UN APPROCCIO INTEGRATO PER UNA GESTIONE EFFICACE DEI VIAGGI D AFFARI

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1 UN APPROCCIO INTEGRATO PER UNA GESTIONE EFFICACE DEI VIAGGI D AFFARI

2 Gestire i viaggi d affari oggi Viaggi d affari, essenziali per far crescere il vostro business. E solo un partner specializzato può supportarvi al meglio. Carlson Wagonlit Travel vi affianca per cogliere tutte le opportunità del mercato e migliorare i servizi e la sicurezza dei vostri viaggiatori. Grazie alla competenza dei nostri professionisti, unita alla disponibilità di tecnologie all avanguardia, lavoriamo al vostro fianco per sviluppare soluzioni personalizzate e offrire suggerimenti preziosi per conseguire risultati economici di rilievo. La nostra esperienza internazionale in oltre 150 paesi, così come la profonda conoscenza del mercato italiano, ci rendono il partner ideale per la gestione dei vostri viaggi d affari. 2

3 Contenuti Chi Siamo 04 CWT Travel Management Institute 16 Effective Travel Management 06 I Nostri Valori 17 Carlson Wagonlit Travel in Italia 08 Corporate Social Responsibility 18 Prodotti e Servizi CWT 09 CWT nel Mondo 19 TRAVELER & TRANSACTION SERVICES 10 PROGRAM OPTIMIZATION 12 SAFETY & SECURITY 14 MEETINGS & EVENTS 15 3

4 Chi Siamo Carlson Wagonlit Travel è leader mondiale tra le travel management company (TMC) e ha alle spalle oltre 130 anni di esperienza nella gestione dei viaggi d'affari. La Mission di CWT è aiutare le aziende di ogni dimensione e le istituzioni pubbliche a ottimizzare la spesa e i processi per i viaggi d'affari fornendo i migliori servizi e la più qualificata assistenza ai viaggiatori. Grazie alla competenza del proprio personale, unita alla disponibilità di tecnologie all avanguardia, CWT permette ai propri clienti in tutto il mondo di realizzare risparmi e migliorare i servizi e la sicurezza dei viaggiatori. I numeri di CWT Presente in più di 150 paesi collaboratori nel mondo 28 miliardi di dollari di giro d affari Un portfolio di clienti diversificato composto da aziende di grandi dimensioni, da piccole e medie imprese e da istituzioni pubbliche. L elenco dei clienti include un terzo delle 100 più importanti aziende a livello mondiale, presenti nella classifica di Fortune Global 62 milioni di transazioni online e offline ogni anno CWT è la Travel Management Company N 1 in Europa e in tutto il mondo. 4

5 Le risorse che lavorano in CWT sono professionisti esperti, tesi all eccellenza e con uno spirito intraprendente e orientato al cliente. Come azienda, sappiamo che le nostre performance devono essere valutate in funzione della soddisfazione dei nostri clienti. A questo scopo, siamo costantemente impegnati a ideare e implementare soluzioni ad hoc che rispondono appieno alle esigenze di viaggiatori e travel manager, assicurando il massimo valore aggiunto dalla gestione dei viaggi. La nostra Mission è aiutare i Clienti, in tutto il mondo, a ottimizzare la spesa per i viaggi d affari. 5

6 Effective Travel Management CWT lavora a fianco dei suoi clienti per rispondere in modo efficace alla complessità e alle sfide del business travel management e soddisfare i bisogni e le aspettative dei viaggiatori. CWT agisce su tutte le componenti che possono generare un risparmio economico tangibile, garantendo un servizio qualificato e migliorando al contempo la sicurezza dei viaggiatori. In particolare, abbiamo identificato otto leve per ottimizzare la gestione dei viaggi d affari: 6

