CAPITOLATO TECNICO INDAGINE DI MERCATO PER LA REALIZZAZIONE E GESTIONE DEL SISTEMA WEB DEI PIANI FORMATIVI

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1 CAPITOLATO TECNICO INDAGINE DI MERCATO PER LA REALIZZAZIONE E GESTIONE DEL SISTEMA WEB DEI PIANI FORMATIVI Def. 24/07/2014 1

2 Sommario 1- Caratteristiche della fornitura Stazione Appaltante Oggetto della fornitura Importo messo a gara Durata fornitura e servizi collegati 2- Obiettivi del sistema oggetto del capitolato e caratteristiche Premessa Sistema di gestione dei piani formativi 3- Funzioni generali Gestione operativa multifunzionale e multilivello Gestione operativa enti proponenti Gestione operativa enti attuatori Gestione operativa revisori Gestione operativa valutatori Riepiloghi piani formativi Gestione operativa per Fondoprofessioni Gestione operativa dell aggiudicatario Gestione e implementazione banche dati 3.10 Gestione delle comunicazioni da/per il Fondo e tracciabilità 2

3 3.11- Gestione documenti nel sistema 3.12 Realizzazione di statistiche 3.13 Monitoraggio dei piani formativi secondo quanto richiesto dal M.L.P.S. 4 Bandi corsuali 4.1 Attori del sistema 4.2 Definizione, implementazione, gestione nuovi avvisi 4.3 Presentazione piano corsuale 4.4 Ammissibilità del piano corsuale 4.5 Valutazione del piano corsuale 4.6 Graduatorie e approvazione 4.7 Fase di gestione 4.8 Fase di rendicontazione 4.9 Monitor avviso e riepiloghi 5- Avvisi individuali a catalogo 5.1 Attori del sistema 5.2 Definizione, implementazione, gestione nuovi avvisi 5.3 Creazione, accreditamento e aggiornamento cataloghi formativi 5.4 Approvazione/Respingimento attività a catalogo e relative comunicazioni 5.5 Presentazione della richiesta di partecipazione da parte dell ente proponente e verifiche dell ente attuatore 5.6 Fase di ammissibilità 5.7 Fase di approvazione e relative comunicazioni 5.8 Fase di rendicontazione 5.9 Piani formativi pagati 3

4 5.10 Monitor avviso e riepiloghi 6 A.F.A. Azione Formativa Aggregata 6.1 Attori del sistema 6.2 Definizione, implementazione e gestione A.F.A. 6.3 Presentazione richiesta attivazione A.F.A. 6.4 Fase di ammissibilità della richiesta di attivazione A.F.A. 6.5 Fase di verifica della capacità contributiva annuale 6.6 Fase di conteggio del massimale d importo per la presentazione del piano formativo annuale 6.7 Presentazione piano formativo annuale 6.8 Ammissibilità e approvazione piano formativo annuale 6.9 Presentazione e approvazione/respingimento formulario progetto esecutivo 6.10 Erogazione anticipi 6.11 Rendicontazione 6.12 Chiusura piano 6.13 Monitor e riepiloghi A.F.A. 7- Verifiche incrociate tra i canali di finanziamento 7.1 Importi per avvisi/canali di finanziamento 7.2 Accesso vincolato agli avvisi/canali di finanziamento 7.3 Verifica status anagrafico e regolarità contributiva 7.4 Riepiloghi dati Ministero 8- Formazione e supporto per l utilizzo del sistema 8.1 Formazione personale Fondoprofessioni 4

5 8.2 Elaborazione di guide all utilizzo del sistema 9- Servizi connessi 9.1 Assistenza per livelli diversificati 9.2 Area applicativa 9.3 Hosting/Housing 9.4 Livelli di manutenzione sul sistema 9.5 Architettura applicativa 9.6 Architettura a livelli 9.7 Architettura lato utente 9.8 Fruizione dei servizi di sistema 9.9 Sicurezza e integrità del sistema 9.10 Protocolli applicativi 9.11 Autenticazione degli accessi 9.12 Architettura Environment hardware/software di base 9.13 Evoluzione del sistema 9.14 Modalità di esecuzione e gestione del progetto 5

