ETICHETTE. Gestione Etichette e Sovrappacchi. Release 5.20 Manuale Operativo

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1 Release 5.20 Manuale Operativo ETICHETTE Gestione Etichette e Sovrappacchi Le Etichette possono essere personalizzate dall utente con la funzione Definizione Disegno etichette. Inoltre, nella stampa dei documenti, è possibile stampare i sovrappacchi: speciali etichette qualificative dell imballo in cui si indicano i quantitativi di merce. La Gestione Etichette e Sovrappacchi permette di definire quante etichette stampare per le quantità degli articoli dei documenti. Questa gestione è indicata per migliorare e velocizzare il sistema di riconoscimento, ma soprattutto per ridurre la possibilità di errore nel caricamento dei codici articoli.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 ETICHETTE E SOVRAPPACCHI Definizione Disegno Etichette (e sovrappacchi) Rotazione codice a barre Esempio di etichetta con riferimenti matricole e lotti Esempio di etichetta con con selezione listino Stampa Etichette Stampa Etichette da Documenti/Movimenti Stampa Sovrappacchi Stampa Sovrappacchi da Documenti/Movimenti COLLI: Stampa sovrappacchi colli in fatt. accompagnatorie Stampa Etichette Clienti/ Fornitori... 18

3 ETICHETTE: Gestione Etichette e Sovrappacchi Etichette e Sovrappacchi 1.1 Definizione Disegno Etichette (e sovrappacchi) In questa funzione è possibile disegnare sia le etichette degli articoli con i codici a barre, sia i sovrappacchi (Etichette degli imballi). Si accede alla funzione dal Menù Archivi Personalizzazione Definizione Disegno Etichette: Viene visualizzata, in apertura, un etichetta senza titolo (nuova) con le proprietà evidenziate a lato. I dati proposti possono essere modificati per creare una nuova etichetta. Per richiamare in modifica i modelli di etichette e sovrappacchi già creati, è sufficiente chiudere la finestra attiva della Etichetta1 e andare nel Menù Archivi Apri. Ogni volta che un etichetta viene modificata, la stessa può essere salvata dal comando Archivi Salva; per salvare le modifiche apportate in un nuovo modello, è possibile usare il comando Archivi Salva con nome. Questi e altri comandi legati alla parametrizzazione del disegno delle etichette sono accessibili da: dal Menù dalla Finestra delle Proprietà

4 4 Manuale Operativo Menu e Funzionalità Dal Menù Archivi della finestra principale è possibile: con Nuovo creare una nuova etichetta; con Apri aprire un etichetta per la variazione: Come si può notare, sono state create più varianti di etichetta: in questo modo si può associare l'etichetta più opportuna non di default. Modelli di sovrappacchi: questa funzione può essere utilizzata sia per la creazione/personalizzazione di Etichette che di Sovrappacchi. In questo caso, le relative voci sono disponibili in fondo alla lista presente nella finestra Tipo documento: con Chiudi chiudere l etichetta; con Salva salvare l etichetta con il suo nome; con Salva con nome salvare l etichetta cambiandone il nome; con Rimuovi eliminare l etichetta dagli archivi; con Stampa stampare l etichetta in modifica; con Esci uscire dalla funzione. con Imposta Stampante impostare i formati di posizionamento sulla stampante;

