TOURING HOME V Software Gestionale per alberghi e strutture ricettive

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1 TOURING HOME V Software Gestionale per alberghi e strutture ricettive

2 S O F T W A R E G E S T I O N A L E T O U R I N G H O ME Guida di riferimento per l utente Datacom S.n.c. Largo della Fiera, Venturina (LI) Tel Fax

3 Sommario Introduzione 4 Installazione del software 5 Primo avvio del software 7 Strumenti > Esportazione/Importazione Dati 40 Strumenti > Backup e Ripristino 42 Gestire gli archivi di backup 43 C A P I T O L O 1 L intefaccia utente 8 Personalizzare l interfaccia utente 9 Menu Strumenti 13 Strumenti > Aggiornamento software 44 Strumenti > Aggiornamento database 45 Altre operazioni sul database 46 Strumenti > Assistenza DATACOM 47 Impostazioni di configurazione 13 Impostazioni generali 14 Sez. contabilità 15 Altre impostazioni 16 Impostazioni Web 17 Pannello tariffe 18 Aspetto interfaccia grafica 20 C A P I T O L O 2 Menu Internet 48 Internet > Gestione Modulo Internet 48 Pubblicazione internet 50 Impostazione directory data 22 La gestione degli utenti 22 Gestione dei componenti aggiuntivi 23 La configurazione delle tabelle 24 Tabelle > Tipologie Locali 24 Tabelle > Categorie Proprietari 27 Tabelle > Caratteristiche Locali 27 Tabelle > Gestione Tipologie Pagamenti 29 Tabelle > Gestione Tipologie Documenti 30 Tabelle > Ubicazioni Articolo 31 CAPITOLO 3 Menu Report e Analisi 51 Stampa > Statistica prenot. Per periodo 52 Stampa > Statistica valore prenotazioni 52 Stampa > Elenco clienti per periodo fatt. 52 Report statistici 52 Rapporto agenzie 53 Analisi per periodo di conferma 54 Grafici 55 Tabelle > Listini 32 La duplicazione dei listini 33 Tariffe per descrizione 35 Altre tabelle 36 Gruppi di appartenenza 36 Festività 36 Nazioni e Provincie > Tabella Nazioni 38 Nazioni e Provincie > Tabella Provincie 38 Strumenti > Esportazione dati 39 Strumenti > Importazione dati 39 CAPITOLO 4 Menu Finestra 56 Finestra > Anagrafica proprietari 56 Finestra > Anagrafica Clienti 59 Finestra > Anagrafica Fornitori 65 Finestra > Camere e appartamenti 66 Finestra > Anagrafica Agenzie 74 La contabilità delle agenzie 77 Come si gestisce un agenzia? 80 Finestra > Anagrafica Articoli 84 i

4 Gestione delle spese telefoniche 87 Finestra > Gest.Pren > Schede prenotazioni 88 CheckIn e CheckOut 96 Contabilità > Chiusure Giorn. Cassa 151 La fatturazione degli acconti 152 Report. Movimenti contabili 155 Report. Statino di cassa 157 Modificare il periodo di prenotazione 99 Gestire il cambio camera 100 Gestione dei dati ISTAT e Sc. Notifica 103 Stampe prenotazione 109 Finestra > Gest.Pren > Nuova Prenotazione 111 Finestra > Gest.Pren > Presenze Correnti113 Finestra > Gest.Pren > Elenco presenze 114 Finestra>Gest.Pren>Prenot. per periodo 115 Finestra>Gest.Pren>Caparre 116 Finestra > Periodi Opz.ti > Gestione Opzioni 117 Finestra > Periodi Opz.ti > Scadenze Opzioni 118 C A P I T O L O 7 Menu Gestione Documenti 159 Gestione Documenti > Fatture Attive e Ricevute fiscali 160 Come gestire la fatturazione 160 Fatturare più prenot[ ] con un solo doc[ ] 167 Fatturazione sezionale 168 Note di credito 169 Gestione Documenti > Offerte di Soggiorno 171 Gestione Documenti > Altri Documenti 172 Gestione Documenti > Schede di notifica173 Stampa registro pubblica sicurezza 174 C A P I T O L O 5 Menu Planning 119 Planning > Planning 119 Inserire una prenotazione 120 Funzionalità aggiuntive del planning 121 I colori del planning 123 Simbologia del planning 126 Ordinamento dei locali 127 Planning > Ricerca disponibilità 128 Schede di notifica multiproprietario 174 Gestione Documenti > Rilevamento ISTAT 176 Rilevamento ISTAT multiproprietario 177 Rilevamento ISTAT tavole di spoglio 178 Rilevamento ISTAT verifica dei dati 179 Gestione Documenti > Report doc. Emessi 181 di cortesia 181 Planning > Visualizza Arrivi/Partenze 130 Planning > Prenotazioni per periodo 132 C A P I T O L O 8 Altre funzionalità 182 C A P I T O L O 6 Menu Contabilità 133 L archivio delle prenotazioni 182 Imposta di soggiorno 185 Contabilità > Gestione Costi 134 Contabilità > Gestione Ricavi 138 Lo scadenzario 142 Contabilità > Scaden[ ] > Scadenze C A P I T O L O 9 TouringHome LiveUpdate 190 Attive 142 Contabilità > Scaden[ ] > Scadenze Passive 145 Contabilità > Flusso Entrate/Uscite 149 C A P I T O L O 1 0 Invio telematico schede PS 193

