LA SUITE BPM CHE NON HA BISOGNO DI PROGRAMMAZIONE

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1 LA SUITE BPM CHE NON HA BISOGNO DI PROGRAMMAZIONE BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 1 de 16

2 INDICE 1. CONCETTI CHIARI SULLA GESTIONE PER PROCESSI LA PROGRAMMAZIONE. IL TALLONE D ACHILLE DI BPM LA COMPLESSITÀ DEGLI STRUMENTI IL FATTO DI PROGRAMMARE DOCUMENTAZIONE DEL PROCESSO C È QUALCHE SUITE BPM SENZA BISOGNO DI PROGRAMMAZIONE? CREAZIONE DI PROCESSI SENZA PROGRAMMAZIONE Come Crea AuraPortal Processi senza Programmazione? Qual è il campo di applicazione delle opzioni di configurazione di AuraPortal? INTEGRAZIONE DI BPMS CON ALTRE APPLICAZIONI Strumenti di Integrazione senza Programmazione La Piattaforma AuraPortal CONCLUSIONI APPENDICE. IL LAVORO DI TI CON AURAPORTAL...14 BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 2 de 16

3 1. CONCETTI SULLA GESTIONE PER PROCESSI L organizzazione di una azienda è descrivibile mediante 4 componenti distinti: l organigramma per mettere in evidenza i livelli gerarchici tra le persone; le job descriptions/mansionari per esplicitare - semplifichiamo il concetto - responsabilità ed obiettivi di ciascuna persona; gli organismi di integrazione per definire le diverse riunioni di direzione e di coordinamento; i processi per mettere in luce le sequenze di Task (attività) trasversali alle diverse funzioni aziendali. In ogni azienda quindi vivono contemporaneamente diversi Processi. Alcuni di questi possono essere molto semplici e non necessitano di alcuna formalizzazione, altri invece possono arrivare ad essere talmente complessi che anche la loro descrizione può risultare di difficile realizzazione. Il miglioramento dei processi è una delle attività più interessanti e proficue per raggiungere ed ottenere risultati di efficienza e quindi di abbattimento di costi interni. Questo tipo di attività non si può però improvvisare in quanto risponde anch essa a delle metodologie ed approcci oramai consolidati. Una di queste metodologie si basa nell identificare innanzitutto i processi aziendali, identificare quelli strategici, procedere con l analizzarli attraverso l applicazione di diversi criteri e regole (ISO, Six Sigma, etc.), documentarli e crearne la relativa mappa dell entità che permetta di capire l azienda secondo questo specifico punto di vista. Una volta fatto questo tipo di analisi, si deve procedere con attività di formazione e sensibilizzazione rivolte a tutte le persone che intervengono in ogni processo in modo da farle interpretare al meglio il loro ruolo operativo/decisionale. Individuati gli indicatori di performance si possono poi iniziare a misurare ed analizzare le performance. L attività di revisione e miglioramento continuo dei processi rientra nelle attività previste dal Business Process Management (BPM). BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 3 de 16

4 BPM Nonostante non ci sia una definizione ufficiale, normalmente si considera BPM (Business Process Management) come la strategia destinata a gestire l azienda per Processi Aziendali. Oggi, cosa oramai consolidata e largamente condivisa, questa strategia di gestione permette di raggiungere livelli di efficacia decisamente maggiori rispetto a quelli ottenibili con la più tradizionale strategia orientata a migliorare l operatività considerando le funzioni come singole entità tra loro slegate. Ma ciò non è abbastanza. Si possono progettare i migliori processi del mondo, ma se le persone chiamate a farli vivere non rispettano le regole definite sulla carta e non fanno le attività come è stato stabilito, tutti gli sforzi compiuti difficilmente possono portare a risultati di rilievo. BPMS BPMS (Business Process Management System) è una specifica piattaforma tecnologica che permette di introdurre in azienda il concetto di automazione dei processi e questo per assicurare il corretto funzionamento degli stessi ed ottenere la massima efficacia. BPMS, come il suo nome indica, è il software che supporta l attività di BPM. BPMS è il mezzo pratico in grado di accogliere in un sistema operativo codificato gli approcci teorici ed i risultati progettuali della attività di BPM. La piattaforma BPMS è in grado di prendere in carico i processi e di codificarli nei sistemi informativi aziendali, di ottimizzarli, di automatizzarli (per quanto possibile), di controllare la loro esecuzione e fornire automaticamente tutte le analisi necessarie per il loro miglioramento continuo. L attività di codificazione dei processi aziendali viene effettuata mediante la Modellazione dei Processi e delle Regole Aziendali. Lo stato dell arte Secondo la quasi totalità degli analisti, la nascita delle BPMS rappresenta forse la più importante rivoluzione nel campo del software aziendale. Nonostante questo importante convincimento che ha avuto origine sin dalla comparsa delle prime e complicate (da gestire) suite, la realtà è che il mercato in questo settore non è ancora decollato come ci si aspettava: le più importanti e significative implementazioni di BPMS sono avvenute in aziende pubbliche e private di grandi dimensioni mentre nelle piccole e medie ciò non è ancora avvenuto in modo significativo. Le cause sono diverse ma senza dubbio le più importanti sono riconducibili alla complessità di implementazione e gestione ed all enorme costo d impianto. Tale affermazione è però vera se relativa alle BMPS tradizionali sulle quali modellizzare e rendere operativi i processi richiede lavori complessi e molto costosi sia in termini di tempo che di denaro. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 4 de 16

