Guida rapida Avvio Arco SeaCloud

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1 Startup Guida rapida Avvio Arco SeaCloud Synaptic Cloud srl Via Principi d Acaja n Torino ITALIA - info@synaptic-cloud.it - supportotecnico@synaptic-cloud.it Guida rapida Avvio per la versione Arco SeaCloud. -Revisione 5.6 del Tutti i diritti riservati. Nessuna parte di questo manuale può essere riprodotta o trasmessa in qualsiasi forma senza la preventiva autorizzazione della Synaptic Cloud srl.

2 Sommario 1. INTRODUZIONE PRIMA PARTE Installazione arco sea cloud Scarica gratuitamente il tuo gestionale Arco SeaCloud Registra un Dominio in Arco SeaCloud Regole generali Login di Arco La HomePage (pagina iniziale) di Arco La Barra degli strumenti (Toolbar) Videate di lavoro/ maschere: caratteristiche Gestione Filtri Tabelle Importa/Esporta tramite foglio di calcolo EXCEL Report di Arco: Caratteristiche e funzionalità Caricamento, Modifica, Cancellazione di un Record Percorso di registrazione Percorso di Modifica Causali di : Bollettazione, Fatturazione, Contabili Archivi e tabelle a supporto Glossario SECONDA PARTE Elenco argomenti trattati nei manuali operativi Se hai la contabilità : preparazione archivi Se hai la fatturazione: preparazione archivi pag. 2

3 1. INTRODUZIONE Lo scopo della guida è quello di aiutare a muovere i primi passi nell uso del sistema Gestionale ERP Arco SeaCloud. Le regole generali per utilizzarlo sono poche, intuitive ed il sistema fa largo uso di sistemi testuali o ipertestuali per definire le proprie funzioni. A partire dall installazione questa guida si divide in una parte generale relativa alle regole comuni del sistema, agli strumenti in dotazione ed una parte relativa alle attività utente di importanza basilare per la preparazione degli archivi. pag. 3

4 2. PRIMA PARTE 2.1. Installazione arco sea cloud Scarica gratuitamente il tuo gestionale Arco SeaCloud Attraverso la homepage l installazione facile e veloce ti permette di scaricare il programma gratuitamente per una prova di 60 giorni. La registrazione dei tuoi dati e di un tuo dominio personale saranno conservati per il successivo acquisto, la tua login sarà utile anche per l accesso al sito. Installazione 1. Scarica il Software di installazione (Clicca su Provalo Subito) 2. Avvia l'installazione (click sul programma che hai scaricato: ArcoSeaCloudSetup.exe ) 3. Segui le istruzioni dell'installazione 4. Quando Arco SeaCloud viene eseguito si apre la maschera di Accesso, vedi sotto, puoi scegliere tra: 5. Fare una semplice prova in ambiente di TEST (Clicca : Vuoi Fare una Prova senza Registrarti? Clicca Qui) 6. Creare un Dominio personale dove effettuare prove per 60 giorni gratuitamente (clicca: Non possiedi un Dominio(Azienda) su Arco Sea Cloud? Registrati Ora) pag. 4

5 Registra un Dominio in Arco SeaCloud Attraverso la registrazione dei propri dati e la creazione di un dominio l utente potrà operare un ambiente personale dove tutti i caricamenti e le prove effettuate saranno conservate nel caso in cui, conclusa la prova di 60 giorni, si decida di acquistare il servizio di abbonamento annuale cloud desiderato. Cliccando sul link Non possiedi un Dominio (Azienda) su Arco SeaCloud? Registrati ora Clicca qui? si aprirà la maschera di registrazione qui di seguito illustrata. Dati per la registrazione In questa maschera si dovranno inserire i dati anagrafici dell azienda utilizzati dal sistema come dati utente registrato ed memorizzati nel proprio dominio come dati gestionali all interno dell archivio azienda. Dati per l autenticazione In questa maschera si dovranno inserire i seguenti dati: Dominio: nome sintetico identificativo della propria azienda. Utente: nome utente riferito alla persona che effettuerà gli accessi Password : password alfanumerica di almeno 8 caratteri Tali dati rappresentano i dati di accesso al sistema gestionale Arco SeaCloud. pag. 5

