C.Box: gestione dei processi documentali

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1 C.Box: gestione dei processi documentali Descrizione C.Box è la soluzione Delta per la gestione dei processi documentali che copre tutte le fasi del processo di gestione dei documenti: dalla smaterializzazione alla gestione del flusso di lavorazione dei documenti, dal monitoraggio e controllo di tutte le fasi di lavorazione all archiviazione sostitutiva in conformità alla legge italiana. Si riporta di seguito una descrizione di maggior dettaglio dei passi del flusso. Funzionalità Alimentazione multicanale Servizi offerti dalla piattaforma Archiviazione multilivello Ricerche parametriche ottimizzate Conservazione sostitutiva Workflow di automazione Delivery multicanale Web service di integrazione Schematizzazione servizi offerti dalla piattaforma Sistema modulare per l archiviazione, la gestione e la delivery multicanale dei documenti aziendali Web based Altamente scalabile, affidabile e in grado di garantire elevate prestazioni Integrabile con i sistemi IT Cliente (ERP, CRM )

2 Step di processo C.Service Smaterializzazione Questa fase prevede l acquisizione delle immagini digitali dei documenti, il riconoscimento acquisizione delle informazioni, il popolamento dei database e la produzione della documentazione elettronica da presentare al cliente per l apposizione della firma digitale. Funzionalità Classificazione e organizzazione dei documenti Indicizzazione automatica attraverso l integrazione con applicazioni aziendali Indicizzazione automatica con riconoscimento Barcode Indicizzazione automatica attraverso interfacce XML Indicizzazione manuale attraverso interfaccia web Organizzazione dei documenti Gestione della cartella logica dei documenti Gestione di associazioni tra documenti correlati Modulo C.Service Architettura Web Based multi-azienda o multi BU all interno dello stesso cliente Elevata efficienza e prestazioni per archiviazioni massive e ricerca documenti Scalabilità del repository documentale, progettato per ospitare e conservare nel tempo centinaia di milioni di oggetti documentali Criteri stringenti di sicurezza, per tutelare i clienti contro accessi non autorizzati a informazioni critiche o sensibili anche ai fini della legislazione sulla privacy Alti livelli di disponibilità del sistema; supporto politiche di Business Continuity e Disaster Recovery Ricerca dei documenti archiviati attraverso criteri di selezione configurabili Ricerche parametriche con indici ottimizzati Ricerche correlate Ricerche su viste multitipologia Consultazione documenti Accorpamento documenti Modifica Indici Inserimento e variazione annotazioni Delivery multicanale Fax, Posta ibrida

3 Funzionalità Piattaforma applicativa basata su tecnologia Open Source JBPM Estensione delle funzioni base base di disegno e implementazione delle interfacce utente C.Flow Gestione Workflow In questa fase si dispone dei documenti elettronici all interno dei processi (work flow) di appartenenza, per la loro lavorazione paperless e si applicano le apposite regole di gestione. Utilizzo di tecnologie AJAX e componenti grafici avanzati Interfaccia grafica per il disegno dei processi Motore di automazione Motore di regole altamente configurabile (Drools) Funzionalità di orchestrazione e dispatching Attivazione automatica processi multiistanza Tracking dei processi Definizione sonde di raccolta dati di lavorazione Modulo C.Flow Definizione soglie di controllo SLA e generazione allarmi Logging standardizzato esportabile Integrazione Web services standard di attivazione e controllo processi Piattaforma di Business Process Management (BPM) per l automazione dei processi documentali e di content management Architettura Web Based con interfacce utente graficamente evolute, interamente costruita sulle tecnologie Web 2.0 Funzionalità di monitoraggio e tracking dei processi Interfaccia SOA per l interoperabilità tra le applicazioni