5 2. LA PROGRAMMAZIONE. IL TALLONE D ACHILLE DELLE BPMS Cosa significa dovere programmare per modellare un processo? La modellazione di un processo consiste nel rappresentare, sin nei minimi dettagli, la sequenza di attività e le regole che vanno a determinare la sua corretta esecuzione. Requisito di base è ovviamente l Analisi e la progettazione del processo stesso nel rispetto delle linee guida e degli obiettivi aziendali. Al termine di questa attività si deve procedere con i seguenti step: 1. Disegnare il Diagramma del processo mediante Oggetti: Tasks, Eventi, Gateways, KPIs, ecc. 2. Definire il funzionamento di ogni Oggetto del diagramma: Tasks degli operatori (esecutori; istruzioni; creazione delle interfacce intranet, campi, pulsanti, librerie e documenti; misurazioni; regole di business; condizioni; opzioni intelligenti; creazione automatica di documenti, ecc.), Task di sistema per le attività automatizzabili (senza intervento umano), comportamento dei dispositivi di rete, ecc. 3. Eseguire simulazioni (sia con dati immaginari che con dati reali) Una volta che si è progettato e codificato il modello su una BPMS, il processo e pronto per essere messo in esecuzione. L attività descritta al punto 2 normalmente richiede attività di programmazione molto spinte. Ma quali sono le implicazioni originate da una attività di programmazione? Per meglio comprendere tali implicazioni, affronteremo il tema nel paragrafo successivo LA COMPLESSITÀ DEGLI STRUMENTI Per modellare e codificare un processo e renderlo esecutivo, le BPMS tradizionali mettono a disposizione una serie di strumenti più o meno articolati e sofisticati. Questi strumenti, mano a mano che tali piattaforme si evolvono, sono di volta in volta più potenti ma, nonostante questo, richiedono l intervento, oltre che di specialisti di attività di BPM, anche di sistemisti e sviluppatori di software che contribuiscono ad incrementare sensibilmente i costi di implementazione. Giusto per riportare un esempio significativo, nel sito Web di IBM (che propone una delle BPMS più celebrate) si può leggere come passare in modo molto più facile dal modello teorico di un business model alla sua implementazione mediante il loro strumento WebSphere. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 5 de 16

6 A seguire riportiamo la metodologia riportata nell articolo. 1. Un business analyst o un business process architect crea un modello di business in IBM WebSphere Business Modeler sia nella modalità di base che avanzata. Il modello di business rappresenta graficamente il processo e utilizza la semantica per i business analyst e per i soggetti più esperti. Il modello di business potrebbe anche essere utilizzato per la simulazione. 2. Un Technical Business Analyst o un Technical Process Architect affina il modello in IBM WebSphere Process in modalità Server, realizzando un business model tecnico che rappresenta graficamente il business process da implementare e iniziando a tradurre le Semantiche di Business in Semantiche Tecniche. Il Technical Business Analyst esporta il Technical Business Model dal WebSphere Business Modeler come un file di interscambio progetto, il quale è un file. Zip contenente tutti gli artefatti in run time che compongono il modello di implementazione. 3. Un architetto di processi o un integration developer importa il modello di implementazione nell IBM WebSphere Integration Developer. Il modello di implementazione rappresenta graficamente il Business Process da implementare. L Integration Developer affina ulteriormente il modello e completa la traduzione delle Business Semantics in Technical Semantics. La cosa importante da notare qui, è che mentre si sta lavorando all'interno del WebSphere Business Modeler, i modelli all'interno di quest'ultimo, sono rappresentati come oggetti specifici del modello di processo Business Object Model (BOM). Quando si esporta il modello come file di interscambio del progetto, questi modelli di processi BOM vengono trasformati in modelli di processo BPEL, che sono le chiavi semantiche di lavoro nel WebSphere Business Integration Developer. Il solo fatto di dovere generare del codice per implementare e fare il set up di un processo implica già l impiego di personale specializzato (tempi e costi) DOCUMENTAZIONE DEL PROCESSO Tanto i programmatori tanto i tecnici menzionati nel precedente esempio di IBM devono realizzare il loro lavoro conformemente alla documentazione che, secondo le indicazioni del Process Owner, dovrebbe illustrare come deve funzionare il processo stesso. Ma, come deve essere realizzata questa documentazione? Se il Process Engine deve gestire qualsiasi cosa che dovrà essere affrontata nell ambito dello specifico processo, la documentazione con le specifiche di funzionamento e regole deve essere esaustiva in ogni minimo dettaglio. Deve perciò essere descritto qualsiasi particolare utile come: il diagramma, la cronometria, i campi e documenti che vengono utilizzati, le regole di business che vengono applicate, gli esecutori (ruoli / profili / gruppi, ecc) che intervengono, le istruzioni da seguire da parte degli utenti/esecutori, gli automatismi etc e tutto definito allo stesso livello di dettaglio. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 6 de 16