6 2.2. Regole generali Login di Arco Dopo aver installato il programma, ed esserti registrato, sul tuo desktop troverai un icona: per entrare in Arco SeaCloud doppio click sull icona L Icona di Arco SeaCloud Utilizzare la Username, la Password ed il Dominio (NomeAzienda) memorizzata nella fase di registrazione ed acquisto del proprio servizio o licenza software. Arco Client Login: Username: nome dell utente Password: parola d ordine Dominio: nome azienda (si tratta di una sigla identificativa, la ragione sociale è descritta in sede di registrazione) pag. 6

7 La HomePage (pagina iniziale) di Arco La homepage di Arco SeaCloud si compone di due zone principali: L Area Grigia ovvero l elenco dei menù rappresentanti le aree di lavoro la cui selezione consente l apertura di sotto menù relativi agli archivi, alle funzionalità operative ed a menù dedicati alla reportistica, come di seguito visualizzato. L Area Azzurra ovvero l area di accesso diretto a principali funzionalità e/o archivi. Le funzionalità sono quelle di maggior interesse e lo scopo è quello di un accesso immediato all area operativa più comunemente utilizzata nelle attività aziendali giornaliere, distribuite nelle seguenti sezioni o finestre Inizio, Anagrafiche, Bolle, Fatture, Avanzate, Statistiche, News. Qui puoi scegliere con quale dimensione di caratteri operare attraverso lo Zoom del programma: piccoli, medi, grandi e molto grandi. pag. 7

8 La Barra degli strumenti (Toolbar) Gli strumenti a disposizione dell utente previsti nella Toolbar o barra degli strumenti sono i seguenti i seguenti, eccoli descritti con il significato di ognuno di essi. Tornare indietro da una maschera ad un'altra, nell utilizzo dei link o da un menù ad un altro. Apertura e chiusura del Menù (Area Grigia) dal quale accedere alle diverse funzionalità. Ritorno alla pagina principale. Accesso veloce all apertura di un nuovo documento nell ambito dei Clienti/Fornitori/Prodotti/Ordine Cliente/Documento di Trasporto/Fattura. Cronologia delle ultime operazioni effettuate e Top Ten delle operazioni effettuate. Icone per il posizionamento della selezione negli archivi o nelle tabelle riepilogative dei movimenti effettuati. Icone per la gestione dei record all interno degli archivi o delle diverse funzionalità di Arco. Icone presenti in apertura maschera: CREAZIONE di un nuovo record MODIFICA di un record CANCELLAZIONE di un record Icone presenti cliccando la Modifica di un record preesistente: CREAZIONE di un nuovo record copiando un record già esistente MODIFICA di un record CANCELLAZIONE di un record SALVATAGGIO di un nuovo record o record modificato. pag. 8

