Ministero della Pubblica Istruzione

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1 Minister della Pubblica Istruzine POLITICHE DI UTILIZZO DEL SERVIZIO DI POSTA ELETTRONICA PER GLI UTENTI DEL SISTEMA INFORMATIVO DELL ISTRUZIONE 1 INTRODUZIONE La presente plitica disciplina l utilizz del servizi di psta elettrnica per gli utenti del Sistema Infrmativ dell Istruzine, in cnfrmità alle leggi vigenti e alle ulteriri dispsizini emanate dall Amministrazine. Nella definizine delle regle d us del servizi di psta elettrnica e delle mdalità di cntrll, il MPI ritiene di grande imprtanza salvaguardare la libertà di espressine e di pensier e la garanzia della privacy dell individu. Questa Plitica rispetta quindi i principi basilari espsti, nel cntest delle bbligazini legali e delle plitiche di sicurezza dell Amministrazine. L Amministrazine, anche sulla base delle direttive del gvern tese a prmuvere la crescita delle cmunicazini in frmat digitale e l abbattiment di quelle cartacee, cnsidera la psta elettrnica un strument fndamentale di lavr, che deve essere mess a dispsizine di tutti gli utenti del Sistema Infrmativ dell Istruzine per l svlgiment delle prprie attività. L Amministrazine frnisce indirizzi di individuali, salv i casi in cui debban essere previsti indirizzi di tip istituzinale cme quelli, ad esempi, relativi alle unità rganizzative mgenee. La presente plitica vale anche cme infrmativa sulle finalità e mdalità del trattament dei dati persnali, ricavabili dalle attività di cntrll tecnic svlte sul servizi di psta elettrnica, ai sensi dell art. 13 della legge 196/ SCOPO Scp delle presente plitica è assicurare che: a) gli utenti del servizi di psta elettrnica sian infrmati delle dispsizini di legge vigenti e della giurisprudenza relativa alla disciplina dell us della psta elettrnica; b) il servizi di psta elettrnica sia utilizzat dagli utenti in cnfrmità a tali dispsizini; c) gli utenti del servizi di psta elettrnica sian infrmati in merit ai cncetti di privacy e di

2 d) sicurezza applicabili all us della psta elettrnica; e) il servizi di psta e altri servizi sian fruibili cn la massima cntinuità ed affidabilità. 3 AMPIEZZA La presente Plitica si applica a: tutti i sistemi ed i servizi di psta elettrnica dell Istruzine; agli amministratri e frnitri di tali servizi; tutti gli utenti dtati di una casella di psta elettrnica, definita nel dmini istruzine.it appartenenti alle seguenti categrie di persnale: persnale amministrativ; dcenti e dirigenti sclastici cmandati press l Amministrazine; gni altra categria di persnale cme ad esempi frnitri, cnsulenti, stagisti ecc. cui venga frnit in md temprane un accunt di psta elettrnica per l svlgiment delle prprie attività; tutti i messaggi di psta elettrnica ed altre registrazini a questi cnnesse (indirizzi di psta elettrnica, liste di distribuzine, ntifiche e lg di messaggi, ecc.) in pssess di dipendenti del MPI di altri utenti, amministratri gestri del servizi di psta elettrnica dell Istruzine. La presente plitica si applica indifferentemente ai cntenuti dei messaggi di psta e alle infrmazini transazinali (header dei messaggi, indirizzi di psta, dati dei destinatari e dei mittenti) relative a tali messaggi. 4 CONDIZIONI GENERALI a) Finalità del servizi di psta elettrnica. Il Minister della Pubblica Istruzine incraggia l us della psta elettrnica per scambiare infrmazini, miglirare le cmunicazini, scambiare idee e per rendere più efficaci ed efficienti i prcessi di lavr a supprt della missine istituzinale dell Amministrazine. b) Prprietà del Minister della Pubblica Istruzine: il servizi di psta elettrnica dell Istruzine, ergat per il tramite dei Frnitri dei servizi in utsurcing, è prprietà del Minister della Pubblica Istruzine, pertant gni casella di psta elettrnica assciata al Minister (nel dmini istruzine.it) a sui uffici assegnata a individui funzini del Minister, sn di prprietà del Minister della Pubblica Istruzine. c) Limitazini di Respnsabilità per il Minister. Il Minister della Pubblica Istruzine nn può essere ritenut respnsabile per qualsiasi dann, dirett indirett, arrecat all Utente vver a terzi e derivante: dall eventuale interruzine del Servizi, dall eventuale smarriment di messaggi diffusi per mezz del Servizi, da messaggi inviati/ricevuti da transazini eseguite tramite il Servizi,

