Gli strumenti di ricerca e gli standard di descrizione

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1 Gli strumenti di ricerca e gli standard di descrizione Verona, 11 marzo 2009 Claudia Salmini Archivio di Stato, Venezia

2 Strumenti di ricerca Strumenti di corredo sono stati redatti anche nel passato, come elemento per verificare l esistenza della documentazione, o per reperirla più agevolmente (memoria autodocumentazione) strumenti coevi (memoria fonte) strumenti di ricerca C. Salmini, Strumenti di ricerca 2

3 Strumenti per la ricerca La prima esigenza che si pone nel lavoro è quella di definire con precisione qual è l oggetto della descrizione archivistica: tutti i fondi? solo i fondi relativi a un epoca o a un area di competenza? un unico fondo? una serie soltanto? singole unità documentarie? (per esempio, disegni, pergamene, lettere ) C. Salmini, Strumenti di ricerca 3

4 ICA / CDS, Guidelines Linee guida per l elaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca Schema delle relazioni tra i livelli di descrizione e le tipologie degli strumenti di ricerca Fondo / subfondo Serie / sottoserie Fascicolo documento C. Salmini, Strumenti di ricerca 4

5 Strumenti per la ricerca Una volta chiarito qual è l oggetto del lavoro, va stabilito il tipo di strumento che ci si propone di realizzare: procedendo dal generale al particolare, e immaginando di scendere i gradini di una scala, il ventaglio di possibilità aperte al lavoro dell archivista è molto ampio. Le variabili dipendono da una molteplicità di fattori, che difficilmente possono essere tutte preventivate in anticipo: Condizioni materiali in cui si trova la documentazione; Disponibilità di risorse (umane, finanziarie, di spazi, di tempo); Condizionamenti esterni (imminenza di trasloco, scadenza di finanziamenti, esigenze di sicurezza, ecc.) C. Salmini, Strumenti di ricerca 5

6 Censimento Il censimento è uno strumento di lavoro preparatorio ad altri interventi: se approfondito, e corredato da approfondimenti di carattere storico archivistico, si può trasformare alternativamente in una guida o in un inventario. Si sceglie di fare un censimento quando c è bisogno di una ricognizione sul campo, prima di avviare interventi più impegnativi o approfonditi, o al posto di questi, in assenza di risorse. Il censimento è generalmente affidato a un gruppo di persone, non a singoli, e pertanto deve prevedere una struttura organizzativa che imposti e coordini il lavoro per garantire la maggiore coerenza e uniformità nell acquisizione dei dati e nella redazione delle schede. C. Salmini, Strumenti di ricerca 6

7 La descrizione archivistica La finalità della descrizione archivistica è la redazione di uno strumento per la ricerca. Seguendo una suddivisione classica, tali strumenti possono essere distinti in: Strumenti primari Strumenti secondari Guida Indici Inventario Rubriche Elenco Repertori C. Salmini, Strumenti di ricerca 7

8 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente Tutti i fondi conservati in una rete di Istituti della medesima natura esistenti in una determinata area, per esempio il territorio nazionale: Guida settoriale La guida descrive in modo più o meno approfondito tutti i fondi relativi a quegli Istituti. Elementi essenziali sono: i fondi conservati in tutti gli Archivi di Stato Guida generale degli Archivi di Stato i fondi conservati negli Archivi diocesani Guida degli archivi diocesani d Italia (dimensione file 0,9 Mb) i fondi conservati negli Istituti per la Resistenza Denominazione, date, consistenza, Generalmente sono presenti, a seconda dei casi, ulteriori informazioni relative a: strumenti di ricerca esistenti, indicazione delle serie (principali, o tutte) breve indicazione storico istituzionale e breve storia archivistica bibliografia, ecc. C. Salmini, Strumenti di ricerca 8

9 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente Tutti i fondi conservati in un singolo Istituto di conservazione i fondi conservati in un Archivio di Stato Da Mosto i fondi conservati in un Archivio diocesano i fondi conservati in un Istituto per la Resistenza i fondi conservati in una Camera di Commercio I fondi conservati in un Archivio storico di un Comune Guida d Istituto La guida descrive in modo più o meno approfondito tutti i fondi relativi a quegli Istituti. Elementi essenziali sono: Denominazione, date, consistenza, strumenti di ricerca esistenti, indicazione delle serie principali, breve indicazione storico istituzionale e breve storia archivistica. C. Salmini, Strumenti di ricerca 9

