GUIDA INTRODUTTIVA. FastTrack Schedule 9

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1 GUIDA INTRODUTTIVA FastTrack Schedule 9

2 Sommario Introduzione a FastTrack Schedule 9 2 Sezione 1 Pianificazione semplice e accurata L ambiente di FastTrack Schedule 4 Produttivi da subito grazie ai modelli e agli esempi 6 Impostazione della timeline nella vista Piano di controllo 7 Tracciare barre per inserire date o viceversa 8 Evidenziare e riassumere le attività 9 Utilizzare una Work Breakdown Structure 10 Sezione 2 Pianificazione flessibile Inserire dei dettagli di progetto facilmente e velocemente 12 Lavorare con le colonne 13 Personalizzare barre e marcatori 14 Filtrare e ordinare i compiti 15 Lavorare con gli intervalli 16 Creare layout personali 17 Sezione 3 Tracciamento delle risorse Aggiungere delle risorse tramite il dialogo Informazioni risorsa 19 Creare e modificare il calendario lavorativo per una risorsa 20 Assegnare risorse alle attività 21 Formattare i grafici delle risorse 22 Sezione 4 Pianificazione estremamente potente Tracciamento progresso 24 Collegare le barre di attività 25 Impostare i collegamenti 26 Individuare percorsi critici 27 Formattare le colonne di calcolo e le colonne resoconto 28 Interscambiare dati con Microsoft Project e altri programmi 29 Sezione 5 Presentazioni di elevata qualità Aggiungere grafici, riquadri di testo e legende 31 Riassumere i valori di progetto attraverso periodi di tempo 32 Visualizzare i dettagli del progetto nella vista Calendario 33 Usare l anteprima di stampa 34 Esportare i piani di controllo come immagini, grafici per il web e tabelle html 35 Pubblicare piani di controllo come documenti icalendar 36 Sezione 6 Consolidamento, automatizzazione e scripting Consolidare i progetti 38 FastSteps 39 Scripting tramite Visual Basic e AppleScript 40 Inserire oggetti OLE 41 Il sistema di aiuto di FastTrack Schedule 9 42 Versioni Concurrent-User 43 Requisiti di sistema e contatti 44

3 Introduzione a FastTrack Schedule 9 FastTrack Schedule è divenuto uno standard tra le applicazioni di project management dal Per oltre diciassette anni e grazie a nove consistenti aggiornamenti, FastTrack Schedule ha offerto una combinazione di semplicità, flessibilità e potenza non sempre disponibile tra i programmi di project management della stessa fascia di prezzo. Arricchito da un insieme di nuove funzionalità produttive, nuove capacità di consolidamento del progetto e da una nuova interfaccia, FastTrack Schedule 9 ancora una volta aumenta il livello qualitativo nella gestione del project management. L organizzazione e la gestione dei progetti trascende l ambito di lavoro delle aziende e dei professionisti. Questo è essenziale per raggiungere gli obiettivi e gli scopi prefissati. FastTrack Schedule 9 semplifica la pianificazione del progetto grazie a strumenti facili da utilizzare ed è il prodotto ideale sia per i project manager di esperienza che per coloro che devono affrontare questi compiti solo occasionalmente. Che si stia pianificando le attività di una sola giornata lavorativa oppure le attività di un progetto suddiviso in più anni, grazie a FastTrack Schedule 9 diventa molto semplice organizzare, tenere traccia e gestire tutti gli elementi e i dettagli del proprio progetto. Potenti strumenti di scheduling permettono di pianificare con efficienza, e di mantenere aggiornato il progetto entro il budget prefissato. Per coloro che utilizzano altre applicazioni, FastTrack Schedule 9 permette di interscambiare dati con fogli elettronici, database ed altri programmi di project management incluso Microsoft Project. FastTrack Schedule è disponibile con differente licenza per Windows e Mac OS X: è dunque possibile scegliere la piattaforma che si desidera e interscambiare documenti con colleghi e clienti che usano altre piattaforme. FastTrack Schedule 9 è disponibile in versione International in inglese, in versione in italiano e in versione Concurrent-User per grandi team di lavoro. 2

4 Sezione 1 Pianificazione semplice e accurata L ambiente di FastTrack Schedule Produttivi da subito grazie ai modelli e agli esempi Impostazione della timeline nella vista Piano di controllo Tracciare barre per inserire date o viceversa Evidenziare e riassumere le attività Utilizzare una Work Breakdown Structure FastTrack Schedule 9 è semplice da utilizzare e intuitivo; indipendentemente dall esperienza che si ha nell ambito del project management, permette di produrre piani di controllo con presentazioni di elevata qualità in maniera semplice e veloce. Indipendentemente dal fatto che il progetto richieda un singolo giorno o parecchi anni, FastTrack Schedule offre delle timeline che possono essere organizzate, ad esempio, in base alle ore o in base agli anni e che permettono di illustrare graficamente le durate dei processi. Si può essere produttivi da subito grazie ai modelli e agli esempi che forniscono una struttura di partenza per i propri progetti. Si possono inserire delle deadline (termine compito) tracciando delle barre per inserire le date oppure si possono inserire le date per ottenere le barre. Le attività possono essere riarrangiate effettuando dei Drag & Drop, e possono essere assegnate loro delle priorità grazie ad un numero illimitato di livelli, ognuno con un proprio particolare stile. In pochi minuti, i progetti prendono vita e diventano piani di controllo ben organizzati anche graficamente.

5 L ambiente di FastTrack Schedule Vista Piano di controllo 1. Barra degli strumenti Viste - Tre bottoni consentono un rapido accesso alla vista Piano di controllo, alla vista Calendario e alla vista Risorse. Vista Piano di controllo 1 3 i Projects/Tasks 2 Start Finish Date Date Project Travis... 7/5 9/13 Project Austin 8/24 10/17 Meetings 9/11 9/12 9/12 9/21 9/21 10/4 10/4 10/9 10/9 September 2006 October 2006 Week 36 Week 37 Week 38 Week 39 Week 40 Week 41 Week 42 M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S Sept 12 Sept 21 Oct 4 Oct 9 Kick-Off Meeting Status Meetings Market Research 8/24 9/11 Kate Jensen $6,400 Creative Concept 9/4 9/7 & Design 9/12 9/15 9/18 9/21 8 Bids 9/25 9/29 Paul Holstrider $3, Total Task Cost $39,400 $89,790 $13,000 $13,900 $15,400 Vista Calendario Vista Risorse Production 10/2 10/16 Mkt/Sales Strategy 9/26 10/4 LEGEND Jerri Kline, Kate Jensen 9 Direct Mail Design 10/2 10/6 Marketing Paul Holstrider, Zane Lee Printing 10/9 10/16 Creative Mark Jones Development Press Releases 10/4 10/11 PR Efforts Press Tour 10/6 10/16 $10,700 $12,000 $1,600 $2,540 $5,250 $5, Colonne - insieme di colonne predefinite nelle viste Piano di controllo e Risorse che mostrano i nomi delle attività, le date, le durate, i costi, le risorse, i calcoli, gli hyperlink, i tempi, gli ID, i numeri e il testo. Launch 10/17 10/17 10/17 Project Aeon... 10/5 11/16 $21,900 Weekly & Cumulative Cash Flow 10 $101,002 $95,273 $78,136 $61,691 $51,434 $36,034 $19,324 $16,710 $15,400 $16,444 $17,138 $10,257 $5, $151, Colonne azione - semplificano il lavoro con attività e risorse. 4. Scala temporale - è possibile impostare unità temporali standard (come le ore e gli anni) oppure unità fisiche e generiche. La righe della Scala temporale possono apparire sopra o sotto il grafico della timeline, con l ampiezza della riga base della Scala temporale determinata in base alla larghezza delle colonne della timeline. 5. La Barra strumenti degli Stili barra - queste celle contengono degli stili di barra e di marcatori personalizzabili per rappresentare graficamente gli obiettivi nella timeline. 6. Righe - ognuna contiene un attività, la data e la barra attività e le barre relative. 7. Grafico della timeline - mostra la posizione delle barre delle attività. Nel dialogo Formato Vista piano di controllo si possono impostare l intervallo di tempo, le unità temporali e altri aspetti. 8. Barre di attività - rappresentano graficamente le date d inizio, le date termine e le durate delle attività. 9. Elementi grafici - nel grafico della timeline o nell anteprima di stampa si possono aggiungere dei riquadri di testo, delle legende e delle immagini. Gli elementi grafici possono essere impostati con sfondi, bordi e ombre. 10. Colonna Resoconto e Grafici Resoconto - riassume i valori all interno delle colonne e in base a un determinato lasso di tempo. 11. Barra di stato - fornisce informazioni sulle attività e sugli strumenti in uso in base alla vista attiva. 12. La Toolbox - raccoglie gli strumenti per organizzare i dettagli del progetto. Strumento Freccia - questo strumento permette di inserire dei dettagli delle attività nelle colonne, permette anche di selezionare, trascinare e ridimensionare le barre, le immagini e i riquadri di testo. Strumento Barra - traccia le Barre attività nel grafico della timeline. Strumento Collegamento - collega le barre in modo da creare dipendenze. Strumento Date Modificate - permette di cambiare le date e le ore di inizio/termine modificate di un attività, nonché la durata. Strumento Percentuale completata - definisce la percentuale completata, l inizio e la fine programmati e la durata di un attività. Strumento Testo - permette di inserire e di modificare i riquadri di testo nel grafico della timeline e nella finestra di anteprima di stampa. 11 Sezione 1 Pianificazione semplice e accurata 4

