FAQ - Domande e risposte sull'utilizzo della procedura gestionale Elatos Web

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1 FAQ - Domande e risposte sull'utilizzo della procedura gestionale Elatos Web n. Domanda Risposta 1 Come si configurano i moduli di stampa dei documenti? I moduli si configurano dal menu configurazione / dati base / gestione moduli. I moduli sono legati al tipo di documento e allo stato di residenza del cliente (ad esempio per poter stampare una fattura per un cliente residente all'estero dovrò creare un modulo FATTIMM per lo stato DE se voglio tradurlo in lingua tedesca o comunque con stato GB (united 2 Quali sono i conti essenziali da configurare in dati base per una corretta contabilizzazione delle fatture di vendita? 3 Nel caso in cui vengano addebitate spese di trasporto in fattura di vendita cosa va configurato? kindom) se non italiano. La traduzione in lingua è facoltativa Essenziali sono i conti che si trovano in configurazione dati base relativi al conto iva vendite e ricavi vendite clienti cee / extracee nel caso in cui l'azienda venda anche fuori dall'italia e in anagrafica cliente vengano selezionati i checkbox appositi Va compilato il conto addebito spese trasporto clienti presente in configurazione dati base. E' consigliabile configurare anche gli altri conti (addebito spese riba e imballi) 4 Dove si configurano i vari listini di vendita? Menu vendite / gestione listini (vengono successivamente riportati all'interno dell'anagrafica articoli). I listini disponibili sono 50 e legati all'interno dell'anagrafica cliente per la corretta rilevazione del prezzo in fase di emissione dei documenti di vendita. 5 Quali sono i livelli/raggruppamenti essenziali e Obbligatori sono categoria / gruppo / sottogruppo presenti nel menu tabelle magazzino. facoltativi delle anagrafiche articoli? 6 Quali sono i livelli del piano dei conti e cosa significano? 7 Come si cancella una fattura di vendita già contabilizzata e per la quale è stato registrato l'incasso? Raggruppamento (identifica la prima divisione tra conti economici e patrimoniali 1 = attivo 2 = passivo 4 = costi 5 = ricavi) Non è obbligatorio mantenere i raggruppamenti standard ma consigliato. Quindi abbiamo il gruppo che rappresenta il mastro (es immobilizzazioni - spese amministrative ecc), il codice del conto, tipo situazione (economico patrimoniale) e tipo conto (G = generale B = banche C = clienti F = fornitori Si deve seguire la procedura inversa che ha generato la fattura / contabilizzazione quindi prima si cancella la registrazione dell'incasso dal menu contabilita / primanota quindi si cancella la contabilizzazione della fattura quindi dal menu vendite / emissione documenti si estrare la fattura,la si evidenzia e da (funzioni da applicare al documento / cancella). Un utente puo' essere disabilitato alla cancellazione dei documenti. Le registazioni contabili possono essere inibite alla cancellazione (data ultima stampa bollato e registrazione iva) 8 Come si emettono le riba? Dal menu portafoglio / distinte attive / pulsante nuovo. Si sceglie il tipo distinta, la banca di appoggio (dev'essere la banca sulla quale si presentano gli effetti (di solito banca xx sbf oppure banca xx dopo incasso). 9 Cosa significa allineare i rid e qual'e' la procedura / dati essenziali per l'allineamento Allineare i rid significa inviare alla propria banca la richiesta di autorizzazione all'addebito di un determinato conto corrente sulla stessa banca o un'altra, per il quale abbiamo ottenuto autorizzazione da parte di un cliente (sottoscrizione modulo rid). La normativa attuale prevede che il cliente possa richiedere lo storno di qualsiasi addebito entro 90 giorni dalla data dell'operazione. La funzione si trova nel menu contratti / allineamento e nel menu contabilita' gestione rid (per coloro che non utilizzano la gestione contratti). Una volta inviato il