5 Generazione schede di notifica 194 Generazione del file telematico 195 Guida modulo trasmiss. Telematica 197 Log delle attività utenti 198 Stampa delle prenotazioni Touring-Live 199 C A P I T O L O 11 Guida rapida 200

6 Introduzione Touring Home è il software gestionale indirizzato alle strutture ricettive che desiderano ottimizzare la propria gestione interna.. E stato sviluppato come applicazione desktop, questo significa, che a differenza di altri software simili non richiede una connessione permanente ad internet. Inoltre, la soluzione desktop ha reso possibile l'implementazione di funzionalità avanzate e garantisce una flessibilità totale che si riflette sul cliente con minori costi di gestione, maggiori potenzialità del prodotto ed un'elevata capacità di adattarsi alle nuove esigenze. 4

7 Installazione del software I nstallare TouringHome è molto semplice, tutti i componenti necessari sono presenti all interno del CD-ROM di installazione, in alternativa è possibile scaricarli alla pagina La versione è basata sul Framework.NET 3.5, generalmente si tratta di un componente già pre-installato nel PC di ultima generazione, se così non fosse può essere installato eseguendo il file framework/ dotnetfx35.exe, presente all interno del CD-ROM. Driver per l accesso ai dati Per il corretto collegamento alla base dati è necessario installare il Database Engine, il file da eseguire è AceOledb/AccessDatabaseEngine.exe. Componenti per la stampa I report del programma sono sviluppati con crystal report, è necessario installare i seguenti componenti, sempre dal CD-ROM: Per sistemi a 32bit CrystalReport/x86/ CRRedist2005_x86.msi CrystalReport/x86/ CRRedist2008_x86.msi Per sistemi a 64bit CrystalReport/x64/ CRRedist2005_x64.msi CrystalReport/x64/ CRRedist2008_x64.msi Quando tutti i prerequisiti sono stati installati è possibile lanciare il setup principale SETUP.EXE e si avvierà la procedura guidata 5

8 Procedura guidata di installazione Eseguire tutti i passaggi richiesti 6

9 Primo Avvio del Software Al primo avvio del software verrà richiesto di inserire il codice seriale del programma, se non disponete di tale codice potrete richiederne uno a Datacom S.n.c. o al vostro rivenditore di riferimento. Il programma mostrerà quindi la seguente maschera : E possibile inserire il codice seriale e cliccare sul pulsante Registra o cliccare sul pulsante Versione dimostrativa per attivare la versione demo limitata all inserimento di 10 prenotazioni. Il programma mostrerà una maschera per il primo inserimento della password di Amministratore. Successivamente per accedere al programma sarà necessario inserire questa password, pertanto è molto importante non dimenticarla. 7