10 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente Tutti i fondi che riguardano una specifica tipologia Guida tematica gli archivi di persone o di famiglie; CXII. UFFICIO CENTRALE PER I BENI ARCHIVISTICI, Archivi di famiglie e di persone. Materiali per una guida. I. Abruzzo-Liguria, Roma 1991, pp. 280 CXXXIII. Archivi di famiglie e di persone. Materiali per una guida, II, Lombardia-Sicilia, Roma 1998, pp. XVIII, 404 Il III volume che comprende le regioni Umbria, Toscana, Trentino, Valle d Aosta, Veneto non è stato ancora pubblicato. gli archivi che riguardano una determinata area geografica; (fonti per la storia dell Africa; fonti per la storia dell America Latina, ecc.) gli archivi che riguardano una determinata sfera di attività (per esempio di carattere finanziario), o per esempio tutti gli archivi delle Congregazini di carità) I criteri possono coincidere o meno con quelli già indicati. C. Salmini, Strumenti di ricerca 10

11 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente un singolo fondo, o la risultante di più fondi riuniti e riorganizzati a posteriori (fondi notarili, arti, confraternite ) una o più serie di un fondo Elenco descrive le entità indicate a fianco, senza proporsi di riordinarle o di farne emergere la struttura. Può essere più o meno approfondito: sommario analitico C. Salmini, Strumenti di ricerca 11

12 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente un singolo fondo, o la risultante di più fondi riuniti e riorganizzati a posteriori (fondi notarili, arti, confraternite ) una o più serie di un fondo Inventario Si riferisce alle medesime entità segnalate per l elenco. A seconda dei casi, può essere più o meno approfondito o dettagliato; verrà pertanto definito, rispettivamente: sommario, analitico. Comporta una parallela operazione di verifica dell ordinamento esistente, o di ordinamento. E costituito da: una parte introduttiva, non necessariamente molto estesa, che delinei il profilo storico del fondo, la sua storia archivistica, I criteri di ordinamento seguiti, il profilo storico o biografico del o dei soggetti produttori; dalla descrizione delle singole unità, rappresentate entro le rispettive serie (che verranno descritte con una breve introduzione); indici opportuni (nomi di persone, luoghi, enti, eventuali specifiche categorie) C. Salmini, Strumenti di ricerca 12

13 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente A seconda dei casi, può essere più o meno approfondito o dettagliato: Disegni Pergamene, schede, regesti, trascrizioni, edizione di fonti C. Salmini, Strumenti di ricerca 13

14 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente Elementi contenuti all interno di una unità archivistica: Per esempio, le singole registrazioni contenute in un registro di nascite o di battesimi, o di matrimoni, o di elezioni, o di deliberazioni A seconda dei casi, la descrizione può essere più o meno approfondita o dettagliata: schede, regesti [banche dati] C. Salmini, Strumenti di ricerca 14

15 Indici A volte possono esserci indici direttamente elaborati da singoli documenti, o da serie. Più spesso, si tratta di indici di strumenti di ricerca. Elementi da indicizzare, contenuti all interno di strumenti di ricerca Elaborati secondo criteri volta per volta specificati. Guide inventari schede, regesti, trascrizioni, edizioni di fonti, L operazione comporta l esigenza di normalizzare i nomi di persona, di luoghi, di enti altri elementi individuati C. Salmini, Strumenti di ricerca 15

16 L inventario In area italiana, nei decenni centrali del Novecento, il rapporto tra la storia dell'istituzione che ha prodotto la documentazione e l'elenco delle singole unità che la compongono è stato sottolineato con particolare enfasi. Questa attenzione ha sicuramente promosso un approfondimento sul versante della storia delle istituzioni, ma in taluni casi può aver causato una sorta di 'impoverimento' nel versante della descrizione archivistica. Taluni inventari prodotti sulla scorta di questa impostazione metodologica si presentano dunque articolati in due parti: l'introduzione, vero e proprio saggio di carattere storico archivistico istituzionale, e la descrizione delle singole unità, elencate in forma essenziale e sintetica, poiché la spiegazione di anomalie, caratteristiche peculiari

