Manuale dell utente. Operazioni con Revisione A

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1 Manuale dell utente Operazioni con Revisione A

2 Copyright Copyright 2005 Kofax Image Products, Inc. Tutti i diritti riservati. Stampato negli USA. Le informazioni contenute in questo documento sono proprietà di Kofax Image Products, Inc. Né l'acquisizione né il possesso del presente documento conferisce o trasferisce alcun diritto di riproduzione o divulgazione di qualsiasi parte dello stesso, senza previa autorizzazione scritta di Kofax Image Products, Inc. Si declina ogni responsabilità di brevetto riguardo all'uso delle informazioni ivi contenute. Marchi commerciali Kofax, Ascent e Ascent Capture sono marchi depositati; Kofax Capio e il logo Kofax sono marchi commerciali di Kofax Image Products, Inc. Tutti gli altri nomi di prodotto e logotipi sono marchi commerciali o di servizio dei rispettivi titolari. Esonero dalle responsabilità Le informazioni e le descrizioni contenute in questo documento sono ritenute accurate al momento della stampa. Tuttavia, prodotti e documenti susseguenti sono soggetti a modifiche senza preavviso. Kofax Image Products declina pertanto ogni responsabilità per danni direttamente o indirettamente causati da errori, omissioni e discrepanze tra il prodotto e il presente documento. Nell'intero documento, si è prestato il massimo sforzo a descrivere tutti i valori pertinenti al caso. Eventuali valori o parametri utilizzati oltre lo scopo inteso potrebbero produrre risultati imprevedibili.

3 Indice Uso di questo manuale v Introduzione v Struttura di questo manuale v Documentazione correlata vi Supporto scanner vii Assistenza tecnica vii 1 Presentazione Introduzione Connessione al sito centrale Visualizzazione avanzata delle cartelle Classe batch e tipo modulo Visualizzazione avanzata dei documenti Scheda Indice Introduzione rapida Introduzione Struttura cartelle Cartella Invia al sito centrale Sottocartelle classe batch e tipo modulo Sottocartella Obsoleto Icone di stato Elenco documenti Scheda Indice Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture iii

4 Indice Menu e barre degli strumenti Opzione Invia al sito centrale Opzione Accesso a Sito centrale Pulsante Invia al sito centrale Invio di documenti al sito centrale Introduzione Connessione al sito centrale Connessione automatica al sito centrale Connessione manuale al sito centrale Aggiunta di documenti Specificazione dei valori per i campi indice Invio di documenti al sito centrale Controllo dello stato dei documenti inviati Eliminazione dei documenti Glossario Indice analitico iv Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

5 Uso di questo manuale Introduzione Il presente manuale è destinato a coloro che utilizzano Capio per inviare documenti al sito centrale di Ascent Capture ed è inteso per l'uso insieme con il Manuale dell'utente di Capio. Questo manuale fornisce una visione d'insieme sull'invio dei documenti al sito centrale, una descrizione dei componenti dell'interfaccia utente e istruzioni passo-passo per l'invio dei documenti. Si presume che l'utente abbia familiarità con la funzionalità di base di Windows e disponga di conoscenze sul funzionamento di Internet. Si presume inoltre che l'utente abbia familiarità con le funzioni operative fondamentali di Capio, che non sono trattate in questo manuale. Per ulteriori informazioni sulle funzioni fondamentali di Capio, consultare il Manuale dell'utente di Capio. Struttura di questo manuale Il manuale si articola nei seguenti capitoli: Capitolo 1 Presentazione, fornisce una visione d'insieme sull'invio dei documenti. Capitolo 2 Introduzione rapida, funge da introduzione ai componenti dell'interfaccia utente utilizzati per l'invio dei documenti. Capitolo 3 Invio di documenti al sito centrale, include istruzioni passo-passo per l'invio dei documenti. Ciò comprende l'istituzione di una connessione al sito centrale, la preparazione e l'invio dei documenti e il controllo del loro stato. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture v

