TITOLO V LA PROGRAMMAZIONE LA GESTIONE - IL CONTROLLO. Art I contratti di fornitura di beni e servizi

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1 TITOLO V LA PROGRAMMAZIONE LA GESTIONE - IL CONTROLLO Art. 86 Art. 87 Art. 88 Art. 89 Art. 90 Art. 91 Art. 92 Art. 93 I contratti di fornitura di beni e servizi La gestione delle risorse tecnologiche La pianificazione strategica Il processo di budget I documenti della pianificazione, programmazione ed organizzazione aziendale Il Sistema dei controlli Il Nucleo di Valutazione Il Servizio Ispettivo Art I contratti di fornitura di beni e servizi L Azienda Sanitaria Locale TO5, nell acquisizione di beni e servizi, impronta la sua attività a principi di efficacia, economicità, omogeneità, unitarietà, coerenza metodologica, correttezza e regolarità del processo di acquisto. L attività contrattuale, riferita agli acquisti di beni e alla fornitura di servizi, deve rispettare principi della programmazione annuale, in coerenza con il sistema budgetario, perseguendo obiettivi di efficienza, efficacia ed economicità, nel rispetto dei vincoli di spesa definiti negli atti di programmazione economica aziendali. L esperimento delle procedure di gara viene effettuato in conformità ai dettami del decreto legislativo 163 del e successive modificazioni. Per i contratti di fornitura di beni e servizi di valore inferiore a quello stabilito dal decreto legislativo 163/2006 e successive modificazioni, l'azienda ha adottato con determinazione n. 188 dell apposito regolamento come previsto dal D.P.R n. 384 ( Regolamento di semplificazione dei procedimenti di spese in economia ) e dal D.Lgs. 12/04/2006 n. 163 e smi. ( Codice dei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture ). Si fa riferimento infine alle disposizioni contenute nel libro IV, titolo II e titolo III del codice civile e delle altre leggi speciali complementari. Nelle gare sottosoglia, al fine di garantire l'imparzialità, la trasparenza dei comportamenti e i principi della concorrenza nella selezione dei contraenti, unitamente alla economicità dei risultati, l'azienda si impegna a ricorrere in via ordinaria al cottimo fiduciario o, quando previsto, alla trattativa diretta con il singolo fornitore, previa indagini di mercato, valutazione dei dati di analoghe e/o confronti concorrenziali, non soggetti alle formalità previste per le procedure concorsuali pubbliche. L Azienda, previa adeguata informazione ai concorrenti dei criteri e delle modalità di individuazione del contraente, potrà di volta in volta in relazione al bene o al servizio da acquisire ricorrere a sistemi basati sul solo profilo economico ovvero anche sul profilo qualitativo dell offerta, utilizzando ogni sistema di comparazione delle offerte pervenute, ivi comprese le forme più avanzate di e-commerce. Nei casi di urgenza, comunque determinatasi, e negli altri casi indicati dal citato Regolamento, l Azienda può individuare il contraente direttamente o con meccanismi di scelta semplificati rispetto alle ordinarie procedure. La rinnovazione dei contratti in essere è consentita, sulla base della normativa vigente, in presenza di un accertato e significativo beneficio per l Azienda, in termini economico funzionali, solo se prevista espressamente bando di gara, dal capitolato speciale d appalto o dalla lettera d invito, ai sensi di quanto indicato dall art. 57 comma 4 lettera b) del D.Lgs. 163/2006 e smi.

