click sul nome(oppure una volta selezionato schiacciamo su ok). 7

8 A questo punto vedrete che si compilerà il nome, passiamo sotto, al numero sacca. Come ben sapete ogni donazione è caratterizzata da un codice a barre con un preciso numero sacca. L equipe vi lascerà ogni prelievo i numeri sacca di ogni prelievo e voi, o a mano o con il lettore codice a barre compilerete il campo. Vedete che di default vi sono già compilate due cifre che sono le finali dell anno. Questo è per rendere univoche le numerazioni delle sacche. Difatti il codice a barre è tipo 98100xxxxx. Lasciate il default e aggiungete sulla destra il numero sacca della donazione ottenendo così xxxxx. In questo modo abbiamo associato la sacca al donatore. Controllate infine i campi successivi che sono relativi al punto di prelievo (itinerante val d arda, itinerante provinciale ) il tipo di donazione che naturalmente è sangue e il tipo di sacca che, salvo diversa indicazione è tripla. Alla fine di tutto cliccare su inserisci e si è inserita la donazione. Così per ogni prelievo effettuato. Per chi ha il lettore ccd anziché scrivere il numero della sacca sarà sufficiente schiacciare il pulsante e si compilerà da solo il tutto. 8

9 IL PASSAGGIO DI STATO ASSOCIATIVO Per cambiare lo stato associativo di un donatore vi è da attenersi strettamente alla sottostante procedura: dal menù Donatori selezionare la voce Passaggio di stato associativo Si aprirà una finestra che mostra la procedura guidata. Nella parte alta della videata vi è il solito form di ricerca del donatore nel quale possiamo effettuare dei filtri di ricerca (ad esempio Nome, cognome, stato associativo attuale..) oppure, senza effettuare alcun filtraggio cliccando semplicemente sul tasto Ricerca. Apparirà immediatamente il risultato della vostra ricerca evidenziandovi il Codice, Nome, Cognome e tutti i dati anagrafici dei donatori che soddisfano le condizioni da voi richieste con un quadrato bianco alla sinistra del codice di ogni donatore. Con il tasto sinistro del mouse cliccare SELETTIVAMENTE (la procedura vale solo per un donatore alla volta) sul donatore a cui vogliamo cambiare lo stato associativo. Una volta selezionato vi è da indicare lo stato associativo di arrivo nell apposito menù situato nella parte sottostante dello schermo (naturalmente se ho un donatore che è aspirante idoneo e voglio renderlo effettivo lo stato associativo di arrivo sarà appunto effettivo ). Nella selezione dello stato associativo di arrivo verranno visualizzati solo i passaggi possibili: se ho un donatore allo stato 1 (aspirante donatore) non posso passarlo direttamente allo stato 3 (effettivo) ma (per statuto) prima deve essere idoneo. Per qualsiasi aiuto vi possa servire fate riferimento al diagramma di flusso sopra riportato nel primo paragrafo che vi aiuterà a capire le possibilità di passaggi seguendo l orientamento delle frecce. Detto questo piccola digressione su passaggi specifici: 9

10 PASSARE AD EFFETTIVO UN DONATORE Una volta scelto Effettivo dal menù Stato associativo di arrivo premere il bottone Esegui passaggio di stato. Una volta cliccato apparirà a video un messaggio che chiede la conferma della scelta chiedendo se si vuole proseguire, consiglio di ricontrollare le scelte fatte e, se tutto è corretto, premere SI. Subito dopo apparirà un messaggio a video recante la scritta Il nuovo codice donatore è 25/345 con 25 = sezione di appartenenza e 345 = Numero tessera. Una volta eseguito il passaggio di stato a effettivo, come avete appena appurato, il programma calcola automaticamente il numero di tessera da assegnargli e non è possibile cambiarglielo. Nel caso in sezione avete un numero di tessera differente comunicatelo via mail a Grazia mettendo come oggetto della mail CAMBIO NUMERO TESSERA DONATORE e come messaggio specificate Nome e Cognome del donatore, Numero di tessera assegnata da AvisNet e Numero di tessera assegnato da voi in sezione. DIMETTERE UN DONATORE Come per il passaggio di stato a Effettivo selezionare nel menù stato associativo di arrivo la voce Dimesso (Nel caso di Aspirante la voce sarà Aspirante dimesso ). Una volta selezionato lo stato associativo di arrivo posizionarsi nel riquadro sottostante per selezionare il tipo di dimissione. Per vedere le possibili cause di dimissioni cliccare sul cannocchiale sulla destra del riquadro Tipo di dimissioni, si aprirà una finestra e con un doppio click del mouse selezionare la voce desiderata. 10