6 Uso di questo manuale Documentazione correlata In aggiunta a questo Manuale dell'utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture, Capio fornisce la seguente documentazione. Capio: Operazioni con Ascent Capture [Note di rilascio] Le Note di rilascio di Capio: Operazioni con Ascent Capture forniscono le informazioni dell'ultima ora per gli utenti che utilizzano Capio per inviare i documenti al sito centrale. È opportuno leggere attentamente le note di rilascio, poiché contengono informazioni che non sono trattate in questa documentazione. Manuale di avvio rapido di Capio Il Manuale di avvio rapido di Capio contiene le istruzioni d'installazione di Capio, incluso un elenco dei requisiti operativi. Leggere le istruzioni prima di procedere con l'installazione di Capio. Il manuale contiene la sezione Operazioni preliminari in Capio che fornisce una sintesi delle fasi di esecuzione delle operazioni comuni. Manuale dell'utente di Capio Il Manuale dell'utente di Capio fornisce tutte le informazioni necessarie all'impostazione e all'utilizzo del programma. Include una panoramica del prodotto, una descrizione dell'interfaccia utente e istruzioni passo-passo per l'impostazione della libreria Capio, la creazione e la gestione dei documenti. Note di rilascio di Capio Il file Note di rilascio di Capio contiene le informazioni dell'ultimo minuto sul software Capio e le istruzioni su come ottenere assistenza tecnica. È opportuno leggere attentamente le note di rilascio, poiché contengono informazioni che non sono trattate nel Manuale dell'utente di Capio. Guida in linea di Capio La Guida in linea di Capio fornisce assistenza durante l'uso di Capio. Per visualizzare il sommario della Guida in linea, selezionare? Guida in linea di Capio nella barra dei menu. Per visualizzare la guida contestuale da una finestra di dialogo, una scheda, un pannello o da un'altra area dell'interfaccia di Capio, è sufficiente premere il tasto F1. vi Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

7 Uso di questo manuale Nota Eventuali argomenti relativi all'invio di documenti al sito centrale sono disponibili nella Guida in linea e nelle schede Sommario e Cerca. È inoltre disponibile una guida contestuale per argomenti relativi all'invio di documenti al sito centrale. Supporto scanner Per informazioni tecniche e assistenza sullo scanner, consultare la documentazione fornita con la periferica e le risorse informative supplementari quali le domande frequenti o le pagine di assistenza tecnica sul sito del produttore. Assistenza tecnica Per ulteriori informazioni tecniche sui prodotti Kofax, visitare il sito Kofax e selezionare un'opzione appropriata nel menu Support. La pagina Kofax Support fornisce informazioni specifiche per ogni prodotto, quali i livelli di revisione corrente, i driver più aggiornati e le patch del software, la documentazione e i manuali dell'utente online, aggiornamenti delle note di release dei prodotti (se esistenti), suggerimenti tecnici e un esteso database di conoscenze in cui è possibile effettuare ricerche. Il sito Kofax contiene inoltre informazioni che descrivono le opzioni di assistenza per i prodotti Kofax. Visitare il sito per i dettagli relativi alle opzioni di assistenza disponibili. Per gli utenti registrati di Capio è disponibile il servizio di assistenza telefonica. Per ulteriori informazioni, consultare il Manuale dell'utente di Capio. Prima di telefonare all'assistenza, procurarsi le seguenti informazioni: Versione e lingua del software Capio Sistema operativo e versione del Service Pack Marca e modello dello scanner Applicazione e versione Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture vii

8 Uso di questo manuale viii Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

9 Capitolo 1 Presentazione Introduzione Capio è un'applicazione per la scansione di documenti facile da utilizzare e offre robuste funzioni per la gestione dei documenti unite a funzionalità di elaborazione presso un sito centrale. L'applicazione consente di digitalizzare o importare documenti e fotografie digitali nella libreria Capio, quindi di inviarli al sito centrale per ulteriore elaborazione. Questo capitolo fornisce una visione d'insieme delle funzioni chiave per l'invio dei documenti. Connessione al sito centrale Capio si collega al server web del sito centrale tramite Internet, intranet o LAN. Una volta stabilita la connessione, si possono inviare i documenti al sito centrale, su cui risiede l'installazione di Ascent Capture. I documenti possono essere inviati come immagini TIFF a una pagina o file PDF. Quando il sito centrale riceve questi documenti, li importa in Ascent Capture per l'elaborazione successiva. La figura 1-1 a pagina 2 descrive il flusso di lavoro associato all'invio di documenti al sito centrale. Nota Per l'invio dei documento al sito centrale non è necessario avere nozioni particolari sull'uso di Ascent Capture. Tutte le attività di Ascent Capture sono di responsabilità dell'amministratore del programma. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 1

10 Capitolo 1 Figura 1-1. Flusso di lavoro dell'invio di documenti al sito centrale Capio si collega al server web del sito centrale tramite Internet, intranet o LAN. Tutte le informazioni pertinenti alla classe batch, impostate dall'amministratore di Ascent Capture, sono scaricate in Capio. A questo punto, si selezionano i documenti da inviare, si aggiungono i valori ai campi indice come opportuno e si inviano i documenti al sito centrale. Durante questa fase, il documento è in stato di "invio in corso". Il sito centrale segnala se i documenti sono stati importati correttamente in Ascent Capture o se sono intervenuti errori che devono essere corretti prima del nuovo invio; le informazioni sulla classe batch sono aggiornate nella struttura cartelle. Nota Si visualizza un messaggio di errore qualora non vi siano classi batch valide da scaricare in Capio. 2 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