7 E' sempre possibile ed efficiente documentare un processo complesso fin nei minimi dettagli? Fare ciò implica dettagliare tutti gli oggetti del diagramma: Task utenti (utenti/esecutori; istruzioni; creazione delle interfacce intranet, campi, pulsanti, librerie e documenti; misurazioni; regole di business; condizioni; opzioni intelligenti; creazione automatica di documenti, ecc.), Task di sistema per le attività automatizzabili (senza intervento umano), comportamento dei dispositivi di rete, etc. E' inoltre necessario stabilire che cosa, quando e come ogni oggetto dovrà comportarsi. Facciamo degli esempi: definire il comportamento di una Task nel caso in cui il flusso preveda passaggi ripetuti o quando viene eseguita da più utenti; definire le opzioni di ottimizzazione delle prestazioni; determinare il comportamento di ciascuno dei campi di contenuto (field) necessari (il loro comportamento può essere diverso a seconda dell oggetto attivato); progettare ogni tipo di azione attivata mediante un pulsante; e molto altro ancora. È ovvio che chiunque conosca a fondo tutti i meccanismi di un processo complesso che comprende centinaia di oggetti troverà difficile rispondere affermativamente a questa domanda. Teoricamente, comunque, ciò è possibile. In questo caso la domanda diventa la seguente: quanto tempo sarebbe necessario per creare la documentazione a questo livello di dettaglio? Inoltre: è possibile che questa documentazione sia valida senza prima testare realmente il processo implementato? La realtá è che la documentazione di un processo, indipendentemente da quanto bene sia fatta, richiede un tempo molto lungo prima di diventare la versione definitiva. La documentazione sarà obsoleta ogni qualvolta gli sviluppatori apporteranno modifiche al software e dovrà quindi essere aggiornata di volta in volta con conseguenti ulteriori investimenti di tempo e denaro. Conclusioni Questi tre punti evidenziano la complessità che si deve affrontare con BPMS tradizionali ed i relativi alti costi e tempi necessari per portare a termine con successo progetti di queste caratteristiche. Teniamo presente che è spesso consuetudine affrontare i soli processi strategici dell azienda quando, com è naturale, l obiettivo dovrebbe essere quello di supportare tutti i processi attivi in azienda: in questo ultimo caso, con i sistemi tradizionali, costi e tempi lieviterebbero ulteriormente rendendo pressochè infattibile la missione. Ma, nonostante questo rappresenti un grande problema, non è ancora il più importante. Il ciclo di vita dei processi ruota attorno al concetto del Miglioramento Continuo e quindi tutta la problematica e la complessità illustrate ed applicate nella fase di start up di processo si ripresentano ad ogni modifica e variazione decise nel corso della loro vita. In un mercato dove velocità e capacità di reazione significano sopravvivenza aziendale, i cambiamenti sono molto frequenti (spesso anche maggiori di quelli applicati nella fase di messa in regime di ogni processo), con la necessità che questi si rendano effettivi in modo pressoché istantaneo. È chiaro che la necessità di dovere programmare rappresenta un handicap significativo per lo startup e per le successive modifiche dei processi e questa è la causa principale di un giudizio oramai molto negativo del mercato per attuare progetti con BPMS. Le statistiche riportano un numero elevato di fallimenti di progetti avviati e mai ultimati o con ritorni troppo modesti rispetto ai capitali investiti. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 7 de 16