5 ETICHETTE: Gestione Etichette e Sovrappacchi - 5 Impostazione del foglio per la stampa delle etichette: la funzione di Imposta Stampante è fondamentale l impostazione del foglio di stampa delle etichette. I valori inseriti sono espressi in cifre o centimetri; eventuali numeri decimali vanno separati utilizzando il punto (.) (non utilizzare la virgola (,)). la funzione presenta 4 cartelle, che consentono di impostare le dimensioni di: Margini: per indicare i margini del foglio su cui viene stampata l etichetta Colonne: per indicare quante colonne di etichette stampare (n di etichette per ogni riga ) Righe: per indicare quante righe di etichette stampare Documento: per definire le dimensioni generali della singola etichetta/sovrappacco Dal Menù Modifica : con Cancella si eliminano i campi dell etichetta attualmente selezionati; con Seleziona Tutto si selezionano tutti i campi dell etichetta. Dal Menù Visualizza : tramite il comando Proprietà è possibile abilitare/disabilitare la finestra delle proprietà dell etichetta e dei suoi campi. E possibile utilizzare il tasto funzione <F4> per richiamare la finestra delle proprietà. Dal Menù Inserisci : con Etichetta è possibile inserire un campo, che in genere viene collocato subito dopo, che associ il nome al campo vero e proprio; con Campo è possibile inserire un campo di una tabella o di una funzione; con Codice a barre è possibile inserire il campo codice a barre a seconda del tipo di codice a barre selezionato; con le opzioni Linea/Rettangolo/Immagine è possibile inserire elementi grafici per disegnare l etichetta. Dal Menù Formatta tramite il pulsante Allinea/Spazio orizzontale/spazio verticale servono per la formattazione dei vari campi attualmente selezionati nell etichetta.

6 6 Manuale Operativo Finestra delle Proprietà Nella finestra delle Proprietà sono indicate le proprietà sia dell etichetta sia dei suoi campi. Proprietà generali della Etichetta/Sovrappacco: Nome dell etichetta; con Tipo è possibile indicare il tipo etichetta Altezza dell etichetta; Larghezza dell etichetta; Sfondo dell etichetta; con Copie è possibile definire il numero fisso oppure è possibile utilizzare il valore numerico di un campo di una tabella (per i sovrappacchi utilizzare il campo ETIIMB); Per impostare il numero di copie da stampare: nel campo copie è possibile quindi indicare sia un numero fisso (che sarà utilizzato per la stampa di ogni riga di articolo presente sul documento/movimento) sia il riferimento al valore numerico contenuto in una tabella collegata, per ottenere la stampa di tante etichette quanti sono gli articoli presenti nel dettaglio del documento /movimento gestito. Per esempio, per ottenere la stampa di tante etichette quanti sono gli articoli indicati nel dettaglio di una bolla, sarà sufficiente selezionare il campo MovMagDett.qtà che contiene il valore della quantità associato all articolo nel dettaglio del documento. con Default è possibile indicare quale, tra tutte quelle create, deve essere l etichetta di default. con Stampante si indica la stampante da utilizzare. La finestra delle proprietà si modifica nel caso di selezione del singolo campo inserito; considerando che i campi inseribili possono essere di tipo: saranno visualizzate proprietà quali:

7 ETICHETTE: Gestione Etichette e Sovrappacchi - 7 Proprietà comuni ai campi di tipo Etichette, Campi e Codici a Barre: con Allineamento è possibile allineare il campo a destra, sinistra o centrato; Altezza del campo; Larghezza del campo; Sfondo del campo; con Descrizione: Etichetta viene stampato il campo Campi viene visualizzato Barcode viene stampato il barcode tipo Colore del carattere; Alto/Ordinata coordinata del primo punto del campo; Nome dell oggetto etichetta, campo e barcode; Sinistra/Ascissa coordinata del primo punto del campo; Con Visualizza è possibile attivare/disattivare un campo inserito nell etichetta. Altre Proprietà del campo Etichetta : con Bordo è possibile abilitare/disabilitare la stampa della cornice (bordo); con Carattere è possibile inserire il font di stampa.(default Arial). Altre Proprietà del campo Campo : con Bordo è possibile abilitare/disabilitare la stampa della cornice (bordo); con Carattere è possibile inserire il font di stampa (default Arial); con Formato è possibile indicare la stringa di formattazione del campo come in Visual Basic. con Origine è possibile definire l origine del campo selezionato, la tabella ed il campo della tabella. In Tipo Origine è definita la proprietà di origine secondo le seguenti scelte: Espressione permette di inserire nella proprietà Origine la stringa Barcode() che consente di selezionare in automatico il codice aggiuntivo dell articolo; Campo permette di selezionare un campo di una tabella nella proprietà Origine; Variabile (gestita a partire da una delle prossime release). Altre Proprietà del campo Codice a barre : con Origine è possibile definire l origine del campo selezionato, la tabella ed il campo della tabella; con Tipo Origine è definita la proprietà di origine secondo le seguenti scelte: Espressione permette di inserire nella proprietà Origine la stringa Barcode() che consente di selezionare in automatico il codice aggiuntivo dell articolo; Campo permette di selezionare un campo di una tabella nella proprietà Origine che viene trasformato in formato barcode; Variabile (gestita a partire da una delle prossime release) con Stile è possibile inserire il tipo di codice a barre.

