Revisione parziale. Legge sui registri degli abitanti. Rapporto esplicativo

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1 Revisione parziale Legge sui registri degli abitanti Rapporto esplicativo 0

2 Indice 1 PREMESSE MOTIVO PER LA REVISIONE PROTEZIONE DEI DATI MIGLIORAMENTI NEL SETTORE DELLA PROTEZIONE DEI DATI LA PIATTAFORMA DI DATI CANTONALE IL REGISTRO CENTRALE DELLE PERSONE REGISTRO DEGLI OGGETTI UTILITÀ DELLA PIATTAFORMA DI DATI CONSEGUENZE PER IL PERSONALE E FINANZIARIE LA REVISIONE NON HA NESSUNA CONSEGUENZA REGISTRO CENTRALE DELLE PERSONE Allestimento Gestione REGISTRO DEGLI OGGETTI CONCLUSIONE SPIEGAZIONI RELATIVE A SINGOLE DISPOSIZIONI ANALISI DELL'IMPATTO DELLA REGOLAMENTAZIONE (AIR)

3 1 Premesse Con effetto al 1 novembre 2006 e al 1 gennaio 200 8, la Confederazione ha posto in vigore la legge federale sull'armonizzazione dei registri degli abitanti e di altri registri ufficiali di persone (legge sull'armonizzazione dei registri, LArRa; RS ). Considerata la grande urgenza, per attuare le direttive del diritto federale relative all'armonizzazione dei registri, il Cantone dei Grigioni ha dovuto procedere in due fasi. In una prima fase, con effetto al 1 ottobre 2008 il Governo ha emanato delle disposizioni transitorie per l'esecuzione della legge sull'armonizzazione dei registri. In una seconda fase, il 1 dicembre 2010 sono state po ste in vigore la legge sui registri degli abitanti (LRAb; CSC ) e la relativa ordinanza (ordinanza sui registri degli abitanti; ORAb; CSC ). Lo scopo principale dell'armonizzazione dei registri è unificare i registri degli abitanti nei comuni (o nei Cantoni). I registri armonizzati permettono la trasmissione elettronica dei dati all'ufficio federale di statistica (UST) per un'analisi semplificata dei dati relativi agli abitanti a scopi statistici (p. es. censimento della popolazione), nonché lo scambio elettronico di dati tra comuni ed eventualmente altri servizi. L'armonizzazione dei registri degli abitanti era accompagnata da una correzione del registro federale degli edifici e delle abitazioni (REA) alimentato dai comuni. Considerato che ogni persona domiciliata, ovvero residente o soggiornante in un comune deve essere attribuita a un'abitazione mediante identificatori (EGID e EWID), è necessario che il REA sia aggiornato. Nei comuni, i dati del REA vengono quindi collegati con il registro degli abitanti per consentire in questo modo alla Confederazione di rilevare la situazione abitativa della popolazione. Nel quadro del nuovo sistema di censimento della popolazione, dal 2010 i comuni grigionesi trasmettono trimestralmente all'ust i dati dei loro registri degli abitanti. Nel frattempo, l'armonizzazione dei registri è indiscussa e riconosciuta. L'utilità dei registri degli abitanti, nonché dei registri degli edifici e delle abitazioni armonizzati e aggiornati è considerevole, mentre nel frattempo, dopo una fase iniziale intensa che ha richiesto molte risorse, ma che è stata ben superata, l'onere nei comuni ha raggiunto un livello adeguato. Soprattutto nel quadro dell'iniziativa sulle abitazioni secondarie è emerso che soltanto grazie all'armonizzazione dei registri esiste una fonte 2

4 di dati uniforme comparabile e affidabile a livello nazionale per distinguere tra abitazioni primarie (abitazioni abitate da persone domiciliate o residenti in un comune) e tutte le altre abitazioni. Altre fonti o statistiche semplicemente non sono disponibili. Come ricordato, i registri armonizzati portano importanti vantaggi e celano un'immensa utilità potenziale. Inoltre, contribuiscono ad aumentare la prossimità dell'amministrazione ai cittadini. Ad esempio, anche il Cantone o i comuni stessi possono ricorrere ai dati dai registri degli abitanti per analisi statistiche o per adempiere ad altri compiti prescritti dalla legge. I futuri progetti di e-government con contatto elettronico (via internet) tra abitanti e autorità traggono vantaggio da registri armonizzati, tenuti elettronicamente, con un'identificazione univoca delle persone e delle abitazioni tramite relativi identificatori. Inoltre, grazie all'armonizzazione dei registri è anche possibile lo scambio tra i registri federali e i comuni, ma anche tra i comuni e il Cantone. Per sfruttare appieno le numerose possibilità, oggi tutti i Cantoni dispongono di una piattaforma di dati cantonale o sono in procinto di crearla. In considerazione del fatto che in futuro anche per il Cantone dovrà essere possibile gestire una piattaforma di dati cantonale, con l'art. 29 LRAb sono già state introdotte delle disposizioni legali. Secondo questo articolo, i comuni sono tenuti a trasmettere al Cantone i dati dei loro registri armonizzati delle persone e degli oggetti. Questi dati possono essere utilizzati dal Cantone soltanto per analisi statistiche e per altri scopi previsti dalla legislazione e vanno anonimizzati appena lo scopo dell'elaborazione lo consente. Con una tale piattaforma, il Cantone sarebbe in grado di mettere a disposizione dei suoi servizi e istituti di diritto pubblico i dati necessari all'adempimento dei compiti prescritti dalla legge. Ciò permetterebbe di sfruttare al meglio l'utilità potenziale dei registri armonizzati. L'Amministrazione cantonale è particolarmente interessata proprio a cambiamenti di indirizzo. A seguito dell'evoluzione degli ultimi anni, è emerso che nel Cantone dei Grigioni esiste un grande bisogno di dati dei registri comunali degli abitanti e che dal profilo giuridico e tecnico la creazione di un registro cantonale degli abitanti è possibile senza particolari problemi. Al contempo è stata riconosciuta la necessità di armonizzare i dati relativi a oggetti: molti servizi e istituti di diritto pubblico dispongono di col- 3