file in formato cbi a mezzo home banking dopo circa una settimana la banca rende un file (esiti allineamento rid) che puo' essere importato in procedura per il riscontro (esito positivo negativo) quindi da questo momento possiamo iniziare ad emettere rid ai clienti) 10 Come si registra un insoluto riba o rid di un cliente? Dal menu contabilita / gestione insoluti. Le date richieste sono relative alla scadenza dell'effetto (riba rid o assegno). Al termine della registrazione è possibile inviare una mail automatica a tutti i clienti avvisandoli dell'insoluto e per conoscenza riepilativa ad uno o più responsabili interni. 11 Come si registra un ordine a un fornitore? Dal menu acquisti / emissione documenti, si seleziona il fornitore, si compila la testata, conferma e continua quindi si inseriscono gli articoli. Aggiornamento del 01/05/2010 Pag 1 di 5

2 12 Quale opzione è consigliabile configurare per la fase Nel menu configurazione dati base mettere il flag NO gestione cantieri di emissione ordini a fornitori per un'azienda commerciale? 13 Dove si gestiscono i blocchi/alert sui documenti di vendita? Menu configurazione / opzionale. E' possibile definire i blocchi sui documenti relativamente a cliente fuori fido / modifica del pagamento in anagrafica cliente / provenienza dell'ordine dal web. In caso di utilizzo di questi blocchi oltre alla segnalazione automatica via mail l'ordine ad esempio verra' posto in uno stato di sospensione per cui sara' necessaria 14 Dove si configurano i canali di vendita e dove vengono gestiti? l'autorizzazione di un responsabile per l'evasione. Menu configurazione / canali di vendita. Il canale di vendita identifica la provenienza della vendita (esempio agenti / web / sito xxx / direzione) e vengono gestiti nell'anagrafica cliente (proposta di default in fase di emissione di un documento per quel cliente) oppure nella testata del documento. Sono disponibili statistiche di analisi in base a questo campo. 15 Come si configura la gestione degli omaggi nel caso in cui l'azienda gestisca questa casistica? In configurazione dati base va collegato il conto contabile relativo alla parte dell'iva che l'azienda dovra' pagare in caso di utilizzo dell'opzione omaggio senza rivalsa d'iva oltre al conto ricavi vendite omaggi (normalmente omaggi su vendite). 16 Come si registra una fattura di acquisto nel caso sia preceduto in ordine al fornitore? 17 Nel caso in cui lo stesso articolo possa essere acquistato da più fornitori dove si inseriscono i prezzi? 18 Cosa sono le referenze fornitori e dove vengono gestite? Dal menu contabilita - registrazione fatture da ordini. Selezionare il fornitore, verranno evidenziati tutti gli arrivi aperti (merce pervenuta per la quale non e' ancora stata registrata la relativa fattura). Cliccare sul singolo rigo oppure utilizzare la selezione multipla per verificare / correggere i singoli righi di ordine (articoli) inserendo la data e il numero della fattura quindi cliccando sul pulsante genera viene contabilizzato il documento. La fase di rettifica delle singole righe effettua un aggiornamento dei movimenti di magazzino precedentemente registrati con la fase dell'arrivo (menu acquisti / emissione documenti / registrazione arrivi) Nel menu acquisti / prezzi riservati per articolo. E' possibile definire una data di validità e gestire il prezzo in termini di prezzo netto oppure di prezzo lordo con relativi sconti. In fase di emissione dell'ordine se un articolo può essere acquistato da piu' fornitori verra' evidenziato il confronto tra gli stessi e l'indicazione della convenienza dell'acquisto che si sta effettuando. Menu acquisti / referenze fornitori. E' l'elenco dei codici articolo utilizzati dai fornitori relativamente alle nostre codifiche articolo. Lo stesso dato (per un unico fornitore) puo' essere gestito nell'anagrafica articoli (codici e posizioni), il dato puo' essere stampato sull'ordine fornitore (apposito flag in configurazione moduli). 