Innovazione tecnologica digitale per il tuo business.

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1 Innovazione tecnologica digitale per il tuo business. Per dare valore aggiunto al fleet aziendale Un unica interfaccia integrata per tutti i dispositivi aziendali che consente agli utenti di interagire, in modo semplice, scegliendo il device più indicato all attività da svolgere. Il prodotto che garantisce: riduzione dei costi aumento di efficienza sicurezza Gestione dei Processi per Area Aziendale Le soluzioni Genius Bytes sono la risposta alle esigenze di aziende di grandi e medie dimensioni e PA. La gestione delle informazioni e l interazione tra utenti diventa fluida ed efficiente attraverso l utilizzo di processi mirati alle esigenze delle varie aree aziendali. Una Piattaforma per i servizi Un unica piattaforma per il controllo dei servizi di stampa MPS (Manage Print Service) e la gestione dei contenuti, MCS (Manage Content Service). L integrazione con un parco MFP multibrand e la flessibilità architetturale, permette la gestione dei servizi anche in Cloud. Genius -MFP > Aree aziendali > Verso l MCS >

2 Genius-MFP > Aree aziendali > Verso l MCS > Scopri la soluzione Genius è la piattaforma enterprise che accompagna le aziende nel percorso di miglioramento continuo dei processi e permette di affrontare in modo graduale il passaggio dal controllo dei processi interni alla creazione di servizi a valore per il mercato. Il cuore di Genius è il motore di BPM che consente di veicolare processi interni orchestrando le risorse presenti in azienda (persone, sistemi hardware e applicativi) e i servizi in outsourcing. In funzione dell ambito d interesse e delle priorità del cliente è possibile selezionare i moduli della piattaforma che rispondono alle esigenze, minimizzando la complessità in implementazione e l impatto economico. CANALI DI INPUT E OUTPUT MFP BPM Gestione processi DMS Gestione documentale CRM ERP BIG DATA ARCHIVING/STORAGE Storage dati di processo Data Base Caratteristiche Genius è agile Genius è centralizzazione Genius è integrazione Genius è modulare Genius è cloud

3 Scopri la soluzione Genius è agile Caratteristiche I processi disegnati con l editor sono subito attivi su tutti i client interessati senza bisogno di riavviare né il server né i client e, nello stesso modo, ogni modifica fatta in tempo reale sul server può essere subito testata in produzione. Questo approccio fortemente innovativo permette di azzerare il time to production e semplificare il processo di creazione, monitoraggio e miglioramento dei processi; una volta disegnato, il processo è subito attivo, viene monitorato con gli strumenti di controllo interni al sistema e, se necessario, può essere modificato semplicemente cambiando la configurazione dell editor e subito ritestato. Genius è centralizzazione Genius coordina le risorse aziendali e si interfaccia con i client per il coordinamento di tutti i processi: dalla stampa alle attività core. Grazie all editor grafico è possibile creare workflow personalizzati semplicemente trascinando e parametrizzando le icone relative alle diverse attività (o task). Genius è integrazione Sistemi: la piattaforma Genius si pone come ponte tra i sistemi in azienda: si integra nell infrastruttura esistente e veicola i dati e i documenti presenti nelle singole aree secondo una logica di processo. Non è più necessario spendere tempo e risorse per mettere in comunicazione i sistemi tra loro perché la piattaforma diventa il veicolo d integrazione. Device: La peculiarità della piattaforma è la forte integrazione con i client delle Multifunzioni, con i dispositivi mobile, con il web e con MSOffice. L utente può scegliere lo strumento più efficace per svolgere un attività di processo trovando in ogni client la medesima interfaccia. La personalizzazione dei pannelli dei dispositivi Multifunzione di tutti i principali brand permette agli utenti di interagire con le macchine all interno dei processi. L interfaccia è unica indipendentemente dal brand e può essere completamente personalizzata in base alle esigenze dell azienda (logo aziendale, dimensione e posizionamento delle icone).

