Sperimentazione per l introduzione di un software office open source nell Università Federico II di Napoli

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1 Sperimentazione per l introduzione di un software office open source nell Università Federico II di Napoli 1 di 12

2 INDICE 1. PREMESSA IL PROGETTO I COSTI DA SOSTENERE ANALISI IMPATTO TECNICO ED ORGANIZZATIVO SCENARI FUTURI di 12

3 1. Premessa Nell ambito dei lavori del Comitato Direttivo del CSI del , a seguito dell approvazione delle scelte strategiche contenute nello studio di fattibilità per l introduzione di un software office open source, è stato deciso di procedere con l ultimazione dello studio, che prevede un piano di dettaglio relativo ai costi da sostenere, nonché un analisi specifica dell impatto tecnico ed organizzativo nell'ipotesi di una sperimentazione. In tale contesto si inserisce questo documento, con il quale si intende approfondire l ipotesi di una sperimentazione sull introduzione di Openoffice all interno dell Ateneo, coinvolgendo uffici e strutture in modo da favorire, come obiettivo finale, una migrazione completa da MS Office ad Openoffice. Tale obiettivo si dovrà raggiungere gradualmente secondo un piano concordato con gli organi competenti. 2. Il progetto I software per l'automazione d'ufficio sono particolarmente articolati, e sono usati, a vari livelli, dalla quasi totalità dei dipendenti. La sostituzione di tale software va, pertanto, a modificare le abitudini quotidiane dell'utente, che in molti casi non ha competenze specifiche sull'uso del computer ma si limita a memorizzare le singole operazioni base di cui ha bisogno per le proprie attività ordinarie. A seguito di tali considerazioni, un progetto di migrazione deve necessariamente coinvolgere a vari livelli più settori dell'ateneo: Strutture / uffici Formazione Assistenza utenti Supporto tecnico Comunicazione Monitoraggio 2.1. Le strutture coinvolte Data la diversità di strutture e di procedure utilizzate in Ateneo, sia di tipo centralizzato sia utilizzate dai singoli utenti, si potrà prevedere di coinvolgere nella sperimentazione le strutture tenendo conto delle esigenze legate soprattutto all utilizzo delle procedure centralizzate integrate con MS Office. Al fine di analizzare in dettaglio le esigenze operative delle strutture, si potrà procedere ad un questionario da sottoporre a tutti i dipendenti afferenti a tali strutture per valutare l'utilizzo di eventuali procedure non centralizzate nonché il livello di utilizzo della suite MS Office. Sarebbe quindi opportuno procedere tenendo conto delle varie tipologie di utilizzo di Office, coinvolgendo in una prima fase il personale del CSI, nell'ambito di un laboratorio operativo. Di seguito le fasi previste: 3 di 12

4 Fase 1:Laboratorio presso il CSI: Durante questa fase si prevede di iniziare una sperimentazione sull'utilizzo della suite Openoffice, creando una specie di laboratorio che possa fare da guida poi alla successiva fase. Area CSI Numero dipendenti Gestione finanziaria e contabile 1 Gestione del personale 2 E-government 2 Sistemi di elaborazione e microinformatica 1 Fase 2:Uffici dell'amministrazione Centrale: Durante questa fase sarebbe opportuno coinvolgere uffici di piccole dimensioni e personale di uffici che utilizzano le procedure centralizzate, con il supporto del personale CSI già impegnato nella fase 1: Ufficio Numero dipendenti 1 ufficio che non utilizza procedure centralizzate 5 3 uffici che utilizzano procedure CINECA 6 1 ufficio che utilizza procedure centralizzate non CINECA La formazione Al fine di procedere in modo efficace con l introduzione di Openoffice all interno dell Ateneo, una delle prime azioni da svolgere, anche in questa fase di sperimentazione, è la programmazione di corsi di formazione specifici per i vari livelli di utilizzatori. In particolare sono state individuate le seguenti tipologie di corsi con l obiettivo di ricoprire le differenti esigenze degli utenti: A1 - Corso di formazione rivolto ai referenti informatici individuati nelle strutture con un livello di approfondimento delle nuove caratteristiche della suite OpenOffice e della sua interazione con le applicazioni preesistenti in ambito d Ateneo tale da permettere un valido supporto alle diverse tipologie di utenti. (36h 40h) 4 di 12