2 Per l affidamento dei servizi alla persona a soggetti operanti nel terzo settore, l Azienda applicherà le specifiche normative vigenti e gli indirizzi dettati a livello nazionale e regionale in materia. L'azienda promuove e favorisce le forme più avanzate di e-procurement ed ogni iniziativa connessa all evoluzione dei processi di acquisizione informatizzata e, con particolare riferimento all'area della contrattazione sotto il valore di soglia comunitaria, s impegna a realizzare con i propri fornitori strategie innovative di partnership, indirizzando la disciplina contrattuale alla ricerca di forme condivise di collaborazione e di coinvolgimento, finalizzate alla riduzione dei costi e alla riqualificazione del settore. In ottemperanza alla normativa nazionale (Legge Finanziaria 2007) e regionale (L.R. n. 18 e n. 19 del 06/08/2007), la S.C. Approvvigionamenti e Logistica collaborerà con le aree di coordinamento sovrazonale e con eventuali centrali di committenza regionali al fine del contenimento e della razionalizzazione della spesa per l acquisto di beni e servizi (riduzione dei costi delle procedure stesse e dei prezzi dei prodotti da acquistare). Con determinazione del Direttore Generale n del è stato adottato il Regolamento per la disciplina dei contratti di fornitura di beni e servizi, dove vengono esplicitati i limiti e le modalità di ricorso alle diverse tipologie di contratto e le relative procedure. Sono inoltre individuati i limiti economici entro i quali i responsabili delle strutture possono impegnare direttamente l'amministrazione. L'azienda si impegna a rispettare i contenuti e le finalità indicate nell'accordo con la Regione Piemonte per la "Valutazione e definizione di una soluzione tecnica ed organizzativa per la riduzione della spesa sanitaria per acquisti di beni e servizi", approvato con determinazione del direttore generale n. 453 dell'11/4/2001. Art La gestione delle risorse tecnologiche L'ASL TO5 cura la regolare manutenzione delle apparecchiature biomediche e dei dispositivi medici e garantisce l'uso sicuro, economico ed appropriato delle apparecchiature e dei dispositivi. Le funzioni sono esercitate attraverso la struttura Reti di comunicazione e tecnologie. Il compito di tale servizio è quello di garantire il perfetto funzionamento di tutte le apparecchiature elettromedicali presenti nelle varie strutture aziendali, al fine di garantire un sicuro utilizzo sia nei confronti dei pazienti che degli operatori. A tale scopo il servizio: effettua i necessari reporting per la redazione dei piani di dismissione e collabora con la Direzione Generale alla redazione dei Piani di acquisto; supporta la Direzione Generale nella valutazione di impatto delle tecnologie; definisce, in collaborazione con i servizi utilizzatori e i servizi del Dipartimento di appartenenza, le specifiche, i capitolati e i contratti riguardanti le tecnologie mediche; partecipa alla progettazione, congiuntamente al servizio Tecnico, delle installazioni dei sistemi tecnologici di maggiore complessità; esegue collaudi per le nuove apparecchiature; acquisisce apparecchiature in prova, noleggio e/o comodato (in collaborazione con la struttura complessa Approvvigionamento e Logistica); stipula contratti di manutenzione; esegue le attività programmate (controlli di sicurezza, controlli funzionali, manutenzione preventiva) per garantire funzionalità, sicurezza e continuità di esercizio; esegue e monitorizza gli interventi programmati con ditte esterne; esegue interventi di primo livello su richiesta di manutenzione effettuata dalle varie strutture sanitarie; 1

3 effettua pratiche di dimissione di apparecchiature obsolete o non più a norma; Art La pianificazione strategica Il sistema sanitario, alla luce della riforma del titolo V della Costituzione, si realizza mediante la presenza delle Regioni e delle Aziende Sanitarie Locali e delle Aziende Ospedaliere. Tali Istituzioni assolvono alle finalità di garantire i livelli essenziali di assistenza alla popolazione attraverso un complesso sistema a cascata che passa dalla fase di programmazione della politica sanitaria regionale, all attribuzione di obiettivi ai Direttori Generali, alla conseguente pianificazione a livello aziendale delle strategie da attuare, a quella della realizzazione e quindi della verifica dell attività svolta e dei risultati raggiunti; il tutto in un quadro armonico che collega la responsabilità dell agire ad un giudizio