4 Scopri la soluzione Genius è modulare Genius segue nel tempo le aziende e le loro priorità: è possibile attivare le diverse componenti della piattaforma in base alle esigenze del cliente. Genius è cloud La soluzione può essere installata in diversi ambienti e con diversi database, inoltre può essere in house, in cloud o in modalità ibrida.

5 Verso l MCS Da MPS a MCS: migliorare i processi e ridurre i costi Ad oggi, il modello di business ampiamente consolidato e divenuto di riferimento per tutti i vendor di dispositivi di stampa è l MPS. La gestione dei servizi di stampa ha come obiettivo quello di fornire soluzioni a valore aggiunto in grado di razionalizzare i processi di stampa, contenendone i costi, ottimizzando i processi di gestione del fleet. Questo approccio non tiene in considerazione che le caratteristiche e le funzioni di scansione stanno guadagnando importanza in quanto le MFP non sono semplicemente dispositivi di output, ma stanno diventando uno strumento funzionale di acquisizione di documenti e di gestione dei contenuti. La piattaforma Genius permette la gestione dell MPS e, integrando i device nella stessa piattaforma, permette di superare la logica dell MPS e accompagnando le aziende verso un servizio di MCS (Management Content Services). Genius permette una gestione ottimizzata dei contenuti aziendali in tutte le loro forme. attraverso l integrazione con l infrastruttura IT e i sistemi gestionali, la creazione di workflow di scansione e di processi strutturati orientati alla gestione dei contenuti aziendali. In funzione degli step di attivazione del servizio di MCS si può raggiungere una riduzione dei costi complessivi fino al 50% (MPS/MCS). FASE 20% FINO AL 20% DI RISPARMIO RAZIONALIZZANDO L INFRASTRUTTURA FASE 30% FINO AL 30% DI RISPARMIO CONTROLLANDO E SEMPLIFICANDO LE FUNZIONI FASE 50% FINO AL 50% DI RISPARMIO ANALIZZANDO E OTTIMIZZANDO I PROCESSI

6 FASE Verso l MCS FINO AL 20% DI RISPARMIO RAZIONALIZZANDO L INFRASTRUTTURA Standardizzazione delle tecnologie Con l introduzione di Genius puoi gestire i diversi processi utilizzando un unica piattaforma. Razionalizzazione dell hardware Attraverso una forte integrazione con i dispositivi dei principali produttori, la funzione Monitoring della soluzione Genius ti permette di migliorare il controllo delle informazioni tecniche di ogni periferica e di semplificare e velocizzare gli interventi di assistenza. Genius consente di customizzare i pannelli delle MFP e di uniformare la user experience indipendentemente dal modello o dalla marca, consentendo a ciascun utente un accesso sicuro e personalizzato. FASE FINO AL 30% DI RISPARMIO CONTROLLANDO E SEMPLIFICANDO LE FUNZIONI Definizione e controllo dei processi interni La funzionalità Print Rules di Genius definisce le modalità di uso delle macchine attraverso regole di stampa in cui ogni utente accede solo alle funzioni a cui è abilitato. Genius inoltre ottimizza e controlla i flussi di stampa, copia e scansione attraverso policy specifiche, un cruscotto di analisi e report automatici.

