Osservatorio Netics. White Paper. Cooperare e Collaborare nella PA: il Cloud come abilitatore del cambiamento e del risparmio

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1 White Paper Osservatorio Netics Cooperare e Collaborare nella PA: il Cloud come abilitatore del cambiamento e del risparmio L esperienza del Comune di Pesaro Osservatorio Netics 2015 Giugno 2015

2 Sommario Introduzione...1 Scenari e valore delle soluzioni Cloud: l esperienza del Comune di Pesaro...4 Calcolo del TCO nel Comune di Pesaro: tre soluzioni a confronto...4 Il Comune di Pesaro sceglie di passare alla soluzione Cloud per la produttività Conclusioni Il futuro nel Comune di Pesaro e non solo: verso il Comune

3 Introduzione C era una volta l Office Automation. Suite di prodotti software che un tempo si definivano di produttività individuale, finalizzati a supportare l utente nella creazione di contenuti (testi, fogli elettronici, slide, eccetera) per fini professionali o personali. Col tempo, e soprattutto col mutare dei modelli organizzativi all interno delle organizzazioni complesse (pubbliche o private che siano), questa famiglia di prodotti si è profondamente trasformata sino ad arrivare a soluzioni che integrano funzionalità di produttività di gruppo (condivisione di documenti) e di collaboration (posta, messaggistica, web conference, file sharing, calendari, eccetera). Tutto ha ovviamente origine dalla profonda trasformazione del modo di lavorare, soprattutto in realtà articolate e sempre più interconnesse fra loro. Oggi si sente infatti spesso parlare di Digital Transformation": scriviamo documenti interagendo costantemente con colleghi e/o con entità esterne all azienda (o all ente) cui apparteniamo, e abbiamo sempre più bisogno di condividere le informazioni interagendo in tempo reale. All interno della Pubblica Amministrazione, questa evoluzione ancorché evidente stenta a trovare un riconoscimento formale, tanto che si continua a ragionare in termini di office automation e di produttività individuale anche quando si devono operare scelte rispetto a prodotti (o servizi, se consideriamo il pianeta Software as a Service ) da introdurre e/o da sostituire. Finendo inevitabilmente col confondere due mondi ormai differenti, il secondo dei quali (la produttività individuale) dovrebbe ormai appartenere all archeologia più che all Information Technology. La confusione aumenta considerevolmente allorquando all elemento funzionale si affianca l ormai annoso dibattito rispetto alla più o meno artificiosa contrapposizione fra software proprietario e open source. Anche in questo caso, la sensazione è che si stia parlando di argomenti desueti, che continuano a sopravvivere in quanto sorretti da argomentazioni troppo spesso superficiali. Siamo quindi di fronte a due fenomeni coincidenti: l evoluzione del modo quotidiano di lavorare all interno di organizzazioni più o meno complesse, con l affermazione di un modello di Smart & Connected Working sempre più focalizzato sulla collaborazione e sulla capacità di mantenersi costantemente connessi alla work-community, e l autoreferenzialità di un mondo ancora drammaticamente aggrappato a realtà desuete quali la office automation e la produttività individuale. Questo secondo aspetto non è affatto marginale, soprattutto se si considerano tutti gli equivoci che insorgono 1

4 quando si tenta di confrontare una suite di produttività individuale con qualcosa che, con quel mondo superato, non ha più praticamente nulla a che fare. Rispetto al mondo della PA, non è un argomento di poco conto: la nuova PA, quella che esce dal percorso di riforma avviato da questo governo, è un organizzazione sempre più complessa e interconnessa nei suoi vari ambiti (centrale, regionale, locale) e nei confronti dei suoi clienti (cittadini e imprese). Pensare a un funzionario della PA che nel buio del suo ufficio scrive un documento con un word processor o prepara prospetti con un foglio elettronico, mantenendosi costantemente offline rispetto al resto del mondo è quantomeno fortemente riduttivo. Così come immaginarsi funzionari e dirigenti della PA che si scambiano documenti via mail inanellando una sequenza più o meno impressionante di versioni modificate. L insieme delle esigenze più o meno compiutamente soddisfatte dalle vecchie suite di office automation, non rappresenta che una piccola punta di un iceberg molto più articolato: web conference, multi-editing in tempo reale, funzionalità di Social Enterprise, Unified Communication, interfacce responsive e via di seguito. Niente a che fare rispetto alle suite, sia open source che proprietarie, legate al vecchio modello incentrato solo sulla produttività individuale possano soddisfare appieno, se non attraverso complesse (e, in alcuni casi, costose) operazioni di integrazione con prodotti e servizi forniti da terze parti. Scegliere fra una qualsiasi suite di produttività individuale e una soluzione cloud based per lo Smart Working come Office 365 diventa quindi un operazione da condurre su due dimensioni: quella del confronto in termini di Total Cost of Ownership (prendendo in considerazione, come ha fatto il Comune di Pesaro, tutti i fattori generatori di costi diretti e indiretti, immediati e differiti nel tempo) e quella della scelta sul quale paradigma di lavoro si intende adottare, e conseguentemente sulle principali funzionalità da garantire agli utenti finali. Il caso di Pesaro rappresenta un esempio da prendere in considerazione soprattutto rispetto all analisi preliminare dei costi (e dei rischi) connessi a operazioni di migrazione verso ambienti Open in organizzazioni complesse, e fornisce ottimi spunti di riflessione anche rispetto alla precisa e puntuale definizione degli obiettivi attesi e all analisi del loro scostamento rispetto ai risultati effettivamente conseguiti. I calcoli effettuati dall Osservatorio Netics evidenziano che la soluzione cloud based Office 365 scelta dal Comune di Pesaro ha un TCO del 79% più basso rispetto alla soluzione on premise Open, precedentemente utilizzata. Il Comune di Pesaro rappresenta però un caso interessante anche in termini di innovazione: ha infatti colto in pieno il significato di Comune 3.0, andando oltre all inutile e anacronistica contrapposizione tra Open VS Proprietario, sposando invece le nuove possibilità offerte dal Cloud Computing e il concetto di interoperabilità che si porta dietro. 2