5 lezioni di dati relativi a oggetti; non vengono però ancora applicati degli identificatori unitari. Attualmente, i dati personali dei comuni di cui necessita il Cantone per adempiere ai compiti attribuitigli dalla legge vengono messi a disposizione tramite applicazioni specifiche o tramite i mezzi di comunicazione classici (telefonia, , scambio di scritti) attraverso richieste individuali. Di regola, questo scambio di dati è caratterizzato da numerosi processi manuali; i processi amministrativi che riguardano dati relativi agli abitanti sono quindi soggetti a passaggi di supporto. Al fine di aumentare l'efficienza, i servizi lavorano quindi con collezioni di dati locali che, a causa dell'assenza di uno scambio di dati automatizzato con i registri comunali degli abitanti, non sono sufficientemente aggiornati. In seguito, si sono sviluppati due progetti paralleli: quello del "registro centrale delle persone" e quello del "coordinamento delle informazioni relative agli edifici". Il 16 aprile 2012, sulla base di un'analisi preliminare il Governo ha deciso l'avvio di un progetto pilota per il registro delle persone. Già il 16 novembre 2010, il Governo ha istituito un gruppo di progetto, incaricandolo di elaborare uno studio preliminare sul coordinamento di informazioni relative agli edifici. Il 5 giugno 2012, il Governo ha preso atto dello studio preliminare sul coordinamento di informazioni relative agli edifici e ha dato il via libera a un corrispondente progetto pilota. Come detto, conformemente all'art. 29 LRAb, il Cantone può gestire una piattaforma di dati che contiene i dati dei registri comunali delle persone e degli oggetti. Del resto, sulla base di leggi specifiche in materia, il Cantone dispone già ora di diverse collezioni di dati relativi a persone e a oggetti che in futuro andranno naturalmente integrate anch'esse nella piattaforma di dati, se dovranno essere utilizzate da più di un servizio. 2 Motivo per la revisione 2.1 Protezione dei dati Il motivo per la presente revisione della LRAb è da ricercare esclusivamente nelle prescrizioni in materia di protezione dei dati. Le basi legali necessarie per l'allesti- 4

6 mento di un registro centrale delle persone e degli oggetti esistono già. Per la gestione di un registro centrale delle persone, i comuni trasmettono al Cantone i dati dei registri degli abitanti e di altri registri delle persone (catalogo elettorale, registro fiscale, ecc.). Si tratta di dati con indicazioni relative a persone residenti o dimoranti nel Comune (vedi al riguardo art. 6 LArRa). In determinate circostanze, anche i dati relativi a oggetti possono avere un riferimento personale, segnatamente quando una persona può essere identificata in modo relativamente facile non in base ai dati, ma nel contesto dell'informazione. Va poi prestata grande attenzione alle disposizioni in materia di protezione dei dati. L'art. 29 LRAb vigente non tiene conto in maniera sufficiente della protezione dei dati in relazione al progetto di piattaforma di dati e in particolare del registro centrale delle persone. Va da sé che prima di realizzare un sistema o un impianto, come ad es. una piattaforma di dati, vanno effettuate delle prove. I progetti pilota servono a questo. Nella maggior parte dei casi non è tuttavia possibile emanare già per le fasi pilota le basi legali che sarebbero necessarie per motivi di protezione dei dati e che ne tengano conto. Conformemente alla legge cantonale sulla protezione dei dati (LCPD; CSC ), che rimanda alla legge federale sulla protezione dei dati (LPD; RS 235.1), a determinate condizioni sono possibili trattamenti automatizzati di dati nel quadro di progetti pilota prima della messa in vigore delle corrispondenti basi giuridiche, che devono essere ancorate in una legge in senso formale. Questo trattamento automatizzato dei dati deve tuttavia in ogni caso essere interrotto se la relativa base giuridica non è entrata in vigore mediante una legge in senso formale entro cinque anni dalla messa in opera del sistema pilota. Nella presente revisione si tratta di utilizzare i dati disponibili nei comuni nei limiti delle prescrizioni legali e in considerazione delle disposizioni in materia di protezione dei dati. Senza sufficiente base legale non è consentito l'utilizzo o la trasmissione a terzi di dati relativi a persone. Ogni servizio o istituto di diritto pubblico ha accesso soltanto ai dati di cui necessita per l'adempimento dei propri compiti. Riassumendo, si può concludere che una revisione della LRAb è necessaria per soddisfare le prescrizioni in materia di protezione dei dati in relazione alla gestione di una piattaforma di dati e in particolare di un registro centrale delle persone. La revi- 5