7 Verso l MCS FASE FINO AL 50% DI RISPARMIO ANALIZZANDO E OTTIMIZZANDO I PROCESSI Automazione e integrazione dei processi di lavoro La soluzione Genius-BPM permette di creare processi per controllare e semplificare le attività aziendali. È possibile veicolare informazioni, documenti e dati interagendo con MFP, Mobile, applicativi MS Office e web. Ottimizzazione della gestione documentale Genius-MFP consente di stabilire le modalità di stampa in base all utente, al tipo di lavoro e al numero di pagine. Fornisce report dettagliati per reparto o centro di costo, limita la spesa legata alle stampe per utente, semplifica e snellisce tutti i processi di lavoro legate a stampa, copia, scansione e archiviazione. Riduzione dei costi legati ai processi Grazie alla possibilità, garantita da Genius-BPM, di creare il proprio processo di lavoro su un tool grafico direttamente sulla multifunzione, integrato con il sistema, che semplifica le attività aziendali e interagisce con tutti i dispositivi, anche da remoto. Tracciamento delle attività in outsourcing Genius-BPM controlla il passaggio di documenti e dati dall azienda verso servizi esterni e traccia gli esiti delle attività in outsourcing, dalla ricezione al processamento, dalla consegna all archiviazione. cosa dice GARTNER su Genius Il grafico sottostante evidenzia le fasi di passaggio dall MPS all MCS e i relativi risparmi. Si passa da una razionalizzazione dei servizi di stampa (contratti di fornitura e controllo dei costi dei processi di stampa) alla gestione dei processi e delle informazioni aziendali (MCS). Maggiori sono gli sforzi in ottimizzazione sui processi, maggiore è la razionalizzazione dei costi. MFP. MPS savings and business value Expected Saving 5 to 10% BETTER NEGOTIATION Cost-per-page contract 10-15% WASTE REDUCTION Pull Printing Up to 20% CONTROL Reports Cost tracking Device usage Accounting Up to 30% RIGHTSIZING & OPTIMIZATION Full MPS Policy and rules Mobile printing Quota BUSINESS VALUE: - Efficiency - Revenue/ROI - Productivity ANALYSIS & PROCESS OPTIMIZATION BPM Improve security Mobile integration Cloud

8 Aree aziendali Controllare e migliorare tutti i processi aziendali Genius permette di ottimizzare sia i processi di business che i processi tipicamente documentali con il massimo grado di efficienza e di personalizzazione. Grazie al motore di BPM (Business Process Management) presente in Genius, al suo editor grafico è possibile disegnare ciascun processo di business facendo convergere dati, documenti e informazioni all interno del medesimo flusso consentendo all utente l interazione attraverso PC, device di stampa, web e dispositivi mobile. La forte integrazione con i dispositivi di stampa permette di affrontare per gradi il passaggio al digitale. Di volta in volta si valutano le attività legate ai documenti cartacei, quelle in formato elettronico e si modifica il processo di conseguenza. Stampa e scansione diventano task di processo e anche queste attività, che normalmente non sono controllate, sono guidate e indicizzate attraverso il BPM. Di seguito sono elencati alcuni servizi tipici per area aziendale, quali: H&R - la verticalizzazione per la gestione del personale Administration - la verticalizzazione per la gestione della contabilità Quality - la verticalizzazione per le procedure di certificazione Finance - la verticalizzazione pensata per le procedure finanziarie Logistic - la verticalizzazione per le attività di logistica Cloud - integrazione con i servizi in cloud

9 Aree aziendali H&R - la verticalizzazione per la gestione del personale H&R aiuta a gestire: - Approvazione nota spese - Fascicolo del dipendente - Processo assunzione - Richiesta ferie e permessi - Comunicazione ai dipendenti Administration - la verticalizzazione per la gestione della contabilità Administration aiuta a gestire: - Archiviazione e distribuzione multicanale fatture attive - Form management per i documenti attivi da ERP (Creazione di Form personalizzati per fatture, DDT ecc) - Archiviazione e approvazione fatture passive Quality - la verticalizzazione per le procedure di certificazione Quality aiuta a gestire: - Gestione Non conformità - Creazione, approvazione e archiviazione procedure ISO - Distribuzione procedure - Controllo monitoraggio ottimizzazione processi - Versionamento procedure