9 Icone per l attivazione e la disattivazione della gestione FILTRI. Gli archivi e/o le tabelle riepilogative dei movimenti possono essere filtrate attraverso da alcuni campi chiave. FILTRARE: Compilando i campi chiave la tabella sottostante sarà filtrata DISATTIVARE IL FILTRO: Per ritornare alla situazione originale, cliccare sull icona Imbuto Verde/Freccia rossa. Icona per l attivazione della funzione di Importazione ed Esportazione delle tabelle tramite un foglio di calcolo EXCEL. E possibile quindi importare o esportare tabelle complete di numerosi dati rispettando il significato delle colonne esposte nel foglio di calcolo e la loro posizione all interno del foglio di calcolo. Icona per l attivazione della ricerca all interno delle Tabelle. Sulla base della selezione della colonna all interno della tabella sottostante, cliccando sull icona Ricerca è possibile effettuare la ricerca per quella selezione Videate di lavoro/ maschere: caratteristiche Le maschere rappresentano le unità che contengono dati omogenei: la maschera dei Clienti, quella dei Fornitori, quella dei Prodotti ecc. Le maschere gestiscono in sostanza gli Archivi. Hanno una visualizzazione semplice fondata sui Tab. ed hanno strumenti di ricerca comuni. La griglia o tabella dei dati La griglia è lo strumento più semplice ed intuitivo che consente di visualizzare i record contenuti in archivio. Le informazioni esposte in griglia rappresentano le informazioni principali di ogni record caricato. La griglia può essere ordinata sulla base della selezione della colonna desiderata e sulla base di tale selezione lo strumento di ricerca potrà operare. Nell immagine sottostante la tabella è ordinata per Ragione Sociale. La griglia inoltre potrà essere gestita e filtrata attraverso lo strumento di gestione dei filtri. pag. 9

10 L Area dei collegamenti ipertestuali L area dei collegamenti situata a sinistra di ogni maschera contiene i cosiddetti link ovvero i collegamenti alle diverse gestioni del sistema. Gli ipertesti, mostrati sono in genere contestuali al record (ovvero all informazione corrente) che viene visualizzato. I TAB o Sezioni Le videate di lavoro relative agli archivi o relative alle procedure sono strutturate da più finestre o sezioni attraverso le quali visualizzare dati di diversa natura. Tasto Help per la ricerca Rapida Il tasto illustrato sopra ( lente), si trova a destra dei campi da compilare, rappresenta lo strumento che se selezionato fornisce la finestra di supporto attraverso la quale visualizzare gli elenchi predefiniti dal sistema o caricati dall utente al fine di semplificare la compilazione. In sostanza l utente non dovrà mai ricordare a memoria i codici ma troverà sempre una lente per aiutarlo. pag. 10

11 La finestra di supporto Help così aperta, come in immagine, visualizza le informazioni principali. All interno di essa è possibile effettuare la ricerca selezionando la colonna desiderata ed inserimento nel campo sottostante il codice o la parola da ricercare. pag. 11

12 Tasti e link Operativi Nelle diverse aree del programma alcune procedure automatiche sono attivate attraverso Tasti o Link che consentono l attivazione di funzionalità. Elenchiamo, di esempio, alcune procedure che prevedono l utilizzo del tasto o link operativo: La liquidazione di un periodo IVA (mese o trimestre) L Emissione di Bonifici elettronici La procedura di chiusura ed apertura contabile L acquisizione delle fatture di vendita dall area vendite all area amministrazione, come da immagine. Fatturazione Differita Rettifica valorizzazione dei risconti Riconciliazione dei partitari Elaborazione dei bilanci Duplicazione degli ordini di vendita pag. 12

13 Gestione Filtri Tabelle E possibile per le maschere che contengono Tabelle attivare un sistema di filtri dinamici che consente di effettuare la ricerca di record selezionando uno o più indici predisposti al fine di filtrare la tabella e visualizzare unicamente il risultato ottenuto. La gestione dei filtri si attiva attraverso lo strumento presente nella toolbar, tasto verde a forma di imbuto, e si disattiva attraverso lo strumento apparso ad attivazione avvenuta, tasto verde a forma di imbuto con tasto rosso, sempre visualizzabile nella barra degli strumenti. Come filtrare una tabella Entrare nell archivio desiderato e cliccare sul tasto Ad attivazione avvenuta si apre la maschera Gestione Filtri composta dai filtri più importanti. Compilare i filtri desiderati. Nel caso dell esempio qui illustrato, si è attivato un filtro per città, la tabella sottostante visualizza solo i record sulla base della selezione e, si è attivato il tasto di disattivazione per consentire il rientro nella situazione originale. pag. 13