11 Presentazione Visualizzazione avanzata delle cartelle La normale struttura delle cartelle presenta in più la cartella Invia al sito centrale che contiene i documenti in fase di invio al sito centrale. La struttura delle cartelle indica inoltre attraverso icone lo stato dei documenti in fase di invio al sito centrale. Mediante queste icone, l'utente è in grado di capire al volo se i documenti sono o meno pronti per essere inviati, se l'invio è in corso, se sono stati inviati correttamente o se si sono verificati problemi. Nota In questo manuale, la cartella per l'invio dei documenti al sito centrale è denominata Invia al sito centrale. Tale cartella tuttavia potrebbe avere un nome diverso in ogni installazione di Capio, qualora sia stata modificata dall'amministratore di Ascent Capture. Classe batch e tipo modulo L'invio di documenti al sito centrale coinvolge i concetti di "classi batch" e "tipi di modulo". Una classe batch è un gruppo di impostazioni che definisce le proprietà di un batch, tra cui il modo in cui i documenti vengono elaborati da Ascent Capture. Un tipo di modulo è un gruppo di impostazioni che definisce un modulo univoco, quale un rendiconto spese. I tipi di modulo consentono all'amministratore di specificare la posizione e il tipo delle zone indice sul modulo. Ogni classe batch può contenere uno o più tipi di modulo. Ad esempio, la classe batch "Vacanze in Messico" può contenere tipi di modulo associati a diverse offerte speciali, come "Luna di miele", "Speciale Natale" e "Arriba estate". L'amministratore Ascent Capture imposta classe batch e tipo modulo in Ascent Capture. Quando Capio si collega al sito centrale, per ogni utente nella cartella Invia al sito centrale viene creata automaticamente una struttura di sottocartelle per ciascuna classe batch. Questa struttura si aggiorna automaticamente nelle seguenti circostanze: quando Capio stabilisce una connessione automatica o manuale con il sito centrale; quando si fa clic su OK nella finestra di dialogo Opzioni di Capio; quando si fa clic su OK nella finestra di dialogo Sito centrale - Accesso; quando si fa clic su Invia al sito centrale nella barra degli strumenti principale; quando si seleziona File Invia al sito centrale. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 3

12 Capitolo 1 Nota Facendo clic su Invia al sito centrale o selezionando File Invia al sito centrale, l'aggiornamento ha luogo prima che i documenti siano inviati al sito centrale. Visualizzazione avanzata dei documenti Solitamente l'elenco documenti mostra le parole chiave di un documento selezionato nella struttura cartelle. Tuttavia, quando si seleziona una sottocartella tipo modulo nella cartella Invia al sito centrale, l'elenco documenti mostra ogni documento presente in quella sottocartella, insieme a stato, valori indice, data di creazione e conteggio pagine per ciascuno di essi. Per ulteriori informazioni, vedere Elenco documenti a pagina 8. Scheda Indice La scheda Indice mostra i campi indice associati ai documenti che verranno inviati al sito centrale. I campi indice sono parole chiave associate ai documenti. Se esistono campi indice obbligatori per un documento, i valori di questi campi devono essere specificati affinché il documento possa essere inviato al sito centrale. Per ulteriori informazioni, vedere Scheda Indice a pagina 8. 4 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

13 Capitolo 2 Introduzione rapida Introduzione Questo capitolo fornisce un'introduzione rapida ai componenti dell'interfaccia utente di Capio pertinenti all'invio dei documenti al sito centrale. Questi componenti appaiono nella struttura cartelle, nel menu File e nella barra degli strumenti principale. Questo capitolo non descrive i componenti fondamentali dell'interfaccia utente di Capio. Per ulteriori informazioni su questi componenti, consultare il Manuale dell'utente di Capio. Struttura cartelle Le sezioni seguenti descrivono i componenti della struttura cartelle associati all'invio dei documenti al sito centrale. Cartella Invia al sito centrale Quando Capio stabilisce la connessione al sito centrale, la cartella Invia al sito centrale viene aggiunta alla struttura cartelle. Questa cartella contiene una serie di sottocartelle, una per ciascuna classe batch assegnata all'utente dall'amministratore di Ascent Capture. Essa contiene inoltre la sottocartella Obsoleto. La cartella Invia al sito centrale non può essere spostata, rinominata, tagliata, copiata, eliminata, trascinata o rilasciata. In questa cartella, inoltre, non è possibile creare, tagliare, copiare o incollare sottocartelle. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 5

