Sistema Versamento Tariffe Pagamenti On Line. Manuale Utente Profilo Azienda

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1 Sistema Versamento Tariffe Pagamenti On Line Manuale Utente Profilo Azienda Versione 1.1 Data Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. i

2 Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. ii

3 Indice 1 INTRODUZIONE PREMESSA SCOPO DEL DOCUMENTO DEFINIZIONI E ACRONIMI DESCRIZIONE DELLE FUNZIONALITA AUTENTICAZIONE AL SISTEMA PAGAMENTI ONLINE HOME AVVISI NUOVO POL GESTIONE POL Ricerca POL Visualizza dettaglio POL Modifica POL Aggiungi a carrello Elimina da carrello Elimina POL Autocertificazione del pagamento CARRELLO Elimina da carrello Procedi con il pagamento Genera distinte Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. iii

4 1 INTRODUZIONE 1.1 PREMESSA Il progetto di completa informatizzazione dei flussi di pagamento, da parte delle aziende farmaceutiche, delle somme dovute all AIFA e al Ministero della Salute prevede: La realizzazione delle funzionalità a disposizione delle Aziende Farmaceutiche per la completa gestione dei pagamenti; La realizzazione del front-end per l adesione al sistema dei pagamenti attraverso il Nodo della PA per pagamenti corrispondenti al Modello1; Un modulo che consente agli utenti interni dell AIFA di effettuare l approvazione delle pratiche, la verifica dei pagamenti, ed altre funzionalità utili alla gestione delle pratiche; L integrazione del sistema POL con gli altri sottosistemi a disposizione dell AIFA per la gestione dei pagamenti di interesse per le Aziende Farmaceutiche; questo consente, a regime, la completa gestione automatica della riconciliazione pagamenti-pol, degli eventuali contenziosi con le Aziende Farmaceutiche e delle compensazioni tra debiti e crediti. Nel prosieguo del presente documento sono descritte le modalità di utilizzo delle funzioni a disposizione delle Aziende Farmaceutiche. 1.2 SCOPO DEL DOCUMENTO Il presente documento illustra le soluzioni individuate per la realizzazione delle procedure finalizzate alla completa gestione informatizzata dei pagamenti da parte delle Aziende Farmaceutiche. 1.3 DEFINIZIONI E ACRONIMI TERMINE/ACRONIMO DESCRIZIONE Agenzia per l Italia Digitale AgID Ente pubblico non economico, dotato di autonomia regolamentare, amministrativa, patrimoniale, organizzativa, contabile e finanziaria e persegue, nella sua attività, gli obiettivi di efficacia, efficienza, imparzialità, semplificazione e partecipazione dei cittadini e delle imprese. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 1

5 TERMINE/ACRONIMO DESCRIZIONE Agenzia Italiana del Farmaco AIFA Ente pubblico non economico che opera sulla base degli indirizzi del Ministero della Salute e della vigilanza del Ministero della Salute e del MEF, in autonomia, trasparenza ed economicità, in raccordo con le Regioni, l'istituto Superiore di sanità, gli Istituti di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico, le Associazioni dei pazienti, i Medici e le Società Scientifiche, il mondo produttivo e distributivo. MDS Ministero della Salute IUV Identificativo Univoco di Versamento Piattaforma dei Pagamenti per la Pubblica Amministrazione PagoPA SIS Sistema di pagamenti elettronici che consente a cittadini e imprese di effettuare qualsiasi pagamento verso le pubbliche amministrazioni e i gestori di servizi di pubblica utilità in modalità elettronica. Codice SIS Codice univoco che identifica un Azienda Farmaceutica Portable Document Format pdf Il pdf è un formato di file usato per presentare e scambiare documenti in modo affidabile, indipendentemente dal software, dall'hardware o dal sistema operativo. Tabella 1 Acronimi e Definizioni Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 2

6 2 DESCRIZIONE DELLE FUNZIONALITA 2.1 Autenticazione al Sistema Pagamenti OnLine Per effettuare l accesso all applicazione occorre collegarsi al link e attivare la voce Pagamenti OnLine (sezione Affari Amministrativi ). Figura 1 - Accedi al servizio Il sistema prospetta quindi la maschera seguente nella quale occorre digitare l utenza e la password; inoltre è possibile selezionare la lingua, da utilizzare per la navigazione, tramite apposite icone posizionate, nella maschera, in alto a destra. I campi da digitare obbligatoriamente sono: Nome Utente: campo alfanumerico in cui deve essere digitata l utenza con la quale si è registrati al Sistema Informativo AIFA; Password: campo alfanumerico. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 3