6 1. Caratteristiche della fornitura Stazione appaltante Fondoprofessioni, fondo paritetico interprofessionale per la formazione continua negli studi professionali e nelle aziende ad essi collegate. Viale Pasteur, Roma Tel. 06/ Fax: 06/ Mail: PEC: Oggetto della fornitura La gara è relativa al servizio per la realizzazione e gestione del sistema web dei piani formativi di Fondoprofessioni e manutenzione per 12 mesi, a partire dalla consegna e collaudo del sistema. Si specifica che la manutenzione dovrà riguardare, oltre che le componenti applicative oggetto della presente gara, anche la Banca dati delle strutture aderenti, già realizzata da Fondoprofessioni Importo messo a gara Il corrispettivo massimo complessivo del servizio messo a gara è di euro ,00 (duecentomila) IVA esclusa Durata fornitura e servizi collegati La tempistica di consegna e collaudo dell intero sistema, o per specifici moduli, da parte del fornitore, rappresenterà un criterio premiale in sede di valutazione delle offerte. Pertanto, non viene definito un tempo di consegna, ma si richiede al fornitore di presentare la propria proposta. La gara prevede, inoltre, il servizio di manutenzione per un periodo di 12 mesi, a partire dalla consegna e collaudo del sistema. 2. Obiettivi del sistema oggetto del capitolato e caratteristiche Premessa Fondoprofessioni attua politiche formative attraverso il finanziamento di piani formativi concordati tra le parti sociali per gli studi/aziende e i lavoratori iscritti. Ciascun piano formativo può essere articolato in progetti esecutivi, nei quali sono descritte e sviluppate le attività formative. Il Fondo è attualmente dotato 6

7 di un proprio sistema informatico per la gestione di una parte dei processi di erogazione dei finanziamenti per la formazione previsti. Di seguito si descrive l articolazione del Sistema richiesto Sistema di gestione dei piani formativi Il sistema web di gestione dei piani formativi per la formazione continua dovrà gestire i seguenti processi: 1) Funzioni generali per tutti i canali di finanziamento; 2) Bandi corsuali; 3) Avvisi individuali a catalogo; 4) A.F.A. (Azione Formativa Aggregata); 5) Verifiche incrociate tra i canali di finanziamento. Di seguito si riportano brevemente le caratteristiche generali dei processi elencati, che saranno dettagliati nei successivi paragrafi. Funzioni generali per tutti i canali di finanziamento Il sistema dovrà prevedere funzioni di tipo generale, alcune comuni a tutte le modalità di accesso alle risorse, altre attivate in relazione alle caratteristiche del singolo canale di finanziamento. Bandi corsuali Prevedono un meccanismo di gara per l accesso alle risorse. Il Fondo stabilisce un budget e un arco temporale per presentare le proposte formative. Tali proposte saranno valutate in una logica comparativa che determinerà una graduatoria per l accesso alle risorse. Avvisi individuali a catalogo Prevedono un meccanismo di richiesta a sportello. Il Fondo definisce un budget di risorse per l Avviso che viene chiuso una volta impegnata per intero la disponibilità. In questo caso, a differenza delle altre modalità, non avviene la valutazione del singolo piano formativo bensì un approvazione/respingimento del catalogo formativo proposto dall ente attuatore a valere su uno specifico avviso. A.F.A. (Azione Formativa Aggregata) Prevede un meccanismo di richiesta in relazione alle risorse accantonate/in maturazione presso il Fondo, secondo un meccanismo di conto formazione. Le proposte formative vengono valutate individualmente e non comparativamente. Verifiche incrociate tra i canali di finanziamento Tale funzione prevede un incrocio dei dati tra i diversi canali di finanziamento e con la situazione contributiva delle strutture aderenti. 7

