DocFlow x. i Processi Collaborativi SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI. Integrare transazioni, persone, documenti e processi.

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1 DocFlow x i Processi Collaborativi SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI Integrare transazioni, persone, documenti e processi

2 DocFlow x i Processi Collaborativi In ottica di continuo miglioramento, DocFlow stimola le imprese a riorganizzare le procedure di lavoro favorendone agilità, efficacia, sostenibilità, conformità e governabilità. Questo grazie a strumenti di lavoro che risparmiano agli individui le attività di scarso valore aggiunto e ne sincronizzano gli sforzi verso obiettivi comuni. Le persone in ufficio trascorrono la gran parte del loro tempo per interagire con altri attori interni o esterni all'impresa, scambiandosi contenuti non strutturati e promesse di cooperazione. Per questo hanno bisogno di strumenti intuitivi di Collaboration, che portino con sé Compliance e Control senza per questo appesantirne l'operatività quotidiana. DocFlow integra transazioni, persone, documenti e processi per rendere tutto più semplice, veloce e profittevole. QUALI SCENARI APPLICATIVI? FINANZA RISORSE UMANE Verifica e approvazione Fatture Fornitore Conservazione Sostitutiva documenti fiscali Real-Time Finance Dashboard Distribuzione on-line ed del Cedolino Composizione e conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro Gestione completa del Fascicolo del Dipendente Processo elettronico dei Permessi, Variazione orario, Trasferte e Nota Spese VENDITE Archiviazione documenti del ciclo di vendita (dall ordine alla fattura) Gestione Contratti di Fornitura Gestione documentazione della Clientela (CRM) ACQUISTI Emissione RDA Emissione Ordini di Acquisto Documentazione di Gara Gestione completa della Pratica Acquisti Qualifica Fornitori PRODUZIONE e GESTIONE Documentazione informativa su prodotti e servizi Gestione documenti di commessa e processi autorizzativi Integrazione processi front-office e back-office SISTEMI INFORMATIVI ORGANIZZAZIONE e QUALITÀ Archiviazione di tutti i contenuti aziendali: file, , documenti e dati Gestione del Ciclo di Vita dei cespiti ICT Governance dei Processi IT Guasti e Richieste Intervento Redazione ed emissione del corpo normativo Erogazione informazioni al personale di Front-Office Rilevazione e analisi della Customer Satisfaction Gestione reclami Visite ispettive 2

3 INTEGRARE I SISTEMI ERP CON I PROCESSI COLLABORATIVI Negli ultimi anni le organizzazioni hanno concentrato l attenzione sui sistemi ERP e CRM al fine di riuscire a gestire in maniera rapida ed efficace i dati delle transazioni. Ma oltre che sui dati, i processi di business si basano sulla gestione collaborativa dei documenti, i quali precedono e affiancano le relative transazioni. Gli ERP e i CRM sono la soluzione ottimale per la gestione delle informazioni strutturate ma, essendo chiusi su se stessi, non sono in grado di supportare tutti gli aspetti dei processi. Gestire i processi documentali mediante i sistemi gestionali senza avvalersi di un sistema documentale è possibile, ma implica costi elevati e una rilevante complessità nelle fasi di implementazione e di gestione. GESTIRE I PROCESSI DOCUMENTALI MEDIANTE I SISTEMI ERP, SENZA AVVALERSI DI UN SISTEMA DOCUMENTALE È POSSIBILE, MA IMPLICA COSTI ELEVATI E UNA RILEVANTE COMPLESSITÀ NELLE FASI DI IMPLEMENTAZIONE E DI GESTIONE Sono poche quindi le imprese che possono permettersi progetti di questo tipo e, di conseguenza, il mondo transazionale e quello documentale vivono in universi separati: se per gestire un processo transazionale serve un documento, gli utenti devono ricercarlo e gestirlo con attività manuali spesso causa di colli di bottiglia e costi nascosti. Si pensi, ad esempio, alle procedure per la registrazione di una fattura: all arrivo del documento i dati vengono inseriti manualmente nel sistema ERP ed entrano a far parte del mondo transazionale. Ma cosa succede se per esempio il fornitore che ha emesso la fattura non è presente nel sistema e, di conseguenza, nemmeno il relativo ordine? La fattura di solito viene fotocopiata, portata alla persona che si occupa dell inserimento dei dati relativi ai nuovi fornitori e a quella che si occupa degli ordini. Mentre vengono svolte queste attività, l intero processo è bloccato. Queste problematiche si incontrano anche in tutte le altre aree aziendali le cui attività si 3