10 Capitolo 1 L interfaccia utente L interfaccia utente è suddivisa in 4 aree principali: Barra dei Menù Barra degli strumenti Area di lavoro Barra di stato La barra dei Menù racchiude tutti i menù del programma, è sempre visibile e non può essere modificata. Le barre degli strumenti racchiudono i comandi principali, consentono di accedere più rapidamente ai comandi utilizzati con maggiore frequenza. Per impostazione predefinita le barre degli strumenti sono 3 (il numero varia in base ai moduli installati), tuttavia l utente può modificare le barre degli strumenti, aggiungere comandi, creare barre personalizzate ecc. 8

11 La barra di stato viene utilizzata dal programma per visualizzare messaggi di vario genere come ad esempio Anteprima di stampa in corso ecc ecc. L area di lavoro rappresenta la parte centrale dell interfaccia, viene utilizzata per aprire e gestire le varie finestre del programma. Personalizzare l interfaccia utente L interfaccia utente di TouringHome è completamente configurabile, è possibile modificare l aspetto grafico con relativa combinazione di colori, modificare il posizionamento delle barre degli strumenti, visualizzare o nascondere le barre degli strumenti predefinite. Per modificare l aspetto grafico utilizzare il menù Strumenti->Impostazioni- >Configurazione, selezionare quindi il pannello Aspetto interfaccia grafica. 9

12 E possibile selezionare uno stile dall elenco principale. Sempre tramite il pannello Aspetto interfaccia grafica è possibile attivare e disattivare la modalità Visualizzazione a schede, quest impostazione determina la modalità di visualizzazione delle maschere secondarie aperte all interno della finestra principale del programma. Attivando la visualizzazione a schede le finestre interne saranno sempre visibili in modalità massimizzata e navigabili tramite linguette disposte in alto. Modificare le barre degli strumenti La nuova interfaccia utente di TouringHome permette all utente di personalizzare la configurazione delle barre degli strumenti. E possibile modificare la posizione degli elementi semplicemente trascinandoli nella posizione desiderata. Cliccando con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi dei menù si attiva il menù di contesto che permette di nascondere e visualizzare le barre degli strumenti e di accedere allo strumento di personalizzazione tramite il quale è possibile modificare il contenuto delle barre predefinite, creare nuove barre ecc ecc. Menù di contesto per la gestione delle barre degli strumenti Personalizzare le barre degli strumenti Cliccando sul comando Personalizza sul menù di contesto associato alle barre dei menù si apre la finestra relativa allo strumento di configurazione: 10

13 La finestra è suddivisa in 3 sezioni, Barre degli strumenti, Comandi e Opzioni. Nella sezione Barre degli strumenti vengono elencate le barre degli strumenti configurate, quelle predefinite e quelle definite dall utente. Nella sezione Comandi vengono raggruppati ed elencati tutti i comandi disponibili in TouringHome. Nella sezione Opzioni sono inserite le opzioni di configurazione generale come ad esempio la visualizzazione di icone grandi, la modalità di animazione dei menù ecc. 11

14 Creare una barra degli strumenti personalizzata Ogni utente può creare barre degli strumenti personalizzate, sono barre che vengono aggiunte alle barre predefinite ed al cui interno è possibile inserire i comandi personalizzati. Per creare una nuova barra degli strumenti è necessario: 1) Aprire la finestra di personalizzazione dei menù 2) Nella sezione Barre degli strumenti premere sul pulsante Nuovo 3) Assegnare il nome alla barra 4) La nuova barra viene aggiunta automaticamente all interfaccia utente, inizialmente sarà vuota. 5) Selezionare la sezione Comandi, da qui è possibile trascinare i comandi nella nuova barra. Con la stessa tecnica è possibile modificare anche le barre degli strumenti predefinite. 12

15 Menu Strumenti Il menu strumenti racchiude tutti gli strumenti principali per la configurazione e la gestione del programma, è possibile da qui gestire le tabelle dati, definire i parametri di configurazione generale, gestire il backup ed il ripristino dei dati, eseguire l aggiornamento del software e l aggiornamento delle strutture dati. Configurazione generale Per accedere alle impostazioni generali del programma cliccare su Strumenti->impostazioni->Configurazione Si aprirà una maschera che racchiude tutte le impostazioni generali del software, partendo dalla sezione contabile fino ad arrivare alla personalizzazione dell interfaccia. 13