8 N.B. A mero titolo esemplificativo del processo relativo alle tipologie di avvisi/canali di finanziamento della formazione, è possibile consultare il sito dove è presente tutta la documentazione a supporto. 3. Funzioni generali Gestione operativa multifunzionale e multilivello Gli utenti che possono operare all interno della piattaforma sono i seguenti: - Operatore-Fondo - Ente attuatore - Ente proponente - Valutatore - Certificatore di Piano - Ispettore I dati anagrafici richiesti per le categorie di utenti saranno differenti, in relazione ai ruoli operativi ad essi assegnati nell ambito del processo di gestione dei piani formativi. La conferma dell avvenuta registrazione e abilitazione dell utente avverrà con il rilascio delle credenziali di accesso. Le funzionalità dei singoli utenti devono essere abilitate/disabilitate in relazione alle caratteristiche e tipologia dello specifico avviso/canale di finanziamento. E molto importante gestire gli accreditamenti e le anagrafiche in maniera univoca. Ossia, a un utente corrisponde una sola anagrafica. Sarà cura degli utenti aggiornare la propria anagrafica per eventuali modifiche intervenute Gestione operativa enti proponenti Di seguito si riporta il ruolo rivestito dall ente proponente nelle differenti modalità di accesso alle risorse: - Bandi Corsuali Passivo (non opera in piattaforma) - Avvisi individuali a catalogo Attivo (opera in piattaforma per la richiesta del contributo) - A.F.A. Attivo (opera in piattaforma quale unico titolare del conto formativo) Tra i dati minimi richiesti all ente proponente relativamente all anagrafica rientrano: 1) Dati struttura (ragione sociale, sede, indirizzo, C.F.-P.Iva, mail/pec ecc.) 2) Dati legale rappresentante (nome e cognome, luogo e data nascita, estremi documento identità, copia documento identità, mail/pec ecc), 3) Dati referente operativo (nome e cognome, luogo e data nascita, estremi documento identità, mail/pec ecc), 4) Dati Monitoraggio, secondo quanto richiesto dal M.L.P.S. per le strutture Gestione operativa enti attuatori 8

9 Di seguito si riporta il ruolo rivestito dall ente attuatore nelle differenti modalità di accesso alle risorse: - Bandi Corsuali Attivo (opera per conto dell ente proponente ed è responsabile del piano) - Avvisi individuali a catalogo Attivo (opera in piattaforma come responsabile del piano, verificando e validando quanto prodotto dal proponente) - A.F.A. Passivo (un ente proponente titolare di un conto A.F.A. non deve affidarsi ad un ente attuatore per la gestione) Tra i dati minimi richiesti all ente attuatore relativamente all anagrafica rientrano: 1) Dati struttura (ragione sociale, sede, indirizzo, C.F.-P.Iva, mail/pec ecc.), 2) Dati legale rappresentante (nome e cognome, luogo e data nascita, estremi documento identità, copia documento identità, mail/pec ecc), 3) Dati referente operativo (nome e cognome, luogo e data nascita, estremi documento identità, mail/pec ecc), 4) Dati Monitoraggio, secondo quanto richiesto dal M.L.P.S. per gli enti di formazione Gestione operativa revisori Il revisore contabile può essere abilitato, a seconda del ruolo da svolgere, a due differenti funzioni: 1) Certificatore di Piano 2) Ispettore Il certificatore viene assegnato dall Operatore-Fondo ad uno specifico piano formativo con lo scopo di verificare la completezza e correttezza del rendiconto. Di seguito si riporta il ruolo rivestito dal Certificatore di Piano nelle differenti modalità di accesso alle risorse: - Bandi Corsuali Attivo (opera certificando il rendiconto) - Avvisi individuali a catalogo Passivo (non previsto per questa tipologia) - A.F.A. Attivo (opera certificando il rendiconto) L Ispettore può essere assegnato dall Operatore-Fondo a un piano formativo per una verifica in loco circa la regolare realizzazione delle attività formative, in tal caso dovrà poter inserire in piattaforma le risultanze della verifica effettuata. Tra i dati minimi richiesti al revisore relativamente all anagrafica rientrano: 1) Nome e Cognome, 2) Luogo di nascita, 3) Data nascita, 4) N. accreditamento repertorio Fondo Gestione operativa valutatori Di seguito si riporta il ruolo rivestito dal valutatore* nelle differenti modalità di accesso alle risorse: - Bandi Corsuali Attivo (inserisce valutazione per ogni voce prevista dal Fondo) - Avvisi individuali a catalogo Passivo (non previsto per questa tipologia) - A.F.A. Passivo (non previsto per questa tipologia) 9