4 processo è bloccato. Queste problematiche si incontrano anche in tutte le altre aree aziendali le cui attività si basano su transazioni: amministrazione (dati delle fatture, delle scritture contabili ), risorse umane (dati relativi ai cedolini di pagamento, ai permessi ), vendite (dati relativi al ciclo di vendita), acquisti (schede fornitori, ordini di acquisto ). Per le aziende concentrarsi solo sui dati è quindi limitante e occorre riuscire a colmare il gap che ancora esiste tra il mondo transazionale e quello documentale integrando in un unico sistema di orchestrazione transazioni, documenti e processi. Efficienza e velocità in tutte le aree aziendali DocFlow ha sviluppato innumerevoli soluzioni utilizzando sistemi di Enterprise Content Management e Business Process Management che, interfacciandosi direttamente con gli ERP e i sistemi Legacy, consentono di collegare le transazioni ai documenti, e quindi gestire in maniera automatizzata i processi connessi. DOCFLOW HA SVILUPPATO MOLTE SOLUZIONI ECM e BPM CHE, INTERFACCIANDOSI DIRETTAMENTE CON I GESTIONALI, CONSENTONO DI COLLEGARE LE TRANSAZIONI AI DOCUMENTI E DI GESTIRE IN MANIERA AUTOMATIZZATA I PROCESSI CONNESSI 4 L unione ECM-BPM-DocFlow permette di far leva sugli investimenti che le imprese hanno già effettuato nei sistemi Legacy e nel sistema di Collaboration e Portal, valorizzandoli e ottimizzandoli. Nelle soluzioni DocFlow i documenti vengono acquisiti dai diversi canali, classificati e collegati al preciso processo di business, per essere pronti a entrare nell ECM e confluire nello specifico flusso di lavoro. A questo punto l utente di business preposto riceve una segnalazione ed entra a far parte del processo. Quando l utente si trova a gestire un evento generato da ERP o CRM, il sistema in automatico mette a disposizione i documenti e le informazioni di contesto, attivando il processo di approvazione, al termine del quale viene inviato un segnale al gestionale per registrare che il processo è concluso. Nelle soluzioni DocFlow, un ulteriore passo per la completa gestione dei documenti all interno dell ECM è la Conservazione Sostitutiva.

5 gestire un evento generato da ERP o CRM, il sistema in automatico mette a disposizione i documenti e le informazioni di contesto, attivando il processo di approvazione, al termine del quale viene inviato un segnale al gestionale per registrare che il processo è concluso. Nelle soluzioni DocFlow, un ulteriore passo per la completa gestione dei documenti all interno dell ECM è la Conservazione Sostitutiva. DOCFLOW NON IMPONE NESSUN MODELLO PRECOSTITUITO MA, PARTENDO DA BEST PRACTICE SVILUPPATE IN ANNI DI ESPERIENZA, PROPONE APPLICAZIONI CREATE AD HOC SULLA BASE DELLE SPECIFICHE ESIGENZE DocFlow porta innovazione nella gestione dei processi organizzativi legati alla gestione di documenti, modelli che nelle imprese, negli ultimi anni, non hanno vissuto sostanziali evoluzioni nonostante i progressi dell IT, e questo a discapito di efficienza e di efficacia. Le soluzioni sono frutto di una conoscenza approfondita da parte di DocFlow, non solo delle tecnologie e delle normative, ma anche delle specificità dei processi di business. DocFlow non impone nessun modello precostituito ma, partendo da best practice sviluppate in anni di esperienza, propone applicazioni create ad hoc sulla base delle esigenze e delle caratteristiche dell azienda. 5