finale che condiziona le azioni successive. L'ASL TO5 adotta il metodo della pianificazione strategica delle proprie attività intesa come processo di correlazione fra gli obiettivi predeterminati e le decisioni assunte a livello organizzativo per il loro conseguimento. Il processo di pianificazione è articolato in modo integrato e flessibile in fasi successive: 1. quella della individuazione dei bisogni di salute espressi dalle comunità locali e di domanda di servizio, anche a seguito di analisi del quadro epidemiologico, dei fattori demografici e sociologici e delle informazioni ottenute tramite il "Sistema di ascolto" dell'azienda; 2. quella della individuazione degli obiettivi prioritari di intervento nel quadro delle indicazioni della programmazione sanitaria nazionale e regionale, (obiettivi proposti dalla direzione generale e obiettivi proposti dai direttori di dipartimento in fase di negoziazione del budget); 3. quella della valutazione delle risorse necessarie al raggiungimento degli obiettivi nei limiti delle risorse disponibili; 4. quella della conseguente attivazione dei programmi di intervento predisposti; 5. quella del "controllo" dei risultati conseguiti (intermedi e finali) a conferma o modifica del processo in relazione agli indici di accostamento-scostamento verificati nel raffronto obiettivi/risultati. Art Il processo di budget Al fine di realizzare una gestione efficace ed efficiente delle risorse dell'azienda e di responsabilizzare in questo tutta la struttura aziendale, viene adottato il processo di budget. Attraverso tale processo, che diviene sistema corrente di gestione dell'azienda, si intende pervenire, con una periodicità annuale, alla definizione delle scelte di programmazione, alla formulazione di previsioni relativamente ai risultati da conseguire, alle attività da realizzare, ai fattori produttivi da utilizzare, alle risorse finanziare da acquisire e da impiegare, agli investimenti da compiere. Il processo di budget tende in particolare a definire a livello dei singoli centri di responsabilità individuati dal modello organizzativo dell'azienda obiettivi specifici di carattere operativo per l'attuazione delle scelte della programmazione, previa assegnazione delle risorse da mettere a disposizione ai fini del conseguimento degli stessi nell'arco temporale previsto. Affinché tale processo assicuri i risultati sperati è necessario che gli obiettivi pianificati dalla Direzione Aziendale vengano condivisi con i livelli organizzativi sottostanti ovvero, che gli obiettivi di breve periodo individuati dalle singole strutture 2

4 organizzative, rientrino nell ambito dell indirizzo aziendale e che siano negoziati con l alta dirigenza. Il documento di budget si inserisce all interno del processo di programmazione e controllo di gestione permettendo la traduzione dei programmi di medio e lungo periodo in piani di azione annuali tramite l attribuzione degli obiettivi aziendali alle strutture organizzative ed alla conseguente trasformazione degli indirizzi di carattere globale in obiettivi puntuali negoziati con i titolari degli stessi. Il processo di budget ha l'obiettivo di condurre ad unitarietà i molteplici processi operativi ed organizzativi e guidare le strutture verso il raggiungimento della missione aziendale. Esso costituisce, altresì, un fondamentale strumento di aggregazione dell intero personale aziendale, prima nella definizione degli obiettivi generali ed operativi poi nel raggiungimento dei risultati. Il Processo di budget si articola nelle seguenti fasi: 1. Pianificazione strategica. Sulla base delle indicazioni della programmazione regionale e locale, il direttore generale, coadiuvato dal direttore amministrativo e dal direttore sanitario e supportato dalle strutture dell area di staff e dal collegio di direzione, elabora le principali linee annuali e indica la previsione di budget generale a disposizione per l esercizio di riferimento e gli obiettivi da perseguire. 2. Indirizzi di budget. Il direttore generale formula, altresì, un ipotesi di assegnazione di risorse e obiettivi agli ospedali, ai distretti sanitari, ai dipartimenti e alle strutture dell area di staff ovvero definisce per ogni struttura complessa le principali aree critiche e delle linee-guida per le proposte di budget. 