Elenco dei servizi erogati ai fini della redazione della Carta dei Servizi dell Università del Salento Direzione Generale Area Amministrativa

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1 Elenco dei servizi erogati ai fini della redazione della Carta dei Servizi dell Università del Salento Direzione Generale Area Amministrativa Capo area Dott. Sebastiano Solidoro Personale tecnico-amministrativo skype: sebastiano.solidoro Sede Piazza Tancredi, Lecce Tel: L Area Amministrativa si articola in due uffici: Ufficio Organi Collegiali; Ufficio Documentazione e Archivi.

2 Ufficio Organi Collegiali Responsabile dell ufficio: Dott. Sebastiano Solidoro Tel: Fax: sede Piazza Tancredi, Lecce L Ufficio svolge le attività connesse al funzionamento ed allo svolgimento delle attività dei seguenti organi di Ateneo: Senato Accademico, Consiglio di Amministrazione, Collegio dei Revisori dei Conti, Consiglio degli Studenti, Comitato per lo Sport Universitario, Difensore Civico, Consulta del Personale tecnico amministrativo. In particolare l ufficio eroga i seguenti servizi: Servizi per gli utenti interni: gestione delle sedute degli organi collegiali: predisposizione degli ordini del giorno, predisposizione degli ordini del giorno integrativi, convocazione ordinaria e straordinaria degli organi deliberanti, verifica della corretta istruttoria delle proposte di delibera, predisposizione dei fascicoli delle sedute, verbalizzazione delle sedute, registrazione e repertoriazione delle delibere assunte e successivo inoltro attraverso il protocollo informatico, redazione dei verbali, inoltro dei verbali, predisposizione dei verbali per la sottoscrizione e la vidimazione degli stessi, conservazione cartacea e archiviazione informatica dei verbali approvati e sottoscritti delle adunanze; il rilascio di estratti autentici di verbali, della predisposizione e rilascio atti, prospetti, dati, ecc.; la gestione amministrativo-contabile delle spettanze riconosciute ai componenti degli organi e gestione dei budget eventualmente assegnati agli organi di governo la cura: delle convocazioni e delle riunioni della Commissione Decreti d Urgenza; dell archivio informatico delle anagrafiche dei componenti degli Organi di Governo; il supporto ai gruppi di lavoro costituiti in seno ad alcuni Collegi attraverso la gestione delle riunioni, dell elaborazione e dello smistamento dei documenti messi a punto dai predetti gruppi di lavoro; l invio di dati statistici e prospetti i cui termini non siano previsti da disposizioni di legge; Gestione, per le parti di competenza, del portale web del Senato Accademico e del Consiglio di Amministrazione Servizi per gli utenti esterni: gestione delle sedute degli organi collegiali: predisposizione degli ordini del giorno, predisposizione degli ordini del giorno integrativi, convocazione ordinaria e straordinaria degli organi deliberanti, verifica della corretta istruttoria delle proposte di delibera, predisposizione dei fascicoli delle sedute, verbalizzazione delle sedute, registrazione e repertoriazione delle

3 delibere assunte e successivo inoltro attraverso il protocollo informatico, redazione dei verbali, inoltro dei verbali, predisposizione dei verbali per la sottoscrizione e la vidimazione degli stessi, conservazione cartacea e archiviazione informatica dei verbali approvati e sottoscritti delle adunanze; il rilascio di estratti autentici di verbali, della predisposizione e rilascio atti, prospetti, dati, ecc.; la gestione amministrativo-contabile delle spettanze riconosciute ai componenti degli organi e gestione dei budget eventualmente assegnati agli organi di governo la cura: delle convocazioni e delle riunioni della Commissione Decreti d Urgenza; dell archivio informatico delle anagrafiche dei componenti degli Organi di Governo; il supporto ai gruppi di lavoro costituiti in seno ad alcuni Collegi attraverso la gestione delle riunioni, dell elaborazione e dello smistamento dei documenti messi a punto dai predetti gruppi di lavoro; l invio di dati statistici e prospetti i cui termini non siano previsti da disposizioni di legge.