19 A cosa serve la procedura richieste quotazioni? Viene utilizzata per automatizzare la fase di richiesta di una quotazione ad un fornitore. Normalemente e' utilizzata da cliente che trattano articoli particolarmente complessi che necessitano uno studio apposito da parte del fornitore. Vengono gestite due valute per la definizione dei prezzi da fornitori esteri. La fase é totalmente gestita via mail con aree di compilazione dei dati online da parte del fornitore. Un volta convalidata una proposta di acquisto puo' essere trasformata automaticamente in un'offerta a cliente con un determinato ricarico. La funzone si trova sia nel menu vendite che nel menu acquisti in quanto in alcune aziende é un'attività gestita direttamente dai commerciali. 20 Quali logiche sono gestite dalla procedura riordini a fornitore / a cosa serve la funzione? La procedura riordini permette di generare automaticamente gli ordini o proposte di acquisto ai fornitori sulla base dei fabbisogni di merce determinati da vari elementi (scorta minima, punto di riordino, fabbisogno previsto nell'arco di giorni xxx, ordini clienti in portafoglio, ordini fornitori già aperti. Il documento creato automaticamente puo' ovviamente essere modificato prima dell'invio al fornitore. 21 A cosa serve la procedura stock protection? Viene utilizzata soprattutto da aziende operanti nel settore IT a fronte di un accordo commerciale con un fornitore che garantisce in base a precise logiche la protezione sui prezzi di acquisto stornando periodicamente parte dei costi sostenuti a fronte di variazioni significative determinate da fluttuazione dei tassi di cambio (ad esempio Euro / dollaro per merce prodotta in oriente). Aggiornamento del 01/05/2010 Pag 2 di 5

3 22 Cos'è la funzione acquisti / verifica T.I.? E' una funzione che permette di controllare se tutti i trasferimenti interni tra cantieri sono stati valorizzati nella fase automatica di movimento tra un cantiere e la sede o tra un cantiere e un altro cantiere. La procedura relativa ai trasferimenti si trova nel menu magazzino / trasferimenti interni e viene utilizzata dalla azienda che operano appunto con i cantieri esempio elettricisti idraulici settore edile ecc. Il trasferimento viene sempre effettuato al costo lifo. 23 Qual'è la funzione più indicata per analizzare la La procedura permette di effettuare diverse analisi sugli ordini a fornitori (menu statistiche acquisti) ma la più importante situazione degli ordini di acquisto e quali influenze ha è scadenziario ordini. E' integrato con la supply chain che permette di gestire in automatico a mezzo mail gli avvisi di una errata gestione del dato? scadenza di consegna ai fornitori autorizzati. La corretta gestione degli ordini a fornitori che generano ovviamente impegni finanziari futuri é fondamente per le aree logistiche e amministrative (controllo di gestione) ad esempio nei cash 24 Dove si definiscono le categorie clienti e di quanti livelli dispone il software? flow mensili vengono analizzati gli ordini aperti. Le categorie clienti (esempio rivenditore, privato, utente finale) si gestiscono nel menu anagrafiche e vengono riportate nella scheda anagrafica del cliente. Sono gestibili fino a 4 livelli (facoltativi). Il dato può essere utile per definire in modo automatico l'assegnazione di livelli di sconto, tipologie di pagamento e per un'analisi dettagliata del venduto per categoria. 25 Come si carica il conto contabile di una banca? Contrariamente agli altri conti contabili il conto banca dev'essere gestito dal menu anagrafiche banche, in automatico viene creato un conto in piano conti con tipo conto = B. Nel caso in cui l'azienda abbia più rapporti deve essere creato un conto per ogni rapporto (esempio CC - SBF - DI - ANT FT), gestendo anche i campi fido cc e fido sbf sarà possibile utilizzare altre funzioni di analisi finanziaria ad esempio contabilita / situazione banche. 