3 da access nn autrizzat vver da alterazine di trasmissini dati dell Utente. d) Restrizini all us del servizi. Gli utenti del servizi di psta elettrnica sn tenuti ad usarl in md respnsabile, ciè, rispettand le leggi, la presente e altre plitiche e prcedure del Minister della Pubblica Istruzine e secnd nrmali standard di crtesia, crrettezza, buna fede e diligenza prfessinale. L access ai servizi di psta elettrnica dall Amministrazine può essere ttalmente parzialmente limitat dall Amministrazine, senza necessità di assens da parte dell utente e anche senza preavvis: quand richiest dalla legge e in cnfrmità ad essa, in cas di cmprvati mtivi che faccian ritenere la vilazine della presente plitica delle dispsizini di legge vigenti, al venir men delle cndizini in base alle quali si ha diritt di utilizzare il servizi (ad es. cessazine per qualsiasi mtiv del rapprt di lavr cn l Amministrazine), in casi eccezinali, quand richiest per esigenze perative critiche e imprcrastinabili. L access ai servizi di psta elettrnica può essere disattivat dall Amministrazine, in cas di nn utilizz della stessa per un perid superire ai 9 mesi, senza necessità di assens da parte dell utente. e) Assens e Cnfrmità. Il Minister della Pubblica Istruzine è tenut in generale ad ttenere l assens del titlare della casella di psta elettrnica prima di gni ispezine dei messaggi access alle registrazini ai messaggi di psta elettrnica, fatta eccezine per quant dispst al punt f). D altr cant, ci si attende che il persnale del Minister sddisfi le richieste dell Amministrazine riguardanti la frnitura di cpie delle registrazini di psta elettrnica in su pssess che riguardin le attività lavrative del Minister richieste per sddisfare bblighi di legge, indipendentemente dal fatt che tali registrazini risiedan men su cmputer di prprietà dell Amministrazine. Il mancat rispett di tali richieste può prtare all applicazine delle cndizini di cui la punt f). f) Limitazini all access senza assens. Il Minister della Pubblica Istruzine nn ispezina e nn accede ai messaggi di psta elettrnica dell utente senza la sua autrizzazine. D altr cant, il Minister della Pubblica Istruzine ptrà permettere l ispezine, il mnitraggi l access alla psta elettrnica degli utenti, anche senza l assens del titlare, slamente nei seguenti casi: su richiesta scritta dell autrità giudiziaria nei casi previsti dalla nrmativa vigente; previ preavvis all utente, per gravi e cmprvati mtivi (cme definiti in Allegat A DEFINIZIONI) che faccian credere che sian state vilate le dispsizini di legge vigenti le plitiche del Minister della Pubblica Istruzine in materia di sicurezza; per atti dvuti (definiti in Allegat A -DEFINIZIONI); in situazini critiche e di emergenza (definiti in Allegat A - DEFINIZIONI). g) Registr elettrnic. L Amministrazine registra e cnserva, in frma annima, i dati delle caselle di psta elettrnica messe a dispsizine dei prpri utenti, tramite scrittura in appsiti file di lg, delle seguenti infrmazini minime: mittente del messaggi; destinatari/i; girn ed ra dell invi;