14 Capitolo 2 Sottocartelle classe batch e tipo modulo La cartella Invia al sito centrale contiene un insieme di sottocartelle di primo e di secondo livello. La struttura di queste sottocartelle rispecchia la gerarchia di classe batch e tipo modulo impostata dall'amministratore di Ascent Capture. Le sottocartelle di primo livello corrispondono ai nomi di classe batch. Le sottocartelle di secondo livello corrispondono al tipo di modulo. Per inviare i documenti al sito centrale, si devono creare, digitalizzare, importare, incollare o spostare i documenti in una sottocartella tipo modulo. È possibile eseguire le seguenti operazioni sui documenti delle sottocartelle tipo modulo: Tagliare, copiare, incollare ed eliminare i documenti. Modificare le parole chiave dei documenti. Importare, esportare, digitalizzare, inviare per e stampare le immagini. La figura 2-1 mostra un esempio di questa struttura di sottocartelle. La struttura delle sottocartelle per classe batch e tipo modulo viene aggiornata quando si esegue un'azione qualsiasi tra quelle descritte in Classe batch e tipo modulo a pagina 3. Quando si seleziona una sottocartella tipo modulo, l'elenco documenti mostra ogni documento presente in quella sottocartella, insieme a stato, valori indice, data di creazione e conteggio pagine per ciascuno di essi (vedere Elenco documenti a pagina 8). 6 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

15 Introduzione rapida Ascent Capture Capio Questo esempio mostra il modo in cui il nome della classe batch di Ascent Capture "Viaggi vacanze" ed i tipi di modulo "Spese", "Prenotazioni" e "Richieste tour" sono replicati nella struttura "Invia al sito centrale" in Capio. Figura 2-1. Sottocartelle aggiunte alla struttura cartelle: in base alla denominazione delle classi batch Sottocartella Obsoleto Se le informazioni su classe batch o modulo cambiano in Ascent Capture, tutti i documenti delle sottocartelle tipo modulo, inviati o meno al sito centrale, vengono spostati nella sottocartella Obsoleto. I documenti spostati in questa cartella perdono i valori indice. Per inviare i documenti, è necessario spostarli in una sottocartella tipo modulo. Nota In Capio, il nome della sottocartella Obsoleto è racchiuso tra parentesi. Icone di stato Quando si inviano documenti al sito centrale, vengono utilizzate icone per mostrare lo stato dei documenti. Per ulteriori informazioni, vedere Controllo dello stato dei documenti inviati a pagina 20. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 7

16 Capitolo 2 Elenco documenti Quando si seleziona una sottocartella tipo modulo nella cartella Invia al sito centrale, ciascun documento in essa presente appare come una voce a sé nell'elenco documenti (vedere figura 2-2). Ogni riga dell'elenco documenti presenta: Un'icona che indica lo stato del documento (vedere Controllo dello stato dei documenti inviati a pagina 20). I campi indice del documento con i valori corrispondenti, separati dal segno di uguale (vedere Scheda Indice). La data in cui il documento è stato creato, importato o digitalizzato in Capio. Il numero interno del documento (utilizzato da Capio). Il numero di pagine che compongono il documento. Suggerimento Se si porta il cursore su una riga dell'elenco documenti, si visualizza una descrizione in merito al documento, comprendente i valori indice del documento, il conteggio pagine e lo stato. Figura 2-2. Elenco documenti con valori indice, icone e date di creazione Scheda Indice I documenti che verranno inviati al sito centrale possono avere campi indice definiti dall'amministratore di Ascent Capture. Questi campi sono parole chiave che possono essere utilizzate per aiutare l'organizzazione o il recupero dei documenti dopo che sono stati inviati al sito centrale e posti nell'ubicazione finale. I campi indice possono essere obbligatori o facoltativi. I campi indice obbligatori devono essere completati affinché il documento possa essere inviato al sito centrale. Un rendiconto spese, ad esempio, può avere i campi indice per "nome", "durata" e "località". Chi presenta il rendiconto deve immettere o selezionare i valori per questi campi indice prima di inviare il documento al sito centrale. 8 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

17 Introduzione rapida I campi indice vengono specificati mediante la scheda Indice. Questa scheda appare accanto alla scheda Scanner la prima volta che Capio si collega al sito centrale. In seguito, la scheda Indice rimane visualizzata anche se la connessione al sito centrale è disattivata. Quando si seleziona un a sottocartella tipo modulo nella cartella Invia al sito centrale e quindi si seleziona un documento nell'elenco dei documenti, la parte sinistra della scheda Indice mostra i campi indice associati al documento. Accanto a ciascun campo indice si trova un'area in cui immettere o selezionare il valore corrispondente. I campi indice che richiedono un valore sono sottolineati nella scheda Indice. Completare questi campi affinché il documento possa essere inviato al sito centrale. La parte inferiore della scheda Indice riporta un'area di stato che mostra lo stato del documento selezionato. La figura 2-2 mostra un esempio della scheda Indice. Figura 2-3. Scheda Indice Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 9