5 L Osservatorio Netics ringrazia il Comune di Pesaro, nella persona dell Ing. Stefano Bruscoli Responsabile Sistemi Informativi e Statistica - per la piena disponibilità mostrata nella condivisione di informazioni e dati utili all elaborazione di questo documento. 3

6 Scenari e valore delle soluzioni Cloud: l esperienza del Comune di Pesaro Calcolo del TCO nel Comune di Pesaro: tre soluzioni a confronto Il Comune di Pesaro ha poco meno di abitanti ed è il secondo comune marchigiano dopo il capoluogo di regione (Ancona). L amministrazione comunale è articolata su 33 sedi (oltre a 23 scuole), con un totale di poco più di 700 dipendenti e circa postazioni di lavoro informatizzate. Sino ad un paio di anni fa erano presenti circa 50 server fisici: oggi sono in funzione 29 server fisici in grado di ospitare circa 80 server virtuali. Il budget IT annuale è pari a poco più di euro. Sino al 2011 sui PC del comune era installata la suite Microsoft Office distribuita su 577 utenti; successivamente, l amministrazione decise di migrare alla soluzione open source OpenOffice (versione 3.2), che venne installata per 504 utenti. Nel corso del 2014, dopo aver valutato l impatto della migrazione ed i costi realmente sostenuti, l amministrazione decide di tornare sui suoi passi adottando la soluzione Microsoft, ma nella sua versione Cloud, Office365 che viene resa operativa per 478 utenti. Nel dettaglio, le voci di spesa ICT medie nel periodo considerato del Comune di Pesaro sono: Spesa complessiva IT annuale OpEx: Spesa complessiva IT annuale CapEx: Spesa complessiva TLC annuale: o Spesa apparati e centralini annuale: o Spesa rete dati annuale: o Spesa fonia annuale: ,00 Di cui per chiamate all'interno dell'ente:

7 Come abbiamo visto, nel 2011 il Comune di Pesaro opta per il passaggio da Microsoft Office a OpenOffice. La scelta è stata dettata principalmente da fattori di natura finanziaria, vista la particolare situazione economica del momento, nella quale appariva troppo oneroso l'acquisto delle licenze Microsoft Office e relativi aggiornamenti, pari a circa /anno su una finestra temporale di 5 anni (periodo di ammortamento economico per cambio software). Tabella 1 - Costi annuali Microsoft Office on premise (su un periodo di 5 anni) [Fonte: Comune di Pesaro e Microsoft] Fino al 2011 MICROSOFT OFFICE versione ON-PREMISE Il contesto Soluzione/i Da Office 97 fino a Office Professional 2010 Plus N utenti 577 Costi annuali [Nella finestra temporale di ammortamento di 5 anni] Quota annuale dei costi una tantum per le licenze ,48 Spesa annuale per il supporto IT (per gestione suite ,00 produttività) Spesa annuale totale ,48 Spesa annuale totale per utente 118,80 Perimetro coperto dalla soluzione Solo suite di produttività individuale 5

8 Figura 1 - Stima della spesa annuale per utente nel Comune di Pesaro con Microsoft Office versione on-premise Date queste premesse finanziarie, il Comune decide di intraprende la strada dell Open Source per seguire la logica di risparmio. Si pensava inoltre che non ci fosse nessuna differenza per gli operatori nell'utilizzo di OpenOffice, salvo erogare un adeguata formazione sull'impiego del nuovo strumento. Il Responsabile dell Unità Operativa Sistemi Informativi e Statistica, Ing. Stefano Bruscoli, afferma però che: Nella realtà poi abbiamo riscontrato diverse difficoltà e malfunzionamenti relativi all'utilizzo di specifiche funzionalità. Inoltre, a fronte della problematica dell'impossibilità di sostituire Access e in parte Excel (varie macro utilizzate su decine di file), dovemmo decidere di mantenere una soluzione ibrida, cioè con la presenza contemporanea dei due sistemi. Questo mix è stato devastante. 6

9 Dal punto di vista economico nella migrazione verso Open, occorre distinguere anzitutto tra i costi una tantum e quelli annuali Tabella 2 - Costi una tantum migrazione Open Source [Fonte: Comune di Pesaro] Costi una tantum sostenuti per la migrazione alla soluzione Open Costi di licenza SW 0 Costi esterni di supporto Costo progettazione preliminare Costi migrazione desktop Costi iniziali di conversione dei file Costi di migrazione delle applicazioni Costi di supporto (help desk verso utenti finali) Totale costi di deployment Costi formazione IT Admin Costi formazione Staff IT Costi di formazione utenti finali Totale costi di formazione Spesa una tantum totale per la migrazione Come mostra la Tabella 2, la spesa complessiva una tantum per la migrazione è stata pari a euro, di cui per il solo deployment. I costi una tantum documentati dal Comune di Pesaro relativi all analisi, alla progettazione e formazione e quelli inerenti l adattamento di diverse procedure (quali, ad esempio, anagrafe e finanziaria) sono stati in linea con quanto previsto dall Ente. 7

