Che cos è un database?

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1 1 Nozioni di base Che cos è un database? Avviare Access e aprire un database Interfaccia di Access Riquadro spostamento Database desktop o App Access Creare un database Chiudere un database Aprire un database

2 Microsoft Access 2013 Al giorno d oggi le basi di dati sono talmente diffuse che è difficile trascorrere una giornata senza aver, anche inavvertitamente, interagito con una di esse. Prelevare contanti da un Bancomat, acquistare un libro, prenotare un volo, fare shopping online e persino fare la spesa, sono tutte operazioni che probabilmente coinvolgono un operatore o un programma informatico che interagisce con una base di dati. Prima di entrare nei meandri del funzionamento di Access 2013, cerchiamo di capire che cos è un database, quali sono i componenti di cui è costituito e come funziona da un punto di vista non solo fisico, ma anche logico. Che cos è un database? Le definizioni più di sovente adottate per questo tipo di oggetto sono: Un insieme di dati contenuti in una tabella Collezione organizzata di informazioni correlate Ebbene, direi proprio di sì, tali definizioni sono appropriate, ma vediamo di andare un pochino nei dettagli. Un database è costituito fondamentalmente da campi, record, tabelle. Per capire meglio questi concetti esamina l elenco telefonico della tua città. Lo puoi considerare banalmente come un semplice database costituito da una tabella, con quattro campi e innumerevoli record. L insieme delle informazioni relative a un particolare abbonato rappresenta il record (nome+cognome+indirizzo+numero di telefono). Una particolare informazione di un abbonato (il nome, il cognome, l indirizzo o il numero di telefono) rappresenta un campo. L intero elenco telefonico costituisce la tabella del database, ovvero l insieme di record che contengono gli stessi campi. Certo, lo scopo di un database non si limita alla semplice archiviazione elettronica di dati, pertanto le tabelle non rappresentano l unico tipo di oggetto che possiamo trovare all interno del database. Se tu volessi una particolare informazione contenuta in qualche tabella del database? Tenendo presente che le tabelle possono essere visualizzate in due modi: come Foglio dati, e in tal caso mostrano le informazioni al loro interno contenute; come Struttura, con cui verranno mostrati i campi di cui sono costituite; direi apri la tabella in visualizzazione Foglio dati e cerca l informazione desiderata. E se tale tabella contenesse migliaia di record? Non puoi certo consultarle tutte per individuare l informazione giusta! E allora? Chiedila direttamente al database. 4

3 1: Nozioni di base Il compito di richiedere un informazione e quindi fornire la risposta è svolto da un oggetto che prende il nome di query. Per rendere più agevole l inserimento delle informazioni all interno dei campi delle tabelle puoi invece avvalerti delle maschere, le quali si presentano come fogli da compilare. Se invece desideri fornire delle stampe che mostrano i dati contenuti in una o più tabelle del database, l oggetto al quale devi ricorrere è il report. E considerando lo sviluppo di Internet non potevano mancare oggetti che consentono la visualizzazione e la manipolazione dei dati per mezzo di Internet Explorer. Tali oggetti prendono il nome di App Access. Infine, in un database puoi avvalerti anche di macro e moduli, oggetti che consentono di eseguire operazioni specifiche per automatizzare determinate elaborazioni o estendere le funzioni. Questi ultimi non verranno trattati nel libro, in quanto riguardano utenti che hanno già una certa esperienza. Ora che ti sei fatto un idea generale dello scenario all interno del quale dovrai lavorare, possiamo procedere allo studio di Access Avviare Access e aprire un database Per cominciare a lavorare con Access non ti resta che avviarlo. Per lanciare il programma, premi il pulsante destro del mouse sulla schermata iniziale di Windows 8. Sulla barra inferiore che compare scegli Tutte le App: viene visualizzato un elenco di tutti i programmi e di tutte le App che risultano installate sul tuo computer. Sotto la categoria Microsoft Office 2013, trovi Microsoft Access. Se lavori con versioni precedenti di Windows trovi tale comando nel menu Start. All avvio di Access ti viene proposta una schermata (vedi figura 1.1) a partire dalla quale, come vedremo in maniera dettagliata nel corso di questo libro, puoi scegliere di aprire o creare un nuovo database. Per entrare nell applicazione e iniziare così a scoprirne un po l interfaccia, fai clic sul modello proposto Database desktop vuoto. Digita il nome che desideri assegnargli nella finestra che compare, quindi premi il pulsante Crea. Ecco apparire il tuo primo database, contenente un unica tabella vuota alla quale viene assegnato il nome Tabella 1 e nella quale dovrai creare i campi e tutti gli elementi che faranno parte del database. La creazione di ciascun elemento verrà affrontata in maniera dettagliata nei successivi capitoli di questo libro ma, dal momento che per riuscire a lavorare su un database è necessario conoscere prima di tutto gli strumenti che Access ti mette a disposizione, ora li presento parlando dell interfaccia. 5

