REGOLAMENTO DEL SISTEMA PER LA CERTIFICAZIONE E IL CONTROLLO DEGLI OPERATORI SECONDO IL REG. CE 834/2007

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1 1 di 21 REGOLAMENTO DEL SISTEMA PER LA CERTIFICAZIONE E IL CONTROLLO DEGLI

2 2 di 21 Rev. Causale Redatto Approvato Autorizzato 01 Emissione Virno Elio Paganelli Paolo Montaguti Ivan (10/03/03) 02 (23/01/04) a seguito Comunicazione MiPAF di cui al Prot. N 461 del 5/11/03 Virno Elio Paganelli Paolo Montaguti Ivan 03 (12/11/05) 04 (17/11/08) 05 (06/03/2009) 06 (27/03/2009) 07 (11/05/2009) 08 (10/07/2009) 09 (21/05/2010) 10 (30/09/2010) 11 (17/11/2011) 12 (30/06/2012) 13 (31/01/2013) 14 (29/03/2013) a seguito modifica del m del Manuale Qualità Sidel, con comunicazione SIDEL, prot. N 65/05/U del 09/11/05, a MiPAF prot. N del 11/11/05 Aggiornamento in base al nuovo regolamento CE 834/2007 relativa ai rilievi Sincert Da Completare a seguito esito esame documentale Sincert,di cui al rif. 2009UTF048 del 25/02/2009, per richiesta di accreditamento Sidel relativa ai rilievi Sincert Da Completare con verifica in campo a seguito esito esame documentale Sincert,di cui al rif. 2009UTF048 del 25/02/2009, per richiesta di accreditamento Sidel a seguito Audit del Sincert in data 2009/04/6-7 a seguito di richieste di modifiche MiPAAF nell incontro del 09/07/09 - Variazione organizzativa con l introduzione della figura professionale del Valutatore - Attuazione AC a seguito di OSS emerse in VI ACCREDIA del 08-09/02/2010 a seguito di richieste di modifiche MiPAAF (Rif.: Prot. MiPAAF del 27/07/2010) a seguito di richieste di modifiche MiPAAF (Rif.: Prot. MiPAAF del 27/10/2011 Rinomina regolamento da Q a R- revisione a seguito rilievi Accredia e a seguito di richieste di modifiche MiPAAF (tempi a seguito di richieste di modifiche MiPAAF (Rif.: Prot. MiPAAF del /11/2012) a seguito di richieste di modifiche MiPAAF (Rif.: Prot. MiPAAF del 25/03/2013) Virno Elio Paganelli Paolo Montaguti Ivan Virno Elio Paganelli Paolo Montaguti Ivan Virno Elio Virno Elio Montaguti Ivan Virno Elio Virno Elio Montaguti Ivan Fabrizio Fergnani Fergnani Fabrizio Fergnani Fabrizio Fergnani Fabrizio Virno Elio Virno Elio Virno Elio Virno Elio Montaguti Ivan Montaguti Ivan Montaguti Ivan Montaguti Ivan Erardi Giulia Virno Elio Montaguti Ivan Giulia Erardi Giulia Montaguti Montaguti Ivan Enrico Accorsi Giulia Montaguti Ivan Montaguti Enrico Accorsi Giulia Montaguti Ivan Montaguti (28/06/2013) a seguito di richieste di modifiche MiPAAF (Rif.: Prot. MiPAAF del 29/05/2013) Enrico Accorsi Giulia Montaguti Ivan Montaguti INDICE r01.00 Normative e Legislazioni di riferimento r01.01 Oggetto r01.02 Informazioni sulle procedure r01.03 Domanda di assoggettamento al sistema di certificazione e controllo r Domanda per Aziende agricole vegetali

3 3 di 21 r r r Domanda per Aziende di produzione zootecnica Domanda per Aziende di preparazione Domanda per Importatori r01.04 Esame preliminare della Domanda r01.05 Pianificazione ispezione di avvio r01.06 Ispezione di avvio per l ammissione al sistema di certificazione e controllo r01.07 Decisione relativa all ammissione al sistema di certificazione e controllo r01.08 Ispezione di controllo e campionamento r01.09 Valutazione Conformità r01.10 Richiesta riconoscimento periodi anteriori alla notifica, Documento Giustificativo e Richiesta Autorizzazione Etichettatura r r Richiesta riconoscimento periodi anteriori alla notifica (articolo 6, 2 e Allegato 3 del DM del 27 novembre 2009) Certificato di Conformità e Richiesta Autorizzazione Etichettatura r01.11 Verifica corrispondenza della Richiesta di Certificato di Conformità e della Richiesta di Autorizzazione all Etichettatura r01.12 Delibera Rilascio Documento Giustificativo e Certificato di conformità r01.13 Documenti di Certificazione r01.14 Requisiti e Condizioni per il Mantenimento della Certificazione r01. Estensione della Certificazione r01.16 Notifica di variazione r01.17 Modifiche dei requisiti di certificazione r01.18 Non Conformità e Provvedimenti r01.19 Recesso dal sistema di certificazione e controllo r01.20 Reclami, Ricorsi, Contenziosi r01.21 Reclami all Operatore dai Consumatori e da altri Soggetti interessati r01.22 Tariffe r01.23 Riservatezza r01.24 Uso del Marchio SIDELcab e del materiale pubblicitario r01.25 Pubblicazione

4 4 di 21 r01.00 Normative e Legislazioni di riferimento Norma UNI CEI EN 45011/99 Regolamento CE 834/2007 e s.m.i Regolamento CE 889/2008 e sm.i Regolamento CE 1235/08 D.Lgs. 220/95 UNI EN ISO 9000 (Fondamenti e Vocabolario) UNI CEI EN ISO/IEC (Vocabolario e Principi generali) UNI ISO 2859 DM del 27 novembre 2009 Regolamento CE 271/2010 Regolamento CE n. 203/2012 (vino biologico) Regolamento CE n. 505/2012 Reg. UE 126 del (documento giustificativo e importazione) Reg. CE 426 del (etichettatura bio) Reg. UE del (importazioni) DM _Modifiche a DM DM n notifica DM n DM n. 309 DM n DM n DM n DM vigilanza DM _Modifiche a DM DM n. 992 DM n DM n DM n del 27/12/2012 DM del 03/05/2012 DM n del 09/08/2012 DM n del 01/10/2012 r01.01 Oggetto Il presente Documento disciplina i rapporti tra SIDELcab, in qualità di Organismo di Certificazione e Controllo, e l Operatore, in qualità di soggetto controllato, nell ambito del processo di Certificazione e Controllo nel settore dell agricoltura biologica secondo i requisiti del Reg. 834/2007/CE Esso definisce i diritti e i doveri a cui sono assoggettati SIDELcab e Operatori nell ambito del sistema di certificazione e controllo e le condizioni per il rilascio, il mantenimento, l estensione, la sospensione, la revoca ed il recesso dalla certificazione. Gli Operatori che decidono di essere assoggettati al sistema di certificazione e controllo di SIDELcab, con la sottoscrizione del contratto tra Operatore e SIDELcab per il servizio offerto da quest ultimo, accettano di rispettare le condizioni contenute nel presente documento. r01.02 Informazioni sulle procedure SIDELcab, al fine di consentire agli Operatori di essere edotti in merito alle procedure relative alla domanda di assoggettamento al sistema di certificazione e controllo, ai diritti e ai doveri che disciplinano il rapporto tra Operatore e SIDELcab relativamente a tutte le fasi del processo di certificazione e controllo, agli importi che devono essere pagati a fronte del servizio fornito da SIDELcab per la certificazione e controllo, rende disponibile al richiedente la seguente documentazione contrattuale:

5 o o o o o REGOLAMENTO DEL SISTEMA PER LA 5 di 21 Regolamento di SIDELcab del sistema di certificazione e controllo di SIDELcab secondo il Reg. CE 834/2007 (doc. ); Regolamento per l uso del marchio di SIDELcab e di materiale pubblicitario per la certificazione secondo il Reg. CE 834/2007 (doc. R03); Tabella delle Non Conformità e Provvedimenti, estratta dalla Procedura P07 Gestione NC e AC degli operatori dell agricoltura biologica ; Contratto tra SIDELcab e Operatore (modello T70); Tariffario relativo al servizio fornito da SIDELcab (Documento I02). Inoltre, ove richiesto, SIDELcab invia presso l Operatore il Responsabile dell Unità Territoriale (RUT) di appartenenza il quale provvede a fornire tutti i chiarimenti e gli approfondimenti necessari affinché l Operatore venga esaustivamente informato e aggiornato. r01.03 Domanda di assoggettamento al sistema di certificazione e controllo Si distinguono i seguenti casi: - Domanda per Aziende di produzione vegetale; - Domanda per Aziende di produzione zootecnica; - Domanda per Aziende di preparazione - Domanda per Importatori r Domanda per Aziende di produzione vegetale La domanda si compone della seguente documentazione: a. la richiesta per l assoggettamento al sistema di certificazione e controllo, sottoscritta dal legale rappresentante; b. il contratto tra SIDELcab e Operatore per il servizio di certificazione e controllo; c. la notifica informatica dell attività con metodo biologico, effettuata secondo le modalità di notifica previste dal decreto 2049 del sul sito (nella sezione SIB) o nei siti regionali per le regioni o province autonome che dispongono di propri sistemi informativi per l agricoltura biologica, copia dell originale stampato da internet e inviato alla regione competente; d. dichiarazione firmata dall Operatore in cui figuri l impegno dello stesso a: effettuare le operazioni conformemente alle norme di produzione biologica del Reg. CE 834/2007 e del Reg. CE 889/2008; accettare, in caso di infrazioni o irregolarità, che siano applicate le misure previste dalle norme di produzione biologica del Reg. CE 834/2007 e del Reg. CE 889/2008, e dal capitolo p07.07 Tabella delle Non Conformità e Provvedimenti della P07 Gestione NC e AC del processo di certificazione ; accettare di informare per iscritto gli acquirenti del prodotto per far sì che le indicazioni relative al metodo di produzione biologico siano soppresse da tale produzione, in caso di applicazione di provvedimenti; accettare che gli OdC si scambino informazioni in merito all attività di controllo eseguita sugli Operatori stessi; accettare di dare libero accesso alle strutture e agli impianti sia all OdC che agli Enti di accreditamento. e. altri documenti allegati alla domanda: e1 planimetria catastale dell azienda in scala minima 1: con evidenziati i confini aziendali; e2 planimetria delle strutture e dei locali adibiti allo stoccaggio, magazzinaggio, conservazione; e3 certificati e visure catastali relativi ai terreni e ai fabbricati in possesso o nella disponibilità dell Operatore e connessi all attività produttiva; e4 copia dei titoli di possesso o di altro documento che attesti la conduzione continuativa del fondo se questo non è di proprietà del dichiarante;

6 e5 e6 e7 e8 e9 REGOLAMENTO DEL SISTEMA PER LA 6 di 21 autorizzazione sanitaria; autodichiarazione di autocontrollo HACCP; relazione tecnica copia di attribuzione del numero di partita IVA e copia del documento di identità del rappresentante legale; programma annuale di produzione (PAPV) in cui viene definito il programma annuale di coltivazione vegetale dell azienda. Tale documento deve essere trasmesso a SIDELcab contestualmente alla prima notifica ed entro il 31 gennaio di ogni anno (PAPV annuale), oppure durante l anno, ogni volta che intervengono variazioni (PAPV di variazione). L Operatore deve tenere disponibile in azienda, al fine di consentire i controlli da parte del tecnico ispettore, la relazione tecnica contenente: - una descrizione completa dell unità, degli stabilimenti e dell attività; - una descrizione delle misure concrete che sono adottate a livello dell unità, degli stabilimenti o dell attività per garantire il rispetto delle disposizioni del Reg. CE 834/2007, ed in particolare dei requisiti tecnici descritti nel Reg. CE 889/2008, - una descrizione delle misure precauzionali atte a ridurre il rischio di contaminazione da parte di sostanze o prodotti non autorizzati e le misure di pulizia adottate nei luoghi di magazzinaggio e lungo tutta la catena di produzione dell Operatore. Tale relazione viene verificata da SIDELcab, durante la fase di verifica ispettiva e segnala eventuali carenze o NC che l operatore dovrà controfirmare per accettazione. Evidenza di queste segnalazioni, si ritrova nella Relazione di Ispezione. r Domanda per Aziende di produzione zootecnica La domanda si compone della seguente documentazione: a. la richiesta per l assoggettamento al sistema di certificazione e controllo, sottoscritta dal legale rappresentante; b. il contratto tra SIDELcab e Operatore per il servizio di certificazione e controllo; c. la notifica informatica dell attività con metodo biologico, effettuata secondo le modalità di notifica previste dal decreto 2049 del sul sito (nella sezione SIB) o nei siti regionali per le regioni o province autonome che dispongono di propri sistemi informativi per l agricoltura biologica, copia dell originale stampato da internet e inviato alla regione competente ; d. dichiarazione firmata dall Operatore responsabile in cui figuri l impegno dello stesso a: effettuare le operazioni conformemente alle norme di produzione biologica del Reg. CE 834/2007 e del Reg. CE 889/2008; accettare, in caso di infrazioni o irregolarità, che siano applicate le misure previste dalle norme di produzione biologica del Reg. CE 834/2007 e del Reg. CE 889/2008 e dal capitolo p07.07 Tabella delle Non Conformità e Provvedimenti della P07 Gestione NC e AC del processo di certificazione ; accettare di informare per iscritto gli acquirenti del prodotto per far sì che le indicazioni relative al metodo di produzione biologico siano soppresse da tale produzione, in caso di applicazione di provvedimenti; accettare che gli OdC si scambino informazioni in merito all attività di controllo eseguita sugli Operatori stessi; accettare di dare libero accesso alle strutture e agli impianti sia all OdC che agli Enti di accreditamento. e. altri documenti allegati alla domanda: e1 planimetria catastale dell azienda in scala minima 1: con evidenziati i confini aziendali (o con evidenziati i siti degli apiari ricorrenti o fissi per gli allevamenti apistici); e2 planimetria delle strutture e dei locali adibiti allo stoccaggio, magazzinaggio, conservazione; e3 certificati e visure catastali relativi ai terreni e ai fabbricati in possesso o nella disponibilità dell Operatore e connessi all attività produttive; e4 copia dei titoli di possesso o di altro documento che attesti la conduzione continuativa del fondo se questo non è di proprietà del dichiarante; e5 autorizzazione sanitaria;