6 Vista Calendario La vista calendario visualizza i dati della vista Piano di controllo nella classica conformazione di un calendario da muro. Questo permette di vedere la linea temporale in verticale invece che in orizzontale, come invece succede nella vista Piano di controllo e nella vista Risorse. La semplicità di gestione di un calendario rende immediato identificare gli obiettivi e lo stato attuale del progetto. Nella vista Calendario è possibile disegnare, spostare, nascondere le barre e modificare le date e le ore Programmate, Modificate e Reali. E anche possibile creare dei singoli calendari per ogni risorsa filtrando solo le attività che si desiderano vedere. La vista Calendario può anche essere stampata definendo un intervallo e una configurazione personali. Vista Risorse Si utilizza la vista Risorse per tenere traccia delle risorse disponibili per il proprio progetto. Si può vedere esattamente a quali lavori le risorse sono state assegnate, per quale percentuale del tempo totale vengono utilizzate e quante ore di lavoro impiegano in una data unità di tempo. Il formato del grafico permette di identificare facilmente se e dove le risorse sono state sotto-allocate o sovra-allocate, e quindi di applicare le opportune correzioni. Nella vista Risorse è possibile creare nuove risorse, spostare le barre nella timeline e modificare le date Programmate, Modificate e Reali. Le barre appariranno nella vista Risorse quando le risorse verranno assegnate ad un processo nella vista Piano di controllo. 5 Sezione 1 Pianificazione semplice e accurata

7 Produttivi da subito grazie ai modelli e agli esempi Più di 30 esempi di piani di controllo e di modelli da diversi settori Nuova gestione dei modelli Quando si crea un nuovo piano di controllo è possibile aprire un modello che permette di costruire un piano di controllo basato su un progetto esistente. FastTrack Schedule fornisce un elenco dei modelli e degli esempi disponibili. E possibile iniziare a lavorare con un piano di controllo vuoto oppure è possibile selezionare un modello o un esempio dai quali partire. E anche possibile trasformare un proprio documento in un modello aggiungendolo all elenco di quelli già disponibili per poterlo così riutilizzare in seguito. Sono disponibili più di 30 esempi e modelli da diversi settori dell industria. Se si desidera creare un nuovo piano di controllo con alcuni degli attributi presenti in un piano di controllo esistente, selezionare semplicemente un modello dall elenco. In questo modo è possibile definire gli elementi delle viste Piano di controllo, Calendario e Risorse del modello che si desiderano mantenere nel nuovo piano di controllo. E possibile creare dei nuovi piani di controllo usando come modelli i propri documenti FastTrack Schedule. Sezione 1 Pianificazione semplice e accurata 6

8 Impostare la timeline nella vista Piano di controllo Le impostazioni relative alla timeline possono essere definite nel relativo pannello nel dialogo Formato Vista piano di controllo, richiamabile dal menu Formato. In questo dialogo si impostano parametri come la data di inizio e la data termine, le unità della timeline e l unità della durata. Analoghi parametri sono disponibili nel dialogo Formato Vista risorse quando è attiva la vista Risorse. E possibile impostare la timeline in modo che le misure temporali siano espresse in unità di ore, giorni, settimane, mesi, trimestri o anni. Ad esempio, se la timeline è impostata in unità di settimane, ogni colonna della timeline corrisponderà a una settimana. E possibile cambiare le unità della timeline in qualsiasi momento. Ad esempio, se si desidera vedere il grafico della timeline con un dettaglio maggiore, è possibile cambiare le unità della timeline in giorni, in modo che ogni colonna della timeline rappresenti un giorno. E possibile visualizzare le timeline con incrementi da orari ad annuali E possibile nascondere o mostrare i periodi non lavorativi E possibile regolare facilmente le date di inizio e termine della timeline FastTrack Schedule calcola le durate sia in unità lavorative che in unità temporali come ore, giorni, settimane, mesi, trimestri e anni. Quando si calcolano le durate in ore lavorative o in giorni lavorativi, FastTrack Schedule referenzia il calendario lavorativo, assicurandosi che tutti i processi vengano automaticamente programmati solo durante intervalli di tempo validi. Le durate possono essere calcolate in unità lavorative o in unità temporali. Si possono aggiungere delle righe alla scala temporale in unità generiche, fiscali o temporali. 7 Sezione 1 Pianificazione semplice e accurata

9 Disegnare le barre per inserire date oppure inserire date o viceversa E possibile illustrare graficamente i compiti con barre e marcatori E possibile inserire o modificare le attività disegnando le barre o digitando le date Il calendario ExpressDate permette di inserire velocemente una data con una serie di clic del mouse La posizione di una barra attività nel grafico della timeline rappresenta l inizio, la fine e la durata dell attività. Con FastTrack Schedule, le attività possono essere inserite graficamente oppure è possibile digitare i valori. Usando lo strumento Barra, le attività possono essere disegnate nel grafico della timeline semplicemente selezionando uno stile barra dal relativo menu e facendo clic e trascinando per disegnare la barra. Durante il tracciamento della barra, compare una finestra in cui vengono visualizzate le informazioni relative a data e ora della barra che si sta tracciando. Quando si muove il cursore nel grafico della timeline, vengono visualizzate la data e l ora esatte in base al punto su cui è posizionato il cursore. E possibile inserire e modificare le date e le durate delle attività in maniera molto semplice. Disegnando una barra attività nel grafico della timeline automaticamente si registra la data d inizio, l ora di inizio e la durata dell attività, inserendole nelle corrispondenti colonne. In alternativa, è possibile digitare le date e le ore di inizio, le date e le ore termine e le durate nelle celle delle colonne, FastTrack Schedule disegna automaticamente le barre relative nel grafico della timeline. Le date possono essere facilmente inserite con il calendario ExpressDate oppure nei formati come 20/10/06 o 20 Ott L ora di inizio e l ora termine di un attività possono essere inserite molto velocemente con l orologio ExpressTime. Usare lo strumento Barra per inserire graficamente le attività. La finestra di tracciamento della barra visualizza la data e la durata dell attività. Sezione 1 Pianificazione semplice e accurata 8

10 Evidenziare e riassumere le attività FastTrack Schedule permette di creare un numero illimitato di livelli di evidenziazione (progetti, fasi, attività e sottoattività). Una volta evidenziati, i livelli di un attività possono essere contratti o espansi per mostrare differenti livelli di dettaglio usando la colonna azione Espandi/Contrai oppure usando un insieme di opzioni di menu. Espandere un attività significa aprire l attività contratta, permettendo di vedere tutte le sottoattività di un dato livello. Contrarre un attività significa raggruppare tutte le sottoattività di un livello di evidenziazione che si trovano ad essere indentate al di sotto. In questo modo l intero livello di evidenziazione viene riassunto e viene disegnata una barra resoconto separata per ogni stile barra e/o stile marcatore, una singola barra resoconto o stile marcatore, oppure non viene disegnata alcuna barra. E possibile mostrare o nascondere specifici livelli di evidenziazione nell intero piano di controllo con una singola operazione, usando la Barra degli strumenti Evidenzia oppure i comandi di menu. La possibilità di evidenziare permette di organizzare al meglio le attività E possibile contrarre i livelli di evidenziazione per mostrare delle barre resoconto esaustive oppure per visualizzare sempre le barre resoconto Livelli di evidenziazione illimitati Le barre resoconto possono essere trascinate su e giù nella riga ma non da sinistra a destra dato che il programma calcola la loro posizione. Le date, le durate, i costi e altri valori relativi ad un attività contenuti nelle colonne possono essere riorganizzati quando i livelli delle attività vengono contratti o espansi. Riassumere i livelli di evidenziazione usando un singolo stile barra resoconto/marcatore oppure delle barre resoconto per ogni stile barra/marcatore. 9 Sezione 1 Pianificazione semplice e accurata

11 Usare una Work Breakdown Structure E possibile definire dei codici WBS univoci formati da serie di numeri, lettere o da una loro combinazione E possibile convertire la gerarchia del proprio progetto in una work breakdown structure (WBS) e identificare le fasi del progetto con etichette numeriche o alfanumeriche. I codici WBS di FastTrack Schedule identificano precisamente la posizione di un attività nel flusso del proprio progetto e possono essere personalizzati in modo da essere coerenti con il proprio stile di project management. I codici WBS vengono aggiornati automaticamente quando si applicano dei cambiamenti ai livelli di evidenziazione E possibile scegliere tra più di 10 differenti separatori, incluso punto, virgola ed altri Quando si indenta una riga sotto ad un altra riga nel proprio piano di controllo, si creano dei livelli di evidenziazione. Questi livelli di evidenziazione producono una struttura gerarchica nel piano di controllo definita come work breakdown structure. La strategia base di una WBS è di dividere il progetto in parti più semplici che possono essere pianificate, stimate e controllate individualmente. Una WBS usa i codici per rappresentare la posizione di un attività nella gerarchia. Per creare una WBS, organizzare i propri compiti usando livelli di evidenziazione e inserire una colonna WBS nel piano di controllo. Nel dialogo Work Breakdown Structure, assegnare a ciascun livello di evidenziazione un codice numerico o alfanumerico per individuare la posizione nella gerarchia. L impostazione standard prevede l utilizzo di numeri separati da un punto. Come per tutte le altre colonne, le proprietà di una colonna WBS possono essere impostate nel dialogo Formato colonna. E possibile accedere al dialogo Work Breakdown Structure facendo clic sul bottone Formato WBS nel pannello Visualizza del dialogo Formato colonna. E possibile personalizzare le impostazioni di visualizzazione di una WBS per evidenziare i livelli con sequenze e separatori unici. Sezione 1 Pianificazione semplice e accurata 10