7 1. Ottimizzare i processi e offrire ai viaggiatori i migliori servizi esistenti sul mercato Utilizzando gli strumenti di prenotazione online per le transazioni semplici, le aziende possono ridurre il totale dei costi di viaggio fino al 15%; consulenti esperti sono invece a disposizione nel caso di itinerari più complessi e servizi speciali. Fondamentale risulta poi per travel manager e viaggiatori avere accesso a tutte le tariffe di compagnie aeree, hotel e compagnie di autonoleggio. E inoltre importante fornire ai viaggiatori una gamma completa di servizi che soddisfino le loro esigenze dal momento della prenotazione fino al ritorno dal viaggio. Implementando la configurazione del servizio che meglio risponde alle richieste dell azienda in termini di servizio e sicurezza, si ottimizza il processo di transazione. 2. Tenere sotto controllo l intera spesa alberghiera I costi dei pernottamenti, che incidono mediamente per il 30-50% sul budget totale di viaggio, possono essere ridotti se le aziende ricorrono a un hotel program strutturato e professionale. Ottimizzando le negoziazioni con hotel indipendenti e catene alberghiere e implementando una policy che coniughi l esigenza di risparmio con il comfort e la sicurezza dei viaggiatori, le aziende possono migliorare la conformità alle policy aziendali e il traveler tracking e gestire in modo più efficace la spesa alberghiera. 3. Ottimizzare la spesa aerea e i trasporti via terra La biglietteria aerea rappresenta la voce più consistente del budget di viaggio. Le aziende hanno già raggiunto significativi risultati in quest area, ma esistono ancora opportunità per ottenere maggiori risparmi: ad esempio, con acquisti spot o anticipati. In molti mercati, i trasporti ferroviari offrono una valida alternativa. L equilibrio ottimale tra viaggi aerei e via terra deve essere considerato in termini di costi, tempi di percorrenza ed emissioni di anidride carbonica (CO2) con l obiettivo di migliorare gli acquisti di servizi di trasporto, la mobilità dei viaggiatori e la protezione dell ambiente. 4. Incrementare la conformità alle politiche di viaggio e intervenire sulle linee guida aziendali La conformità alle politiche di viaggio nasce da una policy ben definita, accettata e condivisa dai viaggiatori. Una travel policy che deve trovare il corretto equilibrio tra la ricerca di ridurre i costi e la volontà di rispondere alle esigenze dei viaggiatori. E importante monitorare regolarmente e consolidare le prenotazioni con la spesa attuale, compresi gli acquisti effettuati con carta di credito, per misurare la conformità alla policy e identificare ulteriori opportunità di risparmio. Livelli di conformità elevati aumentano i volumi gestiti e consentono così di migliorare le negoziazioni con i fornitori e di rintracciare più facilmente i viaggiatori in situazioni di emergenza. 5. Favorire il consolidamento della gestione travel Le aziende possono ottenere risparmi medi del 20% e miglioramenti nel livello di servizio e di sicurezza se consolidano la gestione del travel a livello regionale o globale. Di conseguenza sono sempre più numerose le aziende che standardizzano la loro travel policy, i processi e gli strumenti e concentrano gli acquisti. E che, per supportare questo sforzo, lavorano con una sola travel management company a livello mondiale. 6. Migliorare la sicurezza dei viaggiatori e promuovere la corporate social responsibility Le aziende leader informano i propri viaggiatori dei potenziali rischi prima, durante e dopo un viaggio d affari e sono ben organizzate per localizzarli e assisterli in caso d emergenza. Queste società hanno cominciato a dare importanza anche al tema della corporate social responsibility verso l ambiente e all impatto dei viaggi d affari. Di conseguenza hanno reso possibile per i loro viaggiatori confrontare, al momento della prenotazione, le emissioni di anidride carbonica generate dai diversi mezzi di trasporto. Report successivi alla trasferta permettono inoltre alle aziende di tracciare e compensare le emissioni di CO2 e gestire al meglio le problematiche ambientali. 7. Focalizzarsi sulle spese per meetings and events Gestendo in modo integrato anche i meeting e gli eventi, le aziende possono tenere sotto controllo un altra fonte di possibili risparmi e conseguire importanti sinergie, beneficiando degli stessi servizi al viaggiatore che la travel management company già offre loro. 8. Attivare strumenti di misurazione delle performance I travel manager hanno necessità di misurare le performance raggiunte sulle variabili chiave e di disporre di cruscotti di gestione costantemente aggiornati per monitorare i progressi effettuati. Ugualmente importante è una valutazione accurata della soddisfazione dei viaggiatori che permetta al travel manager di ridefinire e migliorare nel continuo la gestione dei viaggi aziendali. 7