7 Figura 2 - Accedi al servizio Alla pressione del pulsante Accedi, il sistema controlla la presenza dei campi obbligatori. In caso di esito negativo, il sistema visualizza un messaggio di errore del tipo Autenticazione fallita. Riprova., mentre, in caso di esito positivo, visualizza la home page dell applicazione (schermata seguente), contenente il MENU delle funzioni utente. Si ricorda che per recuperare le credenziali di accesso al portale (nome utente e password) è possibile contattare il supporto AIFA inviando una all'indirizzo helpdesk@aifa.gov.it. Il testo della inviata dovrà contenere le seguenti informazioni di dettaglio: Nome e Cognome Azienda di riferimento Nome utente di autenticazione per il sistema Pagamenti OnLine Numero di telefono e fascia oraria disponibile per eventuale ricontatto Descrizione del problema quanto più completa. 2.2 Home All interno della homepage sono presenti due icone (in alto a destra) che consentono la selezione della lingua italiana o inglese, utilizzata dal sistema per tradurre le notazioni e le etichette delle funzioni presenti a sistema. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 4

8 Figura 3 - Home Per visualizzare l elenco delle funzioni di MENU si seleziona l icona sottostante: Per accedere alle funzioni si selezionano le voci relative alle icone sottostanti: Per uscire dal sistema occorre selezionare l icona accanto al nome utente con cui ci si è autenticati e la voce Esci del menu a tendina (presente in tutte le pagine del sistema in alto a destra). Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 5

9 Figura 4 Selezione della voce Esci 2.3 Avvisi La funzione in oggetto, attivata tramite la selezione della voce di MENU Avvisi, consente di visualizzare gli avvisi inseriti dall AIFA. Figura 5 Avvisi 2.4 Nuovo POL La funzione in oggetto, attivata all interno dell Area privata del sistema Pagamenti OnLine tramite la selezione della voce di MENU Nuovo POL, consente di inserire a sistema un nuovo POL per il successivo pagamento. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 6

10 Alla selezione della voce di Menu della funzione in oggetto, il sistema visualizza l elenco delle Aziende farmaceutiche, associate al profilo utente, e una nota che invita l utente a selezionare l'azienda per cui si vuole presentare la pratica POL (come riportato nell esempio sottostante). Figura 6 Selezione dell Azienda Farmaceutica associata Alla pressione del pulsante Seleziona, posizionato accanto al nome dell Azienda d interesse, il sistema visualizza una nuova pagina contenente l elenco delle categorie organizzate in una struttura ad albero, le cui foglie sono rappresentate dalle tariffe che si intende selezionare. Nella pagina sono presenti il pulsante Indietro e una serie di pulsanti Seleziona, come riportato nell esempio sottostante, per scegliere la categoria relativa alle tariffe da pagare. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 7

11 Figura 7 Selezione della categoria Il sistema permette di ritornare nella pagina precedente tramite il pulsante Indietro o selezionando il nome dell azienda in alto a destra accanto all icona seguente:. Alla pressione del pulsante Seleziona, in corrispondenza della categoria di interesse, il sistema visualizza una pagina contenente, in alto a destra, sotto il nome dell azienda, la categoria selezionata e, nella parte sinistra dello schermo, l elenco delle eventuali sotto-categorie nelle quali si articola la categoria principale selezionata. Le sotto-categorie sono selezionabili a loro volta tramite il pulsante Espandi. Figura 8 Selezione della sotto-categoria Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 8

12 Alla selezione del pulsante Espandi sono visualizzati tutti gli oggetti per cui è possibile effettuare il pagamento con riferimento alla categoria precedentemente selezionata. Figura 9 Scelta pagamenti Per concludere la definizione della pratica POL è obbligatorio inserire una Causale (al massimo di 100 caratteri), selezionare almeno una tariffa, scegliere la quantità della tariffa selezionata (che deve essere compresa tra il valore minimo e il valore massimo indicati in automatico dal sistema) e cliccare sul pulsante Salva. Il pulsante Indietro, presente nella pagina, permette di ritornare nella pagina precedente prima di inserire la pratica POL a sistema. Alla pressione del pulsante Salva, il sistema effettua controlli di completezza e di congruenza sui dati inseriti e, in caso di esito negativo di tali controlli, invia un opportuno messaggio di errore. In caso di esito positivo il sistema registra il POL con stato pratica inserita e visualizza la pagina relativa alla funzione di Gestione POL, contenente l elenco dei POL inseriti dall utente. Per ciascun POL verranno visualizzati i dettagli dei pagamenti (AIFA e MDS) che dovranno essere effettuati. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 9