7 e6 e7 REGOLAMENTO DEL SISTEMA PER LA autodichiarazione di autocontrollo HACCP; relazione tecnica 7 di 21 e8 copia del certificato di attribuzione del numero di partita IVA e del documento di identità del rappresentante legale; e9 planimetrie dei locali di stabulazione, allevamento, mungiture, ecc.; e10 programma annuale di produzione zootecnica (PAPZ, per aziende apistiche) in cui viene definito il programma annuale di produzione zootecnica dell azienda. Tale documento deve essere trasmesso a SIDELcab contestualmente alla prima notifica ed entro il 31 gennaio di ogni anno (PAPZ annuale), oppure durante l anno, ogni volta che intervengono variazioni (PAPZ di variazione); e11 programma di utilizzo delle deiezioni zootecniche (PUDZ). L Operatore deve tenere disponibile in azienda, al fine di consentire i controlli da parte del tecnico ispettore, la seguente documentazione relazione tecnica contenente: f1 Relazione tecnica contenente: - una descrizione completa dell unità, degli stabilimenti e dell attività; - una descrizione delle misure concrete che sono adottate a livello dell unità, degli stabilimenti o dell attività per garantire il rispetto delle disposizioni del Reg. CE 834/2007, ed in particolare dei requisiti tecnici descritti nel Reg. CE 889/2008, - una descrizione delle misure precauzionali atte a ridurre il rischio di contaminazione da parte di sostanze o prodotti non autorizzati e le misure di pulizia adottate nei luoghi di magazzinaggio e lungo tutta la catena di produzione dell Operatore. Tale relazione viene verificata da SIDELcab, durante la fase di verifica ispettiva e segnala eventuali carenze o NC che l operatore dovrà controfirmare per accettazione. Evidenza di queste segnalazioni, si ritrova nella Relazione di Ispezione. f2 f3 piano annuale ubicazione apiari (aziende apistiche); piano di gestione dell allevamento che comprende: - origine e descrizione delle razze presenti in azienda - piano di reperimento degli alimenti f4 f5 Esso comprende: la specifica dei tipi di alimento, di foraggio e di mangime utilizzati nel corso dell anno, suddivisi per provenienza, intesa come aziendale, da aziende sottoposte al controllo ai sensi del Reg. CE 834/2007 o da aziende convenzionali, e quantità in unità di peso della sostanza secca, compresi eventuali additivi ausiliari ed integratori indicati nel Reg. CE 889/2008; le schede di composizione della razione giornaliera tipo, per categoria di animali in allevamento, indicanti le formule, il rapporto foraggio/concentrati e le percentuali di alimento in base alla provenienza espresse in sostanza secca ingerita annualmente, secondo le indicazioni del Reg. CE 889/2008; un piano di utilizzazione dei pascoli nella disponibilità dell azienda. programma di gestione della rimonta e della riproduzione Esso contiene: la previsione della quota di rinnovo e la sua provenienza (biologica e/o convenzionale), la quota di rimonta di provenienza interna od esterna per le fattrici (bovini, bufalini, equini, suini, ovicaprini, avicoli e cunicoli) per i riproduttori ed in generale il rinnovo dei soggetti in produzione (suini, avicoli e cunicoli); la previsione di eventuali cambi di razza allevata e/o di indirizzo produttivo; per gli allevamenti apistici, in tale programma devono essere illustrate le scelte ed i programmi aziendali per quanto riguarda la gestione degli alveari, il loro rinnovo, le eventuali acquisizioni ed il programma dell eventuale conversione della cera dei favi del nido con cera di provenienza aziendale o extra aziendale. piano sanitario

8 8 di 21 Esso contiene: l indicazione della tipologia e della tempistica di attuazione delle misure generali strutturali preventive e di ordine veterinario da attuarsi per il raggiungimento della conformità al Reg. CE 889/2008 al massimo entro i termini delle deroghe previste dal regolamento stesso; l indicazione e la tipologia delle misure generali di profilassi obbligatoria; l indicazione dell uso di prodotti fitoterapici e/o omeopatici, di oligoelementi e di prodotti elencati nel Reg. CE 889/2008. r Domanda per Aziende di preparazione La domanda si compone della seguente documentazione: a. la richiesta per l assoggettamento al sistema di certificazione e controllo, sottoscritta dal legale rappresentante; b. il contratto tra SIDELcab e Operatore per il servizio di certificazione e controllo; c. la notifica informatica dell attività con metodo biologico, effettuata secondo le modalità di notifica previste dal decreto 2049 del 01/02/2012 sul sito (nella sezione SIB) o nei siti regionali per le regioni o province autonome che dispongono di propri sistemi informativi per l agricoltura biologica, copia dell originale stampato da internet e inviato alla regione competente ; d. dichiarazione firmata dall Operatore responsabile in cui figuri l impegno dello stesso a: effettuare le operazioni conformemente alle norme di produzione biologica del Reg. CE 834/2007 e del Reg. CE 889/2008; accettare, in caso di infrazioni o irregolarità, che siano applicate le misure previste dalle norme di produzione biologica del Reg. CE 834/2007 e del Reg. CE 889/2008 e dal capitolo p07.07 Tabella delle Non Conformità e Provvedimenti della P07 Gestione NC e AC del processo di certificazione ; accettare di informare per iscritto gli acquirenti del prodotto per far sì che le indicazioni relative al metodo di produzione biologico siano soppresse da tale produzione, in caso di applicazione di provvedimenti; accettare che gli OdC si scambino informazioni in merito all attività di controllo eseguita sugli Operatori stessi; accettare di dare libero accesso alle strutture e agli impianti sia all OdC che agli Enti di accreditamento; comunicare a SIDELcab, con sufficiente anticipo, gli inizi dell attività di lavorazione della materia prima biologica, previa decisione positiva relativa all ammissione al sistema di certificazione e controllo. e. altri documenti allegati alla domanda: e1 planimetria catastale dell azienda in scala minima 1: con evidenziati i confini aziendali; e2 planimetria delle strutture e dei locali adibiti allo stoccaggio, magazzinaggio, conservazione, preparazione; e3 certificati e visure catastali ai fabbricati in possesso o nella disponibilità dell Operatore e connessi all attività produttive; e4 autodichiarazione di autocontrollo HACCP; e5 relazione tecnica e6 e7 e8 e9 copia del certificato di attribuzione del numero di partita IVA e copia del documento di identità del rappresentante legale. autorizzazione sanitaria ricette di preparazione e schede tecniche di coadiuvanti tecnologici, ingredienti non biologici e materiale di confezionamento; programma annuale di preparazione (PAP) in cui viene definito il programma annuale di preparazione di prodotti trasformati dell azienda. Tale documento deve essere trasmesso a SIDELcab contestualmente alla prima notifica ed entro il 31 gennaio di ogni anno (PAP annuale), oppure durante l anno, ogni volta che intervengono variazioni (PAP) di variazione). L Operatore deve tenere disponibile in azienda, al fine di consentire i controlli da parte del tecnico ispettore, la relazione tecnica contenente:

9 9 di 21 - descrizione completa dell unità, degli stabilimenti e dell attività; - una descrizione delle misure concrete che sono adottate a livello dell unità, degli stabilimenti o dell attività per garantire il rispetto delle disposizioni del Reg. CE 834/2007, ed in particolare dei requisiti tecnici descritti nel Reg. CE 889/2008, - una descrizione delle misure precauzionali atte a ridurre il rischio di contaminazione da parte di sostanze o prodotti non autorizzati e le misure di pulizia adottate nei luoghi di magazzinaggio e lungo tutta la catena di produzione dell Operatore. - l attività complessiva svolta dall azienda: campo di attività, stabilimenti e linee di produzione, struttura organizzativa e numero di addetti; - il processo di trasformazione dei prodotti biologici: descrizione del processo di trasformazione e diagramma di flusso, rese produttive medie, comprensive dei relativi scarti di lavorazione, e coadiuvanti tecnologici impiegati; - le procedure di pulizia e sanificazione per garantire il corretto utilizzo di strutture, impianti e attrezzature; - i metodi di lotta alle infestazioni: le misure adottate per evitare il ricorso alla lotta chimica e qualora ciò non fosse possibile, le ulteriori misure adottate per evitare la contaminazione dei prodotti; - le procedure di stoccaggio per garantire l identificazione e la separazione delle partite dei prodotti biologici ed evitare che le stesse siano mescolate ed entrino in contatto con i prodotti convenzionali; - le procedure di trasporto per garantire che l identificazione dei prodotti biologici e per evitare che gli stessi siano contaminati, sostituiti, mescolati o entrino in contatto con i prodotti non biologici; - la valutazione dei fornitori: misure adottate per accertare che i fornitori siano sottoposti al sistema di controllo per i prodotti biologici forniti; - elenco dei fornitori di prodotti biologici; - i controlli di accettazione per accertare la conformità al Reg. CE 834/2007 dei prodotti in ingresso; - le procedure di identificazione e rintracciabilità dei prodotti in ingresso nel processo ed in uscita dall azienda; - il controllo di processo e il piano di campionamento per garantire la sicurezza e la conformità dei prodotti allo standard di prodotto biologico; - le procedure di gestione delle non conformità e dei reclami e in particolare la gestione del prodotto non conforme; - le procedure adottate per il mantenimento delle registrazioni (contabilità fiscale e di magazzino) e della documentazione (certificati di conformità, documenti di acquisti e vendite, ecc.). Tale relazione viene verificata da SIDELcab, durante la fase di verifica ispettiva e segnala eventuali carenze o NC che l operatore dovrà controfirmare per accettazione. Evidenza di queste segnalazioni, si ritrova nella Relazione di Ispezione. r Domanda per importatori La domanda si compone della seguente documentazione: a. la richiesta per l assoggettamento al sistema di certificazione e controllo, sottoscritta dal legale rappresentante; b. il contratto tra SIDELcab e Operatore per il servizio di certificazione e controllo; d. la notifica informatica dell attività con metodo biologico, effettuata secondo le modalità di notifica previste dal decreto 2049 del 01/02/2012 sul sito (nella sezione SIB) o nei siti regionali per le regioni o province autonome che dispongono di propri sistemi informativi per l agricoltura biologica, copia dell originale stampato da internet e inviato al MiPAAF ; d. dichiarazione firmata dall Operatore responsabile in cui figuri l impegno dello stesso a: effettuare le operazioni conformemente alle norme di produzione biologica del Reg. CE 834/2007 e del Reg. CE 889/2008; accettare, in caso di infrazioni o irregolarità, che siano applicate le misure previste dalle norme di produzione biologica del Reg. CE 834/2007 e del Reg. CE 889/2008 e dal capitolo p07.07 Tabella delle Non Conformità e Provvedimenti della P07 Gestione NC e AC del processo di certificazione ;