7 sione va posta in vigore prima che il sistema pilota venga definitivamente messo in opera e il sistema pilota va interrotto se entro cinque anni dalla sua messa in opera non viene posta in vigore la corrispondente legge. 2.2 Miglioramenti nel settore della protezione dei dati L'introduzione di una piattaforma di dati e in particolare di un registro centrale delle persone va in linea di principio considerata anche dal punto di vista del miglioramento della protezione dei dati. Come ricordato, va creata la corrispondente base giuridica in particolare per l'utilizzo successivo dei dati. In questo senso, il registro centrale delle persone rappresenta un miglioramento sostanziale della protezione dei dati, visto che la centralizzazione della tenuta dei dati ha automaticamente delle conseguenze sui processi organizzativi. Dissociando gestione e utilizzo dei dati, viene formalizzata la gestione delle modifiche e delle autorizzazioni, nonché garantito il rispetto della protezione dei dati. 3 La piattaforma di dati cantonale In futuro, la piattaforma di dati cantonale dovrà consistere in un registro centrale delle persone e in un registro centrale degli oggetti. L'esigenza di mettere a disposizione in modo centralizzato i dati relativi a persone e a oggetti, raccolti nel Cantone sulla base delle più diverse disposizioni legislative e al fine di adempiere ai più diversi compiti, è grande. Per un adempimento efficiente dei compiti pubblici da parte delle relative autorità, ciò è praticamente inevitabile, nell'epoca della digitalizzazione. Con piattaforma di dati cantonale, registro centrale delle persone e registro centrale degli oggetti si intende un concetto globale che può essere composto da più sistemi tecnici e organizzativi. L'elemento distintivo è costituito dall'armonizzazione delle caratteristiche, dalla gestione coordinata e dalla possibilità di ricerche in tutti i sistemi considerati. Non è imperativa una soluzione uniforme a livello tecnico e organizzativo. Tutti i Cantoni della Svizzera dispongono già di un registro centrale delle persone oppure sono in procinto di decidere o hanno già deciso l'allestimento di un tale registro. Per quanto riguarda il registro degli oggetti, la situazione è meno uniforme: 6

8 alcuni Cantoni tengono un REA a livello cantonale, altri lavorano con collezioni di oggetti decentralizzate, di regola non armonizzate. 3.1 Il registro centrale delle persone Il progetto mira a un registro centrale delle persone (quale parte integrante della piattaforma di dati cantonale) che dovrà permettere ai servizi e a una parte degli istituti di diritto pubblico del Cantone di accedere in ogni momento a dati personali aggiornati, completi e corretti. Sulla base di un'ampia regolamentazione per l'accesso, che dovrà essere approvata dal Governo, si garantisce che i vari servizi con diritto d'accesso possano accedere soltanto alle caratteristiche dei dati personali necessari all'adempimento dei loro compiti pubblici ancorati a livello di legge. In questo modo è possibile tenere completamente conto della protezione dei dati, nonché delle esigenze dei servizi e degli istituti di diritto pubblico. Il registro centrale cantonale delle persone si basa sui dati dei registri degli abitanti e di altri registri delle persone (catalogo elettorale, registro fiscale, ecc.) di cui sono in possesso i comuni che sulla base della legislazione federale e cantonale sono competenti per la tenuta di questi registri. I registri degli abitanti contengono i dati degli abitanti domiciliati nel Comune, nonché i dati delle persone annunciatesi nel Comune quali dimoranti (è considerata dimorante una persona che, senza aver preso domicilio, dimora nel Comune per almeno 90 giorni consecutivi oppure per almeno 90 giorni sull'arco di un anno). I comuni trasmettono al Cantone questi dati affinché li inserisca nel registro (vedi al riguardo art. 29 LRAb). Come previsto dal diritto federale, i comuni sono tenuti a trasmettere trimestralmente all'ust i dati dei loro registri degli abitanti. La trasmissione avviene automaticamente a seguito di un ordine dato manualmente. I registri armonizzati, nonché i corrispondenti software e i collegamenti che hanno dovuto essere messi in esercizio nel quadro del progetto di armonizzazione dei registri, rendono possibile questa automazione. Grazie a ciò, dopo un piccolo adeguamento iniziale del software (installazione e configurazione) la consegna dei dati e l'aggiornamento del registro centrale cantonale delle persone da parte dei comuni può avvenire automaticamente. Conformemente all'art. 3 cpv. 3 ORAb, dal 1 gennaio 2012 il soft ware dei comuni deve soddisfare il 7