14 Importa/Esporta tramite foglio di calcolo EXCEL Dagli archivi di Arco SeaCloud è possibile utilizzare la funzionalità di Importazione ed Esportazione delle tabelle tramite foglio di Excel attraverso l apposito strumento presente nella barra degli strumenti. E possibile quindi importare o esportare tabelle complete di numerosi dati rispettando il significato delle colonne esposte nel foglio di calcolo e la loro posizione all interno del foglio di calcolo. L importazione può ad esempio essere usata per il caricamento di massa dell anagrafica clienti. Operazioni di importazione file EXCEL Archivio clienti Entra nell archivio clienti Clicca sull icona Scegli l operazione Importa Clicca sul tasto che consentirà l apertura di un foglio di excel costruito sulla base delle colonne necessarie al programma. Compila, dalla prima riga, le colonne obbligatorie (rosse) e poi procedi alla fase 2. Clicca sul tasto che consentirà l acquisizione del foglio precedentemente compilato. A importazione effettuata, i record acquisiti saranno evidenziati nel foglio excel come importati in verde. pag. 14

15 Operazioni di esportazione file EXCEL Archivio clienti Entra nell archivio clienti Clicca sull icona Scegli l operazione Esporta Clicca sul tasto che consentirà l apertura automatica di un foglio excel e trasferimento dei principali dati contenuti nell archivio. pag. 15

16 Report di Arco: Caratteristiche e funzionalità Regole per il corretto funzionamento dei report di Arco SeaCloud: Rispettare i parametri di stampa richiesti. Completare tutti i parametri di stampa richiesti prima del lancio. Utilizzare la ricerca (Help Area) con riferimento al parametro di stampa. Se il campo richiede il codice di conto contabile, ordinare la tabella dell Help Area per conto contabile. I report visualizzati rappresentano l ultima stampa effettuata, per avere quindi l aggiornamento della stampa occorre la rielaborazione. Caratteristiche dei report di Arco SeaCloud: Attraverso la barra degli strumenti dedicata alla gestione dei report, essi possono essere: Visualizzati in anteprima o direttamente stampati. Trasformati in documenti PDF. Esportati con diversi formati e/o inviati via mail. Importati in formato XML al fine di visualizzare file precedentemente esportati, memorizzati di cui si vuole tenere memoria. Archiviati attraverso la funzionalità avanzata BIO. Funzionalità dei report di Arco SeaCloud: BIO, ovvero Business Intelligence Offline. Rappresenta lo strumento per l archiviazione delle stampe e la navigazione delle stesse. La finalità è quella di offrire ai manager la possibilità di navigazione immediata all interno delle stampe eseguite senza perdere tempo nelle complicate elaborazioni. Vengono memorizzati automaticamente i report eseguiti, suddivisi in anni e mensilità, il tasto BIO aprirà un albero per la navigazione e visualizzazione dei report nel tempo. Condizione necessaria è la puntuale elaborazione mensile della stampa sulla base di dati aggiornati, diversamente Arco memorizzerà l ultima stampa effettuata per il periodo richiamato. Tale funzionalità può essere attivata su richiesta. pag. 16