16 Pannello Impostazioni generali Generali Iva prenotazioni Aliquota predefinita per le prenotazioni Iva articoli Aliquota predefinita per la gestione degli articoli Iva su provv.agenzia Aliquota predefinita applicata alle provvigioni agenzia Conteggio dei giorni basato sulle notti Abilita/Disabilita il conteggio delle notti o dei giorni Controllo integrità piano tariffe Se attivo, il programma esegue un check ogni volta che viene modificata/aggiunta una tariffa all interno dell anagrafica del locale. Perc. Calcolo autom. Caparra richiesta Percentuale utilizzata per il calcolo automatico delle caparre richieste. Trattamento predefinito Trattamento applicato alle nuove prenotazioni Stato predefinito della prenotazione Indica lo stato iniziale delle prenotazioni Visualizza alert dati ISTAT Se attivo il programma esegue un controllo sulla correttezza dei dati ISTAT all interno della scheda prenotazione. Numerazione unica PS e ISTAT Se attivo, in modalità multiproprietario, viene mantenuta una numerazione unica. Codice proprietario predefinito In ambiente multiproprietario, rappresenta il codice principale. Impostazione directory dati E il percorso condiviso per la gestione dei dati (database, file dati ecc ecc). Scadenza periodi opzionati La casella permette di specificare, in caso di prenotazione opzionata, quanti giorni prima la suddetta opzione deve considerarsi annullata. Check automatico caparre da ricevere Se abilitato permette di visualizzare automaticamente all avvio del programma l elenco delle caparre da ricevere considerando il numero di giorni indicato. 14

17 Se per esempio si imposta il numero di giorni a 7 e si attiva l abilitazione all avvio del programma vengono visualizzate le prenotazioni inserite da almeno 7 giorni che non hanno ancora caparra ricevuta. Planning attiva filtro proprietario Se attivo consente di filtrare i locali sul planning in base al proprietario. Listino predefinito E il listino predefinito applicato nel calcolo delle prenotazioni Gestione tariffe per descrizione Attiva una modalità particolare di gestione delle tariffe, utilizzata principalmente dagli stabilimenti balneari. Sezione contabilità Racchiude impostazioni specifiche per le funzionalità contabili/amministrative del programma. Formato arrotondamento Parametro non utilizzato. Registra entrata su caparra ricevuta Se attivo, quando viene inserito l importo della caparra ricevuta all interno della scheda prenotazione, il programma genera un movimento automatico di entrata. Visualizzazione dettaglio pagamento caparra e saldo su fatture e ricevute Se attivo, all interno del corpo documento (fattura e ricevuta) relativo alla fatturazione delle prenotazioni, vengono visualizzato il dettaglio dei movimenti relativi alle caparre versate. Visualizza nominativo cliente su corpo fattura/ricevuta Se attivo, in fase di fatturazione viene aggiunto il nominativo del cliente nel corpo documento. Ritenuta d acconto Impostazioni utilizzate in una futura implementazione del programma. Visualizza totale prenotazione su corpo ricevuta fiscale Se attivo, il totale della prenotazione viene inserito anche all interno del corpo documento. Visualizza totale prenotazione su corpo fattura Se attivo, il totale della prenotazione viene inserito anche all interno del corpo documento. Gestione conti Permette di suddividere i conti tra conti assegni e conti cassa. E una suddivisione utilizzata in alcune statistiche, per esempio nel report dello statino di cassa. 15

18 Imposta di soggiorno Contiene i parametri per la gestione dell imposta di soggiorno. Per ulteriori dettagli vedere capitolo 8 par. Imposta di soggiorno. Sezione altre impostazioni Altre impostazioni generali Invio conferma prenotazione al cliente/agenzia Se attivi, dopo la stampa del documento di conferma prenotazione, viene preparato un messaggio con allegato PDF, pronto per l invio al cliente ed all agenzia. Oltre al destinatario recuperato dall anagrafica, vengono utilizzati in aggiunta i dati Default TO, Default CC e Default Subject. Invio fatture e ricevute fiscali Se attivi, dopo la stampa del documento viene proposto l invio per con allegato PDF, il valore Default CC permette di inviare il messaggio anche in copia all indirizzo indicato. Giorni invio di cortesia Le di cortesia sono messaggi che è possibile inviare ai clienti prima della data del loro arrivo. Questo parametro indica quanti giorni devono mancare all arrivo per attivare l invio del messaggio. I messaggi non vengono inviati automaticamente ma sempre da una maschera di conferma attivabile dal menù Gestione documenti-> di cortesia. Numerazione globale documenti Si tratta di un servizio esterno, da configurare separatamente tramite il supporto tecnico DATACOM. Consente di mantenere una numerazione unica nell emissione dei documenti anche in caso di utilizzo del software da postazioni remote, non facenti parte della stessa LAN. 16