10 *Il profilo di ogni valutatore viene generato e creato dall Operatore-Fondo che dovrà, eventualmente, aggiornare anche la relativa anagrafica. Tra i dati anagrafici minimi del valutatore rientrano: 1) Nome e cognome, 2) Luogo di nascita, 3) Data di nascita Riepiloghi piani formativi Per le seguenti categorie di utenti il sistema dovrà prevedere la consultazione di un apposita sezione riepiloghi piani formativi : - Enti attuatori - Enti proponenti - Operatore-Fondo* Le informazioni minime dovranno essere così organizzate: 1) N. progressivo piano, 2) Protocollo piano, 3) Ente Proponente, 4) Ente Attuatore, 5) Titolo, 6) Stato piano formativo (ammesso, non ammesso, approvato, non approvato, rinunciatario, attivato, non attivato, revoca, pagato, non pagato), 7) Data approvazione 8) Importo richiesto, 9) Importo riconosciuto, 10) Data valuta *L Operatore-Fondo potrà consultare anche il dettaglio relativo alle singole strutture beneficiarie dei piani formativi, oltre ai dati relativi a proponenti/attuatori. Tale riepilogo dovrà essere organizzato con i seguenti dati minimi: 1) N. progressivo piano, 2) Protocollo piano, 3) Ente Proponente, 4) Ente Attuatore, 5) Titolo, 6) Stato piano formativo (ammesso, non ammesso, approvato, non approvato, rinunciatario, attivato, non attivato, revoca, pagato, non pagato), 7) Data approvazione, 8) Allievi riconosciuti, 9) Importo riconosciuto, 10) Data valuta. L Operatore-Fondo dovrà poter filtrare le informazioni ricercando per: ragione sociale, partita IVA, matricola INPS ecc Gestione operativa per Fondoprofessioni L Operatore-Fondo dovrà poter consultare tutti gli archivi, con possibilità di filtrare le informazioni contenute nel sistema. Inoltre, l Operatore-Fondo dovrà avere visibilità dei dati contenuti all interno delle anagrafiche degli utenti ed evidenza delle informazioni riportate nei piani formativi. Laddove si rendesse necessario dovranno essere presenti apposite funzioni di: - Salvataggio delle informazioni - Estrapolazione file excel/pdf - Invio note/comunicazioni agli altri utenti del sistema - Upload documenti - Compilazione check di verifica 10

11 Inoltre, come evidenziato nei rispettivi paragrafi, l Operatore-Fondo dovrà poter effettuare personalizzazioni in relazione alle caratteristiche degli avvisi/canali di finanziamento previsti Gestione operativa dell aggiudicatario L aggiudicatario dovrà progettare le funzionalità del sistema tenendo presente la possibilità di apportare modifiche strutturali e/o integrazioni in relazione a problematiche o per la soluzione di casistiche eccezionali, che dovessero emergere nella gestione dei Piani e dovrà garantire la corretta attuazione del processo Gestione e implementazione banche dati Allaccio alla Banca dati delle strutture aderenti L aggiudicatario dovrà consentire tutti gli allacci di dati con la Banca dati delle strutture aderenti di Fondoprofessioni, già realizzato precedentemente alla pubblicazione del presente capitolato. Tale sistema consente la consultazione di: - Anagrafica INPS delle strutture aderenti (o in passato aderenti) e relative matricole - Status della singola matricola INPS (aderente da, revocata da, cessata il, sospesa il) - Versamenti per singola matricola INPS (aderente o in passato aderente) - Regolarità contributiva per singola matricola INPS (aderente o in passato aderente) Per la corretta gestione dei Piani formativi e per una puntuale verifica delle matricole INPS relative alle strutture coinvolte nelle attività è necessario favorire una gestione integrata di tali dati. Di seguito si riportano le caratteristiche tecniche e struttura della Banca dati delle strutture aderenti : 11