10 10 di 21 accettare di informare per iscritto gli acquirenti del prodotto per far sì che le indicazioni relative al metodo di produzione biologico siano soppresse da tale produzione, in caso di applicazione di provvedimenti; comunicare a SIDELcab, con sufficiente anticipo, gli inizi dell attività di lavorazione della materia prima biologica, previa decisione positiva relativa all ammissione al sistema di certificazione e controllo accettare che gli OdC si scambino informazioni in merito all attività di controllo eseguita sugli Operatori stessi; accettare di dare libero accesso alle strutture e agli impianti sia all OdC che agli Enti di accreditamento; compilare le Schede ministeriali previste dalla normativa vigente in merito ai lotti di prodotto acquistati da Paesi Terzi. relativamente ai prodotti importati, l operatore deve fornire le seguenti informazioni: paesi di provenienza dei prodotti importati e quantità previste; destinazione d uso dei prodotti importati; trasporto da paese extra CE ad importatore e punto d ingresso della Comunità europea. Altri documenti allegati alla domanda: e1 planimetria catastale dell azienda in scala minima 1: con evidenziati i confini aziendali; e2 planimetria delle strutture e dei locali adibiti allo stoccaggio, magazzinaggio, conservazione, preparazione; e3 certificati e visure catastali ai fabbricati in possesso o nella disponibilità dell Operatore e connessi all attività produttive; e4 autodichiarazione di autocontrollo HACCP; e5 relazione tecnica e6 copia del certificato di attribuzione del numero di partita IVA e copia del documento di identità del rappresentante legale. e7 autorizzazione sanitaria e8 ricette di preparazione e schede tecniche di coadiuvanti tecnologici, ingredienti non biologici e materiale di confezionamento; e9 programma annuale di importazione (PAI) in cui viene definito il programma annuale di importazione di prodotti provenienti da Paesi Terzi. Tale documento deve essere trasmesso a SIDELcab contestualmente alla prima notifica ed entro il 31 gennaio di ogni anno (PAI annuale), oppure durante l anno, ogni volta che intervengono variazioni (PAI di variazione). L Operatore deve tenere disponibile in azienda, al fine di consentire i controlli da parte del tecnico ispettore, la relazione tecnica contenente: - descrizione completa dell unità, degli stabilimenti e dell attività; - una descrizione delle misure concrete che sono adottate a livello dell unità, degli stabilimenti o dell attività per garantire il rispetto delle disposizioni del Reg. CE 834/2007, ed in particolare dei requisiti tecnici descritti nel Reg. CE 889/2008, - una descrizione delle misure precauzionali atte a ridurre il rischio di contaminazione da parte di sostanze o prodotti non autorizzati e le misure di pulizia adottate nei luoghi di magazzinaggio e lungo tutta la catena di produzione dell Operatore. - l attività complessiva svolta dall azienda: campo di attività, stabilimenti e linee di produzione, struttura organizzativa e numero di addetti; - il processo di trasformazione dei prodotti biologici: descrizione del processo di trasformazione e diagramma di flusso, rese produttive medie, comprensive dei relativi scarti di lavorazione, e coadiuvanti tecnologici impiegati; - le procedure di pulizia e sanificazione per garantire il corretto utilizzo di strutture, impianti e attrezzature; - i metodi di lotta alle infestazioni: le misure adottate per evitare il ricorso alla lotta chimica e qualora ciò non fosse possibile, le ulteriori misure adottate per evitare la contaminazione dei prodotti; - le procedure di stoccaggio per garantire l identificazione e la separazione delle partite dei prodotti biologici ed evitare che le stesse siano mescolate ed entrino in contatto con i prodotti convenzionali;

11 11 di 21 - le procedure di trasporto per garantire che l identificazione dei prodotti biologici e per evitare che gli stessi siano contaminati, sostituiti, mescolati o entrino in contatto con i prodotti non biologici; - la valutazione dei fornitori: misure adottate per accertare che i fornitori siano sottoposti al sistema di controllo per i prodotti biologici forniti; - elenco dei fornitori di prodotti biologici; - i controlli di accettazione per accertare la conformità al Reg. CE 834/2007 dei prodotti in ingresso; - le procedure di identificazione e rintracciabilità dei prodotti in ingresso nel processo ed in uscita dall azienda; - il controllo di processo e il piano di campionamento per garantire la sicurezza e la conformità dei prodotti allo standard di prodotto biologico; - le procedure di gestione delle non conformità e dei reclami e in particolare la gestione del prodotto non conforme; - le procedure adottate per il mantenimento delle registrazioni (contabilità fiscale e di magazzino) e della documentazione (certificati di conformità, documenti di acquisti e vendite, ecc.). Tale relazione viene verificata da SIDELcab, durante la fase di verifica ispettiva e segnala eventuali carenze o NC che l operatore dovrà controfirmare per accettazione. Evidenza di queste segnalazioni, si ritrova nella Relazione di Ispezione. r01.04 Esame preliminare della Domanda La Domanda di assoggettamento al sistema di certificazione e controllo viene esaminata, in via preliminare da SIDELcab che provvede a verificare che: - siano chiaramente definiti, documentati e compresi i requisiti per la certificazione; - eventuali divergenze di interpretazione tra SIDELcab e richiedente possano essere risolte; - SIDELcab abbia la capacità di svolgere l attività di certificazione in relazione al campo di applicazione della certificazione. Qualora tali requisiti siano soddisfatti SIDELcab provvede ad inserire nel data base (DB): - i dati amministrativi dell Operatore - l elenco (check list) dei documenti presentati insieme alla Notifica (vedi r01.03) - i dati relativi all Azienda Qualora tali requisiti non siano soddisfatti, SIDELcab ne da comunicazione scritta al richiedente entro 30 giorni dal ricevimento della Domanda, specificando, in caso di pertinenza della Domanda con le capacità di SIDELcab a soddisfare la richiesta da parte dell Operatore, le carenze e/o divergenze riscontrate e il tempo entro cui l Operatore ha l obbligo di adeguarsi. Ove l Operatore non provveda agli adempimenti segnalati nei termini e tempi stabiliti, SIDELcab considera la Domanda decaduta. r01.05 Pianificazione ispezione di avvio Ad esito positivo dell esame preliminare della Domanda SIDELcab provvede a pianificare la conduzione della ispezione di avvio assegnando l incarico ad un ispettore che ha la qualifica necessaria. L ispezione di avvio è tesa a verificare l idoneità dell Operatore al regime di controllo CE sull agricoltura biologica relativamente al processo, oggetto della certificazione, alle aree, alle unità, alle strutture, ai mezzi coinvolti nel processo; inoltre tale ispezione ha lo scopo di verificare la capacità dell Operatore, in termini di risorse e conoscenze, a mantenere i requisiti di certificazione nel tempo. r01.06 Ispezione di avvio per l ammissione al sistema di certificazione e controllo L ispettore designato per l ispezione di avvio, nel rispetto della programmazione stabilita da SIDELcab, concorda con l Operatore la data specifica per l effettuazione dell ispezione. Al termine dell ispezione di avvio l ispettore designato redige la Relazione d ispezione in fase di avvio e, sentite le eventuali richieste e osservazioni dell Operatore, espone a quest ultimo i risultati

