Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Carlo Scaroni

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1 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook

2 Introduzione by Carlo Scaroni Il programma funziona solo in presenza del software Gestione Manutenzione e di Microsoft OUTLOOK Lo scopo è di esportare le Manutenzioni Preventive in un CALENDARIO o ATTIVITA' di OUTLOOK. Per chi utilizza OUTLOOK come gestore della POSTA ELETTRONICA, può essere comodo visualizzare anche il CALENDARIO delle Manutenzioni Preventive o ATTIVITA' di Manutenzione Preventiva. Dato che è abitudine, ormai diffusa, controllare giornalmente la POSTA ELETTRONICA, un controllo al CALENDARIO o le ATTIVITA', fa si che le Manutenzioni preventive non vengano " DIMENTICATE". Sulla scelta di esportare in uno o l'altra tipologia, dipende dalle abitudini degli utenti. Il Calendario ha il vantaggio che è la riproduzione elettronica della vecchia AGENDA, quindi di immediata consultazione e comprensione. L'ATTIVITA' per fare un paragone semplicistico, è simile alla lista della spesa con data di scadenza. Quando una attività è eseguita si spunta, quando è in ritardo si viene avvisati. Rimando all'help di Outlook per le molteplici visualizzazioni e gestione. Il presente Manuale è applicabile alle seguenti versioni del programma (alcune funzionalità descritte potrebbero non essre presenti in questa versione)

3 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Tutti i diritti riservati. Nessuna parte di questo lavoro può essere riprodotta in tutta la forma o attraverso qualunque mezzi - grafico, elettronici, o meccanici, compreso la fotocopiatura, la registrazione, o i sistemi di registrazione dell'informazione e di ricerca dell'informazione - senza il permesso scritto dell'editore. I prodotti che si riferiscono a in questo documento possono essere o marchi registrati o depositati di rispettivi proprietari. L'editore e l'autore non hanno pretese a questi marchi. In merito al conetenuto di questo documento, l'editore e l'autore non assumono la responsabilità degli errori o delle omissioni, o dei danni derivando dall'uso di informazioni contenuto in questo documento o dall'uso dei programmi e del codice sorgente che possono accompagnarli. In nessun caso l'editore e l'autore saranno responsabili per tutta la perdita di profitto o qualunque altro danno commerciale causato o presunto per essere causato direttamente o indirettamente da questo documento. ============================= All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Printed: maggio 2013 in Brescia (ITALY)) Special thanks to: Publisher Managing Editor Carlo Scaroni Technical Editors Carlo Scaroni Production Scaroni Cosulting Orlando S per la fattiva collaborazione in fase di testing e per i suggerimenti per il miglioramento del programma

4 4 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Sommario Introduzione 0 Cap. I Introduzione 6 Cap. II Come Procedere 8 Cap. III Limitazioni 10 Cap. IV Provenienza Dati da esportare 12 Cap. V Installazione 16 1 Avvisi Sicurezza Primo Utilizzo del Programma Cap. VI Esporta 25 1 Tutte le Scadenze CALENDARIO Tutte le Scadenze Attività Solo La prima Scadenza CALENDARIO Solo la Prima Scadenza Attività Cap. VII Outlook risultato finale 52 1 Outlook Calendario Outlook ATTIVITA Cap. VIII AVVERTENZE 55 1 NON APPARE LA CARTELLA SELEZIONE Cap. IX SCARONI CONSULTING 57 Indice 58

5 Capitolo I

6 6 1 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Introduzione Lo scopo è di esportare le Manutenzioni Preventive in un CALENDARIO o ATTIVITÀ di OUTLOOK. Per chi utilizza OUTLOOK come gestore della POSTA ELETTRONICA, può essere comodo visualizzare anche il CALENDARIO delle Manutenzioni Preventive o ATTIVITÀ di Manutenzione Preventiva. Dato che è abitudine, ormai diffusa, controllare giornalmente la POSTA ELETTRONICA, un controllo al CALENDARIO o le ATTIVITÀ, fa si che le Manutenzioni preventive non vengano " DIMENTICATE". Sulla scelta di esportare in uno o l'altra tipologia, dipende dalle abitudini degli utenti. Il Calendario ha il vantaggio che è la riproduzione elettronica della vecchia AGENDA, quindi di immediata consultazione e comprensione. L'ATTIVITÀ per fare un paragone semplicistico, è simile alla lista della spesa con data di scadenza. Quando una attività è eseguita si spunta, quando è in ritardo si viene avvisati. Rimando all'help di Outlook per le molteplici visualizzazioni e gestione. Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Ultimo Aggiornamento 17/05/ :39:14 w w.scaroniconsulting.it