8 3. ESISTE UNA BPM SUITE CHE NON RICHIEDE PROGRAMMAZIONE? Una BPMS è uno strumento (o un insieme di strumenti) che può coprire tutto lo spettro delle esigenze di gestione aziendale pertanto questa domanda va distinta in funzione del tipo di problema che si deve affrontare. In particolare possiamo distinguere due possibili situazioni chiave in cui normalmente è necessario intervenire pesantemente con tecniche di programmazione tradizionali: la creazione del Modello di un processo. lavori tecnici particolari necessari come, ad esempio, l integrazione con altri sistemi. Vediamo separatamente questi due casi 3.1. CREAZIONE DI PROCESSI SENZA PROGRAMMAZIONE Ci sono BPMS i cui produttori affermano la non necessità di programmazione per le fasi di progettazione, rappresentazione, implementazione e attivazione dei processi, ma in realtà questo è vero soltanto quando: si tratta di processi semplici il livello di automazione è minimo i benefici attesi dall azienda (normalmente per ignoranza delle possibilità che può offrire una BPMS) sono pochi. Una BPMS che permetta la creazione di processi complessi senza necessità di programmazione, deve prevedere nativamente tutte le opzioni e le possibilità offerte mediante l utilizzo di codice software. Tutte le BPMS del mercato offrono strumenti di aiuto (sempre più potenti e sofisticati) per ridurre al minimo la durata delle fasi di modellazione rendendole nel contempo più semplici, ma è molto difficile che, come la BPMS di AuraPortal, possano offrire efficaci strumenti alternativi alla programmazione Come si creano i processi di AuraPortal senza Programmazione? AuraPortal include un sistema esclusivo e innovativo chiamato Generatrix, capace di guidare le persone incaricate alla modellazione affinchè possano stabilire ed individuare tutte le opzioni di configurazione che definiscono le caratteristiche, le performance, i comportamento, le componenti estetiche di interfaccia, ecc. di ciascun oggetto del diagramma di flusso che rappresenta il modello grafico del processo in esame. Grazie a questo sistema si ottiene: 1. un significativo risparmio di tempo/costo derivante dal fatto che ci si limita ad un lavoro di attivazione e/o selezione di opzioni anziché di programmazione. 2. il sistema, presentando tutte le opzioni possibili, guida il modellatore nel suo lavoro (quando selezioniamo una opzione, il sistema mostra più possibilità), introduce elementi di semplicità e allo stesso tempo di precisione e ottimizzazione del lavoro sconosciuti ai metodi tradizionali. 3. L esperto sarà in grado di usare direttamente questo sistema per modellare senza la necessità di documentazione. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 8 de 16

9 Quel è lo scopo delle opzioni di configurazione di AuraPortal? Relativamente alla Creazione del Modello, AuraPortal non richiede nessuna attività di programmazione, poiché già include tutte le possibili opzioni di configurazione tali da coprire tutte le possibilità logiche che possono avverarsi. Per ovvi motivi non possiamo elencare tutte queste opzioni ma se ne possono citare alcune relativamente a oggetti quali Task e Campi in modo da fornire un idea delle caratteristiche di una BPMS per essere realmente efficace e redditizia. Task di Sistema Le Task di Sistema sostituiscono le Task Personali adempiendo alle azioni normalmente fatte da persone con il vantaggio di non richiedere tempo/costo uomo e senza errori, facendo così il tutto al massimo livello di efficienza. Con Auraportal, le Task di Sistema si possono creare in modo semplice, veloce e senza scrivere nemmeno una sola linea di codice. Esse possono fare azioni come: registrare e memorizzare informazione (valori, campi, documenti, ecc.) ovunque si desideri; applicare regole di Business e di Processo; creare automaticamente documenti; generare in modo automatico informazioni da notificare ad impiegati e personale esterno; eseguire Scripts ed attivare Servizi Web; deviare il workflow di un processo verso altri processi; e molto altro ancora. Con il Task System di AuraPortal si possono automatizzare più task di quelle che si possano immaginare. La sua potenza è tale che nella maggior parte dei processi già maturi ci saranno molte più Task di Sistema che Task Personali, come si potrebbe constatare per i Processi Modellizzati con AuraPortal dai propri clienti. Task Personali Le Task Personali sono le attività necessariamente eseguite da persone, pertanto è molto importante raggiungere un buon livello di ottimizzazione dei lavori che verranno svolti in azienda. AuraPortal contiene moltissimi parametri per configurare ed ottimizzare il funzionamento delle task senza bisogno di alcuna attività di programmazione. E quindi possibile mantenere le stesse task in fasi diverse del workflow o crearne una di nuova per ogni fase, ottimizzare le loro performace, determinare quando è conveniente elaborare i dati e le regole di calcolo, ecc. Tutto ciò semplicemente marcando o selezionando semplici opzioni. Ad esempio, le Task Forms possono essere complesse quanto necessario, potranno contenere diverse pagine e sezioni così come pulsanti e campi che possono generare diversi automatismi come: avvisi, campi e pagine condizionali, calcoli, regole di business e di calcolo, creazione automatica di documenti (basati sulle informazione presenti nel Form), ecc., rendendo così più facile il lavoro dell esecutore della task ed evitando pericolosi errori. Inoltre, possono contenere un numero elevatissimo di campi anche se, in funzione delle circostanze, l esecutore della task vedrà o agirà soltanto su un sottoinsieme degli stessi. Questo può essere gestito mediante la DAD Technology (Dynamically Activated Divisions). Quando un esecutore inizia una task, il sistema fa apparire in modo automatico nel formulario gli elementi necessari, oppure delle sottosezioni del Form attivo, in funzione delle azioni che si stanno per compiere, delle decisioni che si devono prendere o degli automatismi definiti durante la modellazione. In questo modo AuraPortal, senza programmazione, può generare task complesse come quella dell immagine a seguire, nel quale i controlli automatici guidano l utilizzatore aiutandolo a fare bene il lavoro richiesto, nonostante questa sia di una certa complessità. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 9 de 16