12 12

13 Banche dati e implementazione L aggiudicatario dovrà considerare le informazioni presenti all interno del sistema come di proprietà e pertinenza del Fondo stesso. Nella gestione delle banche dati dovrà essere prevista un architettura a livelli, con distinzione tra i seguenti moduli: - Categorie e anagrafiche utenti - Differenti tipologie attività (bando corsuale, avviso individuale a catalogo, A.F.A.) - Banca dati delle strutture aderenti - Dati Monitoraggio, organizzati secondo quanto richiesto dal M.L.P.S. L aggiudicatario dovrà organizzare il sistema in maniera da prevedere un aumento nel tempo dei dati contenuti all interno del sistema, onde evitare problematiche di sovraccarico, con ricadute negative sul Fondo e sugli altri utenti Gestione delle comunicazione da/per il Fondo e tracciabilità Si richiede al sistema la possibilità, non solo di inviare comunicazioni e note alle differenti categorie di utenti, ma anche e soprattutto una totale tracciabilità delle stesse. In particolare il sistema dovrà essere in grado di memorizzare e archiviare: 1) destinatario/i, 2) oggetto, 3) testo mail, 4) eventuali allegati, 5) data e ora invio ecc. 13

14 L Operatore-Fondo (e laddove necessario anche le altre categorie di utenti) dovrà poter consultare in un apposita sezione riepilogativa tutte le comunicazioni (e relativi dati) inviate, potendo effettuare filtri per ente attuatore/ente proponente/piano formativo di riferimento/avviso o attività di riferimento Gestione documenti nel sistema Tutta la documentazione generata dal sistema con l immissione dei dati da parte degli utenti o caricata dovrà essere opportunamente memorizzata e archiviata, in maniera da renderla disponibile e consultabile in qualsiasi momento. Per tutta la documentazione da fornire al Fondo dovrà essere prevista, quindi, un apposita funzione di upload. In seguito all upload dovrà essere necessariamente tracciata l operazione effettuata, con evidenza di data/ora del caricamento e relativo utente coinvolto. Per ogni documento caricato o validato nel sistema dovrà essere aggiornato un riepilogo per il Fondo, al fine di favorire la tracciabilità della documentazione Realizzazione di statistiche L aggiudicatario dovrà prevedere un modulo statistico, che consenta di analizzare i dati presenti all interno della piattaforma, in particolare nei seguenti ambiti: - Aderenti (da DB Banca dati strutture aderenti) - Piani formativi complessivi - Singolo avviso/canale di finanziamento - Statistiche per attuatori - Statistiche per proponenti - Statistiche per beneficiari - Dati di Monitoraggio relativi ai piani formativi I punti elencati hanno carattere esemplificativo e non esaustivo e dovranno essere concordati durante la realizzazione del sistema Monitoraggio dei piani formativi secondo quando richiesto dal M.L.P.S. Fondoprofessioni, in ottemperanza a quanto richiesto dalla Circolare 36/03 del Ministero del Lavoro, deve garantire un adeguato flusso di informazioni relativamente ai Piani formativi finanziati, attraverso l invio dei dati di monitoraggio. I dati raccolti e trasmessi relativi al Monitoraggio riguardano i seguenti ambiti: 14

15 - Attività formative finanziate, con attenzione alle diverse tipologie di intervento, alle caratteristiche dell attività realizzata e del soggetto attuatore/impresa - Destinatari della formazione, con attenzione alle categorie di lavoratori e strutture coinvolti nelle attività formative La raccolta di questi dati dovrà avvenire per tutti i piani formativi raccogliendo e organizzando le opzioni indicate dagli utenti (enti attuatori e proponenti), utilizzando le apposite tabelle fornite da Isfol, agenzia tecnica del M.L.P.S. Come richiesto dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali nell ambito della Circolare 36/03, l estrapolazione e invio dei dati di Monitoraggio dovrà avvenire con cadenza semestrale (31 Gennaio e 31 Luglio). L estrapolazione di dati viene effettuata, come previsto dalla Circolare 36/03, con riferimento alle seguenti fasi: - Approvazione dei Piani/Progetti (dati immessi nel sistema fino alla fase di approvazione del piano); - Conclusione dei Piani/Progetti (dati immessi nel sistema dopo l approvazione del piano). La piattaforma dovrà consentire l estrapolazione di queste due categorie di dati, organizzati come flusso XML e divisi per anno e semestre di competenza. I file XML estrapolati devono essere necessariamente conservati dal sistema e consultabili/scaricabili dall Operatore-Fondo in qualsiasi momento. Inoltre, nel caso di dati carenti all interno del sistema, che dovranno essere puntualmente segnalati dall applicativo, l Operatore-Fondo dovrà poter integrare informazioni relative ai dati di Monitoraggio richiesti. N.B. Il sistema di raccolta dei dati di Monitoraggio dovrà essere realizzato tenendo presente che le tabelle Isfol sono soggette a periodici aggiornamenti, pertanto la struttura dei dati raccolti dovrà essere idonea ad apportare variazioni/integrazioni. 4. Bandi Corsuali Attori del sistema Nell ambito dei bandi corsuali sono previsti i seguenti profili operativi: - Operatore-Fondo; 15

