Negli ultimi anni si è parlato molto del paperless

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1 Dal documento elettronico alla gestione integrata delle informazioni Come costruire la conoscenza in azienda A cura di Luca Papperini Negli ultimi anni si è parlato molto del paperless office, dell ufficio green e della riduzione di emissioni di CO 2. Il processo inarrestabile di crescita delle informazioni che sta portando al fenomeno Big Data sembra però non arrestarsi, costringendoci a fare i conti con una quantità di dati mai vista prima. Nonostante le aziende stiano adottando in modo efficace policy per la riduzione della quantità di carta in circolazione, l ufficio senza carta sembra ancora un miraggio. Nel frattempo i processi collaborativi stanno iniziando a cambiare forma grazie all adozione di software che aiutano il ridisegno dei flussi di lavoro. Fino a non molto tempo fa, le tecnologie per la dematerializzazione firma digitale, posta elettronica certificata e conservazione sostitutiva venivano implementate quasi esclusivamente per adempiere agli obblighi normativi. Mondo enterprise, associazioni, ordini professionali, Pubbliche Amministrazioni si limitavano a dotarsi del necessario, senza veramente pensare a integrare tali soluzioni nei propri processi di business. Oggi queste realtà hanno bisogno di soluzioni in grado di gestire l enorme volume di documenti riducendo la complessità dovuta alla loro natura destrutturata. Con questo speciale cerchiamo di scoprire come. InfoCert: prima della dematerializzazione ripensare i processi Oggi, come vediamo anche noi di InfoCert spiega Marco Di Luzio, Responsabile Business Consulting l approccio al tema della dematerializzazione sta progressivamente cambiando: iniziano a essere evidenti i vantaggi che le soluzioni portano al business e si progettano interventi che prevedono un ridisegno radicale dei processi di business in ottica paperless. Come ogni cambiamento che mette in discussione un approccio culturale (nel caso specifico la validità legale di un atto fino a poco tempo fa era esclusivo appannaggio della carta stampata), anche quello che porterà alla totale digitalizzazione dei flussi documentali non sarà un cambiamento senza resistenze. In particolare, Di Luzio parla di resistenze culturali e di scarso presidio degli aspetti tecnologico-normativi della dematerializzazione, fattori che costituiscono un freno sia nel settore pubblico sia in quello privato. Cambiare per abbandonare il fardello cartaceo Quanto costa diventare una paperless organization? È sicuro, corro dei rischi nel rispetto della norma? Conviene? Da dove iniziare? InfoCert ha dato vita alla InfoCert Business Consulting proprio per non lasciare sole le imprese nell affrontare il cambiamento, che invece deve essere gestito con un approccio strutturato, con il supporto tecnologico e normativo in tutte le fasi del progetto, in modo da riprogettare i processi operativi in modo corretto e individuare le soluzioni di dematerializzazione adeguate (conservazione, PEC, firma digitale, firma biometrica, firma elettronica avanzata, ecc). L obiettivo del supporto consulenziale è quello di giungere alla implementazione di soluzioni paperless con la certezza della compliance normativa del processo da implementare e della sua fattibilità tecnica. Come dicevamo, quello che stiamo vivendo è un processo di transizione verso uno scenario paperless con una dematerializzazione progressiva del supporto cartaceo nei rapporti tra clienti aziende, utenti e Pubbliche Amministrazioni. Questo processo di cambiamento è sostenuto dal legislatore (si pensi al decreto Monti sulla semplificazione) e dalle istituzioni che Marco Di Luzio Responsabile Business Consulting InfoCert spingono in questa direzione. Si pensi ad esempio all introduzione del processo civile telematico nell amministrazione 56 - Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012

2 InfoCert S.p.A. È il Primo Ente Certificatore per la firma digitale in Italia, leader di mercato per i processi di conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge e per i servizi di Posta Elettronica Certificata. Progetta e sviluppa soluzioni per la dematerializzazione dei processi documentali di imprese, associazioni, ordini professionali, Pubblica Amministrazione e professionisti. Eroga servizi per la gestione di Posta Elettronica Certificata (Legalmail), la certificazione e la sicurezza digitale (LegalCert), la conservazione digitale a norma dei documenti (LegalDoc), la gestione documentale (LegalCycle), la formazione e conservazione a norma del Libro Unico del Lavoro in formato elettronico (LegalHR), la gestione informatica degli atti deliberativi delle Pubbliche Amministrazioni (LegalWork) e la gestione della modulistica elettronica (LegalForm). della Giustizia o al rapporto aziende-camere di Commercio ormai completamente dematerializzato. Nel settore privato la spinta è data anche dagli indiscussi vantaggi offerti dal paperless nel poter remotizzare il rapporto con i propri clienti: ad esempio la possibilità di sottoscrivere contratti per l acquisto di prodotti finanziari on line firmando digitalmente un contratto con validità legale e da remoto senza passare su supporto cartaceo. Il cartaceo a braccetto col digitale: un binomio che ci accompagnerà a lungo Il documento cartaceo commenta Di Luzio vivrà un sicuro processo di sostituzione con il documento digitale, tuttavia