26 Dove si carica una nuova opportunità commerciale oppure da dove può caricarsi in automatico? Nel menu CRM - gestione relazioni - opportunità oppure puo' essere richiesta la creazione di una pagina ad hoc da inserire sul proprio sito internet. In quest'ultimo caso dopo la compilazione dell'utente web il lead verrà caricato dentro elatos ed inviata una mail di avviso, quindi il commerciale prenderà in carico l'opportunità commerciale per la gestione. 27 Come posso promuovere la vendita di nuovi articoli segnalandoli via mail? 28 A cosa serve la funzione C.E. mensile e in quale menu si trova? 29 A cosa serve il cash flow mensile e quali elementi vengono valutati? 30 A cosa serve la funzione inserimento scalare e dove si trova? Dal menu CRM - Promo articoli è possibile selezionare alcuni articoli (di solito nuovi, appena entrati sul mercato) per segnalarli ad una determinata categoria di clienti. Verrà inviata in automatico una mail con un pdf allegato che conterrà i dati base dell'articolo, la foto, il campo descrizione estesa, i punti di forza dell'articolo. L'invio viene storicizzato per poter sapere in ogni momento a chi é stata inviata la proposta. Il conto economico mensile si trova nel menu CDG e permette la visualizzazione immediata comparata mese per mese di ciascuna voce economica per un raffronto indicativo dell'andamento dei vari costi e ricavi oltre che per una fase di controllo contabile (ad esempio se un costo leasing ha cadenza mensile ma non lo trovo in un periodo potrò verificare velocemente la motivazione (fattura non pervenuta o errata imputazione contabile) Il cash flow mensile si trova nel menu CDG e permette l'analisi dei flussi di cassa comparati mensilmente. I dati elaborati sono relativi al ciclo attivo, passivo e a dati caricati manualmente dall'operazione (esempio rate di mutuo non rilevabili diversamente). La procedura considera lo stato dell'ordine ad esempio (sia cliente che fornitore), gli eventuali ddt non ancora fatturati, le riba non ancora inviate in banca, i bonifici ecc (tutte le date vengono considerate sulla base dei dati rilevati dalle partite o dal pagamento / consegna prevista riportata nelle righe o testate (per ordini clienti e fornitori)) Si trova nel menu analisi finanziaria. Con l'inserimento di pochi dati sintetici rilevabili dallo scalare trimestrale inviato dalla banca la procedura permette di calcolare il saldo medio liquido di utilizzo degli affidamenti bancari, il taeg (tasso effettivo globale), il costo effettivo per operazione e una serie di utili comparazioni relativamente a come l'azienda utilizza i fidi. I dati richiesti sono di semplice riscontro (numeri, interessi, numero operazioni, cms) Aggiornamento del 01/05/2010 Pag 3 di 5

4 31 Cos'è il geomarketing e come quali dati utilizza? Con il termine geomarketing si identifica una tecnica di analisi della clientela per posizionamento geografico. La procedura effettua l'analisi con posizionamento automatico su google maps dei simboli di posizionamento della clientela in generale oppure per categoria. Il campo utilizzato é quello presente in anagrafica clienti (coordinate gps). In questo modo potremo vedere con un click dove l'azienda vende, in Italia e nel mondo. L'utilizzo é prefebile con chrome. 32 Come si carica una foto per un articolo? Dal menu tabelle magazzino - anagrafiche articoli - modifica - nella maschera riepilogo cliccare su carica allegati e foto. Il file JPG (non GIF) e/o il file PDF deve essere nominato con lo stesso codice articolo esempio ART001.JPG oppure ART001.pdf oppure in caso di foto aggiuntive ART001_001.jpg / _002.jpg. Le foto e i pdf possono essere utilizzati per l'invio automatico a mezzo mail (da emissione documenti (menu vendite)) per i documenti di tipo PROPCL. 