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1 L ANALISI DEI FLUSSI (WORK-FLOW ANALYSIS)

2 Le origini L analisi dei flussi è una tecnica di valutazione di un processo lavorativo. E uno strumento nato all interno degli approcci hard alla valutazione, tipicamente all interno delle scienze informatiche ed ingegneristiche,, come il tentativo di automatizzare i processi lavorativi. L idea dell automazione dei processi attraverso le tecnologie dell informazione nasce alla fine degli anni Sessanta. Poco più tardi, a metà degli anni Settanta, si inizia a lavorare sulla office automation,, cioè "to reduce the complexity of the user's interface to the [office information] system, control the flow of information, and enhance the overall efficiency of the office." [Ellis, Nutt 1980, p. 28]

3 Gli anni ruggenti Tra la seconda metà degli anni Ottanta e gli anni Novanta questo approccio ottiene un grande successo e fiorisce una ampia consulenza aziendale. Si parla di reenginering,, di nuova ingegnerizzazione dei processi produttivi. Da questa idea sono nate diverse tecniche: 1. BPR (Business Process Reengineering) 2. BPM (Business Process Management). Tutte questa tecniche stanno alla base dell ISO 9000 e prodotti successivi.

4 Formazione dei gruppi e obiettivi esercitazione Formare gruppi da persone Nominare un portavoce Scegliere una procedura (pratica) lavorativa Scomporla in 4 fasi Riportare i risultati su lucido

5 VALUTAZIONE DELLA VALUTAZIONE Operatori e specialisti IL FLUSSO LAVORATIVO DI UN UFFICIO INVALIDI 39 Numero degli operatori sanitari e sociali coinvolti collegialmente (ciascuno di loro con un monte ore limitato) nella fase di valutazione dell esistenza esistenza dei requisiti per richiedere una trattamento di invalidità. Personale amministr Dipendenti a tempo pieno Dipendenti a tempo parziale Obiettore di coscienza in servizio civile

6 Il personale amministrativo si interfaccia da una parte con i 39 operatori, e dall altra altra con l utenza. Questo piccolo nucleo stabile ha quindi una funzione di cerniera per tutte le situazioni e funzioni.

7 Informazioni MMG e Specialisti / Uff. Relaz.. Pubblico Circuito informale/personale Amm.vo Raccolta delle domande Personale Amministrativo Inoltro delle convocazioni Personale Amministrativo Valutazione collegiale Commissione Invalidi Raccolta di documentazione integrativa Personale Amministrativo Trasmissione atti Comm. Per. Tesoro Personale Amministrativo Trasmissione degli anni alla Prefettura Personale Amministrativo Trasmissione verbale utenti Personale Amministrativo Gestione dei reclami Responsabile U.O. Medico Legale Ufficio Relazioni Pubblico Elaborazioni dati statistici Personale Amministrativo Responsabile U.O. Medico Legale Computo presenze per i compensi Personale Amministrativo

8 Riduzione della complessità La complessità di una procedura (allo scopo di essere analizzata e valutata) si può ridurre in quattro fasi:

9 Le quattro fasi (non sono in ordine) ATTESA (stand by) ) e STOCCAGGIO (immagazzinamento) TRASPORTO (spostamento) CONTROLLO (ispezione, esame di conformità,, di appropriatezza,, di competenza) TRASFORMAZIONE (lavorazione)

10 aggiunto (V.A Il valore aggiunto V.A.).) Tuttavia soltanto la fase TRASFORMAZIONE/LAVORAZ. aggiunge qualcosa al prodotto che prima non aveva, cioè lo arricchisce Si parla quindi di valore aggiunto (added value). Se il prodotto si impoverisce si parla di valore sottratto (V.S.).)

11 Esempio Un prodotto alimentare nei vari processi di lavorazione può arricchirsi di nuove proprietà. Queste nuove proprietà sono V.A. Se però rimane immagazzinato per troppo tempo, esso deperisce e quindi abbiamo un V.S.

12 Schema per l analisi l dei flussi 1. Data di inizio e fine di una pratica. 2. Scomposizione del suo flusso in 4 fasi: ATTESA/STOCCAGGIO TRASPORTO CONTROLLO TRASFORMAZIONE/LAVORAZIONE

13 3. QUANTIFICAZIONE DEI TEMPI ( tempi vivi e tempi morti ) ) in ciascuna fase 4. QUANTIFICAZIONE DEL PERCORSO (metri) in ciascuna fase 5. RILEVAZIONE DEL VAL. AGG. 6. RIDUZIONE DEI TEMPI nelle fasi in cui non c èc V.A.,., senza che ciò provochi danni al prodotto (quindi valore sottratto)

14 Analisi dei flussi Analisi dei flussi h. h diagnosi diagnosi visita visita Fotocopia Fotocopia domanda domanda Verifica Verifica requisiti requisiti Deposito Deposito Inoltro Inoltro interno interno domanda domanda presentaz presentaz Domanda Domanda t. t. m. m. controllo controllo Attesa Attesa Trasporto Trasporto Lavorazione Lavorazione azioni azioni h. h. n

15 avvertenze 1. Seguire il prodotto (la pratica, il documento) non le persone 2. Ci deve essere un rapporto virtuoso fra i tempi impiegati in ciascuna delle quattro fasi (tempi di colonna) 3. la lavorazione deve avere il t. maggiore

16 Schema di valutazione 1. Quanto dura l intera l procedura? 2. E un tempo ragionevole? 3. Quanto tempo la procedura è nella fase lavorazione? 4. Quanto tempo la procedura è nella fase attesa? 5. Dove si blocca la pratica? 6. C è un rapporto equilibrato tra il tempo della lavorazione e gli altri tre tempi? 7. Ci sono passaggi che possono essere saltati (automatismi, ecc.) 8. Ci sono tempi che possono essere ridotti? 9. Le distanze spaziali (m.) sono adeguate? Possono essere ottimizzate meglio ottimizzate?

17 n h. azioni Lavorazione Trasporto Attesa controllo m. t.

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