13 Figura 10 Elenco POL creati 2.5 Gestione POL La funzione in oggetto, attivata tramite la selezione della voce di MENU Gestione POL, consente di: Ricercare i POL Visualizzare/Modificare i dettagli di un POL Eliminare il POL Inserire un POL nel carrello Eliminare un POL dal carrello Completare l autocertificazione di pagamento Le diverse funzionalità sono descritte dettagliatamente nei paragrafi seguenti Ricerca POL La funzione di ricerca POL è attivata cliccando la voce Ricerca avanzata (in alto a destra della pagina) e valorizzando i seguenti filtri di ricerca avanzati: Esito pratica: lista contenente gli esiti associati alla pratica POL da un operatore AIFA in seguito a verifiche tecniche e amministrative (valori ammessi In attesa di esito, Non approvato, Approvato, Rimborsato ); Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 10

14 Stato pagamento: lista contenente gli stati associati al Pagamento (valori ammessi pagamento eseguito, pagamento non eseguito, contabilizzato, non pagato, contabilizzato forzato, contabilizzato forzato (importo), contabilizzato forzato (conto), in attesa di pagamento ); Da A (estremi inclusi): intervallo temporale nel quale ricercare le pratiche POL inserite a sistema con Data creazione compresa in tale periodo. Figura 11 Selezione filtri di ricerca L utente può effettuare la ricerca delle pratiche POL tramite il campo di inserimento associato all icona di lentina, impostando i valori relativi a tutti i campi presenti nella pagina (Codice POL, Azienda (Codice SIS), Data creazione, Importo, Stati, IUV). Il sistema visualizza l elenco dei POL ottenuti tramite la selezione dei parametri di ricerca presenti nella pagina, raggruppati in tab denominati TUTTI, DA INTEGRARE. La selezione del tab TUTTI consente la visualizzazione di tutti i POL; la selezione del tab DA INTEGRARE permette di visualizzare i POL per i quali l operatore AIFA ha richiesto un integrazione di pagamento. Ciascun POL contiene le seguenti informazioni: Codice POL: relativo al codice del POL, composto dall informazione relativa al campo NUMERO e da quella relativa all ANNO ( NUMERO/ANNO ) Azienda (Codice SIS): ragione sociale dell azienda con codice SIS Data creazione: data di inserimento del POL Importo: importo totale del POL Stati: stato del pagamento e esito del POL Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 11

15 Azioni: funzionalità (icone) descritte in dettaglio nei paragrafi successivi (icone: Visualizza POL, Modifica POL, Aggiungi a carrello, Elimina da carrello, Elimina POL ). Selezionando un Codice POL si apre la sezione Pagamenti, contenente le seguenti informazioni: IUV: identificativo Univoco di Versamento Ente: ente AIFA o MDS Stato: stato del pagamento Importo: importo del pagamento relativo all ente AIFA o MDS Ricevuta: file in formato pdf contenente il dettaglio della ricevuta di pagamento e visibile solo se il pagamento è passato in stato pagamento eseguito icona con descrizione Autocertificazione di pagamento, visibile solo se l utente ha selezionato il pulsante Genera distinte all interno della funzione di menu Carrello (descritta di seguito) qualora desideri pagare tramite bonifico, in alternativa del pagamento tramite PagoPa Verifica POL: esito del POL Figura 12 Selezione Codice POL Visualizza dettaglio POL La funzione di dettaglio del POL è attivata tramite la selezione dell icona Visualizza POL: Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 12

16 Figura 13 Selezione icona Visualizza POL Alla pressione dell icona si visualizza una nuova pagina in cui sono presenti le seguenti informazioni: Azienda (Codice SIS): Azienda Farmaceutica selezionata per l inserimento del POL In elenco (per ciascuna tariffa del POL): CATEGORIA TARIFFA IMPORTO AIFA IMPORTO MDS QUANTITA IMPORTO TOTALE Figura 14 Pagina Visualizza POL Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 13