8 8 Manuale Operativo Rotazione codice a barre Per ruotare il Codice a Barre in stampa, impostare le proprietà relative all oggetto Barcode. Dopo aver inserito il barcode nell etichetta si può infatti cliccare con il tasto destro del mouse sul campo Barcode per ruotare immediatamente il codice a barre. È possibile anche variare solo il numero del campo Orientation manualmente (0 = Standard; 1 = Ruotato di 90 ; 2 = Ruotato di 180 ; 3 = Ruotato di 270 ), per far ruotare il codice a barre in senso antiorario Esempio di etichetta con riferimenti matricole e lotti A partire dalla versione , la funzione è stata adeguata per processare tutti i records selezionati nell elaborazione, e stampare qualsiasi campo del database associato all etichetta che si sta stampando (codici matricola, lotti, ecc ). Ad esempio, nel caso di adeguamento di etichette già disegnate per la stampa del codice matricola, l implementazione comporta: una variazione da parte dell utente da apportare nella stringa di selezione presente nella tabella SchemiData. Si tratta di modificare per ogni documento di cui occorre stampare le etichette con le matricole il contenuto del campo SqlD aggiungendo nella stringa già esistente l istruzione: LEFT JOIN CodMatr ON MovMagDett.ID = CodMatr.IDMov Esempio: per le bolle la query risultante sarà: SELECT * FROM BolFatDett LEFT JOIN ((MovMagDett LEFT JOIN Articoli ON MovMagDett.CodArt = Articoli.CodArt) LEFT JOIN CodMatr ON MovMagDett.ID = CodMatr.IDMov AND MovMagDett.Tipo = Left(CodMatr.Tipo,1)) ON (BolFatDett.Tipo = MovMagDett.Tipo) AND (BolFatDett.ID = MovMagDett.IDdettDoc) WHERE BolFatDett.Tipo='B' AND BolFatDett.IDTest= Dal menu Archivi Personalizzazioni Definizione disegno Etichetta: Nella finestra delle proprietà riferita al campo inserire alla voce Origine CodMatr!CodMatr La quantità dell etichetta deve essere impostata a 1 e non legata al campo BolFaDet!Qta

9 ETICHETTE: Gestione Etichette e Sovrappacchi Esempio di etichetta con con selezione listino Nella stampa etichette degli articoli è possibile, andando a modificare le query nella tabella SchemiData, referenziare anche i campi della tabella Listino. Se nella query di estrazione viene aggiunta la tabella Listino, in automatico sulla stampa viene richiesta anche la selezione del listino da utilizzare: Nello scrivere le query occorre usare le seguenti convenzioni: il carattere [#] rappresenta il codice dell articolo mentre il carattere rappresenta il codice del listino, la query risultante sarà quindi simile alla seguente: SELECT * FROM Articoli INNER JOIN Listino ON (Articoli.CodArt = Listino.CodArt AND CodLis = WHERE Articoli.CodArt = '#' Il meccanismo sopra esposto si applica solamente alla funzione stampa etichette e non sulla stampa diretta dall anagrafica articoli (non esiste una maschera con cui richiedere il codice del listino). Per questo motivo è auspicabile che si crei una etichetta senza listino, che sarà quella di default usata dall anagrafica articoli, ed un etichetta alternativa, con il listino, da selezionare nella funzione di stampa etichette dove è possibile indicare anche il codice del listino da usare.