4 Microsoft Access 2013 Figura 1.1 Come si presenta la finestra di Access all avvio. Interfaccia di Access La finestra che si presenta quando apri un database di Access è divisa in zone, ciascuna adibita a funzioni diverse. La barra del titolo, nella parte superiore della finestra, riportante il titolo del database sul quale stai lavorando (vedi figura 1.2). La barra multifunzione (corrispondente al termine inglese Ribbon) tramite cui Microsoft Access 2013 semplifica l accesso ai comandi. Questa è un area che sostituisce i vecchi menu e le vecchie barre degli strumenti. La filosofia con cui lavora la barra multifunzione è quella di tenere sempre in mostra, mentre stai lavorando, i comandi di cui disponi, piuttosto che tenerli nascosti sotto menu o su barre di strumenti non visualizzate. La barra multifunzione è costituita da due tipi di schede: schede di comando (vedi figura 1.2): Home, Crea, Dati esterni, Strumenti database, i cui nomi appaiono in automatico, sotto la barra del titolo, non appena lanci l applicazione di Access. Non appena fai clic sul nome di una scheda, appare il gruppo con i comandi proposti. Per avere la barra multifunzione sempre ben in vista, anche mentre lavori, fai clic sul pulsante Aggiungi barra multifunzione che trovi all estrema destra della barra stessa. Su tale pulsante è rappresentata una puntina che si trasforma in una freccia verso l alto quando attivi la visualizzazione. Facendo clic su tale freccia, la barra verrà nuovamente nascosta e resa visibile solo quando fai clic sul nome di una delle schede; 6

5 1: Nozioni di base schede contestuali (vedi figura 1.2): si aggiungono a quelle predefinite nel momento in cui esegui attività più specifiche, quali la creazione di una maschera o di un report, offrendo comandi relativi solo a quella particolare attività. In tali schede, i vari comandi che Access mette a disposizione sono organizzati in riquadri, detti Gruppi. Tale organizzazione tiene conto degli elementi sui quali i comandi agiscono. Per esempio nella scheda Home trovi il gruppo Formattazione testo contenente tutti i comandi che intervengono sul carattere (appunto) che costituisce il testo. Tali comandi riguardano il grassetto, il corsivo, il sottolineato, la dimensione e il tipo di carattere, il colore ecc.; il gruppo Ordina e filtra mostra, invece, i comandi disponibili per ordinare e filtrare i dati contenuti in una colonna. Figura 1.2 Come si presenta l interfaccia di Access. Il nome di ciascun gruppo, riportato nella parte inferiore, è molto spesso affiancato da un piccolo pulsante riportante una freccia obliqua (vedi figura 1.3). Tale pulsante, se premuto, apre una finestra di dialogo oppure un riquadro Attività, attraverso cui puoi intervenire su ulteriori opzioni relative all elemento a cui il gruppo fa riferimento. Figura 1.3 Pulsante per richiamare una finestra di dialogo o un riquadro Attività relativo all elemento a cui il gruppo fa riferimento. Il pulsante File, localizzato nell angolo in alto a sinistra della finestra del programma (fai sempre riferimento alla figura 1.2), apre quello che viene indicato da Microsoft con il termine backstage (vedi figura 1.4). Offre un elenco di comandi necessari ad aprire, stampare, condividere e gestire documenti. Il backstage è essenzialmente un punto di riferimento unico per le informazioni sui database e per le attività più comuni che si possono eseguire. Oltre al- 7

6 Microsoft Access 2013 le voci per l apertura, la chiusura e il salvataggio dispone di alcune sezioni che raccolgono diversi comandi e sottomenu dedicati a una precisa funzionalità. Le sezioni di cui dispone Access sono Informazioni, Nuovo, Apri, Salva e Salva con nome, Stampa, Account e Opzioni. Figura 1.4 Backstage di Access. La barra di accesso rapido: è una piccola barra degli strumenti che sovrasta il pulsante File nella parte superiore della finestra (vedi figura 1.5), preposta a contenere i pulsanti a cui si ricorre più spesso con lo scopo di renderli subito accessibili. Per impostazione predefinita contiene i pulsanti: Salva, per procedere al salvataggio del file sul quale stai lavorando; Annulla, per annullare l ultima operazione eseguita; Ripeti: per ripristinare l ultima operazione annullata; Personalizza: per personalizzare la barra stessa. Figura 1.5 Barra di accesso rapido. La barra di accesso rapido può essere spostata. A tal fine premi il pulsante Personalizza e scegli dal menu la voce Mostra sotto (o sopra) la barra multifunzione, in base alla posizione in cui vuoi collocarla. 8

