Soluzione Cloud completa e modulare per la gestione e la dematerializzazione dei documenti.

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1 Kelyan, specializzata in soluzioni che migliorano l efficienza e il costo dei processi aziendali presenta Soluzione Cloud completa e modulare per la gestione e la dematerializzazione dei documenti.

2 ONE VISION Kelyan Il focus sui processi aziendali e la loro integrazione I processi rappresentano quello che realmente viene fatto in un azienda. Innovarli, quindi, è la strada giusta per incrementare la competitività. Utilizzando tecnologie proprie e di terze parti, Kelyan ha sviluppato una serie di Servizi Atomici in Cloud già pronti ad innovare ed integrare i processi nei vari ambiti aziendali e anche in mobilità. ERP La gestione documentale entra in questa strategia globale. E così Kelyan ha creato K-Files, una soluzione che raggruppa tutti i Servici Atomici che servono a soddisfare le esigenze di trasporto, archiviazione e ciclo di vita dei documenti. K-Files La soluzione completa per la gestione e la dematerializzazione dei documenti K-Files è una suite modulare di servizi: il cliente può avvalersi di ogni singolo servizio in modo autonomo e indipendente rispetto al completo flusso documentale. Ad esempio: basta accendere alcuni servizi relativi al ciclo passivo per ridurre sensibilmente le risorse necessarie in contabilità fornitori o accendere l app per gli utenti in mobilità per autorizzare e firmare documenti fuori ufficio o ancora accendere i servizi di Conservazione Sostitutiva per liberare spazio dagli archivi cartacei, in piena conformità alle normative vigenti. Nel tempo, il cliente può decidere di effettuare integrazioni o modificare la tipologia di servizio. Scansione CICLO PASSIVO Barcode Scrivania Digitale CICLO ATTIVO Portale Documen Mail Fax Posta Ibrida PEC Document Management System Documento Informa co Il cuore di K-Files Motore a Regole Portale Ges one Servizi UTENTI IN MOBILITÀ K-Files Portable Libro Firma ERP Servizio Conteggio Pagine Web Services PROCESSI DI FIRMA BUSINESS PROCESS MODELING (BPM) CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Qualificata Remota Massiva K-Flow K-Sost

3 Il concetto On Demand anche in K-Files Bassi investimenti iniziali e costi proporzionali ai benefici Il modello di business proposto da Kelyan va incontro alle nuove esigenze degli imprenditori anche dove è necessario automatizzare i flussi dei documenti. L architettura di K-Files permette di archiviare digitalmente, in piena sicurezza, grandi quantità di documenti, senza dover investire in costose infrastrutture. Inoltre, K-Files è erogato in modalità On Demand, il che permette di: attivare subito i servizi che servono alla riduzione dei costi dei processi pagare a consumo in base ai documenti effettivamente archiviati. K-Files Le funzionalità di base Integrabile con i principali sistemi gestionali presenti sul mercato, K-Files sfrutta le migliori tecnologie per permettere: di preparare, normalizzare, elaborare, indicizzare documenti prima della loro archiviazione di creare classificazioni dinamiche e pratiche organizzate in base alle esigenze dell utente che avrà necessità di consultarle di trovare i documenti in modo veloce e a seconda delle profilazioni e filtri stabiliti attraverso diverse possibilità di ricerca di creare regole specifiche attraverso l analisi dei documenti stessi per distribuirli all interno o all esterno dell azienda. RICERCA Full Text o per Chiavi Document Management System K-Files Portable Web Services + Browser Applicazioni legacy già in uso in azienda ACQUISIZIONE ERP/CRM, altri Data Base DISTRIBUZIONE Mail Fax Fax Mail PEC PEC Posta Ibrida Scansione Motore a Regole Posta Ibrida Web Services K-Files: meno costi, più efficienza, velocità e trasparenza, maggior controllo e sicurezza, minore impatto ambientale.