10 10 Manuale Operativo 1.2 Stampa Etichette La funzione Stampa Etichette permette di ottenere la stampa delle etichette articoli e dei sovrappacchi; le etichette stampabili sono le stesse precedentemente personalizzate con la Definizione Disegno Etichette, ed eventualmente collegate anche ai Codici Aggiuntivi. Si accede alla funzione dal Menù Archivi Gestione Etichette e Sovrappacchi Stampa Etichette: Cartella Selezione Documenti Nella cartella Selezione documenti è possibile inserire i dati per effettuare l estrazione degli articoli o dei documenti. Documento. Selezionare il tipo di documento A Articolo B Bolla BF Fattura Accompagnatoria F Fattura MG Magazzino OC Ordine Cliente OF Ordine Fornitore RF Ricevuta Fiscale In base all opzione selezionata, saranno visualizzati o meno determinati campi, necessari9 al fine di filtrare i dati che verranno estratti in griglia.

11 ETICHETTE: Gestione Etichette e Sovrappacchi - 11 Cartella Selezione Etichette Nella cartella Selezione etichette è possibile selezionare il tipo di etichetta creata in Definizione Disegno Etichette, da stampare, in base anche ai parametri impostati nella funzione Codici Aggiuntivi. Nella stampa etichette degli articoli è possibile, modificando le query nella tabella SchemiData, referenziare anche i campi della tabella Listino. Se nella query di estrazione viene aggiunta la tabella Listino, il programma chiederà automaticamente sulla stampa anche la selezione del listino da utilizzare. Per scrivere le query bisogna considerare che: - il carattere [#] rappresenta il codice dell articolo - il carattere rappresenta il codice del listino. La query risultante sarà quindi simile alla seguente: SELECT * FROM Articoli INNER JOIN Listino ON (Articoli.CodArt = Listino.CodArt AND CodLis = WHERE Articoli.CodArt = '#' Il meccanismo sopra esposto si applica solamente alla funzione Stampa Etichette e non sulla stampa diretta dall anagrafica articoli (non esiste una maschera con cui richiedere il codice del listino). Per questo motivo è consigliabile creare: - un etichetta senza listino, che sarà quella di default utilizzata dall anagrafica articoli, - ed un etichetta alternativa, con il listino, da selezionare nella funzione di Stampa Etichette dove è possibile indicare anche il codice del listino da usare. Tipo d etichetta: è proposto il tipo di etichetta selezionato nella cartella Selezione documenti. Nome etichetta: è proposto il nome della etichetta disponibile per il tipo scelto Nell area Etichette è possibile scegliere di stampare le etichette associate a codici aggiuntivi ad uso interno o legati a Clienti /Fornitori (in base all associazione impostata nella funzione Codici Aggiuntivi). In particolare: Uso interno - saranno stampabili le etichette associate ad articoli che hanno un Codice Aggiuntivo di tipo Interno. Cliente/fornitore - saranno stampabili le etichette associate ad articoli che hanno un Codice Aggiuntivo riferito ad un determinato Cliente o Fornitore. Sostituire l etichette assenti: agli articoli per i quali non è stata specificata l etichetta nella funzione Codici Aggiuntivi (secondo le scelte effettuate) è possibile, selezionando il campo, associare in automatico l etichetta di default.