17 L'inventario I manuali di Archivistica dedicano un'attenzione particolare alla funzione degli inventari. Elio Lodolini: Descrive, o dovrebbe descrivere, l'archivio sulla base della storia delle istituzioni che hanno prodotto la documentazione; l'inventario, analitico o sommario, descrive il materiale documentario del fondo secondo l'ordine che ad esso è stato dato dal riordinatore. Lodolini enfatizza sulla scia della concezione di Giorgio Cencetti il rapporto molto stretto tra inventario e storia del soggetto produttore del fondo: il vero 'inventario' è la storia dell'istituzione che ha prodotto l'archivio

18 L'inventario A partire dalla fine degli anni '60, si mette in discussione questa concezione rigida e astratta dell'inventario. Augusto Antoniella propone di fatto un modello diverso: definisce l'inventario l'elencazione e la descrizione sistematica delle singole unità che compongono l'archivio, e aggiunge che esso deve essere anche integrato dalle necessarie notizie introduttive, atte a facilitarne la consultazione attenzione particolare va rivolta ai criteri seguiti nell'ordinamento; nelle 'notizie introduttive' vanno inseriti i dati essenziali per comprendere la natura dei documenti descritti.

19 Esigenze di uniformità e criteri di normalizzazione: in era pre-informatica, in Italia la circolare 39 del 1966 Uniformità redazionale dei lavori archivistici destinati alla pubblicazione Punto di riferimento costante, nei circa trent anni che precedono la nascita degli standard descrittivi internazionali, e ancora oggi. Il testo è pubblicato in: P. Carucci, Le fonti archivistiche. Ordinamento e inventariazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1983 e successive edizioni, poi: Roma, Carocci, 2006 e segg. ed è disponibile in rete all indirizzo: da qui si accede alla banca dati Normativa unitaria, si compilano i campi Tipologia numero Anno. C. Salmini, Strumenti di ricerca 19

20 La circolare del 1966 Nelle ultime sedute del Comitato per le pubblicazioni del Consiglio Superiore degli Archivi sono stati presentati, per la pubblicazione, lavori troppo difformi tra loro circa i criteri cui si ispirano o redatti in modo eccessivamente dissimile. Alcuni di essi apparivano inoltre manchevoli di dati essenziali per giustificarne la pubblicazione, o erano soltanto il rifacimento di vecchi lavori non destinati originariamente alla stampa. [ ] Va al riguardo tenuto presente che strumenti di corredo, ottimi per il servizio di sala di studio e per le altre necessità di istituto, non sempre sono del livello scientifico indispensabile per procedere alla pubblicazione. Si mettono al corrente comunque fin d'ora gli archivisti che intendono far pubblicare i loro lavori di alcune regole redazionali prevalse nel giudizio del Comitato per le pubblicazioni e tali che loro osservanza può costituire un primo avvio a quella omogeneità nella impostazione e nel rigore, che indispensabile perché possa parlarsi di "Collane" e non di riunioni di occasionali lavori. Tali regole, da tenersi presenti quale che sia la sede della pubblicazione, non risolvono naturalmente tutti i particolari problemi in inerenti all'inventariazione di ogni singolo archivio, che l'archivista dovrà porsi volta a volta. [ ] C. Salmini, Strumenti di ricerca 20

21 Circolare del Uniformità redazionale dei lavori archivistici destinati alla pubblicazione 1. Periodizzazione 2. Ordine di distribuzione della materia II INTRODUZIONE AGLI INVENTARI 1. Inquadramento storico 2. Descrizione dell'archivio 3. Avvertenze particolari 4. Bibliografia III INVENTARI 1. Grado di analiticità 2. Uniformità della scala adottata 3. Descrizioni delle singole voci 4. Osservazioni 5. Segnatura archivistica 6. Consistenza delle unità inventariate 7. Datazione 8. Allegati 9. Collocazione degli elementi nel dattiloscritto 10. Indice dei nomi 11. Specimen IV CASI PARTICOLARI 12. Pergamene 13. Statuti 14. Epistolari I CRITERI DI MASSIMA PER L'ORDINAMENTO C. Salmini, Strumenti di ricerca 21