33 Come si crea una nuova causale di magazzino? Menu tabelle magazzino / causali di magazzino. L'utilizzo è libero, un esempio è RETTP = rettifica positiva da utilizzare per rettificare a seguito di conta fisica una giacenza di un articolo 34 Come si inserisce un movimento manuale di magazzino e quali sono alcune delle casistiche per cui è necessario? Dal menu magazzino / movimenti magazzino. Nuovo, scelta della causale, data, eventuale codice fornitore ed eventuale deposito di partenza / destinazione. Quindi si scelgono gli articoli (attenzione alla valorizzazione del campo prezzo). Un esempio può essere legato a giri manuali da un deposito ad un altro (invece dell'utilizzo corretto del ddt di vendita con gestione dei campi desposito partenza destinazione (fruibile solo se presenti piu' depositi (menu cantieri / depositi)). Al esempio la gestione (manuale) della produzione (carico e scarico materie prime utilizzate nei cicli) nel caso in cui non venga utilizzato il menu produzione. 35 Come si gestisce la scorta minima degli articoli? La scorta minima indica la quantità minima per un determinato articolo che l'azienda decide di avere sempre in giacenza. Il campo si trova nell'anagrafica articoli (scheda produzione) oppure nel menu magazzino / articoli sottoscorta (per un aggiornamento automatico multiplo). 36 Quali dati analizza la scheda articolo? La scheda articolo rappresenta tutti gli elementi di valutazione relativi a movimentazione (elenco movimenti in ingresso e uscita), il grafico di consumo mensile, i dati anagrafici essenziali, l'impegno derivante da ordini clienti aperti, l'impegno derivante da ordini di produzione, la disponibilità calcolata. Vengono elencati gli ordini fornitori ancora aperti. 37 Quali dati riporta l'inventario di magazzino L'inventario di magazzino è la stampa che viene effettuata dall'ufficio amministrativo a corredo del bilancio. Vengono stampati direttamente i movimenti di apertura del magazzino in data 01/01/xx generati in automatico dalla procedura contabilita / calcola magazzino. Il pdf generato é sostanzialmente l'elenco delle giacenze valorizzate in base ad una delle metodologie di calcolo (lifo, costo medio,costo ultimo) 38 Come si valorizzano le rimanenze di magazzino? Dal menu contabilità / calcola magazzino. La procedura puo' essere effettuata in qualsiasi momento ricordandosi di mettere il flag su ricalcola. La stessa procedura è utilizzata per l'apertura automatica dell'inventario di inizio anno. 39 Quali documenti di vendita generano l'evasione parziale o totale di un ordine di vendita? Un ordine di vendita viene evaso normalmente con un ddt oppure con una fattura immediata. Elatos evade l'ordine anche con la fattura proforma che a tutti gli effetti è un documento contabile importante. La successiva evasione della proforma lega a ritroso l'ordine di provenienza. 40 A cosa serve la gestione delle causali di vendita? Le causali di vendita vengono gestite da menu tabelle magazzino e servono per definire se un determinato documento deve o meno generare un movimento di magazzino o una fattura differita. Ad esempio se dobbiamo consegnare merce ad un cliente in C/VISIONE e non vogliamo ovviamente fatturarla e nemmeno vogliamo gestire il movimento di magazzino dovremo utilizzare un'apposita causale in testata del documento invece della classica VEN = vendita. Le stesse causali vengono gestite nel ciclo passivo (utilizzo raro ma possibile). Aggiornamento del 01/05/2010 Pag 4 di 5