12 12 di 21 dell ispezione. Nel caso durante la visita ispettiva vengano rilevate non conformità, l ispettore chiede all Operatore di proporre le relative correzioni e azioni correttive. L ispezione termina con la sottoscrizione della relazione d ispezione da parte dell ispettore e dell Operatore e con la consegna a quest ultimo di una copia della stessa e, in caso di campionamento, di un controcampione del materiale prelevato e di copia del Verbale di Prelievo Campioni. Qualora, in sede di Valutazione, venga confermato quanto rilevato dall ispettore durante l ispezione, in assenza di specifico riscontro da parte di SIDELcab, ha valore l istituto del silenzio assenso, nei confronti dell operatore, così come indicato nell allegato 1 alla Relazione di Ispezione (mod. T56). r01.07 Decisione relativa all ammissione al sistema di certificazione e controllo SIDELcab, a seguito della ispezione di avvio, procede alla valutazione dell idoneità dell operatore per l ammissione al sistema di controllo. In caso di rilevazione di carenze e Non Conformità, SIDELcab richiede all Operatore di attuare le necessarie integrazioni, Correzioni e AC. In caso di esito negativo della Valutazione, che ne pregiudichi l assoggettamento secondo il Reg. CE 834/2007, SIDELcab ne da comunicazione all Operatore. Ad esito positivo della Valutazione e della successiva Delibera, l Operatore viene ritenuto idoneo ad essere assoggettato al sistema di certificazione e controllo di SIDELcab e viene autorizzata l emissione del Documento Giustificativo agli operatori che soddisfano i requisiti previsti dalla normativa in materia di agricoltura biologica ai sensi dell art. 6 del DM n /08/2012. Il Documento Giustificativo (T38) è il documento che attesta l inserimento dell Operatore nel sistema di controllo di SIDELcab, per la specifica attività notificata, ed è emesso in prima edizione al termine dell iter di ammissione al sistema di controllo. Il documento non riporta l elenco dei prodotti soggetti a certificazione e non autorizza l Operatore a rilasciare dichiarazioni di conformità. La sua funzione è limitata all attestazione di inserimento nel sistema di controllo e all iscrizione agli albi regionali, ma non è utilizzabile come strumento di certificazione di prodotto; tale funzione è esplicitata sull attestato stesso in modo inequivocabile. Esso ha validità di 18 mesi dalla data di emissione, salvo applicazione di provvedimenti di sospensione ed esclusione a seguito di decisione sfavorevole di SIDELcab relativa al mantenimento delle condizioni di idoneità, o salvo eventuali e successive modifiche scritte ed in assenza di comunicazione scritta di recesso di una delle parti. La Delibera favorevole per il rilascio del Documento Giustificativo comporta l inserimento del nominativo dell Operatore nella Lista degli Operatori Controllati. SIDELcab comunica all Operatore l esito della decisione relativa all ammissione nel sistema di certificazione e controllo, entro 60 giorni dalla data della verifica ispettiva di avvio, salvo eventuali Rapporti di Prova ed Analisi non ancora pervenuti, per cui l esito sarà fornito all operatore entro giorni dal ricevimento del rapporto di prova stesso. r01.08 Ispezione di controllo e campionamento L Operatore, ai fini della permanenza nel sistema di certificazione e controllo, viene assoggettato ad almeno una ispezione di controllo l anno tesa a verificare la conformità del processo da certificare, relativo ad un determinato prodotto, ai requisiti del Reg.834/2007/CE e alle normative e alla legislazione comunitaria, nazionale e regionale riferibile. Oltre alla suddetta ispezione, l Operatore viene generalmente assoggettato ad altre ispezioni, preannunciate e non, e a campionamenti; tali controlli e campionamenti vengono stabiliti nel Piano di Controllo Annuale dell Operatore aggiornato periodicamente in base ai risultati della stima dei possibili rischi di non conformità associati all Operatore stesso. Inoltre, ove richiesto da SIDELcab, possono essere condotte visite ispettive straordinarie e/o campionamenti, non rientranti nell ordinario Piano di Controllo Annuale dell Operatore, finalizzate generalmente a verificare il presidio di non conformità. Al termine dell ispezione di controllo l ispettore designato redige la Relazione d ispezione e, sentite le eventuali richieste e osservazioni dell Operatore, espone a quest ultimo i risultati dell ispezione.

13 13 di 21 Nel caso durante l ispezione vengano rilevate non conformità, l ispettore chiede all Operatore di proporre le relative correzioni e azioni correttive. L ISP, a seguito del rilevamento di una NC classificata come Irregolarità Lieve, ed a seguito della firma di accettazione da parte dell Operatore, emette il relativo provvedimento di Richiamo, compilando il modulo T32 Rapporto di Non Conformità/Azioni Correttive Operatori. Nel caso vengano effettuati dei campionamenti, l ispettore fa firmare all operatore il Verbale di Prelievo campioni. L ispezione termina con la sottoscrizione della relazione d ispezione da parte dell ispettore e dell Operatore e con la consegna a quest ultimo di una copia della stessa e, in caso di campionamento, di un controcampione del materiale prelevato e di copia del Verbale di Prelievo Campioni. Qualora, in sede di Valutazione, venga confermato quanto rilevato dall ispettore durante l ispezione, in assenza di specifico riscontro da parte di SIDELcab, ha valore l istituto del silenzio assenso, nei confronti dell operatore, così come indicato nell allegato 1 alla Relazione di Ispezione (modello T56). r01.09 Valutazione Conformità SIDELcab, a seguito dell ispezione di controllo, sulla base della/e Relazione/i ispezione/i di controllo, dei risultati delle eventuali analisi di laboratorio, dell esame del PAP e dell ultima Notifica, delle eventuali NC, Correzioni e AC, procede alla Valutazione della conformità dei processi produttivi oggetto della certificazione ai requisiti del Reg.834/2007/CE (vedi r01.18). In caso vengano riscontrate Non Conformità SIDELcab procede all applicazione del relativo provvedimento, entro 20 giorni per le infrazioni ed entro 45 giorni per le irregolarità, come da Tabella delle Non Conformità e Provvedimenti estratta dalla Procedura P07. In caso di esito negativo della Valutazione di conformità, SIDELcab richiede all Operatore di attuare le necessarie integrazioni, Correzioni e AC e le relative tempistiche di attuazione. Qualora l Operatore non riceva alcuna comunicazione da SIDELcab entro 45 giorni dalla data della Ispezione di controllo, deve intendere che la Valutazione di Conformità ha avuto esito positivo, salvo eventuale smentita della Conformità stessa, in seguito ad esito positivo del Rapporto di Prova e comunque non oltre giorni dal ricevimento del rapporto di prova stesso.