7 Capitolo II

8 8 2 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Come Procedere SINTESI DELLA SEQUENZA OPERATIVA : SOLO ALL'INSTALLAZIONE : 1. INSTALLARE o COPIARE I FILE EXPORT DATA TO OUTLOOK.mde EXPORT DATA TO OUTLOOK.chm EXPORT DATA TO OUTLOOK.pdf nella stessa cartella ove risiede il file <Manut mdb> o <Manut mdb> a seconda della versione utilizzata 2. Aprire il file EXPORT DATA TO OUTLOOK.mde 3. Seguire le istruzioni Primo Utilizzo del Programma per collegare Il programma alle tabelle di <Manut mdb> o <Manut mdb> a seconda della versione utilizzata 4. Aprire il Programma Manutenzione file <Manut mdb> o <Manut mdb> a seconda della versione utilizzata per selezionare i dati da esportare seguire le istruzioni di Provenienza Dati da esportare 5. Aprire il file EXPORT DATA TO OUTLOOK.mde a seconda che si voglia : Esportare in OUTLOOK Tutte le Scadenze CALENDARIO Esportare in OUTLOOK Tutte le Scadenze Attività Esportare in OUTLOOK Solo La prima Scadenza Calendario Esportare in OUTLOOK Solo la Prima Scadenza Attività Ogni volta che si usa il programma 1. Aprire il file EXPORT DATA TO OUTLOOK.mde 2. Seguire le istruzioni Primo Utilizzo del Programma per collegare Il programma alle tabelle di <Manut mdb> o <Manut mdb> a seconda della versione utilizzata 3. Aprire il Programma Manutenzione file <Manut mdb> o <Manut mdb> a seconda della versione utilizzata per selezionare i dati da esportare seguire le istruzioni di Provenienza Dati da esportare 4. Aprire il file EXPORT DATA TO OUTLOOK.mde a seconda che si voglia : Esportare in OUTLOOK Tutte le Scadenze CALENDARIO Esportare in OUTLOOK Tutte le Scadenze Attività Esportare in OUTLOOK Solo La prima Scadenza Calendario Esportare in OUTLOOK Solo la Prima Scadenza Attività Ultimo Aggiornamento 17/05/ :38:26

9 Capitolo III

10 10 3 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Limitazioni IN SINTESI : il programma non può sincronizzare i dati di Access con Outlook, non può fare controlli sui dati presenti in OUTLOOK. Una modifica o semplice chiusura di una Manutenzione Preventive non si ripercuote MAI in ACCESS. Il flusso è solo ed esclusivamente da ACCESS >> OUTLOOK e non viceversa. Il programma effettuando l'esportazione non può effettuare controlli e quindi non può evitare eventuali duplicazioni di dati in OUTLOOK. L' aggiornamento di massa in OUTLOOK, può avvenire solo tramite ELIMINAZIONE (effettuata manualmente in OUTLOOK) o di massa da ACCESS eliminando i dati di OUTLOOK e successiva ESPORTAZIONE da ACCESS >> OUTLOOK. Questo programma non è stato integrato nel PROGRAMMA MANUTENZIONE per questi motivi : - Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook richiede la presenza di OUTLOOK come client di posta elettronica predefinito, non tutti gli utenti hanno fatto questa scelta ( in caso contrario genera un errore che porta in crash il programma Manutenzione) - Seppure il programma sia semplice, richiede una conoscenza, della gestione delle Cartelle di Outlook ed essendo permessa la cancellazione dei dati in OUTLOOK, l'utente deve essere competente e conscio che un eventuale errore può provocare danni. ( i dati cancellati vanno a finire nel CESTINO di OUTLOOK, ma spesso è configurato che all'uscita da OUTLOOK il cestino viene svuotato ) Ultimo Aggiornamento 17/05/ :39:38

11 Capitolo IV

12 12 4 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Provenienza Dati da esportare i dati da esportare provengono dal PROGRAMMA MANUTENZIONE >>> Pannello Comandi Principale >> Pannello Stampe > Scadenzario [Man Preventive] SCOPO : Ottenere stampe filtrate dello scadenzario manutenzioni Preventive La Maschera è suddivisa in 3 zone : ZONA 1 : parte in alto (contiene i filtri applicabili) (in alto a sx) Impostazione automatica delle date ( imposta in automatico i campi Dalla Data Alla Data (in alto centrale) Impostazione Manuale delle date ( campi dalla Data - Alla Data definisce il periodo di riferimento per i dati dei report. (in alto a dx) Altri filtri è possibile filtrare i report anche per Intervallo di Matricole ; Utilizzo e Stato. ZONA 2 : parte Centrale sx Prima Scadenza