6 SCENARI APPLICATIVI FINANZA VERIFICA E APPROVAZIONE DELLA FATTURA FORNITORI I processi di Verifica Fattura ( VeFa ) e di approvazione al pagamento legati alla fattura fornitore sono considerati i più costosi in termini di risorse interne, per via della loro importanza e delicatezza. Spesso la VeFa rappresenta l unico vero processo di controllo delle spese di commessa e la sua gestione permette di riallineare tutto il processo che va dall ordine al pagamento. Il processo di automazione può essere suddiviso in tre fasi: pre-booking: controllo preventivo della fattura, recupero e correzione dati e invio alle transazioni di registrazione dell ERP post-booking: flusso di approvazione al pagamento, totale o parziale, per livelli di procura, seriale o in parallelo pagamento: incrocio tra le scadenze di pagamento indicate dal sistema ERP e il reale livello di approvazione ricevuto dalla fattura BUSINESS CHALLENGE BUSINESS SOLUTION BUSINESS BENEFITS Semplificare e velocizzare la verifica e l approvazione delle fatture sin dal loro arrivo in azienda senza circolazione di carta Coinvolgere efficacemente i procuratori per le autorizzazioni Rendere il processo trasparente e certificabile IL PROCESSO DI LAVORO Lettura automatica del contenuto delle fatture (OCR) Integrazione con l ERP per la registrazione automatica della fattura Workflow via Web/Mail/Mobile con notifiche e code di lavoro intelligenti Efficienza: minori risorse per il ciclo di verifica, approvazione e archiviazione Efficacia: i Contabili si occupano della sola parte pregiata del proprio lavoro Compliance: un processo automa- tizzato è un processo controllato e misurabile Competitività: migliora l immagine aziendale verso l esterno Opportunità: il processo, svincolato dalla carta, può essere esternalizzato 1 Preparazione fatture 2 Scansione massiva Aperte le buste, le fatture I lotti sono scansiti con speciali sono separate l una dall altra scanner da pagine/minucon barcode o fogli separatori to in grado di leggere i separatori speciali per formare lotti di automaticamente; terminata documenti l operazione, le fatture sono riposte in una scatola per lo stoccaggio 3 4 OCR fatture Data-Entry Correzione I principali campi della Dopo la fase di scansione fattura sono riconosciuti è possibile la correzione da uno speciale motore dei dati non riconosciuti OCR in grado di leggere i dall OCR (circa il 20%). campi senza un training L ERP valida i dati inseriti specifico 6 8 Conservazione sostitutiva Si preparano CD/DVD conformi alle normative italiane sulla conservazione: le fatture cartacee possono essere distrutte o remotizzate 7 Post-booking workflow Raccolta delle autorizzazioni relative al pagamento delle fatture e alla gestione delle anomalie 6 Registrazione contabile Registrazione contabile automatizzata nel sistema Legacy con inserimento automatico dei campi previsti e collegamento all immagine della fattura 5 Pre-booking workflow Raccolta dei dati contabili e delle autorizzazioni propedeutiche alla registrazione contabile delle fatture

7 SCENARI APPLICATIVI RISORSE UMANE PROCESSO ELETTRONICO DEI PERMESSI E DELLE VARIAZIONI DI ORARIO L automazione del processo di gestione dei permessi e delle variazioni di orario è solo uno dei tanti processi HR distribuiti trasformabili in elettronico con buoni vantaggi per l azienda. I candidati naturali per questo tipo di automazione sono tutti i processi di richiesta provenienti dal dipendente, che generalmente si articolano in: compilazione del modulo elettronico e cartaceo approvazione da parte del responsabile o dell addetto HR caricamento della transazione nel sistema ERP o Legacy di riferimento L automazione possibile con DocFlow permette a tutti gli attori coinvolti in questo processo aziendale di recuperare efficienza. I vantaggi aumentano con l aumentare del numero di dipendenti e della complessità aziendale. BUSINESS CHALLENGE Velocizzare e semplificare il processo di richiesta senza circolazione di carta Rispetto delle date del payroll Archiviare e consultare i documenti prodotti BUSINESS SOLUTION Lettura automatica dei moduli cartacei via OCR Workflow via Web/Mail/Mobile con notifiche e code di lavoro intelligenti Registrazione automatica delle transazioni sui sistemi ERP o Legacy BUSINESS BENEFITS Efficienza: minori risorse per la raccolta dei moduli e la registrazione Efficacia: reportistica ed early indicators dell andamento del processo Compliance: totale trasparenza e monitoraggio del processo IL PROCESSO DI LAVORO 4 Il processo di automazione da parte dei responsabili si svolge su Web, client di posta Outlook/Lotus o dispositivo mobile 1 Gli utenti dotati di PC compilano a video la richiesta Gli utenti non dotati di PC L operatore effettua la scansione del La specifica transazione del (ad es. gli operai) compilano modulo con un software in grado di sistema legacy registra automasta manualmente la richie- leggere automaticamente il CID, il ticamente il permesso. e la inviano a un centro nominativo, la motivazione, le date e L operatore interviene solo nei di raccolta gli orari contenuti in esso casi anomali 7