4 esit dell invi. I file di registr sn cnservati per un perid di due anni. 5 CONDIZIONI SPECIFICHE 5.1 AVVERTENZE Gli utenti del servizi di psta elettrnica sn avvisati del fatt che: 1. La natura stessa della psta elettrnica la rende men sicura di quant si pssa immaginare. Ad esempi, i messaggi di psta elettrnica spediti ad una persna pssn essere facilmente inltrati ad altri destinatari. Il Minister della Pubblica Istruzine nn può prteggere gli utenti da fatti cme quelli descritti che esulan dalle prprie pssibilità e cmpiti. Gli utenti pertant devn esercitare la massima cautela nell us della psta elettrnica per cmunicare infrmazini riservate dati sensibili. 2. I messaggi di psta elettrnica, creati e cnservati sia su apparati elettrnici frniti dall Amministrazine che su altri sistemi, pssn cstituire registrazini di attività svlte dall Amministrazine, (ricezine invi di infrmazini scambiate tra uffici e persnale del MPI, tra il MPI e enti scietà esterne singli cittadini). E pssibile quindi che venga richiest di accedere ai cntenuti dei messaggi per un eventuale utilizz nell ambit di cntenzisi che cinvlgan l Amministrazine. Il MPI nn darà crs autmaticamente a tutte le richieste di access, ma le valuterà in relazine a precisi bblighi di legge quali la privacy ed altre nrmative applicabili. Gli utenti devn però tener presente che, per quant dett, in nessun cas l Amministrazine può garantire che nn sarann accedute infrmazini persnali degli utenti presenti in messaggi di psta elettrnica residenti sui sistemi dell Istruzine. 3. Il Minister della Pubblica Istruzine, in generale, nn può e nn intende prsi cme valutatre dei cntenuti dei messaggi di mail scambiati, né può prteggere gli utenti dalla ricezine di messaggi che pssan essere cnsiderati ffensivi. Gli utenti sn cmunque frtemente incraggiati a usare nella psta elettrnica le stesse regle di crtesia che adpererebber in altre frme di cmunicazine. 4. Nn c è garanzia, a men di utilizzare sistemi di psta certificata, che i messaggi ricevuti prvengan effettivamente dal mittente previst, perché è piuttst semplice per i mittenti mascherare la prpria identità, anche se ciò cstituisce, tra le altre cse, una vilazine della presente plitica. Inltre i messaggi di psta che arrivan cme inltr di precedenti messaggi, ptrebber essere stati mdificati rispett all riginale. Pertant, in cas di dubbi, chi riceve un messaggi di psta elettrnica dvrebbe verificare cn il mittente l autenticità delle infrmazini ricevute.