16 - Ente Attuatore; - Valutatore; - Certificatore di Piano; - Ispettore. Il processo di seguito descritto, relativo ai bandi corsuali coinvolge, pertanto, nelle varie fasi, le cinque categorie di utenti. N.B. Gli attori del sistema potrebbero variare in relazione alle caratteristiche dello specifico avviso, pertanto, la piattaforma dovrà consentire di attivare/disattivare determinati profili ed utenze. Fondoprofessioni attualmente gestisce il processo dei piani corsuali tramite piattaforma informatica tutt ora in uso. L aggiudicatario dovrà verificare insieme al Fondo le eventuali modalità di porting ed implementazione dei dati all interno del nuovo sistema web, valutandone la fattibilità e possibili soluzioni Definizione, implementazione e gestione nuovi avvisi Coerentemente con la struttura di massima dei bandi corsuali, l Operatore-Fondo dovrà avere la possibilità di effettuare una serie di personalizzazioni, in relazione alle caratteristiche dell avviso. In particolare, dovrà essere possibile la definizione di: - Denominazione/numerazione avviso; - Importo stanziato; - Percentuale di contributo erogato; - Definizione caratteristiche di eventuali differenti canali (es. distinzioni studi/aziende); - Massimale di contributo piano formativo; - Costo ora/allievo massimo; - Numero minimo/massimo ore durata attività; - Numero minimo/massimo dipendenti partecipanti; - Date apertura/chiusura bando; - Item dei campi descrittivi relativi al formulario del piano corsuale; - Voci che compongono la scheda finanziaria, eventuali percentuali e massimali d importo previsti; - Eventuali massimali d importo previsti per singole voci che compongono la scheda finanziaria; - Criteri di valutazione qualitativa e quantitativa dei piani corsuali e relativi punteggi; - Percentuale riconosciuta per eventuali anticipi sull importo approvato per piano formativo; - Numero di giorni per caricamento del rendiconto nel sistema; - Attivazione/disattivazione profili utenti Presentazione Piano corsuale La presentazione del piano formativo corsuale avviene ad opera dell ente attuatore, questo in fase di presentazione dovrà definire, tramite il sistema i seguenti dati: 16