11 Una volta selezionata la causale di dimissione fare click su Esegui. Per questo particolare passaggio il programma non assegna il numero di tessera ma mantiene quello precedente cambiando semplicemente lo stato. Il tutto perché nell eventualità ritornasse a donare (sempre da statuto) il numero di tessera dovrà essere il primo che gli è stato assegnato; basterà semplicemente, con un altro passaggio di stato associativo riportarlo ad effettivo. ESEGUIRE GLI ALTRI PASSAGGI DI STATO Per eseguire gli altri passaggi di stato associativo la procedura è del tutto similare a quella vista in precedenza ovvero, una volta individuato il donatore da cambiare lo stato associativo fare vistare il quadrato bianco alla sinistra del suo stato associativo, selezionare lo stato associativo nel quale si vuole portare il donatore e infine cliccare su esegui passaggio di stato. Ribadisco che nella selezione dello stato associativo di arrivo verranno visualizzati solo i passaggi possibili: se ho un donatore allo stato 1 (aspirante donatore) non posso passarlo direttamente allo stato 3 (effettivo) ma (per statuto) prima deve essere idoneo. 11

12 TRASFERIMENTI Guida AVISNet Ricordando che il programma è di natura provinciale e che tutti i donatori che hanno almeno fatto una donazione dal 2007 nella provincia di Piacenza sono sicuramente inseriti a programma nella propria sezione di tessera vi ricordo che in caso di trasferimento di un donatore da una comunale all altra è necessario seguire strettamente la procedura sotto descritta e non di inserire il donatore come proprio nuovo donatore (procedura errata anche per il calcolo delle benemerenze tra latro). RICHIESTA DI TRASFERIMENTO Per comodità supponiamo che il donatore Bocciarelli Silvano chieda di essere trasferito dalla sezione di Alseno alla sezione di Cadeo. Vi illustro la prassi e le procedure da inserire. Per un donatore invece che viene da fuori provincia facciamo come siamo soliti fare e inseriamolo come nuovo donatore. Per richiedere un trasferimento (rimaniamo nell esempio sopra indicato) la procedura che eravamo soliti fare era da parte dell AVIS di Cadeo una lettera indirizzata all AVIS di Alseno richiedendo la cartella clinica del donatore. Con AvisNet e soprattutto con l uniformità delle caselle di posta elettroniche di TUTTE le sezioni comunali l utilizzo delle lettere, oltre che costoso e lento, è inefficiente. La procedura che vi consigliamo di eseguire è la seguente: L AVIS comunale di Cadeo (attenedoci sempre all esempio)manda una mail alla sezione di Alseno e per conoscenza a Grazia ( ) recante come oggetto la dicitura TRASFERIMENTO BOCCIARELLI SILVANO e come corpo i dettagli del donatore. Il corpo potrebbe essere per esempio: -Con la presente la scrivente AVIS Comunale di Cadeo,per conto del donatore BOCCIARELLI SILVANO nato il e iscritto presso la Vostra sezione chiede di essere trasferito presso di noi, f.to.. A questo punto non resta che attendere che Alseno effettui il trasferimento con AVISNet. COME EFFETTUARE UN TRASFERIMENTO Per effettuare un trasferimento dalla propria AVIS ad un altra nella provincia (se il donatore si trasferisce fuori provincia va semplicemente dimesso e come causale la numero 3 ovvero trasferito fuori provincia) come prima cosa selezionare il donatore la menù Donatori, Donatori, portarsi nella finestra di riepilogo e nel campo Note riportare la seguente dicitura: (sempre attenendosi all esempio iniziale) TRASFERIRE DA ALSENO A CADEO ed infine premere su Modifica. 12