13 Provenienza Dati da esportare 13 (Nell'arco temporale determinato dai Filtri vede solo la 1 Scadenza (ad esempio se la periodicità è 7 giorni e prendiamo in considerazione un anno mostrerà solo la prima scadenza) ZONA 3 : parte Centrale Tutte le scadenze (Nell'arco temporale determinato dai Filtri mostra tutte le scadenze " a data fissa " e quelle a " N giorni dall'ultima registrazione ) PRIMA SCADENZA (zona 2) Piano Manutenzione Prima Scadenza Serve per: Ottenere un piano delle manutenzioni : sono disponibili tre tipi di Report: 1) Stampa un Report con visualizzazione grafica ( di Gantt) delle manutenzioni preventive la scala dei tempi è in settimane Visualizza solo la Prima scadenza è quindi necessario dopo aver eseguito un Intervento d Manutenzione Preventiva ristamparlo per poter vedere la scadenza successiva 2) Stampa un Report con visualizzazione grafica ( di Gantt) delle manutenzioni preventive la scala dei tempi è in settimane Visualizza solo la Prima scadenza è quindi necessario dopo aver eseguito un Intervento d Manutenzione Preventiva ristamparlo per poter vedere la scadenza successiva riporta la descrizione delle manutenzioni da effettuare 3) Stampa un Report simile al (2) senza visualizzazione grafica sono indicate le settimane di prevista esecuzione Visualizza solo la Prima scadenza è quindi necessario dopo aver eseguito un Intervento d Manutenzione Preventiva ristamparlo per poter vedere la scadenza successiva Per Avere un piano di manutenzione ad esempio ANNUALE che comprenda anche gli interventi successivi vedi più avanti Tutte le Scadenze (Previsionale) ( Zona 3) IL PROGRAMMA PER GENERARE IL REPORT CREA UNA TABELLA tbltemp_mp_pianoprimascadenza (è una fotografia della situazione al momento ) questa tabella viene letta dal programma Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Tutte le Scadenze (Previsionale) ( Zona 3) Piano Manutenzione

14 14 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Serve per: Ottenere un piano delle manutenzioni : sono disponibili tre tipi di Report: 1) Stampa un Report con visualizzazione grafica ( di Gantt) delle manutenzioni preventive la scala dei tempi è in settimane Visualizza tutte le scadenze anche quelle future (Previsionale) comprese nei campi Dalla Data...Alla Data... 2) Stampa un Report con visualizzazione grafica ( di Gantt) delle manutenzioni preventive la scala dei tempi è in settimane Visualizza tutte le scadenze anche quelle future (Previsionale) comprese nei campi Dalla Data...Alla Data... riporta la descrizione delle manutenzioni da effettuare 3) Stampa un Report simile al (2) senza visualizzazione grafica sono indicate le settimane di prevista esecuzione Visualizza tutte le scadenze anche quelle future (Previsionale) comprese nei campi Dalla Data...Alla Data... CONSIGLIO : stampare il presente report indicando le date inizio e fine anno corrente. In caso di presenza di molte Macchine e Manutenzioni, si consiglia di indicare un intervallo più breve esempio : Mensile o Trimestrale. E' necessario ristamparlo solo in caso di inserimento di Nuove Manutenzioni o di modifiche agli intervalli IL PROGRAMMA PER GENERARE IL REPORT CREA UNA TABELLA tbltemp_mp_pianoprevisionale (è una fotografia della situazione al momento ) questa tabella viene letta dal programma Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook e utilizzata come origine dei dati in Tutte le Scadenze (Previsionale) PRIMA DI ESPORTARE I DATI IN OUTLOOK COL PRESENTE PROGRAMMA VANNO UTILIZZATI I PULSANTI ( A SECONDA DELLE ESIGENZE) : - Piano Manutenzione Prima Scadenza - Piano Manutenzione questi creeranno le tabelle temporanee di appoggio che verranno utilizzate da Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook per Esportare i dati in OUTLLOK. Ultimo Aggiornamento 16/05/ :05:40

15 Capitolo V

16 16 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook 5 Installazione 5.1 Avvisi Sicurezza Access 2003 Avvisi di Sicurezza Il presente testo è tratto dal punto 2.28 Avvisi di sicurezza in Access 2003 Problema Quando apri un database con Access 2003, ottieni dei messaggi come: "Avviso di sicurezza: Le espressioni non sicure non sono bloccate... Vuoi bloccare l'espressioni non sicure?" "Questo file potrebbe non essere sicuro... Vuoi aprire questo file, o annullare l'operazione?" "Access non può aprire il file per limitazioni di sicurezza..." Potrebbero esservi ulteriori messaggi, che indicano che è necessario installare il SP 3 di Office etc. Vuoi liberarti di questi messaggi di avviso. Causa Nella versione 2003 di Access, MS ha incluso simili avvisi di sicurezza e meccanismi di certificazione, come quelli che già, prima, esistevano in Word ed Excel. Per quanto riguarda Access, l'obiettivo principale è quello di bloccare le cosiddette "espressioni non sicure" nei database che non sono certificati (ciò è chiamato "Modalità Sandbox"). Le espressioni non sicure sono i comandi VBA come: Shell, Kill, CurDir, e in più molti altri che consentono l'accesso al file system. Puoi ottenere una lista dei comandi, ed ulteriori informazioni se fai click sul pulsante dell'help, nelle varie finestre dei messaggi. Vi è anche un grande sito web di informazione della MS circa l'argomento della sicurezza, con tanti articoli su i messaggi di avviso, certificati, Sandbox etc. Soluzione 1. Impostare la sicurezza a "Basso" Il metodo più facile, per liberarsi dei messaggi di avviso, è quello di abbassare il livello di sicurezza nel menù Strumenti/Macro/Sicurezza. Se modifichi l'impostazione, a "Basso", non otterrai più alcun messaggio. Questo è valido in tutti i database, per questo utente su questo PC, ed è equivalente all'impostazione di tutte le versioni di Access prima di A03, perché esse non prevedono alcun livello di sicurezza. In alcune installazioni la voce di menù Strumenti/Macro/Sicurezza potrebbe mancare, specialmente se il db è stato convertito. Vedi Puoi rimediare a ciò, come segue: fai click destro su una barra di menù o degli strumenti, e scegli Personalizza nella scheda Comandi scegli la categoria Strumenti trascina la voce Sicurezza... dall'elenco sul lato destro e rilasciala nella giusta posizione nel menù Strumenti. La voce di menù descritta modifica due valori nel registro. Quindi un altro metodo per liberarsi dei messaggi di avviso è quello di modificare le impostazioni del livello di sicurezza e della modalità Sandbox, direttamente nel registro. Il livello di sicurezza è di pertinenza dell'utente. La chiave è:http://www.donkarl.com/it/ \HKEY_CURRENT_USER1.0 Per evitare messaggi il valore dovrebbe essere: 1 Ed invece, la modalità Sandbox è valida per tutta la macchina. La chiave del registro è: \HKEY_LOCAL_MACHINE.0 Questo valore dovrebbe essere 2 o 0, se vuoi che siano eseguite tutte le funzioni (includendo quelle "non sicure"). 2 = Sandbox soltanto attiva per applicazioni non Access che utilizzano JET 0 = Sandbox completamente disattivata Vi sono ulteriori informazioni ad: Se è installata soltanto la versione runtime di Access, le impostazioni del registro sono diverse. (informazioni da Albert Kallal). Devi creare due nuove chiavi. Per il livello di sicurezza: \HKEY_LOCAL_MACHINE1.0 Nuova chiave: level Valore: #