8 Carlson Wagonlit Travel in Italia Carlson Wagonlit Travel opera in Italia da oltre 80 anni e rappresenta oggi la prima società di gestione dei viaggi d'affari nel nostro Paese. Siamo presenti su tutto il territorio nazionale con Business Travel Center interamente di proprietà e serviamo multinazionali, grandi aziende e piccole e medie imprese appartenenti a tutti i settori merceologici: dall alimentare al chimico-farmaceutico, dal bancario all automobilistico, dalla difesa al largo consumo. Oltre che le principali istituzioni. Le competenze e il know how accumulati nel corso degli anni consentono a Carlson Wagonlit Travel di servire in modo ottimale sia le grandi aziende sia le piccole e medie imprese. A tutte Carlson Wagonlit Travel riserva soluzioni su misura per l'ottimizzazione dei budget di spesa e dei processi legati al travel. I numeri di CWT in Italia 11 Business Travel Center 1 Ecenter e 5 centri dedicati alle PMI circa 800 collaboratori su tutto il territorio nazionale un team di consulenza di 40 risorse circa 665 milioni di euro di giro d'affari 8

9 Prodotti e Servizi CWT TRAVELER & TRANSACTION SERVICES PROGRAM OPTIMIZATION SAFETY & SECURITY MEETINGS & EVENTS 9

10 CARLSON WAGONLIT TRAVEL TRAVELER & TRANSACTION SERVICES CWT offre le migliori soluzioni esistenti sul mercato in termini di servizio e assistenza ai viaggiatori, ottimizzando i processi di tutte le tipologie di transazioni. CWT lavora a fianco dei suoi clienti per garantire le migliori soluzioni di servizio, guidare verso l adozione di strumenti online e l automazione dei processi, e offrire servizi high-touch. Sia per le transazioni online che per quelle offline, CWT assicura che i clienti abbiano accesso, in accordo con la loro travel policy, a tutte le informazioni dei fornitori (orari, tariffe e disponibilità) e ai prezzi più competitivi. I servizi al viaggiatore offerti da CWT includono l accesso a informazioni sulla salute attraverso un portale online, supporto per le emergenze 24 ore su 24, assistenza Vip, invio di alert e itinerari tramite cellulare, oltre a servizi per visti, passaporti, valute e assicurazioni. Strumenti online Tra gli strumenti proposti vi è CWT Portal, il portale per il Business Travel, disponibile 24 ore su 24 tramite una password per visualizzare, prenotare e monitorare i viaggi d affari. Dedicato a viaggiatori, addetti alle prenotazioni e travel manager, permette l accesso a orari aerei e ferroviari, aggiornamenti su visti, sicurezza e pratiche sanitarie nei Paesi di destinazione, informazioni turistiche, cambio valuta. Consente inoltre di prenotare i propri viaggi in qualsiasi momento e fornisce una vasta gamma di report. 10

11 CASE STUDY Un noto gruppo bancario e finanziario europeo con sede in Italia, presente con una rete di oltre 7000 filiali in 40 paesi del mondo, ha raggiunto nell'arco di due anni - grazie all'intervento di CWT - una significativa riduzione del prezzo medio del biglietto (Atp), pari a -44% sul nazionale e a -29% sull'internazionale. Più elementi hanno contribuito a tale risultato: tra essi, essenziale l'ottimizzazione dei processi, attraverso l'implementazione di CWT Portal per la gestione delle trasferte e l'utilizzo della piattaforma Genesis interfacciata con il portale dedicato al cliente. Un ampia gamma di opzioni CWT offre le migliori soluzioni di servizio per la soddisfazione del cliente e dei viaggiatori: un ampia gamma di opzioni, tra cui inplant, business travel center con personale madrelingua posizionati in location che offrono vantaggi in termini di costo, e centri di servizio collegati in rete dove esperti madrelingua gestiscono le richieste di prenotazione giunte da più sedi. Altre alternative includono i service center regionali e i centri di fulfillment online. 11

12 C AR LSON WAGON LIT TR AVEL PROGRAM OPTIMIZATION CWT offre un ampia gamma di soluzioni, prodotti e servizi che supportano i clienti nell ottimizzazione della spesa e dei processi legati ai viaggi d affari e nell identificazione di nuove opportunità di risparmio. CWT lavora a fianco dei suoi clienti per l analisi e il consolidamento dei dati di spesa, punto di partenza per ottimizzare la gestione dei viaggi d affari. CWT effettua anche una valutazione del budget di spesa del cliente, analizzandone le performance rispetto alle otto aree fondamentali per gestire il travel in modo efficace. La valutazione viene condotta anche attraverso un approfondita attività di benchmarking, al fine di individuare le best practices e le aree di miglioramento. I punti di forza di CWT Program Optimization sono: l elevata professionalità e competenza del personale CWT l utilizzo di tecnologie all avanguardia CWT si avvale di circa 1000 professionisti in tutto il mondo per l analisi dei travel program e l implementazione delle strategie di Program Optimization: esperti di business travel management, con competenze avanzate in tecnologia, strategie d acquisto con i fornitori finali e gestione del cambiamento, ma anche sugli aspetti più operativi, quali i processi di booking. CWT e l azienda cliente definiscono insieme gli obiettivi di performance, stabiliscono quali azioni implementare e il loro ordine di priorità. Tutto ciò viene poi tradotto in risultati misurabili, monitorati costantemente per verificare i progressi raggiunti. 12