5 A2 - Corso base 1: differenze funzionalità base MS Office Openoffice nell ambito di Word ed Excel (24h - 30h) A3 - Corso base 2: differenze funzionalità avanzate MS Office Openoffice nell ambito di Word ed Excel (30h 36h) A4 - Corso avanzato 1: differenze funzionalità base MS Office Openoffice nell ambito di Access e Power Point (28h - 32h) A5 -Corso avanzato 2: differenze funzionalità avanzate MS Office Openoffice nell ambito di Access e Power Point (32h 36h) In questa prima fase di sperimentazione si può ipotizzare di erogare i corsi in modalità tradizionale, pensando poi alla organizzazione di lezioni in modalità e-learning per un eventuale estensione della sperimentazione a tutta l'amministrazione Centrale Il supporto agli utenti Il supporto sarà erogato secondo le diverse modalità già attive nell'ateneo e con differenti livelli di coinvolgimento a seconda delle varie fasi attivate: realizzazione di una guida rapida operativa, con schermate della suite OpenOffice in oggetto, destinata all utenza di livello base ed avanzato. realizzazione di una guida di riferimento all utilizzo delle procedure di terze parti focalizzata nelle modalità di integrazione con la suite OpenOffice. supporto diretto mediante contatto, telefonico o via , tramite il Contact Center d Ateneo, mediante la fornitura di un servizio di Help Desk Aspetti tecnici. Il supporto tecnico sarà finalizzato alla gestione operativa con lo scopo di personalizzare le postazioni di lavoro e lo stesso pacchetto Openoffice, in modo da rendere quanto più agevole l'utilizzo del nuovo software Definizione del formato documentale Tra le scelte da adottare c'è quella del formato documentale che dovrà essere utilizzato come standard di Ateneo, OpenDocument oppure Microsoft Office (.doc.xls.ppt ecc..).si potrebbe decidere di operare per fasi successive, fino ad un definitivo passaggio, come obiettivo a lungo termine, ad Openoffice che consentirebbe di utilizzare come formato standard OpenDocument. A seguito di tali considerazioni la migrazione verso OpenOffice deve essere un processo graduale, pertanto per un certo periodo di tempo non tutti i client saranno in grado di leggere formati OpenDocument. Inizialmente i formati di Microsoft Office potranno essere mantenuti come standard, solo dopo aver raggiunto una massa critica di client dotati di OpenOffice sarà possibile passare al formato OpenDocument. 5 di 12

6 Configurazione delle postazioni di lavoro Le postazioni coinvolte nella sperimentazione potranno essere configurate secondo specifiche esigenze, e lo stesso pacchetto Openoffice potrà essere modificato in modo da semplificarne l uso e ridurre l impatto verso l utente finale. Di seguito alcune raccomandazioni tecniche che potrebbero essere adottate: Installazione della suite Openoffice Installazione di prodotto sostitutivo di Outlook (Thunderbird e sue estensioni) Openoffice deve essere impostato come programma predefinito quando si aprono file con estensione.doc,.xls,.ppt... Installazione di eventuali estensioni che possono risultare utili per l'utenza Installazione di modelli di documenti di uso frequente Attivazione Quickstart di OpenOffice per velocizzare l'avvio, poiché risulta più lento di MS Office Migrazione dei documenti analisi documentale per la verifica della criticità di migrazione dei documenti attraverso una verifica delle tipologie di file utilizzati e valutazione della complessità degli stessi al fine di poter procedere ad una conversione senza problemi. conversione di tutti i file in open office e creazione di modelli di documento standard 2.5. Comunicazione Per informare gli utenti in merito ai cambiamenti in atto nonché ai corsi di formazione saranno utilizzati i vari canali informativi istituzionali disponibili, portando gli utenti alla consapevolezza dell importanza dello scopo finale dell intervento stesso ed al loro coinvolgimento e motivazione. Le iniziative che vengono proposte allo scopo di garantire un rilevante impatto informativo sull utenza sono : Pubblicazione di specifiche news nell area pubblica del Portale d Ateneo, per informare della sperimentazione in corso. Realizzazione di una sezione del sito del CSI dedicata alla sperimentazione in corso all interno dell Amministrazione, con relative informazioni e link utili. Informazione e promozione, tramite mailing list istituzionali, della specifica sezione dedicata all Open Source sul sito del CSI e del relativo servizio di assistenza telefonica erogato dal Contact Center d Ateneo Monitoraggio Allo scopo di acquisire suggerimenti e segnalazioni durante le varie fasi della sperimentazione, si può ipotizzare un ruolo attivo del Contact Center d Ateneo non solo finalizzato al supporto agli utenti. Infatti il Contact Center potrà essere coinvolto nella fase di monitoraggio del progetto, predisponendo dei sondaggi finalizzati a verificare l andamento della sperimentazione presso gli utenti delle strutture coinvolte. 6 di 12