7 1: Nozioni di base Per aggiungere un comando alla barra, sempre dal menu Personalizza scegli il nome del pulsante che desideri aggiungere. Qualora non comparisse in questo menu, scegli la voce Altri comandi. Si apre la finestra di dialogo mostrata nella figura 1.6 nella quale, dal menu Scegli comandi da, occorre selezionare la scheda cui appartiene il comando che vuoi aggiungere alla barra di accesso rapido. Seleziona il comando nell area sottostante, quindi premi il pulsante Aggiungi. Tale comando compare ora nel riquadro destro, insieme ai pulsanti predefiniti. Ripeti questa procedura per ogni pulsante che desideri aggiungere. Al termine premi OK per confermare e chiudere la finestra. Figura 1.6 Finestra di dialogo per personalizzare la barra di accesso rapido. Infine, per rimuovere un pulsante dalla barra, fai clic su di esso con il pulsante destro del mouse. Dal menu così richiamato scegli Rimuovi dalla barra di accesso rapido. Riquadro spostamento Particolarità di Access è il riquadro spostamento (vedi figura 1.7) nel quale vengono visualizzati tutti gli oggetti che fanno parte del tuo database organizzati in base al tipo, alla data di creazione, alla data di modifica, alla tabella correlata (secondo le dipendenze degli oggetti) oppure ai gruppi personalizzati. 9

8 Microsoft Access 2013 Per richiedere la visualizzazione di un tipo di oggetto piuttosto che un altro, apri il menu che si trova nella parte superiore del riquadro spostamento, nell area Passa a categoria, e seleziona una categoria. Riapri lo stesso menu e scegli, nell area Filtro per gruppo, un eventuale voce per filtrare ulteriormente gli elementi appartenenti alla categoria scelta al passaggio precedente. Tali voci dipendono dalla categoria selezionata. Una volta scelta la categoria (ed eventualmente il filtro) il riquadro mostra l elenco degli elementi richiesti. Se desideri disporre di maggior spazio per la progettazione di un database puoi comprimere il riquadro spostamento in modo che occupi meno spazio pur rimanendo disponibile. A tal fine premi il pulsante di apertura/chiusura situato nell angolo in alto a destra dello stesso riquadro (quello riportante due frecce rivolte verso sinistra). Puoi riaprirlo in qualunque momento facendo clic sul pulsante che riporta 2 frecce rivolte verso destra. Figura 1.7 Riquadro spostamento. Infine la finestra di Access presenta la barra di stato (vedi figura 1.8) la quale, oltre a riportare la modalità di visualizzazione nella quale stiamo lavorando, con- 10

9 1: Nozioni di base tiene i pulsanti per facilitare il passaggio da una visualizzazione all altra, come avremo modo di verificare più avanti. Figura 1.8 La barra di stato. Database desktop o App Access Per prepararsi alla creazione di un database di Access è necessario valutare i seguenti aspetti e decidere conseguentemente quali sono gli elementi necessari: lo scopo del database e il tipo di utenti da cui verrà utilizzato; le tabelle, ovvero i dati che includerà il database; le query e i report di cui hanno bisogno gli utenti del database; le maschere necessarie per la consultazione o l immissione dei dati. Una corretta valutazione di questi aspetti consentirà di progettare un database con una struttura appropriata, nonché utile e utilizzabile. Inoltre, nell era del cloud in cui ci troviamo, dovrai anche decidere se sviluppare un database desktop, ovvero un tradizionale database utilizzato su computer desktop, oppure un App Access, che costituisce un nuovo sistema per il recupero di dati online. Un Access Web App è un nuovo tipo di database creato in Access che puoi utilizzare e condividere con altri utenti tramite un browser Web. Per creare un App è sufficiente selezionare il tipo di dati che desideri monitorare (contatti, attività, progetti ecc.). Access crea la struttura del database, completa di viste per aggiungere e modificare i dati. I comandi di base e i comandi per gli spostamenti sono incorporati, quindi potrai iniziare a usare l App immediatamente. Utilizzando come host il server SharePoint o il sito Office 365, potrai creare un App per database di alto livello da usare con il browser. Le App Access utilizzano SQL Server per offrire le migliori prestazioni e salvaguardare l integrità dei dati. Nel corso del libro ci occuperemo principalmente di creare un database desktop; solo nell ultimo capitolo vedremo come sviluppare in modo rapido un App Access. Creare un database Ora che abbiamo chiarito la differenza tra database desktop e App Access, possiamo procedere nella creazione di un database. Per facilitarti il compito, Access mette a disposizione dei modelli con cui potrai risparmiare tempo. Con un modello non sarà necessario partire dal nulla, ma ovviamente dovrai trovare il mo- 11