il completo switch verso il documento digitale richiederà del tempo. Nell immediato occorrerà convivere ancora per alcuni segmenti di utenti/clienti con il documento cartaceo. Per questo collaboriamo con i player del mercato printing e postalizzazione, per integrare le modalità di gestione cartacee del documento su processi completamente dematerializzati. È nostra opinione che si debba rendere questa coesistenza la più efficiente possibile, ad esempio implementando soluzioni per la conservazione, apposizione del glifo e marcatura temporale direttamente sui device di stampa, così che il documento stampato abbia una sua validità legale e possa convivere con il documento nativamente digitale. Un processo completamente digitalizzato di lavorazione del documento consente fin da subito di ottenere maggiore produttività, migliorare il team working e la condivisione delle informazioni e, in generale, incrementare l efficienza della gestione in ogni suo passaggio. Un documento digitalizzato dalla nascita permette di ridurre anche del 60% i tempi di lavorazione complessivi, azzerando i tempi di condivisione, archiviazione e ricerca, massimizzando i vantaggi del lavoro di team. Oggi tutte le fasi del ciclo di vita di un documento con validità legale (contratto, atto amministrativo o altro) possono essere dematerializzate (acquisizione, protocollazione, invio approvazione/firma, archiviazione, datacertazione) mantenendo la validità di tutti i passaggi realizzati in modo digitale. E proprio questo è il valore aggiunto di una gestione completamente paperless: la possibilità di completare il ciclo di vita del documento senza mai passare su supporto cartaceo: il documento viene completato, sottoscritto, inviato e archiviato. Produce i suoi effetti legali, ma esiste solo in formato digitale. In caso di opposizione a terzi in sede legale, verrà esibito il documento digitale che contiene i requisiti tecnici di validità legale. Questo consente di poter eliminare la doppia gestione cartaceo/digitale che era necessario mantenere su tutti quei processi in cui il documento deve rispondere ai requisiti di norma. Eliminare del tutto ogni passaggio cartaceo rende il flusso documentale più governato, standardizzato e trasparente. Cartelle cliniche digitali. Informazione sempre sicura e distribuita I processi collaborativi sono spesso destrutturati, soprattutto in quei contesti in cui creatività e innovazione sono parte fondamentale nella creazione di contenuto. Ecco, in tutti questi casi le soluzioni di Enterprise Content Management non devono irrigidire o blindare i processi collaborativi, ma devono rispettare le modalità di lavoro di gruppi di lavoro autonomi e autoregolati. Quello che questi sistemi devono supportare è la possibilità di rendere l informazione facilmente reperibile, qualificata e accessibile. Le soluzioni di dematerializzazione vanno proprio in questo senso. Si pensi nel mondo sanitario alle cartelle cliniche cartacee, oggi archiviate in depositi in alcuni casi lontani dalle strutture sanitarie. In questo caso l informazione non è sicuramente accessibile e distribuita. La dematerializzazione di questi documenti consentirebbe di navigare queste informazioni per patologia, prescrizione, esito, cura, valorizzando un patrimonio informativo che oggi viene conservato esclusivamente a fini legali. Edok: conoscenza normativa, alta specializzazione tecnologica e competenza nella riorganizzazione aziendale Circa i vantaggi della digitalizzazione dunque non sussistono dubbi: le aziende, indipendentemente dalla tipologia e dalla dimensione, sono consapevoli che il passaggio dall analogico al digitale può portare solo risparmio e maggiore efficienza nella gestione delle informazioni e dei documenti. Le aziende di dimensioni più grandi stanno affrontando bene questo cambiamento, incoraggiate anche dal grandissimo risparmio di carattere economico che la gestione elettronica Sistemi&Impresa N.5 - giugno

3 documentale porta in organizzazioni caratterizzate da volumi documentali molto elevati. Diverso è invece l approccio al cambiamento delle Pmi, le quali, non potendo vedere vantaggi nell immediato, spesso persistono in una gestione analogica dei documenti e dei processi perdendo efficienza e sostenendo costi maggiori per le operazioni di document & business process management. In questo passaggio dall analogico al digitale, i player del settore printing saranno i partner di domani per i protagonisti del mercato documentale? O i loro competitor? Quale il trend? Come difendono il loro vantaggio competitivo le realtà che da sempre hanno puntato alla dematerializzazione come leva strategica di business? HyperDok, la soluzione per acquisire qualsiasi tipo di documento Nel caso specifico di Edok dice Marco Mazzacani, Responsabile commerciale della società, chi si occupa di printing è un partner ora e lo sarà anche nel futuro. Già da tempo le aziende del settore printing si sono dotate di piattaforme software di electronic document management e conservazione sostitutiva a norma per ampliare l offerta e stare al passo con il mercato. Un esempio della collaborazione Marco Mazzacani Responsabile commerciale Edok in essere tra chi gestisce i documenti cartacei e chi gestisce i documenti e le informazioni digitali è il fatto che piattaforme Edok Edok Srl è specializzata nella progettazione, sviluppo e distribuzione di piattaforme software e servizi in