3. Negoziazione del budget. Partendo da tali indicazioni, le strutture dipartimentali definiscono, in collaborazione con i direttori e/o responsabili dei centri di responsabilità afferenti e con il supporto del controllo di gestione, programmi e progetti operativi e formulano una proposta di budget. Tale proposta sarà oggetto di contrattazione con la direzione generale, che avvallerà o modificherà le proposte indicate, in correlazione alle compatibilità economiche aziendali e alla loro coerenza con le indicazioni programmatiche dell azienda. Ad ogni dipartimento saranno dunque assegnati obiettivi e risorse (piano di budget) e gli incentivi collegati agli obiettivi assegnati. L insieme dei budget delle articolazioni aziendali e della struttura amministrativa di supporto approvati costituirà il budget dell azienda sanitaria per l esercizio di riferimento. 4. Controllo dei risultati raggiunti. Nel corso dell esercizio, dovranno essere prodotte, con periodicità sistematica, informazioni di attività e di utilizzo delle risorse per la verifica che l andamento della gestione sia in linea con gli obiettivi previsti e adottare, in caso contrario, le misure correttive necessarie. Il controllo periodico del raggiungimento degli obiettivi è svolto dal Direttore Generale, sulla base dei dati elaborati e delle valutazioni di andamento forniti dal Controllo di Gestione, avvalendosi delle rilevazioni dei costi per la destinazione a cura del servizio contabilità generale e dei costi nonché delle altre strutture di controllo previste. Al termine dell intero processo saranno erogati gli incentivi in funzione dei risultati raggiunti. Art I documenti della pianificazione, programmazione ed organizzazione aziendale Sono strumenti della programmazione e dell organizzazione socio-sanitaria a livello locale: 1. I Profili e i Piani di Salute 2. Il Piano Attuativo Locale 3

5 3. I Piani di Zona, di cui all art. 17 della legge regionale 8 gennaio 2004 n Il Programma delle Attività Territoriali 5. La Relazione socio sanitaria aziendale 6. Il Piano di riqualificazione dell assistenza e riequilibrio economico-finanziario L Atto Aziendale 8. Gli obiettivi aziendali Il Profilo e Piano di Salute (PEPS), è lo strumento con cui la comunità locale, a livello distrettuale, definisce il proprio profilo di salute, individua gli obiettivi di salute e produce linee di indirizzo volte ad orientare le politiche del territorio. È compito del PEPS: definire gli obiettivi prioritari di salute e benessere; identificare tutti i soggetti coinvolti, i rispettivi ruoli e i contributi specifici; attivare gli strumenti di valutazione del raggiungimento degli obiettivi. Il Piano Attuativo Locale, è lo strumento di programmazione con il quale l ASL programma le attività da svolgere recependo, per le attività sanitarie e socio-sanitarie territoriali, quanto previsto dai PEPS di distretto e dai Piani di zona; ha la durata del Piano socio-sanitario regionale e può prevedere aggiornamenti annuali. Il Piano Attuativo locale (piano strategico) si realizza attraverso il Programma annuale di attività. Esso è adottato dal direttore generale entro l anno precedente a quello di riferimento, previa intesa, per la parte relativa alle attività afferenti all area dell integrazione sociosanitaria, con il Comitato dei sindaci di distretto e lo trasmette alla Conferenza dei sindaci e alla Giunta regionale. Il Piano di Zona, è definito dai comuni singoli od associati, a tutela dei diritti della popolazione, d'intesa con le ASL. Esso rappresenta lo strumento fondamentale e obbligatorio per la definizione del sistema integrato degli interventi e dei servizi sociali del territorio di competenza. Tramite il Piano viene realizzata l attuazione della rete dei servizi sociali, il cui obiettivo è il benessere della persona, del miglioramento continuo della qualità dei servizi nonché della promozione sociale. La parte dei piani di zona relativa alle attività di integrazione socio sanitaria trova obbligatoria corrispondenza nella parte dei programmi di attività territoriale contenuta nei piani attuativi aziendali per garantire la preventiva convergenza di orientamenti dei due comparti interessati, l'omogeneità di contenuti, tempi e procedure. Il Programma delle Attività Territoriali, previsto dall articolo 7 della legge regionale n. 1/2004 e dal PSSR , è proposto dal Direttore di distretto, previa concertazione e coordinamento con i responsabili delle strutture territoriali e dei presidi ospedalieri dell'asl, sentito l'ufficio di Coordinamento e, in accordo con il Comitato dei Sindaci di Distretto per quanto attiene alle attività socio-sanitarie. Il programma viene elaborato sulla base di una ricerca ai bisogni di salute presenti nel territorio di riferimento. Esso prevede: la localizzazione dei servizi a gestione diretta, 4