10 Microsoft Access 2013 dello di database che più si avvicina a quello che desideri realizzare, al fine di ridurre gli interventi per renderlo adatto alle tue esigenze. Per creare un nuovo database, oltre che dalla schermata di avvio di Access, puoi procedere nella maniera che segue: attiva il backstage premendo il pulsante File; scegli il comando Nuovo; l area centrale mostra un elenco di modelli tra cui puoi scegliere, oltre a presentare la voce Database desktop vuoto. Se desideri scegliere un database contenente tabelle, maschere e report, procedi come segue: nell area centrale fai clic sul modello che pensi possa soddisfare le tue esigenze. Tieni presente nella tua scelta che i modelli contrassegnati da un icona a forma di globo consentono di creare App Access, quelli con la parola desktop nel titolo creano database desktop tradizionali; si apre una finestra che mostra l anteprima e la descrizione del modello scelto; nella casella Nome file digita il nome che desideri assegnare ai database; premi il pulsante Selezionare il percorso per il database che affianca la casella Nome per procedere alla selezione della cartella nella quale vuoi memorizzarlo; quindi premi il pulsante Crea per confermare la creazione. Questa volta ti si presenta un database contenente già un certo numero di tabelle, ciascuna dotata di campi, secondo appunto il modello scelto. Puoi procedere alla personalizzazione del database intervenendo su qualsiasi elemento secondo le procedure che apprenderai nel corso di questo libro. Qualora, invece, nessuno dei modelli proposti ti soddisfacesse e desiderassi accedere a ulteriori modelli presenti sul sito Microsoft, utilizza la casella di ricerca Cerca modelli online che trovi nella parte superiore. Digita il termine che pensi rappresenti al meglio il file che vuoi creare (vendite, progetto, risorse), quindi conferma premendo Invio. In poco tempo l area centrale mostrerà altri modelli tra cui potrai scegliere. Ovviamente, perché tu riesca a visualizzarli, è necessario che il tuo computer sia collegato a Internet. Dal momento in cui crei un database, se non hai necessità di cambiare locazione al file, non devi più salvarlo, perché ogni record è salvato immediatamente ogni volta che apporti delle modifiche. Gli eventuali lavori prodotti sulla struttura di tabelle, maschere, report vengono invece salvati al momento della chiusura della singola finestra. Pertanto puoi chiudere il database alla fine del lavoro senza doverti preoccupare di salvare le operazioni svolte. 12

11 1: Nozioni di base Chiudere un database Dal momento che per ogni database di Access che apri viene creata una finestra indipendente, la chiusura di un database equivale a chiuderne la finestra. Pertanto, per chiudere un database, seleziona Chiudi dal backstage cui accedi premendo il pulsante File, oppure fai clic sul pulsante Chiudi finestra (vedi figura 1.9). Figura 1.9 Chiudere un database. La chiusura di un database avviene anche creando un nuovo database o aprendone un altro per mezzo della funzione Apri. Se desideri aprire più database contemporaneamente, devi procedere a partire da Gestione risorse. A tal fine premi il pulsante destro del mouse sull angolo in basso a destra e scegli Esplora file per accedere a Gestione risorse. Nel caso tu stia utilizzando Windows 7, accedi a Gestione risorse facendo clic con il pulsante destro del mouse sul pulsante Start. Sfoglia le cartelle per individuare il file di Access che desideri aprire, quindi fai doppio clic su di esso per procedere alla sua apertura. Quando lavori con più database di Access, per passare da uno all altro procedi in uno dei seguenti modi: fai clic sul pulsante relativo ad Access, posto sulla barra delle attività. Vengono visualizzate delle finestre in miniatura (una per ogni database che risul- 13