17 Installazione 17 Per la modalità Sandbox: \HKEY_LOCAL_MACHINE.0 nuova chiave: SandBoxMode valore: # Creare un certificato Il livello di sicurezza "Basso" è espressamente "non raccomandato" da Microsoft, poiché qualcuno potrebbe commettere operazioni dannose tramite le sopracitate espressioni non sicure. In aggiunta, queste impostazioni non saranno di aiuto su un computer dove non sei abilitato o non hai i diritti ad abbassare il livello di protezione. In questo caso vengono proposti i Certificati digitali. La versione facile è un certificato auto firmato. Vi è un tool in Office 2003 che puoi trovare nel menù di Avvio di Windows in Programmi/Office/Strumenti/Certificati Digitali per Progetti VBA. In alternativa puoi avviare direttamente il programma Selfcert.exe nella cartella di Office. Comunque, un certificato auto firmato è valido soltanto sul tuo computer. Puoi comprare altre versioni di certificati da aziende accreditate come enti di certificazione. Vi sono i cosiddetti certificati di classe 3 per le aziende od organizzazioni più grandi, ed i certificati di classe 2 per le persone fisiche. Questi ultimi finora, però, sono molto difficili da trovare ed ottenere e, pertanto, non c'è molta esperienza in merito (come per tutte le cose riguardanti la certificazione). Access Access 2010 Di solito il problema è la protezione macro. Devi abbassarlo o rendere attendibile il file o il percorso. Vedi: Ultimo Aggiornamento 15/05/ :34: Primo Utilizzo del Programma Il programma al primo Utilizzo ( solo la prima volta) va collegato alle tabelle di origine dei dati residenti in Manut mdb o Manut mdb a seconda della versione installata. in caso contrario all'apertura di Pannello comandi Principale > Esporta in Outlook tutte le scadenze (previsionale) o Pannello comandi Principale > Esporta in Outlook solo Prima scadenza appare il messaggio seguente confermate OK per effettuare il collegamento : Access Selezionare FILE

18 18 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Selezionare CARICA DATI ESTERNI Selezionare Collega tabelle Si apre la finestra COLLEGA, ricercare il percorso del File Mant m db o Manut m db (a seconda della versione installata) Premere COLLEGA Appare la Finestra COLLEGA TABELLE SELEZIONATE LE SEGUENTI TABELLE: tbltemp_mp_pianoprevisionale e tbltemp_mp_pianoprim ascadenza (dopo aver selezionato la prim a tabella tenendo prem uto il tasto (CTRL) selezionate anche la seconda )

19 Installazione premete OK Se tutto è andato a buon fine Pannello comandi Principale > Esporta in Outlook tutte le scadenze (previsionale) o Pannello comandi Principale > Esporta in Outlook solo Prima scadenza Si aprono regolarlmente Access >= 2007 Selezionare Dati esterni selezionare ACCESS selezionare COLLEGA all'origine dati... poi premere SFOGLIA la ricerca va effettuata sulla cartella di installazione del programma Manut mdb o Manut mdb a seconda della versione installata. l'esempio che segue è del tutto dimostrativo rispetto alle cartelle di installazione...: 19

20 20 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook NEL CASO DI QUESTO ESEMPIO : seleziono Manut mdb e poi premo APRI ottengo ( l'esempio che segue è del tutto dimostrativo rispetto alle cartelle di installazione...:) premo OK

21 Installazione 21 appare la seguente finestra : SELEZIONATE LE SEGUENTI TABELLE: tbltemp_mp_pianoprevisionale e tbltemp_mp_pianoprim ascadenza (dopo aver selezionato la prim a tabella tenendo prem uto il tasto (CTRL) selezionate anche la seconda )