10 Figura 2 - Ripartizione % costi una tantum migrazione Open Source [Elaborazione Osservatorio Netics] Costi una tantum per la migrazione a Open Office - Ripartizione % - 3% 0% 4% Ben il 93% dei costi una tantum è relativo al deployment, il 4% è ascrivibile ai costi di supporto, mentre il restante 3% ai costi formazione. 93% COSTI LICENZA SW COSTI DI DEPLOYMENT COSTI SUPPORTO COSTI DI FORMAZIONE Figura 3 - Dettaglio costi di deployment, ripartizione % [Elaborazione Osservatorio Netics] I costi di deployment sono composti per ben il 72% dal costo iniziale di conversione dei file, segue un 15% relativo all help desk verso gli utenti finali, un 9% per la migrazione desktop, un 2% per la progettazione e solo l 1% riguarda la migrazione delle applicazioni. Un costo di conversione dei file così pesante è imputabile al fatto di aver dovuto mantenere una situazione ibrida, ovvero 100% 80% 60% 40% 20% 0% Dettaglio Costi di Deployment - Ripartizione % - 15% 1% 72% 9% 2% Costi di supporto (help desk verso utenti finali) Costi di migrazione delle applicazioni Costi iniziali di conversione dei file Costi migrazione desktop Costo progettazione preliminare concomitanza tra OpenOffice e Microsoft Office. Come ha evidenziato il CIO, questa scelta è stata obbligata a causa dell impossibilità di sostituire Access e varie Macro di Excel e, soprattutto, a causa dell estrema lentezza o problemi di incompatibilità tra la soluzione Open e gli applicativi verticali in uso nel Comune. 8

11 Tabella 3 - Costi annuali OpenOffice (su un periodo di 5 anni) OPEN OFFICE Il contesto Soluzione/i Open Office 3.2 N utenti 504 Costi annuali [Nella finestra temporale di 5 anni] Quota annuale dei costi una tantum per la migrazione Spesa annuale per il supporto IT (per gestione suite produttività) Costi operatività utenti finali Spesa annuale totale Spesa annuale totale per utente 530,58 Perimetro coperto dalla soluzione Solo suite di produttività individuale Figura 4 - Stima della spesa annuale per utente nel Comune di Pesaro con OpenOffice 9

12 Ben altra situazione si evidenzia invece su costi a regime che sono lievitati in una maniera non prevista dal Comune di Pesaro: tali costi sono riconducibili alla mancata produttività a causa di problemi da risolvere, in particolare dovuti alla situazione ibrida: il passaggio da un sistema all'altro comporta spesso la revisione e / o l impaginazione dei documenti. Un ulteriore criticità è stata la notevole lentezza, che l Ente non si aspettava, con la quale OpenOffice richiama gli applicativi verticali in uso nel Comune. L ing. Bruscoli, interrogato su questo tema, dichiara: In una organizzazione come la mia, se stimiamo una perdita di tempo per questi fattori di 15 minuti al giorno, per circa 200 operatori e valorizziamo economicamente questo valore di tempo, penso che vengano fuori cifre considerevoli. Se si analizza il dettaglio dei costi a regime, riportati in Figura 3, risulta subito evidente che i costi di operatività degli utenti finali sono pari a euro all anno, e, nel complesso, la spesa annuale per singolo utente è stimabile in circa 530,58 euro. Nei costi di operatività degli utenti finali sono stati inseriti anche quelli legati alla mancata produttività. 1 Nella fattispecie, l intervista con il CIO del Comune ha permesso di evidenziare le criticità riscontrate, sia dagli utenti che dal comparto IT dell Ente. Ing. Bruscoli, quali sono state, a livello della divisione IT, le principali criticità riscontrate gestendo la soluzione Open? Quali, invece, quelle evidenziate direttamente dagli utenti nell'impiego quotidiano? Per la divisone IT un notevole aumento, almeno nella fase iniziale, delle richieste di help-desk. Per i sistemisti, cercare di risolvere le clamorose lentezze del sistema. Per gli end user i notevoli e numerosi interventi per la re impaginazione e riformattazione dovuta alla situazione ibrida. Inoltre in numerose situazioni gli applicativi gestionali andavano in crash con la chiamata agli eseguibili open. Le informazioni condivise evidenziano, nonostante la formazione svolta, una significativa perdita di produttività degli utenti finali stimata, in base ai feedback del personale, in circa 15 min al giorno a dipendente persi da circa il 60-70% della forza lavoro. In che misura questo aspetto ha influito sulla decisione di abbandonare la soluzione Open? 1 Tale perdita, nei due anni di impiego, è stata stimata dal Comune in circa 15 minuti al giorno persi da un numero di utenti pari a In questo contesto (in cui la finestra temporale è stata estesa a 5 anni), però, si è considerato che il numero di utenti che incappano in questi inconvenienti scenda di anno in anno di 100 unità fino ad assestarsi su un numero massimo di 50 utenti. Nell'arco dei 5 anni considerati, dunque, si ipotizza che il numero di dipendenti afflitti da perdita di produttività scenda da 350 (del 1 anno) a 50 (4 e 5 anno); si è quindi considerato un valore medio annuale di soli 170 utenti. 10

