PRIVACY. MANUALE SULLA SICUREZZA PER FARMACISTI INCARICATI pag. 1

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1 Premessa PRIVACY MANUALE SULLA SICUREZZA PER FARMACISTI INCARICATI pag. 1 Ai sensi dell articl 30 del Decret Legislativ n. 196 del 30 giugn 2003, denminat Cdice in materia di prtezine dei dati persnali, tutti clr che effettuan perazini di trattament sui dati persnali sn nminati per iscritt,, Incaricati del trattament dal Titlare del trattament insieme al Respnsabile. Anche la dcumentata prepsizine della persna fisica ad una unità per la quale è individuat, per iscritt, l ambit del trattament cnsentit agli addetti all unità medesima, si cnsidera cme nmina ad Incaricat. Gli Incaricati peran, attenendsi alle istruzini impartite dal Titlare dal Respnsabile. Il presente manuale ha l scp di infrmare ciascun Incaricat del trattament sugli aspetti e le attività legati alla sicurezza dei dati, che l cinvlgn nell svlgiment delle prprie attività. E cmunque pprtun che l Incaricat sia cnsapevle di quant ccrre fare e di quant viene fatt al fine di garantire la sicurezza dei sistemi e per prteggere i dati persnali trattati all intern della Farmacia. Misure di sicurezza lgiche Assicuratevi di nn accendere il cmputer cn Flppy Disk/CD ROM memrie flash inseriti. Se il dischett fsse infett, il virus ptrebbe trasferirsi nella memria RAM del cmputer ed infettare altri dcumenti. Pssibilmente, anche avvalendvi della cnsulenza dell Amministratre del sistema, curate che la cnfigurazine del vstr cmputer sia tale che ess, all accensine, nn carichi autmaticamente prgrammi infetti, prima dell avvi dell antivirus. Prteggete il vstr cmputer cn una passwrd. La maggir parte dei cmputer ffre la pssibilità di impstare una passwrd all accensine. Anche alcuni applicativi permettn di prteggere i prpri dati tramite passwrd. Imparate ad utilizzare queste caratteristiche, che ffrn un bun livell di riservatezza. Ogni pstazine di lavr deve avere il salvascherm attivat, cn richiesta di passwrd per pter riprendere il cntrll della pstazine. Prestate particlare attenzine all utilizz dei cmputer prtatili. I PC prtatili sn un facile bersagli per i ladri. Se avete necessità di gestire dati riservati su un prtatile, prteggetel cn una passwrd sul BIOS, fate installare dai tecnici un prgramma di cifratura del disc rigid (per impedire la lettura dei dati in cas di furt) ed effettuate peridicamente il back-up. Nn utilizzate i servizi di crittgrafia integrati in Windws, perché pssn essere facilmente superati dagli amministratri lcali e di dmini. Nn installate prgrammi nn autrizzati. Oltre alla pssibilità di trasferire invlntariamente un virus, va ricrdat che la maggir parte dei prgrammi sn prtetti da cpyright, per cui la lr installazine può essere illegale in mancanza di appsita licenza delle previste autrizzazini da parte dei respnsabili interni. Nn mdificate mai la cnfigurazine del sftware antivirus e diffidate di qualsiasi che vi inviti a scaricare aggirnamenti per l antivirus stess. Applicate cn cura le linee guida per la prevenzine da infezini da virus spra indicate. La prevenzine dalle infezini da virus sul vstr cmputer è mlt più facile e cmprta Mdell manuale sicurezza