19 Impostazioni Web Contiene parametri utilizzati dal modulo web Parametri FTP Questa maschera permette di indicare i parametri per il collegamento al server remoto per l invio dei dati relativi alla gestione del modulo internet. I dati sono HOST : [indirizzo server remoto] - USERNAME : [nome utente] PASSWORD : [password utente] COMANDI DI ACCESSO [comandi ftp da eseguire dopo l autenticazione per consentire l accesso alla directory di pubblicazione (es. /httpdocs/data/] Ridimensionamento automatico immagini internet Il pannello consente di specificare le dimensioni massime e minime delle immagini che saranno inserite per ogni locale nel modulo internet. Nel caso in cui siano specificati i valori e venga inserita una immagine di dimensioni maggiori il programma la ridimensionerà automaticamente rispettando le dimensioni specificate. Nel caso in cui non si voglia definire un limite impostare i valori a 0(zero). 17

20 Tariffe Impostazioni generali dei piani tariffari. Consente di indicare al software quale tipologia di conteggio tariffario utilizzare. Ricordiamo che per ogni periodo possiamo definire la tariffa giornaliera, settimanale, bisettimanale, trisettimanale, mensile, ogni tariffa può essere di tipo a pacchetto o giornaliera, è possibile inoltre indicare se una tariffa è dipendente o meno dal pax. La configurazione delle tariffe deve essere fatta all interno della scheda del locale/camera. Tipo 1 Le notti che eccedono rispetto alla tariffa applicata vengono calcolate in base al valore della tariffa giornaliera. Es.: Prenotazione di 9 notti, viene calcolata 1 Settimana (. 370,00) + 2 notti a tariffa giornaliera (. 80,00 x 2 ) Tipo 2 Le notti che eccedono rispetto alla tariffa applicata vengono calcolate in base al valore della tariffa calcolata. Es.: Prenotazione di 9 notti, viene calcolata 1 Settimana (. 370,00) + 2 notti a tariffa settimanale ( (. 370,00 / 7) x 2 ) Tipo 3 Il calcolo avviene sempre in base al numero delle notti, il valore di ogni notte viene calcolato in base al totale delle notti dell intera prenotazione. Es.: Prenotazione di 9 notti, vengono calcolate 9 notti a tariffa settimanale ((. 370,00 / 7) x 9 ) Prenotazione di 17 notti, vengono calcolate 17 notti a tariffa bisettimanale ((. 600,00 / 14) x 17 ) Prenotazione di 22 notti, vengono calcolate 22 notti a tariffa trisettimanale ((. 930,00 / 21) x 22 ) All interno di questo pannello troverete i pulsanti con altri esempi dettagliati. 18

21 Listini per pax La casella di spunta Applica listini per pax se attivata permette di sfruttare la funzionalità di selezione automatica del listino in base al pax della prenotazione. Per utilizzare questo automatismo è necessario configurare i listini specificando per ognuno il pax associato. Supponiamo di creare i seguenti listini: Listino 1 Pax 1 Listino 2 Pax 2 Listino 3 Pax 3 Se si crea una nuova prenotazione, impostando il pax a 2, in automatico viene applicato il Listino 2. Per ulteriori dettagli vedere il paragrafo Tabelle->Listini 19

22 Pannello aspetto interfaccia grafica Permette di impostare lo stile grafico dell interfaccia ed il sistema di gestione delle finestre secondarie. Da qui è possibile gestire anche l aspetto del planning. Stili disponibili E una gallery di stili disponibili per l interfaccia utente, con un doppio click si applica lo stile selezionato. 20