6 determina le risorse per l'integrazione socio-sanitaria e le quote rispettivamente a carico dell'asl e dei comuni, nonché la localizzazione dei presidi per il territorio di competenza. Il programma inoltre definisce le modalità di verifica dei risultati raggiunti rispetto agli obiettivi prefissati, in termini di efficienza, efficacia ed economicità, al fine di rendere possibili periodici riadeguamenti delle attività. Inoltre il programma recepisce il profilo di salute della comunità locale, nel quale sono individuati gli obiettivi di salute e le linee di indirizzo volte ad orientare le politiche del territorio. La Relazione Socio Sanitaria Aziendale, ai sensi dell'art. 17 della legge regionale n. 18 del 06/08/2007, è lo strumento di accertamento e documentazione dei risultati raggiunti in rapporto agli obiettivi definiti dalla programmazione socio-sanitaria regionale e aziendale, anche sulla base di un apposito insieme di indicatori di valutazione. Essa è predisposta dal direttore generale, previo parere del collegio di direzione e del consiglio dei sanitari, entro il 30 giugno dell anno successivo a quello di riferimento. La relazione viene trasmessa alla Giunta regionale e alla Conferenza dei sindaci. Le conferenze dei sindaci esprimono le proprie valutazioni sulla relazione socio sanitaria e le trasmettono alla Giunta regionale, anche ai fini della valutazione sull operato del direttore generale. Il Piano di riqualificazione dell assistenza e riequilibrio economico-finanziario , ai sensi delle deliberazioni di Giunta regionale del 5 luglio 2007, n e del 30 luglio 2007, n , è il documento che indica: gli obiettivi per il potenziamento e la riorganizzazione delle attività di prevenzione e promozione della salute; gli obiettivi assistenziali, ovvero di riqualificazione dell assistenza; gli obiettivi strumentali, ovvero di riordino delle attività; gli obiettivi economici, ovvero di perseguimento dell equilibrio economico-finanziario. L'Atto Aziendale, ai sensi del decreto legislativo n. 229/99 e della DGR n del , rappresenta l atto costitutivo dell azienda. Il documento definisce il sistema etico- valoriale dell azienda, ne traccia la struttura organizzativa, ne disciplina il funzionamento e regola i rapporti tra le varie articolazioni. Esso viene adottato dal Direttore Generale, attraverso un ampio processo di consultazione con gli operatori e previa informazioni alle organizzazione sindacali aziendali e discussione nel Collegio di Direzione. Gli Obiettivi Aziendali sono adottati dal Direttore Generale, in coerenza con il Piano attuativo locale e i documenti che hanno origine dai momenti della programmazione di cui ai punti precedenti, previa consultazione con il Collegio di Direzione, la Rappresentanza dei Sindaci e le Organizzazioni sindacali aziendali. Gli obiettivi aziendali vengono, inoltre, presentati nella Conferenza dei Servizi dell'asl TO5. Nell'ambito di tali consultazioni è possibile, da parte di organismi consultati e degli stessi cittadini, proporre modifiche ed integrazione all'elenco degli obiettivi. Art Il Sistema dei controlli Ai sensi dell'art. 1 del D.Leg.vo n. 286 del 30/7/1999, è istituito il sistema dei controlli interni dell ASL TO5: 5

7 1. Controllo sull integrità ed i valori etici; ovvero la verifica che il comportamento e la condotta degli operatori siano conformi al sistema etico valoriale dell azienda, a quanto prescrivono norme e regolamenti e a quanto contenuto nel Codice di comportamento. 2. Controllo sulla regolarità amministrativa e contabile, ovvero garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza dell'azione amministrativa. 3. Controllo strategico, ovvero valutare l'adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, programmi ed altri strumenti di determinazione dell'indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti. 4. Controllo di gestione, ovvero verificare l'efficacia, l'efficienza ed economicità dell'azione amministrativa al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi di correzione, il rapporto tra costi e risultati. 