13 Personalmente è stata una delle considerazioni che ho sottoposto ai miei dirigenti per evidenziare come, a fronte di un apparente risparmio di licenze, si aveva in realtà un dispendio almeno paragonabile se non superiore in termini di produttività e operatività dei dipendenti. 11

14 Il Comune di Pesaro sceglie di passare alla soluzione Cloud per la produttività Il Comune di Pesaro nel 2014 ha deciso di sposare un nuovo paradigma di produttività di tipo collaborativo, optando per le soluzioni cloud based di Office 365: l implementazione della soluzione sta avvenendo con la collaborazione tecnica del Microsoft partner SoftJam. L affiancamento di SoftJam è avvenuto soprattutto durante la fase architetturale, mentre il deployment è in carico allo staff IT del Comune. Ing. Bruscoli, perché si è optato per una soluzione cloud-based come Office 365 invece che per una più tradizionale soluzione on-premise? Perché adottare Office 365? La parola a Stefano Bruscoli, CIO del Comune di Pesaro Il cloud è una frontiera per il modo di lavorare del futuro. Un po', fatte le dovute proporzioni, come fu anni fa il passaggio dall'uso dei floppy disk agli hard disk. Se un CIO con la sua struttura non sa cogliere le novità e rapportarsi con esse, penso che non faccia bene il proprio lavoro. [ ] In parte abbiamo avviato il percorso, con una connettività a 100 Mbit, superando al contempo i limiti di sistemi esistenti eccessivamente datati, legati ad esempio a soluzioni come l'uso del proxy ormai appartenenti alla preistoria dell'informatica. Il prossimo passo sarà quello di rinnovare la rete interna e il parco macchine, decisamente datato. Allora si potrà apprezzare veramente la nuova strada tracciata dai Sistemi Informativi del Comune. Office 365 non è solo una suite di produttività individuale ma anche servizi e vantaggi tipici del cloud e, soprattutto, soluzioni di Unified Communications and Collaboration. Quanto tutto questo ha rappresentato un valore aggiunto influendo sulla decisone d'acquisto? Il Comune ha deciso di percorrere una strada verso lo Smart Working e, una suite che permette anche di usufruire di soluzioni UCC, va in questa direzione: uno dei prossimo traguardi del Comune è proprio quello di implementare i servizi di conference & collaboration procedendo per step successivi. 12

15 Come abbiamo visto, Office 365 non è solo una suite di produttività individuale ma anche servizi e vantaggi tipici del cloud e, soprattutto, soluzioni di Unified Communications and Collaboration: a tal proposito l Osservatorio Netics ha domandato al CIO se vi fossero servizi e/o soluzioni di Office 365 che il Comune ha già adottato o intende adottare e la risposta è stata: Stiamo lavorando con l'aiuto della ditta Scavolini, la più grande azienda privata della provincia, ad un progetto per portare su una piattaforma di collaborazione (quale, ad esempio, SharePoint) il piano di protezione civile, la cui disponibilità in condizioni di mancanza dei sistemi locali in caso di eventi calamitosi, potrebbe rivelarsi strategica. Office 365 porta con sé una vera rivoluzione nel mondo delle suite di produttività: si passa dal concetto di suite per postazione a quello di suite per utente. E infatti una soluzione che offre la possibilità di adottare diversi Piani per i diversi profili di utenti. Nelle Pubbliche Amministrazioni, così come nelle imprese, non tutti gli utenti necessitano dei medesimi applicativi; Office 365 permette di abbinare ai vari profili utente un tipo diverso di suite. Nel caso del Comune di Pesaro questo vantaggio ha influito sulla scelta di Office 365: La politica di differenziazione dei costi è molto interessante in un ente come il nostro. Abbiamo veramente una notevole varietà di profili di user, perciò si va dal semplice uso delle mail, ai programmatori che sviluppano soluzioni in Access., dichiara il CIO. La parola a Microsoft Rita Tenan Direttore Divisone Pubblica Amministrazione «Per Microsoft l esperienza nel comune di Pesaro rappresenta un ottimo esempio di definizione di un percorso di innovazione con soluzioni di efficienza, di accessibilità e di sicurezza volte a erogare servizi al cittadino e alla comunità del territorio all interno di un Comune di medie dimensioni. Questo percorso ci ha permesso di comprendere meglio le reali esigenze dei nostri clienti della PA e di sfruttare le collaborazioni con l ecosistema dei partner Microsoft locali.» 13