17 - Caratteristiche generali del corso (titolo, eventuale canale scelto, dati di Monitoraggio relativi al Piano, secondo quanto previsto da M.L.P.S); - Inserimento anagrafica (o allaccio, se già presente in DB) dell ente proponente; - Inserimento anagrafica eventuale soggetto delegato e/o partner; - Inserimento anagrafica e riferimenti responsabile operativo piano; - Scelta regime aiuti e inserimento importo richiesto; - Definizione progetti (Sede, date inizio/fine, titolo, dati di Monitoraggio relativi al Progetto, secondo quanto previsto da M.L.P.S, ore docenza, numero previsionale partecipanti, calcolo automatico monte-ore (n. partecipanti X n. ore docenza); - Descrizione testuale contenuti del piano (secondo item formulario impostati per l avviso); - Descrizione testuale dei contenuti dei singoli progetti (secondo item formulario impostati per l avviso); - Definizione importi scheda finanziaria secondo gli item definiti dal Fondo (esempio: costo per preparazione corsi, docenza, tutoraggio, coordinamento, affitto locali, materiale didattico, spese fideiussione, spese generali, cofinanziamento)*. *La piattaforma dovrà controllare gli importi immessi nella scheda finanziaria, sulla base delle regole e dei parametri definiti per l avviso. Ad esempio, dovrà essere controllato il rispetto dei seguenti valori: 1) massimale previsto per il piano formativo, 2) costo ora/allievo, 3) eventuali massimali d importo per singola voce di spesa ecc. Quindi, una volta compilato il piano, seguiranno i seguenti passaggi: - Download/upload della documentazione di presentazione compilata con i dati inseriti dall ente attuatore per conto dell ente proponente; - Upload da parte dell ente attuatore di eventuale ulteriore documentazione prevista dall avviso; - Validazione del piano e della documentazione allegata Ammissibilità del Piano Corsuale La fase di ammissibilità è finalizzata alla verifica della completezza/correttezza della documentazione relativa alla partecipazione al bando. Tale fase è in capo all Operatore-Fondo. In relazione alla procedura di ammissibilità può effettuare le seguenti operazioni: - Spuntare i documenti richiesti per la partecipazione al bando; - Ammettere/sospendere/respingere un Piano; - Inserire note in apposito campo; - Inviare comunicazioni all ente attuatore; - Associare un Piano formativo ammesso ad una Commissione di valutazione per la successiva fase. I piani ricevuti dal Fondo, poiché validati dall ente attuatore, dovranno essere riportati in un elenco che evidenzi le seguenti informazioni minime: 1) n. progressivo piano, 2) protocollo del piano, 3) ente attuatore, 4) ente proponente, 5) titolo, 6) contributo richiesto 7) stato (ammesso, non ammesso, sospeso ecc), 8) stato processo valutazione (in valutazione, conclusa, chiuso dal Fondo ecc.) 17

18 4.5 - Valutazione del Piano Corsuale I soli piani ammessi passano alla fase di valutazione curata da apposita Commissione tecnica. L utenza dei valutatori dovrà essere creata dall Operatore-Fondo, associando i relativi dati anagrafici del valutatore e abilitandolo alla sola valutazione qualitativa relativa a uno specifico avviso. Per un avviso l Operatore-Fondo dovrà poter impostare anche più commissioni, con differenti valutatori associati, se necessario. Il valutatore, abilitato per una commissione, vedrà le seguenti informazioni minime: - Contenuti dei piani formativi associati alla sua commissione (formulario, scheda finanziaria, dati generali ecc.); - Proprie valutazioni inserite (seguendo criteri stabili dal Fondo). La componente quantitativa del punteggio viene assegnata dall Operatore-Fondo, che associa i punteggi relativi ad ogni piano. Per tutti i piani formativi valutati, il sistema dovrà generare una scheda di valutazione, che includa i punteggi inseriti da ogni valutatore e quello inserito dall Operatore Fondo, relativamente alla componente quantitativa. Tale scheda dovrà evidenziare i totali delle valutazioni e riportare eventuali note. Una volta assegnate le valutazioni qualitative sarà l Operatore-Fondo a determinare la chiusura della valutazione, disabilitando le utenze Graduatorie e approvazione In relazione ai punteggi immessi e registrati si genera in automatico la graduatoria dei piani formativi per l accesso al finanziamento. Tale graduatoria dovrà riportare i seguenti dati minimi: 1) n. progressivo piano, 2) protocollo Piano, 3) ente attuatore, 4) ente proponente, 5) titolo, 6) finanziamento, 7) punteggio. Dopo che la graduatoria è stata ratificata dal CdA, l Operatore-Fondo dovrà poter eseguire i seguenti passaggi: - Inserimento data di approvazione del CdA nel sistema ed associazione automatica a tutti i piani approvati; - Passaggio di stato dei piani formativi (approvati, non approvati, fuori budget ecc); - Invio di comunicazione all ente attuatore e all ente proponente circa l esito del bando (tracciabilità della stessa e automatico salvataggio da parte del sistema); Solo il piano che l Operatore-Fondo passa allo stato di approvato accede alla successiva fase di gestione. 18