23 Visualizzazione a schede E una modalità di apertura delle finestre, se attiva vengono sempre aperte massimizzate rispetto all area di lavoro. Colori planning Da qui si impostano i colori base che prenotazioni e blocchi hanno sul planning. Attualmente sono disponibili 4 colorazioni per opzioni, prenotazioni confermate, prenotazioni confermate con caparra ricevuta e blocchi locale. Dimensione font base Imposta la dimensione base del font utilizzato dal planning, è utile per adattare la visualizzazione rispetto alle diverse risoluzioni dei monitor. Larghezza colonne Imposta la larghezza delle colonne del planning. Una larghezza maggiore permette di ottimizzare la visualizzazione in casi particolari, come ad esempio quando esistono prenotazioni di una sola notte. 21

24 Strumenti->Impostazioni->Reimposta directory dati Con questo comando si indica al software di impostare la directory di lavoro sulla directory predefinita. Può essere utile nel caso in cui si fosse variata erroneamente tale directory o nel caso in cui non si ricordi l indirizzo di installazione del programma. Strumenti > Impostazioni > Imposta codice seriale Permette di modificare il codice seriale del programma, il comando viene utilizzato principalmente quando si passa da una versione dimostrativa ad una versione licenziata oppure nel passaggio da un tipo di licenza ad un altro. Strumenti > Impostazioni > Gestione utenti Apre la finestra di gestione degli utenti, da questo pannello è possibile creare nuovi utenti, modificare gli utenti esistenti oppure eliminare un utente. Gli utenti configurati possono accedere al programma utilizzando le proprie credenziali di accesso. Per creare un nuovo utente premere sul pulsante Nuovo utente in basso a destra, si aprirà la finestra per l inserimento dei dati. Per modificare o eliminare un utente selezionarlo nell elenco e premere il tasto destro del mouse, si attiverà un menù di contesto. Si possono gestire 2 ruoli Administrator, PowerUser e User. L utente Administrator ha accesso a tutte le funzionalità senza limitazioni, gli utenti PowerUser e User non possono accedere alle tabelle di amministrazione e ad alcune funzionalità interne come ad esempio la gestione del log delle attività utente, l aggiornamento delle strutture dati ecc. 22

25 Strumenti > Impostazioni > Gestione componenti All interno di TouringHome vengono utilizzati alcuni strumenti di terze parti, come ad esempio i componenti per la creazione dei grafici. Per poter funzionare correttamente tali componenti devono essere configurati sul sistema, generalmente tutti i componenti vengono installati automaticamente tramite il setup iniziale tuttavia è possibile che alcune volte vi siano degli errori o problemi nella configurazione. Tramite questo menù è possibile gestire l installazione e/o la manutenzione dei componenti aggiuntivi. Se per esempio il programma non permette la creazione dei grafici è probabile che non sia installato il componente ChartFx, è possibile installare o reinstallare ChartFx cliccando su Gestione componenti-> Installa/Ripristina Chart Fx. In ogni caso, per qualsiasi problema di configurazione, contattare il servizio di assistenza inviando una mail all indirizzo 23

26 Configurazione delle tabelle La configurazione delle tabelle è accessibile tramite il menù Strumenti- >Tabelle. In questa sezione vengono gestiti i dati di supporto al programma, come per esempio la tipologia dei locali, l elenco delle provincie ecc ecc. Strumenti > Tabelle > Tipologie locali Strumenti > Tabelle > Categorie proprietari 24

27 Tipologia locali Da questa maschera è possibile inserire / modificare / eliminare le tipologie dei locali che serviranno all interno dell anagrafica locali.ddddd ddddddddd Per inserire una nuova tipologia digitare il valore (es. App.to bilocale) nel box sulla destra della maschera e cliccare sul pulsante Conferma. Per modificare un valore cliccare con il tasto destro del mouse sul valore da modificare e selezionare Modifica, dopodiché digitare il nuovo valore nel box sulla destra della maschera e cliccare sul pulsante Conferma Per eliminare un valore cliccare con il tasto destro del mouse sul valore da eliminare e selezionare Elimina. ATTENZIONE, eliminando una tipologia il software segnalerà che verranno eliminati anche tutti i locali di quella tipologia e le prenotazioni ad esso associate. Gestione aspetto per tipologia L aspetto di un locale determina il tipo di visualizzazione utilizzata all interno del planning. L aspetto può essere gestito locale per locale utilizzando l anagrafica locali, oppure per tipologia utilizzando il pulsante Gestione aspetto per tipologia. 25