4 SERVIZIO DESTINATARI MODALITÀ DI ATTIVAZIONE Gestione delle sedute degli organi collegiali: a) predisposizione degli ordini del giorno, predisposizione degli ordini del giorno integrativi, convocazione ordinaria e straordinaria degli organi deliberanti, verifica della corretta istruttoria delle proposte di delibera, predisposizione dei fascicoli delle sedute, b) verbalizzazione delle sedute, registrazione e repertoriazione delle delibere assunte e successivo inoltro attraverso il protocollo informatico, redazione dei verbali, c) inoltro dei verbali, predisposizione dei verbali per la sottoscrizione e la vidimazione degli stessi, conservazione cartacea e archiviazione informatica dei verbali approvati e sottoscritti delle adunanze; d) istruttoria proposte di delibera di competenza dell area - Componenti organi collegiali - Dirigenti Ateneo - Capi Area - Capi Ufficio - Capi Servizio - Organizzazioni Sindacali a: ufficio.organi.collegi ali@unisalento.it SUPPORTO ALL UTILIZZO a: nadia.chiriaco@u nisalento.it, hiber.scardino@u nisalento.it, annamaria.tarrico ne@unisalento.it, mariacristina.met rangolo@unisalen to.it, sebastiano.solidor o@unisalento.it GIORNI E ORARI DI FRUIZIONE VENERDI INDICATORI DI QUALITÀ del Servizio : Elevato grado di accessibilità mediante pubblicazione sul sito web della documentazione per i Componenti degli OOCC e lo smistamento tramite sistema di gestione documentale informatizzato delle deliberazioni, dalla fase di istruttoria alla fase di esecutività. : a) giornaliera b) quindicinale c) giornaliera d) giornaliera INFORMAZIONI, LINK UTILI E MODULISTICA Consultare il Portale di Ateneo ( e seguire il percorso: Home page» Ateneo» Amministrazione» Area Amministrativa» Ufficio organi collegiali OUTPUT E TEMPISTICHE convocazioni, deliberazioni, verbali a) 30 giorni b) 7-15 giorni c) 1 giorno d) 1 giorno Continuità: gli obiettivi prefissati sono sempre raggiunti : Pubblicazione dei documenti e dei verbali sul sito di Ateneo in apposite sezioni (alcune

5 riservate ad uso esclusivamente interno) Rilascio di estratti autentici di verbali, della predisposizione e rilascio atti, prospetti, dati, ecc. Gestione amministrativo-contabile delle spettanze riconosciute ai componenti degli organi e gestione dei budget eventualmente assegnati agli organi di governo Cura: 1) delle convocazioni e delle riunioni della Commissione Decreti d Urgenza; 2) dell archivio informatico delle anagrafiche dei componenti degli Organi di Governo; - Strutture interne - Enti (MIUR ) - Richiedenti accesso agli atti - Componenti organi collegiali 1) - Componenti dei componenti della CDU - Strutture dell Ateneo 2)strutture dell Ateneo a: nadia.chiriaco@u nisalento.it hiber.scardino@u nisalento.it annamaria.tarrico ne@unisalento.it, mariacristina.met rangolo@unisalen to.it, sebastiano.solidor o@unisalento.it ufficio.organi.coll egiali@unisalento.it hiber.scardino@u nisalento.it, ufficio.organi.coll egiali@unisalento.it a: nadia.chiriaco@u nisalento.it hiber.scardino@u nisalento.it annamaria.tarrico ne@unisalento.it, mariacristina.met VENERDI VENERDI VENERDI Efficacia: elevata capacità nel raggiungimento degli obiettivi prefissati : : erogazione semestrale : Outpur: estratti, prospetti, dati, ecc. 1 ora richiesta accreditamento competenze 2 ore convocazioni, verbali 1 ora