9 presupposto di base, ossia le esigenze tecniche (supportare determinati tipi di messaggio). In caso di collegamento avvenuto entro la fine del 2013, i comuni verranno indennizzati con un importo compreso tra 1000 e 5000 franchi al massimo per i necessari adeguamenti tecnici. In base all'art. 3 cpv. 3 ORAb, (eventuali) costi residui sono a carico dei comuni. Con un registro centrale cantonale delle persone che i comuni tengono aggiornato con notifiche di mutazioni o di eventi, il flusso di informazioni tra l'amministrazione cantonale e i comuni nel settore dei dati personali viene notevolmente semplificato; vengono inoltre eliminati i passaggi di supporto. Grazie al registro centrale delle persone si possono evitare dati ridondanti e le onerose richieste di dati personali ai comuni. In futuro, la trasmissione di informazioni relative a persone sarà possibile attraverso il registro centrale delle persone, ciò che sgraverà gli uffici controllo abitanti dei comuni. Per l'integrazione pilota dei dati nel registro centrale delle persone sono stati selezionati tre servizi: l'amministrazione delle imposte (AI), l'ufficio della migrazione e del diritto civile (UMDC) e l'ufficio della circolazione (UC). Questi servizi evadono pratiche di massa per le quali sono richiesti processi manuali. Considerato che i relativi processi amministrativi sono già stati collaudati e che le applicazioni specifiche già esistono, questi processi pilota si prestano particolarmente a un'integrazione nel registro centrale delle persone. Grazie all'automazione risultante dal collegamento di questi servizi con il registro centrale delle persone vengono incrementate la qualità e l'efficienza. Sono inoltre indispensabili la messa a disposizione dei dati relativi agli abitanti dei registri comunali delle persone, nonché uno scambio di dati efficiente e senza passaggi di supporto per le autorità di protezione dei minori e degli adulti (APMA), attive dal 1 gennaio Nel suo decreto del 28 febbrai o 2012 concernente la costituzione delle APMA, il Governo ha sottolineato l'importanza di un registro centrale delle persone. Dal punto di vista contenutistico e temporale, l'esercizio efficiente delle future APMA sarebbe strettamente legato al progetto "registro centrale delle persone" in fase di realizzazione. A seguito delle esperienze positive fatte dall'autorità tutoria di Coira con l'accesso diretto ai dati dell'ufficio controllo abitanti della Città di Coira, questo servizio è a disposizione delle cinque APMA a partire dal 1 gennaio 2013, 8

10 dapprima come progetto pilota. Le sinergie create con l'accesso consentono una notevole semplificazione del lavoro. Nel settore dell'e-government, il registro centrale delle persone è un presupposto necessario per tutti i progetti riferiti a persone (ad es. voto elettronico). Soltanto con dati personali centralizzati è possibile realizzare processi continui che possono essere automatizzati. In questo senso, il registro delle persone rappresenta un'infrastruttura di base senza la quale non sono possibili processi di e-government continui. Come già ricordato, in questo progetto va attribuita un'importanza particolare alla protezione dei dati. La base giuridica esistente, l'art. 29 LRAb, è stata creata nel contesto dell'armonizzazione dei registri. Considerate le elevate esigenze poste alla protezione dei dati, per il presente progetto di registro centrale delle persone queste basi esistenti non sono più sufficienti e vanno rielaborate. Nell'attività operativa, la protezione dei dati verrà garantita tramite regolamentazioni per l'accesso. Queste regolamentazioni contengono una definizione dei ruoli per ogni servizio e istituto cantonale di diritto pubblico. Per ciascun ruolo vengono stabiliti i relativi diritti e autorizzazioni. I diritti e le autorizzazioni vengono derivati dai compiti pubblici attribuiti dalla legge al rispettivo servizio o istituto di diritto pubblico e, nei limiti delle possibilità tecniche, indicati nel registro delle persone e nelle applicazioni specifiche di questi servizi. La regolamentazione per l'accesso e la definizione dei ruoli vengono approvate dal Governo. Dall'analisi preliminare per il progetto "registro centrale delle persone" sono emerse diverse possibilità per realizzare un tale registro. Lo scenario preferito e che verrà perseguito è un registro che rappresenta una replica dei dati dei registri comunali degli abitanti (e in futuro di altri registri delle persone). In questo modo, il registro centrale delle persone diventa una collezione di dati esaustiva, mentre la sovranità sui dati rimane esclusivamente ai comuni. I dati dei registri degli abitanti potranno quindi essere modificati soltanto dai comuni. Il diritto federale stabilisce che i dati dei registri degli abitanti vanno trasmessi alla Confederazione. Poiché nei Grigioni la competenza relativa alla tenuta dei registri degli abitanti spetta ai comuni, essi sono anche responsabili della trasmissione di 9