22 Esigenze di uniformità e criteri di normalizzazione. La risposta nell attuale normativa L ICAR (Istituto Centrale per gli Archivi) è stato istituito formalmente con il decreto legislativo 20 ottobre 1998, n.368 con compiti di: "definizione degli standard per l'inventariazione e la formazione degli archivi, di ricerca e studio, di applicazione di nuove tecnologie." Tali funzioni sono state riconfermate dal Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività Culturali" (Decreto del Presidente della Repubblica n. 173, del 10 giugno 2004). In realtà è un istituzione recente, che non ha ancora espresso pienamente il ruolo affidatole. Indirizzo per accedere ai testi degli standard, compresa traduzione italiana (con versioni non sempre aggiornate): Conviene, per scaricare i documenti aggiornati, utilizzare il sito dell ANAI, a sua volta linkato dal CIA /ICA: C. Salmini, Strumenti di ricerca 22

23 Esigenze di uniformità e criteri di normalizzazione: era pre-informatica, in Italia la Guida generale degli Archivi di Stato italiani (voll. I IV), ; prima Qualche riferimento bibliografico: C. Pavone, Ma è poi tanto pacifico che l'archivio rispecchi l'istituto?, in «Rassegna degli archivi di Stato», 1970, 1, pp e dopo: P. Carucci, L'esperienza della Guida generale degli archivi di Stato nell'evoluzione dei criteri di normalizzazione in Italia, in «Archivi e computer», 1991/1, pp S. Vitali, Innovazione tecnologica e progetto culturale: la Guida generale, il progetto Anagrafe e le (possibili) prospettive future, in «Rassegna degli archivi di Stato», 1996, pp , che insieme a un ampia raccolta di contributi è disponibile nel sito stesso della Guida generale on line C. Salmini, Strumenti di ricerca 23

24 Tradizione e progettualità culturale: l attività editoriale archivistica in Italia Il progetto culturale della Guida generale degli Archivi di Stato italiani, illustrato da Claudio Pavone e Piero d Angiolini nell Introduzione all opera, è tuttora un fondamentale punto di riferimento per il metodo, la rete di complesse implicazioni di carattere archivistico, storico e istituzionale. Le scelte redazionali sistematiche e rigorose sono evidenziate alla fine dell Introduzione, e costituiscono tuttora una irrinunciabile fonte per comprendere e utilizzare nelle sue potenzialità anche la versione digitale on-line dei quattro volumi, in Rete dal C. Salmini, Strumenti di ricerca 24

25 La giornata di studio sulla Guida generale nel 1996, a 30 anni dall inizio del progetto Se fosse possibile applicare a un fatto importante, ma non di immenso rilievo (non dobbiamo montarci la testa), una formula come quella coniata per indicare l'atteggiamento dei socialisti di fronte alla prima guerra mondiale «né aderire né sabotare», potremmo dire che soprattutto nei primi anni una certa parte degli archivisti e della stessa amministrazione centrale si sono comportati nei riguardi della Guida in analogo modo. Sabotare, proprio no, perché fra l'altro c'era stato il Consiglio superiore degli archivi che aveva definito la Guida un impegno prioritario (anche se la formula nella vicenda pubblica italiana non sempre ha portato fortuna alle imprese considerate prioritarie); ma neanche con la convinta adesione che comporta un largo impiego di mezzi materiali e di energie umane. Ad un archivista che lavorava alla Guida non giungevano segnali che, così operando, egli giovava non solo alla scienza, ma anche (non c'è nessuna ragione di nascondere questo tipo di motivazioni) alla propria posizione, diciamo pure alla propria carriera negli Archivi. Sembrava, in qualche momento è sembrato, che un gruppetto di persone un po' fissate che sedevano nell'odiata Roma (ma che non contavano quanto i veri detentori del potere) volessero imporre al grande e complesso mondo degli archivi una loro visione troppo pedagogica e presuntuosa, troppo autoritaria. Non si teneva conto che, come è stato già accennato, una impresa di quella portata si può fare soltanto se ci si crede davvero e si tiene un po' in pugno la situazione. Claudio Pavone, Origini, natura, realizzazione A questo indirizzo si trova questo e gli altri contributi relativi alla storia della Guida: Il testo è frutto dell intervento alla giornata di studio: La Guida generale degli Archivi di Stato italiani e la ricerca storica, Roma, Archivio Centrale dello Stato, 25 gennaio 1996, insieme a tutti gli altri interventi (in parte pubblicati insieme nella Rete) in «Rassegna degli Archivi di Stato», LVI (1996), p C. Salmini, Strumenti di ricerca 25