22 22 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook prem ete OK in caso di errore di collegamento selezionare STRUMENTI DATABASE GESTIONE TABELLE COLLEGATE spuntare le due tabelle, spuntare RICHIEDI SEMPRE NUOVO PERCORSO poi OK dalla finestra seguente selezionare nuovo percorso

23 Installazione se tutto funziona avrete un messaggio di conferma Ultimo Aggiornamento 17/05/ :48:08 23

24 Capitolo VI

25 Esporta 6 Esporta 6.1 Tutte le Scadenze CALENDARIO 25 Pannello comandi Principale > Esporta in Outlook tutte le scadenze (previsionale) La maschera permette di filtrare le manutenzioni preventive. in caso di PRIMO UTILIZZO DEL PROGRAMMA SI GENERA UN ERRORE vedi Primo Utilizzo del Programma Il cursore mostra i record che soddisfano questa condizione : nell'esempio < 971>. I filtri applicabili sono i seguenti : <DALLA DATA > <ALLA DATA> UTILIZZO ESECUTORE CATEGORIA AMM 1 CATEGORIA AMM 2 Perchè usare i filtri? Tenete presente che la Maschera (all'apertura) è già filtrata dalla maschera di origine Provenienza Dati da esportare, quindi se si è già fatta una selezione accurata nella maschera di origine in realtà non è necessario utilizzare i filtri. Nell'Esempio nella Maschera di Origine (frmstampascadenze) l'unico filtro che è stato applicato è dalla Data = 01/01/2013 Alla Data = 31/12/2013 Quindi i filtri qui applicati RESTRINGONO ulteriormente i dati rispetto alla selezione effettuata nella maschera di origine. Un motivo per applicare i filtri in questa maschera è come nell'esempio seguente di creare in OUTLOOK un CALENDARIO separato per ogni componente del CAMPO ESECUTORE VEDIAMO UN ESEMPIO :

26 26 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Nell'esempio l'azienda ha suddiviso il REPARTO MANUTENZIONE in due squadre <MAN. ELETTR > e < MAN. MECC.>, potrebbe essere utile avere dei calendari separati per le due squadre che chiameremo : <CAL-ELETTR> e <CAL-MECC>. La squadra <CAL-ELETTR> consulterà in OUTLOOK solo il calendario di competenza, analogamente lo potrà fare l'altra squadra. Analogamente si può applicare anche alle ATTIVITA' creando <ATT-ELETTR> e <ATT-MECC>. Inoltre Si intende Esportare solo i dati relativi al mese di Maggio 2013 pertanto compileremo i campi <Dalla Data> e <Alla Data> Creazione CAL-ELETTR Applichiamo il filtro ESECUTORE = <MAN. ELETTR > ora le manutenzioni filtrate sono 41 CLIC sul pulsante <ESPORTA in (CALENDARIO) Outlook il programma chiede di verificare i filtri applicati. confermiamo con OK Dovrebbe apparire la finestra seguente in caso contrario vedi NON APPARE LA CARTELLA SELEZIONE

27 Esporta il programma mostra nella finestra soprastante le cartelle di OUTLOOK, posizioniamoci su CARTELLE PERSONALI - CLIC ora creeremo una Nuova cartella CLIC su NUOVA nel campo Nome scriviamo CAL-ELETTR (senza spazi) Ora definiamo il CONTENUTO DELLA CARTELLA < Elementi tipo Calendario> 27

28 28 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook confermare con OK il risultato è il seguente è stata creata la CAL-ELETTR PREMERE OK

29 Esporta 29 PS: in caso di errori posizionarsi sulla cartella errata e tasto DX del mouse ELIMINA ESPORTAZIONE Man. Preventive nel Calendario CAL-Elettr Al passo precedente abbiamo visto come creare una nuova cartella CAL-Elettr CLIC sul pulsante <ESPORTA in (CALENDARIO) Outlook il programma chiede di verificare i filtri applicati. confermiamo con OK Dovrebbe apparire la finestra seguente in caso contrario vedi NON APPARE LA CARTELLA SELEZIONE Selezioniamo la catella CAL-ELETTR e confermiamo con OK Il programma chiede la conferma della scelta ( in caso di errore rispondere ANNULLA e ripetere l'operazione)

30 30 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Parte l'operazione di ESPORTAZIONE se tutto fuziona correttamente appare Nel Campo ESPORTATI avremo i 41 record ed anche nel campo TOTALE PRESENTI IN OUTLOOK ELIMINA CALENDARIO DI OUTLOOK PREMESSA: Nell'esempio precedente si sono esportate le Manutenzioni Preventive di MAGGIO Poniamo ora di voler esportare le Manutenzioni Preventive di GIUGNO Possiamo lasciare le Manutenzioni Preventive di MAGGIO 2013 in quanto non c'è sovrapposizione di periodo. Nel caso di voler esportare da 01/05/2013 a 30/06/2013 ci sarebbe sovrapposizione di periodo (maggio) e i dati di Maggio verrebbero duplicati. E' pertanto necessario eliminare i dati di MAGGIO. Potrebbe essere necessario utilizzare l'eliminazione anche in caso di aggiornamento del programma di manutezione esempio di MAGGIO (ad esempio perchè è stata inserita una nuova Manutenzione Preventiva). In tale caso l'aggiornamento dei dati di OUTLOOK può avvenire solo tramite prima Eliminazione e poi successiva Esportazione. IN SINTESI : il programma non può sincronizzare i dati di Access con Outlook, non può fare