outsourcing per la Gestione Elettronica Documentale. Le soluzioni si rivolgono alla grande, media e piccola azienda privata e agli enti pubblici. Il core business dell azienda comprende, l archiviazione documentale, la spedizione multicanale/pubblicazione web, la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica, il business process management, il protocollo informatico e la consulenza giuridico-fiscale. Edok è sede territoriale per la provincia di Brescia di ANORC (Associazione Nazionale Operatori Responsabili della Conservazione). Edok, come HyperDok e HyperDokPA, sono dotate di appositi moduli connettori per interfacciarsi nativamente con i più diffusi servizi di stampa cartacea automatizzata che, anche se con meno frequenza rispetto al passato, vengono ancora utilizzati per alcune specifiche categorie documentali che necessitano della stampa cartacea. Edok ha progettato e sviluppato HyperDok con la finalità di acquisire qualsiasi tipo di documento o informazione indipendentemente dalla fonte di produzione (spool file, pdf, , fax, carta, word, excel, dwg, file audio/video, etc.) e di un potente motore per il workflow and business process management che permette di disegnare la gestione dei processi. Edok da sempre considera le collaborazioni tra aziende uno dei punti fermi per la realizzazione di soluzioni integrate e difende il proprio vantaggio competitivo collaborando e condividendo il know how con quelle aziende di questo specifico settore che scelgono un percorso di partnership spiega Mazzacani. Come aiutano le soluzioni di Edok ad aumentare produttività, team working ed efficienza dei processi in maniera semplice e immediata? Sicuramente è necessario affidarsi ad un fornitore affidabile che vanti comprovata esperienza nel settore risponde Mazzacani, che abbia già affrontato dei casi di dematerializzazione di processi e documenti e che assista il cliente finale nella gestione del cambiamento, indicandogli la giusta direzione da seguire per passare dall analogico al digitale senza sconvolgere il proprio modo di lavorare. Per godere in tempi brevi dei benefici della dematerializzazione è fondamentale affrontare i progetti passo dopo passo (es. ciclo attivo, ciclo passivo, area paghe, area tecnica, documentazione commerciale, ecc.) e partire dalla dematerializzazione dei documenti per poi passare alla gestione digitale dei processi a essi associati. Gruppo Formula, quando il documentale non pesa sull Erp È necessario individuare in modo mirato le aree di intervento per limitare i processi cartacei e manuali. Con la conservazione sostitutiva si ottiene immediatamente più spazio a disposizione e, avere meno carta in circolazione significa anche meno tempo impiegato per le attività di ricerca e meno costi, sia esterni di invio, sia interni di gestione. Altri elementi fondamentali sono la sicurezza e l integrità dei dati: i documenti aziendali che necessitano approvazione vanno smistati gestendo in modo completo tutto il ciclo, fino ai solleciti. Inoltre, la soluzione documentale, gestendo il workflow, deve permettere di apporre la propria firma e di integrare le attività con l Erp sottostante. Il Gruppo Formula, da oltre 25 attivo nella progettazione di sistemi gestionali per diversi comparti industriali, fa la sua proposta per l ufficio paperless : La nostra suite documentale ha al proprio interno una serie notevole di componenti che consentono di gestire (più che controllare) il flusso dei documenti spiega Alberto Cappelli, Offering 58 - Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012

4 Alberto Cappelli Offering Manager Document Management Gruppo Formula S.p.A. Manager Document Management, Gruppo Formula S.p.A.. Garantendo così una migliore gestione in fase di acquisizione, con l automatizzazione della digitalizzazione, in quella di invio dei documenti sia all interno sia all esterno della azienda, in quella di estrazione automatica dei dati, durante l eliminazione fisica dei documenti in base alle normative vigenti. Le caratteristiche sono molte, ma alcune sono significative in modo specifico; si tratta in particolare dell integrazione e della capacità di poter fornire componenti specifici, ad esempio quello di workflow, piuttosto che quello di riconoscimento documentale, senza mettere in discussione eventuali altre componenti di natura documentale presenti in azienda Uno degli elementi che differenzia l offerta di Formula da quella dei competitor è la capacità delle componenti di non andare in conflitto con eventuali altre soluzioni di gestione documentale già presenti in azienda. I componenti della gestione documentale estesa che proponiamo sono molto specifici dice Cappelli e si affiancano al sistema documentale eventualmente già presente senza conflitti. Infatti i nostri componenti possono gestire processi specifici o fornire documenti dopo che siano stati utilizzati in funzioni particolari. Un altra caratteristica fondamentale da considerare è che non serve un budget a disposizione da investire per la gestione documentale. Infatti, il suo scopo è quello di rivisitare alcuni specifici processi aziendali per ottenere risparmi, da cui derivano le possibilità di investimento. A questo proposito si fa riferimento sia alla soluzione per l archiviazione elettronica delle fatture sia al modulo Riconoscimento per l acquisizione automatica dei documenti elettronici in formato Pdf, disponibile anche via . Il risparmio