10 Aree aziendali Finance - la verticalizzazione pensata per le procedure finanziarie Finance aiuta a gestire: - Data certa - Gestione pratica per nuovo contratto - Gestione richiesta anticipo fattura - Acquisizione documento d identità - Digitalizzazione busta cassa - Digitalizzazione specimen di firma Logistic - la verticalizzazione per le attività di logistica Logistic aiuta a gestire: - Gestione magazzino - Gestione transportation - Integrazione tra sistemi WMS e TMS - Portale per ordini clienti - Servizi Web - Gestione procedure ISO Cloud - integrazione con i servizi in cloud GENIUS può essere installato sia in house sia in cloud e può integrarsi con servizi in cloud. Di seguito alcuni esempi di integrazioni con servizi in cloud: - Archiviazione documentale - Conservazione sostitutiva per i documenti a valore fiscale - Data Certa digitale di Postel

11 Genius - MFP in dettaglio Controllare e migliorare i processi di stampa e scansione Genius-MFP è la soluzione ideale in ambito MPS ( managed print services ) per la gestione delle stampanti e multifunzioni: racchiude tutte le funzionalità per l autenticazione, la stampa, la scansione, l accounting e il reporting. Genius-MFP migliora le modalità di utilizzo dei dispositivi [operatività] e permette il controllo e la riduzione dei costi di stampa [gestione]. Genius-MFP Operativita AUTHENTICATION - per l autenticazione dell utente in interazione con i directory services aziendali DIRECT PRINTING - per stampare, delegare ed applicare regole di distribuzione e proprietà di stampa PULL PRINTING - per la stampa sicura con autenticazione da qualunque dispositivo multifunzione MOBILE PRINTING - per la stampa da mobile GeniusSCAN - per i processi personalizzati di scansione GeniusSCAN with OCR - per trasformare le scansioni in documenti editabili (PDF, EXCEL, PPT, DOC) Genius-MFP Gestione ACCOUNTING - per il controllo dei flussi di stampa e copia REPORTING - per il controllo della produzione e dei costi di stampa aziendali PRINT RULES - per controllare e direzionare i processi di stampa CONTINGENT - per fissare volumi di stampa e copia per utente

12 Genius - MFP in dettaglio Genius-MFP Operativita AUTHENTICATION - per l autenticazione dell utente in interazione con i directory services aziendali Genius-MFP ha un DB di autenticazione interno che può essere integrato con sistemi di autenticazione aziendali già in uso quali MS Active Directory o LDAP. Ogni utente è associato ad un gruppo e a specifici diritti. Per utilizzare i dispositivi di stampa, copia e scansione utilizza il proprio Badge aziendale, un codice pin o le credenziali di dominio. Il sistema lo riconosce e l utente accede ad un pannello personalizzato, che mostra solo le funzioni a cui è effettivamente abilitato. L Autenticazione aiuta la tua azienda a: - Proteggere la riservatezza dei documenti - Avere flessibilità di utilizzo, massima sicurezza e controllo degli accessi - Individuare chi ha stampato un documento, dove e quando DIRECT PRINTING - per stampare, delegare ed applicare regole di distribuzione e proprietà di stampa Definisci l ordine delle code di stampa per le macchine del tuo ufficio, rimuovi i dati utente se necessario per motivi di riservatezza, condividi le tue stampe con i tuoi colleghi con le possibilità offerte dalla funzione delega. Costruisci le tue regole di stampa con il tool grafico di Genius-MFP, fissa le condizioni che intendi usare come filtro (ad es. il proprietario del documento, il dispositivo d uso) e le azioni che desideri fare (ad es. blocco del lavoro, modifica della coda di stampa). Puoi creare per es. la regola: solo gli utenti dell area marketing possono stampare a colori, il sistema indirizzerà le stampe delle altre divisioni aziendali sulle macchine in bianco e nero. Direct print aiuta la tua azienda a: - Migliorare i flussi operativi - Ottimizzare l efficienza delle tue stampe - Preservare la riservatezza - Ridurre lo spreco di carta e di materiale di consumo PULL PRINTING - per la stampa sicura con autenticazione da qualunque dispositivo multifunzione Immagina di aver appena lanciato la stampa del tuo project plan. Il documento non viene immediatamente stampato ma rimane memorizzato sul server. Raggiungi la stampante che intendi utilizzare (nel tuo ufficio o persino in un'altra sede), autenticati tramite badge o codice, seleziona il documento dalla lista che appare sul pannello di controllo della multifunzione e attendi che la stampa sia conclusa. I pochi e semplici passaggi della funzione di pull printing consentono di stampare in sicurezza, perchè l'accesso alla multifunzione avviene solo tramite autenticazione. Inoltre, puoi eliminare tutti i processi di stampa avviati per errore, agendo direttamente dal pannello di controllo della multifunzione ed evitando così di sprecare carta e inchiostro. PULL PRINTING AIUTA LA TUA AZIENDA A: Proteggere i documenti da accessi non autorizzati; Evitare duplicati e stampe indesiderate; Ridurre del 30% i costi di produzione; Ridurre il consumo di carta e inchiostro; Personalizzare il flusso di stampa.