31 Esporta 31 controlli sui dati presenti in OUTLOOK pertanto non può evitare eventuali duplicazioni. L' aggiornamento di massa può avvenire solo tramite ELIMINAZIONE e successiva ESPORTAZIONE. IL CONSIGLIO : controllare sempre in OUTLOOK se ci sono dati importanti da non eliminare, e in tal caso operare da OUTLOOK eliminando i dati superati. Procediamo con l'esempio : Premere il pulsante ELIMINA CALENDARIO DI OUTLOOK Gli utenti di Windows VISTA e superiori vengono avvisati con vedi NON APPARE LA CARTELLA SELEZIONE Appare SELEZIONA CARTELLA e selezioniamo CAL-ELETTR poi OK

32 32 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Un messaggio ci chiede conferma della selezione Nel Campo TOTALE PRESENTI IN OUTLOOK visualizza i record attualmente presenti (41) dando la conferma verranno eliminati tali record (finiranno nel CESTINO di OUTLOOK) La maschera seguente ci informa che sono stati eliminati tutti i 41 record presenti

33 Esporta 33 Ultimo Aggiornamento 16/05/ :47: Tutte le Scadenze Attività Pannello comandi Principale > Esporta in Outlook tutte le scadenze (previsionale) La maschera permette di filtrare le manutenzioni preventive. in caso di PRIMO UTILIZZO DEL PROGRAMMA SI GENERA UN ERRORE vedi Primo Utilizzo del Programma Il cursore mostra i record che soddisfano questa condizione : nell'esempio < 971>.

34 34 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook I filtri applicabili sono i seguenti : <DALLA DATA > <ALLA DATA> UTILIZZO ESECUTORE CATEGORIA AMM 1 CATEGORIA AMM 2 Perchè usare i filtri? Tenete presente che la Maschera (all'apertura) è già filtrata dalla maschera di origine Provenienza Dati da esportare, quindi se si è già fatta una selezione accurata nella maschera di origine in realtà non è necessario utilizzare i filtri. Nell'Esempio nella Maschera di Origine (frmstampascadenze) l'unico filtro che è stato applicato è dalla Data = 01/01/2013 Alla Data = 31/12/2013 Quindi i filtri qui applicati RESTRINGONO ulteriormente i dati rispetto alla selezione effettuata nella maschera di origine. Un motivo per applicare i filtri in questa maschera è come nell'esempio seguente di creare in OUTLOOK un gruppo ATTIVITA' separato per ogni componente del CAMPO ESECUTORE VEDIAMO UN ESEMPIO : Nell'esempio l'azienda ha suddiviso il REPARTO MANUTENZIONE in due squadre <MAN. ELETTR > e < MAN. MECC.>, potrebbe essere utile avere dei calendari separati per le due squadre che chiameremo : <ATT-ELETTR> e <ATT-MECC>. La squadra <ATT-ELETTR> consulterà in OUTLOOK solo il gruppo ATTIVITA' di competenza, analogamente lo potrà fare l'altra squadra. Inoltre Si intende Esportare solo i dati relativi al mese di Maggio 2013 pertanto compileremo i campi <Dalla Data> e <Alla Data> Creazione ATT-ELETTR Applichiamo il filtro ESECUTORE = <MAN. ELETTR >

35 Esporta 35 ora le manutenzioni filtrate sono 41 CLIC sul pulsante <ESPORTA in (Attività) Outlook il programma chiede di verificare i filtri applicati. confermiamo con OK Dovrebbe apparire la finestra seguente in caso contrario vedi NON APPARE LA CARTELLA SELEZIONE

36 36 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook il programma mostra nella finestra soprastante le cartelle di OUTLOOK, posizioniamoci su CARTELLE PERSONALI - CLIC ora creeremo una Nuova cartella CLIC su NUOVA nel campo Nome scriviamo ATT-ELETTR (senza spazi) Ora definiamo il CONTENUTO DELLA CARTELLA < Elementi tipo ATTIVITA

37 Esporta > confermare con OK il risultato è il seguente è stata creata la ATT-ELETTR PREMERE OK PS: in caso di errori posizionarsi sulla cartella errata e tasto DX del mouse ELIMINA ESPORTAZIONE Man. Preventive in ATT-Elettr Al passo precedente abbiamo visto come creare una nuova cartella CAL-Elettr CLIC sul pulsante <ESPORTA in (Attività) Outlook il programma chiede di verificare i filtri applicati. confermiamo con OK 37

38 38 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Dovrebbe apparire la finestra seguente in caso contrario vedi NON APPARE LA CARTELLA SELEZIONE Selezioniamo la catella ATT-ELETTR e confermiamo con OK Il programma chiede la conferma della scelta ( in caso di errore rispondere ANNULLA e ripetere l'operazione) Parte l'operazione di ESPORTAZIONE se tutto fuziona correttamente appare Nel Campo ESPORTATI avremo i 41 record ed anche nel campo TOTALE PRESENTI IN OUTLOOK