28 Si seleziona per prima cosa la tipologia da configurare, dopodiché si impostano i colori ed il tipo di visualizzazione. Cliccando su conferma le impostazioni vengono copiate su tutti i locali configurati. Questa procedura non memorizza l aspetto per quella particolare tipologia, si limita a copiare l impostazione su tutti i locali associati. Questo significa che se viene inserito un nuovo locale sarà necessario ripetere l impostazione dell aspetto. 26

29 Categoria proprietari Da questa maschera è possibile inserire / modificare / eliminare le tipologie di proprietari impiegate all interno dell anagrafica proprietari.ffffffffffffffff Per inserire una nuova tipologia digitare il valore (es. Società) nel box sulla destra della maschera e cliccare sul pulsante Conferma. Per modificare un valore cliccare con il tasto destro del mouse sul valore da modificare e selezionare Modifica, dopodiché digitare il nuovo valore nel box sulla destra della maschera e cliccare sul pulsante Conferma. Per eliminare un valore cliccare con il tasto destro del mouse sul valore da eliminare e selezionare Elimina. Strumenti > Tabelle > Caratteristiche locali La maschera contiene tutte le caratteristiche che possono essere associate ad ogni singolo locale è possible inserire nuove caratteristiche, modificare ed eliminare le voci esistenti. Per inserire una nuova caratteristica è sufficiente digitare il testo nel box descrizione caratteristica e cliccare sul pulsante Conferma. Per modificare una caratteristica è necessario cliccare con il tasto destro del mouse sul testo da modificare e selezionare l opzione modifica caratteristica, 27

30 dopodiché modificare il testo nella casella sottostante e cliccare sul tasto Conferma. Per eliminare una caratteristica è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla caratteristica da eliminare e selezionare l opzione Elimina. 28

31 Strumenti > Tabelle > Gestione tipologie pagamenti Questo pannello ha la funzione di parametrizzare le tipologie di pagamento, le quali sono selezionabili al momento della fatturazione, permettono al programma di calcolare automaticamente le scadenze ed inserirle automaticamente nello scadenzario. Per inserire una nuova tipologia di pagamento è sufficiente inserire il testo di descrizione nel box Descrizione, inserire nei box I rata, II rata, ecc il numero di giorni relativo alle scadenze dei pagamenti che saranno contrassegnati con questa tipologia e cliccare sul pulsante Salva. Per modificare una tipologia è necessario cliccare con il tasto destro del mouse sulla tipologia da modificare, selezionare l opzione Modifica e variare i parametri nel pannello Gestione Dati, dopodiché premere il pulsante Salva. Per eliminare una tipologia è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla tipologia da eliminare e selezionare l opzione Elimina. Quando si creano nuove fatture o ricevute fiscali è necessario inserire almeno una scadenza attiva, nel caso di pagamenti immediati è necessario inserire una scadenza con la stessa data di emissione del documento. Per automatizzare questa funzionalità è sufficiente creare o modificare la tipologia di pagamento impostando la prima rata a 0 (zero). 29

32 Strumenti > Tabelle > Gestione Tipologie Documenti Il software consente di impostare varie tipologie di documenti ed il relativo documento Master. Ad esempio ci potremmo trovare nella condizione di avere un regolamento generale da far firmare agli ospiti (master) ed un regolamento particolare per ogni Locale oppure altra documentazione di vario genere (documenti word, fogli excel ecc ecc). Per inserire una nuova tipologia di documento ed il relativo documento master è necessario aprire il menu Strumenti > Tabelle > Gestione Tipologie Documenti, dopodiché cliccare sul pulsante Inserisci nuova tipologia, inserire un codice, una descrizione e premere sul pulsante per selezionare il documento word, pdf, ecc da associare a questa tipologia. N.B. è possibile anche non associare il documento master alla tipologia. In questo caso la tipologia ha solo funzione di categoria, nel menù Gestione documenti->altri documenti il comando sarà disabilitato. Per aprire un documento Master, come mostra l immagine, è sufficiente selezionare il menu Gestione documenti > Altri Documenti, e selezionare il documento master il quale si aprirà con il programma predefinito. 30