18 Capitolo 2 Menu e barre degli strumenti Capio fornisce le seguenti opzioni e barre degli strumenti per l'invio dei documenti al sito centrale: Il menu File presenta le opzioni Invia al sito centrale e Accesso a Sito centrale. La barra degli strumenti presenta il pulsante Invia al sito centrale. Opzione Invia al sito centrale L'opzione Invia al sito centrale nel menu File consente di inviare documenti al sito centrale (vedere la figura 2-4). Questa opzione è disponibile dopo che Capio ha stabilito una connessione con il sito centrale. Per ulteriori informazioni, vedere Invio di documenti al sito centrale a pagina 19. Opzione Invia al sito centrale Opzione Accesso a Sito centrale Figura 2-4. Opzioni Invia al sito centrale e Accesso a Sito centrale nel menu File 10 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

19 Introduzione rapida Opzione Accesso a Sito centrale L'opzione Accesso a Sito centrale nel menu File visualizza la finestra di dialogo Sito centrale - Accesso per effettuare la connessione manuale al sito centrale (vedere la figura 2-4). Per ulteriori informazioni, vedere Connessione manuale al sito centrale a pagina 16. Pulsante Invia al sito centrale La barra degli strumenti principale presenta il pulsante Invia al sito centrale per l'invio dei documenti al sito centrale: Questo pulsante è disponibile dopo che Capio ha stabilito una connessione con il sito centrale. Per ulteriori informazioni, vedere Invio di documenti al sito centrale a pagina 19. Nota In questo manuale, il pulsante per l'invio dei documenti al sito centrale è denominato Invia al sito centrale. Tale pulsante tuttavia potrebbe avere un nome diverso in ogni installazione di Capio, qualora sia stato modificato dall'amministratore di Ascent Capture. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 11

20 Capitolo 2 12 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

21 Capitolo 3 Invio di documenti al sito centrale Introduzione I documenti Capio vengono inviati al sito centrale per ulteriore elaborazione. Questo capitolo fornisce istruzioni passo-passo per l'invio di documenti al sito centrale. Connessione al sito centrale a pagina 13 Aggiunta di documenti a pagina 17 Specificazione dei valori per i campi indice a pagina 18 Invio di documenti al sito centrale a pagina 19 Controllo dello stato dei documenti inviati a pagina 20 Eliminazione dei documenti a pagina 23 Per una panoramica dei componenti dell'interfaccia utente utilizzati per l'invio dei documenti al sito centrale, vedere il Capitolo 2. Connessione al sito centrale Quando si avvia Capio per la prima volta, il programma si comporta nel modo descritto nel Manuale dell'utente di Capio. Una volta avviato, è possibile configurarlo per la connessione automatica o manuale al sito centrale. Connessione automatica al sito centrale Quando su imposta Capio per la connessione automatica al sito centrale, il programma effettua la connessione ogni volta che si avvia, senza richiedere l'intervento dell'utente. Una volta stabilita la connessione, Capio crea automaticamente una struttura di sottocartelle nella cartella Invia al sito centrale per ogni classe batch assegnata all'utente dall'amministratore di Ascent Capture. La procedura seguente descrive come impostare Capio per la connessione automatica al sito centrale. In questo caso, la connessione al sito centrale viene stabilita automaticamente ogni volta che si avvia Capio. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 13

22 Capitolo 3 Nota Rivolgersi all'amministratore di Ascent Capture qualora non si sia a conoscenza delle informazioni necessarie per questa procedura. Una volta immesse le informazioni, verificare la connessione al sito centrale. Per stabilire una connessione automatica al sito centrale 1 Selezionare Strumenti Opzioni. Si visualizza la scheda Generale della finestra di dialogo Opzioni di Capio. Figura 3-1. Finestra di dialogo Opzioni di Capio 14 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

23 Invio di documenti al sito centrale 2 Fare clic sulla scheda Invia al sito centrale. Figura 3-2. Finestra di dialogo Opzioni di Capio scheda Sito centrale 3 Selezionare Abilita connessione. 4 Immettere l'url del server web presso il sito centrale. 5 Immettere l'id utente Ascent Capture. 6 Immettere la password. Per motivi di sicurezza, i caratteri della password sono rappresentati con una serie di asterischi. Nota URL, ID utente e Password sono completati automaticamente nella finestra di dialogo Sito centrale - Accesso. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 15