39 Esporta 39 ELIMINA CALENDARIO DI OUTLOOK PREMESSA: Nell'esempio precedente si sono esportate le Manutenzioni Preventive di MAGGIO Poniamo ora di voler esportare le Manutenzioni Preventive di GIUGNO Possiamo lasciare le Manutenzioni Preventive di MAGGIO 2013 in quanto non c'è sovrapposizione di periodo. Nel caso di voler esportare da 01/05/2013 a 30/06/2013 ci sarebbe sovrapposizione di periodo (maggio) e i dati di Maggio verrebbero duplicati. E' pertanto necessario eliminare i dati di MAGGIO. Potrebbe essere necessario utilizzare l'eliminazione anche in caso di aggiornamento del programma di manutezione esempio di MAGGIO (ad esempio perchè è stata inserita una nuova Manutenzione Preventiva). In tale caso l'aggiornamento dei dati di OUTLOOK può avvenire solo tramite prima Eliminazione e poi successiva Esportazione. IN SINTESI : il programma non può sincronizzare i dati di Access con Outlook, non può fare controlli sui dati presenti in OUTLOOK pertanto non può evitare eventuali duplicazioni. L' aggiornamento di massa può avvenire solo tramite ELIMINAZIONE e successiva ESPORTAZIONE. IL CONSIGLIO : controllare sempre in OUTLOOK se ci sono dati importanti da non eliminare, e in tal caso operare da OUTLOOK eliminando i dati superati. Procediamo con l'esempio : Premere il pulsante ELIMINA ATTIVITA' DI OUTLOOK

40 40 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Gli utenti di Windows VISTA e superiori vengono avvisati con vedi NON APPARE LA CARTELLA SELEZIONE Appare SELEZIONA CARTELLA e selezioniamo ATT-ELETTR poi OK Un messaggio ci chiede conferma della selezione Nel Campo TOTALE PRESENTI IN OUTLOOK visualizza i record attualmente presenti (41)

41 Esporta dando la conferma verranno eliminati tali record (finiranno nel CESTINO di OUTLOOK) La maschera seguente ci informa che sono stati eliminati tutti i 41 record presenti 41

42 42 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Ultimo Aggiornamento 16/05/ :38: Solo La prima Scadenza CALENDARIO Pannello comandi Principale > Esporta in Outlook solo la prima scadenza La maschera permette di filtrare le manutenzioni preventive. in caso di PRIMO UTILIZZO DEL PROGRAMMA SI GENERA UN ERRORE vedi Primo Utilizzo del Programma All'apertura della maschera il puntatore del mouse mostra i record : nell'esempio < 339 >. I filtri applicabili sono i seguenti : <DALLA DATA > <ALLA DATA> UTILIZZO ESECUTORE CATEGORIA AMM 1 CATEGORIA AMM 2 Perchè usare i filtri? Tenete presente che la Maschera (all'apertura) è già filtrata dalla maschera di origine Provenienza Dati da esportare, quindi se si è già fatta una selezione accurata nella maschera di origine in realtà non è necessario utilizzare i filtri. Nell'Esempio nella Maschera di Origine (frmstampascadenze) l'unico filtro che è stato applicato è dalla Data = 01/01/2013 Alla Data = 31/12/2013

43 Esporta 43 Quindi i filtri qui applicati RESTRINGONO ulteriormente i dati rispetto alla selezione effettuata nella maschera di origine. Un motivo per applicare i filtri in questa maschera è come nell'esempio seguente di creare in OUTLOOK un CALENDARIO separato per ogni componente del CAMPO ESECUTORE VEDIAMO UN ESEMPIO : Nell'esempio l'azienda ha suddiviso il REPARTO MANUTENZIONE in due squadre <MAN. ELETTR > e < MAN. MECC.>, potrebbe essere utile avere dei calendari separati per le due squadre che chiameremo : <CAL-ELETTR> e <CAL-MECC>. La squadra <CAL-ELETTR> consulterà in OUTLOOK solo il calendario di competenza, analogamente lo potrà fare l'altra squadra. Analogamente si può applicare anche alle ATTIVITA' creando <ATT-ELETTR> e <ATT-MECC>. Inoltre Si intende Esportare solo i dati relativi al mese di Maggio 2013 pertanto compileremo i campi <Dalla Data> e <Alla Data> Creazione CAL-ELETTR Applichiamo il filtro ESECUTORE = <MAN. ELETTR > ora le manutenzioni filtrate dalle Date e dall'esecutore sono 18 CLIC sul pulsante <ESPORTA in (CALENDARIO) Outlook

44 44 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook il programma chiede di verificare i filtri applicati. confermiamo con OK Dovrebbe apparire la finestra seguente in caso contrario vedi NON APPARE LA CARTELLA SELEZIONE il programma mostra nella finestra soprastante le cartelle di OUTLOOK, posizioniamoci su CARTELLE PERSONALI - CLIC ora creeremo una Nuova cartella CLIC su NUOVA nel campo Nome scriviamo CAL-ELETTR (senza spazi)