4 CICLO ATTIVO La Distribuzione dei Documenti ERP Autorizzazione invio Conservazione Sostitutiva Firma Archiviazione Internet Data Center Delivery Oggi, circa il 95% delle fatture clienti vengono inviate in formato cartaceo, il che comporta numerose attività manuali nei processi di produzione, distribuzione ed archiviazione dei documenti. Per l'azienda, questo implica: elevato tasso di errore nella gestione delle fatture costi elevati di stampa e di materiali di consumo costo elevato per la distribuzione e l archiviazione ritardi nel recupero dei crediti insoddisfazione dei clienti. La completa automazione del ciclo attivo tramite il Portale Documenti di K-Files risolve questi problemi. Portale Documen Perché scegliere il Portale Documenti Riduce i costi di invio e conservazione della fatture a pochi centesimi cadauna, facendo risparmiare anche moltissimo tempo al personale addetto (dal 15 al 30% delle ore uomo). Permette ai clienti certificati di visionare e scaricare i documenti via web, in totale sicurezza e conformemente alle norme per la privacy. Ciò diminuisce i costi ed elimina i tempi di consegna a mano. Rende possibile la distribuzione automatica e multicanale dei documenti tramite PEC, , Fax e Postalizzazione. Consente di attuare, sui clienti, strategie di incentivazione alla scelta dei canali più convenienti. Ad esempio: la PEC, oltre ad essere più sicura di una raccomandata A/R, è 80 volte meno costosa rispetto alla posta tradizionale. Inoltre, garantisce la data certa di ricezione della fattura, necessaria per determinarne la data di scadenza. Ogni fattura è archiviata automaticamente e portata in Conservazione Sostitutiva a norma di legge. Niente più carta.

5 CICLO PASSIVO La Dematerializzazione dei Documenti Ricezione Fatture Conservazione Sostitutiva Il ciclo passivo è un processo critico perché comporta: differenti formati/canali di ricezione delle fatture tempi lunghi per la registrazione e riconciliazione rischi di errori umani in fase di registrazione tempi lunghi per l approvazione pagamento archiviazione cartacea non organica e costosa. Protocollo in ingresso Registrazione Archiviazione Internet Data Center Approvazione pagamento Attraverso la Scrivania Digitale di K-Files, è possibile automatizzare il processo di acquisizione, registrazione, controllo ed inserimento in prima nota delle fatture passive. Il tutto indipendentemente dalla numerosità dei documenti e dal modo in cui si ricevono dai fornitori. Scrivania Digitale rende digitale ciò che è cartaceo e mantiene digitale ciò che già lo è. Scrivania Digitale Perché scegliere la Scrivania Digitale I componenti di riconoscimento dei caratteri e analisi semantica e l interfaccia ad elevata usabilità semplificano al massimo le attività di digitalizzazione e classificazione dei documenti. I documenti possono essere maneggiati come se fossero su carta tramite semplici gesti sul touch screen. SRL SRL Il sistema memorizza le eventuali correzioni derivanti dall operatore per future interpretazioni ed indicizzazioni. Per particolari esigenze, possono essere associate ai documenti informazioni aggiuntive, come la Firma Digitale o il Protocollo IVA. Gli automatismi e l esperienza di tipo tattile velocizzano i processi, permettono una forte riduzione degli errori, dei costi e anche del personale addetto, con minimi sforzi di formazione. Il documento validato è archiviato digitalmente e può essere successivamente portato in Conservazione Sostitutiva. Il tutto all interno del Cloud Kelyan.