26 Tradizione e progettualità culturale: l attività editoriale archivistica in Italia Le esperienze di cura editoriale delle centinaia di pubblicazioni degli Archivi di Stato, elencate singolarmente all interno della rispettiva collana: Pubblicazioni degli Archivi di Stato (PAS) poi Strumenti Fonti e sussidi poi Fonti e Sussidi Saggi Quaderni della Rassegna degli Archivi di Stato (QRas) Alcune indicazioni redazionali sono contenute anche nelle Norme per I collaboratori pubblicate nel 1992, e ora disponibili nella Rete all indirizzo: C. Salmini, Strumenti di ricerca 26

27 La tradizione editoriale archivistica in Italia esperienze di cura editoriale che in parte sono già disponibili nella Rete a partire dall indirizzo: Pubblicazioni scaricabili gratuitamente in formato PDF o selezionando: C. Salmini, Strumenti di ricerca 27

28 La tradizione editoriale archivistica in Italia. Gli archivi privati Una ricerca bibliografica tra le fonti a stampa, e tra quelle disponibili on-line in formato digitale, consente già di focalizzare come l Amministrazione archivistica si sia occupata degli archivi privati; all interno di questa categoria, in particolare di quelli familiari, ma anche di persone. - Indici della rivista «Rassegna degli Archivi di Stato»; (nella parte dedicata alle cose notevoli sono segnalati gli Archivi privati ); Nella collana Saggi 86. Istituto nazionale per la storia del Movimento di Liberazione in Italia, Storia d Italia nel secolo ventesimo. Strumenti e fonti, a cura di Claudio Pavone, vol. I: Elementi strutturali, Roma 2006, pp (dimensione file 3,5 Mb) 87. Istituto nazionale per la storia del Movimento di Liberazione in Italia, Storia d Italia nel secolo ventesimo. Strumenti e fonti, a cura di Claudio Pavone, vol. II: Istituti, musei e monumenti, bibliografia e periodici, associazioni, finanziamenti per la ricerca, Roma 2006, pp (dimensione file 2,2 Mb) 88. Istituto nazionale per la storia del Movimento di Liberazione in Italia, Storia d Italia nel secolo ventesimo. Strumenti e fonti, a cura di Claudio Pavone, vol. III: Le fonti documentarie, Roma 2006, pp (dimensione file 3,4 Mb) C. Salmini, Strumenti di ricerca 28

29 Prima degli standard, in Italia I progetti di informatizzazione condotti in Italia tra la metà degli anni 80 e i primi 90 in contesti e su fondi archivistici diversi contribuiscono a diffondere la consapevolezza e l esigenza di superare le differenze nelle tradizioni descrittive. In questa fase pre-standard si sviluppano numerose iniziative sulla normalizzazione (in particolare seminari interregionali e nazionali): ci si rivolge alle esperienze individuate generalmente come esempi di particolare valore scientifico: la Guida generale degli Archivi di Stato e la circolare del 1966 dell Ufficio studi e pubblicazioni; esempi di inventari pubblicati a stampa, che uniscono un rigoroso impianto metodologico ad una soluzione grafico redazionale particolarmente efficace e altrettanto rigorosa. C. Salmini, Strumenti di ricerca 29

30 Prima degli standard, in Italia In quello stesso decennio, si consolidano alcuni principi di base, in relazione ai software archivistici sviluppati: plurilivellarità dei fondi archivistici; difficoltà nel garantire il collegamento di ciascuna scheda al contesto di appartenenza; esigenza di esprimere le descrizioni con maggiore controllo C. Salmini, Strumenti di ricerca 30

31 Prima degli standard, in Italia La diffusione del personal computer e la nascita di software distribuito per la descrizione di archivi storici aumentano la spinta verso criteri descrittivi condivisi: struttura dei fondi e numero dei livelli l entrata dei dati: standard redazionali l uscita dei dati: stampe e ricerca C. Salmini, Strumenti di ricerca 31

32 La descrizione archivistica tra informatica e standard La diffusione dell uso di software e la possibilità di ricerca nella rete hanno reso più pressante la ricerca di soluzioni metodologiche, e più urgente la definizione di soluzioni comuni. Il contesto informatizzato di lavoro non è certo estraneo alla elaborazione dei medesimi, ma: gli standard descrittivi archivistici internazionali non appartengono all ambito informatico, anche se servono a produrre descrizioni destinate sempre di più ad essere communicate in un ambiente digitale questi standard descrittivi rappresentano un supporto essenziale per diffondere ed elevare la migliore metodologia di lavoro tra gli archivisti di tutto il mondo. C. Salmini, Strumenti di ricerca 32