17 2.3. Caricamento, Modifica, Cancellazione di un Record Le operazioni di caricamento di un nuovo record, di modifica e di cancellazione si effettuano all interno degli Archivi utilizzando gli strumenti attivi della barra degli strumenti. Gli archivi sono dotati di Sezioni differenti che contengono informazioni di diversa natura, la selezione della rispettiva sezione aprirà una maschera differente e potrà contenere link differenti. Il caricamento o modifica o cancellazione di un record deve essere eseguita dalla sezione principale ovvero nel caso dell archivio dei clienti dalla sezione di Dettaglio. Operazioni di caricamento di un record Entrare nell archivio desiderato. Entrare nella sezione di Dettaglio. Cliccare il tasto. I campi della maschera di dettaglio saranno così attivati per il caricamento. Per alcuni archivi o percorsi saranno evidenziati alcuni campi con il colore rosso che rappresentano i campi obbligatori. Effettuare il salvataggio con il tasto. Operazioni di modifica di un record Entrare nell archivio desiderato. Visualizzando la tabella riepilogativa dei record inseriti, posizionarsi sul record dove effettuare la modifica. Entrare nella sezione interessata alla modifica. Cliccare il tasto. I campi della maschera selezionata saranno attivati per la modifica. Effettuare la modifica. Effettuare il salvataggio con il tasto Operazioni di cancellazione di un record Selezionare l archivio desiderato. Visualizzando la tabella riepilogativa dei record inseriti, posizionarsi sul record che si intende cancellare. Cliccare sul tasto. Le operazioni di cancellazione devono essere eseguite con la massima attenzione e nel rispetto dei caricamenti già effettuati. La gestione integrata dei moduli gestionali comporta lo stretto legame delle movimentazioni e quindi in alcuni casi la cancellazione o modica di esse non è possibile se non attraverso la cancellazione a ritroso dei movimenti. In questi casi occorre prestare attenzione, effettuata la cancellazione, al rifacimento di tutte le operazioni. pag. 17

18 2.4. Percorso di registrazione Alcune attività aziendali prevedono in Arco SeaCloud un percorso guidato di registrazione cosiddetto wizard al fine di effettuare operazioni tipiche di gestione aziendale tramite una serie di passi successivi le cui caratteristiche sono la semplicità d uso e la possibilità di tornare sui propri passi per modificare le proprie scelte. Il percorso di registrazione viene attivato attraverso la selezione di una causale di registrazione, predefinita dal sistema ed eventualmente personalizzabile, che avrà lo scopo di creare la prima maschera; la freccia di avanzamento consentirà il proseguimento dell operazione fino al raggiungimento della conferma definitiva. Il percorso potrà essere composto da 2 o più maschere sulla base della tipologia di operazione e quindi sulla base dell impostazione della causale di registrazione. Nel caso del caricamento degli ordini clienti o fornitori non è necessaria la selezione di una causale di registrazione. Descriviamo qui di seguito i principali percorsi di registrazione: Modulo Contabilità Area Amministrazione Gestione Registrazioni (Prima Nota contabile) Inserimento Prima nota Modulo Vendite Area Vendite Ordini Clienti - Inserisci/ Modifica/Visualizza Ordini da Clienti DDT Emissione DDT diretta Fatturazione Emissione Fatture Immediate Esempio Percorso Registrazione Fattura d acquisto 1. In Amministrazione, entrare nel menù Inserimento Prima Nota e compilare la data di registrazione e la causale contabile. pag. 18

19 2. Compilare tutti i campi della prima maschera, dopo cliccare sulla freccia arancione di avanzamento. 3. Visualizzare i dati relativi al castelletto IVA ed eventualmente effettuare le modifiche alla proposta automatica, dopo cliccare sulla freccia arancione di avanzamento. pag. 19

20 4. Visualizzare i dati relativi alla terza ed ultima maschera relativa alla prima nota contabile ed eventualmente effettuare le modifiche alla proposta automatica, dopo cliccare la freccia arancione di avanzamento per la chiusura della registrazione. 5. Confermare la registrazione contabile cliccando sul tasto SI. 6. A conferma avvenuta il sistema consegnerà il codice identificativo della registrazione ID ed il protocollo di acquisto nel caso di registrazione IVA acquisti. pag. 20