13 CASE STUDY Un importante azienda internazionale nel settore dell elettronica, con un volume complessivo di spese di viaggio pari a circa 150 milioni di dollari, ha deciso di consolidare il 95% della sua spesa globale, scegliendo CWT come unico partner in tutto il mondo. La concentrazione degli acquisti con i fornitori aerei e alberghieri e la standardizzazione della travel policy ha permesso di conseguire risparmi del 15%. Strumenti web-based di reporting globale consentono ai clienti di analizzare e gestire con più efficacia i loro programmi di viaggio. CWT ha inoltre sviluppato un tool multilingue e accessibile via web, il CWT Program Management Center, che rappresenta un vero e proprio "cruscotto di gestione": offre in un'unica schermata tutte le informazioni rilevanti per una efficace gestione del business travel, integrando dati provenienti da diverse fonti, e aiuta travel manager e direttori acquisti a confrontare performance e obiettivi, mediante l utilizzo di indicatori chiave che possono essere selezionati da ciascun cliente sulla base delle sue reali necessità. CWT Program Management Center rappresenta per i travel manager un importante supporto strategico alle decisioni. 13

14 CARLSON WAGONLIT TRAVEL SAFETY & SECURITY CWT offre prodotti e servizi che consentono alle aziende di essere costantemente informate sui potenziali rischi e che permettono di rintracciare e assistere il personale viaggiante in caso di necessità. CWT fornisce ai clienti informazioni relative alle destinazioni, avvisi di sicurezza e situazioni di criticità, in modo che aziende e viaggiatori siano sempre aggiornati circa i rischi potenziali e effettivi prima, durante e dopo un viaggio d affari. In questo modo, CWT semplifica il processo decisionale del cliente e lo mette in condizione di gestire al meglio tutte le problematiche relative alla sicurezza dei suoi viaggiatori. In caso di emergenza, sia essa locale, regionale o globale, CWT è in grado di individuare tempestivamente i viaggiatori coinvolti e di offrire tutti i servizi di supporto di cui essi possono avere bisogno. 14

15 CARLSON WAGONLIT TRAVEL MEETINGS & EVENTS CWT offre le migliori soluzioni per creare e organizzare eventi e meetings, supportando nel contempo le aziende nel controllo e nell ottimizzazione delle relative spese. Con un'esperienza più che trentennale, CWT Meetings & Events affianca alle attività di business travel anche la creazione, la pianificazione e I'organizzazione di eventi e meetings. Un'attività a 360 gradi con I'obiettivo di trasformare I'esperienza emozionale dell'evento o del meeting in un momento unico e irripetibile contribuendo così al successo delle strategie di marketing e comunicazione dei clienti. Con un team dinamico, creativo e in continua crescita, dedicato a perseguire risultati eccellenti in funzione delle esigenze della clientela, CWT Meetings & Events ha gestito in Italia solo negli ultimi 12 mesi oltre 1400 iniziative con la presenza di 59mila partecipanti. Cinquantanovemila persone che sono diventate attori di un evento unico e irripetibile. 15

16 CWT Travel Management Institute Il CWT Travel Management Institute conduce approfondite ricerche di mercato per un efficace gestione dei viaggi d affari, al fine di supportare i clienti a livello mondiale e far ottenere loro il massimo valore dai propri programmi di viaggio. Grazie alle risorse globali di CWT, l Istituto fornisce un flusso continuo di informazioni di business intelligence e di best practice che offrono approfondimenti concreti nell ambito del travel management. A questo scopo, la pubblicazione quadrimestrale CWT Vision offre una panoramica aggiornata e interpretazioni sulle principali tendenze di mercato. Le ricerche più recenti pubblicate dal CWT Travel Management Institute sono: Toward Excellence in Online Booking Global Horizons: Consolidating a Travel Program Playing by the Rules: Optimizing Travel Policy and Compliance Effective Travel Management: eight key levers to optimize a travel program 16