33 Le strutture internazionali deputate all elaborazione degli standard ICA / CIA International Council on Archives (Firenze 1997) Con la collaborazione dell Unesco Commissione ad hoc sugli standard descrittivi (DDS) (Statement of Principles Regarding Archival Description), si trasforma in Comitato sugli standard descrittivi (CDS), si trasformerà in Committee on Best Practices and Standards (CBPS) Sottocomitato sugli strumenti di ricerca (Guidelines 2001) C. Salmini, Strumenti di ricerca 33

34 Standard archivistici internazionali ISAD(G), General International Standard Archival Description Seconda edizione, Stoccolma 1999 Congresso ICA Siviglia 2000 (Committee on Descriptive Standards - CDS) ISAAR (CPF), International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families Seconda edizione, Camberra 2003 Congresso ICA Vienna 2004 (Ad Hoc Commission on Descriptive Standards - CDS) Guidelines (Sub-committee on Finding Aids, Guidelines for the Preparation and Presentation of Finding Aids), 2001 ISDF, International Standard for Describing Functions First Edition, Dresden 2-4 may 2007 (Committee on Best Practices and Standards) ISDIAH, International Standard for describing Institutions with Archival Holdings, London, march 2008 (Committee on Best Practices and Standards) Congresso ICA Kuala Lampur agosto 2008 C. Salmini, Strumenti di ricerca 34

35 Una distinzione tra gli standard Ormai tutti i settori dell attività umana sono coinvolti o regolati da convenzioni o norme riconducibili a criteri comuni, o standard. E opportuno stabilire una distinzione tra standard di natura diversa, come: - standard di rappresentazione (Data Structure Standard) o di struttura dell informazione; es.formato MARC, o EAD; - standard di descrizione (Data Content Standard) sintassi, grammatica e organizzazione dell informazione Nazionali o internazionali; (per es. RICA, AACR2, MAD) - standard di contenuto (Data Value Standard) determinano coerenza e uniformità nel vocabolario (per es. liste d autorità, vocabolario controllato, thesauri) Questa suddivisione si basa su scelte di traduzione condivise con: Stefano Vitali, Maurizio Savoja, Michele Gianni, Laura Corti. Tale interpretazione non trova d accordo Giovanni Michetti e Monica Grossi, e il paragrafo curato da quest ultima nel volume di Mariella Guercio, Archivistica informatica, propone termini diversi. C. Salmini, Strumenti di ricerca 35

36 Standard archivistici internazionali Standard di rappresentazione (Data structure standard) In campo archivistico sono sempre più usati specifici formati, anche se non pubblicati ufficialmente come standard: EAD, Encoded Archival Description), e EAC (Encoded Context Description) Standard di descrizione (Data contents standards) ISAD(G) International Standard Archival Description ISAAR(CPF) International Standard Authority Record for Corporate Bodies, Persons and families Standard di contenuto (Data value standards) Si sta lavorando su Denominazioni dei fondi Intestazioni d autorità dei soggetti produttori C. Salmini, Strumenti di ricerca 36

37 ISAD(G) ISAAR (CPF) ISAD(G) General International Standard Archival Description ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate bodies, Persons and Families Montréal Stoccolma Si decide la revisione quinquennale La Commissione ad hoc si trasforma in Comitato permanente a edizione Stoccolma, pubblicata congr Siviglia Stoccolma Costituzione di un sottogruppo e prima bozza L Aja, bozza discussa e ampliata, poi diffusa per commenti La Commissione ad hoc si trasforma in Comitato permanente Parigi, documento approvato poi dal CIA/ICA Siviglia avvio revisione 2004 Pubblicato congr Vienna C. Salmini, Strumenti di ricerca 37

38 ISAD Regole generali 1.2 Lo scopo della descrizione archivistica è di identificare e illustrare il contesto e il contenuto della documentazione archivistica per promuoverne l accessibilità. Ciò si consegue creando accurate e appropriate rappresentazioni e organizzandole secondo modelli prestabiliti. Attività connesse all elaborazione di descrizioni archivistiche possono cominciare fin dal momento della formazione dei documenti, o anche in precedenza, e proseguire nel corso della vita dei documenti stessi. Tali attività rendono possibile stabilire quel controllo intellettuale necessario per far sì che documenti descrittivi affidabili, autentici e significativi siano tramandati nel tempo. C. Salmini, Strumenti di ricerca 38