12 12 Manuale Operativo Griglia dei risultati Dopo aver impostato i parametri di selezione occorre cliccare sul pulsante Estrai : nella colonna Nome Etichetta compare l'etichetta associata all'articolo: se non è stato diversamente predisposto (attraverso la funzione Codici Aggiuntivi), viene associata l'etichetta di default. Nel dettaglio è possibile selezionare quali e quante etichette stampare: cliccare sul campo Sel. (oppure premere il pulsante Seleziona tutti ) e inserire il numero di Copie desiderato. Cliccando sul pulsante Stampa viene visualizzato un messaggio di richiesta conferma (uno per ogni modello di etichetta avviato alla stampa): Alla conferma del quale viene avviata la procedura di stampa, indirizzata alla stampante collegata al modello di etichetta gestito

13 ETICHETTE: Gestione Etichette e Sovrappacchi Stampa Etichette da Documenti/Movimenti Sulle funzioni abilitate alla stampa Etichette (in base alle impostazioni effettuate nei Parametri Procedura) è presente il pulsane Etichette (in fondo alla maschera) che abilita la funzione. Richiamato in variazione un documento/movimento, agendo sul pulsante viene avviata la conferma del documento/movimento in variazione (con eventuale controllo di giacenze e prezzi), quindi appare la maschera seguente: Nel campo Tipo d etichetta viene preimpostata la tipologia di etichetta associabile al documento/movimento in gestione, eventualmente modificabile con il tipo Articoli generico. Cliccando sul pulsante Conferma viene visualizzato un messaggio di richiesta conferma (uno per ogni modello di etichetta avviato alla stampa), alla conferma del quale viene avviata la procedura di stampa, indirizzata alla stampante collegata al modello di etichetta gestito.

14 14 Manuale Operativo 1.4 Stampa Sovrappacchi I Sovrappacchi sono delle particolari etichette qualificative dell imballo che riportano i quantitativi di merce; in queste etichette, associate al documento in emissione, si possono collocare sia i campi di testata sia i campi di dettaglio del documento stesso. La personalizzazione del modulo etichetta avviene sempre dalla funzione di Definizione disegno etichette: un sovrappacco tipo contiene la Ragione Sociale del Cliente, il destinatario, l indirizzo del Cliente, l indicazione dell articolo, la relativa quantità e il Codice a Barre. Come per le etichette, la stampa può avvenire da un apposita funzione fuori linea o dalla maschera di gestione dei singoli documenti. Si accede alla funzione dal Menù Vendite Gestione Etichette e Sovrappacchi Stampa Sovrappacchi In Tipo di documento si seleziona il documento secondo le seguenti scelte: OC Ordine Cliente OF Ordine Fornitore B Bolle BF Fattura Accompagnatoria F Fattura In Anno viene specificato l anno di elaborazione della società. In Numero documento è possibile richiamare il documento caricato con il tasto funzione F5. Battendo <Invio> dal campo Num. Documento si compila la griglia seguente, nella quale vengono estratti i dati di dettaglio del documento.

15 ETICHETTE: Gestione Etichette e Sovrappacchi - 15 Nella griglia principale è visualizzato il documento richiamato con i seguenti dati: Codice articolo e Descrizione Quantità Nella griglia secondaria è possibile inserire quante copie di sovrappacco si vuole stampare per ogni quantità di prodotto: l impostazione è relativa alla riga attualmente selezionata sulla griglia principale. I campi da compilare sono due: Copie: numero di copie da stampare, in funzione della quantità di riferimento Quantità: quantità di riferimento per il numero di copie da stampare; il numero di copie viene moltiplicato per questo valore. Per esempio, se si vuole stampare un unico sovrappacco per l intera riga di articolo indicata sul documento (ved. figura), indicheremo : COPIE: 1 QUANTITA : 2 Mentre se vogliamo stampare un sovrappacco per ogni quantità di articolo, indicheremo: COPIE: 1 QUANTITA : 1 Agendo sul pulsante Stampa viene visualizzata la maschera di avvio della stampa (è la stessa che abbiamo visto per la Stampa Etichette) Cliccando sul pulsante Conferma viene visualizzato un messaggio di richiesta conferma, alla conferma del quale viene avviata la procedura di stampa. In fondo alla maschera sono presenti anche i pulsanti: Conferma Esci Pulisci. 1.5 Stampa Sovrappacchi da Documenti/Movimenti Sulle funzioni abilitate alla stampa Sovrappacchi (in base alle impostazioni effettuate nei Parametri Procedura) è presente il pulsane Sovrappacchi (in fondo alla maschera) che abilita la funzione. Richiamato in variazione un documento/movimento, agendo sul pulsante viene avviata la conferma del documento/movimento in variazione (con eventuale controllo di giacenze e prezzi), quindi appare la maschera di Stampa Sovrappacchi.