24 Capitolo 3 7 Fare clic su Verifica connessione per verificare la connessione tra Capio e il server web presso il sito centrale. Si visualizza un messaggio per indicare se la connessione è operativa o se è stato riscontrato un errore. In caso di problemi, fare clic su OK per eliminare il messaggio, quindi verificare i dati immessi. Rivolgersi all'amministratore di Ascent Capture, se necessario. 8 A scelta, selezionare Connessione automatica all'avvio di Capio. Nota Se non si attiva questa opzione, la finestra di dialogo Sito centrale - Accesso si aprirà ogni volta che si avvia Capio (vedere Connessione manuale al sito centrale). 9 A scelta, selezionare Invia documenti in formato PDF. Nota Se l'opzione rimane deselezionata, i documenti sono inviati come immagini TIFF a una pagina. 10 Selezionare l'impostazione desiderata per Pulizia (vedere Eliminazione dei documenti a pagina 23). 11 Fare clic su OK. Una volta stabilita la connessione al sito centrale, Capio aggiunge o aggiorna la sottocartella Invia al sito centrale nella struttura. Nota Non è possibile eseguire la connessione a più server web alla volta. Connessione manuale al sito centrale Quando si imposta Capio per la connessione manuale al sito centrale, la finestra di dialogo Sito centrale - Accesso si apre ogni volta che si avvia Capio. È possibile utilizzare questa finestra di dialogo per la connessione al sito centrale. Se si preferisce non connettersi al sito centrale, fare clic sul pulsante Annulla per uscire dalla finestra di dialogo. Quando successivamente si desidera connettersi al sito centrale, utilizzare l'opzione Accesso a Sito centrale nel menu File per visualizzare la finestra di dialogo Sito centrale - Accesso. Per stabilire una connessione manuale al sito centrale 1 Abilitare la connessione nella scheda Sito centrale della finestra di dialogo Opzioni di Capio (vedere Connessione automatica al sito centrale a pagina 13). 2 Se la finestra di dialogo Sito centrale - Accesso non è visualizzata, selezionare File Accesso a Sito centrale. 16 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

25 Invio di documenti al sito centrale Figura 3-3. Finestra di dialogo Sito centrale - Accesso 3 Completare le eventuali informazioni che non appaiono o che risultano inesatte: a b c Immettere l'url del server web presso il sito centrale. Immettere l'id utente Ascent Capture. Immettere la password associata all'id utente Ascent Capture. Per motivi di sicurezza, i caratteri della password sono rappresentati con una serie di asterischi. Nota URL, ID utente e Password sono completati automaticamente nella scheda Sito centrale della finestra di dialogo Opzioni di Capio. 4 Fare clic su OK. Una volta stabilita la connessione al sito centrale, Capio aggiunge o aggiorna la sottocartella Invia al sito centrale nella struttura. Aggiunta di documenti I documenti da inviare al sito centrale devono risiedere in una sottocartella tipo modulo nella struttura cartelle. È possibile spostare i documenti da una sottocartella tipo modulo come qualsiasi altro documento presente in altre cartelle della struttura. Ad esempio, si può: digitalizzare o importare i documenti in una sottocartella tipo modulo; tagliare i documenti da una sottocartella tipo modulo e incollarli in un'altra; copiare i documenti da una sottocartella tipo modulo e incollarli in un'altra; trascinare i documenti da una sottocartella tipo modulo e rilasciarli in un'altra. Le istruzioni per lo spostamento dei documenti nelle cartelle sono fornite nel Manuale dell'utente di Capio. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 17

26 Capitolo 3 Specificazione dei valori per i campi indice I campi indice che richiedono un valore sono sottolineati nella scheda Indice. Per specificare i valori dei campi indice 1 Selezionare una sottocartella tipo modulo nella cartella Invia al sito centrale. L'elenco documenti mostra i documenti presenti nella sottocartella selezionata. 2 Selezionare un documento nell'elenco. 3 Selezionare la scheda Indice nella parte inferiore del pannello di gestione documenti. La scheda Indice mostra i campi indice associati al documento selezionato, come illustrato di seguito. Figura 3-4. Scheda Indice 4 Selezionare o immettere un valore per tutti i campi indice obbligatori (sottolineati). Specificare facoltativamente un valore per i campi indice non sottolineati. 18 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