10 Come si può vedere nell immagine, nella parte superiore di questa Task Form sono inclusi diversi Pulsanti utilizzati per attivare azioni in modo automatico o per far apparire altre finestre di informazioni o di esecuzione. Inoltre, quando si vogliono espandere le informazione nel Gruppo di Campi Crear Iniciativas (parte inferiore del task) basta semplicemente cliccare sull icona della prima colonna per aprire un altra finestra (quella sotto) con più dettagli e possibili azioni da fare e che, allo stesso tempo, contiene un altro Gruppo di Campi anch esso comprensivo di possibili nuove Azioni, dati e documenti inclusa la Firma Digitale per certificare il responsabile dell azione/decisione stessa. Ognuno di questi elementi è stato configurato senza programmazione. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 10 de 16

11 Il pannello di configurazione dei Pulsanti, a titolo di esempio, si può vedere nella seguente immagine: I Campi nelle Form Un altro argomento importante è la definizione del funzionamento dei campi che vengono gestiti in un processo. In questo senso, senza possibilità di programmazione non significa avere solo la possibilità di incorporare un campo in un Form, ma è anche possibile determinarne il comportamento che dovrà avere in ciascuno degli elementi dove esso interviene, poiché questo comportamento potrà essere diverso in ognuno dei Task Personali (quelli eseguiti da persone), in ognuno dei Task di Sistema (quelli eseguiti dal sistema in modo automatico senza intervento umano), in ogni Evento, Regola di Processo, Regola aziendale, ecc. Prendiamo, come esempio, un semplice campo di Testo. Nella sua configurazione generale può essere configurato come Libero o Limitato. Se si configura come Limitato, Auraportal presenta automaticamente tutte le opzioni per determinare come il testo deve iniziare e/o terminare o il relativo formato in termini di: maiuscole, minuscole, caratteri HTML (questa opzione è utile per evitare che l utente possa scrivere codice maligno che influenzi l esecuzione del modulo), numeri, contenere o no caratteri alfabetici, minimo e massimo di caratteri, ecc. Si può anche scegliere quando il testo scritto non deve apparire in chiaro (rimanendo nascosto dietro asterischi), se deve essere in un formato in modo che l utente sia obbligato ad inserire indirizzi con la sintassi corretta o se si userà in una URL, ecc. E perfino possibile personalizzare il messaggio che apparirà quando si introduce un testo che non rispetti le regole o i vincoli stabiliti. Le opzioni appena descritte sono un piccolo sottoinsieme dell universo delle possibili rese disponibili da Aurportal. Il sistema guida le persone incaricate della modellazione del processo mediante le diverse opzioni affinché marchino e/o selezionino le modalità di comportamento a seconda della fase del processo. Al termine il sistema offre pure un ambiente di simulazione del comportamento complessivo per verificare quello che accadrà in esecuzione in funzione dei parametri opzionati e del testo immesso nel campo. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 11 de 16