17 I Nostri Valori Sei sono i valori che indirizzano l azione di CWT e di tutti i suoi collaboratori: ATTENZIONE PER IL CLIENTE Mettere le esigenze del cliente al primo posto e impegnarsi continuamente per fornire un livello ottimale del servizio. CONFRONTO TRA CULTURE Promuovere il rispetto e lo spirito di gruppo nell ambiente di lavoro. Favorire il confronto tra le molteplici culture all interno dell azienda, garantendo pari opportunità ai talenti individuali. SPIRITO IMPRENDITORIALE Predisporsi ai cambiamenti con creatività, inventiva e agilità, reagendo prontamente per fornire soluzioni innovative. IMPEGNO ALL ECCELLENZA Ricercare in continuazione risultati sempre più prestigiosi che vadano a vantaggio dei clienti, dei collaboratori e degli azionisti. AFFIDABILITA Essere un business partner credibile, affidabile, impegnato ad offrire prodotti e servizi d eccellenza. INTEGRITA Instaurare relazioni positive e di lungo periodo, improntate su una comunicazione sincera e aperta. 17

18 Corporate Social Responsibility CWT ha posto le differenti culture, l ambiente e l impegno sociale al centro del suo programma di Corporate Social Responsibility. Principi etici e di comportamento, uniti ai nostri valori chiave e a un forte spirito di appartenenza al gruppo, costituiscono i fondamenti che guidano CWT sia nel business che nelle iniziative di corporate social responsibility. Promuovere la valorizzazione e il benessere dei nostri collaboratori, assicurare relazioni positive con tutti i nostri stakeholder, impegnarsi come cittadini nelle comunità in cui operiamo e proteggere l ambiente fanno parte delle responsabilità di CWT. CWT supporta i clienti a focalizzarsi sulle problematiche ambientali e di corporate social responsibility e fornisce strumenti affinché travel manager e viaggiatori possano prendere decisioni che riducano l impatto ambientale della loro azienda. Un calcolatore delle emissioni di anidride carbonica permette in fase di prenotazione di valutare e scegliere in modo consapevole il mezzo di trasporto da utilizzare, mentre un accurata reportistica evidenzia ai travel manager le quantità di CO2 generate a seguito delle trasferte aziendali. La ricerca delle possibili compensazioni, infine, consente di neutralizzare l impatto sull ambiente. 18

19 CWT nel Mondo Afghanistan Albania Algeria Angola Argentina Armenia Australia Austria Azerbaijan Bahrain Bangladesh Barbados Belarus Belgium Belize Benin Bhutan Bolivia Botswana Brazil Brunei Darussalam Bulgaria Burkina Faso Cambodia Cameroon Canada Chile China Colombia Congo, Democratic Republic of the Cook Islands Costa Rica Côte d'ivoire Croatia Cyprus Czech Republic Denmark Dominican Republic Ecuador Egypt El Salvador Equatorial Guinea Estonia Ethiopia Finland France French Polynesia Gabon Georgia Germany Ghana Greece Guadeloupe Guatemala Guinea Haiti Honduras Hong-Kong Hungary Iceland India Indonesia Ireland Israel Italy Jamaica Japan Jordan Kazakhstan Kenya Korea, Republic of Kuwait Kyrgystan Laos (Lao People's Democratic Republic) Latvia Lebanon Libya (Libyan Arab Jamahiriya) Lithuania Luxembourg Macedonia Madagascar Malawi Malaysia Mali Malta Mauritania Mauritius Mexico Modolva, Republic of Monaco Mongolia Morroco Mozambique Myanmar Namibia Nepal Netherlands New Zealand Nicaragua Niger Nigeria Norway Oman Pakistan Panama Papua New Guinea Paraguay Peru Philippines Poland Portugal Puerto Rico Qatar Reunion Romania Russian Federation Saudi Arabia Senegal Serbia Seychelles Sierra Leone Singapore Slovakia Slovenia South Africa Spain Sri Lanka Sudan Sweden Switzerland Syrian Arab Republic Taiwan Tanzania, United Republic of Thailand Togo Trinidad and Tobago Tunisia Turkey Uganda Ukraine United Arab Emirates United Kingdom United States Uruguay Uzbekistan Vanuatu Venezuela Vietnam Yemen Zambia Zimbabwe Filiali/Joint Ventures Partners 19

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