5 5.2 USO CONSENTITO L us del servizi di psta elettrnica dell Istruzine è sggett alle seguenti cndizini: 1. Pribizini. E fatt diviet a tutti gli utenti di utilizzare il servizi di psta elettrnica per inviare messaggi dannsi, di tip ffensiv scnveniente, cme ad esempi, a titl nn esaustiv, messaggi che riprtin cntenuti cmmenti ltraggisi su argmenti sessuali, razziali, religisi, plitici, ecc. e cmunque gni altra tiplgia di messaggi che pssa arrecare dann alla reputazine del Minister della Pubblica Istruzine. E inltre vietat l us del servizi di psta elettrnica a scpi cmmerciali di prfitt persnale e per attività illegali e la frnitura (gratuita a pagament) a persne fisiche giuridiche di qualsiasi lista elenc degli Utenti del Servizi.. E pribit frnire le prprie credenziali di access a sistemi prcedure, csì cme rispndere a messaggi che faccian richiesta di quest tip di infrmazini. Chiunque riceva cmunicazini della natura spra indicata dvrà segnalarl alla Direzine Generale per i Sistemi Infrmativi - Uffici IV, utilizzand i servizi di assistenza nline accessibili attravers il sit Internet del Minister. 2. Us Persnale. E cnsentit l utilizz raginevle del prpri accunt nel dmini istruzine.it a fini privati e persnali, purché, in aggiunta a quant indicat nei punti precedenti, tale utilizz nn: (i) sia causa, diretta indiretta di disservizi dei sistemi elabrativi e dei servizi di psta elettrnica dell Amministrazine; (ii) sia causa di neri aggiuntivi per l Amministrazine; (iii) interferisca cn le attività lavrative dell utente cn altri bblighi dell stess vers l Amministrazine. L utente è edtt del fatt che l Amministrazine cnsidererà, ai fini di eventuali ispezini, tutti i messaggi di psta elettrnica da lui gestiti cme strettamente afferenti all us del servizi per scpi di lavr. L Amministrazine presuppne quindi che l utente decida di utilizzare la psta elettrnica per scpi persnali avendne preliminarmente e attentamente valutat l pprtunità. Si ricrda cmunque che per gli usi persnali è pssibile dtarsi di una casella di psta elettrnica alternativa, ttenibile gratuitamente press mlti frnitri esterni, e liberamente cnsultabile via internet. 5.3 SICUREZZA E RISERVATEZZA 1. Oltre a quant indicat al par. 5.1, gli utenti devn tener presente che, nell asslviment dei prpri cmpiti, il persnale che gestisce i sistemi di elabrazine e le reti di telecmunicazine può avere, saltuariamente, la necessità di analizzare i dati transazinali dei messaggi di psta per garantire il crrett funzinament del servizi e in queste ccasini è pssibile che avvengan inavvertitamente accessi al cntenut stess dei messaggi. Tale persnale è tenut cmunque al rispett di stretti vincli di riservatezza qualra di verificasser i casi citati. 2. Il Minister della Pubblica Istruzine si pne cme biettiv fndamentale la frnitura di servizi di psta elettrnica sicuri ed affidabili avvalendsi di frnitri altamente qualificati. Va cmunque ricrdat, cme già dett in precedenza, che la sicurezza e riservatezza della psta elettrnica nn pssn essere garantite in gni circstanza, in particlare per quant cncerne i messaggi di psta scaricati sui Persnal Cmputer. In quest cas è indispensabile che l utente stess prvveda ad attuare le azini adeguate a prteggere le infrmazini usand tutti i mezzi dispnibili, quali ad esempi passwrd di access alle applicazini e alla

6 prpria pstazine di lavr. 5.4 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE Il servizi di psta elettrnica dell Istruzine prevede il backup dei supprti di memrizzazine cntenenti i messaggi sl ai fini di garantire l integrità e cntinuità di ergazine del servizi, nn per cnsentire il recuper di messaggi di psta elettrnica andati perduti. Pertant il servizi nn prevede la pssibilità per l utente di richiedere assistenza da parte del Frnitre per tale scp, anche se in casi particlari ciò ptrà essere effettuat cme frma di crtesia. 6 VIOLAZIONI Il persnale che cntravviene alle nrme indicate nel presente dcument, stanti le respnsabilità individuali di tip civile e penale vers terze parti ffese, ptrà essere ggett di sanzini di tip amministrativ la cui entità e mdalità di ergazine sarann definite secnd le prcedure previste dai cntratti di lavr attualmente vigenti.

7 ALLEGATO A - DEFINIZIONI Grave e cmprvat mtiv: evidenza ggettiva, nn basata quindi su semplici sspetti illazini, che dimstra l avvenuta vilazine di dispsizini di leggi vigenti delle plitiche di sicurezza dell Amministrazine. Atti dvuti: circstanze in base alle quali la mancanza di adeguate azini può cmprtare danni significativi a cse persne, perdita di infrmazini di riliev per l Amministrazine danni ecnmici e di immagine per l Amministrazine e per le persne che ne fann parte. Situazini critiche di emergenza: circstanze in cui la tempestività d azine è di fndamentale imprtanza al fine di evitare danni significativi a cse persne, perdita di infrmazini di riliev per l Amministrazine danni ecnmici e di immagine per l Amministrazine e per le persne che ne fann parte l interruzine dei servizi infrmatici e la cntinuità perativa dei prcessi dell Amministrazine.

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