12 Sezione 2 Pianificazione flessibile Inserire dei dettagli di progetto facilmente e velocemente Lavorare con le colonne Personalizzare barre e marcatori Filtrare e ordinare i compiti Lavorare con gli intervalli Creare layout personali FastTrack Schedule permette di personalizzare liberamente i propri piani di controllo per soddisfare diverse necessità. La flessibilità di FastTrack Schedule permette di personalizzare tutti gli aspetti del progetto incluse le scale temporali, le durate, le colonne, le righe e anche gli stili barra e i marcatori. Grazie a dei filtri e a delle operazioni di ordinamento personalizzabili è possibile individuare velocemente le attività chiave ed è possibile impostare un insieme di layout predefiniti e personalizzabili. Si avrà così sempre la giusta vista dei dettagli del proprio progetto.

13 Inserire dei dettagli di progetto facilmente e velocemente E possibile assegnare delle priorità ai compiti effettuando dei Drag & Drop E possibile fare doppio clic su una barra per vedere e modificare tutti i valori di un attività Indipendentemente dal fatto che si preferisca fare clic e trascinare oppure digitare direttamente, Fast- Track Schedule permette di inserire facilmente tutti i dettagli del proprio progetto. Le attività possono essere delle semplici liste di cose da fare oppure possono essere degli insiemi complessi con molti livelli di sottoattività. E possibile inserire i nomi direttamente in qualsiasi cella nella colonna Attività e ottenere il ridimensionamento automatico delle righe in modo da contenere il testo inserito. Una volta inserita un attività, questa può essere gestita, assegnandole anche una priorità, semplicemente con un Drag & Drop. E possibile caricare i valori in liste a comparsa La liste di valori nel calendario ExpressDate permettono di inserire delle date in maniera veloce ed accurata. Liste di valori personalizzabili caricano dei valori per colonna ed appaiono come liste a comparsa quando si fa clic direttamente nelle celle della colonna. Il calendario di FastTrack Schedule ExpressDate permette di inserire con facilità le date di inizio e termine di un compito, mentre l orologio ExpressTime permette di inserire le ore di inizio e termine. Tutti i dettagli di un attività sono accessibili anche tramite le Informazioni. Facendo semplicemente doppio clic su una barra oppure clic su una riga della colonna azione Informazioni, è possibile inserire, modificare e visualizzare tutte le informazioni relative ad un attività. All interno delle Informazioni è anche possibile spostarsi tra le righe per modificare i dati di altre attività. E possibile inserire velocemente e facilmente le date delle attività grazie al calendario ExpressDate oppure facendo doppio clic su una barra per vedere o modificare tutti i valori di un compito nella finestra Informazioni. Sezione 2 Pianificazione flessibile 12

14 Lavorare con le colonne Organizzare al meglio i dettagli di un progetto è il presupposto fondamentale per una pianificazione di successo. Con FastTrack Schedule è molto semplice inserire e organizzare i compiti, le scadenze, le risorse e i costi in colonne distinte. FastTrack Schedule carica le colonne in tre diversi modi. Le colonne nella vista Piano di controllo vengono caricate sia per riga che per barra. Le colonne nella vista Risorse vengono caricate per riga di risorsa. Le colonne nelle viste Piano di controllo e Risorse possono essere organizzate per data, durata, testo, ID, costo, operazione, hyperlink, ora e compito. Si hanno a disposizione delle colonne predefinite per tenere traccia dei valori programmati, modificati, reali e percentuali E possibile inserire nelle colonne degli hyperlink per collegamenti a file e a indirizzi /web Ogni colonna nella vista Piano di controllo e nella vista Risorse viene definita dall applicazione. E possibile modificare l aspetto del piano di controllo mostrando, nascondendo e ridimensionando le colonne. Gruppi di colonne selezionate vengono raccolte in layout e le colonne rimangono nascoste fino a quando non si decide di inserirle nel layout. Non è possibile eliminare realmente nessuna colonna, ed è possibile tenere traccia delle colonne che sono state inserite e che potrebbero essere state rinominate. I valori possono essere caricati per barra o per riga FastTrack Schedule permette di visualizzare delle barre multiple o dei marcatori in una singola riga, in questo modo i valori possono essere caricati per riga oppure per barra di attività, ed è possibile scegliere in base alle proprie necessità di pianificazione. Utilizzare le colonne predefinite di FastTrack Schedule per caricare tutti i valori nel proprio progetto. 13 Sezione 2 Pianificazione flessibile

15 Personalizzare barre e marcatori E possibile combinare i colori con dei retini per creare degli stili barra unici E possibile personalizzare le componenti programmate, modificate e reali di una barra E possibile importare immagini da utilizzare come marcatori o come punti di inizio o termine delle barre FastTrack Schedule ha una tavolozza di barre e di marcatori completamente personalizzabili per rappresentare graficamente le durate e le date dei compiti sulla timeline. Le barre di attività e i marcatori sono le rappresentazioni grafiche delle attività nel piano di controllo. Ogni barra attività ha una data d inizio, una data termine e una durata. I marcatori, invece, vengono usati per identificare dei compiti che si esauriscono in un singolo momento, come ad esempio un meeting o una scadenza. Le barre e i marcatori vengono caricati nella Barra degli strumenti degli Stili barra. FastTrack Schedule non attribuisce uno specifico significato all aspetto di uno stile barra: in questo modo è possibile personalizzare le barre e i marcatori in base ai propri desideri. Per modificare una barra oppure un marcatore già esistenti, selezionarli nella Barra degli strumenti degli Stili barra e poi nel menu Formato scegliere Stile Barra. Per creare un nuovo stile barra o un nuovo marcatore, scegliere Stile Barra dal menu Inserisci oppure semplicemente selezionare Nuovo stile della barra nella Barra degli strumenti degli Stili barra. Le barre e i marcatori hanno tre diversi componenti: programmato, modificato e reale. Ogni componente può essere formattato in maniera diversa con differenti retini, colori, bordi, estremi ed etichette. Si possono anche creare degli estremi unici incollando delle immagini o disegnandoli con un editor di poligoni. Inoltre, FastTrack Schedule viene fornito con un documento modello che contiene più di 200 differenti stili barra e marcatori che possono essere facilmente copiati ed incollati nei propri documenti di FastTrack Schedule. Le barre e marcatori sono personalizzabili tramite una tavolozza di colori e retini. E anche possibile definire degli estremi unici. Sezione 2 Pianificazione flessibile 14

16 Filtrare e ordinare i compiti Un piano di controllo completo è la somma delle sue parti, con FastTrack Schedule è possibile segmentare il piano di controllo in parti assolutamente gestibili. La Barra degli strumenti di FastTrack Schedule permette di accedere a filtri e a criteri di ordinamento personalizzabili che permettono di individuare e organizzare le attività chiave che soddisfano a determinate condizioni. Filtrare le attività permette di visualizzare o evidenziare solo quelle attività che soddisfano a determinati criteri di ricerca, ad esempio è possibile visualizzare solo le attività che sono state completate. Una volta filtrate, le attività possono essere modificate, stampate o registrate come progetti separati. Ordinare le attività significa riorganizzare i dettagli del progetto in accordo a specifici criteri di ordinamento, ad esempio è possibile creare un elenco completo di tutte le attività in ordine cronologico. Le attività possono anche essere ordinate all interno di specifici livelli di evidenziazione. Tramite la Toolbar è possibile accedere a filtri e a criteri di ordinamento personalizzabili Sono disponibili criteri di ricerca avanzati per visualizzare le attività correlate E possibile filtrare ed ordinare al volo le attività I filtri possono essere semplici oppure possono consistere in definizioni multi-criterio. Si ha anche accesso ad un insieme di opzioni di ricerca intelligenti, in grado di trovare e visualizzare le attività correlate contenute nei livelli di evidenziazione al di sopra o al di sotto dello specifico elemento ricercato. I filtri e gli ordinamenti possono essere attivati al volo. E possibile suddividere il piano di controllo in parti più maneggevoli grazie all uso di filtri personalizzabili che ricercano e visualizzano specifici compiti. 15 Sezione 2 Pianificazione flessibile