21 2.5. Percorso di Modifica Alcune attività di modifica in Arco SeaCloud necessitano anch esse di un percorso guidato, effettuato attraverso la selezione dell apposito tasto di ingresso freccia di avanzamento, attraverso le principali maschere dell operazione. La modifica di una Registrazione contabile o di un Documento di trasporto o di una Fattura deve essere eseguita nei rispettivi archivi, dove, oltre alla visualizzazione dei record, è possibile procedere alle operazioni di modifica. Per i dettagli della procedura si raccomanda di visualizzare le regole descritte nei manuali operativi. Descriviamo qui di seguito i principali percorsi di modifica: Modulo Contabilità Area Amministrazione Gestione Registrazioni (Prima Nota contabile) Modifica Prima Nota Modulo Vendite Area Vendite DDT - Modifica DDT in uscita Fatturazione Modifica Fatture emesse Esempio Percorso di modifica di una registrazione contabile Fattura d acquisto 1. In Amministrazione, entrare nel menù Gestione Registrazioni Modifica Prima Nota e selezionare in tabella la registrazione desiderata, dopo cliccare sulla freccia arancione per entrare nella procedura di modifica. pag. 21

22 2. Nel caso di una registrazione IVA acquisti, la prima maschera visualizzata sarà la maschera del castelletto IVA. 3. Nel caso si desideri effettuare la modifica alla proposta, entrare nella sezione di Dettaglio e cliccare il tasto presente sulla barra degli strumenti che si occuperà di attivare i campi modificabili. Effettuare la modifica compilando tutti i campi attivati, dopo cliccare sulla freccia arancione di avanzamento. pag. 22

23 4. Nel caso di una registrazione IVA acquisti, la seconda ed ultima maschera visualizzata sarà la maschera della prima nota contabile. 5. Nel caso si desideri effettuare la modifica alla proposta, selezionare la riga contabile desiderata, come in immagine, entrare nella sezione di Dettaglio e cliccare il tasto presente sulla barra degli strumenti che si occuperà di attivare i campi modificabili. Effettuare la modifica compilando tutti i campi attivi, cliccare salva, eventualmente rientrare in tabella per visualizzare il risultato, dopo cliccare sulla freccia arancione per concludere la modifica. 6. Confermare la modifica della registrazione cliccando sul tasto SI. pag. 23

24 2.6. Causali di : Bollettazione, Fatturazione, Contabili Il percorso di registrazione, di cui nel capitolo precedente, viene attivato attraverso la selezione di una causale di registrazione, predefinita dal sistema ed eventualmente personalizzabile. Nel caso del caricamento degli ordini clienti o fornitori non è necessaria la selezione di tale causale. Le causali di registrazione sono codificate, conservate e visualizzabili nei rispettivi archivi. Ogni causale di registrazione possiede al suo interno una serie di parametri e collegamenti atti a costruire le funzionalità del tipo di registrazione. L archivio delle causali può essere personalizzato o integrato da nuove causali; le modifiche devono essere effettuate nel rispetto di ogni elemento caratterizzante, l errata impostazione potrebbe pregiudicare il funzionamento delle causali. Causali di bollettazione Parametri della sezione Dettaglio Descrizione dei parametri Codice Causale di Magazzino Questo parametro indica quale movimentazione di magazzino deve essere effettuata. Tipo Numerazione Cod. Sezione Tipo Destinatario Cod. Stampa Cod. Magazzino Fatturabile Cod. Cau. Fatturazione Conto Terzi Conto Lavoro Questo parametro indica quale numerazione viene associata alla causale. I gruppi di numerazioni sono prelevabili dall help e sono dal sistema codificati. Questo parametro deve essere dall utente controllato e scelto in fase di preparazione degli archivi. Vedere capitolo specifico all interno dei manuali operativi. Codice della struttura della maschera di introduzione dei dati Destinatario della bolla (Cliente o Fornitore) Modulo di stampa adottato. Magazzino di riferimento Abilitazione alla generazione di fatture Tipologia di fatturazione definita da specifica causale. Abilitazione alla gestione del Conto Terzi Abilitazione alla gestione del Conto Lavoro pag. 24