17 Nella pagina di dettaglio è presente il pulsante Chiudi, che consente di ritornare nella pagina di ricerca delle pratiche POL Modifica POL La funzione di modifica del POL è attivata tramite la selezione dell icona Modifica POL: Figura 15 Selezione icona Modifica POL L icona è visibile solo se il POL non è da integrare e se il pagamento non è stato ancora effettuato. Alla selezione dell icona, il sistema consente di apportare modifiche ai campi Causale e Quantità. Nella pagina sono presenti i pulsanti Modifica e Chiudi. Figura 16 Pagina Modifica POL Alla selezione del pulsante Modifica il sistema modifica i campi Causale e Quantità con i nuovi valori e chiude automaticamente la finestra. In caso di inserimento incongruente dei dati, il sistema prospetta all utente un messaggio di errore del tipo La quantità non rispetta l intervallo indicato per la tariffa. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 14

18 Alla pressione del pulsante Chiudi il sistema chiude la pagina di modifica, visualizzando la pagina precedente Aggiungi a carrello La funzione di aggiunta a carrello è attivata tramite la selezione dell icona sottostante Aggiungi al carrello: L icona è visibile solo se lo stato del POL è pratica inserita o tariffa da integrare. Figura 17 Selezione icona Modifica POL A seguito della selezione dell icona, il sistema assegna alla pratica POL lo stato pratica aggiunta al carrello. La pratica POL aggiunta a carrello è disponibile all interno della funzione di MENU Carrello (descritta di seguito), per il completamento della procedura di pagamento. Una volta completato il pagamento (descritto di seguito all interno della funzione Carrello ), il carrello verrà automaticamente svuotato. E possibile inserire a carrello un POL alla volta, a tal scopo l utente non sarà abilitato alla selezione dell icona Aggiungi al carrello risulterà vuoto., relativa ad altre pratiche POL, se il carrello non Elimina da carrello La funzione di eliminazione POL dal carrello è attivata tramite la selezione dell icona sottostante Elimina dal carrello: Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 15

19 L icona è visibile solo se il POL è stato aggiunto precedentemente a carrello (ma non per l integrazione di pagamento). Figura 18 Selezione icona Elimina dal carrello Elimina POL La funzione di eliminazione POL è attivata tramite la selezione dell icona sottostante Elimina POL: L icona è visibile solo se non è stata ancora sottomessa la richiesta di pagamento. Figura 19 Selezione icona Elimina POL Alla pressione dell icona, il sistema visualizza una pagina di conferma, in cui sono presenti due pulsanti Elimina e Chiudi. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 16

20 Figura 20 Pagina di conferma Elimina POL Alla pressione del pulsante Elimina il sistema cancella il POL definitivamente e chiude automaticamente la finestra. Alla pressione del pulsante Chiudi, il sistema visualizza la pagina contenente la lista delle pratiche ricercate dall utente, senza eliminare il POL Autocertificazione del pagamento La funzione di autocertificazione di pagamento è attivata tramite la selezione dell icona: posta accanto alla descrizione Autocertificazione di pagamento, visibile all interno della sezione dei pagamenti. Per visualizzare il link Autocertificazione di pagamento e inserire i dati richiesti per l autocertificazione del pagamento (avvenuto tramite bonifico bancario e non tramite il sistema PagoPa), l utente dovrà prima inserire a carrello il POL e poi aderire a tale tipologia di pagamento premendo il pulsante Genera distinte (all interno del Carrello), che consente di scaricare il file contenente le distinte di pagamento (come descritto nella funzione Carrello ). Figura 21 Pagina con link Autocertificazione di pagamento (all interno di Gestione POL ) Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 17