2 MANUALE SULLA SICUREZZA PER FARMACISTI INCARICATI pag. 2 un sprec di temp mlt minre rispett alla crrezine degli effetti di un virus. Inltre, se nn avete attivat adeguate misure anti-virus ptreste incrrere in una perdita irreparabile di dati in un blcc anche mlt prlungat della vstra pstazine di lavr. Prteggete attentamente i dati. Bisgna prestare particlarmente attenzine ai dati imprtanti di cui si è persnalmente respnsabili. Piché può risultare difficile distinguere tra dati nrmali e dati imprtanti, è buna nrma trattare tutti i dati cme se fsser imprtanti. Cme minim psizinarli in un area prtetta da passwrd e nn dare di default a nessun altr utente il permess di lettura mdifica. Ai dati da cndividere è pprtun limitare i permessi sl per il temp strettamente necessari all interazine cn gli altri utenti. Per i dati riservati sensibili si raccmanda l utilizz della crittgrafia. Usate, se pssibile, il salvataggi autmatic dei dati. Nn dimenticate i salvataggi vlntari. Mlti prgrammi applicativi, ad esempi quelli di videscrittura, salvan autmaticamente il lavr a intervalli fissi, in md da minimizzare il rischi di perdita accidentale dei dati. Salvate cmunque manualmente il vstr lavr cn una certa frequenza, in md da abituarvi a gestire direttamente i dati e a nn fare esclusiv affidament sul sistema. Salvate e sttpnete a back-up i dati imprtanti. E l unic md per evitare di perderli in cas di infezine. Nn riutilizzate i dischetti per affidare a terzi i vstri dati. Quand un file viene cancellat da un disc magnetic, i dati nn vengn effettivamente eliminati dal disc ma sltant marcati cme nn utilizzati e sn facilmente recuperabili. Neanche la frmattazine assicura l eliminazine dei dati dai dischi. Sl l us di un appsit prgramma di cancellazine sicura garantisce che sul dischett nn resti traccia dei dati precedenti. Nel dubbi, è sempre megli usare un dischett nuv. I supprti rimvibili cntenenti dati sensibili giudiziari se nn utilizzati devn essere distrutti resi inutilizzabili, vver pssn essere riutilizzati da altri incaricati, nn autrizzati al trattament degli stessi dati, sltant se le infrmazini precedentemente in essi cntenute vengn rese nn intelligibili e tecnicamente in alcun md ricstruibili. Prevenite l invi di nn cntrllate: accertatevi sempre di inviare i messaggi sltant ai destinatari prescelti. Nn utilizzate mailing list se nn siete più che certi che il cntenut del messaggi sia destinat a tutti i destinatari nella lista; ve applicabile inserite i destinatari cme CCN (destinatari nascsti) invece che CC (per cnscenza), per evitare che i destinatari pssan risalire alle mailing list del mittente. Prteggete i dischetti da scrittura quand pssibile. E il più efficace mezz di prevenzine, infatti i virus nn pssn rimuvere la prtezine meccanica. Misure di sicurezza fisiche Nn spstate le apparecchiature assegnate. L utente nn è autrizzat ad effettuare spstamenti cambi delle pstazini ad ess assegnate, di cui è il dirett respnsabile. Nel cas di mal funzinament di un apparecchiatura (i.e. stampanti, mnitr, ecc.) l utente è tenut a segnalare il guast ai respnsabili che prvvederann ad effettuare l intervent di riparazine. Chiudete a chiave cassetti e armadi nnché stanze/uffici ve ve ne fsser. Il prim livell di prtezine di qualunque sistema è quell fisic. E certamente ver che una prta chiusa può in mlti casi nn cstituire una prtezine sufficiente, ma è anche ver che pne, se nn altr un prim stacl, e richiede cmunque un sfrz vlntari nn banale per la sua rimzine. E fin trpp facile per un estrane entrare in un lug nn chius a chiave e vedere i dcumenti psti su una scrivania visibili su un scherm. Pertant, chiudete a chiave alla fine della girnata ed gni vlta che vi assentate. Inltre chiudete i dcumenti a chiave nei cassetti gni vlta che ptete. Mdell manuale sicurezza