25 Causali di fatturazione Parametri della sezione Dettaglio Codice Causale di Magazzino Tipo Fattura Tipo Numerazione Cod. Causale Contabile Cod. Sezione Cod. Stampa Conto Ricavi Italia Conto Ricavi Estero Conto Ricavi CEE Descrizione dei parametri Questo parametro indica quale movimentazione di magazzino deve essere effettuata. Tipologia del documento Questo parametro indica quale numerazione viene associata alla causale. I gruppi di numerazioni sono prelevabili dall help e sono dal sistema codificati. Questo parametro deve essere dall utente controllato e scelto in fase di preparazione degli archivi. Vedere capitolo specifico all interno del manuali operativi. Questo parametro indica quale causale contabile viene associata alla causale. Tipologia di maschera associata Modulo di stampa adottato Indica il conto di ricavo Italia legato alla causale di fatturazione. Indica il conto di ricavo Estero legato alla causale di fatturazione Indica il conto di ricavo CEE legato alla causale di fatturazione NB: La suddivisione dei ricavi, come sopra indicata, è di tipo avanzato e dipende dalla gestione dei mastri clienti nei parametri gestionali suddivisi nelle tre tipologie e, dalla codifica puntale della nazionalità nelle anagrafiche. La sezione o finestra Parametri Extra Fatturazione 1 sede dove effettuare 3 differenti codifiche : Impostazione del codice IVA e del codice di pagamento personalizzata per causale. Codifica per la gestione degli omaggi Codifica per la fatturazione legata ai professionisti La sezione o finestra Parametri Extra Fatturazione 2 ed Avanzate alcuni parametri di livello avanzato. pag. 25

26 Causali contabili Parametri della sezione Dettaglio Descrizione dei parametri Tipo Causale Codice Sezione Determina la tipologia della maschera Determina la tipologia della maschera. Registro IVA Determina a quale registro IVA associare la causale. Questa operazione rappresenta una delle operazioni preliminari per la corretta tenuta dei registri IVA. Note di Accredito Nota di Debito Reg. a Zero Reg. Anno prec. Rettifica Elimina controllo Tot. doc. Indica che la causale è una variazione negativa Indica che la causale è una variazione positiva Consente la registrazione con imponibile o totale a zero Utilizzato solo dalla causale di chiusura contabile Indica che la causale è una rettifica contabile Elimina i controlli tra totale documento e importi della registrazione Competenza IVA Mese Prec Attivando questo flag il programma automaticamente inserisce la registrazione IVA delle vendite nella liquidazione del mese precedente, in quanto di competenza di quel mese. Si utilizza nel caso in cui la consegna dei beni venga effettuata in un mese e, la relativa fatturazione attiva entro i primi 15 giorni del mese successivo come consentito dalla legge. Attiva Controllo Valuta Abilita Comunicazione IVA (Extra): Tipo Movimento Extracontabile: Questo flag impone alla registrazione di avere un codice valuta. Il codice valuta serve a registrare documenti emessi in valute diverse dall euro. Flag per un livello avanzato, abilita la causale alla funzionalità di comunicazione telematica IVA Indica a quale book è possibile associare la causale contabile. Attraverso questa associazione è possibile elaborare un bilancio integrandolo con registrazione di natura extracontabile. pag. 26

27 Il link Elementi della causale sede dove preimpostare i conti tipicamente scelti in prima nota. La loro predisposizione facilita il caricamento delle registrazioni contabili. Ogni elemento contabile caricato è dotato anch esso di parametri che determinano funzionalità. Se ne consiglia una attenta valutazione e controllo qualora vengano toccati questi archivi. pag. 27