8 SCENARI APPLICATIVI VENDITE GESTIONE DOCUMENTAZIONE DELLA CLIENTELA Quando si implementa un sistema di Customer Relationship Management (CRM) non deve essere dimenticata l importanza di una gestione efficiente ed efficace dei documenti e dei processi relativi non strettamente legati al sistema. Esistono difatti attività comunemente effettuate dal CRM che coinvolgono documenti, e ben si prestano all automazione: protocollare i documenti in ingresso e archiviarli imbustare/spedire comunicazioni e contratti gestire i faldoni dell archivio La soluzione CRMDocs di DocFlow offre un ampio ventaglio di funzionalità da cui attingere per migliorare i propri processi CRM. BUSINESS CHALLENGE Velocizzare e semplificare il processo di richiesta senza circolazione di carta Archiviare e consultare i documenti prodotti BUSINESS SOLUTION Archiviazione centralizzata di tutti i documenti della Clientela Storico di lavorazione delle pratiche Distribuzione automatica Integrazione bidirezionale con i principali sistemi CRM BUSINESS BENEFITS Efficienza: minori risorse occorrenti per la gestione della documentazione Efficacia: i documenti non vanno smarriti e sono accessibili immediatamente dal Contact Center Compliance: calcolo immediato di KPI e SLA di servizio per aderenza a normative interne, esterne e di settore IL PROCESSO DI LAVORO 3 Le notifiche, le approvazioni e il recupero di altre informazioni utili al processo CRM sono estese a tutta l azienda via Web, e Mobile. L archivio storico della clientela è consultabile via Web, DashBoard, reportistica, calcolo KPI legati alla qualità del servizio alle normative del settore. Conservazione sostitutiva a norma di legge 2 Archiviazione automatica di documenti generati dal CRM e da altri sistemi legacy con trasformazione in PDF, firma digitale o protocollazione 4 Specifiche categorie di documenti ricevuti e lavorati dal Workflow andranno a generare in automatico la corrispondente attività sul CRM ( Service Request su Siebel e Business Activity su SAP CRM) 8 1 Archiviazione dei documenti in ingresso su carta, , fax e documenti Office. Profilazione di tutti i documenti in ingresso e uscita con creazione di una pratica del cliente e di una sotto-pratica per la specifica attività CRM 6 5 Distribuzione automatica delle comunicazioni alla clientela via , certificata, Postel e fax Gli utenti del CRM e gli operatori del Call Center accedono a tutta la documentazione della clientela direttamente dal client SAP o Siebel o altro Legacy senza dover interrompere il proprio lavoro o aprire un altra applicazione

9 ACQUISTI GESTIONE COMPLETA DELLA PRATICA ACQUISTI SCENARI APPLICATIVI L approvvigionamento è uno principali fattori strategici e competitivi per un azienda. Questo processo necessita pertanto di procedure efficaci e sistemi efficienti, in grado di snellire con criterio i vari step operativi, ciascuno dei quali produce una precisa tipologia di documenti più o meno destrutturati. Caratteristica del processo degli acquisti è quella di essere trasversale all organigramma: non tutti gli attori coinvolti possono avere accesso ai sistemi ERP e il ciclo di vita di una pratica richiede la gestione di retroazioni e sincronizzazioni push. Con l ERP si sostiene la parte transazionale del ciclo di vita, ma si trascurano le restanti parti content-enabled, destrutturate per loro natura. Per la gestione dei documenti relativi alle pratiche di acquisto, il crescente bisogno di compliance e di supporto alle azioni di audit giustifica l introduzione di un sistema specializzato e integrato con i sistemi ERP. Le funzionalità di automazione che DocFlow introduce nel processo di approvvigionamento sono una risposta efficace proprio a questa esigenza. BUSINESS CHALLENGE Gestire un processo molto articolato e disperso Aumentare la trasparenza dei processi autorizzativi Archiviare e rendere sempre consultabili i documenti storici delle pratiche BUSINESS SOLUTION Archiviazione centralizzata di tutti i documenti suddivisi per Pratica Fornitore Storico di lavorazione delle pratiche Invio automatico verso il fornitore Integrazione con i processi di business SAP del procurement BUSINESS BENEFITS Efficienza: servono meno risorse per la gestione della documentazione Efficacia: buyer focalizzati sul processo e non sulla gestione dei documenti Compliance: l aderenza dei processi autorizzativi alle regole interne ed esterne e alle normative di settore è documentabile IL PROCESSO DI LAVORO Bandi gare Richiesta di acquisto Specifiche tecniche Archivio storico del fornitore Ordine/i di acquisto Richiesta/e di offerta Conferma ordine/i Offerta/e fornitori Lettera di assegnazione e accettazione PRATICA ACQUISTI CONFERMA ORDINE DI ACQUISTO APPROVAZIONE E INVIO FORNITORE CREAZIONE ORDINE DI ACQUISTO FORMALIZZAZIONE PROPOSTA ANALISI E VALUTAZIONE OFFERTE FORNITORI FORMALIZZAZIONE RICHIESTA DI OFFERTA INDIVIDUAZIONE FORNITORI FORMALIZZAZIONE PRATICA DI ACQUISTO ANALISI RICHIESTA DI ACQUISTO ANALISI PRELIMINARE E ASSEGNAZIONE BUYER Acquisizione automatica dei documenti via scanner, fax server, client utente, documenti emessi da SAP Workflow di assegnazione e autorizzazione via Web, via , via Mobile Accesso documenti da SAPGui Ricerca e navigazione via Web Dashboard andamento pratiche Distribuzione multi-canale dei documenti verso fornitori Via Via Postel Via fax 9