16 16 Manuale Operativo COLLI: Stampa sovrappacchi colli in fatt. accompagnatorie La funzione di stampa sovrappacchi colli è possibile nella stampa dei DDT e in quella delle fatture accompagnatorie Per le fatture accompagnatorie, la stampa funziona solo in ambiente SQL, dato l elevato numero di campi nelle tabelle collegate, che potrebbe creare problemi nell esecuzione delle query in Access. Per i DDT invece la stampa è possibile anche con gli archivi in Access. Per eseguire la stampa è necessario predisporre il formato dell etichetta sovrappacco per bolla fattura, attraverso la funzione standard del disegno etichette e sovrappacchi. Si ricorda che, come indicato per la stampa dei colli per i DDT, si devono collegare i campi da stampare alla tabella ETIIMB:

17 ETICHETTE: Gestione Etichette e Sovrappacchi - 17 È possibile selezionare una singola fattura o le fatture di un periodo, per uno solo o per tutti gli spedizionieri. Verranno stampati tanti sovrappacchi quanti sono il numero di colli presenti nella fattura accompagnatoria, moltiplicati per il numero di copie richieste dall utente in questa maschera. Esempio di stampa sovrappacchi colli in una fattura accompagnatoria

18 18 Manuale Operativo 1.6 Stampa Etichette Clienti/ Fornitori Per stampare etichette contenenti i dati dei clienti e fornitori direttamente dalla rubrica ed eventualmente dalle rispettive anagrafiche, sono disponibili due modelli predefiniti all interno della funzione Archivi Personalizzazione Disegno Etichette e Sovrappacchi, ai quali si può accedere dal menù Archivi Apri L utente ha la facoltà di modificare i modelli predefiniti in base alle proprie esigenze oppure può crearne di nuovi. Scegliendo la funzione Archivi Nuovo all interno della maschera di Disegno Etichette e Sovrappacchi, viene creata una nuova etichetta vuota; nella finestra delle Proprietà, nel campo Tipo selezionare Etichetta Clienti o Etichetta Fornitori in base alle necessità dell utente. Dopo aver eseguito queste operazioni è possibile aggiungere nuovi campi seguendo la normale procedura operativa per la creazione di nuove etichette, quindi dal menù Inserisci Campo e selezionando l origine del campo. Si possono scegliere tutti i campi contenuti nelle rispettive tabelle: per i clienti (clienti, clifatt1, clifatt2, clifatt3) e per i fornitori (fornito, forfatt1, forfatt2, forfatt3). Dopo aver creato e salvato il proprio modello o modificato quello esistente le etichette saranno pronte per essere stampate.

19 ETICHETTE: Gestione Etichette e Sovrappacchi - 19 Per visualizzare l etichetta dall Anagrafica Cliente / Fornitore è sufficiente cliccare sul pulsante Etic che si trova nella parte inferiore della maschera. 1 Nella funzione Rubrica, una volta estratti i clienti e/o i fornitori, selezionando una riga sarà possibile stamparne l etichetta semplicemente cliccando sul pulsante Etic. Nella Rubrica è possibile eseguire la selezione multipla di più righe sia consecutive (tenendo premuto il tasto Shift ) che sparse (tenendo premuto il tasto Ctrl ). In questo caso premendo il pulsante Etic, verranno stampate tutte le etichette relative ai clienti/fornitori selezionati. 1 Il pulsante è visibile con il modulo Etic in licenza.

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