6 BUSINESS PROCESS MODELING La Gestione Automatizzata dei Processi Kelyan propone un sistema evoluto che permette al personale di lavorare con una produttività mai sperimentata prima: K-Flow. K-Flow Accessibile attraverso un qualsiasi web browser, consente di creare e modificare i processi disegnandoli facilmente, proprio come si disegna sulla carta un diagramma di flusso. L allineamento immediato degli strumenti software per l'esecuzione operativa dei processi e la gestione dei documenti consente di supportare con agilità le evoluzioni del business aziendale. Perché scegliere K-Flow Approccio grafico ed intuitivo Permette la diretta importazione ed elaborazione dei dati provenieni dal sistema gestionale. Consente di mappare ed aggiornare i processi con semplicità e in piena autonomia, con minimi sforzi formativi. Consente la rapprensentazione dell organizzazione, con gli uffici coinvolti nel processo, le tipologie ed i flussi documentali. Processo Recupero dei Credi Processo Richiesta di Acquisto Processo Protocollo in Ingresso Processo Determine Apertura Pratica di Recupero Crediti Apertura Pratica di RDA Assegnazione del Protocollo Apertura Pratica Determine Ufficio Recupero Crediti Gestione Solleciti Utente Interno Compilazione Richiesta Uff. Corrispondenza/ Protocollo Associazione Protocollo Univoco Ufficio competente Proposta di Determina Assegnazione Attività all ufficio competente Approvazione del Responsabile Dematerializzazione Approvazione del Dirigente Ufficio Commerciale Uffici Tecnici Resp. di Funzione Processo di Firma Scansione Documento Cartaceo Indicizzazione Dirigente competente Processo di Firma Visite - Mail/PEC Attività sul Cliente Piano di Rientro Ufficio Acquisti Accettazione Acquisto Distribuzione Impegno di Spesa Verifica dei prezzi e del Fornitore Assegnazione Documento al Destinatario Ricevuta Ufficio Ragioneria Valutazioni Economiche Capitolo di Spesa Pratica all Uff. Legale Azioni sul Cliente Recupero del Credito Caricamento Ordine sul sistema ERP Ordine Fornitore Processo di Firma Approvazione Determina Emissione Ordine al Fornitore Richiesta di Firma al Responsabile competente Firma Dirigente Uff. Ragioneria Processo di Firma Chiusura Pra ca Chiusura Pra ca RDA Chiusura Processo Protocollo Chiusura Pra ca Archiviazione Registro delle Determine In ogni momento, è possibile tracciare lo stato di avanzamento del processo e l ufficio coinvolto. La facilità di accesso e condivisione delle informazioni migliora la comunicazione interna e riduce i tempi di svolgimento delle pratiche. La massima visibilità e il controllo delle azioni intraprese velocizzano i processi e rendono più efficienti le prestazioni. Attraverso K-Flow, é possibile eliminare tutti i documenti cartacei previsti per i vari processi interni e rendere automatico qualsiasi flusso documentale che richieda compilazione, notifica, autorizzazione ecc. Anche in mobilità.

7 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA L Archiviazione a Norma di Legge Con K-Files, i nuovi documenti fiscali vengono già prodotti in formato elettronico e possono essere inviati in Conservazione Sostitutiva. La procedura assicura a vita: la disponibilità del documento la sua integrità nella forma e nel contenuto la sua autenticità e la validità ai fini legali e fiscali, attestata dall apposizione della marca temporale e della firma digitale. K-Sost Inoltre, la Conservazione Sostitutiva consente di eliminare i costi di affitto e manutenzione di spazi per l archiviazione, che possono essere anche considerevoli vista la mole di documenti che, per legge, devono essere conservati per molti anni. Kelyan, avvalendosi di personale altamente specializzato e di avanzati supporti tecnologici e informatic i, propone K-Sost, il servizio di Archiviazione a Norma di Legge con Delega della Responsabilità per l intero processo di conservazione. Perché scegliere K-Sost con Delega Come modulo di K-Files, K- Sost esegue automaticamente la procedura di conservazione, da capo a piedi: Sistemi Ges onali K-Files ca ura i documen e li invia a K-Sost K-Sost appone la Firma Digitale e la marca temporale K-Sost genera i lo per la conservazione con la frequenza concordata L architettura di K-Sost, con console accessibile via web browser, consente il monitoraggio dell intero processo. I lotti sono memorizzati su sistemi di storage ad alta capacità ed affidabilità, il cui contenuto viene automaticamente replicato, tra sito principale e sito di disaster recovey (ad oltre 100 km di distanza). I supporti ottici consegnati ai clienti sono autoconsistenti e consultabili senza necessità di software addizionale. Kelyan pensa a tutto: Produzione del Manuale di Conservazione Sostitutiva Certificato Gestione e verifica periodica dell'archivio sostitutivo Riversamento sostitutivo, qualora richiesto Esibizione dei documenti a fronte di richieste del cliente o delle autorità competenti Rilasciato in copia al cliente nell ambito del servizio. In caso di controllo, il cliente deve solamente presentare la copia, evidenziando le deleghe di responsabilità di Kelyan (il luogo di conservazione delle scritture è il Data Center)

