ANALISI DEL SISTEMA DI GESTIONE MATERIALI AZIENDA OSPEDALIERA S.Orsola-Malpighi

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1 ANALISI DEL SISTEMA DI GESTIONE MATERIALI AZIENDA OSPEDALIERA S.Orsola-Malpighi

2 Obiettivo Analisi del processo di gestione materiale nel centro logistico (farmaci e beni economali) con particolare attenzione alle procedure fisiche ed informative di: Accettazione materiale Stoccaggio e/o transito nel centro logistico (CeLog) Servizio ai punti di consumo Rientro dai punti di consumo

3 Attività svolte_1 1. Analisi della anagrafica dei prodotti gestiti dal magazzino BENI FARMACEUTICI e dal magazzino ECONOMATO 2. Suddivisione della anagrafica in famiglie di prodotti con comportamento e criticità similari: Farmaci a T 8/25 C Farmaci a T controllata Stupefacenti Transiti Conto deposito Conto visione Voluminosi del magazzino economale Infiammabili

4 Attività svolte_2 3. Studio del flusso (materiali e info) che caratterizza la gestione delle singole macrofamiglie. Es: reparto Richiesta emissione d ordine magazzino prodotti addetto alla emissione ordini Emissione ordini case farmaceutiche 4. Raccolta dati da DB disponibili e susseguente analisi 5. Identificazione delle principali criticità/aspetti da approfondire 6. Conclusioni e definizioni delle potenziali attività future

5 MAPPA FLUSSO MATERIALI ok a scorta in transito in conto deposito? Centro LOG? Prodotti scaduti Prodotti in scadenza presso i p.ti di consumo? p.ti di? p.ti di? Prodotti scartati dai consumo Ri consumo Ai p.ti di consumo? p.ti di consumo Ui Reparti Ambulatori Uffici

6 R DDIP CT B UT CT OM CCHP P1P PEPR D DEPA GEUR CHGE UP Prodotti consegnati nel 2011_1 HP: analisi limitata ai prodotti in uso _ANNO 2011 Materiale con gestione a scorta : prodotti consegnati 532 utenze interessate dalle consegne, di cui: 100 reparti provvisti di posti letto 432 utenze generiche Scorta Materiale con gestione in scorta prodotti consegnati/posto letto

7 OA R CCHP 0600DEPA DSOC UT LPNP DHDV PEPR DEOC 0600DDIP OM UP NP PS NPCP GEUR 0600CHNP 0600CT LPPA PRN4 Prodotti consegnati nel 2011_2 Materiale con gestione in transito : prodotti consegnati 483 utenze interessate dalle consegne, di cui: 96 reparti provvisti di posti letto 387 utenze generiche Transito Materiale con gestione in transito prodotti consegnati/posto letto

8 Analisi di dettaglio su reparti pilota_set1/2011_2 Reparti selezionati DEG. CARDIOCHIRURGIA DEG. NEFROLOGIA, DIALISI/IPERT - SANTORO DEG. MEDICINA INTERNA - TOMASSETTI DEG. MEDICINA INTERNA - BOLONDI 0600DDIP - DEG.COM.CAMPIERI/PIRONI/FESTI/PS CORINAL 0600R102 - DEG T.I. ANESTESIOLOGIA - DI NINO posti giac (2011) giac/posto letto consegnati/ IR reparto letto giac (pz) ( ) ( /posto letto) posto letto (cons/giac) DDIP R giac/posto letto ( /posto letto) consegnati/posto letto 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 IR POSTO LETTO (cons/giac) 0 0 Note Il valore della giacenza è una foto istantanea, pertanto non significativa del comportamento medio

9 Analisi di dettaglio su reparti pilota_set2/11_12_5 APPARE INTERESSANTE (E NECESSARIO) MONITORARE ED APPROFONDIRE LE PROCEDURE E IL COMPORTAMENTO ALLA CONSEGNA E PER LA GESTIONE DEL MATERIALE DA PARTE DELLE PERIFERIE (REPARTI) APPARE UTILE RAGIONARE IL GRADO DI DETTAGLIO (up,cdr, altro) CON IL QUALE GESTIRE I FLUSSI E RACCOGLIERE I CORRISPONDENTI KPI PER AVERE DATI SOLIDI E CONSISTENTI CON IL REALE FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA

10 Criticità principali_1 Rapporto distorto fra punti di consumo-centro logistico (CeLog), fuori dalla normale logica cliente/fornitore (richieste credibili evasione certa con un livello di servizio monitorato) tendenza all accaparramento da parte dei punti di consumo, e revisione delle richieste, spesso in autonomia, da parte del CeLog Una consistente frazione dei codici gestiti a scorta nel magazzino FARMACI registra giacenza nulla a fine mese, in particolare in prossimità del razionamento di fondi che si verifica a fine anno. (sistema CeLog snello (+) ma con quale costo in periferia di giacenze e scarti (-) e con quale livello di rotture di stock (-)?) Procedure di chiamata/evasione ordine al centro logistico molto articolate, con regole deboli e poco rispettate proliferazione di canali differenti di ordinazione (mail, telefono,..), non sempre con il corretto significato alle priorità di urgenza tendenza a sovraordinare da parte dei punti di consumo ed assenza di feedback nei casi di non evadibilità dell ordine reiterazione continua delle richieste non evase per la cancellazione delle stesse da parte di CeLog (non c è backlog) Procedura informatica poco flessibile e in alcuni casi lontana dalla realtà

11 Criticità principali_2 Procedura di supporto per la riconsegna del materiale da parte dei p.ti di consumo migliorabile le riconsegne di materiale verso il CeLog non sono precisamente gestite dai punti di consumo (CeLog ok) la procedura di supporto non è informatizzata le riconsegne al magazzino spesso avvengono quando ormai il prodotto è prossimo alla scadenza o scaduto Scarso monitoraggio del comportamento dei punti di consumo, in termini di giacenza e di scarti di materiale in locale probabili comportamenti non omogenei e/o efficienti scarsa tracciabilità dei flussi e di controllo delle scorte (in real time o semi real time) a livello di punti di consumo. registrazione del solo consumo medio di reparto, che in ogni caso non rappresenta un benchmark di consumo legato al fabbisogno assenza di valutazione del flusso verso i punti di consumo mediante l effettiva unità di movimentazione

12 Criticità principali_3 Procedure di handling al centro logistico articolate e ridondanti (elevato consumo risorse) possibile razionalizzazione del layout e delle procedure di lavoro replicazione delle operazioni di controllo a causa della creazione parziale e/o a più riprese delle unità di consegna soggettività in alcune operazioni (preparazione spedizioni) Difficoltà di gestione del materiale destinato allo stoccaggio nelle celle frigorifere Pannello di KPI (key performance indicator) con principale vocazione logistica (tecnica ed economica) legati al comportamento dei punti di consumo e del CeLog è migliorabile non omogeneità nelle regole di compilazione dei database di supporto attualmente presenti valorizzazione delle caratteristiche dei materiali (giacenze e flussi) resa molto onerosa e complicata dalla soggettività di compilazione dei DB e dalla assenza di alcuni campi logistici (es: unità di movimentazione)

13 Next steps_1 PROGETTI DI MIGLIORAMENTO AD OGGI POTENZIALMENTE INTERESSANTI Premessa Il primo obiettivo (condizione necessaria per ogni miglioramento) è l introduzione di un corretto legame cliente_fornitore, fra CeLog e punti di consumo (resistenza al cambiamento!?) e della razionalizzazione del supporto informativo soprattutto circa le regole e la disciplina di compilazione P1 Monitoraggio della gestione dei materiali all interno di reparti pilota al fine di verificare la fattibilità e l impatto relativamente a: efficienza ed efficacia delle politiche di approvvigionamento (a meno dei metodi) strumenti (informatizzati) per la tracciabilità dei flussi di reparto (richieste, giacenze, riconsegne e scarti) strumenti (eventualmente automatici) per la gestione del magazzino di reparto

14 Next steps_2 P2 Definizione di un panel di KPI per il monitoraggio dei punti di consumo (soprattutto) e di CeLog, in funzione di driver di costo e/o dati di benchmark. L obiettivo nel medio termine è definire un benchmark dei consumi per centro di consumo (tra l altro evidenza sperimentale: monitoraggio efficienza) P3 Definizione di algoritmi per la gestione delle scorte in maniera coordinata all andamento della domanda reale e in funzione della disponibilità di prodotto (non necessariamente della presenza fisica a magazzino). P4 Work sampling delle attività di CeLog e identificazione delle operazioni VA (a valore aggiunto) e NVA (non a valore aggiunto) al fine di limitare l impatto delle operazioni NVA P5 Analisi delle procedure e dei costi legati al vettoriamento della merce verso i punti di consumo