di tempo è un beneficio concreto che i nostri clienti riscontrano commenta Cappelli. Per esempio il nostro Gruppo Formula Fatturato: 30 milioni di Euro Dipendenti: 275 Offerta: Formula ERP Diapason, Sage ERP X3, prodotti per l'area finance di competenza del CFO (in particolare Tesoreria e Pianificazione&Controllo) Sedi: Milano, Torino, Padova, Bologna, Roma cliente Sumitomo Chemical individua come principali benefici dell archiviazione elettronica delle fatture la ricerca immediata, più facile, che fa risparmiare molto tempo. Un altro nostro cliente, con la stessa struttura organizzativa, a parità di persone, gestisce il doppio delle fatture passive con la stessa affidabilità. Il digitale fa risparmiare Passare a una gestione digitale del documento non apporta solo benefici in termini di snellimento dei processi e svuotamento degli archivi cartacei. Il risparmio in termini economici e di tempo nel recupero del dato sono evidenti. In una ricerca eseguita da Ipsos nel 2006 intitolata Global e Xplor Italia Research le evidenze mostrano come Complessivamente, i costi della gestione documentale tradizionale possono essere stimati in una percentuale del Pil rispettivamente: del 3%, se consideriamo unicamente i documenti contabili e amministrativi; del 5% se consideriamo tutte le tipologie di documenti prodotti dagli Enti e dalle imprese (documentazione commerciale, di marketing, documenti relativi a processi verticali delle aziende, ecc.). L impatto complessivo della gestione documentale tradizionale sul sistema-paese è quindi quantificabile tra 42 e 70 miliardi di euro all anno, a seconda che si considerino unicamente i documenti contabili e amministrativi o si allarghi l ambito di riferimento a tutte le tipologie di documentazioni gestite. CoSign di Arx: firma remota, meno carta. La dematerializzazione di documenti cartacei rappresenta l unica soluzione per abbattere il costo di gestione documentale, uno dei più elevati sostenuti dalle aziende e da grandi organizzazioni come banche, assicurazioni e importanti gruppi industriali. Prima in Italia ad aver intrapreso il processo di certificazione in conformità agli standard Europei richiesti dall Ocsi, Organismo di Certificazione della Sicurezza Informatica dipendente dal Ministero per lo Sviluppo Economico, Arx ha sviluppato il dispositivo di firma remota centralizzata CoSign che permette di firmare digitalmente qualunque documento, in tutta sicurezza, grazie al server Hsm (Hardware Secure Module), e di verificarne sia integrità sia titolarità in qualsiasi momento. Distribuita in Italia da itagile, è una soluzione di firma digitale valida in tutto il mondo, l unica riconosciuta giuridicamente dalla normativa italiana, che consente di diminuire i costi e di dimezzare i tempi associati alla firma su carta. Ad oggi, oltre 2 milioni di singoli utenti nel mondo adottano CoSign con la generazione di oltre 400 milioni di firme digitali, ottenendo così un risparmio stimato di 4 miliardi Euro e di alberi. Progettato con l obiettivo preciso di offrire uno strumen- Sistemi&Impresa N.5 - giugno

5 Gadi Aharoni Chief Executive Officer Arx to facilmente gestibile, Cosign (www.cosign.it) si presenta come la risposta più efficace per utilizzatori e responsabili del servizio, perché rispetta i requisiti di sicurezza a chiave pubblica (Pki) all interno di un dispositivo Hsm. Inoltre, la centralizzazione del dispositivo ha permesso, negli anni, di firmare con qualsiasi applicativo o sistema (Office, Acrobat, SharePoint, ActiveDirectory, ecc.). La firma elettronica qualificata è la risposta vincente per le Istituzioni e le imprese Italiane che sono chiamate a risparmiare sull uso del supporto cartaceo commenta Gadi Aharoni, Chief Executive Officer di Arx Ci presentiamo al mercato italiano con la nostra soluzione di firma digitale CoSign per le sue caratteristiche oggettive di facilità d attivazione, usabilità e sicurezza. Crediamo infatti che anche in Italia l azienda paperless diventerà una delle sfide principali del futuro. Gianni Sandrucci Ceo ItAgile Il canale per la firma digitale si chiama itagile Allo stato attuale, sostituire i processi di approvazione su carta, lenti e costosi, con un sistema digitale, più veloce e economico, è una priorità strategica per qualsiasi realtà. La soluzione per la firma digitale CoSign, prodotta da Arx è distribuita in esclusiva in Italia da ItAgile (www.itagile.it). Se la maggior parte dei documenti nasce in digitale afferma Gianni Sandrucci, Ceo di itagile ancora oggi il 56% delle aziende stampa oltre la metà (55%) di essi solo per applicare una firma, una pratica che all azienda costa 5,2 euro a documento. La soluzione di firma digitale CoSign nel mondo è utilizzata da oltre 2 milioni di utenti con la generazione di oltre 400 milioni di firme digitali e un risparmio stimato di 4 miliardi di Euro. Facile da attivare, usare e gestire, CoSign è una soluzione di firma standard (Pki) basata su un server sicuro (Hsm) che centralizza e integra le funzioni di firma, rendendole un servizio in rete disponibile per l azienda e per chi interagisce con essa da remoto. Parallelamente, CoSign è l unico dispositivo Hsm di firma elettronica qualificata legalmente riconosciuto, vantaggio competitivo che distingue le firme digitali generate da CoSign rispetto a quelle dei competitor. ARX (Algorithmic Research) Fondata nel 1987, oggi l azienda si presenta al mercato con una vasta gamma