5 41 Qual'è la funzione più immediata per analizzare il Dal menu vendite / statistiche vendite è possibile gestire molte estrazioni ed analisi ma quella più semplice, con venduto in base a vari filtri? funzionalità di drag & drop è analisi vendite. Da qui possono essere effettuati filtri immediati cliccando + e - in base alle 42 Come vengono calcolate le provvigioni degli agenti, in quale menu si trova la funzione? esigenze dell'operatore, vengono effettuate analisi comparative su periodi precedenti. Le funzioni relative agli agenti si trovano nel menu agenti, con la funzione calcola provvigioni vengono archiviate in una tabella temporanea legata all'utente. Quindi possono essere stampati i report provvigionali. Quest'area è spesso oggetto di implementazioni a seguito di particolari metodologie di calcolo delle varie aziende. 43 Come si evade un ordine di vendita? L'ordine puo' essere evaso in modo singolo = ordine per ordine (menu vendite / emissione documenti,estrazione dell'ordine, evidenziare la riga, funzioni da applicare al documento (trasforma da ordine a ddt oppure fattura oppure proforma ecc) oppure in modo multiplo dal menu menu vendite / trasformazione multipla. L'ordine può essere evaso anche con la gestione del picking (menu magazzino) ma questa é consigliabile solo ad aziende strutturate e di medie dimensioni. 44 Se in fase di evasione non consegno tutto l'ordinato e il residuo non verrà mai piu' consegnato come mi devo comportare? 45 Qual'è la differenza tra una fattura e una ricevuta fiscale (quale utilizzo)? Con la trasformazione singola la procedura indirizza l'operatore nel documento generato (esempio ddt) in fase di modifica, cancellando la riga di una fattura il software capirà che quel rigo non è evaso, diversamento potrò modificare la quantita consegnata. Nel caso di trasformazione multipla potrò gestire l'evasione e il flag saldato direttamente nella videata precedente all'emissione del documento. La fattura è normalmente emessa nei confronti di un soggetto iva (azienda) mentre la ricevuta fiscale (ad esempio emessa da un hotel) nei confronti di un privato. La fase di emissione è identica rispetto alla fattura salvo il modulo che è impostato in modo particolare. 46 Quali sono i riflessi derivanti dall'utilizzo dei fidi clienti Il fido viene gestito nell'anagrafica clienti (puo' essere di due tipologie = fido / fido aziendale) e serve per bloccare la fase e da dove si gestiscono? di emissione di un documento di vendita nel caso in cui il cliente va fuori fido. Il calcolo del fido è basato su alcuni elementi ed implica una perfetta gestione di tutto il cliclo attivo (compresa tempestiva registrazione degli incassi e pagamenti): saldo contabile + effetti non ancora esitati (scaduti) + ordinato ma non consegnato + consegnato ma non ancora fatturato. Nel menu CDG é possibile analizzare in modo completo i fidi con il calcolo del fido consigliato e l'andamento temporale delle vendite. 47 Come si pagano le riba di fine mese dei fornitori? Dal menu portafoglio / distinte passive. Funziona nello stesso identico modo delle riba attive, la contabilizzazione e 48 Quando devo pagare le ritenute d'acconto dei percipienti e dove trovo l'elenco? 49 Se ho emesso una distinta attiva riba ma ho sbagliato o voglio cambiare la banca di appoggio come faccio? 50 Quali dati vengono riportati nel cruscotto direzionale? chiusura delle partite è automatica. Le ritenute d'acconto devono essere pagate con f24 entro il 16 del mese successivo alla data di pagamento della fattura. L'elenco dei versamenti da effettuare si trova in contabilità gestione ritenute. Nel menu portafoglio è presente la funzione cambia banca d'appoggio. Attenzione nel caso in cui avessi già contabilizzato la distinta dovrò modificare la registrazione dal menu contabilità primanota. Il cruscotto direzionale riporta i dati di sintesi utili alla direzione per capire a "colpo d'occhio" l'andamento aziendale, quindi il grafico dell'andamento vendite, della ripartizione dei costi, il riepilogo per gruppo del conto economico, la comparazione per totali del fatturato e degli ordini, l'elenco totalizzato dei crediti verso clienti, gli impegni aperti, l'analisi dei crediti previsionale, le attività correnti aperte e l'analisi dei tempi e scostamenti. Aggiornamento del 01/05/2010 Pag 5 di 5

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