27 Invio di documenti al sito centrale Invio di documenti al sito centrale Dopo aver inserito un documento nella sottocartella tipo modulo e aver selezionato o immesso i valori per tutti i campi indice obbligatori, il documento è pronto per l'invio. Nota Ciò che viene invitato in realità è una copia del documento; l'originale rimane nella cartella Invia al sito centrale. L'impostazione Pulizia determina il modo in cui viene gestito il documento originale (vedere Eliminazione dei documenti a pagina 23). Per inviare i documenti al sito centrale 1 Se non è già stato fatto: Stabilire una connessione al sito centrale (vedere Connessione al sito centrale a pagina 13). In una sottocartella tipo modulo, aggiungere i documenti che si desidera inviare al sito centrale (vedere Aggiunta di documenti a pagina 17). Nella scheda Indice, immettere o selezionare i valori per tutti i campi indice obbligatori (vedere Specificazione dei valori per i campi indice a pagina 18). 2 Procedere in uno dei modi seguenti: Per inviare tutti i documenti in tutte le sottocartelle tipo modulo, non selezionarne una in particolare nella struttura cartelle. Per inviare i documenti in una specifica sottocartella tipo modulo, selezionare tale sottocartella. Per inviare solo determinati documenti, selezionarli nell'elenco documenti. 3 Procedere in uno dei modi seguenti per visualizzare la finestra di dialogo Invia al sito centrale: Selezionare File Invia al sito centrale. Fare clic sul pulsante Invia al sito centrale nella barra degli strumenti principale. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 19

28 Capitolo 3 Figura 3-5. Finestra di dialogo Invia al sito centrale 4 Selezionare l'impostazione desiderata: Selezionare "Tutti i documenti pronti per l'invio" per inviare tutti i documenti contenuti in tutte le sottocartelle tipo modulo. Selezionare "Tutti i documenti nella cartella selezionata" per inviare tutti i documenti presenti nella sottocartella tipo modulo selezionata. Selezionare "Solo documenti selezionati" per inviare i documenti selezionati dall'elenco documenti. 5 Fare clic sul pulsante Invia per chiudere la finestra di dialogo e inviare i documenti al sito centrale. Un messaggio indica il numero di documenti inviati e la struttura delle sottocartelle classe batch e tipo modulo viene aggiornata di conseguenza. Controllo dello stato dei documenti inviati Capio utilizza le icone nella struttura cartelle e nell'elenco per mostrare lo stato dei documenti inviati. Nella struttura cartelle, un'icona è posta accanto a ciascuna sottocartella tipo modulo nella cartella Invia al sito centrale. Questa icona mostra lo stato di tutti i documenti nella sottocartella. Quando si seleziona una sottocartella tipo modulo, le icone nell'elenco documenti mostrano lo stato di ciascun documento nella sottocartella selezionata. La figura 3-6 a pagina 21 mostra un esempio delle icone. La tabella 3-1 a pagina 21 descrive le icone associate alle sottocartelle tipo modulo, mentre la tabella 3-2 a pagina 22 descrive quelle associate ai singoli documenti. Nota Capio controlla periodicamente il sito centrale e aggiorna lo stato dei documenti. 20 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

29 Invio di documenti al sito centrale Suggerimento Se si porta il cursore del mouse sopra il nome di una cartella tipo modulo nella cartella Invia al sito centrale o sopra una riga nell'elenco documenti, appare una descrizione con lo stato del documento. Icone di stato della struttura cartelle Queste icone mostrano lo stato di tutti i documenti nella sottocartella selezionata. I documenti non pronti o con errori hanno priorità rispetto agli altri. Icone di stato dell'elenco documenti Queste icone mostrano lo stato di ciascun documento nella sottocartella tipo modulo selezionata. Figura 3-6. Icone di stato cartella Invia al sito centrale ed elenco documenti Tabella 3-1. Icone di stato cartella Invia al sito centrale Icona Significato Descrizione Non pronto Pronto all'invio In corso Errore Esito positivo Uno o più documenti nella sottocartella tipo modulo non sono pronti per l'invio al sito centrale. Tutti i documenti nella sottocartella sono pronti per l'invio al sito centrale. Uno o più documenti nella sottocartella tipo modulo sono in fase di invio e per ora non si sono verificati errori. Se un documento non è pronto o presenta un errore, si visualizza invece un'icona di stato relativa al caso. Uno o più documenti nella sottocartella tipo modulo non sono stati inviati a causa di un errore. Controllare l'elenco documenti o la descrizione per il testo del messaggio di errore. Tutti i documenti nella sottocartella tipo modulo sono stati inviati correttamente al sito centrale. Se lo stato di un documento è Non pronto, Pronto all'invio, In corso o Errore, si visualizza invece un'icona relativa al caso. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 21

30 Capitolo 3 Tabella 3-2. Icone di stato elenco documenti Icona Significato Descrizione Non pronto Il documento non è pronto per l'invio al sito centrale. Pronto all'invio Il documento è pronto per l'invio al sito centrale. In corso Il documento è in fase di invio e per ora non si sono verificati errori. Errore Esito positivo Il documento non è stato inviato a causa di un errore. Controllare l'elenco documenti o la descrizione per il testo del messaggio di errore. Il documento è stato inviato correttamente al sito centrale. 22 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