11 questi dati. Ciò è quanto prevede l'art. 20 cpv. 1 ORAb. Grazie alla variante descritta per un registro centrale delle persone, in futuro il Cantone potrà rilevare dai comuni il compito della trasmissione dei dati. Dal punto di vista tecnico e organizzativo, non ne risulta un onere supplementare di rilievo. Visto che la sovranità sui dati spetta ai comuni, soltanto i comuni possono correggere i dati. Questa decisione è di importanza secondaria ed è perciò di competenza del Governo. Per quanto sarà possibile, in futuro è previsto che la trasmissione dei dati a destinazione del registro centrale delle persone verrà assunta dal Cantone. Qualora il collegamento di un comune con il registro centrale delle persone non dovesse essere sufficiente, il comune dovrà anche in futuro adempiere a questo compito. Nella primavera del 2013, nel quadro del progetto pilota la trasmissione di dati da parte del Cantone è stata effettuata con successo per 78 comuni. Per quanto riguarda le trasmissioni di dati all'ust nell'estate 2013, il Cantone se ne occuperà per altri 38 (o addirittura 44) comuni. 3.2 Registro degli oggetti Come ricordato all'inizio, il 5 giugno 2012 il Governo ha preso atto dello studio preliminare relativo al coordinamento di informazioni relative a edifici, elaborato dal team di progetto che aveva istituito, e ha dato il via libera a un corrispondente progetto pilota. Il progetto è volutamente denominato "Coordinamento di informazioni relative a edifici", poiché si tratta in un primo tempo di coordinare e di armonizzare le informazioni. Quindi, non si può (ancora) parlare di una soluzione per un registro. Tuttavia, l'obiettivo rimane quello di gestire in futuro un registro centrale degli oggetti, con lo scopo di incrementare l'efficienza e la qualità, nonché di semplificare il lavoro quotidiano attribuito dalla legge ai corrispondenti servizi, istituti di diritto pubblico ed eventuali altre autorità. Questo obiettivo sarà quindi esaminato. Nel 2012, il progetto pilota, che mira a stimare l'onere per la rettifica delle informazioni relative a edifici, per l'adeguamento strutturale degli edifici (creazione di oggetti secondo il REA e l'ordinanza tecnica concernente la misurazione ufficiale), nonché per la tenuta a giorno nell'intero Cantone di caratteristiche di base definite ha potuto essere svolto con i comuni pilota Bivio, Lantsch/Lenz e Pontresina. Ne risulta un bisogno relativamente elevato di risorse finanziarie (vedi al riguardo il n. 4.3). Tuttavia, i costi possono essere ripartiti su un lasso di tempo di oltre dieci anni e 10

12 tra almeno tre servizi o istituti di diritto pubblico. Allo stesso tempo, la prevista durata del progetto nel corso del quale verrebbero considerate tutte le interdipendenze rappresenta una sfida. Le questioni aperte verranno chiarite e decise una volta che saranno state elaborate le varianti di attuazione. 3.3 Utilità della piattaforma di dati Riassumendo, l'utilità di un registro centrale delle persone può essere descritta come segue. Vantaggi nel settore della protezione dei dati Con la messa a disposizione centralizzata dei dati personali da parte di un unico gestore i processi vengono formalizzati. Le consultazioni dei dati sono documentate e chiare e gli accessi vengono registrati. Utilità per gli abitanti del Cantone - Le modifiche dei dati vengono trasmesse automaticamente a tutti i servizi importanti dell'amministrazione cantonale o possono essere consultate in caso di necessità. Attualmente, questo onere di coordinamento spetta all'abitante (ad es. presentando il certificato di domicilio), ciò che è associato a costi e a un onere di tempo. - Riducendo le collezioni di dati isolate, gestite a livello locale, viene ridotto il rischio di dati personali non aggiornati. Utilità per i comuni - I comuni devono fornire una quantità di informazioni notevolmente inferiore a servizi cantonali e istituti di diritto pubblico. - Ove possibile, il Cantone rileverà presumibilmente dai comuni il compito di trasmettere i dati degli abitanti all'ust. - La qualità dello scambio di dati viene incrementata, visto che i dati vengono trasmessi tramite interfacce standardizzate senza passaggi di supporto. Utilità per il Cantone - Il registro centrale delle persone rappresenta una fonte autorevole di dati personali sempre aggiornati. 11

13 - I dati personali sono disponibili per processi automatizzati, sempre nei limiti del mandato legale. Per quanto riguarda il registro degli oggetti, l'utilità potenziale è considerevole. Un'unica collezione di dati relativi a oggetti alla quale possono accedere tutti i servizi che necessitano dei dati per adempiere ai compiti loro attribuiti dalla legge faciliterebbe notevolmente il loro lavoro. Competenze chiare per la creazione di oggetti (struttura degli edifici), nonché l'attribuzione di caratteristiche evitano rilevamenti doppi. Insieme a dei processi definiti, i tempi della procedura possono essere ridotti e la produttività può essere incrementata. Una centralizzazione della garanzia della qualità assicurerebbe un grado di precisione dell'elaborazione molto elevato. 4 Conseguenze per il personale e finanziarie 4.1 La revisione non ha nessuna conseguenza La presente revisione legislativa non ha conseguenze né finanziarie, né per il personale. Essa serve esclusivamente a soddisfare le esigenze poste alla protezione dei dati. Il Governo ha già oggi la possibilità di allestire e realizzare una piattaforma di dati con un registro centrale delle persone e degli oggetti. Nella sessione di giugno 2010, il Gran Consiglio ha approvato senza riserve la disposizione dell'art. 29 LRAb, che è entrata in vigore il 1 dicembre Secondo ques to articolo, il comune deve trasmettere al Cantone i dati dei suoi registri delle persone e degli oggetti (il Governo disciplina l'indennità per le trasmissioni di dati che superano quelle alla Confederazione) e, a questo scopo, il Cantone può gestire una piattaforma di dati. In virtù dell'art. 29 LRAb vigente, il Governo ha deciso di portare avanti il progetto della piattaforma di dati con il progetto pilota del registro centrale cantonale delle persone, nonché del coordinamento delle informazioni relative agli edifici. I costi per questa piattaforma di dati vengono sostenuti attingendo al preventivo ordinario e non sono generati dalla presente revisione. Per offrire un'informazione esaustiva, nelle seguenti sezioni vengono presentate le risorse necessarie. 12