3 MANUALE SULLA SICUREZZA PER FARMACISTI INCARICATI pag. 3 Spengete il cmputer se vi assentate per un perid di temp lung. Lasciare un cmputer acces nn crea prblemi al su funzinament ed velcizza il successiv access. Tuttavia, un cmputer acces è in linea di principi maggirmente attaccabile perché raggiungibile tramite la rete direttamente sulla pstazine di lavr. Inltre, più lung è il perid di assenza maggire è la prbabilità di interruzine dell energia elettrica pssa prtare un dann. Nn lasciate lavri incmpiuti sull scherm. Chiudete sempre le applicazini cn cui state lavrand quand vi allntanate dal pst di lavr per più di pchi minuti: ptreste rimanere lntani più del previst, e un dcument presente sull scherm è vulnerabile (quasi) quant un stampat cpiat su dischett. Cnservate i supprti di memria e stampe in lughi sicuri. Alla cnservazine dei supprti di memria (CD, dischetti, nastri) si applican gli stessi criteri di prtezine dei dcumenti cartacei, cn l ulterire pericl che il lr smarriment (che può anche essere dvut ad un furt) può passare più facilmente insservat. A men che nn siate sicuri che cntengan sl infrmazini nn sensibili, ripneteli stt chiave nn appena avete finit di usarli. Maneggiate e custdite cn cura le stampe di materiale riservat. Nn lasciate accedere alle stampe persne nn autrizzate. Se la stampante nn si trva sulla vstra pstazine recatevi il più in fretta pssibile a ritirare le stampe. Per stampe riservate, cercate di usare una stampante nn cndivisa ppure usate la mdalità di stampa ritardata impstand un temp sufficiente a permettervi di raggiungere la stampante prima dell inizi della stampa. Distruggete persnalmente le stampe quand nn servn più. Nn gettare nel cestin le stampe di dcumenti che pssn cntenere infrmazini cnfidenziali. In gni cas nn gettate mai dcumenti cartacei senza averli prima fatti a pezzi. Osservate, per i medicinali sggetti a prescrizine da rinnvare vlta per vlta ai sensi dell'art.5, c 3 del Decret legislativ (Cfr Art178, c.3 d.lgs. 196/2003), l bblig di distruzine delle ricette mediche, "cn mdalità atte ad escluderne l'access ai terzi ai dati in esse cntenuti". La distruzine segue al perid di sei mesi di cnservazine delle prescrizini dette, che hann validità di trenta girni e che devn essere ritirate dal farmacista. Misure di sicurezza rganizzative Fate attenzine a nn essere sservati mentre digitate una passwrd qualunque cdice di access. Anche se mlti prgrammi nn ripetn in chiar la passwrd sull scherm, quand digitate una passwrd questa ptrebbe essere letta guardand i tasti che state battend, anche se avete bune capacità di dattilscrittura. Chiedete agli astanti di guardare da un altra parte quand intrducete una passwrd cntrllate che nessun stia guardand. Nn permettete l us del vstr cmputer del vstr accunt a persnale estern a clleghi. Tuttavia persnale estern può avere bisgn di installare un nuv sftware/hardware nel vstr cmputer. Assicuratevi dell identità della persna e delle autrizzazini ad perare sul vstr PC. Nn cnsentite l utilizz delle vstre credenziali di autenticazine ad altri: anche i clleghi autrizzati a cllabrare cn vi devn usare il prpri accunt per accedere e mdificare i dati. Nn utilizzate apparecchiature nn autrizzate per cui nn si è autrizzati. L utilizz di mdem su pstazini di lavr cllegate alla rete d uffici ffre una prta d access dall estern nn sl al vstr cmputer ma a tutta la rete di cui fate parte. E quindi vietat l us di mdem all intern della rete lcale. Nel cas che ciò sia strettamente necessari, discnnettete fisicamente la pstazine di lavr dalla rete lcale prima di Mdell manuale sicurezza