31 Invio di documenti al sito centrale Eliminazione dei documenti Quando si invia un documento al sito centrale, ne viene inviata una copia. L'originale rimane nella cartella Invia al sito centrale finché non si esegue l'operazione di pulizia. Le opzioni di pulizia sono disponibili nella scheda Sito centrale della finestra di dialogo Opzioni di Capio (vedere Connessione automatica al sito centrale a pagina 13). Utilizzare queste opzioni per rimuovere i documenti e recuperare spazio su disco, oppure per eseguire una copia di backup o per altri scopi. Figura 3-7. Opzioni di pulizia Le opzioni di pulizia disponibili sono: Mai Conserva sempre i documenti nella cartella Invia al sito centrale anche dopo averne inviata una copia al sito centrale. Questa è l'impostazione predefinita. Dopo averli ricevuti correttamente su Sito centrale Capio rimuove automaticamente il documento originale dalla cartella Invia al sito centrale dopo averne inviata una copia al sito centrale. "'n' giorni dopo il ricevimento su Sito centrale Capio rimuove automaticamente il documento originale dalla cartella Invia al sito centrale, dopo averne inviata una copia, quando sono trascorsi i giorni specificati. L'intervallo valido è compreso tra 0 e 365 giorni. Nota Se si seleziona Dopo averli ricevuti correttamente su Sito centrale, l'icona di stato scomparirà dopo che il documento è stato inviato correttamente. Se si desidera utilizzare le icone per effettuare il backup o rintracciare i documenti dopo che sono stati inviati, selezionare una delle altre due impostazioni di pulizia. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 23

32 Capitolo 3 24 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

33 Glossario Amministratore di Ascent Capture La persona responsabile dell'impostazione di classi batch e della manutenzione del sistema Ascent Capture. Ascent Capture Un prodotto di acquisizione documenti e dati realizzato da Kofax per la scansione veloce, flessibile ed efficiente dei documenti con indicizzazione automatica, identificazione dei moduli e preciso riconoscimento ottico dei caratteri. Campo indice Una parola chiave associata al documento. Classe batch Un gruppo di impostazioni che definisce le proprietà di un batch, tra cui il modo in cui i documenti vengono elaborati da Ascent Capture. Internet Network mondiale costituito da reti che consentono ai computer di comunicare e condividere servizi direttamente e in modo trasparente. Intranet Rete basata su protocolli TCP/IP appartenente a un'organizzazione e accessibile solo a membri, dipendenti e persone autorizzate. Server web In questa accezione, il software e/o il computer responsabile del trasferimento delle informazioni tra Capio e Ascent Capture. Sito centrale Il sito in cui risiede l'installazione di Ascent Capture. Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 25

34 Tipo di modulo Un gruppo di impostazioni che definisce un modulo univoco, ad esempio un rendiconto spese. I tipi di modulo consentono all'amministratore di specificare la posizione e il tipo delle zone indice sul modulo. Valori indice Le voci inserite nei campi indice. 26 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture

35 Indice analitico A Accesso a Sito centrale, opzione, 11 Aggiunta di documenti, 17 Assistenza tecnica, vii Automatica, connessione al sito centrale, 13 B Barre degli strumenti, 11 C Campi indice nell'elenco documenti, 8 nella scheda Indice, 8 Classe batch, 3 Connessione al sito centrale automatica, 13 manuale, 16 Controllo dello stato dei documenti inviati, 20 D Documentazione correlata, vi Documenti aggiunta, 17 invio al sito centrale, 19 pulizia, 23 valori per i campi indice, 18 E Elenco documenti, 8 Eliminazione dei documenti, 23 F Funzionalità, 1 G Glossario, 25 I Icone dei documenti inviati, 20 Icone di stato, 7, 20 Indice, scheda, 8 Invia al sito centrale, opzione, 10 Invio di documenti al sito centrale, 19 K Kofax, assistenza tecnica, vii Kofax, sito, vii M Manuale, connessione al sito centrale, 16 O Opzioni di menu Accesso a Sito centrale, 11 Invia al sito centrale, 10 P Pannello di gestione documenti elenco documenti, 8 scheda Indice, 8 Presentazione del prodotto, 1 Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture 27

36 Indice analitico S Specificazione dei valori per i campi indice, 18 Stato dei documenti inviati, 20 Supporto scanner, vii T Tipo di modulo, 3 V Valori per i campi indice, Manuale dell utente di Capio: Operazioni con Ascent Capture