14 4.2 Registro centrale delle persone Allestimento Per l'attuazione è preventivato un volume d'impiego una tantum pari al 140 per cento, più le risorse necessarie per gli adeguamenti nei servizi. Questo personale sarà incaricato dell'allestimento del registro centrale delle persone e verrà messo a disposizione per breve tempo dai servizi interessati, che a questo scopo faranno capo al personale già impiegato. I costi d'investimento vengono stimati in franchi. - Vi sono inclusi l'indennità una tantum ai comuni pari a un importo complessivo di ca franchi. I comuni riceveranno questa indennità per il modesto adeguamento tecnico iniziale del loro software (installazione e configurazione). L'indennità verrà calcolata in base al numero di abitanti (un franco per abitante), ma ammonterà almeno a 1000 e al massimo a 5000 franchi per comune. Questi importi sono stati determinati sulla base di valori empirici di altri Cantoni. Presumibilmente, in questo modo circa l'85 per cento dei comuni (per un numero complessivo di abitanti pari a oltre il 93 per cento della popolazione residente dei Grigioni) potrà essere collegato entro i termini previsti. Il presupposto per il versamento dell'indennità è la positiva attuazione entro i termini stabiliti, ossia entro la fine del 2013, delle notifiche (trasmissioni automatiche dei dati) al registro centrale delle persone secondo gli standard di ech. Conformemente all'art. 3 cpv. 3 ORAb, tutti i costi che superano tali importi e che si presentano a livello comunale, vanno sostenuti dai comuni. Ciò considerato e vista l'utilità per i comuni risultante dalla creazione di un registro centrale cantonale delle persone (non saranno più necessarie ricerche "manuali" di dati personali, eventuale rilevamento da parte del Cantone della trasmissione dei dati alla Confederazione), questa regolamentazione viene accettata da praticamente tutti i comuni. - Le soluzioni software impiegate da 20 comuni il cui numero complessivo di abitanti corrisponde a circa l'8 per cento della popolazione residente del Cantone non soddisfano ancora le esigenze poste dall'art. 3 cpv. 3 ORAb o non supportano i corrispondenti standard. Il software impiegato da questi comuni non permette quindi un semplice adeguamento del prodotto. Il progetto prevede di sostenere questi comuni in modo tale che possano raggiungere il più presto possibile uno standard informatico conforme alle prescrizioni di legge e possano in- 13

15 viare singole notifiche di eventi. Per il momento non ci si deve perciò attendere un collegamento di questi comuni, fatta eccezione per un comune, il cui numero di abitanti corrisponde all'1,4 per cento della popolazione residente del Cantone, per il quale il problema dovrebbe essere risolto all'inizio del Per alcuni comuni è eventualmente possibile un collegamento parziale (intero effettivo di dati, senza aggiornamento tramite notifiche individuali). Sono stati avviati i primi test con notifiche individuali, ma le possibilità di successo sono ancora incerte. Poiché il numero di abitanti di questi comuni corrisponde soltanto al 6,6 per cento degli abitanti del Cantone, questo fatto non è particolarmente grave. - Nell'Ufficio d'informatica (UI) risultano franchi per servizi esterni, franchi per l'infrastruttura tecnica, franchi per costi d'esercizio esterni e franchi per la preparazione del registro per le APMA, l'amministrazione delle imposte, l'uc e l'umdc. - il collegamento tecnico delle applicazioni specifiche di determinati servizi costa franchi. Si tratta delle APMA, dell'uc e dell'amministrazione delle imposte ( franchi ciascuno). - Inoltre, è prevista una riserva di franchi. Investimento Costi in franchi Indennità una tantum ai comuni Servizi esterni Infrastruttura tecnica Costi d'esercizio esterni Preparazione del registro per i servizi Collegamento tecnico delle applicazioni specifiche Riserva per il progetto Totale Il rapporto di fine progetto relativo al registro centrale delle persone non è ancora stato allestito. Tuttavia, il progetto potrà presumibilmente essere concluso nei limiti dei costi sopra indicati Gestione La gestione regolare di un registro centrale delle persone richiede risorse umane nella misura di un volume d'impiego pari a ca. il 180 per cento. 14