12 Oltre a questa configurazione generale del campo, si potrà modificarne il comportamento dello stesso in modo indipendente e per ogni elemento in cui interverrà specificando di volta in volta limitazioni o regole personalizzate. Pensando ad esempio ad un campo in una Form di una Task Personale, si potranno definire comportamenti diversi in funzione delle esigenze specifiche: se il campo sarà editabile o solamente leggibile, se la sua visualizzazione è condizionata da criteri differenti, se sarà un campo con valori calcolati in funzione dello stato, ecc.. In breve, tutto quello che possiamo richiedere ad un semplice campo di testo è reso disponibile da AuraPortal senza dover intervenire con linee di codice. In questo modo, AuraPortal sostituisce la programmazione con semplici azioni di marcatura e/o selezione e, inoltre, aiuta e guida il modellatore nel suo lavoro forzandolo a considerare il funzionamento di ogni elemento con l effetto di diminuire drasticamente gli errori INTEGRAZIONE DELLA BPMS CON ALTRE APPLICAZIONI In una BPMS, i flussi quotidiani dei processi alimentano in modo automatico gli strumenti di Gestione Aziendale mediante le informazioni generate da tutte le attività svolte, offrendo così possibilità di controllo e conoscenza ad oggi sconosciute o difficilmente rilevabili. Gli strumenti di gestione che si trovano normalmente nelle aziende sono tipicamente le applicazioni informatiche utilizzate (ERP, Legacy Systems, WMS, etc.), e ciò obbliga la BPMS ad dover essere integrata e a scambiare informazioni con le stesse. Per questa ragione le BPMS hanno diversi strumenti per interfacciarsi con questi applicativi software che possono essere stati realizzati su un numero molto elevato di tecnologie comprese quelle non webbased. In alcuni specifici casi questi strumenti permettono di garantire trasferimento di informazioni da e verso la BMPS senza necessità di programmazione, in altri casi, proprio per la specificità degli strumenti di gestione, c è bisogno di intervenire con attività di programmazione. Anche Auraportal, pur permettendo di modellare i processi senza bisogno di programmazione, necessita la generazione di codice per integrarsi con sistemi gestionali non di ultma generazione. C è comunque qualche differenza tra AuraPortal e le altre BPMS relativamente a questa tematica? Fondamentalmente due: strumenti di integrazione senza Programmazione e la Piattaforma AuraPortal Strumenti di Integrazione senza Programmazione AuraPortal include diversi strumenti per rendere possibile in modo facile e senza programmazione l integrazione con applicazione esterne. Per tutti quei casi in cui c è necessità o si preferisce ricorrere alla programmazione, AuraPortal include meccanismi di integrazione con i processi della BPMS. In particolare attraverso l Executor System Task che esegue Script o procedure memorizzate. Qui accanto si può vedere uno schema con gli strumenti disponibili in AuraPortal per l integrazione con applicazioni. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 12 de 16

13 A seguire un breve sommario con descrizione degli strumenti inclusi in AuraPortal per integrazione con altre applicazione esterne: Importazione di Dati. AuraPortal include diversi strumenti per importare dati di applicazioni esterne attraverso connessione ODBC. Queste importazioni possono essere puntuali o periodiche, manuali o automatiche. Web Services. AuraPortal è 100% SOA (Service Oriented Architecture), e tutti i dati possono essere ottenuti e/o trasmessi da/verso applicazione esterne attraverso Servizi Web. Questo è molto importante perchè permette l integrazione con qualunque applicazione moderna che abbia lo Standard de facto di oggi: i Servizi Web. In relazione ai Web Services, in AuraPortal possiamo distinguere tre tipi di servizi: o o o Web Services di sistema. Inclusi con l installazione di AuraPortal; permettono l accesso a tutti i dati, sia in lettura che per inserimento o modifica. Web Services personalizzati. Quando si vogliono attivare altri processi della BPMS o passare informazione in Processi già attivi. Questi tipi di azioni, attraverso Web Services, si possono creare automaticamente senza bisogno di programmazione cliccando semplicemente su un pulsante dopo aver indicato alcuni valori. INVOCATORE di Task di sistema (Invoca Web Services Esterni). Questo System Task è progettato affinchè si possano invocare Web Services da applicazione esterne per ottenere o trasferire dati. Sistema Task ESECUTORE. Questo System Task permette l esecuzione di Scripts e di codice di Programmazione di qualsiasi natura attraverso il funzionamento dei Processi della BPMS. Adapters Server. Si tratta di uno strumento incluso in AuraPortal che permette sia di consultare e/o modificare dati salvati in Database esterni di ERP, CRM, ecc.. direttamente dai Processi di Auraportal sia di rendere visibili questi dati agli utenti mediante i moduli e molto altro ancora. La loro configurazione è molto facile, guidata da assistenti automatici che permettono l integrazione con ogni database nonostante non siano previsti i Web Services o altri metodi di connessione Standard. Adapters Server fa da intermediario, si collega al database esterno attraverso ODBC e con AuraPortal attraverso i Web Services. Moduli Esterni. La progettazione di Form di Task Personali (quelle che ricevono e gestiscono gli utenti) permette l integrazione di Form esterni fatti con altri strumenti. In questo modo, l utente può lavorare in una applicazione esterna direttamente all interno di una Task di AuraPortal, senza notare alcuna differenza. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 13 de 16