14 14 di 21 r01.10 Richiesta riconoscimento periodi anteriori alla notifica, Certificato di Conformità e Richiesta Autorizzazione Etichettatura r Richiesta riconoscimento periodi anteriori alla notifica (articolo 6, 2 e Allegato 3 del DM del 27 novembre 2009) A seguito dell esito positivo della valutazione di conformità, qualora un Produttore richieda il riconoscimento di periodi anteriori alla notifica di attività, come facenti parte del periodo di conversione, deve presentare a SIDELcab una specifica richiesta indicando di quale delle due seguenti condizioni intende avvalersi: a) Gli appezzamenti sono stati oggetto di misure definite in un programma messo in atto ai sensi dei Reg. del Consiglio (CE) n. 1257/1999 e (CE) n. 1698/2005 o in un altro programma ufficiale, a condizione che tali misure garantiscano che i prodotti non autorizzati nell ambito della produzione biologica non siano stati utilizzati sugli appezzamenti in questione; b) Gli appezzamenti erano superfici agricole o allo stato naturale non trattate con prodotti vietati nell ambito della produzione biologica. Tale richiesta dovrà essere corredata da: - Descrizione dettagliata delle coltivazioni realizzate e dei metodi produttivi adottati negli appezzamenti interessati; - Documentazione comprovante il non utilizzo di mezzi di produzione non autorizzati ai sensi del Reg. CE/889/08 antecedentemente alla data di notifica ed invio della stessa. Tale documentazione può essere costituita da: Nel caso della richiesta, ai sensi del punto a) sopra riportato, le schede ufficiali relative all uso dei mezzi tecnici; Nel caso della richiesta, ai sensi del punto b) sopra riportato, perizie ed ogni altra evidenza utile. SIDELcab, acquisita la suddetta richiesta del Produttore ed effettuate le verifiche necessarie, provvede ad inoltrare alla Regione o Provincia autonoma di competenza una relazione dettagliata sulla situazione aziendale oggetto della richiesta ed il parere di merito del PRE. La relazione contiene almeno le seguenti informazioni: - Denominazione e CUAA del Produttore; - Data della richiesta da parte del Produttore; - Appezzamenti e particelle catastali interessate e relative colture praticate (antecedenti e successive alla notifica); - Data di fine conversione riferita alle singole particelle; - Data di fine conversione richiesta dal Produttore riferita alle singole particelle; - Parere di SIDELcab (data della Delibera). La relazione, oltre al parere di SIDELcab, è corredata dal Verbale di Visita Ispettiva dal quale si evince la verifica di evidenze documentali ed ispettive e dai rapporti di prova di eventuali analisi effettuate. Le Regioni o Province autonome, esaminata la relazione di SIDELcab e la documentazione a corredo ed eseguiti gli eventuali accertamenti ritenuti opportuni, autorizza o meno il riconoscimento di periodi anteriori alla notifica di attività come facenti parte del periodo di conversione, dandone comunicazione a SIDELcab e, per conoscenza, al Produttore. In assenza di specifico riscontro da parte delle Regioni o Province autonome entro 60 giorni dal ricevimento dell istanza, ha valore l istituto del silenzio/assenso, salvo diversi termini stabiliti dalle citate Autorità. r Certificato di Conformità e Richiesta Autorizzazione Etichettatura L Operatore, subordinatamente all esito positivo della Valutazione della conformità, ottiene il rilascio del Documento Giustificativo redatto ai sensi dell art. 29, paragrafo 1, del Reg. (CE) n. 834/2007 e ai sensi art 68 del reg.889/2008.

15 di 21 Su richiesta dell operatore, attraverso la compilazione del modulo richiesta documenti (modello T39), SIDELcab provvederà all emissione del Certificato di Conformità (modello T38bis). Il Certificato di Conformità riporta l elenco dei prodotti con le relative indicazioni di conformità al metodo di produzione biologico; è valido solo se allegato al Documento Giustificativo e autorizza l operatore ad utilizzare nell etichettatura e nella pubblicità o nei documenti commerciali i termini riservati al metodo di produzione biologico. Il periodo di validità del Certificato di Conformità è di massimo 18 mesi, e non può superare quello del Documento Giustificativo al quale è associato. r01.11 Verifica corrispondenza della Richiesta di Certificato di Conformità e della Richiesta di Autorizzazione all Etichettatura L operatore, attraverso la compilazione del modulo richiesta documenti (modello T39), può richiedere l autorizzazione alla stampa di etichette allegando alla richiesta le bozze di etichette predisposte e una dichiarazione sul corretto uso del logo biologico in base a quanto previsto dal Reg. CE 271/2010. SIDELcab verifica la conformità delle etichette esclusivamente alle diciture riguardanti l agricoltura biologica, in base a quanto previsto dalla normativa vigente. SIDELcab al ricevimento della Richiesta dell Autorizzazione all Etichettatura da parte dell Operatore sottopone l esito della Valutazione a Delibera, dopo aver verificato che non siano subentrate, nel frattempo, circostanze che alterino l esito della valutazione di conformità. r01.12 Delibera Rilascio Documento Giustificativo e Certificato di conformità In caso di Delibera favorevole viene autorizzato il rilascio del documento giustificativo emesso obbligatoriamente ai sensi dell art. 29, paragrafo 1, del Reg. (CE) n. 834/2007. Il Certificato di conformità è deliberato, se vi è stata la richiesta dell operatore, unitamente al documento giustificativo ed allegato al medesimo. SIDELcab invia all Operatore il certificato richiesto entro 20 giorni dalla data di ricevimento della richiesta, se successiva ed indipendente dall emissione del documento giustificativo (o per estensione a nuovi prodotti). La Delibera favorevole per il rilascio del Certificato comporta: - l inserimento del nominativo dell Operatore nella Lista degli Operatori Licenziatari, reso automaticamente pubblico sul sito - la stipula del Contratto di Licenza con l operatore Licenziatario; - il rilascio del Certificato di Conformità e dell Autorizzazione all Etichettatura. r01.13 Documenti di Certificazione Gli Operatori ritenuti conformi ai requisiti del Reg. 834/2007/CE, alle normative e alla legislazione comunitaria, nazionale e regionale riferibile, otterranno il rilascio del: o Documento Giustificativo (T38) redatto ai sensi dell art. 29, paragrafo 1, del Reg. (CE) n. 834/2007 e ai sensi art 68 del reg.889/2008, attestante l iscrizione dell operatore al sistema di controllo in agricoltura biologica; Il Documento Giustificativo è il documento che attesta l inserimento dell Operatore nel sistema di controllo di SIDELcab, per la specifica attività notificata, ed è emesso in prima edizione al termine dell iter di ammissione al sistema di controllo. Gli stessi Operatori ritenuti conformi ai requisiti del Reg. 834/2007/CE, alle normative e alla legislazione comunitaria, nazionale e regionale riferibile, possono richiedere a SIDELcab il rilascio dei seguenti documenti di certificazione: o Certificato di Conformità: è il documento che elenca singolarmente i prodotti per i quali l operatore è autorizzato da SIDELcab a rilasciare Dichiarazioni di Conformità; le dichiarazioni di conformità rilasciate dall operatore Licenziatario sono rappresentate dalle Etichette di Confezionamento, per i prodotti destinati al consumo, e dai Documenti di Transazione, per i prodotti destinati ad altri operatori. Le condizioni per l utilizzo delle dichiarazioni di conformità sono definite nel Contratto di Licenza (modello T72). Il Certificato di Conformità è emesso