16 Dal punto di vista economico, poiché l'attività di deployment di Office 365 è in via di completamento, il Comune non è ancora in grado di fornire una misura dei costi totali una tantum sostenuti per la migrazione da Open Office a Office 365. L esperienza pregressa dell Osservatorio Netics però, in sede di elaborazione dei dati, ha portato ad ipotizzare che questi non potranno eccedere la spesa sostenuta per il precedente passaggio all'open. Per questo motivo, con un approccio estremamente cautelativo, l Osservatorio Netics ha ipotizzato che tutte le voci di costo per la migrazione a Office 365 potranno essere al massimo pari a quelle affrontate per il passaggio a OpenOffice, ad eccezione dei costi iniziali di conversione dei file e dei costi di supporto (help desk verso utenti). Riteniamo infatti che sia ragionevole ipotizzare una riduzione di queste due voci di spesa grazie soprattutto alla ben più elevata familiarità del personale con l'ambiente Microsoft, l'elevata intuitività della soluzione e l'ampia compatibilità di Office 365 con i vari formati di file (siano essi proprietari o open). Per questo motivo, mantenendosi sempre su un piano estremamente cautelativo, si è ipotizzato tali due voci di costo pari al massimo a 2/3 di quelle stimate/sostenute nella migrazione da Office on-premise a OpenOffice. Tabella 4 - Ipotesi cautelativa dei costi massimi una tantum migrazione Office 365 [Stima Osservatorio Netics] Ipotesi cautelativa dei costi massimi una tantum migrazione Office 365 Costi di licenza SW 0 Costi esterni di supporto Costo progettazione preliminare Costi migrazione desktop Costi iniziali di conversione dei file Costi di migrazione delle applicazioni Costi di supporto (help desk verso utenti finali) Totale costi di deployment Costi formazione IT Admin Costi formazione Staff IT Costi di formazione utenti finali Totale costi di formazione Stima per eccesso Spesa una tantum totale per la migrazione

17 Queste deduzioni trovano riscontro nel Comune di Pesaro? I lavori fin qui svolti dal Comune per effettuare la migrazione a Office 365 confermano un'ipotesi di questo tipo? In altri termini, è plausibile affermare che i costi una tantum di migrazione a Office 365 non stanno eccedendo quelli affrontati per il precedente passaggio a Open Office? L ing. Bruscoli conferma: Direi che possiamo confermare queste affermazioni e considerazioni economiche. È chiaro che la diffusa conoscenza dei sistemi Microsoft aiuta in questo. Vorrei solo ricordare che avute le prime indicazioni l'intera migrazione della posta, completata a metà maggio 2015, è stata eseguita interamente con risorse interne. Sto parlando di circa 700 cassette postali, migrate online, con assegnazione delle relative licenze Office a seconda dei profili utenti e tutta l'assistenza da parte dell'help desk per la soluzione delle varie problematiche e la formazione degli utenti. Il tutto praticamente in circa 30 giorni, da quando a metà aprile abbiamo avuto la disponibilità della nuova connettività. Passando ai costi annuali di Office 365, anche in questo caso l Osservatorio Netics ha optato per una stima estremamente cautelativa. La quota annuale dei costi una tantum per la migrazione è stata determinata, per confrontabilità con le situazioni "Office on-premise" e "OpenOffice", ripartendo la spesa una tantum totale per la migrazione su una finestra temporale di pari durata (5 anni). Grazie agli strumenti di gestione centralizzata che Office 365 mette a disposizione degli amministratori IT, è plausibile prevedere per lo staff IT un minor effort rispetto a quello sostenuto per supportare la soluzione Open. In via cautelativa si è ipotizzato un effort per il supporto IT pari a 2/3 di quello affrontato con OpenOffice. Grazie all'elevata intuitività della soluzione e all'alta familiarità degli utenti con l'ambiente Office/Microsoft non ci si aspetta alcuna perdita di produttività. Anzi, specifiche caratteristiche di Office 365 (es. l'ampia compatibilità con file e formati, l'estensione della produttività grazie ai servizi cloud, la possibilità di abilitare in modo agevole il telelavoro, l'aumentata partecipazione dei dipendenti distaccati, etc.) potranno incrementare la produttività degli utenti. In via cautelativa, però, si è deciso di non imputare alcun "guadagno" da aumento di produttività. 15

18 Tabella 5 - Costi annuali Office 365 (su un periodo di 5 anni) [Stima Osservatorio Netics] 2014 oggi MICROSOFT OFFICE 365 Il contesto Soluzione/i Office 365 (Piani E1, E3 e K1) N utenti 478 Costi annuali [Nella finestra temporale di 5 anni] Quota annuale dei costi una tantum per migrazione ,40 Spesa annuale per il supporto IT 9.000,00 Costi operatività utenti finali 0,00 Spesa annuale sottoscrizioni Piani Office ,00 Spesa annuale totale ,40 Spesa annuale totale per utente 197,49 Perimetro coperto dalla soluzione Suite di produttività individuale + Funzionalità/vantaggi cloud + Unified Communication & Collaboration Una volta portata a termine l implementazione, il Comune di Pesaro prevede di coprire un totale di 600 utenti. Una ulteriore considerazione da fare è che il perimetro dei servizi e delle funzionalità di Office 365 va ben oltre la sola suite di produttività; l'integrazione di soluzioni di UCC per la comunicazione e la collaborazione asincrone e sincrone, ad esempio, permette di godere di vantaggi ulteriori in grado di abilitare, senza altri investimenti, dei risparmi aggiuntivi. Di particolare rilevanza è la presenza di strumenti come Skype for Business (prima noto come Lync) e Yammer grazie ai quali risparmiare sia sulle spese telefoniche sia sulle spese per gli spostamenti e le trasferte. 16