28 2.7. Archivi e tabelle a supporto Il software gestionale Arco SeaCloud dispone di una serie completa di archivi di supporto al fine di agevolare la catalogazione dei dati e delle operazioni. Gli archivi qui di seguito elencati costituiscono i principali archivi attraverso i quali effettuare registrazioni di diversa natura. Numerosi sono i collegamenti tra un archivio e l altro al fine di favorire e proporre già da subito una integrazione delle diverse funzionalità dell ERP. La modifica è sempre possibile, ma loro eventuale personalizzazione deve tenere conto delle eventuali interazioni tra un area e l altra del gestionale. Archivio Pagamenti L archivio contiene la codifica dei principali codici di pagamento base per lo sviluppo degli scadenzari clienti e fornitori. Archivio Piano dei conti L archivio contiene il piano dei conti strutturato su 3 livelli, per la gestione della contabilità semplificata e ordinaria. Esso è strettamente collegato con alcuni parametri gestionali ed operativamente collegato con l archivio delle causali contabili e/o l archivio delle causali di fatturazione. Archivio Causali contabili L archivio contiene la codifica delle causali contabili adatte alla costruzione delle registrazioni contabili di prima nota. L archivio è strettamente collegato con il piano dei conti. Archivio Codici IVA L archivio contiene la codifica dei codici IVA (imponibili, non imponibili, esenti, fuori campo.) adatte alla gestione della prima nota IVA ed alla gestione IVA e sue scadenze. I codici IVA possono essere preimpostati nelle anagrafiche clienti o fornitori, nelle casuali contabili, nelle causali di fatturazione. Archivio Causali DDT L archivio contiene l elenco delle causali adatte alla emissione dei documenti di trasporto. L archivio è strettamente legato alle causali di magazzino ed alle causali di fatturazione. Archivio Causali Fatturazione L archivio contiene l elenco delle causali adatte alla emissione dei documenti di vendita. L archivio è strettamente legato alle causali di magazzino, alle causali contabili. Opzionalmente al piano dei conti, ai codici IVA ed ai codici di pagamento. Archivio Modelli stampa L archivio contiene, per la bollettazione e la fatturazione, modelli di stampa con caratteristiche diverse, codificate dall amministratore del sistema ed eventualmente personalizzabili dall utente nella sezione avanzate. Il modello di stampa viene associato alla causale di bollettazione e/o di fatturazione. pag. 28

29 2.8. Glossario Elenchiamo qui di seguito, in ordine alfabetico, alcuni termini informatici tecnici utilizzati e loro spiegazione: Archivio (Tabella) L insieme dei record viene definito file o archivio. Nel gestionale Arco SeaCloud l archivio è l archivio clienti, l archivio fornitori o l archivio dei prodotti. Dominio In Arco SeaCloud il dominio è l area gestionale identificativa della azienda, personale ed unica, occupata dall utente in fase di registrazione. L accesso a tale area si effettua con la maschera di login attraverso nome utente, password e nome dominio. In gergo informatico il dominio identifica un server internet. Ipertesto (Ipertestuale) Insieme di documenti di testo connessi da link. Di fatto, mentre un testo tradizionale viene letto linearmente, un ipertesto si può consultare a salti per associazioni di concetti. L'idea di un formato ipertestuale fu quella che portò nel 1989 alla nascita di Internet. Link In gergo informatico link significa collegamento a un documento, a un ipertesto o a una sezione di una pagina Web. Tale collegamento appare di colore diverso rispetto al resto del testo e sottolineato. In Arco SeaCloud i link offrono l opportunità di collegamento da una maschera ad un' altra, con la possibilità di effettuare il percorso a ritroso attraverso il tasto. Record Oggetto composto da elementi detti campi. Nel gestionale Arco SeaCloud il record è il cliente, il fornitore o il prodotto Tab I Tab assumono la classica forma grafica di linguetta o cartellina e raggruppano informazioni generalmente della stessa tabella o area funzionale. Wizard o percorso Si tratta di un percorso che consente, attraverso una serie di passaggi, di effettuare una registrazione complessa. Ad esempio registrazione Emissione fattura di vendita. Client Software che consente l accesso alle funzionalità, si occupa della gestione delle interfacce verso l utente. Database Software che gestisce l archiviazione dei dati. Ad esempio: la tecnologia SeaCloud è composta da un client (interfaccia utente), da un server che gestisce le funzionalità e da un database che gestisce l archiviazione e l estrazione dei dati. pag. 29