5. Controllo di qualità, ovvero la valutazione e miglioramento della qualità dei dei servizi, sotto il profilo tecnico professionale, relazionale, organizzativo, ambientale ed economico. A tale scopo, sono definiti, adottati e pubblicizzati gli standard di qualità, le modalità di adozione delle carte dei servizi ed i casi e le modalità d indennizzo per il mancato rispetto degli standard. 6. Controllo delle prestazioni (valutazione della dirigenza), ovvero valutare, in coerenza con quanto stabilito dai contratti di lavoro, le prestazioni del personale con qualifica dirigenziale, nonché i comportamenti relativi allo sviluppo delle risorse professionali, umane ed organizzative ad essi assegnate (competenza organizzativa); 7. Controllo e trattamento dei dati personali, ovvero il controllo che le disposizioni in materia di trattamento dei dati sensibili siano rispettate ed uniformi ai provvedimenti del Garante. A tale scopo l organizzazione, con apposito atto del direttore generale, ha individuato i Responsabili del trattamento dei dati. Tutti i controlli, ad eccezione di quelli di cui al punto 2, che sono svolti dal Collegio Sindacale, sono effettuati dalla direzione generale tramite le proprie strutture di staff. In particolare: i controlli di cui ai punti 1, 3, 5 e 6, tramite l OSRU; quelli di cui al punto 4, tramite il Controllo di Gestione; quelli di cui al punto 7, tramite la struttura Affari Generali e Legale. Art Il Nucleo di Valutazione La valutazione delle prestazioni del personale con qualifica dirigenziale è effettuata dalla direzione generale attraverso un apposito organismo denominato "Nucleo di Valutazione", posto in staff al direttore generale. Il nucleo di valutazione dell'asl TO5, è stato istituito con determinazione n. 253 del 2 dicembre 1999 e modificato con determinazione n del 2/08/2005 e n. 193 del 18/04/ Il nucleo di valutazione effettua: l'analisi dei dati economici e dei dati di attività finalizzati alla valutazione della realizzazione degli obiettivi da parte delle strutture complesse; la definizione delle modalità di valutazione degli obiettivi delle singole strutture complesse, con cadenza almeno annuale; la definizione delle modalità di misurazione dei risultati delle strutture complesse oggetto di valutazione, con cadenza almeno annuale; la verifica, con cadenza almeno trimestrale, sulla scorta di parametri e indici di riferimento predeterminati, dei risultati conseguiti dalle singole strutture in relazione agli 6

8 obiettivi assegnati, ai fini della valutazione della produttività e della correlata retribuzione dei risultati; la valutazione annuale dei risultati conseguiti dai dirigenti in relazione allo svolgimento degli incarichi di direzione di struttura loro affidati, ai sensi dei contratti collettivi di lavoro delle aree dirigenziali e del decreto legislativo n. 229/1999, ed in particolare: a) la verifica dei risultati di gestione del dirigente di dipartimento, del dirigente di struttura complessa ed anche di struttura semplice ove sia affidata la gestione di risorse; b) la verifica dei risultati raggiunti da tutti i dirigenti, compresi quelli di cui alla lett. a) in relazione agli obiettivi; c) la verifica dei comportamenti e le attività svolte dal personale del Comparto. La definizione del contenuto e dei supporti informatici che le strutture complesse devono fornire per l'espletamento delle funzioni del Nucleo di valutazione; L'accesso alla documentazione amministrativa con potestà di richiesta, orale e scritta, ai dirigenti delle strutture complesse di qualsiasi atto o notizia utile alla valutazione di competenza del Nucleo. La composizione, l'organizzazione e le modalità di funzionamento del Nucleo sono disciplinate con apposito Regolamento che sarà approvato entro 6 mesi dall adozione del presente Atto Aziendale. Art Il Servizio Ispettivo E' costituito, con determinazione del direttore generale n. 213 del 21/10/1999, il servizio ispettivo dell'asl TO5. Il Servizio ha le seguenti finalità: Il controllo del rispetto da parte dei servizi delle norme dettate da leggi, da regolamenti e da disposizioni interne sulla loro attività; Il controllo per la verifica dell'imparzialità e del buon funzionamento dell'attività amministrativa svolta dai Servizi; Il controllo dell'osservanza delle disposizioni sull'incompatibilità e sul part-time da parte del personale dipendente. Il Servizio Ispettivo è posto in staff al direttore generale. La composizione, l'organizzazione e il funzionamento del servizio è disciplinato da apposito regolamento che sarà approvato entro 6 mesi dall adozione del presente Atto Aziendale. 7