10 SCENARI APPLICATIVI PRODUZIONE GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE ALLEGATA A PRODOTTI ED EQUIPAGGIAMENTI La documentazione allegata ai dati dei sistemi ERP per quanto riguarda prodotti, attrezzature, macchinari e in genere equipaggiamenti, è un tema molto vasto. Qualsiasi elemento inserito in un sistema ERP si accompagna infatti a una dote più o meno consistente di documenti, legati a qualità, dati di produzione, gestione operativa, riparazione e altro ancora. Questa documentazione può provenire dall interno, essere generata automaticamente dai sistemi di produzione o arrivare dai fornitori. Va aggiunta poi la documentazione del cosiddetto storico, già esistente in azienda e custodita su supporti di diverso tipo, dischi o anche in forma cartacea. La proposta di DocFlow per la gestione degli allegati si compone di un sistema documentale integrato con l ERP in grado di archiviare, organizzare e rendere disponibile l intera documentazione, in modalità semplice e sicura. BUSINESS CHALLENGE BUSINESS SOLUTION BUSINESS BENEFITS Organizzare e storicizzare tutta la documentazione di produzione Condivisione della documentazione proveniente da altre Business Unit IL PROCESSO DI LAVORO Automatismi per l archiviazione della documentazione pregressa Integrazione con i processi di business dell ERP Efficienza: servono minori risorse per la gestione della documentazione Efficacia: nessuno smarrimento di documenti, che diventano facilmente accssibili via Web e tramite la GUI dell ERP Compliance: il sistema soddisfa la regolamentazione interna, esterna e le normative di settore legate all archiviazione dei documenti 2 Le e i documenti cartacei ed elettronici da archiviare, vengono prima acquisiti via Web, per poi essere indicizzati con i codici degli equipaggiamenti ERP di riferimento. In ultimo inviati a DOCFLOW per essere archiviati 3 I documenti cartacei ed elettronici vengono acquisiti direttamente dal client ERP a partire dalla transazione dell oggetto e inviati a DOCFLOW per essere archiviati come i suoi allegati 4 Moduli automatici provvedono alla archiviazione automatica di intere cartelle del file-system contenenti i documenti organizzati per codice di equipaggiamento 1 I documenti, i tabulati e quant altro emesso dai diversi moduli ERP vengono automaticamente convertiti in PDF e inviati a DOCFLOW per l archiviazione 5 Utenti Web La consultazione, la ricerca e la estrazione di documenti e di porzioni dei tabulati è possibile sia da client web che direttamente dal client ERP Utenti SAP 10

11 SISTEMI INFORMATIVI Governance dei Processi IT SCENARI APPLICATIVI La governance dei processi IT rappresenta un esigenza sempre più diffusa nelle aziende che oggi devono: supportare adeguatamente i processi di business; garantire disponibilità, integrità e confidenzialità dei dati; favorire la piena produttività dei sistemi informativi di supporto; adempiere completamente alle esigenze di conformità ai vari requisiti di legge che gravano sulle aziende quotate e non. Adeguarsi alla normativa di settore sugli aspetti di auditing delle procedure e dei sistemi informativi richiede, al fine di mitigare il rischio operativo, la certificazione dell adeguatezza delle procedure amministrativocontabili e l effettiva applicazione dei controlli in esse contenuti. In sostanza, la legge richiede alle società di identificare i processi che alimentano e generano le informative di natura patrimoniale, economica e finanziaria, di formalizzare adeguate procedure amministrativo-contabili e di fornire alle figure responsabili gli elementi necessari a valutarne e attestarne periodicamente l adeguatezza e l effettiva operatività. DocFlow per venire incontro a queste esigenze ha realizzato una soluzione di gestione delle iniziative di budget IT, compatibile con i requisiti imposti dalla normativa e dalle procedure interne del Cliente. Il sistema implementato prevede di gestire un processo integrato: definizione delle voci di budget e approvazione; richiesta e validazione della soluzione e dell offerta economica con il Fornitore; definizione della Scheda di Intervento e della documentazione obbligatoria; validazione dell Intervento da parte del Cliente Interno; verifica e validazione dell Intervento. Il sistema fornisce inoltre i report di controllo del budget e i report operativi per monitorare lo stato delle iniziative. BUSINESS CHALLENGE BUSINESS SOLUTION BUSINESS BENEFITS Gestione del processo di definizione e approvazione budget Controllo del flusso d offerta con il Fornitore Rispetto del Processo e della documentazione per il Change Management Automatizzazione dei processi approvativi per la realizzazione e il monitoraggio del budget Controllo della Compliance, del completamento della documentazione e report per audit Integrazione con sistemi ERP Efficienza: maggiore efficienza del processo di definizione del budget e del processo di approvazione Efficacia: nessuno smarrimento di documenti, che vengono controllati e profilati Compliance: il sistema soddisfa le regole interne, esterne e l aderenza alla normativa di settore IL PROCESSO DI LAVORO 1 Nuova Scheda Richiesta Attività Demand Manager 2 Notifica per Approvazione Richiesta. Inserita da Risorsa IT 4 Notifica Approvazione Risorse IT 3 Apertura RdA su ERP Approva Scheda Risorsa IT Richiesta Offerta e Quotazione Allega Offerta e Quotazione Verifica Soluzione Proposta 7 Approvazione Specifiche Cliente Interno Fornitori 11