di prodotti e servizi all'avanguardia, progettati per semplificare, proteggere, e accelerare le transazioni elettroniche, ovunque e in qualsiasi momento. Eccellenza tecnologica, ricerca e innovazione, in tema di dispositivi crittografici per il mondo finanziario, farmaceutico, ospedaliero, commerciale, legale, governativo, rappresentano i suoi tratti distintivi. Il core business dell azienda si basa su CoSign (www.cosign.it), dispositivo elettronico HSM (Hardware security module), l unica soluzione di firma remota che risponde alle direttive della normativa italiana. ItAgile ItAgile si basa su un modello distribuito e su criteri di agilità e di efficienza: è una società formata da professionisti con esperienza in vari settori dell informatica, soprattutto nell automazione documentale e nella firma digitale, elemento essenziale per una reale automazione dei processi. ItAgile è il distributore in esclusiva per l Italia di CoSign di Arx. Nei prossimi anni la firma digitale sarà un elemento essenziale per il futuro dell ufficio paperless conclude Sandrucci. Si può dire che sia alla portata economica di tutti, dalla Pubblica Amministrazione alle imprese, con evidenti benefici di razionalizzazione e semplificazione delle procedure aziendali. CoSign è una soluzione di firma digitale centralizzata vincente perché rigorosamente mantenuta nello standard della firma digitale e all interno di dispositivi di alta sicurezza comprovata da organismi terzi. La firma biometrica, o grafometrica, è invece quel particolare tipo di firma elettronica avanzata che si ottiene dal rilevamento dinamico dei dati calligrafici (ritmo, pressione, velocità, inclinazione della penna, movimento, ecc.) della firma di un individuo tramite una penna elettronica su una tavoletta grafica, altrimenti noto come pad di firma. La firma grafometrica sta avendo particolare successo in banca nei processi di dematerializzazione a sportello, dove il documento nasce digitale, con piena validità legale. Agomir punta sull informazione a portata di mano. Sempre. Ovunque. Le informazioni destrutturate o poco organizzate si trasfor Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012

6 mano in breve tempo in un insieme caotico di dati inutilizzabili, la cui gestione incide negativamente sull efficienza di un azienda nel controllo dei processi interni ed esterni, ovvero nel suo grado di dare risposte concrete e tempestive al mercato. È questa la premessa di Mario Goretti, Amministratore delegato di Agomir, azienda lecchese del Gruppo G.R. Informatica, attivo da trent anni nel settore Ict, che offre tecnologie e soluzioni informatiche costantemente all avanguardia al servizio delle Pmi. Sono molte le indagini che da tempo mettono in evidenza, con percentuali più o meno discutibili, ma in ogni modo importanti, lo spreco di risorse aziendali in attività a basso valore aggiunto, come la ricerca di documenti, la distribuzione manuale degli stessi, la copia per più destinazioni d uso, l invio mediante posta tradizionale, la perdita di Mario Goretti Amministratore delegato Agomir informazioni riservate, ecc. L informatica, nel suo significato di scienza dell informazione, ha il dovere di affrontare e Agomir S.p.A. Società del Gruppo G.R. Informatica attivo da trent anni nel settore Ict per offrire tecnologie e soluzioni informatiche all avanguardia al servizio delle Pmi. Forte esperienza in ambito gestionale, sia nelle aree tradizionali (amministrazione, contabilità, logistica, commerciale, produzione, ecc.) sia in quelle innovative (documentale, Crm, manutenzione impianti, post-vendita, e-learning, portali, ecc.). Certificata competenza nell area hardware e nei sistemi. Gli interventi di Agomir mirano alla progettazione, installazione e manutenzione di sistemi hardware, semplici o complessi, alla virtualizzazione, al consolidamento di server e client, disaster recovery, backup management. risolvere in modo adeguato questo problema prima che le aziende (non tutte, per fortuna) si richiudano in se stesse, rifiutando a priori il cambiamento perché poco fiduciose nelle soluzioni organizzative ed applicative proposte. Ideare, sviluppare e manutenere prodotti software all avanguardia non è né facile, né tantomeno sufficiente per affrontare la mole di mutamenti in atto, in ogni settore e dimensione d azienda. Come realtà operativa da anni nella progettazione di soluzioni gestionali per le Pmi, crediamo che la vera rivoluzione digitale risieda nel cambio di mentalità che tali tecnologie determinano spiega Goretti, a tutti i livelli d impresa, specie in quelli più legati alle attività di routine. Riteniamo che, in un momento di ristrutturazione del mercato come quello che stiamo vivendo, sia importante per le aziende affrontare il cambiamento guadagnando in efficienza e organizzazione, anche grazie all informatica. Una delle principali risposte di Agomir a queste necessità di gestire in modo adeguati dati, documenti e processi, si chiama InteGRa. L obiettivo spiega Goretti è insito nel nome stesso di questa suite di prodotti web, che vuole mettere ordine in azienda, integrando su un unica piattaforma informazioni che oggi vivono in modo destrutturato su diversi supporti o, in molti casi, nelle sole teste delle persone. L informazione a portata di mano, sempre, ovunque, è il nostro motto. Nato anni fa in tempi non sospetti, non può che assumere oggi un significato ancor più reale, anche