19 Conteggiando questi risparmi è possibile pervenire ad una spesa annuale netta ripartita come da Tabella 6: Risparmi annuali sulle spese telefoniche Tabella 6 - Costo netto/utente/anno Office 365 [Stima Osservatorio Netics] Azzeramento delle chiamate interne Risparmi annuali sulle spese per spostamenti e trasferte Risparmio sulle Spese annuali di missione Recupero ore lavorative per gli spostamenti evitati Risparmio annuale totale su spostamenti e trasferte Risparmio annuale totale grazie a funzioni UC&C Risparmio annuale totale per utente grazie a funzioni UC&C 85,51 Spesa annuale netta per utente 111,98 Figura 5- Stima della spesa annuale per utente nel Comune di Pesaro con Microsoft Office 365 Grazie a soluzioni di Unified Communication & Collaboration, è possibile abbassare le spese telefoniche su più 17

20 fronti (dalle bollette di telefonia fissa e mobile fino, nel caso si associ una attenta rivisitazione delle infrastrutture TLC, ai costi sostenuti per gli apparati TLC tradizionali). Qui, in via estremamente cautelativa, si è preferito considerare solo il risparmio immediato ottenibile azzerando le chiamate interne all'ente; grazie a Skype for Business/Yammer i dipendenti del Comune possono comunicare tra loro via VoIP, video-chiamate, IM, etc. senza gravare sulla bolletta telefonica e godendo di funzionalità aggiuntive quali la rilevazione della presenza, la condivisione di file e desktop, etc. Un dato che sicuramente meriterà di essere analizzato tra un paio di anni è quello relativo ai benefici di sistema derivanti dalla federazione Skype for Business tra Enti diversi e una sempre maggiore diminuzione dei costi di trasferta. Attualmente ogni anno il Comune contabilizza circa 200 trasferte con un costo medio unitario di 45. E' plausibile ipotizzare a regime una riduzione del numero di trasferte almeno pari al 50%. Qui però, preferendo un approccio più cautelativo, si ipotizza di risparmiare ogni anno solo 1/3 di quelle attuali, sostituite con meeting online. Il ricorso a soluzioni di UCC incluse in Office 365 permette anche di recuperare, a seguito delle trasferte "risparmiate", le ore lavorative che andrebbero altrimenti perse nei relativi spostamenti. Si ipotizza, come prima la possibilità di evitare ogni anno 1/3 delle attuali trasferte. Si considera, inoltre, un tempo medio perso per gli spostamenti di circa un'ora e mezza. Avendo analizzato il TCO delle tre soluzioni adottate nel Comune di Pesaro, si evidenzia che Office 365, con una spesa annuale netta per utente di 111,98, permette un risparmio di quasi l 80% rispetto alla soluzione precedente. Il Comune quindi annualmente spenderà meno godendo però, al contempo, di un set di strumenti che vanno ben oltre il perimetro di una semplice soluzione per la produttività individuale. Rapportato ai 118,80 /anno relativi alla soluzione Microsoft on-premise, il costo di 111,98 / anno di Office 365 porta un risparmio di circa il 6 %. A prescindere dal fatto che i risparmi maggiori derivanti dalle soluzioni Cloud based sono visibili nel medio periodo, spesso il confronto Cloud vs on - premise viene effettuato puramente su una sola dimensione, che è simile a giudicare un libro esclusivamente dalla copertina. In altri termini, nella versione on-premise si crede erroneamente che i costi nascano e muoiano con il rinnovo dell hardware e il software. E per il cloud, allo stesso modo, tutto ciò che si guarda è il costo mensile di servizio. Nulla di più sbagliato. Un paragone corretto tra i due tipi di soluzione prende in considerazioni diversi fattori, ovvero opera un confronto multidimensionale. Ci si dovrà quindi chiedere, ad esempio: 18

21 Soluzione hosted o soluzione su cloud? Le due opzioni portano con sé due modelli diversi: se nella soluzione hosted infatti occorre un infrastruttura IT e relative competenze, la soluzione cloud permette il deployment anche senza infrastruttura IT dedicata o comunque senza necessità di investire per sostituirla. Aggiornamenti / mantenimento del software: si preferisce essere proprietari della licenza, installarla in casa e gestirne manualmente gli aggiornamenti (contando in questo caso i relativi costi, anche in termini di gg/uomo), oppure si preferisce ricorrere ad una soluzione di pagamento mensile che porta con sé aggiornamenti automatici senza costi aggiuntivi? Soluzione tradizionale licenza per postazione o soluzione innovativa licenza per utente? Si preferisce quindi assegnare ad una postazione una licenza, che rimane fissa indipendentemente dall utilizzatore, o al contrario una licenza ad utente, a prescindere dalla postazione su cui lavora? Suite di produttività individuale o suite di produttività + altri servizi? Il Comune di Pesaro si è posto queste domande e ha scelto di optare per la soluzione Cloud based, valutando che, ancor prima del vantaggio economico, vi erano diversi vantaggi nell adozione di Office 365, tra i quali, solo per citarne alcuni: Nuove e potenziate funzionalità di Communication & Collaboration, sia sincrone che asincrone; Adozione e distribuzione di servizi in linea con le specifiche necessità dei diversi profili utente; Pagamento per utente, dunque commisurato all effettivo utilizzo delle soluzioni; Passaggio dal tradizionale paradigma per licenza verso uno che pone al centro la user experience (5 installazioni per utente); Multidevice con sincronizzazione su cloud dei file e piena disponibilità del servizio anche in assenza di connessione; Aggiornamento costante delle soluzioni senza costi aggiuntivi; Totale compliance rispetto ai temi della privacy e della sicurezza (ad esempio la proprietà del dato è dell Ente e non di Microsoft). 19