8 PROCESSI DI FIRMA L Autenticazione dei Documenti Elettronici Tu i documen ele ronici presen in K-Files possono essere firma digitalmente. Kelyan propone la Firma Digitale Remota. Il servizio perme e di a vare il processo di firma senza dover portare sempre con sé l hardware di supporto (Smart Card, Token USB). È possibile inoltre cer ficare la data e l'ora esa a in cui è avvenuta l'operazione di firma apponendo sul file firmato una marca temporale. I documen firma possono essere automa camente archivia, invia, porta in conservazione ed inseri in un processo approva vo. Firma Remota Le modalità di attivazione Qualificata È una firma presidiata. Permette di apporre firme su documenti singoli o multipli, ma sarà sempre attivata da un azione dell'utente. Al momento della firma da parte del titolare del certificato, verrà richiesto di inserire username, password e un'ulteriore credenziale di autenticazione forte quale quella fornita da sistemi One Time Password (OTP), che verrà ricevuta via SMS, tramite App Smartphone, Token USB. Massiva Non presidiata. Permette di firmare documenti in maniera automatica senza la necessità di intervento da parte del titolare del certificato di firma digitale. Il certificato di firma rimane sempre attivo in attesa dei documenti da firmare. Perché scegliere la Firma Remota Possibilità di apporre firme digitali senza dover ricorrere all'installazione di hardware o software dedicato, eliminando le problematiche legate all'incompatibilità di particolari dispositivi (lettori, smart card, ecc.). Possibilità di sottoscrivere digitalmente documenti informatici via web, in condizioni di massima sicurezza. I certificati di firma risiedono in Internet Data Center su sistemi HSM (Hardware Security Module), caratterizzati da massimi livelli di sicurezza, resistenza ed efficienza. Non importano né esportano mai i dati, bensì li generano o distruggono direttamente al loro interno. In questo modo, la gestione e verifica della firma è ulteriormente assicurata.

9 UTENTI IN MOBILITÀ Quello che serve all attività lavorativa anche fuori ufficio Nel mondo del business, tablet e smartphone sono diventa strumen indispensabili di lavoro. K-Files Portable Per avere sempre a portata di mano i documen archivia in K-Files, Kelyan propone l App per ipad K-Files Portable. Con K-Files Portable, i documen : possono essere visualizzati, inviati per , inviati al Libro Firma per approvazione vengono organizzati in scaffali e faldoni, i quali possono essere creati e personalizzati per portare documenti personali ricevuti (ad esempio, tramite mail) che non sono stati archiviati in K-Files. Perché scegliere K-Files Portable Per avere sempre con sé i documenti archiviati in K-Files anche in modalità offline. Facile organizzazione delle cartelline di lavoro in base agli appuntamenti programmati. Servizio di Mobile Device Management incluso (protezione dei dati, gestione dell App). Libro Firma Alcuni documen devono essere vista e firma da un responsabile, normalmente con esigenze di mobilità. Kelyan me e a disposizione un applicazione del tu o analoga al libro firma cartaceo, che u lizza gli strumen di Firma Digitale a raverso un servizio web, accessibile da PC o tablet. Il Libro Firma raccoglie in un unica interfaccia verso il manager le autorizzazioni richieste dai diversi sistemi aziendali. Permette anche di apporre la Firma Digitale, con rispetto delle policies aziendali, in modo facile ed immediato su qualsiasi documento di business. I Perché scegliere il Libro Firma Rende le segreterie più efficienti e i manager meno vincolati alla presenza fisica in ufficio. Riduce sensibilmente i tempi legati all approvazione dei documenti. Servizio di Mobile Device Management incluso (protezione dei dati, gestione dell App).

10 Kelyan opera da oltre trent'anni nel settore dell'information Technology. Da più di 10, si è specializzata sui servizi in modalità Cloud e su soluzioni innovative che aiutano le aziende a creare efficienza di processo, liberandole per dedicare tutta l energia alle loro attività strategiche, senza impegnare pesanti risorse per i tradizionali investimenti IT a questo ci pensa Kelyan. Con sedi operative in Emilia Romagna, Piemonte, Lombardia e Veneto e copertura commerciale in tutta Italia, Kelyan conta sulla partnership con le migliori aziende di tecnologia informatica a livello mondiale. Dalla combinazione dei loro punti di forza con la visione e le competenze certificate di Kelyan nella gestione dei sistemi informativi aziendali, nascono soluzioni puntuali, indipendenti ed integrabili, pronte per portare consistenti vantaggi in termini di business. Questo è l obiettivo di Kelyan, un azienda il cui il valore aggiunto è apportato dall'esperienza, dal know-how e dalle capacità delle sue persone: specialisti nel rendere l innovazione... semplice.

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