39 ISAD Regole generali 1.5 Questo insieme di regole generali per la descrizione archivistica è parte di un processo che si propone: a) di assicurare l elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate ed autoesplicative; b) di facilitare il recupero e lo scambio di informazioni sulla documentazione archivistica; c) di permettere la condivisione di informazioni d autorità; e d) di rendere possibile l integrazione di descrizioni provenienti da differenti istituzioni archivistiche in un sistema informativo unificato. C. Salmini, Strumenti di ricerca 39

40 ISAD: regole generali 1. Descrizione in più livelli 2. Regole della descrizione in più livelli 2.1. Descrizione dal generale al particolare 2.2 Informazioni pertinenti al livello di descrizione 2.3. Collegamento tra le descrizioni 2.4. Non ripetizione delle informazioni I primi due punti costituiscono la premessa generale e metodologica necessaria per impostare correttamente nei suoi singoli aspetti la descrizione, articolata nel punto: 3. Elementi di descrizione C. Salmini, Strumenti di ricerca 40

41 ISAD Le 7 aree Le regole sono organizzate in sette aree di informazione descrittive: 3.1. Area dell identificazione 3.2. Area delle informazioni sul contesto 3.3. Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura 3.4. Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso ed utilizzazione 3.5. Area delle informazioni relative a documentazione collegata 3.6. Area delle note 3.7. Area di controllo della descrizione C. Salmini, Strumenti di ricerca 41

42 ISAD: i 26 elementi, di cui 6 obbligatori Tutti i ventisei elementi compresi nelle regole generali possono essere utilizzati, ma solo una parte di essi è indispensabile in ogni descrizione. Per lo scambio di informazioni a livello internazionale è da considerarsi essenziale solo un ridotto numero di elementi: 3.1. Area dell identificazione Segnatura/e o codice/i identificativo/i; Denominazione o titolo; Data/e Livello di descrizione Consistenza e supporto dell unità di descrizione (quantità, volume, dimensione fisica) Denominazione del/dei soggetto/i produttore/i C. Salmini, Strumenti di ricerca 42

43 Gli elementi costitutivi dell'inventario, nell articolazione delle ISAD denominazione (fondo, serie) intitolazione (unità archiv. / documentaria) datazione consistenza informazioni sul contesto descrizione del soggetto produttore correlato storia archivistica modalità di acquisizione o versamento dispersioni e scarti accertati criteri di ordinamento condizioni di accesso stato di conservazione

44 ISAD(G) Schema gerarchico C. Salmini, Strumenti di ricerca 44

45 ICA / CDS, Guidelines Linee guida per l elaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca Schema delle relazioni tra i livelli di descrizione e le tipologie degli strumenti di ricerca Fondo / subfondo Serie / sottoserie Fascicolo documento C. Salmini, Strumenti di ricerca 45

46 Ultimi suggerimenti bibliografici Gli strumenti della ricerca, a cura di Diana Toccafondi, [Archivio di Stato di Firenze Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica, 6], Firenze, Edfir, 1997 Guida operativa alla descrizione archivistica. La descrizione inventariale. Roberto Grassi, Paolo Pozzi, Maurizio Savoja. - San Miniato, Archilab, p. ; 24 cm. [esaurito] Guida operativa alla descrizione archivistica. Censimenti e guide a cura di Roberto Grassi e Paolo Pozzi, Archilab Regione Lombardia, Edizione provvisoria, Scaricabile all indirizzo: La Regione Lombardia ha pubblicato il primo manuale in assoluto redatto per accompagnare nella pratica il lavoro dell archivista: Guida operativa per l ordinamento e l inventariazione degli archivi storici di enti locali, nata ad opera di un gruppo di archivisti ed informatici nell ambito del Progetto Sesamo della Regione Lombardia, Glossario (Plain): R. Grassi, M. Messina, M. Savoja Glossari cui fare riferimento sono quelli presenti negli Standard internazionali Inoltre i testi classici relativi al tema: P. Carucci, Fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1983, pp (incluso il glossario e la circolare del 1966 sulla pubblicazione degli inventari). A. Romiti, I mezzi di corredo archivistici e problemi di accesso, in «Archivi per la storia», 1990, 2, pp , ora in Temi di archivistica, Maria Pacini Fazzi editore, [Lucca] 1996, pp C. Salmini, Strumenti di ricerca 46

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