13 Genius - MFP in dettaglio MOBILE PRINTING - per la stampa da mobile Il funzionamento è lo stesso del pull printing, con la differenza sostanziale che l utente invia il lavoro in stampa direttamente da mobile, ad un indirizzo . Il server intercetta l , riconosce l utente e indirizza il lavoro su una coda di pull Printing o su una specifica macchina. A quel punto l utente sceglie la multifunzione che preferisce, si autentica, vede la lista dei lavori che ha inviato in stampa, li seleziona e lancia la stampa. Mobile print ti aiuta a: - Avere il tuo ufficio in mobilità - Preservare la tua privacy - Semplificare la gestione documentale GeniusSCAN - per i processi personalizzati di scansione Scan2Mail: Trasmetti i tuoi documenti via mail a chi vuoi, seleziona il destinatario dalla rubrica e personalizza tutti i parametri di una tradizionale . Scan2url: Se la dimensione del tuo file è troppo elevata per la trasmissione via mail, il documento viene memorizzato temporaneamente sul server e l utente riceve una mail con il link per scaricare il documento. Un processo automatico di clean-up consente di eliminare tutti i file scaduti. Scan2me: Dopo l autenticazione, puoi inviare i documenti scansionati direttamente alla tua casella di posta elettronica. Scan2Folder: I documenti scansionati vengono inviati ad una cartella di rete condivisa o pubblica. Scan2HomeFolder: Selezioni la funzione Scan2Home ed archivi i tuoi documenti scansionati direttamente nella tua cartella personale presente in rete. Scan2Fax (server): Puoi selezionare sia il numero del fax che il destinatario, digitare più numeri, prendendoli anche dalla rubrica. Il documento scansionato viene inviato come un allegato al fax server che si occupa di inviarlo al destinatario. In più tutti i parametri di scansione sono personalizzabili ed il sistema li ricorda per te. Salvali su un dispositivo e li ritroverai su tutti! Scan to aiuta la tua azienda a: - Velocizzare e semplificare i processi di distribuzione - Gestire e personalizzare le preferenze di scansione - Condividere contenuti digitali - Ridurre il consumo di carta - Proteggere dati sensibili GeniusSCAN with OCR - per trasformare le scansioni in documenti editabili (PDF, EXCEL, PPT, DOC) Il modulo OCR integra l ultimo ABBYY engine per il riconoscimento e la conversione dei documenti. Le immagini scansionate possono essere convertite in documenti office (Word, Excel o altri formati office), in documenti PDF (PDF searchable o PDF/A) o in semplice formato testo. Il modulo supporta più di 190 lingue! Il modulo OCR è utilizzabile in combinazione con le funzioni di: - Scan2Mail - Scan2Me - Scan2Folder

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