16 o o o REGOLAMENTO DEL SISTEMA PER LA 16 di 21 anche per gli Operatori che effettuano lavorazioni c/terzi, in quanto responsabili delle lavorazioni che effettuano e tenuti, quindi, a dichiarare la conformità della merce che rendono dal c/lavorazione, in allegato al Documento Giustificativo. Il Certificato di Conformità riporta l elenco dei prodotti con le relative indicazioni di conformità al metodo di produzione biologico; è valido solo se allegato al Documento Giustificativo e autorizza l operatore ad utilizzare nell etichettatura e nella pubblicità o nei documenti commerciali i termini riservati al metodo di produzione biologico. Il periodo di validità del Certificato di Conformità è di massimo 18 mesi, e non può superare quello del Documento Giustificativo al quale è associato. Ad ogni certificato è associato un contratto di licenza, tramite il quale SIDELcab riconosce all Operatore il diritto di dichiarare, quando applicabile, i propri prodotti conformi alla normativa di riferimento. Autorizzazione alla stampa di Etichette: è l autorizzazione concessa da SIDELcab all Operatore per la riproduzione di Etichette di Confezionamento riportanti le indicazioni di conformità prevista dal Reg.834/2007/CE relativamente a prodotti per i quali è stato emesso il Certificato di Conformità. L autorizzazione alla stampa delle etichette viene concessa all operatore che ne faccia richiesta (tramite il modello T39), inviando copia cartacea o in formato elettronico delle etichette. L autorizzazione viene formalizzata da SIDELcab contestualmente all emissione del Certificato di Conformità. Certificato di Conformità per l importazione di prodotti: indica la conformità del processo impiegato per l ottenimento di una determinata quantità di prodotto importato da paesi terzi, ai requisiti del Reg. 834/2007/CE, applicato dal Reg. CE 1235/08. Autorizzazione all Etichettatura di prodotti importati: è l autorizzazione concessa da SIDELcab per la riproduzione e l utilizzo di etichette riportanti le indicazioni di conformità prevista dal Reg. 834/2007/CE, applicato dal Reg. CE 1235/08, alle aziende che etichettano prodotti importati. La validità dell autorizzazione all etichettatura è limitata ad un numero prestabilito di etichette e può avere la durata massima del certificato di riferimento.

17 17 di 21 r01.14 Requisiti e Condizioni per il Mantenimento della Certificazione Ai fini del mantenimento della Certificazione, l Operatore deve soddisfare le seguenti condizioni e requisiti: o assolvere gli impegni economici per il servizio fornito da SIDELcab per le attività di certificazione e controllo; o operare sempre conformemente alle disposizioni del Reg. CE 834/2007 e della normativa e legislazione comunitaria, nazionale e regionale riferibile; o rispettare requisiti di SIDELcab stabiliti nel presente Regolamento; o fornire tutte le facilitazioni necessarie per lo svolgimento dell attività di valutazione della conformità, incluse quelle per l esame della documentazione e l accesso a tutte le aree connesse direttamente o indirettamente al processo oggetto della certificazione, alle registrazioni compresi i reclami; o Utilizzare il marchio di SIDELcab e il materiale pubblicitario solo in riferimento ai processi/prodotti certificati come stabilito dal Regolamento per l uso del marchio di SIDELcab per la certificazione secondo il Reg. CE 834/2007 (doc. R03). r01. Estensione della Certificazione Gli Operatori assoggettati al sistema di certificazione e controllo, qualora abbiano esigenza di estendere il campo di applicazione del controllo (ad esempio qualora vogliano assoggettare al sistema di certificazione e controllo nuovi processi/prodotti, aree, linee), possono farlo inoltrando la notifica di variazione attività con metodo biologico seguendo le stesse modalità della prima notifica. Ai fini della decisione finale circa la conformità ed il rilascio della certificazione, viene seguito lo stesso iter della notifica iniziale. r01.16 Notifica di variazione Qualora intervengano variazioni riguardanti gli estremi identificativi dei soggetti coinvolti nella notifica attività con metodo biologico, le unità produttive coinvolte nel processo certificato, le categorie di attività, il processo, l Operatore deve inviare a SIDELcab ed all Autorità competente per territorio, entro 20 giorni dalla variazione intervenuta, relativa notifica di variazione con le stesse modalità della prima notifica. Ai fini della decisione sulla certificazione relativa alla notifica di variazione viene seguita la stessa procedura della prima notifica. r01.17 Modifiche dei requisiti di certificazione Qualora intervengano modifiche relative ai requisiti di certificazione derivanti da decisioni interne oppure da disposizioni esterne, SIDELcab provvede ad informare nei tempi richiesti, tutti gli Operatori assoggettati al sistema di certificazione e controllo. Gli Operatori, ai fini del mantenimento della certificazione, sono obbligati ad attuare tutti gli adattamenti necessari, conseguenti alla modifica intervenuta, nelle tempistiche stabilite. L attuazione di tali adattamenti viene verificata dal personale ispettivo nell ambito di una verifica ispettiva straordinaria oppure, ove adeguato, nel contesto della verifica ispettiva di controllo più prossima. Qualora gli Operatori non condividano le modifiche dei requisiti di Certificazione comunicati da SIDELcab, hanno diritto di recedere dal sistema di certificazione e controllo inviando relativa comunicazione, a mezzo raccomandata a SIDELcab ed all Autorità competente, entro 20 giorni dalla data di ricevimento (fa fede il timbro dell ufficio postale ricevente) della comunicazione stessa.

18 18 di 21 r01.18 Non Conformità e Provvedimenti Non Conformità I provvedimenti sono applicati da SIDELcab qualora vengano individuate non conformità nel processo dell Operatore assoggettato a controllo. Le non conformità si suddividono in: Irregolarità Costituisce irregolarità l inadempienza di aspetti formali a carico del processo di produzione, del sistema di auto-controllo, della gestione della documentazione aziendale e dell applicazione delle norme, non prolungata nel tempo e non connotata da artifizi, raggiri, occultamenti e/o mezzi fraudolenti. In ogni caso, costituisce irregolarità l inadempienza che non inficia l affidabilità complessiva del processo di produzione e/o del sistema di auto-controllo sul metodo di produzione. In riferimento al principio della gradualità, le irregolarità si suddividono in lievi ed importanti. Infrazione Costituisce infrazione l inadempienza di aspetti sostanziali a carico del processo di produzione, del sistema di auto-controllo, della gestione della documentazione aziendale e dell applicazione delle norme, prolungata nel tempo e/o connotata da artifizi, raggiri, occultamenti e/o mezzi fraudolenti. In ogni caso, per costituire un infrazione l inadempienza deve essere tale da inficiare e/o far venire meno l affidabilità complessiva del processo di produzione e/o del sistema di auto-controllo sul metodo di produzione. In riferimento al principio della gradualità le infrazioni si suddividono in lievi ed importanti. Provvedimenti Allorché nell espletamento delle funzioni di controllo degli Operatori vengono riscontrate non conformità, SIDELcab applica i seguenti provvedimenti, seguendo l associazione tra non conformità e provvedimenti definiti nel p07.07 della Procedura (P07). Richiamo Si tratta di un provvedimento che non inficia la certificazione. Consiste nell invito all operatore a risolvere la NC rilevata, individuarne le cause e predisporre le opportune azioni correttive affinché tale evento non abbia a ripetersi. La verifica dell azione correttiva è svolta alla prima ispezione utile. Il mancato rispetto di un richiamo, rappresenta di per sé una NC di gravità maggiore di quella che l ha generata. Diffida Si tratta di un provvedimento che non inficia la certificazione a condizione che lo stesso trovi soddisfazione entro i termini indicati. Consiste nell invito ultimativo all operatore a risolvere la NC rilevata, individuarne le cause e predisporre le opportune azioni correttive affinché tale evento non abbia a ripetersi. La verifica dell azione correttiva è svolta alla prima ispezione utile. Il mancato rispetto di una diffida, rappresenta di per sé una NC di gravità maggiore di quella che l ha generata. Soppressione delle indicazioni biologiche La soppressione delle indicazioni comporta il divieto per l Operatore di riportare, nelle etichette e nei documenti dei prodotti interessati dalla NC, le indicazioni relative al metodo dell agricoltura biologica in relazione alla partita, o all intera produzione coinvolta. La verifica della applicazione è svolta alla prima ispezione utile. Il mancato rispetto di una soppressione delle indicazioni biologiche, rappresenta di per sé una NC di gravità maggiore di quella che l ha generata.