4 MANUALE SULLA SICUREZZA PER FARMACISTI INCARICATI pag. 4 effettuare il cllegament via mdem. Per l us di altre apparecchiature, chiedete cnsigli all Amministratre di sistema. Nn utilizzate gichi, sftware peer t peer e per le Chat: si tratta di sftware che permettn la cndivisine di file sulla rete (ad esempi Imesh, Gnutella, Audigalaxy, Emule, ICQ e simili). Nn aprite mail di prvenienza sspetta. Più in generale, nn aprite alcun allegat senza una preventiva scansine antivirus. Evitate e prevenite l spamming. Nn diffndete messaggi di prvenienza dubbia e nn partecipate a catene di S. Antni e simili. In particlare, quand si ricevn infrmazini (via psta elettrnica per altra via) circa nuvi virus, cn la preghiera di dare massima diffusine al messaggi, prima di effettuare qualunque azine cntrllare che nn si tratti di una bufala (hax) cn l Amministratre di sistema su un sit web specializzat. Ciò per evitare di diffndere infrmazini sbagliate, che pssn generare paure ingiustificate e traffic inutile (veri scpi di chi diffnde queste bufale ). E anche pprtun infrmare l Amministratre di sistema della ricezine di un messaggi di tal genere, affinché pssa essere mess in allerta, frnire infrmazini più crrette agli utenti ed eventualmente attivare una ricerca e/ blcc del mittente nel cas che il fenmen diventi ricrrente. Nn visitate siti illegali. Siti dal cntenut estrane alle esigenze dell attività lavrativa e depsiti di sftware pirata sn spess usati cme richiam per attirare visitatri vers i quali cndurre attacchi infrmatici e richiedn di installare sftware per l access alle aree riservate. Diffidate dei dati dei prgrammi la cui prvenienza nn è certa. Per prteggersi da virus e da altri agenti attivi di attacc, diffidate di tutti i dati e prgrammi che vi vengn inviati cnsegnati, anche se la fnte appare affidabile il cntenut mlt interessante. Infatti mlti sistemi di attacc invian dati che sembran prvenire da un utente nt al destinatari per vincere la naturale diffidenza nei cnfrnti degli estranei. Nn registrate mai in chiar le vstre parle chiave sul disc; evitate di scrivere le parle chiave su fglietti vlanti ed evitate asslutamente di lasciare in gir le parle chiave appuntate su fglietti vlanti. Nn vilate le leggi in materia di sicurezza infrmatica. Ricrdatevi che anche sl un tentativ di ingress nn autrizzat in un sistema cstituisce un reat. Se siete interessati a studiare la sicurezza della vstra pstazine di lavr della rete di cui fate parte, chiedete preventivamente l autrizzazine al Respnsabile della sicurezza del singl uffici. Nn utilizzate senza autrizzazine sftware che pssa creare prblemi di sicurezza danneggiare la rete. Segnalate tempestivamente qualsiasi variazine del cmprtament della vstra pstazine di lavr perché può essere il sintm di un attacc in crs. Segnalate cmprtamenti che pssan far pensare a tentativi di ridurre la sicurezza del sistema infrmativ. Ad esempi, segnalate al Respnsabile della sicurezza della farmacia se un altr utente insiste per avere access ai vstri dati per cnscere la vstra passwrd per pter lavrare sulla vstra pstazine di lavr. Analgamente, segnalate telefnate messaggi che sembran prvenire da un sistema e vi chiedn di fare perazini sul vstr cmputer (ad esempi, cambiare subit la passwrd cn una datavi al telefn nel crp del messaggi). Installate sltant prgrammi licenziati e prvenienti da fnti fidate. Cpie sspette di prgrammi, cmunque nn validate dagli appsiti uffici, pssn cntenere virus altr sftware danns. Ogni prgramma deve essere sttpst alla scansine prima di essere installat Mdell manuale sicurezza