12 CASE HISTORY GRUPPO FERRETTI DocFlow Synergy per l automazione dei processi di business per le Aree Industriale, Commerciale e Amministrativa L azienda Il Gruppo Ferretti è tra i leader mondiali nella progettazione, costruzione e commercializzazione di motor yacht di lusso, con un portafoglio unico di alcuni tra i più esclusivi brand della nautica mondiale: Ferretti Yachts, Pershing, Itama, Bertram, Riva, Mochi Craft, CRN e Custom Line. Il Gruppo Ferretti controlla inoltre due Società attive nel settore dell arredamento per la nautica, che rappresentano un importante vantaggio competitivo, consentendo il presidio di una fase significativa della catena del valore. Inoltre queste Società offrono componenti anche al mercato esterno: Diesse Arredamenti S.p.A., acquisita nel 2002, è attiva nella produzione e commercializzazione di componenti di arredamento per imbarcazioni; Zago S.p.A., acquisita nel 2003, è specializzata nella produzione e assemblaggio di manufatti e arredamenti in legno per mega-yacht superiori ai 100 piedi. L esigenza Gruppo Ferretti aveva l esigenza di dotarsi di un sistema informativo adeguato al nuovo assetto societario e ai relativi processi aziendali. L obiettivo è stato raggiunto attraverso il re-engineering del modello di controllo, del piano dei conti e di alcuni processi chiave in area industriale e commerciale, e con l adozione di una soluzione uniforme per il Gruppo, integrata alla nuova piattaforma SAP a supporto di tutti i processi aziendali. Le Aree impattate sono l Area Industriale per i processi di gestione delle modifiche e della fattibilità, l Area Commerciale per il processo di gestione delle offerte fuori standard e l Area Amministrativa per la gestione del processo di verifica fattura. La soluzione Gruppo Ferretti ha implementato DocFlow Synergy, che fornisce le funzionalità di Enterprise Content Management, e Business Process Management, necessaria alla realizzazione delle soluzioni per le tre Aree interessate. La soluzione ha consentito per l Area Amministrativa: la smaterializzazione delle fatture passive, la verifica dei dati, la raccolta informazioni, la registrazione automatizzata, l approvazione al pagamento e l archiviazione storica. In questo modo vengono unificati i processi di lavorazione e approvazione, ed è possibile accedere ai documenti direttamente dal client SAP. Gli immediati vantaggi raggiunti sono: eliminazione degli interscambi di documenti in cartaceo per approvazioni e anomalie, semplificazione dei processi, possibilità di notificare immediatamente i diversi eventi che accadono ed eliminazione degli archivi cartacei grazie alla Conservazione Sostitutiva. Per l Area Industriale sono stati realizzati due Workflow, il primo a supporto del processo di gestione del modello base e delle relative modifiche dettate da esigenze di marketing, di re-engineering e di riduzioni costi. Il secondo flusso supporta il processo di gestione della fattibilità di personalizzazioni richieste dal cliente e di aggiunte di accessori dopo l avvio dei lavori. Per l Area Commerciale è stato automatizzato il processo di autorizzazione delle offerte commerciali che risultano fuori standard per: valore, scontistica, garanzia, credito e rischio tecnico. Il progetto La Piattaforma ha consentito di automatizzare i processi richiesti abilitando i seguenti benefici: Velocità di Business: la soluzione garantisce la massima velocità di adattamento al mutare delle esigenze di business (mercato, prodotti, clienti) Tipologia degli Attori: gli attori operativi sono diversi, di varie organizzazioni e spesso non in ufficio e quindi necessitano di notifica via mail di compiti assegnati, accessi Web e Mobile, documenti on-line Approccio Implementativo: il processo nasce sul campo, dopo una prima sgrossatura del flusso si realizzano prototipi incrementali, che aggiungono evoluzioni in termini di copertura di rami del processo e strumenti operativi all utente DashBoard Operativa: necessità da parte della direzione di avere una chiara visione dell andamento business del processo (indicatori di saturazione, stato delle trattative, durata del processo) 12