considerando i dispositivi mobili che sempre di più fanno parte della nostra quotidianità. Alfresco, la soluzione open per l Enterprise Content Management La forza lavoro aziendale sta cambiando rapidamente. Oggi più che mai sono gli utenti a sollecitare il cambiamento imponendo l adozione di nuovi strumenti di comunicazione social, nuovi servizi cloud e nuovi dispositivi mobili nell ambito aziendale. Solo nell ultimo anno il tablet è passato da novità per il mercato consumer al dispositivo di elaborazione aziendale con il più alto tasso di crescita mai registrato. Per mantenere il passo con questo ritmo di cambiamento dichiara Alberto Fidanza, Sales Director South Europe di Alfresco e per trarne vantaggio, le aziende devono adottare un nuovo approccio alla gestione dei contenuti: un approccio equilibrato che sia al contempo incentrato sull utente mobile, predisposto al cloud e in grado di fornire valore aggiunto all organizzazione. Inoltre gli utenti si sono abituati ad utilizzare app Web per il mercato consumer, come Facebook o Google, facili da utilizzare e senza esigenze di formazione. Alfresco consente agli utenti di collaborare in modo facile sul contenuto e i progetti sparsi per il mondo. Alberto Fidanza Sales Director South Europe Alfresco Nuove funzionalità sociali, come stato, tag e activity feed dei contenuti rendono i team più efficienti. Le piattaforme di gestione contenuti aziendali di tipo legacy non sono mai state focalizzate sugli utenti finali. Le aziende le hanno adottate per gestire contenuti e documenti corporate e per rafforzare i processi di business. Ma l adozione da Sistemi&Impresa N.5 - giugno

7 Alfresco Fondata nel 2005, Alfresco è la piattaforma aperta per il social content management. Rappresenta una delle principali alternative open source per la gestione dei contenuti aziendali e coniuga l innovazione dell open source alla stabilità di una piattaforma di classe Enterprise. Il modello open source consente ad Alfresco di avvalersi di tecnologie all avanguardia, permettendo la realizzazione di un software di alta qualità ad un costo inferiore rispetto ai software proprietari. La filiale italiana è stata creata nel 2009 sotto la guida di Alberto Fidanza e in due anni di attività ha più che triplicato il numero dei clienti Enterprise, registrando all attivo più di 70 aziende di tutti i settori industriali. - parte degli utenti e la formazione sono sempre state critiche e l intero potenziale di un implementazione è ancora lungi dall essere realizzato. Le soluzioni Enterprise Content Management legacy di tipo proprietario, progettate nei primi anni 90, sono maturate in ambienti client/server in cui era predominante la presenza di PC windows. Oggi, con la proliferazione di browser e dispositivi mobili e con la diffusione dei tablet, le sfide associate all interfaccia per le applicazioni aziendali sono veramente impegnative. Alfresco dice Fidanza è attualmente una tra le più moderne piattaforme di gestione contenuti presente sul mercato e offre un ottimo equilibrio tra la facilità d uso e la gamma di funzionalità. Un recentissimo studio di Forrester descrive che i più significativi vantaggi nell adozione di Alfresco da parte delle aziende sono stati il minor numero di licenze software, risparmi sui costi di manutenzione, capacità di utilizzare risorse di sviluppo meno costose, eliminazione dei costi It grazie all uso dello stack open source. Dove è finita la collaboration? La soluzione per abilitare un implementazione snella di soluzioni It per i processi documentali si chiama Alfresco. La collaboration commenta Fidanza è sempre stata il leit motiv della nostra azienda, la quale per sua scelta ha deciso di impostare il business partendo dai bisogni del cliente. Si tratta di mettere a fattor comune un sistema in grado di gestire la quantità di documenti e informazioni che si scambiano i dipendenti da un unica piattaforma di facile utilizzo. Alfresco segna così un passaggio epocale nella gestione della collaboration 2.0, chiamata oggi people-to-people perché cresce e si sviluppa dai bisogni delle persone che fanno l azienda. Con Siav progetti dai tempi rapidi e costi certi Per tutte le imprese le informazioni rappresentano un elemento strategico, una leva che fa la differenza. È per questo che un efficiente gestione dei flussi documentali può costituire un fondamentale vantaggio in termini di competitività. Siav da oltre vent anni opera al fianco delle realtà aziendali che vogliono intraprendere la via dell innovazione, attraverso una piattaforma tecnologica in grado di soddisfare tutte le esigenze legate alla gestione documentale, alla misurazione delle performance, alla conservazione sostitutiva a lungo termine e alla comunicazione multicanale spiega Leonardo Bernardi, Sales manager di Siav. La piattaforma Archiflow sviluppata dall azienda permette di automatizzare i processi in maniera completamente flessibile e rende possibile consultare, riprodurre, modificare, smistare, spedire, fascicolare documenti e dati geograficamente distribuiti attraverso l integrazione con strumenti di Office Automation, Posta Elettronica tradizionale e certificata, Portali e sistemi Erp. Siav propone tre tipologie di offerta: il software Archiflow che Leonardo Bernardi Sales manager Siav consente di gestire l intero ciclo di vita dei documenti. I Professional Services, team di consulenti e analisti in grado di realizzare dalle più