16 Di questi, il 100 per cento è necessario presso l'amministrazione delle imposte; questo impiego è già stato creato con decreto governativo del 28 febbraio 2013 in relazione alla costituzione delle APMA (decisioni preliminari in materia di diritto finanziario e del personale) nel quadro delle direttive di politica finanziaria. Con questo impiego viene assicurata la gestione dei contenuti. Il titolare di questo impiego funge da interlocutore per i comuni e provvede alla garanzia della qualità, al coordinamento dei contenuti e alle trasmissioni dei dati alla Confederazione. Un ulteriore volume d'impiego pari al 55 per cento è insediato presso l'ui e può essere messo a disposizione a seguito di capacità che si liberano grazie alla sostituzione dello sviluppo in proprio del sistema d'informazione relativo a persone (PIS) con una soluzione standard (progetto ERP). I compiti consistono nel supporto tecnico relativo alle applicazioni e nella gestione tecnica della piattaforma di produzione. Il rimanente 25 per cento viene coperto dall'impiego esistente per l'armonizzazione dei registri insediato presso il Dipartimento dell'economia pubblica e socialità (DEPS). Si tratta in particolare dell'assistenza relativa ai sistemi periferici (REA, partenza/arrivo, obbligo di notifica di terzi, notifiche di registri federali, UCC/UPI, Infostar, SIMIC, ecc.). La competenza per la garanzia della qualità tecnica e contenutistica delle applicazioni specifiche degli uffici spetta come finora ai rispettivi servizi. Nella gestione operativa, il registro centrale delle persone genera costi annui complessivi di circa franchi. Questi costi si suddividono come segue: franchi vanno quale forfetaria di manutenzione alla BEDAG Informatik AG che, in qualità di partner tecnico, si occupa dell'introduzione e della manutenzione del software "GERES", attualmente impiegato in 16 Cantoni e distribuito senza licenza quale soluzione open source. Per la tassa sociale dell'associazione "GERES Community" sono preventivati 4400 franchi, mentre i costi per lo sviluppo di GERES a carico del Cantone dei Grigioni (quota di partecipazione del 6,6 per cento) vengono stimati in franchi. Infine, è prevista una riserva per spese di manutenzione nella misura di 3800 franchi. Questi costi vengono ripartiti tra i servizi collegati con il registro centrale delle persone e addebitati al preventivo ordinario. 15

17 Durante la fase di gestione, di principio ai comuni non va più versata alcuna indennità per le trasmissioni di dati al Cantone, poiché queste trasmissioni non provocano un onere supplementare rispetto alle trasmissioni di dati alla Confederazione prescritte dalla legislazione federale e non indennizzate. 4.3 Registro degli oggetti Attualmente non è ancora possibile fornire informazioni concrete relative all'allestimento e alla gestione di un registro degli oggetti. Il coordinamento delle informazioni relative a edifici assicura per il momento soltanto la qualità dei dati nei settori specifici. I costi risultanti, stimati approssimativamente in 2-3,5 milioni di franchi, coprono soltanto le spese per la rettifica dei dati già esistenti nelle singole applicazioni specifiche, ripartite su un lasso di tempo di circa 13 anni, nonché tra i servizi e gli istituti di diritto pubblico interessati (soprattutto UAG, UdS, AFG). In questi costi non è incluso l'onere per l'allestimento e la gestione di un registro degli oggetti. 5 Conclusione Non si tratta più della questione se il Cantone debba gestire o meno una piattaforma di dati con un registro centrale delle persone (e più tardi con un registro degli oggetti). Con l'emanazione della LRAb, il Gran Consiglio del Cantone dei Grigioni ha già deciso nel 2010 che il Cantone può gestire una tale piattaforma di dati e che i comuni devono per questo trasmettere al Cantone i dati dei loro registri delle persone e degli oggetti (con versamento di un'indennità se queste trasmissioni superano quelle alla Confederazione e generano un onere supplementare). In questo senso esistono già le basi legislative per la gestione di una tale piattaforma di dati con il registro centrale delle persone e un registro degli oggetti, nonché per l'alimentazione degli stessi con dati provenienti dai registri comunali delle persone e degli oggetti. Di conseguenza, la revisione non provoca costi. Le risorse per l'allestimento della piattaforma di dati vengono messe a disposizione tramite il preventivo ordinario. Un adeguamento delle basi legislative risulta necessario unicamente per via della protezione dei dati. È emerso che la LRAb vigente non soddisfa in misura sufficiente le esigenze poste dalla protezione dei dati in relazione alla gestione di una piatta- 16

18 forma di dati e in particolare di un registro centrale delle persone. Per questa ragione si rende necessaria la presente revisione parziale della LRAb. Senza revisione parziale, il progetto (pilota) per un registro centrale cantonale delle persone e per la sua gestione andrebbero interrotti. 6 Spiegazioni relative a singole disposizioni Art. 1 La LRAb mira ad attuare la LArRa e disciplina in particolare la tenuta dei registri comunali degli abitanti, nonché la residenza e il soggiorno. Per motivi concernenti la protezione dei dati, in relazione alla piattaforma di dati in questa disposizione va ampliata la descrizione dello scopo e di conseguenza va inserito un nuovo capoverso. Già nell'articolo sullo scopo deve risultare che la legge deve servire anche a disciplinare la comunicazione al Cantone di dati dei registri comunali delle persone e degli oggetti la gestione di una piattaforma di dati cantonale. Conformemente al diritto in materia di protezione dati, i dati personali possono essere elaborati soltanto per gli scopi previsti dalla legge per l'acquisizione dei dati. Un'eccezione a questa destinazione vincolata è possibile nei casi in cui, in virtù di una base legislativa, un'autorità può accedere ai dati di un'altra autorità. In linea di principio, la LRAb nella forma attualmente in vigore non prevede un accesso di altre autorità ai registri delle persone e degli oggetti. Per questa ragione, si rende necessario un adeguamento che tenga conto dei nuovi scopi previsti dalla legge. A titolo di novità, la LRAb non dovrà più servire unicamente all'attuazione della LArRa, bensì anche fungere da base per la gestione di una piattaforma di dati cantonale. Art. 29 Capoverso 1: qui si procede a un completamento. A titolo di novità, per le trasmissioni di dati dei comuni al Cantone il Governo disciplina anche la forma e la periodicità delle trasmissioni. È prevista la trasmissione quotidiana delle mutazioni. Capoverso 3: questa disposizione in materia di protezione dei dati, secondo la quale i dati della piattaforma possono essere utilizzati solo per analisi statistiche e per altri scopi previsti dalla legislazione e secondo la quale i dati vanno anonimizzati, viene 17