13 A questo punto portarsi nella schermata di anagrafica. Alla destra del numero di Sezione ed alla Sinistra del numero di tessera vi è una freccia blu girata verso destra. 13

14 Cliccandola si aprirà un menù, cliccare a questo punto su ok. Ora il donatore è stato trasferito. RICEVERE UN TRASFERIMENTO Naturalmente se si riceve un trasferimento molto probabilmente è atteso da voi in quanto avete mandato un mail per richiederlo appunto. Non vi sono particolari avvisi o meglio durante l importazione, se siete attenti, riconoscete se è arrivato un trasferimento semplicemente notando che di fianco alla scritta trasferimenti anziché esserci il solito 0 noterete di spicco un 1 o comunque un numero diverso da 0 (dipende da quanti soci si sono trasferiti presso di voi). Una volta importati i dati (che vi siete accorti della presenza del trasferimento oppure che non ve ne siete accorti) voi lavorate normalmente e il programma non vedrà ne ancora il donatore. All avvio successivo del programma apparirà però la seguente schermata(sempre attenendoci all esempio sopra riportato): Con questa procedura il programma assegnerà al nuovo donatore l ultimo numero di tessera disponibile (per lo stato in cui si trova) e il trasferimento è concluso qua. Se si trasferisce un donatore effettivo, la nuova sezione erediterà lo stato associativo di partenza, come prevede lo statuto. CHIUDERE UN TRASFERIMENTO Tecnicamente le operazioni di trasferimento si concludono al ricevimento del donatore dalla sezione, è sempre comunque buona prassi mandare una mail all ufficio provinciale, nello specifico a Grazia all indirizzo per avvisare del corretto trasferimento eseguito. È molto importante chiudere ed eseguire la trafila sia per avere un monitoraggio completo del programma a livello provinciale, sia per poter intervenire in caso di ritardi causa la mancata comunicazione o di problemi sui dati. 14

15 CONVOCAZIONI Guida AVISNet Questa è l operazione più delicata di tutto il programma, quella che non ammette errori. Le convocazioni sono divise principalmente in due fasi, la prima di configurazione delle metodologie e la seconda di convocazione. Con AVISNet si possono gestire le chiamate via cartacea (lettere, etichette, buste personalizzate o con la stampa di un elenco telefonico), tramite SMS e tramite . Tutte queste fasi hanno bisogno di una fase iniziale di configurazione per poi averle in ordine al momento dell invio. PREPARAZIONE LETTERE Tutte le stampe sono gestite da dei modelli personalizzabili che si trovano in disco locale C\Programmi\ AVISNet\ Modelli. Sono dei modelli apribili con il programma Microsoft Office Word e si possono modificare a piacimento avendo avvertenza di non modificare i campi unione che gestisce il programma e sono caratterizzati o dall essere delimitati con delle virgolette (es: «Nome») oppure da dei segnalibri (es : bkmnome). Questi campi servono al programma per scrivere e personalizzare la lettera per ogni donatore. Si possono spostare all interno del testo, copiare, formattare ma non modificare. In caso di danneggiamenti potete scaricare i modelli base dal sito ed adattarli alle vostre esigenze. GESTIONE DEI MODELLI DI STAMPA Tutti i modelli che sono nella cartella servono o serviranno per il corretto funzionamento di Avisnet e sono spesso definiti per default, ovvero ad ogni operazione il programma sa che per stampare deve andare a recuperare il determinato modello con il determinato nome. Per settare queste impostazioni basta andare sul menù strumenti e selezionare modelli di stampa, si aprirà una schermata dove i primi tre tab (stampe generali, personali e altre stampe) definiscono per le azioni i modelli associati, per cambiare un modello è sufficiente cliccare sulla cartella alla destra, selezionare il percorso il modello e dare ok. 15