12 Microsoft Access 2013 ta aperto in quel momento). Fai clic su quella che rappresenta il database che desideri attivare; oppure tieni premuto il tasto Alt, quindi premi Tab: appare una piccola finestra che presenta una serie di icone, una per ogni finestra aperta. Tenendo sempre premuto Alt, fai clic su Tab per spostarti da un icona all altra; nella casella sottostante le icone, viene riportato il titolo del documento, nonché il nome dell applicazione con cui è stato creato. Una volta individuata l icona che rappresenta il database sul quale desideri lavorare, rilascia sia il tasto Alt sia il tasto Tab. Aprire un database Se invece di creare un nuovo database vuoi lavorare su uno già esistente, devi innanzitutto aprirlo. Per aprire un database di Access procedi nel modo seguente: premi il pulsante File per accedere al backstage; scegli il comando Apri per accedere a una schermata che presenta un riquadro centrale con quattro scelte: Recenti: visualizza un elenco di file di Access sui quali hai lavorato di recente. Nella migliore delle ipotesi trovi già il nome del file nell elenco dei documenti recenti, in tal caso basta un clic su di esso per aprirlo; SkyDrive: è un servizio Microsoft gratuito che consente di archiviare online i propri file, proteggendoli con una password; Computer: include tutte le cartelle presenti nel computer; Aggiungi una posizione: consente di aggiungere una posizione online in cui salvare il database. Consideriamo il caso in cui il database si trovi sul computer. Scegli la voce Computer: l area destra della schermata mostra un elenco di cartelle sulle quali hai lavorato di recente. Se in tale area è presente il nome della cartella nella quale si trova il database che desideri aprire, fai clic su di essa per aprirla. Qualora invece non fosse presente, premi il pulsante Sfoglia. In entrambi i casi si apre la finestra di dialogo Apri attraverso cui devi procedere a individuare il database da aprire. Mentre nel primo caso sei già posizionato sulla cartella contenente il database (nella casella Indirizzo compare il nome della posizione corrente in cui ti trovi; vedi figura 1.10), nel secondo caso dovrai procedere a individuarla. Per questo scopo puoi accedere alle cartelle locali del tuo computer premendo l icona Computer che si trova nell area laterale di questa finestra (perché sia visibile scorri verso il basso utilizzando la barra di scorrimento). Selezionando, invece, l icona Rete accedi a tutti i dischi della rete. 14

13 1: Nozioni di base La casella Indirizzo della finestra di dialogo Apri visualizza il percorso usando un metodo chiamato breadcrumbing (tradotto letteralmente a briciole di pane : il nome si riferisce a Hansel e Gretel che lasciarono una traccia di briciole di pane per trovare il percorso per tornare a casa). Il nome sull estrema destra rappresenta il nome della cartella aperta. I nomi che lo precedono sulla sinistra sono quelli delle cartelle genitori. Questa visualizzazione a briciole di pane non solo ti indica dove sei, ma è anche interattiva. Per andare in una delle cartelle genitori fai clic sul suo nome presente sulla barra indirizzo. La barra indirizzo può anche dirti le sottocartelle che una cartella contiene e permetterti di navigare nelle sottocartelle semplicemente con un doppio clic. Infatti, se fai clic sulla freccia rivolta verso destra situata a fianco del nome di ciascuna cartella presente sulla barra Indirizzo (vedi figura 1.10), compare un menu a discesa che elenca tutte le sottocartelle contenute in quella cartella. In tale menu il nome della sottocartella riportato in grassetto indica la sottocartella aperta in quel momento. Fai clic sul nome della sottocartella su cui desideri spostarti. Una volta localizzato il database, fai doppio clic sul suo nome, oppure selezionalo e premi il pulsante Apri. Il tuo database viene quindi aperto nella finestra di Access. Figura 1.10 Finestra di dialogo Apri. Sin dalla versione 2003, l utente ha la possibilità di creare facilmente copie di backup dei suoi file direttamente da Access. In questa versione ciò è possibile usando il comando Backup database, accessibile dal backstage. 15

14 Microsoft Access 2013 Attiva il backstage premendo il pulsante File; scegli il comando Salva con nome; nell area centrale seleziona il comando Backup database; Access visualizza la finestra di dialogo Salva con nome e assegna al database il nome dell originale seguito dalla data corrente, in modo che copie future di backup non sovrascrivano quelle precedenti; è possibile salvare le copie di backup in una posizione specifica sul sistema locale oppure sulla rete. Nel primo caso scegli l icona Computer nella finestra Salva con nome, nel secondo caso scegli Rete, quindi procedi a selezionare la cartella nella quale desideri memorizzarlo; una volta individuata la cartella premi il pulsante Salva per procedere all operazione. 16