17 Lavorare con gli intervalli E possibile regolare le date di inizio e termine della timeline con la Barra degli strumenti Quick- Range E possibile applicare un intervallo predefinito per visualizzare un intervallo di tempo alternativo all interno del piano di controllo E possibile impostare un Intervallo Master per poter ritornare velocemente ad un periodo di tempo standard FastTrack Schedule può semplificare anche il progetto più complesso segmentandolo in parti più gestibili. E possibile fare in modo che venga visualizzato il piano di controllo di un determinato intervallo di tempo, ad esempio le due settimane successive o i prossimi due anni. Ogni vista in FastTrack Schedule può mostrare differenti intervalli di date. La Barra di strumenti Quick- Range fornisce un rapido accesso alle date di inizio e termine della timeline nelle viste Piano di controllo e Risorse e al calendario nella vista Calendario. Le date impostate nella Barra di strumenti QuickRange riguardano solo la vista attiva e corrispondono sempre alle date di inizio e termine visualizzate nella sezione Intervallo del dialogo Formato vista. Facendo clic nella Barra degli strumenti, è possibile catturare e registrare l intervallo per riutilizzarlo in seguito oppure per renderlo l intervallo Master del piano di controllo. La Barra degli Intervalli di FastTrack Schedule permette di determinare con precisione quale intervallo di tempo si desidera vedere nella timeline e nel calendario. Impostare un Intervallo Master standard in modo da poter guardare avanti di alcune settimane o di mesi e poi ritornare facilmente indietro al periodo di tempo iniziale. E possibile scegliere tra gli intervalli predefiniti di FastTrack Schedule, ad esempio Giorno attuale, Settimana attuale, Mese attuale, Oggi più 14 giorni avanti, Oggi più 90 giorni avanti, oppure è possibile creare il proprio intervallo ed aggiungerlo nella lista degli intervalli nella Barra degli Intervalli. E possibile scegliere un lasso di tempo che si desidera visualizzare applicando un intervallo o usando la Barra degli strumenti QuickRange. Sezione 2 Pianificazione flessibile 16

18 Creare dei layout personali FastTrack Schedule è estremamente flessibile nella gestione dei dettagli del progetto. E possibile definire e registrare dei layout personali che possono essere applicati al piano di controllo in qualsiasi momento. Un layout è una vista specifica del piano di controllo. Applicare un layout ad un piano di controllo permette di mostrare, nascondere e muovere delle singole colonne, il grafico della timeline, delle aree della scala temporale e i grafici resoconto. E possibile scegliere da un insieme di layout predefiniti oppure è possibile crearne di personali. Selezionare un layout nella barra degli strumenti Layout, significa automaticamente nascondere, mostrare e riarrangiare le colonne, le scale temporali, i grafici resoconto e il grafico della timeline in base alle impostazioni definite per il layout selezionato. Grazie alla possibilità di impostare dei layout personali, è possibile ottenere la vista che si desidera del piano di controllo E possibile creare e registrare dei layout nella Barra degli strumenti Layout E possibile bloccare le colonne per evitare che si muovano quando si scorre orizzontalmente E anche possibile combinare la flessibilità dei layout con la potenza dei filtri e degli ordinamenti per poter presentare velocemente e con efficacia dei dettagli di progetto. E possibile creare dei layout personali del progetto organizzando le colonne e riassumendo i periodi temporali e le scale temporali in diversi modi. 17 Sezione 2 Pianificazione flessibile

19 Sezione 3 Tracciamento delle risorse Aggiungere delle risorse tramite il dialogo Informazioni risorsa Creare e modificare il calendario lavorativo per una risorsa Assegnare risorse alle attività Formattare i grafici delle risorse Il successo di un progetto dipende dalle sue risorse, cioè le persone, l equipaggiamento e i materiali necessari. La vista Risorse di FastTrack Schedule ha tutti gli strumenti necessari per tenere traccia e gestire le informazioni relative alle risorse. I dettagli del progetto come i compiti, la percentuale di utilizzo e il tempo utilizzato vengono visualizzate in grafici colorati di facile lettura e totalmente personalizzabili. Il dialogo Informazioni risorsa permette di inserire e visualizzare velocemente i costi delle risorse e dei calendari lavorativi personalizzabili. Questo permette di controllare che il progetto rimanga all interno dell intervallo di tempo e del budget prefissati.

20 Aggiungere delle risorse tramite il dialogo Informazioni risorsa La possibilità di tenere traccia di chi o cosa è responsabile del completamento delle attività è uno degli aspetti più importanti della pianificazione di un progetto. E possibile creare nuove risorse nella vista Risorse di FastTrack Schedule semplicemente digitando direttamente nelle colonne oppure usando il dialogo Informazioni risorsa. E possibile inserire e definire delle informazioni chiave per ogni risorsa, ad esempio il nome, il tipo, il costo di utilizzo, il costo standard e il costo degli straordinari. E possibile digitare direttamente nelle righe di una risorsa oppure, per inserire nuove risorse, è possibile usare il dialogo Informazioni risorsa Ogni risorsa può essere utilizzata per una determinata quantità di tempo ed ha un determinato costo associato, si può trattare di costi di utilizzo, costi standard, straordinari o una loro combinazione. Il valore inserito nel campo Costo di utilizzo viene utilizzato come fattore nel calcolo del costo totale per ogni attività. Il costo di utilizzo è il valore che bisogna pagare ogni volta che la risorsa viene assegnata a un compito. Il costo standard può essere calcolato per ore, giorni, settimane, mesi, trimestri o anni in base alla durata dei compiti. E possibile inserire una quantità da pagare per ogni straordinario. Non inserendo alcun valore come straordinario, significa che il costo straordinari è uguale al costo standard, inserendo 0, invece, significa che la risorsa non ha un costo per impiego straordinario. E anche possibile creare delle colonne personali per altri valori legati alla risorsa all interno della vista Risorse. E possibile inserire il costo di utilizzo, il costo standard e il costo degli straordinari E possibile creare delle colonne personali per tenere traccia di specifici valori all interno della vista Risorse E possibile creare delle nuove risorse ed inserire le relative informazioni tramite il dialogo Informazioni risorsa. 19 Sezione 3 Tracciamento delle risorse

21 Creare e modificare il calendario lavorativo per una risorsa E possibile creare un calendario lavorativo per ogni singola risorsa E possibile tenere traccia di variabili lavorative come interruzioni e vacanze E possibile copiare ed incollare calendari lavorativi all interno di un piano di controllo o anche tra diversi documenti Oltre al calendario lavoro del piano di controllo, FastTrack Schedule permette di creare un calendario lavorativo per ogni singola risorsa. Nel pannello Calendario lavorativo del dialogo Informazioni risorsa è possibile definire i giorni e le ore lavorative, tenendo in considerazione le vacanze, i break e le variabili per ogni risorsa. Il pannello Calendario lavorativo permette di definire un giorno lavorativo standard, un giorno lavorativo tipico oppure le ore lavorative di un giorno specifico. Facendo semplicemente clic su una data all interno del calendario si impostano le ore per quel giorno. L informazione viene immediatamente visualizzata nel calendario. Le ore lavorative per giorni lavorativi non-tipici vengono visualizzate nel calendario mensile presente nel dialogo. FastTrack Schedule definisce il giorno lavorativo standard come un giorno di otto ore comprese tra le 8:00-12:00 e 13:00-17:00. Potrebbe essere necessario rappresentare molteplici intervalli all interno di un singolo giorno lavorativo, FastTrack Schedule può caricare fino a otto differenti interruzioni in un singolo giorno. E anche possibile copiare ed incollare il calendario lavorativo di una risorsa per utilizzarlo con altre risorse. E possibile definire un tipico giorno lavorativo, un giorno lavorativo standard oppure un insieme di ore per uno specifico giorno nel calendario lavorativo di una risorsa. Sezione 3 Tracciamento delle risorse 20

22 Assegnare risorse alle attività I compiti collegano una risorsa, e tutte le informazioni ad essa relative, ad una data attività nel piano di controllo. Le viste Piano di controllo e Risorse mostrano due differenti insiemi di informazioni; i compiti agiscono dunque come un ponte di collegamento tra i due insiemi di informazioni. Fino a quando non si assegna una risorsa ad un attività nel piano di controllo, la vista Piano di controllo e la vista Risorse non possono interagire. I compiti vengono assegnati ad una risorsa nella vista Piano di controllo. Si digita semplicemente il nome della risorsa nella colonna Risorsa assegnata oppure si fa doppio clic sulla barra a cui si desidera assegnare una risorsa e si apre il dialogo Informazioni. La tabella dei compiti mostra un elenco delle risorse al momento assegnate a una determinata attività. E possibile aggiungere una nuova risorsa alla barra semplicemente facendo clic sulla colonna Risorsa e scegliendo Inserisci. E possibile scegliere una colonna già esistente oppure è possibile scegliere di crearne una nuova. Se si modificano le informazioni relative ai costi nel pannello Compiti, si agisce solo su un particolare compito. E anche possibile inserire la percentuale di tempo per cui si desidera utilizzare una certa risorsa per una specifica attività. Questo valore verrà ricalcolato automaticamente quando si definiscono le unità lavorative assegnate, cioè il numero totale di unità lavorative del compito al quale verrà assegnata una particolare risorsa. Il costo di ogni assegnamento viene calcolato come (Costo di utilizzo) + (Costo standard x Durata) + (Costo straordinari x Durata straordinari). Gli assegnamenti delle risorse vengono effettuati nella vista Piano di controllo Le risorse vengono assegnate scegliendole da una lista a comparsa di risorse predefinite Nel pannello Compiti è possibile visualizzare e modificare la percentuale di utilizzo, il costo di utilizzo, il costo standard e il costo degli straordinari E possibile assegnare delle risorse ad ogni barra nel piano di controllo inserendo i nomi delle risorse nella colonna Risorsa assegnata oppure all interno del pannello Compiti nel dialogo Informazioni. 21 Sezione 3 Tracciamento delle risorse