6 Supporto ai gruppi di lavoro costituiti in seno ad alcuni Collegi attraverso la gestione delle riunioni, dell elaborazione e dello smistamento dei documenti messi a punto dai predetti gruppi di lavoro; Invio di dati statistici e prospetti i cui termini non siano previsti da disposizioni di legge. Enti esterni (altri Atenei ) rangolo@unisalen to.it, sebastiano.solidor o@unisalento.it ufficio.organi.coll egiali@unisalento.it Individuato di volta in volta VENERDI : su espressa richiesta : su espressa richiesta deliberazioni, verbali 1 ora Gestione, per le parti di competenza, del portale web del Senato Accademico e del Consiglio di Amministrazione Componenti OOCC, strutture dell Ateneo VENERDI VENERDI ome_page home_page pubblicazione preventiva degli atti da sottoporre al Senato Accademico ed al Consiglio di Amministrazione 15 minuti per argomento

7 Ufficio documentazione e archivi Responsabile dell ufficio: Dott. Sebastiano Solidoro sebastiano.solidoro@unisalento.it Tel: Fax: sede Piazza Tancredi, Lecce L Ufficio Documentazione e Archivi assicura i seguenti servizi: Servizi per gli utenti interni: la manutenzione e l aggiornamento del Manuale di Gestione del Sistema Informativo di Gestione Documentale (S.I.G.D.) dell Ateneo; il coordinamento amministrativo degli uffici di gestione del servizio di protocollo informatico, di gestione dei flussi documentali e degli archivi delle AA.OO.OO dell Ateneo attraverso la definizione e manutenzione degli standard di riferimento necessari alla realizzazione del sistema di federazione dei protocolli dell Ateneo; l assistenza ed il sostegno amministrativo alle Unità Organizzative utenti del sistema SIGD e agli uffici/servizi di gestione dei documenti delle AA.OO.OO. diverse dall Amministrazione Centrale; la gestione informatica dei documenti; il servizio archivio corrente e archivio deposito; le comunicazioni verso l Agenzia per l Italia Digitale; le procedure di rilascio del dispositivo di firma digitale al personale dell Ateneo e gestione dei rinnovi; le procedure di rilascio del dispositivo di firma remota ai docenti dell Ateneo per la verbalizzazione on-line degli esami di profitto degli studenti; la costituzione ed archiviazione della raccolta completa, anche in copia, dei verbali delle sedute degli organi delle strutture didattiche, di ricerca e di servizio; la gestione dell archivio storico di Ateneo; la gestione dell Albo Ufficiale di Ateneo. Servizi per gli utenti esterni: la manutenzione e l aggiornamento del Manuale di Gestione del Sistema Informativo di Gestione Documentale (S.I.G.D.) dell Ateneo; il coordinamento amministrativo degli uffici di gestione del servizio di protocollo informatico, di gestione dei flussi documentali e degli archivi delle AA.OO.OO dell Ateneo attraverso la definizione e manutenzione degli standard di riferimento necessari alla realizzazione del sistema di federazione dei protocolli dell Ateneo; l assistenza ed il sostegno amministrativo alle Unità Organizzative utenti del sistema SIGD e agli uffici/servizi di gestione dei documenti delle AA.OO.OO. diverse dall Amministrazione Centrale; la gestione informatica dei documenti; il servizio archivio corrente e archivio deposito; le comunicazioni verso l Agenzia per l Italia Digitale;

8 le procedure di rilascio del dispositivo di firma digitale al personale dell Ateneo e gestione dei rinnovi; le procedure di rilascio del dispositivo di firma remota ai docenti dell Ateneo per la verbalizzazione on-line degli esami di profitto degli studenti; la costituzione ed archiviazione della raccolta completa, anche in copia, dei verbali delle sedute degli organi delle strutture didattiche, di ricerca e di servizio; la gestione dell archivio storico di Ateneo; la gestione dell Albo Ufficiale di Ateneo.