22 Conclusioni Estendendo e rafforzando nel tempo l'utilizzo di Office 365, i risparmi ottenibili senza ulteriori investimenti (ad es. grazie agli strumenti di UCC integrati) sono destinati ad aumentare; molte delle ipotesi cautelative qui considerate potranno essere riviste. Si è visto sinora quanto la convenienza economica di una scelta orientata su Office 365 sia un fatto certo, la cui veridicità trova riscontro nei calcoli riportati nelle pagine precedenti e nelle stime che l Osservatorio Netics ha prodotto mantenendosi su criteri di forte prudenzialità. Ma Office 365 è soprattutto qualcosa di molto diverso da una semplice suite di produttività individuale qual è, ad esempio, Libre Office : si va ben oltre alla somma di un gestore testi, un foglio di calcolo, un database relazionale SQL e un software di presentazione fortemente integrati fra loro. Office 365 è un reale strumento di smart-working collaborativo, che integra componenti di Collaboration e Unified Communication garantendo totale accessibilità anche da mobile devices (smartphone e tablet) e livelli di sicurezza assolutamente non paragonabili a quelli offerti da soluzioni open source. Le organizzazioni (pubbliche e private) che evolvono verso Office 365 entrano in un mondo che rende di colpo obsoleti concetti e metafore ascrivibili al passato: la scrivania (desktop), le cartelle di file e dove le riunioni intese come momenti di condivisione delle conoscenze e delle decisioni diventano sempre più virtuali in una logica di razionalizzazione dei tempi e dei costi di produzione. Peraltro, la stessa riforma della PA avviata dal Governo fissa una serie di punti cardinali che trovano immediato riscontro in piattaforme digitali per loro stessa natura capaci di abilitare un reale scenario di semplificazione e riorientamento al cittadino dei processi di produzione/erogazione dei servizi da parte di un amministrazione pubblica locale o centrale che sia. 20

23 Di una PA sempre più aperta e collaborativa si parla praticamente in ogni pagina della riforma attualmente in gestazione e in qualsiasi documento che analizzi anche solo superficialmente il fenomeno: è evidente che l approccio a compartimenti stagni e a livelli separati di presa in carico delle istanze dei cittadini/imprese non funziona e men che mai potrà funzionare in un mondo sempre più interconnesso. Vale quindi la pena, oltre che preoccuparsi giustamente di valutare con attenzione la convenienza economica sottesa alla scelta di una piattaforma di office automation, di focalizzarsi seriamente sul di cosa abbiamo bisogno. Considerando preventivamente tutti i costi (anche per non dire soprattutto futuri) correlati a questa scelta. Le suite open source di produttività individuale possono essere integrate ed evolute verso situazioni più o meno paragonabili a una suite di Collaboration e Unified Communication solo attraverso operazioni di assemblaggio di componenti terze che tutto potranno essere fuorché economicamente convenienti. Persino il rischio di lock-in (dipendenza dal fornitore) è decisamente più elevato tutto laddove ci si lega a una pluralità di fornitori e di componenti software, come dimostrano numerosi casi di adozione seguita da un più o meno rapido abbandono proprio per ragioni di non convenienza economica. Per non parlare di sicurezza, elemento non sempre adeguatamente considerato da chi sceglie soluzioni open source per loro stessa natura molto più vulnerabili. Si tratta quindi di operare scelte partendo da una visione prospettica focalizzata sul come sta cambiando il modo di lavorare della PA e conseguentemente sul che cosa ci serve. Ecco che un semplice collage di software più o meno open e più o meno apparentemente conveniente potrebbe risultare molto spesso incapace di soddisfare le reali esigenze di una PA che sta cambiando drasticamente e rapidamente il suo stesso DNA. 21

24 Il futuro nel Comune di Pesaro e non solo: verso il Comune 3.0 Il Comune di Pesaro ha avviato un profondo processo di cambiamento, volto a mettere il cittadino al centro di un ecosistema in cui la Pubblica Amministrazione Locale fungerà da hub di servizi. Il cambiamento non è banale e non potrà che procedere per step successivi: in questa sezione del documento, l Osservatorio Netics analizza tre scenari tipici relativi proprio alla PAL, illustrando come la digitalizzazione e l uso corretto di strumenti IT possano aiutare a migliorare i processi di: 1. Fiscalità locale; 2. Trasparenza e accountability nella gestione dei lavori pubblici; 3. SUAP In linea generale, la Pubblica Amministrazione è chiamata a portare avanti le azioni previste dalla Strategia italiana per l Agenda Digitale , la misura con cui lo Stato, insieme alle Regioni e agli Enti Locali, interviene nel processo di digitalizzazione. Tali azioni, che fungono da leva necessaria per una crescita sostenibile ed inclusiva dell Italia, verranno rese possibili da provvedimenti specifici per incentivare gli investimenti della PA in innovazione tecnologica e di processo. Le azioni della Strategia riservano però anche un parte di responsabilità al mercato: si va sempre più verso un sistema in cui il mercato ed il pubblico lavoreranno in sinergia per promuovere il Paese. In estrema sintesi, i punti cardine della Strategia sono due: Crescita digitale e Infrastrutture digitali. Il documento ufficiale redatto da AGID, afferma: Estratto da Strategia italiana per l Agenda Digitale Le azioni elencate sono state scelte principalmente sulla base di: maggiore probabilità di fondi ordinari, produzione di effetti più stabili nel tempo, impatto della spending review, accrescono e generano skill specializzati e producono nuova occupazione 22