semplici implementazioni ai grandi progetti di dematerializzazione; il Document Management Outsourcing, un servizio che grazie al Datacenter e le nuove tecnologie cloud delocalizza il sistema documentale garantendo continuità di servizio e costi ridotti. Siav offre soluzioni maturate in oltre vent anni di presenza sul campo: progetti dai tempi e costi certi, veloce ritorno dell investimento, semplici nell utilizzo e nella gestione. Inoltre, grazie alla costante collaborazione con i maggiori esperti indipendenti del settore, le soluzioni Siav rispecchia- Siav Siav Spa è una società di sviluppo software e servizi informatici che opera nell ambito della gestione documentale. Offre soluzioni per i mercati Finance, PA, Industry e SOHO: dematerializzazione, outsourcing, workflow management, conservazione sostitutiva, gestione della PEC, salvaguardia dei Beni Culturali. Fondata a Padova nel 1990, oggi Siav ha una vocazione internazionale ed è capofila di Siav Group, insieme di società distribuite sul territorio italiano ed estero, con oltre 250 collaboratori e 3000 installazioni. Siav è presente nel Magic Quadrant di Gartner per l Enterprise Content Management su 24 aziende a livello mondiale Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012

8 no le più recenti normative e linee guida italiane sulla corretta gestione informatica dei documenti. Come affrontano le aziende il cambiamento verso il paperless office? Con penna ottica e tablet: la proposta di IDM Se è da tempo che nel settore della Gestione Documentale viene auspicata l eliminazione della carta per disporre delle informazioni senza limiti fisici, ad oggi ci sono ancora passaggi e processi che ne prevedono obbligatoriamente l utilizzo, come ad esempio la sottoscrizione di contratti. Infatti, poiché un contratto sia valido, è necessario che questo sia firmato su carta, e solo in seguito potrà venire digitalizzato. Quindi, considerando che la carta non potrà essere eliminata nel breve, i clienti chiedono ai vendor e ai system integrator di essere supportati e aiutati nell intento di eliminare tutto ciò che riguarda la movimentazione della carta all origine e nell attuazione di processi di accelerazione della fruibilità del dato qualitativo utilizzato dalle attività di back office. A chi si trova in questa fase spiega Marco Donnamaria, Sales & Marketing Director di IDM proponiamo l utilizzo di alcune tecnologie d avanguardia: la penna ottica (o digitale) e il tablet. Il cliente potrà così usufruire immediatamente del documento digitale in qualsiasi sede, e avrà una maggior rapidità interpretativa del dato e della gestione dei processi di controllo. Ma non solo. I tempi di attivazione del contratto si azzerano, mentre la copia cartacea compilata viene inviata subito all archivio e mai più movimentata. Marco Donnamaria Sales & Marketing Director IDM IDM Nata nel 2001, oltre 30 milioni di euro di ricavi, 280 grandi clienti e oltre 500 collaboratori, IDM è oggi specializzata nella gestione in outsourcing dei processi documentali per le compagnie assicurative, collabora con grandi gruppi bancari e finanziari e conta tra i propri clienti società ai vertici dei settori telco, media, multiutility, retail & GDO. Tutti i servizi si avvalgono del supporto dei 4 process center (oltre 180 milioni di scansioni l anno), 2 datacenter (oltre 8 miliardi di immagini on-line, fino a accessi on-line giornalieri) e 6 document warehouse ( mq di archivi e oltre richieste di ricerca giornaliere). Controllare il flusso dei documenti cartacei con l obiettivo di aumentare la velocità e l efficienza del business Con il Business Process Outsourcing di IDM vengono presi in carico i processi documentali del cliente interagendo direttamente con il suo sistema di business: rete di vendita, clienti finali e fornitori. Un contributo che facilita l attività dell impresa non solo in termini di maggior efficienza esecutiva, ma anche sotto il profilo della retention del cliente finale e della riduzione dei rischi operativi, ambito in cui l esperienza e l efficienza dell outsourcer sono cruciali perché il loro apporto abbia un impatto diretto sul business. Ad esempio, la reazione sollecita a una disdetta può attivare interventi correttivi che permettono di conservare il cliente, mentre una gestione tempestiva dei reclami può migliorare la relazione con la clientela tutelando l azienda da azioni legali e sanzioni amministrative. Per garantire elevati livelli di servizio, compliance normativa e alti standard qualitativi, IDM mette in campo un organizzazione strutturata per settori di mercato, formata da consulenti, tecnici e specialisti in grado di disegnare, implementare ed erogare un servizio ottimizzato, integrandosi a tutti i livelli con i processi, i sistemi e le applicazioni del cliente. Nica, l accento sui processi di dematerializzazione distribuita Se tutte le aziende hanno cominciato a prendere coscienza del problema cartaceo nell attuale quadro economico e legislativo, non tutte sono pronte a fare investimenti significativi, soprattutto se questi implicano ristrutturazioni organizzative dall esito incerto. Solo alcune hanno avviato progetti di dematerializzazione, relativi per lo più a settori aziendali particolarmente sensibili ai ritorni economici o per adempiere a obblighi di compliance. Il potenziale è comunque riconosciuto da tutti come molto elevato e la dematerializzazione è valutata come una delle tre aree più importanti per i futuri investimenti dell Ict. In base alle nostre esperienze realizziamo soluzioni a bassissimo impatto organizzativo, che garantiscono un ritorno economico in mesi, spiega Nicola Rossi, Direttore generale di Nica, dal 1990 attiva nell area dell archiviazione elettronica. Un obiettivo che è possibile raggiungere con prodotti hardware e software sviluppati ad hoc per la problematica della dematerializzazione distribuita. Nicola Rossi Direttore generale Nica Sistemi&Impresa N.5 - giugno