19 19 di 21 Sospensione della Certificazione di Conformità Consiste nel ritiro temporaneo della certificazione di conformità al metodo dell agricoltura biologica di cui al Reg. CE 834/2007, è applicata nel caso in cui sia compromessa l affidabilità dell Operatore controllato. La sospensione comporta per l Operatore il divieto, per il periodo indicato, di commercializzare i prodotti con indicazioni riferite al metodo dell agricoltura biologica. Essa si può riferire ad una o più aree di lavorazione o all intera azienda, nonché a singole linee di lavorazione. La verifica dell azione correttiva è svolta nei termini e nelle modalità previste dal provvedimento stesso. Il mancato rispetto di una sospensione, rappresenta di per sé una NC di gravità maggiore di quella che l ha generata. In prossimità della conclusione del periodo di sospensione della Certificazione di conformità, SIDELcab provvede ad effettuare una verifica della realtà sanzionatoria previa verifica documentale e/o previa la conduzione di una verifica ispettiva straordinaria con eventuale prelievo di campionature. Nel caso di esito negativo, il provvedimento di sospensione della Certificazione di conformità può essere trasformato in provvedimento di esclusione. SIDELcab provvede a dare immediata comunicazione a MiPAAF e alla Regione interessata. Esclusione dell Operatore Consiste nell esclusione dell Operatore dal sistema di controllo secondo i metodi dell agricoltura biologica. Essa comporta il ritiro del Certificato di azienda controllata, la soppressione definitiva dei Certificati di conformità, delle Autorizzazioni all etichettatura e di ogni altra indicazione relativa al metodo dell agricoltura biologica concessa da SIDELcab. Viene applicata nel caso di infrazioni di livello tale da compromettere l affidabilità dell Operatore controllato nella gestione dell azienda e quindi la sua permanenza nel sistema di controllo, ivi compreso quando vi sia recidiva nel commettere le infrazioni o nel caso in cui l Operatore non rispetti gli impegni assunti nei confronti delle autorità competenti e gli obblighi contrattuali nei confronti dell Organismo di Controllo. Qualora l esclusione fosse dovuta ai motivi di mancato pagamento delle quote da tariffario, il provvedimento di esclusione può essere annullato alle seguenti condizioni: - l operatore non ha commercializzato alcun prodotto come da agricoltura biologica durante il periodo di esclusione; - non sono state effettuate operazioni colturali in contrasto ai regolamenti/norme/legislazione riguardanti agricoltura biologica; - la durata del periodo di esclusione è inferiore a 60 giorni. In tal caso l operatore è da considerarsi reinserito nel sistema di controllo senza soluzione di continuità. I tutti gli altri casi l Operatore può rientrare nel sistema di controllo avviando ex novo la relativa procedura di notifica di inizio attività. L Operatore sottoposto a provvedimento di esclusione dal sistema di controllo può chiedere a SIDELcab di continuare ad essere assoggettato al sistema di controllo, ferma restando l applicazione delle misure conseguenti al provvedimento comminato nei suoi confronti. L Operatore sottoposto a provvedimenti ha i seguenti obblighi: o Non deve iscriversi al sistema di controllo di un altro Organismo fino a che non avrà rimosso le condizioni che hanno determinato il provvedimento; o Nel caso in cui l Operatore sia stato assoggettato alla soppressione delle indicazioni, dovrà provvedere alla restituzione delle etichette precedentemente autorizzate; o Nel caso di sospensione di certificazione di conformità e dell esclusione dal sistema di controllo, l Operatore deve provvedere alla restituzione dei certificati e/o etichette precedentemente rilasciati/autorizzati; o Deve assoggettarsi al provvedimento con decorrenza dalla data di ricevimento della notifica relativa al provvedimento; Qualora nelle attività di controllo emergano situazioni potenzialmente critiche, SIDELcab, al fine di prevenire il verificarsi di non conformità, rivolge all Operatore inviti scritti ad assumere adeguati comportamenti.

20 20 di 21 r01.19 Recesso dal sistema di certificazione e controllo L Operatore ha facoltà di recedere dal sistema di certificazione e controllo di SIDELcab in qualsiasi momento. La decisione di recesso dal sistema di certificazione e controllo deve essere notificata, dal legale rappresentante dell Operatore, a SIDELcab e all Autorità competente per territorio cui era stata inviata la notifica attività con metodo biologico. A decorrere dalla data del recesso, SIDELcab interrompe tutte le attività connesse al servizio di certificazione e controllo dell Operatore. Contestualmente l Operatore ha l obbligo di interrompere, in relazione al campo di applicazione della certificazione precedentemente ottenuta, qualsiasi riferimento correlato al sistema di certificazione di SIDELcab, comprensivo dell uso del marchio di SIDELcab e del materiale pubblicitario, come previsto dal Regolamento R03. r01.20 Reclami, Ricorsi, Contenziosi Ciascuna parte interessata ha il diritto di rivolgere a SIDELcab eventuali Reclami in relazione a qualsiasi provvedimento o attività posta in essere. SIDELcab, al ricevimento del reclamo, provvede al suo esame e all individuazione delle cause che lo hanno originato e decide in merito alle azioni da intraprendere. Le decisioni prese vengono comunicate al reclamante entro 30 giorni dalla data di ricevimento del reclamo. Ciascuna parte interessata ha la facoltà di fare opposizione (ricorso) avverso alle decisioni deliberate da SIDELcab in merito al servizio di certificazione e controllo, esponendo le ragioni del suo dissenso. Il Ricorso deve essere formalizzato e inviato per mezzo raccomandata A/R alla Direzione di SIDELcab, entro 30 giorni dal ricevimento della comunicazione relativa alla decisione che si intende impugnare. SIDELcab ha costituto un Comitato Ricorsi, con un regolamento apposito,che ha il compito di valutare e deliberare sui ricorsi presentati. SIDELcab, attraverso il Comitato Ricorsi, costituito da personale non coinvolto nel processo decisionale di certificazione, prende in carico il ricorso e, a seguito dell acquisizione di eventuali ulteriori informazioni, attiva l istruttoria dello stesso e, successivamente, procede alla relativa valutazione ed assunzione di motivate decisioni. Il Comitato di SIDELcab prende la decisione entro 30 giorni dal ricevimento del ricorso, con possibilità di una proroga di 30 giorni in caso di giustificati motivi. Le spese sono a carico del soccombente. L esito della valutazione del ricorso viene comunicato all Operatore a mezzo raccomandata A/R, nel caso in cui gli elementi disponibili per la valutazione sono esaustivi; qualora, invece, ai fini della valutazione si rende necessaria l acquisizione di ulteriori dati e informazioni, l esito viene comunicato all Operatore a mezzo raccomandata A/R, a seguito dell acquisizione dei nuovi elementi. Tutti i contenziosi che dovessero insorgere tra SIDELcab e Operatore, relativamente alle decisioni deliberate da SIDELcab in merito al servizio di certificazione e controllo, vengono sottoposti per competenza alla decisione del Foro Competente di Bologna. r01.21 Reclami all Operatore dai Consumatori e da altri Soggetti interessati L Operatore assoggettato al sistema di certificazione e controllo di SIDELcab ha l obbligo di gestire e documentare adeguatamente tutti i reclami che riceve dai consumatori e di ogni altro soggetto interessato; in particolare l Operatore deve: - mantenere una registrazione di tutti i reclami di cui è a conoscenza, relativi ai prodotti ottenuti con il processo oggetto della certificazione; - rendere disponibili tali registrazioni, su richiesta di SIDELcab; - attivare le opportune azioni correttive a seguito di tali reclami o di ogni carenza nei prodotti o servizi che hanno effetto sulla conformità ai requisiti della certificazione; - documentare le azioni correttive adottate.

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