25 Le parole chiave rispetto alla tematica della Crescita digitale, sono Razionalizzazione Trasparenza Accountability Pianificazione e controllo Collaborazione / condivisione MISURAZIONE DEI RISULTATI E VALUTAZIONE DEI DIPENDENTI I processi di cambiamento in corso vedono una PA sempre più orientata al cittadino/utente, al soddisfacimento dei suoi bisogni reali e alla misurazione delle performances; l innovazione tecnologica viene finalmente vista come driver primario per l efficientamento complessivo della pubblica amministrazione e della sanità anche nel nostro Paese. In questa fase di spending review, gli Enti Pubblici stanno finalmente rovesciando la prospettiva: la Crescita digitale non è un banale rinnovamento del parco applicativo o hardware, piuttosto è un investimento grazie al quale ricercare sinergie, evitare duplicazioni, innovare ridisegnando i processi e introducendo le flessibilità necessarie. Gli Enti Locali sono attori primari in questo cambiamento, chiamati più di altri a tagliare i costi e contemporaneamente aumentare le performances. 23

26 Fiscalità locale Gli Enti Locali attualmente si trovano non solo a dover tagliare la spesa pubblica, ma anche a ricevere sempre meno fondi dal Governo centrale. In quest ottica di spending review hanno comunque come obiettivo quello di dare continuità ai servizi erogati ai cittadini e anzi, aumentare la qualità degli stessi. Ma allora come fare? La prima e ovvia soluzione è quella di aumentare le imposte locali per incrementare le entrate, scenario difficilmente applicabile, considerato l impatto negativo sui cittadini. La risposta risiede nella revisione delle politiche tributarie, che sostanzialmente si può sintetizzare in tre punti: 1. Accertamenti mirati: Grazie all integrazione e condivisione di dati eterogenei, è possibile individuare potenziali evasori ed elusori fiscali. 2. Simulazioni: Utilizzando strumenti di Business Intelligence a supporto delle decisioni, è possibile valutare scenari alternativi di intervento sulle leve della fiscalità locale. Ad esempio si può simulare l incremento del gettito aumentando le imposte solo ad un target specifico 3. Trasparenza: Elaborando velocemente e condividendo reportistica e cruscotti, si potrà fornire piena visibilità sulle politiche tributarie adottate, rendendo trasparente ai contribuenti tutto l iter della fiscalità locale La fiscalità locale può quindi essere migliorata grazie a soluzioni IT di elaborazione dati, strumenti di business intelligence e integrazione database, quale Microsoft Office365. Mettere insieme dati provenienti da fonti diverse e prendere decisioni consapevoli, incrementando le entrate, può avvenire utilizzando Office365, nello specifico: Excel accoppiato al suo strumento di Business Intelligence Power BI e SharePoint. Trasparenza e accountability nella gestione dei lavori pubblici 24

27 Quante volte il cittadino vorrebbe segnalare un malfunzionamento o un danno relativo a beni pubblici? In che modo gli Enti Locali possono rilevare dette anomalie? In un momento storico in cui la trasparenza della Pubblica Amministrazione è un dovere e una richiesta forte da parte dei cittadini e delle imprese, come si può rendere visibile a tutti il ciclo dei lavori pubblici? Attraverso strumenti di condivisione, di comunicazione e di progettazione, un Ente Locale può creare un circolo virtuoso in cui il cittadino non solo può controllare l operato della PA, ma può anche essere parte attiva nel mantenimento dei beni della collettività. La figura rappresenta detto ciclo virtuoso, composto come segue: Il cittadino segnala, attraverso un sito web o una App, un malfunzionamento / danno. Questa segnalazione innesca il workflow; A questo punto il Comune verifica l attendibilità della segnalazione e valuta se intervenire; Se interviene, naturalmente deve pianificare come e quando farlo; Attiva la procedura per assegnare i lavori pubblici da eseguire (appalto, accordo quadro, ecc.); I lavori iniziano; Si verifica lo stato di avanzamento lavori Finiscono i lavori; Si rendiconta la conclusione 25

28 Tutto questo iter può essere seguito anche dai cittadini / imprese ed è questo il grande valore aggiunto ottenibile utilizzando anche qui strumenti IT molto semplici e famigliari da utilizzare, ma allo stesso tempo altamente performanti, quale Microsoft Office365. Lo Sportello Unico Attività Produttive (SUAP) Se il SUAP ora è vissuto come la trasposizione pedestre del labirinto burocratico, domani diventerà abilitatore del marketing territoriale. La gestione dello Sportello Unico è, per definizione, una gestione multiutente: sono infatti diversi gli attori che partecipano alla Conferenza dei Servizi e seguono i procedimenti. In questo scenario, la parola d ordine è Teamworking. Con le istanze al SUAP l imprenditore avvia un processo di workflow che deve essere condiviso, rispettare precise tempistiche e risultare sempre trasparente. Il procedimento innesca tutta una serie di riunioni, scambio di documenti, atti, permessi, licenze, ecc. e, considerato che i partecipanti alle riunioni spesso sono dislocati in posti diversi, non è sempre economico in termini di costi di trasferta ma soprattutto di tempo perso. Ecco allora che anche in questo scenario viene in aiuto l IT, con soluzioni pensate per la collaborazione da remoto, che permettono non solo riunioni online, ma anche la condivisone e modifica in team della documentazione: 26

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