16 CONFIGURAZIONE DELLA MAIL Guida AVISNet Una delle ultime funzionalità di AVISNet consente di inviare automaticamente delle mail ai donatori per segnalargli la donazione. Prima di tutto occorre settare i parametri della propria mailbox. Nell esempio vi farò vedere i parametri da inserire per la ma potete usare qualsiasi indirizzo di posta elettronica settandolo correttamente. Per andare nella pagina di configurazione cliccare sul menù strumenti, modelli di stampa, . Quella sarà la schermata usata per gestire i parametri della mail, ma anche il testo del messaggio. Per configurare la mail di avis.it i parametri di configurazione sono i seguenti: SMTP Server Host: mail.avis.it SMTP Server port: 25 SMTP Server User name:la vostra (es: SMTP Server Password: la vostra password Indirizzo mittente: la vostra (es: Descrizione mittente il nome della vostra comunale (es: AVIS Comunale Alseno) E la parte di configurazione è finita. Per settare la mail vi consiglio di cliccare sulla flag mail formattabile così vi aprirà un editor di testo tipo word e potete scrivere la mail in comodità, inserire immagini e cambiare colori del testo. È inoltre possibile mandare delle mail personalizzate utilizzando i parametri, inserendo (occhio alle maiuscoleminuscole) i seguenti parametri: <DataConvocazione> <Tesserino> <CognomeNome> <Cognome> <Nome> <TipoDonazione> 16

17 CREAZIONE NUOVO TEMPLATE SMS Per utilizzare le convocazioni via sms occorre prima di tutto creare un template sms, una sorta di maschera che dice al programma il testo dei messaggi ed anche i suoi parametri, un po come i modelli di stampa, solo che anziché averli reimpostati vanno settati prima, se si crea un template ben parametrizzato basta settarlo solo una volta e poi, con l uso dei parametri, basta cambiare tutte lo volte per esempio il giorno. Per la creazione di un template si può utilizzare la procedura guidata di AVISNet, basta andare sul menù strumenti, template sms, wizard e apparirà una schermata che richiede un nome template e una descrizione. Sono dei dati puramente indicativi e che vi serviranno per distinguere un template da un altro. Per esempio possiamo mettere come nome Convocazioni standard e come descrizione Convocazioni 2011 e poi cliccare avanti per proseguire con la creazione. Ora possiamo inserire i parametri. Qua è utile fare una piccola digressione. I parametri inseribili sono infiniti (ricordiamoci sempre comunque che un sms può contenere al massimo 160 caratteri) e che, a differenza delle lettere o mail i parametri degli sms sono di due tipi: o campi o testo libero. Questa distinzione è stata fatta per comodità e per poter riutilizzare il template più volte. I campi sono quei valori che il programma interpreta dinamicamente SMS per SMS e sono principalmente nome, cognome, data donazione (gg/mm/aaaa), tipodonazione, numero tessera. Il testo libero è invece un parametro che non è interpretato dal programma e che viene inserito all invio degli sms e sarà uguale per tutto quell invio e può essere, per esempio, il giorno del prelievo formattato diversamente (sabato 21 gennaio ) Fatta questa premessa che sarà utile anche per dopo, in questa fase dobbiamo decidere se e quanti parametri ci dovranno essere nel template. Per esempio io ho sempre usato come parametri giorno e nome che indica il giorno del prelievo formattato 21 gennaio per esempio ed il nome del donatore. Tuttavia è possibile cliccare direttamente su avanti e non inserire nessun parametro. Per inserire un parametro posizionarsi sulla destra di parametri, inserire il nome parametro (nel nostro esempio nome) e cliccare su inserisci, per inserire ulteriori parametri basta ripetere la procedura; al termine cliccare su avanti. 17