5 MANUALE SULLA SICUREZZA PER FARMACISTI INCARICATI pag. 5 Linee guida sull us delle passwrd La parla chiave, passwrd, è la cmpnente di una credenziale di autenticazine assciata ad una persna ed a questa nta, cstituita da una sequenza di caratteri altri dati in frma elettrnica (art. 4 c. 3 lett. e cdice ). L us di passwrd è il metd più semplice e diffus per accedere agli accunt sia su stazini di lavr sia in Internet: appare evidente che la scelta della passwrd è estremamente imprtante per la sicurezza dei prpri dati e dell intera rete della farmacia. Vengn, quindi, elencate in questa sezine una serie di nrme che dvrebber essere rispettate e che l Amministratre di sistema dvrebbe imprre per scegliere una passwrd quant più sicura pssibile e garantire che questa nn venga vilata facilmente. Occrre che tutte le passwrd rispettin i seguenti requisiti: devn essere cmpste da almen tt caratteri da un numer di caratteri pari cmunque al massim cnsentit dal sistema perativ devn cntenere almen tre tipi diversi di caratteri inclusi tra quelli maiuscli, minuscli, cifre e simbli di interpunzine nn devn essere parle presenti in dizinari delle lingue più diffuse nn devn essere basate su parle dialettali gergali nn devn essere basate su infrmazini persnali cme data di nascita, numeri di telefn, indirizzi nn devn essere basate su infrmazini persnali di familiari, amici, clleghi, attri, persnaggi famsi ecc. nn devn essere facilmente ricnducibili all interessat nn devn essere basate su termini tecnici infrmatici, cmandi, siti, scietà, ecc. nn devn essere del tip aaabbb, , fedcba, simili nn devn essere passwrd dei tipi elencati in precedenza scritte al cntrari nn devn essere basate su passwrd analghe alle precedenti cn l aggiunta di cifre iniziali finali È necessari prvvedere al cambiament delle passwrd cn frequenza: trimestrale, nel cas di trattament di dati persnali particlarmente riservati, dati sensibili e giudiziari semestrale, per gli altri dati, di tip cmune dvrà essere cnservata la lista di almen cinque precedenti parle chiave nel cas di digitazine errata della passwrd, l accunt verrà blccat dp cinque accessi errati e ptrà essere sblccat sl ed esclusivamente dall Amministratre di rete le passwrd degli accunt appena creati le passwrd reimpstate, a causa di blcc dell accunt a causa di perdita della parla chiave, dvrann essere cambiate al prim cllegament da parte dell incaricat. Alcuni di questi vincli pssn essere impsti in md autmatic tramite pprtuni prgrammi, mentre altri vincli pssn essere rispettati sl dietr espressa vlntà dell Incaricat che deve quindi essere adeguatamente infrmat sui prpri bblighi e su ciò che in cncret viene fatt per garantire la sicurezza del sistema infrmatic. L Amministratre di sistema e il Respnsabile del trattament della farmacia devn inltre sensibilizzare gli Incaricati affinché: nn rivelin le passwrd a nessun, inclusi amici e familiari Mdell manuale sicurezza

6 MANUALE SULLA SICUREZZA PER FARMACISTI INCARICATI pag. 6 nn cndividan le passwrd cn altri clleghi assistenti nn inviin le passwrd tramite altri metdi di cmunicazine elettrnica, né tramite telefn nn scrivan le passwrd su carta e nn memrizzin le passwrd su file altri sistemi (palmari agende elettrniche) senza cifratura nn scrivan la prpria passwrd su questinari presunti mduli di sicurezza nn parlin della prpria passwrd rivelin indizi su di essa nn utilizzin sistemi infrmatici che permettn di memrizzare le passwrd gestire un database di passwrd segnalin tutti i sspetti di cmprmissine le richieste di infrmazini sulle passwrd (es. ultim lgin nn crrispndente ad rari di uffici) nn riutilizzin in nessun cas le passwrd Il Titlare del trattament Il Respnsabile del trattament Il destinatari dichiara di aver ricevut, lett, cmpres ed accettat in tutte le sue parti il presente Manuale sulla sicurezza per gli incaricati del trattament e le Linee guida sull us delle parle chiave. L Incaricat del trattament Mdell manuale sicurezza