14 La Piattaforma AuraPortal AuraPortal è una Vera ed Propria Piattaforma di Gestione Aziendali per Processi. Il suo approccio olistico la porta ad includere un ampia gamma di funzionalità come: Intranet Aziendale per l Informazione, la Comunicazione e la Collaborazione tra impiegati. Portali Esterni e Piattaforma di Interazione Web per l Informazione, la Comunicazione e la Collaborazione con esterni. ECM: completa Gestione Documentale digitale e di Contenuti Web e relative versioni. ERM (External Relationship Management): automazione e ottimizzazione di tutta la parte core dell azienda attraverso la fusione di CRM e SRM mediante processi, includendo anche l ecommerce. Famiglie di Elementi di Gestione: struttura sofisticata che collega la gestione di Impiegati, Referenze, Progetti, Aree Organizzative, ecc. In questo modo, tutte le applicazioni di base, che nel loro insieme costituiscono la spina dorsale dell'azienda, sono completamente e perfettamente integrate condividendo lo stesso ambiente e limitando notevolmente la necessità di effettuare integrazioni. L importanza delle famiglie di dati nella gestione aziendale AuraPortal fornisce un set di famiglie dati definite in origine quali: Impiegati, Account (Clienti, Fornitori, ecc.), Items (Prodotti, Servizi, Cespiti e Immobili), Progetti e Aree di entità, che costituiscono da sole le informazioni core nella maggior parte delle aziende. Accanto a queste famiglie di dati che soddisfano la maggior parte dei fabbisogni, AuraPortal permette comunque di creare, in modo facile e senza ricorrere alla programmazione, altre famiglie di dati a supporto di gestioni addizionali non standard in accordo con le specifiche di progettazione. Queste famiglie, chiamate in AuraPortal Own Families, offrono una grande potenza alla gestione aziendale, poiché sono completamente interconesse tra loro e con gli altri elementi (Processi, Documenti, ecc.) e sono uno degli elementi indispensabili per il Dynamic Case Management: la grande sfida del BPM. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 14 de 16

15 In pratica, queste famiglie saranno complementari ad alcune applicazioni già utilizzate in azienda oppure andranno a sostituire quelle obsolete. Tutto ciò da la risposta ai seguenti punti: Non tutte le attività aziendale sono supportate da applicazioni software. I file delle applicazioni esistenti ed utilizzate non sono pronti a ricevere tutte le informazioni rese disponibili dalla BPMS. In particolare la BPMS gestisce dati del tipo: 1. Strutturati: dati alcuni dei quali possono non essere gestiti da queste applicazioni. 2. Non Strutturati: documenti e/o librerie complete che saranno Integrate in specifici record (facendo ciò si rende possibile l accesso agli stessi direttamente a partire dal record sebbene si trovino in altri elementi o librerie). 3. Correlati: dati collegati ad altre famiglie tramite mappe o relazioni in modalità 1:1, 1:N e N:N. 4. Di attività: dati specifici delle attività di processo ottenibili attraverso collegamenti con i Processi e con i Workflow liberi. 5. Di Controllo e Analisi: dati di Costi e Redditività e accesso diretto a Tempi, Report, Statistiche, ecc. In questo modo, le applicazioni che si vogliono sostituire così come le estensioni a complemento di altre applicazioni, saranno create senza bisogno di programmazione e saranno integrate e correlate de facto. 4. CONCLUSIONI 1. Nel Capitolo 2 si sono messe in rilievo le complessità caratteristiche delle BPMS tradizionali le quali richiedono lo sviluppo di software per la loro implementazione con un gran dispendio di costi e tempo. Con queste premesse, le BPMS tradizionali possono essere profittevoli solamente per implementazioni di modelli di Processi strategici oltretutto, molto uniformi (senza troppi cambiamenti), trascurando la possibilità di implementazione dei processi di gestione di tutta l azienda. 2. Nel Capitolo 3 abbiamo accertato che per sostituire la programmazione per la modellizzazione di processi complessi, le BPMS devono avere funzionalità molto avanzate che difficilmente si possono trovare in quelle disponibili attualmente sul mercato. Questi tipi di BPMS limitano enormemente i benefici che si potrebbero ottenere con le relative implementazioni ed impediscono il raggiungimento di un livello di maturità adeguato del BPM. 3. AuraPortal, grazie al suo sistema esclusivo e innovativo chiamato Generatrix, offre la possibilità di creare processi molto complessi sostituendo le tecniche di programmazione più sofisticate con un sistema molto facile che richiede esclusivamente operazioni di marcatura e selezione. Tale sistema non permette soltanto di ridurre del 90% il lavoro in quanto aiuta e guida il modellatore a raggiungere risultati di alto livello. Nota. Come si è detto precedentemente, per ottenere il Modello, c è bisogno di conoscere bene il problema e procedere e completare un analisi del processo in modo che sia in linea con il piano strategico e gli obiettivi aziendali. Le specifiche di processo che risulteranno da questa fondamentale fase progettuale saranno codificate nello strumento software da uno o più figure esperte. Pertanto, quando viene riportato che il lavoro di modellazione si reduce del 90%, facciamo riferimento, naturalmente, al modo di inserire/codificare le specifiche di funzionamento nella BPMS fino ad ottenere il processo automatizzato e già in funzionamento per l utente. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 15 de 16