23 Formattare i grafici delle risorse E possibile visualizzare fino a tre grafici per ogni risorsa I grafici possono essere usati per mostrare l allocazione delle risorse E possibile personalizzare il font in uso e altri attributi di un grafico per soddisfare a specifiche necessità La vista Risorse di FastTrack Schedule permette di vedere con chiarezza le informazioni relative alle risorse in modo da ottimizzare al massimo il tempo di utilizzo e i costi. Le sottorighe per ogni risorsa mostrano la Percentuale di utilizzo, il tempo di utilizzo e le corrispondenti barre attività alle quali sono state assegnate le risorse. Si ha la possibilità di formattare ogni elemento del grafico delle risorse. Facendo doppio clic nella colonna azione Numero Riga, si seleziona la riga della risorsa che si desidera formattare e si apre il dialogo Formato riga risorsa. In questo dialogo è possibile determinare l aspetto sia del font che del grafico. E possibile personalizzare il font, la dimensione, lo stile, la giustificazione e il colore del testo di ogni elemento di una particolare riga o di un gruppo di righe. La possibilità di impostare l aspetto dei grafici nelle sottorighe Percentuale di utilizzo e Tempo di utilizzo nella vista Risorse, permette di personalizzare l aspetto di ogni parte del grafico. E possibile scegliere un colore, un retino e una evidenziazione per rappresentare un allocazione normale, una sovra-allocazione e un periodo non lavorativo tipico. Ad esempio, è possibile fare in modo che il grafico appaia rosso quando una risorsa è sovra-allocata, rendendo così molto semplice individuare quando è necessario intervenire sull allocazione della risorsa stessa. E possibile personalizzare ogni elemento del grafico delle risorsa per mostrare chiaramente ogni informazione legata ad una particolare risorsa. Sezione 3 Tracciamento delle risorse 22

24 Sezione 4 Pianificazione estremamente potente Tracciamento progresso Collegare le barre di attività Impostare i collegamenti Individuare percorsi critici Formattare le colonne di calcolo e le colonne resoconto Interscambiare dati con Microsoft Project e altri programmi FastTrack Schedule non solo rende semplice pianificare un progetto ma dispone anche di potenti strumenti per tracciare il progresso delle attività durante le fasi di realizzazione del progetto. FastTrack Schedule permette di utilizzare delle funzionalità molto sofisticate ma comunque di facile comprensione. FastTrack Schedule è in grado di tenere traccia e di aggiornare le date e le durate del progetto, di eseguire calcoli con valori del progetto in stile foglio elettronico, di creare collegamenti tra le attività, di determinare percorsi critici, di interscambiare dati con Microsoft Project e altre applicazioni.

25 Tracciamento progresso E possibile tracciare fino a tre insiemi di date e durate per un singolo compito E possibile utilizzare lo strumento Date Modificate per modificare con facilità lo stato di un attività E possibile illustrare graficamente la percentuale completata come un riempimento barra oppure come una barra separata Non sempre lo svolgimento del progetto prosegue come pianificato, pertanto FastTrack Schedule registra le modifiche tenendo traccia di tre insiemi di date, ore e durate per ogni attività. Quindi, se una singola attività viene terminata in ritardo, le attività correlate verranno automaticamente riprogrammate e tutte le modifiche apportate saranno immediatamente visibili. FastTrack Schedule usa tre insiemi di date per il tracciamento progresso di ogni attività: programmate, modificate e reali. Le date programmate sono le date corrispondenti al momento in cui il Piano di controllo era stato originariamente impostato e sono dette anche date di linea base o promesse. Le date modificate sono le date attualmente impostate, tenendo conto delle modifiche fatte dall inizio del progetto. Le date reali sono le date che si sono realmente verificate, tracciate anche come percentuale completata. Oltre ad essere visualizzati come date nelle colonne, questi tre insiemi di date possono essere visualizzati anche come componenti separati per ogni stile barra e come etichette per le barre e i marcatori nel grafico della timeline. E possibile modificare le date graficamente oppure facendo doppio clic su una barra per visualizzare e modificare le date programmate, reali e modificate e le durate delle attività. Sezione 4 Pianificazione estremamente potente 24

26 Collegare le barre di attività Collegare significa controllare come le modifiche alle date e alle ore di un attività influiscono sulla pianificazione di altre attività nel piano di controllo. Collegare significa dunque creare delle dipendenze tra le attività nel piano di controllo. Il collegamento in FastTrack Schedule è basato sul modello di project management CPM (Critical Path Method) e segue i relativi standard. Collegare delle attività significa creare una dipendenza tra il punto d inizio o il punto terminale di una barra e il punto d inizio o il punto terminale di un altra barra. Ad esempio, se un attività non può avere inizio prima del termine di un altra attività, allora le attività in questione sono dipendenti e dovrebbero essere collegate. FastTrack Schedule gestisce quattro tipi di collegamenti: Terminale-Iniziale, Iniziale- Iniziale, Terminale-Terminale e Iniziale-Terminale. Le attività possono essere collegate tra di loro usando lo strumento Collegamento, tramite le colonne Predecessore e Successore oppure tramite il pannello Collegamenti nel dialogo Informazioni. Nel dialogo si possono impostare e modificare importanti dati relativi ai collegamenti, ad esempio le barre predecessore e successore e la durata del collegamento. E possibile definire graficamente le dipendenze tra le attività tramite lo strumento Collegamento Si possono impostare collegamenti Terminale-Iniziale, Iniziale- Iniziale, Terminale-Terminale, Iniziale-Terminale E possibile controllare il ritardo e la durata per i collegamenti nel dialoghi Informazioni L aspetto dei collegamenti può essere personalizzato nel dialogo Formato collegamento ed è sempre possibile modificare o eliminare un collegamento. E possibile utilizzare i vincoli e il tempo di ritardo per controllare come le barre di attività e i marcatori reagiscono ai cambiamenti delle date e delle ore originali del piano di controllo. E possibile modificare i parametri dei collegamenti nel pannello Collegamento del dialogo Formato collegamento. 25 Sezione 4 Pianificazione estremamente potente

27 Impostare i collegamenti E possibile utilizzare otto differenti tipi di vincoli per controllare gli slittamenti delle date e delle ore delle attività I collegamenti sono dei parametri che vengono assegnati alle attività per controllare i comportamenti delle barre non appena vengono apportate delle modifiche al progetto. I collegamenti in FastTrack Schedule sono basati sul modello di project managment CPM (Critical Path Method) e segue i relativi standard. I vincoli elastici permettono di collegare in maniera flessibile le attività Le date di inizio e termine delle attività possono essere congelate tramite i vincoli rigidi FastTrack Schedule ha otto diversi tipi di vincoli (Non appena possibile, Il più tardi possibile, Inizio il o dopo, Inizio il o prima, Termine il o dopo, Termine il o prima, Deve iniziare il, Deve terminare il) che sono raggruppati in tre distinte categorie: elastici, ibridi, e rigidi. I collegamenti elastici permettono alle attività del piano di controllo di iniziare e terminare all interno di un lasso elastico di tempo, fino a quando l inizio o il termine non entrano in conflitto con altri collegamenti. I collegamenti ibridi impediscono alle attività del piano di controllo di iniziare e terminare prima o dopo la data e l ora specificati. I collegamenti rigidi impediscono alle attività del piano di controllo di iniziare o terminare in date e orari diversi rispetto a quelli specificati. Questi collegamenti bloccano effettivamente gli estremi delle barre, ignorando le dipendenze se queste sono in conflitto con l inizio e il termine indicati. E possibile impostare i vincoli delle attività nel pannello Barre del dialogo Informazioni. Sezione 4 Pianificazione estremamente potente 26

28 Individuare percorsi critici In FastTrack Schedule, un percorso critico è un percorso fra barre collegate in un gruppo, con la minima inattività totale tra i compiti. L inattività è determinata sottraendo il tempo di ritardo minimo di un collegamento dalla durata del collegamento. E possibile creare un percorso critico per identificare e modificare il percorso di minore flessibilità Dato che un percorso critico è definito dalla dipendenza di un compito da un altro, sono considerate parte di un percorso critico solo le barre collegate. FastTrack Schedule può mostrare tanti percorsi critici in base a quante serie indipendenti di barre collegate è possibile creare. E dunque possibile creare parecchi sottoprogetti all interno di un unico progetto più grande. Nel caso in cui ci siano barre collegate con date di inizio identiche, è possibile impostare la priorità della barra, facendo in modo che il programma evidenzi il corretto percorso critico. E possibile scegliere tra diversi stili di percorsi critici E possibile assegnare dei valori di priorità per le attività con le date e le ore di inizio che si desidera E possibile scegliere se visualizzare o meno nel piano di controllo i percorsi critici tra i compiti scegliendoli dal menu Vista nella vista Piano di controllo. L aspetto di ogni percorso critico nel piano di controllo può essere modificato, inclusi il colore e lo spessore delle linee, insieme agli altri collegamenti nel dialogo Formato collegamento. E possibile personalizzare e registrare degli stili personali per un percorso critico. 27 Sezione 4 Pianificazione estremamente potente