7 3. I costi da sostenere. Per calcolare i costi si è fatto riferimento a valori medi di mercato, per i quali si è tenuto conto che: il Cineca, per la formazione degli utenti, prevede un costo giornaliero di 700,00; una società specializzata nella formazione ha stimato un costo medio orario pari ad 130,00, comprensivo di assistente, e per tale valutazione ha fatto riferimento al tariffario per la formazione FSE; il supporto tecnico può essere svolto da personale di categoria C, con un costo giornaliero pari ad 260,00, secondo i valori riportati nell'allegato A del Regolamento di Ateneo per la disciplina delle attività per conto terzi e la cessione di risultati di ricerca In attesa di prendere decisioni sul futuro della sperimentazione, e quindi sulla predisposizione dei corsi in modalità e-learning, si prevede di erogare i corsi in questa fase nelle classiche modalità in aula, esclusivamente di tipo base A2 ed A3. Per la fase 1, trattandosi di un laboratorio presso il CSI, non si prevede alcun costo. Fase 2: Tabella costi formazione Corso Partecipanti Session i Ore x Sessione Costo A ,00 A , ,00 Fase 2: Tabella costi manualistica Attività Guida operativa differenze MS Office - Openoffice Costo 750,00 Guida utilizzo procedure terze parti 250, ,00 Fase 2: Tabella costi supporto tecnico Attività N.ro postazioni Ore Costo Configurazione postazioni di lavoro ,00 Migrazione documenti e verifica SW ,00 7 di 12

8 Fase 2: Tabella costi totali 1.560,00 Attività Costo Formazione 8.580,00 Manualistica 1.000,00 Supporto tecnico 1.560, ,00 4. Analisi impatto tecnico ed organizzativo Dallo studio di fattibilità è risultato che un certo numero di procedure sono utilizzate da un considerevole numero di utenti. Alcune di tali procedure interagiscono con gli strumenti di MS Office; tale situazione comporta un impatto elevato nell'introduzione del pacchetto Openoffice e pertanto vanno analizzate la singole procedure per verificare la fattibilità del passaggio nonché i costi Le procedure centralizzate Le applicazioni centralizzate che si integrano con gli strumenti di MS Office sono: ASIP, con circa 250 utenti CIA, con circa 560 utenti di cui 70 Amministrazione Centrale CSA, con circa 210 utenti Procedura INPDAP, con circa 20 utenti SIOC, con 6 utenti dell'ufficio Organi Collegiali Protocollo informatico Firma digitale e PEC ASIP La procedura ASIP utilizza MS Word ed Excel ma, non essendo attualmente prevista una manutenzione evolutiva, non è pensabile alcun intervento di adeguamento ad uno strumento di Office Automation diverso da quello attuale, con il quale è fortemente integrato. CIA Il CINECA conferma che l'attuale funzione di 'stampa word' dei documenti presenti nella procedura CIA è predisposta per il suo funzionamento unicamente con il prodotto Word di Microsoft, non è possibile quindi dare alcuna garanzia di funzionamento con il prodotto 'Open Office' o altri prodotti 'alternativi'; anzi il CINECA anticipa, anche senza avere fatto prove 8 di 12