18 Vedrete che nella schermata successiva, l ultima, compaiono (se li avete specificati) i parametri che avete inserito prima. Posizionatevi con il cursore all inizio del messaggio e iniziate a scrivere il testo del messaggio come volete impostarlo fermandovi quando arrivate a scrivere il punto relativo al parametro. Per esempio solitamente scrivo Ciao e poi voglio scrivere il nome del donatore. A quel punto devo inserire subito dopo il parametro. Nel caso il parametro sia preceduto da un altro parametro (per esempio vedete *Giorno* *Nome*) e voi volete usare il secondo basta selezionare con il mouse il parametro, facendo attenzione di inserirci anche gli asterischi, cliccare il tasto destro e fare click su taglia, andare con il cursore appena dopo l ultima parola che vogliamo inserire prima del parametro (ad esempio dopo ciao) e fare click con il tasto destro del mouse e fare click su incolla. 18

19 E così facendo andiamo avanti fino a completare tutto il testo dell sms. A lavoro ultimato cliccare su fine per terminare la procedura e procedere con la convocazione per l invio del testo. Al click su fine vi sarà un messaggio di conferma, cliccare su ok e proseguire con l invio delle convocazioni. 19

20 MODIFICARE UN TEMPLATE SMS Guida AVISNet Abbiamo visto come creare un template sms, solo che molte volte conviene semplicemente modificare un template piuttosto che crearne sempre uno nuovo. Per modificare i template basta andare dal menù strumenti in template sms, gestione e vi apparirà una schermata con la parte di destra di dettaglio e la parte di sinistra di ricerca. Cliccando sul tasto ricerca estrapolerete tutti i template sms che avete creato. Cliccando nella parte inferiore sul messaggio che volgiamo modificare vedrete che verrà riportato nella parte di destra 20

21 Per modificare il template è sufficiente posizionarsi con il cursore nel testo del messaggio ed editarlo a piacere. È inoltre possibile aggiungere e rimuovere parametri. Per rimuovere dei parametri basta cliccare sul nome del parametro e cliccare su rimuovi nella parte di destra, per aggiungere parametri è sufficiente scrivere il nome del parametro e cliccare sul bottone inserisci al centro della pagina. Verrà inserito nel testo del messaggio, posizionatelo con il copia-incolla dove vi server. Alla fine di tutto cliccate sul tasto modifica in fondo alla pagina e poi uscite per effettuare l invio. 21

22 CHIAMATA DEI DONATORI Guida AVISNet Premetto che la procedura che vi illustrerò è puramente standard, ma non deve essere vista come l unica procedura o la procedura corretta per fare le convocazioni alla donazione. Iniziamo con l entrare nel menù delle convocazioni selezionando dal menù donatori la voce Convocazione alle donazioni. Si aprirà subito la schermata sottostante. Su questa schermata faccio subito notare un termine che ricorrerà spesso: Criterio non selettivo. Se selezioniamo questa voce il programma ignorerà i criteri di scelta ed estrarrà tutti i dati. Un errore frequente che ho visto tra le comunali è quello di mettere subito in alto sopra a ASPIRANTE IDONEO ED EFFETTIVO il criterio non selettivo. In questo modo dico al programma di non effettuare alcun filtro sullo stato associativo quindi si includono nell elaborazione anche i donatori dimessi o i collaboratori (non propriamente opportuno per la chiamata alla donazione). Allora, vista la prima cosa da non fare, ovvero la spunta del criterio non selettivo in alto ai donatori impostiamo subito la data del prelievo nel menù di destra e indichiamo nel basso se si vuole effettuare un filtro sui giorni preferenziali per la donazione. Ora di solito e per comodità io imposto criterio non selettivo ma non è un obbligo, come per esempio posso filtrare ulteriormente le convocazioni restringendo alche l età dei convocabili oppure convocare per un periodo specifico Fatto questo passiamo alla seconda schermata delle convocazioni cliccando sulla scritta sangue poco più in alto della scelta dello stato associativo dei donatori da convocare. 22