29 Formattare le colonne di calcolo e le colonne resoconto E possibile tenere traccia del budget disponibile e dell attuale flusso di cassa FastTrack Schedule possiede capacità di calcolo simili a quelle di un foglio elettronico, permette quindi di gestire colonne di calcolo e colonne resoconto. Questi tipi di colonne sono strumenti molto importanti e permettono di definire dei dettagli chiave quando il piano di controllo viene aggiornato e modificato. E possibile riassumere i valori nelle colonne Sono disponibili più di 70 funzioni di calcolo predefinite Le colonne di calcolo derivano i loro valori da altre colonne. Invece di inserire dei valori per una colonna di calcolo, è possibile fare in modo che FastTrack Schedule utilizzi delle funzioni e delle operazioni per calcolare automaticamente il valore. I calcoli sono molto semplici da impostare e possono tenere traccia di elementi quali il budget e l attuale flusso di cassa. I calcoli possono essere semplici o complessi, ma una volta definiti, FastTrack Schedule genera automaticamente i nuovi valori oppure aggiorna i valori esistenti non appena si inseriscono e si modificano i dati del progetto. FastTrack Schedule dispone di più di 70 funzioni di calcolo predefinite e permette anche di eseguire una verifica dei calcoli. Le colonne resoconto appaiono nella parte terminale di una colonna e possono generare il totale, la media, la deviazione standard, il minimo, il massimo o il totale dei valori visualizzati nella colonna stessa. Si possono impostare operazioni standard e anche operazioni molto sofisticate che mostrano istantaneamente i valori non appena vengono aggiornate le attività. Sezione 4 Pianificazione estremamente potente 28

30 Interscambiare dati con Microsoft Project e altri programmi FastTrack Schedule permette di interscambiare dati con programmi di gestione dei fogli elettronici, con database e altri programmi di project management fra cui Microsoft Project. Trasferire le informazioni tra FastTrack Schedule e Microsoft Project è veloce e semplice e può essere fatto in diverse modalità, ad esempio XML, MPX e con il Project Converter di AEC Software. FastTrack Schedule 9 apre anche i documenti di Microsoft Project MPP. Si tratta del modo più veloce e conveniente per acquisire dati da un documento Microsoft Project. L interscambio di dati tra questi due programmi è anche possibile tramite i formati XML e MPX. FastTrack Schedule gestisce questi formati sia in apertura che in registrazione. Il Project Converter di AEC Software ( è un applicazione gratuita disponibile online che permette di convertire i documenti Microsoft Project in documenti FastTrack Schedule. Gli utenti possono convertire fino a tre diversi documenti Microsoft Project simultaneamente. Il sistema di conversione online di AEC Software converte i documenti Microsoft Project in documenti FastTrack Schedule 9 e restituisce i documenti convertiti via . E possibile aprire i documenti Microsoft Project MPP direttamente in FastTrack Schedule E possibile importare e esportare in formato XML, MPX e ASCII E possibile convertire i documenti MS Project in documenti FastTrack Schedule tramite l applicazione gratuita Project Converter disponibile online FastTrack Schedule importa ed esporta anche in formato ASCII, il formato standard di gestione del testo. Nel dialogo di importazione è possibile gestire il processo di importazione grazie ad una serie di bottoni: importa il valore successivo, importa tutti i rimanenti valori, cancella l ultimo valore ed importa il successivo, annulla l importazione. Project 2003 Project 2002 Project 2000 Project 98 FastTrack Schedule 9 Project 4.0 E possibile aprire i documenti Microsoft Project MPP direttamente in FastTrack Schedule 9 e interscambiare dati in formato XML e MPX. 29 Sezione 4 Pianificazione estremamente potente

31 Sezione 5 Presentazioni di elevata qualità Aggiungere grafici, riquadri di testo e legende Riassumere i valori di progetto attraverso periodi di tempo Visualizzare i dettagli del progetto nella vista Calendario Usare l anteprima di stampa Esportare i piani di controllo come immagini, grafici per il web e tabelle html Pubblicare piani di controllo come documenti icalendar FastTrack Schedule ha capacità di presentazione ineguagliabili nel settore del project management. E possibile personalizzare tutti gli elementi del piano di controllo dalle linee della griglia ai grafici e arricchirlo con riquadri di testo colorati, legende, puntatori e timbri direttamente nella finestra di anteprima di stampa. E possibile esportare istantanee del progetto come immagini, tabelle HTML, documenti icalendar e grafici da aggiungere, ad esempio, a presentazioni o a siti web. FastTrack Schedule permette di cristallizzare lo stato e gli obiettivi del progetto, mantenendo i membri del team e i clienti sempre informati ed aggiornati.

32 Aggiungere grafici, riquadri di testo e legende FastTrack Schedule permette di creare delle presentazioni molto sofisticate tramite l inserimento di immagini a colori, riquadri di testo e legende. Questi elementi possono essere formattati con ombre, colori, sfondi, bordi e titoli e possono essere ridimensionati e posizionati ovunque si desidera nella timeline e nella finestra di anteprima. E possibile selezionare e posizionare le immagini nel grafico della timeline esattamente come avviene per le barre di attività e i riquadri di testo. E possibile posizionare questi elementi con estrema precisione sfruttando le funzionalità di allineamento e di visualizzazione (metti in primo piano, ecc.). Aggiungere riquadri di testo ai grafici della timeline aiuta a descrivere e a etichettare gli elementi nel piano di controllo. I riquadri di testo vengono creati con lo strumento Testo e possono avere il carattere, lo stile o il colore che si desidera. I riquadri possono anche essere posizionati sopra o sotto altri elementi nella timeline, oppure possono essere posizionati nella finestra di anteprima e stampati su ogni pagina del piano di controllo. Si può migliorare l aspetto dei piani di controllo aggiungendo immagini e loghi Si possono aggiungere dei riquadri di testo per focalizzare l attenzione su eventi chiave Si possono costruire legende per esplicitare il significato di barre e marcatori L inserimento di una legenda serve a rendere esplicito il significato degli stili di barra e dei marcatori usati nel documento. Il dialogo Formato legenda permette di scegliere gli stili di barra che si desiderano etichettare da una lista a comparsa che mostra tutte le barre di attività e i marcatori definiti nel piano di controllo. Le etichette possono essere aggiunte ad ogni componente programmato, modificato e reale per ogni stile di barra. E possibile aggiungere elementi grafici come riquadri di testo e legende per creare delle presentazioni sofisticate del piano di controllo. 31 Sezione 5 Presentazioni di elevata qualità

33 Riassumere i valori del progetto attraverso periodi di tempo E possibile riassumere i valori in unità di tempo da orarie ad annuali I grafici resoconto permettono di tenere traccia di valori del progetto quali i costi e le durate attraverso dei periodi di tempo e permettono di visualizzare questi valori come istogrammi, linee di grafico o testo numerico. E possibile visualizzare i costi e le spese graficamente come istogrammi E possibile visualizzare molteplici grafici resoconto in una sola riga I grafici resoconto sono l ideale per tenere traccia di ogni valore del progetto, ma risultano particolarmente utili quando riassumono il flusso di cassa includendo i ricavi e i costi. I grafici resoconto possono mostrare qualsiasi unità di tempo incluse le ore, i giorni, le settimane, i mesi, i trimestri o gli anni. Gli istogrammi e le linee di un grafico resoconto convertono i valori del progetto in tabelle colorate che appaiono alla base di una timeline e comprendono l intero intervallo della timeline. Ogni riga di un grafico resoconto può anche contenere uno o differenti testi numerici, istogrammi e linee di un grafico resoconto. Ci sono sei differenti tipi di grafico resoconto: Conteggio, Totale, Media, Minimo, Massimo e Deviazione standard. Due di questi resoconti, Conteggio e Totale, possono essere mostrati in totali cumulativi. E possibile personalizzare il font, la dimensione, lo stile e il colore delle righe dei grafici resoconto così come spostare, etichettare e ridimensionare l altezza delle righe. I grafici resoconto possono anche essere visualizzati nei layout. i September 2006 October 2006 Start Finish Projects/Tasks Week 36 Week 37 Week 38 Week 39 Week 40 Week 41 Week 42 Date Date M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S Project Travis... 7/5 9/13 Project Austin 8/24 10/17 Meetings 9/12 9/11 9/12 9/21 9/21 Sept 12 Sept 21 Oct 4 Oct 9 10/4 10/4 10/9 10/9 Kick-Off Meeting Status Meetings Market Research 8/24 9/11 Kate Jensen Total Task Cost $39,400 $89,790 $6,400 Creative Concept & Design 9/4 9/12 9/18 9/7 9/15 9/21 $13,000 $13,900 $15,400 Bids 9/25 9/29 Paul Holstrider Production 10/2 10/16 LEGEND Mkt/Sales Strategy 9/26 10/4 Jerri Kline, Kate Jensen Direct Mail Design 10/2 10/6 Marketing Paul Holstrider, Zane Lee Creative Printing 10/9 10/16 Mark Jones Development Press Releases 10/4 10/11 PR Efforts Press Tour 10/6 10/16 $3,400 $10,700 $12,000 $1,600 $2,540 $5,250 $5,600 Launch 10/17 10/17 Project Aeon... 10/5 11/16 Weekly & Cumulative Cash Flow 10/17 $95,273 $101,002 $78,136 $61,691 $51,434 $36,034 $19,324 $16,710 $15,400 $10,257 $16,444 $17,138 $5, $21,900 $151,090 E possibile riassumere i valori del progetto, come ad esempio il flusso di cassa, attraverso dei periodi temporali grazie a istrogrammi e linee di grafico descrittivi. Sezione 5 Presentazioni di elevata qualità 32