16 5. APPENDICE. IL LAVORO DI TI CON AURAPORTAL Con AuraPortal non c è bisogno di programmazione per progettare, implementare e mettere in funzionamento i processi, ma questo non vuole dire che non sia necessaria la partecipazione di esperti di IT. Un progetto BPMS può essere un progetto complesso che richiede il coinvolgimento diretto di ogni funzione aziendale e della Direzione Generale. I ruoli devono essere perfettamente definiti. I direttori o i manager che posseggono la conoscenza devono determinare che cosa e come si deve procedere ed il Responsabile IT è responsabile di tutti gli aspetti tecnici del progetto. Questo non significa che il Responsabile IT rivesta un ruolo più o meno importante, semplicemente significa che rappresenta la funzione aziendale il cui scopo è quello di fornire servizi di IT e supportare per le proprie competenze tutte le altre funzioni aziendali. Per ciò che riguarda l attività da svolgere dall IT in un Progetto BPMS con AuraPortal, oltre alle responsabilità tradizionali, che riguardano la gestione di hardware, reti, installazione e manutenzione dell architettura tecnica, ecc., deve farsi propri anche compiti specifici correlati alla implementazione dei processi. Riportiamo due esempi: Se il modellatore del processo necessita di specifiche informazioni da gestire in un Form ma che sono residenti in un database di un altra applicazione (che non è ancora stata integrata con Adapters Server per un processo precedente), si richiederà all IT di intervenire per renderle disponibili mediante, ad esempio, la corrispondente connessione ODBC. In questo modo queste informazioni troveranno posto nel relativo dizionario della BPMS per essere successivamente utilizzate da altri processi ancora. Se si desidera che un processo venga attivato da un altra applicazione, si deve richiedere al IT Manager di aggiungere il meccanismo che invochi il relativo Web Services di AuraPortal. Inoltre, come si è già spiegato, se con AuraPortal è possibile creare tutti i tipi di processi senza programmazione, qualcuno dovrà determinare il comportamento di ciascuno degli elementi degli stessi. Ma chi dovrà adempiere a tale compito? Riconsiderando quanto già discusso, è chiaro che certi elementi dovranno probabilmente essere definiti da utenti generici anche se molti altri richiederanno profili molto più orientati all IT per l ottimizzazione delle performance, per la configurazione degli Adapters Server o per l imputazione di JavaScript per personalizzare i contenuti dei campi nei vari Form (ad esempio, per la configurazione del Campo di Testo esposto nel Capitolo 3). Relativamente a chi deve guidare e/o coordinare il progetto si deve parlare di una figura diversa. Con AuraPortal può essere chiunque anche se in realtà stabilire il Responsabile/Coordinatore di un progetto BPMS può dipendere molto dal profilo e dalle competenze delle risorse umane disponibili nella propria azienda. Articolo scritto da Marco Bonecher e Manuel Muñoz, grazie a tutti. BPM SENZA PROGRAMMAZIONE Pagina 16 de 16