19 qui abrogata. A titolo di novità, le regolamentazioni concernenti l'utilizzo dei dati della piattaforma e gli aspetti in materia di protezione dei dati ad esse correlati vengono inseriti negli art. 30a segg. Art. 30a Nell'art. 29 cpv. 2, il Cantone viene autorizzato a gestire una piattaforma di dati. Qui viene ora descritta la configurazione attuale e futura di questa piattaforma di dati. In fin dei conti, essa consiste in un registro centrale delle persone contenente i dati dei registri comunali degli abitanti e di altri registri comunali e cantonali delle persone, nonché di un registro degli oggetti contenente i dati dei registri degli oggetti comunali, cantonali e, per quanto disponibili, federali. Per quanto riguarda questi ultimi si intendono i dati del REA. In questo modo si garantisce che sulla piattaforma di dati vengano riuniti i dati di tutte le collezioni di dati di Cantone e comuni (ed eventualmente della Confederazione), senza che i comuni perdano la sovranità sui propri dati. Attualmente esiste solo un registro centrale delle persone contenente i dati dei registri degli abitanti della maggior parte dei comuni (copertura superiore al 90 per cento della popolazione del Cantone). Nel quadro del progetto pilota vi sono però allacciati soltanto pochi servizi. La realizzazione di un registro centrale degli oggetti è ancora più lontana. Per il momento esiste solo un progetto di coordinamento delle informazioni relative a edifici. Nel capoverso 4 viene stabilito nella legge che i dati del registro centrale delle persone e degli oggetti possono essere collegati fra loro. Un tale collegamento necessita di una base legale. Sulla base del diritto federale, i comuni sono già tenuti a collegare i dati relativi a oggetti con i dati relativi a persone, ad esempio attribuendo quale caratteristica nel registro degli abitanti a ogni persona l'identificatore delle abitazioni e degli edifici (EWID e EGID). Simili possibilità devono essere concesse anche al Cantone per analisi statistiche e per adempiere ai compiti attribuitigli dalla legge. Art. 30b Capoversi da 1 a 4: queste disposizioni sono di importanza fondamentale per quanto riguarda la protezione dei dati. Esse costituiscono la base, nel quadro di una legge 18

20 formale, che definisce lo scopo dell'elaborazione dei dati e dell'accesso agli stessi, nonché le relative autorizzazioni. I dati del registro centrale delle persone e degli oggetti possono essere utilizzati soltanto per analisi statistiche e per l'adempimento di compiti previsti dalla legge. Un compito previsto dalla legge è un compito al quale un'autorità (o in caso di esternalizzazione un'istituzione privata) deve adempiere sulla base di disposizioni di legge. In questo caso, i servizi del Cantone possono accedere ai dati allo scopo di adempiere ai loro compiti pubblici. Per quanto riguarda i dieci istituti di diritto pubblico del Cantone (Cassa pensioni [CPG], Istituto delle assicurazioni sociali [IAS GR], Servizi psichiatrici [SPGR], Assicurazione fabbricati [AFG], Cassa per i danni della natura [CDN; gestita dall'afg], Scuola universitaria per la tecnica e l'economia [UTE], Alta scuola pedagogica [ASP], Centro di formazione in campo sanitario e sociale [CSS], Banca Cantonale Grigione [BCG], Cassa di disoccupazione dei Grigioni [CD; l'unico istituto dipendente, sezione dell'ufficio per l'industria, arti e mestieri e lavoro]), il Governo dovrà designare nell'ordinanza i servizi che hanno bisogno di accedere ai registri. Attualmente, per l'accesso entrano in considerazione soltanto la CPG, l'ias GR, i SPGR, l'afg (incl. CDN), nonché la CD (tramite il servizio). Ogni servizio o istituto di diritto pubblico può utilizzare soltanto i dati di cui necessita per adempiere ai compiti attribuitigli dalla legge. Non viene autorizzato l'accesso a ulteriori dati contenuti nel registro delle persone. Come ricordato in precedenza, nel quadro della regolamentazione per l'accesso il Governo elaborerà una definizione dei ruoli per ogni servizio e istituto di diritto pubblico. Qualora altre autorità o istituzioni desiderino accedere al registro cantonale delle persone, in linea di principio dovrà esistere o andrà creata una corrispondente disposizione a livello di legge speciale. A questo proposito (e contrariamente al registro degli oggetti, vedi al riguardo cpv. 5), nella LRAb va disciplinato soltanto l'accesso dell'amministrazione cantonale (servizi) e degli istituti di diritto pubblico del Cantone. 19

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