21 Alla selezione dell icona Autocertificazione di pagamento viene visualizzata una pagina che consente all utente di inserire il numero di CRO/TRN/SEPA e la data di versamento. Figura 22 Pagina di inserimento CRO/TRN/SEPA Nel dettaglio, il sistema visualizza una pagina in cui sono presenti due pulsanti Salva e Indietro e i seguenti campi: Codice POL (non editabile) IUV (non editabile) Ente (non editabile) Importo (non editabile) CRO/TRN/SEPA: campo (composto da 11 caratteri numerici oppure da 12 a 34 caratteri alfanumerici) editabile se il pagamento non è stato effettuato tramite il sistema PagoPa; Data versamento: campo editabile, da selezionare tramite la visualizzazione automatica di un calendario, se il pagamento non è stato effettuato Alla pressione del pulsante Salva, superato il controllo di obbligatorietà dei campi editabili, il sistema salva le informazioni digitate, aggiorna lo stato del pagamento in in attesa di pagamento e lo stato del POL in in attesa di conferma e visualizza la pagina contenente l elenco dei POL ricercati. Si precisa che il numero di CRO/TRN/SEPA è richiesto per permettere la riconciliazione da parte dell AIFA del pagamento regolato tramite bonifico. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 18

22 Alla pressione del pulsante Indietro, il sistema visualizza la pagina contenente l elenco dei POL ricercati senza salvare alcun valore digitato dall utente. 2.6 Carrello La funzione in oggetto, attivata all interno dell Area privata del sistema POL tramite la selezione della voce di MENU Carrello, visualizza una pagina contenente una pratica POL da pagare. Figura 23 Carrello Nella pagina sono presenti le informazioni di dettaglio del POL e i seguenti pulsanti, descritti di seguito: Elimina da carrello Procedi con PagoPa Genera distinte Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 19

23 2.6.1 Elimina da carrello Il pulsante (icona) Elimina da carrello: è visibile solo se non è stata richiesta un integrazione di pagamento del POL e permette di eliminare il POL dal carrello. Prima di procedere con l eliminazione del POL, il sistema chiede conferma. Il POL eliminato dal carrello sarà visibile all interno della funzione Gestione POL per essere eventualmente modificato Procedi con il pagamento Il pulsante Procedi con PagoPa consente di effettuare il pagamento tramite il servizio fornito dal sistema PagoPa. Figura 24 Procedi con PagoPa Attraverso la selezione del pulsante, il sistema visualizza una nuova pagina nella quale è obbligatorio inserire l indirizzo mail e specificare un canale di pagamento tra quelli forniti da Agid. Nella nuova pagina, alla selezione del pulsante Paga: il sistema richiama il servizio per finalizzare l operazione di pagamento mettendo in attesa di pagamento i pagamenti relativi al POL. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 20

24 Figura 25 Seleziona pulsante Paga In particolare, selezionando il pulsante Paga relativo al canale di pagamento desiderato, il sistema visualizza una nuova pagina in cui è possibile selezionare la modalità di pagamento e concludere il pagamento tramite il pulsante Procedi. In caso di pagamento effettuato correttamente, il sistema: Assegna al POL lo stato pratica pagata Assegna a ciascun pagamento associato al POL lo stato pagamento eseguito Invia all indirizzo inserito dall utente una mail di avviso di pagamento eseguito con il codice IUV generato automaticamente dal sistema e un link per visualizzare la ricevuta di pagamento. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 21

25 Figura 26 Dettaglio pagamenti A seguito del caricamento giornaliero dei flussi inviati dalla Banca tesoriera, il sistema associa gli incassi ai pagamenti che passeranno in stato pagamento contabilizzato. L utente può ricercare il POL all interno del sistema Pagamenti On Line, tramite la funzione Gestione POL. Nel caso in cui il pagamento del POL non vada a buon fine, i pagamenti ritornano in stato pagamento non eseguito e il POL in stato pratica aggiunta al carrello. In tal caso l utente può verificare il POL ricercandolo tramite la funzione Gestione POL e riprocessare il pagamento tramite la funzione utente Carrello Genera distinte Il pulsante Genera distinte consente di scaricare un documento in formato.pdf contenente le indicazioni del pagamento da effettuare nella propria Banca qualora non si desideri pagare tramite il Sistema dei pagamenti elettronici PagoPa predisposto da AgID. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 22

26 Figura 27 Selezione pulsante Genera distinte Alla selezione del pulsante, il sistema invia una mail all utente contenente gli estremi dei pagamenti e una nota che avvisa l utente Azienda Farmaceutica di inserire i dati CRO/TRN/SEPA e Data versamento nel sistema POL (all interno della funzione Gestione POL tramite link Autocertificazione di pagamento ), per consentire all utente AIFA la riconciliazione del pagamento regolato tramite bonifico. Sistema versamento tariffe Manuale Utente Pag. 23