34 Visualizzare i dettagli del progetto nella vista Calendario La vista Calendario mostra le informazioni contenute nella vista Piano di controllo nell aspetto tradizionale di un calendario. In questa vista è possibile: disegnare, muovere e nascondere le barre; modificare le date e le ore programmate, modificate e reali; ordinare e filtrare le attività e applicare intervalli per vedere solo le attività che si desidera. Ad esempio, è possibile stampare il calendario di lavoro per ogni impiegato per le prossime due settimane. Il calendario mostrato nella vista Calendario è totalmente personalizzabile. E possibile formattare ogni elemento, incluso il calendario stesso, tramite il dialogo Formato Vista calendario. E possibile scegliere di usare delle barre generiche nella vista Calendario oppure di usare gli stili di barra usati nella vista Piano di controllo per disegnare le attività. Si possono aggiungere dati che mostrano etichette sulle barre di attività, scegliendole da una lista di colonne associate; le etichette mostrano la percentuale completata come un riempimento della barra. E possibile vedere i progetti nel classico formato a calendario E possibile visualizzare le attività usando stili di barra generici o personali E possibile scegliere tra un insieme di opzioni di stampa come ad esempio Mese completo per pagina, Adatta alla singola pagina e Mese completo per pagina A causa dell orientamento verticale del calendario, nel dialogo Opzioni Pagina, richiamabile dal menu File, sono disponibili delle opzioni per layout e date speciali. E possibile stampare le date attuali mostrate nella Barra degli strumenti QuickRange, è possibile scegliere un intervallo definito in precedenza oppure è possibile impostare un intervallo personale inserendo delle specifiche date che si desiderano stampare. E anche possibile stampare un mese intero per ogni pagina o un particolare intervallo in una sola pagina: il calendario viene automaticamente ridimensionato. E possibile ridimensionare ogni elemento del calendario per vedere lo stato del progetto e gli obiettivi nel classico formato a calendario. 33 Sezione 5 Presentazioni di elevata qualità

35 Usare l anteprima di stampa E possibile scegliere tra il formato di stampa Normale, Stampa di un grafico a parete e Adattamento a un certo numero di pagine E possibile esportare il piano di controllo come un immagine L anteprima di stampa di FastTrack Schedule dispone di strumenti avanzati per presentare al meglio i piani di controllo. Per produrre piani di controllo estremamente professionali su ogni pagina possono essere inseriti blocchi di testo, intestazioni, pié di pagina, grafici e timbri. L anteprima di stampa è una finestra separata nell applicazione che mostra le pagine del piano di controllo esattamente come appariranno in stampa. Questa finestra di anteprima è anche interattiva: permette di inserire immagini, legende, riquadri di testo e altre informazioni su ogni singola pagina. E possibile aggiungere intestazione, pié di pagina, numerazione di pagina, data e ora e il nome del documento Nella finestra di anteprima di stampa di FastTrack Schedule sono disponibili quattro strumenti di facile utilizzo (Freccia, Testo, Panoramica, Zoom). Questi strumenti permettono di aggiungere, ridimensionare e riposizionare oggetti grafici all interno della finestra di anteprima di stampa. I margini possono essere modificati semplicemente trascinando le maniglie agli estremi delle linee blu e rossa. E possibile inserire delle intestazioni e dei pié di pagina, scegliendo tra più di quindici modelli predefiniti oppure è anche possibile aggiungere del testo personale. Le intestazioni e i pié di pagina possono essere allineati a sinistra, a destra o al centro di una pagina e possono essere visualizzati o meno sulle pagine del documento. E possibile scegliere tra il formato di stampa Normale, oppure Stampa di una grafico a parete oppure Adattamento a un certo numero di pagine. Nella finestra di anteprima di stampa è possibile rifinire il piano di controllo oppure esportarlo come immagine. Sezione 5 Presentazioni di elevata qualità 34

36 Esportare piani di controllo come immagini, grafici per il web e tabelle HTML La comunicazione è la chiave fondamentale per una pianificazione di successo, e, a questo scopo, FastTrack Schedule permette di condividere le informazioni di progetto con colleghi e clienti. I piani di controllo possono essere esportati direttamente in internet oppure possono essere incollati in altri documenti per migliorare la presentazione nel complesso. Oltre alla possibilità di stampare piani di controllo con presentazioni di elevata qualità, è possibile esportare un immagine del piano di controllo negli Appunti o direttamente sul disco. Quando si utilizzano le opzioni della finestra di anteprima di stampa, le opzioni di esportazione permettono di includere solo il documento, il documento e gli elementi della pagina oppure il documento e il bordo della pagina. Se utilizzata direttamente nella vista Piano di controllo, oppure Risorse oppure Calendario, un immagine può essere esportata senza tenere in considerazione i margini della pagina e gli elementi della finestra di anteprima di stampa. E possibile gestire i piani di controllo come grafici per il web I piani di controllo possono essere esportati nei formati TIF, JPG, PNG, BMP, WMF, EMF e PICT E possibile creare delle tabelle HTML personalizzabili dei valori di progetto FastTrack Schedule permette inoltre di trasferire i dettagli di progetto sul web. Interi piani di controllo possono essere esportati direttamente come immagini in formato JPG e PNG e registrati come grafici per il web. I piani di controllo sono esportabili anche come tabelle HTML. E possibile aggiungere i piani di controllo di FastTrack Schedule a siti web, a presentazioni, a rapporti e memorandum. Pagine web Presentazioni Rapporti e memorandum 35 Sezione 5 Presentazioni di elevata qualità

37 Pubblicare piani di controllo come documenti icalendar E possibile importare ed esportare i documenti icalendar (.ics) E possibile pubblicare i progetti come documenti icalendar per siti web pubblici o privati E possibile registrare loghi da utilizzare nei documenti icalendar Oltre alla possibilità di visualizzare le attività di un progetto in una vista simile ad un calendario tradizionale, FastTrack Schedule 9 ora supporta l interscambio di dati in formato icalendar. I documenti icalendar (.ics) sono uno standard per l interscambio di informazioni di tipo calendario e permettono dunque di visualizzare i dati del progetto in formato calendario. Con FastTrack Schedule 9, i progetti possono essere pubblicati come documenti icalendar su internet perché ad altri sia consentito visualizzare i dettagli del progetto in un tradizionale formato calendario. Un intero progetto può essere esportato come documento icalendar in un server pubblico o privato. Inoltre, su Mac è possibile pubblicare direttamente sul proprio account.mac o ical. Ogni volta che si pubblica un piano di controllo come un documento icalendar, questa azione viene registrata nel Schedule Publish Log. I dati contenuti nel log possono essere eliminati oppure registrati come documento di testo. Dopo averlo pubblicato, è possibile vedere il calendario di un progetto facendo clic sul bottone Visita la pagina nel dialogo Pubblicazione piano di controllo. FastTrack Schedule permette inoltre di inviare di notifica a colleghi e clienti, inserendo automaticamente URL al calendario del progetto nel testo del messaggio. E possibile pubblicare i progetti perché siano accessibili tramite un browser web da colleghi e clienti. Sezione 5 Presentazioni di elevata qualità 36

38 Sezione 6 Consolidamento, automatizzazione e scripting Consolidare i progetti FastSteps Scripting tramite Visual Basic e AppleScript Inserire oggetti OLE Le funzionalità di consolidamento, automatizzazione e scripting di FastTrack Schedule mettono a disposizione un robusto insieme di strumenti che permettono di accrescere la produttività e la comunicazione nel processo di project management. Consolidare i piani di controllo, pianificando e controllando molteplici progetti è un operazione più semplice che mai. Con FastTrack Schedule 9, i lavori di consolidamento possono essere effettuati anche tra piattaforme diverse, sia su Mac che su Windows. Con il pieno supporto per VBA e AppleScript, è molto semplice includere FastTrack Schedule in macro e soluzioni business personalizzate che automatizzano dei processi ripetitivi, interscambiando dati con altre applicazioni e risparmiando tempo nella creazione e nell aggiornamento dei piani di controllo. E anche possibile creare degli script che eseguono delle procedure con FastSteps, la funzionalità di scripting di FastTrack Schedule.