19 4.7 - Fase di gestione La gestione del piano formativo è piena responsabilità dell ente attuatore, che può avviare l attività in seguito alla firma della convenzione, che regola i rapporti con il Fondo. Tale documento dovrà essere scaricabile da parte degli enti attuatori con piani formativi approvati. Per il piano formativo approvato l ente attuatore è tenuto a fornire tramite la compilazione in piattaforma le seguenti categorie di informazioni minime: Dati di piano - Data avvio/conclusione; - Personale interno/docenti coinvolti; - Eventuale richiesta anticipo. Dati di progetto - Conferma ore di docenza approvate per il progetto; - Data avvio/conclusione; - Sede e caratteristiche; - Inserimento anagrafiche strutture beneficiarie coinvolte nel piano (e relativi dati Monitoraggio della struttura, secondo quanto richiesto dal M.L.P.S.); - Inserimento anagrafiche dipendenti delle strutture beneficiarie coinvolti nel piano (e relativi dati Monitoraggio del lavoratore, secondo quanto richiesto dal M.L.P.S.); - Associazione del personale docente e non inseriti per il piano al progetto; - Definizione calendario didattico (data inizio/fine, orario, docente, descrizione attività ecc); - Registrazione delle presenze per ogni partecipante (e relative ore frequentate). *I dati inseriti dall ente attuatore dovranno essere consultabili per ogni piano/progetto da parte dell Operatore-Fondo. Per tutti i piani approvati in fase di gestione, l Operatore-Fondo dovrà poter consultare una sezione riepilogativa generale in cui siano presenti le seguenti informazioni minime: 1) N. progressivo piano, 2) n. protocollo piano, 3) ente attuatore, 4) ente proponente, 5) titolo, 6) contributo approvato, 7) n. progetti, 8) data inizio attività Piano e progetti, 9) data massima conclusione Avviso, 10) data effettiva conclusione Piano e progetti, 11) stato di avanzamento, 12) proroghe, 13) Ispettore, 14) area settore, 15) note. Documenti di piano/progetto 19

20 In fase di gestione dovranno essere disponibili e scaricabili per l ente attuatore i documenti relativi al piano. Es. dichiarazioni di inizio attività e fine attività dell ente attuatore e dell ente beneficiario, format di fideiussione, format richiesta anticipi, registro presenze. Prima dell avvio di ogni singolo progetto, l ente attuatore dovrà poter effettuare l upload, in seguito all apposizione della firma, della documentazione richiesta in questa fase (es. dichiarazione inizio attività dell ente beneficiario e ulteriori documenti richiesti). Tale upload dovrà essere adeguatamente certificato e storicizzato dal sistema. In seguito all upload la documentazione diverrà visibile all Operatore-Fondo. N.B. La comunicazione della chiusura dell attività formativa dovrà essere effettuata tramite la piattaforma, con invio automatico di una mail all Operatore-Fondo. Gestione eventuali anticipi Per gli enti attuatori che richiedono l anticipo, per piano formativo, l Operatore-Fondo dovrà poter consultare una sezione riepilogativa generale in cui siano presenti le seguenti informazioni minime: 1) N. progressivo piano, 2) n. protocollo piano, 3) ente attuatore, 4) ente proponente, 5) titolo, 6) contributo approvato, 7) data inizio attività, 8) data richiesta anticipo ente attuatore, 9) data arrivo fidejussione, 10) data invio fidejussione società di verifica congruità, 11) esito verifica congruità, 12) importo anticipato, 13) data valuta anticipo. Ispettore L Operatore-Fondo può assegnare un ispettore a un piano formativo. Tale figura ha il compito di verificare il regolare svolgimento delle attività formative in loco. L ispettore dovrà obbligatoriamente effettuare le seguenti operazioni minime: - Monitorare lo stato di avanzamento del Piano e le eventuali variazioni; - Inserire le date delle verifiche ispettive effettuate e da effettuare; - Inserire l esito della verifica ispettiva; - Effettuare l upload del verbale di verifica e della documentazione a supporto Fase di rendicontazione L ente attuatore dovrà inserire i riferimenti relativi a tutti i fornitori e giustificativi di spesa per la realizzazione del piano formativo all interno della piattaforma, con attenzione a tutte le voci di spesa che lo compongono. Es. costo per preparazione corsi, docenza, tutoraggio, coordinamento, affitto locali, materiale didattico, spese fideiussione ecc. L inserimento di dati riguarda i seguenti ambiti minimi: - Anagrafiche fornitori; 20

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