9 Nica Dal 1990 Nica srl sviluppa e distribuisce soluzioni informatiche per l archiviazione elettronica di documenti cartacei e per l estrazione automatica dei contenuti. DOCS: la soluzione in grado di realizzare in modo efficace la dematerializzazione dei documenti cartacei delle aziende. Il sistema ha come obiettivo l eliminazione dei supporti cartacei e la loro sostituzione con documenti elettronici. Prevede la dematerializzazione distribuita, immediata e senza impatto sulla struttura organizzativa. ProFit: la nuova soluzione per la gestione automatica del ciclo delle fatture passive con fatturazione a consuntivo in base alle fatture effettivamente elaborate. Prevede una rete di Centri Servizi che offrono alle aziende l elaborazione completa delle fatture ricevute. Al momento stesso dell emersione del documento in azienda (ricezione della posta o produzione interna del documento) le soluzioni di Nica abilitano la sostituzione del documento cartaceo con quello digitale, rendendo il documento digitale fruibile a tutti gli utenti abilitati in tempi predefiniti per ogni tipo di documento (4 ore, 12 ore, tre giorni, etc). Le caratteristiche principali di un applicazione di dematerializzazione commenta Rossi dovrebbero essere: l acquisizione di strumenti di digitazione distribuiti capillarmente nell organizzazione; la realizzazione non traumatica dell intervento; l architettura della soluzione evolutiva di tipo orizzontale; l avviamento progressivo, dove le aree applicative interessate al progetto sono convertite gradualmente alla dematerializzazione dei processi documentali. Nica ha sviluppato negli ultimi 15 anni una grande esperienza nei processi di dematerializzazione centralizzata e negli ultimi 5 anni in particolare nelle reti di dematerializzazione distribuita. L azienda ha sviluppato una serie di prodotti mirati alla soluzione di queste problematiche; soluzioni oggi operative presso un significativo insieme di utenti che hanno permesso di incrementare le esperienze in particolar modo nelle aziende pubbliche, sia centrali, sia periferiche, e nei settori dei trasporti, della distribuzione e delle assicurazioni. A.I.M Fulmedia: verso il Total Information Management System Questa la specialità della A.I.M. Fulmedia, protagonista da alcuni decenni nello specifico mercato delle informazioni, che creano la conoscenza per impostare un efficiente comunicazione. Con l aumento vertiginoso delle informazioni tramite tutti i media, le persone e le organizzazioni percepiscono sempre più il problema della conoscenza, della individuazione, della condivisione e della selezione del dato e delle informazioni essenziali per le loro attività. Questa esigenza forse sarà di supporto all ecologia, in quanto convincerà molti a ridurre la carta e ad affidarsi a sistemi automatici, che aiutino a concentrarsi sulle informazioni che fanno conoscenza, su quelle informazioni che servono! commenta Nino Pecorari, Direttore generale di A.I.M Fulmedia. Bisogna aumentare la formazione degli utenti e la razionalizzazione dei processi, sostiene Pecorari. Per essere più incisivi sui collaboratori, la tecnica del Nino Pecorari Direttore generale A.I.M. Fulmedia push delle informazioni che servono è fondamentale per la formazione a un nuovo sistema di conoscenza. La A.I.M. Fulmedia uno spin-off della famosa istituzione di ricerca Battelle Memorial Institute, si occupa da sempre di Total Information Management System. I centri di ricerca della Fulmedia, presenti in varie nazioni europee, principalmente in Francia, Svizzera e Italia, hanno continuamente aggiornato i loro prodotti, nell intento di poter offrire sempre la miglior tecnologia al minor prezzo possibile, senza rinunciare alla qualità. I database gestiti dalle applicazioni della Fulmedia, anche se di dimensioni veramente importanti, assicurano sempre grande facilità d uso per l utente inesperto e massima sofisticazione per gli utenti più tecnologhi. A.I.M Fulmedia Nata nel 1988 da un gruppo di ingegneri della sede di Ginevra del Battelle Memorial Institutem, la più grande organizzazione mondiale di ricerca nelle alte tecnologie ha realizzato diversi prodotti per la gestione documentale ed archiviazione sostitutiva, workflow e Crm, sia in architettura Client/Sever sia full-web, prodotti che utilizzano sistemi di indicizzazione S.Q.L. compliant o motori specialistici di Information Retrieval (IRS - inverted indexes, quali Fulcrum, Open Text,ecc.) per la gestione della conoscenza con Client : Win/Mac e Server : UNIX, Win o LINUX. Sviluppa soluzioni per il commercio elettronico, con chiavi assimetriche, e di software e servizi per la sicurezza dei server e controllo della vulnerabilità. Nelportafoglio anche soluzioni S.S.O. (single sign on) con chiavi usb, smart-cards o impronte biologiche Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012

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