45 Esporta Ora definiamo il CONTENUTO DELLA CARTELLA < Elementi tipo Calendario> confermare con OK il risultato è il seguente è stata creata la CAL-ELETTR 45

46 46 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook PREMERE OK PS: in caso di errori posizionarsi sulla cartella errata e tasto DX del mouse ELIMINA ESPORTAZIONE Man. Preventive nel Calendario CAL-Elettr Al passo precedente abbiamo visto come creare una nuova cartella CAL-Elettr CLIC sul pulsante <ESPORTA in (CALENDARIO) Outlook il programma chiede di verificare i filtri applicati. confermiamo con OK Dovrebbe apparire la finestra seguente in caso contrario vedi NON APPARE LA CARTELLA SELEZIONE Selezioniamo la catella CAL-ELETTR e confermiamo con OK

47 Esporta 47 Il programma chiede la conferma della scelta ( in caso di errore rispondere ANNULLA e ripetere l'operazione) Parte l'operazione di ESPORTAZIONE se tutto fuziona correttamente appare Nel Campo ESPORTATI avremo i 41 record ed anche nel campo POTALE PRESENTI IN OUTLOOK ELIMINA CALENDARIO DI OUTLOOK

48 48 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook PREMESSA: Nell'esempio precedente si sono esportate le Manutenzioni Preventive di MAGGIO Poniamo ora di voler esportare le Manutenzioni Preventive di GIUGNO Possiamo lasciare le Manutenzioni Preventive di MAGGIO 2013 in quanto non c'è sovrapposizione di periodo. Nel caso di voler esportare da 01/05/2013 a 30/06/2013 ci sarebbe sovrapposizione di periodo (maggio) e i dati di Maggio verrebbero duplicati. E' pertanto necessario eliminare i dati di MAGGIO. Potrebbe essere necessario utilizzare l'eliminazione anche in caso di aggiornamento del programma di manutenzione esempio di MAGGIO (ad esempio perchè è stata inserita una nuova Manutenzione Preventiva). In tale caso l'aggiornamento dei dati di OUTLOOK può avvenire solo tramite prima Eliminazione e poi successiva Esportazione. IN SINTESI : il programma non può sincronizzare i dati di Access con Outlook, non può fare controlli sui dati presenti in OUTLOOK pertanto non può evitare eventuali duplicazioni. L' aggiornamento di massa può avvenire solo tramite ELIMINAZIONE e successiva ESPORTAZIONE. IL CONSIGLIO : controllare sempre in OUTLOOK se ci sono dati importanti da non eliminare, e in tal caso operare da OUTLOOK eliminando i dati superati. Procediamo con l'esempio : Premere il pulsante ELIMINA CALENDARIO DI OUTLOOK Gli utenti di Windows VISTA e superiori vengono avvisati con

49 Esporta vedi NON APPARE LA CARTELLA SELEZIONE Appare SELEZIONA CARTELLA e selezioniamo CAL-ELETTR poi OK Un messaggio ci chiede conferma della selezione Nel Campo TOTALE PRESENTI IN OUTLOOK visualizza i record attualmente presenti dando la conferma verranno eliminati tali record (finiranno nel CESTINO di OUTLOOK) La maschera seguente ci informa che sono stati eliminati tutti i 18 record presenti 49

50 50 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Ultimo Aggiornamento 16/05/ :47: Solo la Prima Scadenza Attività Pannello comandi Principale > Esporta in Outlook solo la prima scadenza SI RIMANDA A Tutte le Scadenze Attività IN QUANTO IL PROCEDIMENTO è DEL TUTTO ANALOGO Ultimo Aggiornamento 16/05/ :42:34

51 Capitolo VII

52 52 7 Esporta Manutenzioni Preventive verso Outlook Outlook risultato finale Enter topic text here. 7.1 Outlook Calendario Nell'Esempio descritto è stato creato un CALENDARIO denominato <CAL-ELETT> il cui aspetto finale può essere il seguente. La visualizzazione del giorno 14 potrebbe essere la seguente Ultimo Aggiornamento 17/05/ :27:02

53 Outlook risultato finale Outlook ATTIVITA Nell'Esempio descritto è stato creato una cartella ATTIVITA' denominata <ATT-ELETT> il cui aspetto finale può essere il seguente. Aprendo una singola attività ad esempio l'ultima BE01 si può avere il dettaglio delle attività Ultimo Aggiornamento 17/05/ :31:06

54 Capitolo VIII

55 AVVERTENZE 8 AVVERTENZE 8.1 NON APPARE LA CARTELLA SELEZIONE Se il sistema operativo è windows 7 Potrebbe non apparire in primo piano la finestra Selezione Cartella In realtà si nasconde sotto l'icona di OUTLOOK passando con il puntatore del mouse, appare quanto sotto Clic sulla piccola finestra Ultimo Aggiornamento 16/05/ :04:56 55

56 Capitolo IX

57 SCARONI CONSULTING 9 SCARONI CONSULTING Questo ed altri programmi si trovano sul WEB w w w.scaroniconsulting.it Ultimo Aggiornamento 16/05/ :11:00 w w.scaroniconsulting.it 57

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