23 La schermata successiva è la classica schermata da selezionare (almeno per la maggior parte dei casi della nostra raccolta) tutto con criterio non selettivo. Tramite questa schermata impongo dei filtri di ricerca sul gruppo sanguigno dei donatori che possono donare. Naturalmente in caso di carenza di un particolare gruppo sanguigno risulta molto utile filtrare i campi per gruppo sanguigno altrimenti la nostra classica raccolta è su base prendiamo chiunque impostiamo quindi criterio non selettivo in alto oppure sui particolati campi (gruppo, rh kell ). 23

24 Fatto questo passiamo all ultima schermata, quella recante la scritta Donazione e convocazione. Nella prima parte della videata si notano i tipi di donazioni possibili. Anche qua richiedo molta attenzione. Se si impone un filtro non selettivo o si selezionano tutti i tipi di donazione il donatore Pinco Pallino me lo elencherà N volte ovvero se punto per esempio SANGUE e PLASMA il programma gli manderà 2 lettere, una per il plasma ed una per il sangue. Capito questo passiamo alla parte sottostante della videata. Generalmente viene selezionato anche qui il criterio non selettivo ma in alcuni casi si può anche non sceglierlo e decidere di filtrare ulteriormente. Per esempio posso decidere di fare una convocazione di quelli che non donano da un po di tempo, quindi compilo il campo ultima donazione prima del oppure posso escludere dalla convocazione quelli che ho convocato negli ultimi 30 giorni. Alla fine delle mie scelte faccio click su elabora e dopo una piccola attesa vengono estratti i papabili alla donazione. A questo punto non li ho ne ancora convocati; schiacciando sul bottone in basso li seleziono tutti e poi magari elimino quelli che non voglio convocare tirando via la spunta alla loro sinistra. Posso anche ordinarli per esempio per nome o per la loro ultima donazione cliccando sul nome della colonna in grigio in altro sopra al primo record visualizzato. Una volta selezionato chi mi interessa convocare faccio click sul bottone avanti. 24

25 Al click sul bottone avanti si aprirà l ultima finestra delle convocazioni. Vi è subito da spuntare la flag memorizza la convocazione, se volete un elenco dei convocati in un folgio excel da stampare o salvare sul pc selezionate anche la seconda flag e poi scegliete come volete mandare la convocazione. Esistono principalmente 14 possibilità: 1. Default (manda ad ogni donatore il tipo convocazione di default inserita in donatori/convocazioni) 2. Lettera Personalizzata (stampa per tutti i donatori una lettera personalizzata con i suoi dati) 3. Etichetta (stampa l elenco delle etichette) 4. Lettera e Etichetta(stampa per tutti i donatori lettera e etichette) 5. Elenco telefonico (stampa telefono casa, lavoro e cellulare di ogni donatore) 6. SMS (manda un sms ad ogni donatore che ha compilato il numero di cellulare) 7. o lettere (manda una mail per chi ha la mail compilata se no scrive una lettera) 8. o etichette (manda una mail per chi ha la mail compilata se no stampa le etichette) 9. o elenco telefonico(manda una mail per chi ha la mail compilata se no stampa elenco) 10. o sms o lettera (manda mail che chi la ha compilata, sms per chi ha il numero cellulare e non la mail e stampa la lettera per chi non ha ne cellulare ne mail impostati) 11. Sms o lettera (manda sms a chi ha il numero, lettera per chi non ha il numero) 12. Sms o (manda sms a chi ha il numero, per chi non ha il numero) 13. Sms o elenco telefonico (manda sms a chi ha il numero, stampa l elenco per chi non ha il numero) 14. Sms o etichette (manda sms a chi ha il numero, stampa le etichette per chi non ha il numero). Avendo impostato correttamente la mail se si seleziona la mail è sufficiente cliccare su Elabora in basso, per inviare o una lettera personalizzata o stampare le etichette è sufficiente usare i modelli di stampa di default che ci sono, mentre per l sms è un po più complicato perché ci sono da gestire i parametri e i template, per cui nell esempio vi faccio vedere l utilizzo dell invio tramite sms. 25

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