4 C.View Monitoraggio e controllo Si effettua in questa fase il monitoraggio dei diversi stadi del processo attraverso appositi cruscotti, si attivano gli strumenti di controllo e alerting in relazione agli step e il timing del processo di riferimento. Funzionalità Soluzione costruita attorno a Qlikview Utilizza la Associative Query Logic (AQL), una tecnologia patentata naturale, semplice, flessibile, collaborativa, individuale e potente Lavora completamente in memoria per garantire velocità, basso impatto, interattività, dati aggregati e dettagliati secondo le esigenze, semplicità, economicità e integrabilità Architettura unica per uso personale ed enterprise Raccolta dati Accesso a dati da sorgenti diversificate Modulo C.View Raccolta dati storicizzabile Selezione dati Architettura Web Based Connettori di acquisizione dati standardizzati Motore di estrazione dati configurabile Motore di generazione grafica Regole di selezione configurabili Generazione grafica Formati di presentazione esportabili Formati con rappresentazione grafica (torte, istogrammi)

5 Funzionalità Processo di conservazione completamente automatizzato tramite workflow Acquisizione lotti di documenti da conservare C.Sost Archiviazione sostitutiva Quest ultima fase prevede le attività di conservazione sostitutiva conformi alle modalità descritte nella Delibera CNIPA n. 11/2004, e l applicazione delle relative regole tecniche di implementazione e delle leggi e regolamenti successivi che disciplinano le modalità di conservazione dei documenti con rilevanza giuridica e fiscale. Emissione documenti e registri obbligatori Verifiche obbligatorie su numerazione documenti Elaborazione lotti e generazione archivio Firma e marcatura temporale archivio Creazione struttura standard di archiviazione (ISO) Verifica ed esibizione documenti archiviati Cruscotto di monitoraggio lotti conservati Interfacciabile via XML con qualsiasi sorgente e repository di documenti Gestione dei dispositivi di firma digitale Smart Card Hardware Security Module Creazione dei supporti di archiviazione di autoconsultanti (CD, DVD, nastri) Modulo C.Sost Sistema di Conservazione Sostitutiva a norma di legge Alti livelli di disponibilità del sistema; supporto politiche di Business Continuity e Disaster Recovery Soluzione utilizzabile alternativamente in modalità ASP come servizio in full outsourcing Possibilità di delega del ruolo di Responsabile del processo di Conservazione ad una risorsa specializzata di Comdata Infrastruttura di erogazione del servizio in alta affidabilità e Disater Recovery

6 Vantaggi per il business Compliancy rispetto alla normativa vigente in materia di conservazione sostitutiva e alle normative settoriali (ad es. ISVAP 27 per mercato assicurativo) Riduzione costo di gestione per pagina da circa 8 a circa 20 centesimi Riduzione TCO Consolidamento di tecnologie e infrastrutture in una soluzione completa, a servizio (Saas) Interoperabilità integrazione con i sistemi informativi esistenti e automatismi che permettono all utente di non cambiare modo di lavorare o usare altri applicativi Pay per Use modello di business a consumo e pricing innovativo Soluzione di processo Ottimizzazione dei processi di condivisione e distribuzione dei documenti Referenze Area Telco Sistema di archiviazione documentale, consultazione stand alone, integrazione con sistemi di CRM e Caring (Siebel, Clarify, SAP, Portali WEB), gestione outbound. Utenti: accessi al giorno Volumi: di documenti al mese Area Finance Piattaforma paperless per la gestione dell iter delle pratiche dei clienti: censimento e spedizione dai centri di raccolta, smaterializzazione e indicizzazione, lavorazione effettiva nei diversi centri distribuiti sul territorio. Utenti: 600 circa ( con correnti) Volumi: k documenti al mese Area Multimedia Sistema di gestione della documentazione fiscale, dei contratti, della corrispondenza interna ed esterna, delle comunicazioni ai clienti e dei bollettini postali. Utenti: Oltre Volumi: 3,7 milioni di documenti mese Partnership Alfresco è la migliore alternativa Open Source alle tradizionali piattaforme commerciali di ECM. Viene classificato tra le piattaforme di gestione documentale più innovative, aperte ed estensibili. Delta Progetti del Gruppo Comdata che è Gold Partner dal 2007 Delta Progetti 2000 S.r.l. Via Fontevivo, La Spezia Tel Fax info@dp2000.it