13 CASE HISTORY NOVARTIS VACCINES DocFlow Synergy per automatizzare il processo di approvazione delle fatture passive e automazione del processo di autorizzazione dei pagamenti L azienda Novartis è una delle aziende leader mondiale nell'offerta di terapie per proteggere la salute. Presente in oltre 140 Paesi, con più di collaboratori, è strutturata in quattro grandi divisioni: prodotti farmaceutici, Vaccini & Diagnostica, Sandoz e Consumer Health. Novartis Vaccines and Diagnostics è l unica azienda biotecnologica impegnata nel settore dei vaccini in Italia, l unica che ricerca, sviluppa e produce vaccini nel nostro Paese. Oggi Novartis Vaccines, con i due siti di Siena e Rosia, le sue competenze scientifiche e il suo elevato livello di innovazione tecnologica, rappresenta un solido punto di riferimento dello scenario sanitario italiano e internazionale per quanto riguarda la lotta alle malattie infettive. L azienda vanta oltre cento anni di attività. Dal 1904, anno della Fondazione dell'istituto Sieroterapico e Vaccinogeno Achille Sclavo, ad oggi ha prodotto e commercializzato vaccini che hanno contribuito al miglioramento della qualità della vita di milioni di persone in tutto il mondo. L esigenza La divisione Amministrazione di Novartis Vaccini aveva la necessità di gestire il ciclo di approvazione delle fatture passive che avveniva mediante la circolazione del cartaceo con ovvi problemi di perdita di documenti e ritardi dovuti alla difficile reperibilità degli approvatori spesso in trasferta. Inoltre, esisteva l esigenza di automatizzare il processo di approvazione di alcune tipologie di pagamenti gestiti fuori dalle normali procedure. La soluzione Novartis ha implementato DocFlow Synergy che ha consentito di migliorare i processi autorizzativi per l approvazione al pagamento delle fatture passive. Il flusso prevede che all arrivo della fattura di un fornitore questa venga sottoposta all archiviazione elettronica mediante scansione e allo smistamento ai responsabili per l approvazione o alle segreterie che possono re-inoltrare ai responsabili. Una volta inserite nel documentale e smistate, le fatture sono pronte per essere lavorate mediante l imputazione dei dati mancanti a cui seguirà poi l autorizzazione, la gestione del pagamento al fornitore e l archiviazione. Per la gestione del processo di pagamento DocFlow ha realizzato un workflow per la compilazione del modulo di richiesta, l autorizzazione del pagamento, la sua approvazione e il successivo inoltro all Ufficio Tesoreria per la preparazione della documentazione necessaria alla fase di effettivo pagamento e gestione degli esiti. Per entrambe le soluzioni la piattaforma ha consentito di realizzare delle funzioni di notifica e alert, oltre che su normali sistemi Office, anche su sistemi Mobile così da venire incontro alle esigenze degli utenti, spesso in trasferta, e consentire loro l approvazione anche da remoto. Il progetto Nei progetti la parte consulenziale si è rivelata importante nella progettazione del ciclo organizzativo di processo con l obiettivo di adattare la soluzione alle specifiche esigenze. Il valore dell approccio DocFlow risiede nel fatto di essere incrementale, consentendo l immediata risoluzione di eventuali problematiche, sia di tipo tecnico sia organizzativo, e lo sviluppo del processo mediante fasi successive dopo l avvio in produzione. Questo approccio ha permesso di rendere operativi i sistemi in tempi molto rapidi, con un ridotto impatto sull utenza, fornendo da subito benefici tangibili. 13