9 approfondite in merito, che con ogni probabilità il meccanismo di stampa word non funziona attualmente con prodotti diversi da MS Word. Discorso diverso invece per la funzione di esportazione dei file verso excel; tale funzione infatti, al di là del nome, non è effettivamente integrata con Excel, ma si limita ad esportare un file in formato.csv e poi aprirlo con il programma a cui l'estenzione file.csv è associata di default, pertanto tale meccanismo dovrebbe funzionare anche con prodotti alternativi ad Excel. Un ulteriore osservazione del Cineca per il nostro ateneo: tutte le considerazioni fatte sopra infatti valgono per gli specifici PC su cui la procedura CIA è installata, nella nostra realtà, basata sull'utilizzo di CIA in terminal server, i PC dei singoli utenti non sono comunque minimamente interessati da tali 'vincoli', semmai il problema riguarda solo i computer che 'fungono' da terminal server per la procedura CIA.. Attualmente ci sono 8 server per la gestione dei terminali remoti, e solo su tali postazioni si potrebbe pensare di mantenere una installazione di MS Office. CSA Per quanto riguarda la procedura del personale CSA, il Cineca, sollecitato in merito ad un possibile adeguamento della procedura, afferma quanto segue: 1) CSA prevede, al termine di alcune sue funzioni di stampa, di eseguire automaticamente il programma MS Word generando un documento con la funzionalita' "Stampa unione", unendo un modello di documento già predisposto con valori di campi di tali modello comuncati da CSA al momento dell'esecuzione della funzione. 2) Le funzioni di CSA coinvolte sono limitate e di uso occasionale (ad esempio: Stampa certificazione INPS a gestione separata, Stampa certificazione lavoro autonomo, Caricamento consulenti dell'anagrafe prestazioni, Stampa stato giuridico economico) 3) Per poter produrre le "stampe unione" esaminate senza utilizzare MS Word sono necessarie alcune modifiche in CSA, che a seconda della soluzione da intraprendere avranno tempi e costi molto diversi. a) lancio automatico da CSA di OpenOffice come ora avviene per MS Word Occorre riscrivere macro ora il Visual Basic all'interno di modelli MS Word con analogo strumento Basic di OpenOffice e eseguire l'esecuzione automatica di OpenOffice da CSA. Prevediamo 15 giorni di lavoro, riservandoci di modificare questa stima una volta analizzate in dettaglio le problematiche. b) lancio e composizione documento da stampare con OpenOffice in modalità manuale In questo caso si potrà eseguire la stampa unione aprendo in OpenOffice il file modello e unendo come sorgente dati un file txt prodotto dalal funzione CSA. Gia' ora utilizzare questa strada e' possibile. Abbiamo provato ad esempio aprendo in OpenOffice CERTLAVAU.doc e, utilizzando il file CERTLAVAU.TXT prodotto con una esecuzione della funzione "Stampa cert. lavoro autonomo" con lo strumento "Stampa guidata in serie" di OpenOffice. Certificare questa possibilità in CSA presuppone una modifica per evitare il lancio automatico di MS Word (se impostato un nuovo parametro a livello di configurazione) e la verifica che tutte le stampe unione producano e non cancellino i file dati utilizzati 9 di 12

10 nel processo di stampa unione. Stimiamo 3 giorni lavorativi Procedura Inpdap Per la procedura Inpdap valgono le stesse considerazioni fatte per la procedura ASIP. SIOC Anche l'attuale sistema di gestione degli organi collegiali rientra nelle procedure da sottoporre a verifica, pur essendo utilizzato da un solo ufficio con un numero limitato di utenti. Protocollo informatico Nel protocollo possono essere acquisiti file immagine (.tiff/pdf) oppure file prodotti con strumenti Office, oppure file binari (es.zip). In particolare, va verificata la disponibilità di visualizzatori.tiff (equivalanti al MS document imaging), nonchè di visualizzatori di documenti (intendendo con questo termine non solo i.doc) prodotti con MS Office su PC sprovvisti di tale suite. Firma digitale e PEC Il prodotto DigitalSign attualmente utilizazto per la sottoscrizione (e la verifica) dei documenti risponde al requisito WYSIWYS :il file da firmare è cioè visualizzato in modo contestuale all atto della firma. Quindi, visto che i formati accettabili sono tutti quelli MS-Office (.doc,.xls,.ppt, etc.) va verificata la compatibilità del prodotto con documenti prodotti con gli equivalenti prodotti della suite OpenOffice. Analogo discorso per gli allegati PEC. Inoltre, per quanto riguarda la problematica di registrazione di protocollo dei messaggi PEC, oggi si procede con il loro salvataggio in formato eml che contiene tutti i dati di certificazione del messaggio. Vanno quindi verificati i formati di salvataggio nella nuova piattaforma, la loro completezza e l interoperabilità con chi detiene postazioni MS (che potrebbe dover leggere la registrazioen di protocollo eseguita da un utente dotato di Open Office), e viceversa La altre procedure Particolare attenzione dovrà essere posta alla valutazione di altre procedure che utilizzano gli strumenti office e che non sono incluse fra le procedure centralizzate sopra descritte. Dovranno essere analizzate le procedure segnalate dagli utenti nel questionario verificando la possibilità di una migrazione ad Openoffice L impatto organizzativo L introduzione di un nuovo pacchetto software, in sostituzione di uno ampiamente diffuso e il cui uso e già consolidato nell utenza, richiede un notevole impegno nel valutare le conseguenze della trasformazione a livello organizzativo, culturale e tecnico. L utente medio è già abituato all utilizzo degli strumenti MS Office, in particolare Word ed Excel; di tali software conosce i menù, le funzioni, le scorciatoie e pertanto, cambiare strumento passando agli equivalenti software di Openoffice, potrebbe creare comprensibili resistenze, specie se non 10 di 12