39 Consolidare i progetti E possibile consolidare diversi progetti in un documento di progetto master E possibile ricevere aggiornamenti da documenti subordinati individualmente o tutti in una volta E possibile consolidare i progetti con differenti date termine Con FastTrack Schedule è molto semplice rimanere focalizzati sull obiettivo finale anche se si stanno analizzando i progressi effettuati da differenti team del progetto. E possibile consolidare facilmente i documenti di FastTrack Schedule in un documento master per analizzare i componenti separati di un progetto più grande, oppure per vedere su che cosa sta attualmente lavorando il proprio team. Con FastTrack Schedule 9 i lavori di consolidamento sono possibili anche tra diverse piattaforme, quindi sia con Mac che con Windows. Il documento creato consolidando dei documenti esistenti è chiamato documento master e i documenti inseriti in quello master vengono chiamati documenti subordinati. Questi ultimi, avendo lo stesso calendario lavorativo del documento master, possono essere consolidati come sottoprogetti che condividono la data termine con il documento master oppure come progetti separati con differenti date termine. Quando si consolidano dei documenti, vengono consolidate le seguenti informazioni: tutte le colonne di dati (eccetto le colonne di calcolo), i collegamenti, gli assegnamenti, le barre e gli stili barra, le immagini, i riquadri di testo, i puntatori e le legende. Per la prima riga di un documento subordinato appare l icona di consolidamento nella colonna azione Informazioni, e ogni documento subordinato contiene una barra resoconto. Le modifiche apportate ai dati del documento master non influiscono sui documenti subordinati, e tutte le formattazioni applicate all aspetto generale vengono impostate nelle preferenze del documento master. Nel documento master si possono modificare le impostazioni dei filtri, dell ordinamento, del layout, dell intervallo e di FastStep ma le modifiche non vengono applicate ai documenti subordinati fino a quando non lo si fa manualmente. E possibile inserire uno o più documenti in un documento master per monitorare il progresso dei progetti subordinati. Sezione 6 Consolidamento, automatizzazione e scripting 38

40 FastSteps FastSteps è il nome della funzionalità di scripting contenuta in FastTrack Schedule ed è disponibile nelle viste Piano di controllo, Risorse, Calendario e nella finestra di Anteprima di stampa. FastSteps permette di automatizzare dei lavori ripetitivi raggruppando una serie di comandi in una singola sequenza che possa essere avviata con la scelta di una voce di menu. Scripting semplice e veloce Sono disponibili step e procedure ripetitive E possibile usare dei FastSteps predefiniti oppure è possibile scegliere da una lista di operazioni per scrivere i propri script. Che si intendano filtrare le attività e stampare rapporti settimanali per ogni membro del team oppure esportare dei piani di controllo per inserirli in un sito web, è molto semplice creare delle macro che permettono di risparmiare del tempo eseguendo delle operazioni multi-step in maniera veloce ed efficiente. E possibile scegliere tra un insieme di comandi predefiniti Ad esempio, ogni volta che si aggiorna un particolare piano di controllo, si può desiderare di ottenere un report delle attività che rimangono da terminare. Usando FastSteps, è possibile creare una sequenza che applica un filtro per ogni attività non completata, stampa il piano di controllo filtrato, recupera le attività nascoste dal filtro, registra il documento e infine chiude il piano di controllo. E possibile creare delle macro automatiche che eseguono delle particolari routine in maniera veloce e semplice. 39 Sezione 6 Consolidamento, automatizzazione e scripting

41 Scripting tramite Visual Basic e AppleScript E possibile creare soluzioni business che permettono di risparmiare tempo E possibile includere FastTrack Schedule in macro VBA personali Pieno supporto per AppleScript FastTrack Schedule supporta pienamente i più diffusi linguaggi di programmazione e di scripting per Windows e Mac: Visual Basic per applicazioni (VBA) e AppleScript. IT e MIS manager, integratori di sistemi e VAR possono includere FastTrack Schedule in macro e soluzioni business personalizzabili per automatizzare dei processi ripetitivi, interscambiare dati con altre applicazioni e risparmiare tempo nel processo di pianificazione. Aggiungere oggetti e elementi di FastTrack Schedule a macro e script personali automatizza e rende più semplice le operazioni di pianificazione del progetto, fornendo dei benefici immediati per project manager di qualunque grado di esperienza. Usando un editor Visual Basic è possibile facilmente referenziare qualsiasi oggetto di FastTrack Schedule per Windows nel codice di una macro, potendo usare le proprietà e i comportamenti degli oggetti per eseguire delle azioni. Per accedere alle descrizioni dettagliate per ogni singolo oggetto di FastTrack Schedule mentre si sta lavorando nell editor Visual Basic, è semplicemente possibile selezionare la proprietà o la modalità dell oggetto premendo il tasto funzione F1. Si apre così il sistema di aiuto online di FastTrack Schedule che mostra in automatico l argomento richiesto. Per gli utenti Mac, FastTrack Schedule dispone di una suite di eventi e di oggetti che forniscono pieno supporto per AppleScript. FastTrack Schedule è in grado di sfruttare le nuove tecnologie AppleScript come Automator di Mac OS X E possibile esportare dati da fogli elettronici e altri programmi Si possono Importare dati in FastTrack Schedule 9 E possibile esportare piani di controllo come immagini per presentazioni Sezione 6 Consolidamento, automatizzazione e scripting 40

42 Inserire oggetti OLE Con l Object Linking and Embedding (OLE) è possibile includere oggetti come grafici, tabelle e documenti di testo direttamente nei piani di controllo oppure è possibile includere documenti FastTrack Schedule all interno di altri documenti. E possibile effettuare un Drag & Drop degli oggetti OLE nei piani di controllo OLE estende la flessibilità e la potenza di FastTrack Schedule includendo un piano di lavoro in altre applicazioni o permettendo che i contenuti e le funzionalità di altre applicazioni OLE siano a disposizione in un Piano di controllo. Gli oggetti OLE possono essere aggiunti ai piani di controllo effettuando dei Drag & Drop oppure selezionando il comando Oggetto nel menu Inserisci. FastTrack Schedule supporta gli oggetti OLE collegati e quelli inclusi. Una volta inserito, un oggetto OLE usufruisce delle stesse opzioni di formattazione dei riquadri di testo e dei grafici di FastTrack Schedule. Questo significa che tutti gli oggetti collegati e inclusi possono essere completati con bordi, ombre e sfondi. E possibile formattare gli oggetti OLE con bordi e ombre E possibile effettuare un doppio clic su un oggetto per lanciare la sua applicazione FastTrack Schedule opera anche come un server OLE: questo significa che i documenti FastTrack Schedule possono essere collegati o inclusi come oggetti all interno di altre applicazioni. E possibile inserire oggetti collegati da altre applicazioni come Microsoft Excel direttamente nel proprio piano di controllo 41 Sezione 6 Consolidamento, automatizzazione e scripting

43 Il sistema di aiuto di FastTrack Schedule 9 Help tips/help tags, tutorial, e sistemi di aiuto sono accessibili online e forniscono velocemente delle informazioni esaustive sulle funzionalità di FastTrack Schedule. Questi sistemi di aiuto sono accessibili tramite i bottoni di aiuto nei dialoghi oppure direttamente dal menu Aiuto. Fast Track Schedule ha un bottone di aiuto posto nell angolo inferiore sinistro di ogni dialogo. Questo bottone è sensibile al contesto, selezionandolo si apre il browser di default e automaticamente viene visualizzato l argomento dell aiuto correlato. Dal menu Aiuto, è possibile aprire la sezione Contenuto del sistema di aiuto, che contiene le informazioni più aggiornate, un indice, delle funzioni di ricerca e un glossario. E possibile accedere ai Tutorial che guidano nella comprensione di FastTrack Schedule e ad un elenco delle scorciatoie da tastiera disponibili in FastTrack Schedule 9. E possibile visualizzare una descrizione degli strumenti. Per ottenere una descrizione dettagliata delle opzioni di un dialogo, di un bottone o di uno strumento, attivare Help Tips (Windows) oppure Help Tags (Mac) e spostare il cursore su ciò che si desidera. In Windows, per visualizzare l Help Tip fare clic sul punto di domanda nell angolo superiore destro e poi fare clic sull opzione. In Mac OS, mentre è visualizzato il menu di aiuto a comparsa, mantenendo premuto il tasto Comando appaiono delle informazioni di aiuto aggiuntive. Nel sito web di AEC Software è possibile accedere ad un database, regolarmente aggiornato, che raccoglie le domande che più di frequente vengono poste dagli utenti circa l ultima versione di FastTrack Schedule. E disponibile anche un elenco di domande relative alle versioni più recenti. La ricerca può essere effettuata per parola chiave, per numero di articolo o per titolo. Per domande specifiche riguardo alle funzionalità di FastTrack Schedule 9, gli utenti possono fare riferimento al manuale utente di Fast- Track Schedule oppure possono contattare il Supporto tecnico di AEC. Il sistema di aiuto di FastTrack Schedule 42

44 Versioni Concurrent-User Indipendentemente dal fatto che si operi in un piccolo ufficio oppure in una realtà più ampia, FastTrack Schedule 9 è compatibile con i protocolli dei sistemi di rete più diffusi. Disponibile in versione 5-Utenti e in configurazioni personalizzabili, la versione di FastTrack Schedule 9 Concurrent-User dispone di tutte le componenti fondamentali dell applicazione desktop e a queste unisce i benefici dell amministrazione. Password a tre livelli, blocco dei documenti, preferenze caricate localmente permettono agli utenti di mantenere riservati i loro documenti oppure di aggiornare dei piani di controllo condivisi. Gli amministratori di rete possono anche stabilire un piano di controllo standard e dei modelli globali catturando le preferenze maggiormente utilizzate per date, colonne, layout, filtri, ordinamenti, stili di barra e marcatori. Un sistema Key Code integrato monitorizza il numero totale di licenze. Aggiungere ulteriori licenze è molto semplice: è sufficiente inserire un nuovo Key Code valido, senza dover reinstallare l applicazione. 43 Versioni Concurrent User