14 CASE HISTORY GALILEO AVIONICA DocFlow Synergy per dematerializzare il ciclo passivo e migliorare la governance dei documenti a supporto dei processi di business gestiti da SAP L azienda Galileo Avionica è una società del Gruppo Finmeccanica che raccoglie tutte le attività italiane e inglesi nell ambito dell elettronica per la difesa. La società è nata nel 2001 dall aggregazione di diverse aziende del gruppo Finmeccanica dislocate su tutto il territorio nazionale, ognuna delle quali adottava un sistema informativo proprio. In seguito è stato introdotto un sistema condiviso, fino ad arrivare all implementazione di un sistema SAP unico a supporto di tutti i processi di business. L esigenza La società aveva l esigenza di dematerializzare il ciclo passivo (circa fatture all anno) per migliorare l efficienza e la governance dei documenti a supporto dei processi di business gestiti da SAP. Le attività legate alla gestione del ciclo passivo erano destrutturate e distribuite in sei sedi, senza una corrispondenza effettiva tra il dimensionamento del personale e i carichi di lavoro assegnati. Si rendeva quindi necessario il miglioramento delle modalità di distribuzione dei carichi di lavoro, a prescindere dal sito di registrazione del documento. La soluzione Galileo Avionica ha implementato DocFlow Synergy, che consente di archiviare in un unico repository tutte le immagini delle fatture, che sono quindi registrabili e contabilizzabili da chiunque, ovunque si trovi, senza necessità di trattare il documento cartaceo. In questo modo vengono unificati i processi di lavorazione e approvazione ed è possibile accedere ai documenti direttamente dal client SAP. Tra gli altri vantaggi: eliminazione dello scambio di documenti cartacei tra sedi contabili e sedi operative, per approvazioni e anomalie; semplificazione dei processi; possibilità di notificare immediatamente i diversi eventi che accadono ed eliminazione degli archivi cartacei grazie alla Conservazione Sostitutiva. Il progetto Nel progetto, iniziato nel 2006, la parte consulenziale si è rivelata importante nella progettazione del ciclo organizzativo di processo, con l obiettivo di adattare il software alle specifiche esigenze. Dopo una fase iniziale di analisi, sono stati acquisiti i documenti nei diversi siti e l acquisizione è stata poi centralizzata in un unico centro di raccolta. Il supporto di DocFlow è stato importante anche per le attività di change management. Il progetto è ancora in evoluzione e oggi comprende anche attività non necessariamente amministrative, prima gestite manualmente, ad esempio il processo di liquidazione-autorizzazione al pagamento delle fatture delle prestazioni. Gli step successivi riguarderanno l acquisizione dei documenti scambiati via e la gestione del ciclo attivo. Il valore dell approccio DocFlow risiede nel fatto di essere incrementale e questo consente, da un lato l immediata risoluzione di eventuali problematiche tecniche e organizzative, dall altro il trasferimento del know-how dal partner all azienda cliente. 14

15 CHI È Un Partner per innovare Le attività di tutte le organizzazioni si basano su documenti, informazioni e processi collaborativi, che l ERP, per la sua stessa natura, non è in grado di supportare. Le soluzioni DocFlow sono invece in grado di organizzare in maniera efficace ed efficiente i processi collaborativi e documentali, portando innovazione tecnologica e organizzativa nelle imprese che vogliono migliorare l agilità del business a partire dai processi. Le soluzioni, disponibili anche in outsourcing, e i servizi di consulenza/progettazione che la società propone sono frutto di anni di esperienza in cui ha maturato competenze specifiche, best practice e una profonda conoscenza delle tecnologie, delle normative e dei processi di business che caratterizzano le diverse aree aziendale e i settori merceologici. Processi documentali integrati L obiettivo di DocFlow è orchestrare i processi aziendali, formalizzandoli e facendo in modo che vi sia integrazione tra processi, documenti presenti nel sistema documentale e dati dei sistemi ERP, CRM e Legacy. Per questa integrazione DocFlow non impone alcun modello standardizzato, ma propone progetti e plasma le applicazioni sulla base della specificità del business. Si parte quindi con un analisi della situazione as is per comprendere le esigenze, i requisiti di business e le possibili aree di miglioramento. Questo con un lavoro sinergico tra DocFlow e l azienda cliente e un forte coinvolgimento dei key user. La fase implementativa inizia con un progetto pilota che viene ampliato per abbracciare tutte le aree di interesse. Il contributo di DocFlow non termina con il roll-out della soluzione, ma prosegue in un ciclo virtuoso di partnership con il cliente per un costante tuning del progetto per un miglioramento continuo. Questo spiega perché DocFlow sia menzionata da Gartner tra le aziende ECM Vendor per la regione Emea. Tra le aree che possono essere migliorate grazie a DocFlow: documenti e processi amministrativi, processi collaborativi negli ambiti regolamentati, ciclo di vendita, documenti del personale, ciclo di vita dei documenti di commessa, gestione del protocollo aziendale e gestione dei processi content-enabled in ambito customer care. In tutti questi ambiti DocFlow riesce a colmare il gap tra le transazioni dei gestionali e le reali necessità del processo collaborativo. DocFlow è un marchio registrato di DocFlow Italia; SAP è un marchio registrato di SAP AG; SIEBEL è un marchio registrato di Oracle Corporation; DYNAMICS è un marchio registrato di Microsoft Corporation 15

16 DocFlow Italia SpA Centro Dir. Milanofiori Strada 4, Palazzo Q Rozzano MILANO Tel Fax

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