11 vengono fornite valide motivazioni per questo cambiamento. Di fondamentale importanza saranno pertanto le fasi della formazione e della comunicazione che devono fare fronte con decisione a questa resistenza mettendo in evidenza tutti gli aspetti positivi di questa trasformazione mediante una decisa campagna di informazione, e devono in modo semplice formare gli utenti con corsi mirati secondo le reali necessità di ogni singolo dipendente. Proprio per superare le resistenze e le diffidenze dell utenza, è molto utile l approccio incrementale, che parte da una sperimentazione che coinvolge solo poche strutture, selezionate secondo opportuni criteri di disponibilità all innovazione e al cambiamento, per arrivare poi ad un totale progressivo coinvolgimento di tutto l Ateneo. 5. Scenari futuri Scopo della sperimentazione è una corretta valutazione dell'impatto tecnico ed organizzativo che comporta la completa migrazione ad Openoffice, nonché una stima dei costi necessari per ottenere i risultati prefissati e il risparmio che si ottiene dal mancato rinnovo delle licenze Microsoft. A tal scopo si propone di seguito un riepilogo sull'utilizzo e sui costi attuali delle licenze ed alcune valutazioni sul costo della migrazione. Si ricorda che l Università Federico II ha adottato due modalità per acquisire le licenze Microsoft: Campus e Select. Microsoft Campus Agreement è il programma di noleggio dei prodotti Microsoft creato per rispondere al meglio ai bisogni del mondo universitario, che prevede la possibilità di noleggiare ad un prezzo molto conveniente una vasta gamma di prodotti Microsoft e il cui canone si basa sul numero totale di dipendenti. L Ateneo ha sottoscritto un contratto Campus triennale per 1030 dipendenti dell Amministrazione Centrale per un canone di annui, a copertura di tutti i servizi e applicazioni Microsoft (S.O., Office, Terminal Server,.), e tale modalità non prevede limiti sul numero di pc per dipendente. Nell ambito del progetto di migrazione ad un prodotto Office open source è opportuno valutare che eliminare le licenze Office integrate nel programma Campus ha come conseguenza la disattivazione in toto del contratto Campus, poiché il contratto Campus è comprensivo di tutti i prodotti. Pertanto le licenze per i sistemi operativi, terminal server ed altri prodotti attualmente compresi nel contratto Campus dovranno essere acquisite secondo altri canali, come il programma Microsoft Select. In ogni caso andrebbe ridiscusso con Microsoft il rapporto complessivo in merito al pacchetto Office per una valutazione corretta dei costi. Di seguito si espone una tabella che riporta i costi previsti per la predisposizione dei corsi in modalità e-learning; tali costi derivano da indicazioni di mercato e non tengono conto dei costi di erogazione. Tabella costi formazione: Corso Tipologia Costo A1 E-learning 7.500,00 A2 E-learning 6.500,00 11 di 12

12 A3 E-learning 7.500,00 A4 E-learning 6.500,00 A5 E-learning 7.500, ,00 12 di 12