9 SERVIZIO DESTINATARI MODALITÀ DI ATTIVAZIONE Manutenzione e aggiornamento del Manuale di Gestione del Sistema Informativo di Gestione Documentale (S.I.G.D.) dell Ateneo Coordinamento amministrativo degli uffici di gestione del servizio di protocollo informatico, di gestione dei flussi documentali e degli archivi delle AA.OO.OO dell Ateneo attraverso la definizione e manutenzione degli standard di riferimento necessari alla realizzazione del sistema di federazione dei protocolli dell Ateneo Utenti interni ed esterni Utenti interni Trasmissione mediante protocollo informatico agli utenti Titulus e pubblicazione sul portale Colloquio telefonico Attraverso la posta elettronica (Titulus - comunicazioni) SUPPORTO ALL UTILIZZO Portale Telefonia, mail, skype GIORNI E ORARI DI FRUIZIONE Ininterrottamente sebastiano.solidoro@ unisalento.it Lunedì, martedì, mercoledì e giovedì Venerdì dalle ore 7,30 sebastiano.solidoro@ unisalento.it INDICATORI DI QUALITÀ del Servizio INFORMAZIONI, LINK UTILI E MODULISTICA percorso: Home page» Ateneo» Amministrazione» Area Amministrativa» Ufficio documentazione e archivi it/web/guest/sigd Modulistica su: it/web/guest/sigd OUTPUT E TEMPISTICHE Output Manuale di gestione 12 mesi risoluzione problematiche Assistenza e sostegno amministrativo alle Unità Organizzative utenti del sistema SIGD e agli uffici/servizi di gestione dei documenti delle AA.OO.OO. diverse dall Amministrazione Centrale Utenti interni Colloquio telefonico Attraverso la posta elettronica (Titulus - comunicazioni) Telefonia, mail Lunedì, martedì, mercoledì e giovedì Venerdì dalle ore 7,30 Ufficio.documentazion e.archivi@unisalento.i t antonia.maniglio@uni salento.it (tel ) cosimo.muscetra@uni Modulistica su: it/web/guest/sigd risoluzione problematiche

10 salento.it ( ) nto.it ( ) Gestione informatica dei documenti Utenti interni ed esterni Software Titulus Personal computer Lunedì, martedì, mercoledì e giovedì giornaliera Venerdì dalle ore 7,30 Servizio archivio corrente e archivio di deposito Comunicazioni verso l Agenzia per l Italia Digitale Procedure di rilascio del dispositivo di firma digitale al personale dell Ateneo e gestione dei rinnovi Utenti interni ed esterni Inserimento del documento protocollato nel fascicolo elettronico e nel fascicolo cartaceo Personal Computer Archiviazione documentazione analogica cartacea Utente esterno On-line Personal Computer Personale dirigente interno Software InfoCert Personal Computer Lunedì, martedì, mercoledì e giovedì Venerdì dalle ore 7,30 giornaliera semestrale comunicazione caselle di PEC Lunedì, martedì, rilascio mercoledì e giovedì dispositivo di firma digitale

11 Venerdì dalle ore 7,30 20 minuti Procedure di rilascio del dispositivo di firma remota ai docenti dell Ateneo per la verbalizzazione on-line degli esami di profitto degli studenti Personale docente interno Software InfoCert Personal Computer Lunedì, martedì, mercoledì e giovedì Venerdì dalle ore 7,30 rilascio dispositivo di firma remota 20 minuti Costituzione ed archiviazione della raccolta completa, anche in copia, dei verbali delle sedute degli organi delle strutture didattiche, di ricerca e di servizio utenti interni ed esterni Software Titulus Archiviazione documentazione analogica cartacea Personal Computer Scaffali archivio Previa trasmissione dei verbali da parte delle strutture didattiche e di servizio costituzione dell archivio dei verbali delle strutture didattiche, di ricerca e di servizio 5 minuti Gestione dell archivio storico di Ateneo Gestione dell Albo Ufficiale di Ateneo Utenti interni ed esterni Utenti interni ed esterni Archiviazione documentazione analogica cartacea Software Titulus Scaffali archivio Mensile 2 ore Personal Computer Lunedì, martedì, mercoledì e giovedì a decorrere dal 1 gennaio 2013 Venerdì dalle ore 7,30

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