33 Strumenti > Tabelle > Ubicazioni articolo La tabella permette di definire le possibili ubicazioni che potranno essere recuperate ed associate ad ogni articolo inserito dal menu Finestra > Anagrafica Articoli. Per riempire la tabella è sufficiente entrare nel menu Strumenti > Tabelle > Ubicazioni Articolo e scrivere all interno delle relative caselle in italiano ed in lingua, le varie ubicazioni possibili. 31

34 Menu Listini > Configurazione Listini Questo menu consente l impostazione dei listini utilizzati durante la configurazione dei piani tariffari per ogni locale. E possibile creare più listini e quindi associare più piani tariffari per ogni locale per esempio listino base, listino agenzie, listino Web, Listino per uso camera doppia ecc ecc.d Il software di default utilizza il listino Base, per settare nuovi listini è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo, dopodichè Scrivere una descrizione che individui il nuovo listino nell apposito campo, cliccare sul pulsante Salva. Il listino predefinito può essere modificato dal pannello di configurazione del programma. Listini per pax Per ogni listino è possibile associare il pax, questo valore viene utilizzato se l opzione Applica listini per pax, nel pannello di configurazione è attivato. Il valore Pax indica il numero di persone per il quale viene utilizzato un listino. Se si crea il listino 2012 due persone, specificando il valore 2 per il campo Pax, in fase di creazione nuova prenotazione, se la prenotazione è di due persone, il programma applica automaticamente il listino appropriato, e così via. 32

35 La duplicazione dei listini La duplicazione dei listini permette di copiare un listino su tutte le camere/locali configurate, in base alla tipologia assegnata alla camera. Si tratta quindi di un sistema di duplicazione per tipologia camera. Supponiamo di avere le seguenti tipologie: Camera singola Camera doppia Camera tripla Il servizio di duplicazione listini permette di configurare un listino per una camera singola, dopodiché copiarlo in tutte le altre camere singole. Senza quindi dover aprire camera per camera e copiare il listino singolarmente. Per accedere alla funzionalità di duplicazione listini cliccare sulla voce di menù Strumenti->Tabelle->Listini->Duplicazione listini Si apre la seguente maschera: 33

36 Il box Sorgente sulla sinistra indica la camera sorgente, ovvero da dove si desidera copiare i listini. Il box Destinazione permette invece di specificare la categoria sulla quale copiare il listino sorgente. Esempio: Supponiamo di avere la camera A1 con tutti i listini correttamente configurati, a questo punto si vuole duplicare questi listini su tutte le altre camere della stessa tipologia. Nel box Sorgente, tramite F2, si seleziona la camera A1 ed il listino da duplicare, nel box di Destinazione si seleziona la categoria di destinazione, Camere per esempio, ed il listino di destinazione (generalmente è lo stesso listino selezionato nel box sorgente, quindi si preme su Duplica listino. Il listino viene duplicato su tutti i locali appartenenti alla categoria Camere. Questa procedura si ripete per tutti i listini da duplicare. 34

37 Tariffe per descrizione Le tariffe per descrizione permettono di gestire un piano tariffario non associato alla logica di camere/locali. Sono tariffe generiche, organizzate per descrizione dove all interno di ogni descrizione è possibile avere più tariffe per periodi diversi. Attualmente è un sistema di calcolo utilizzato solamente nella versione per stabilimenti balneari, tuttavia rappresenta uno strumento flessibile per gestire, in futuro, esigenze particolari. La maschera è divisa in 3 sezioni, una colonna a sinistra dove vengono raggruppate le tariffe per descrizione, una griglia centrale per la visualizzazione delle tariffe del gruppo corrente, infine, in basso, un area di editing per inserire e modificare le tariffe. Cliccando su nuovo si entra in modalità di inserimento, è necessario inserire Descrizione descrizione del piano tariffario o dell oggetto Raggruppamento indica la categoria, è il valore che raggruppa le tariffe Tipo a pacchetto o a persona Validità periodo di validità del piano tariffario Importi rappresentano le tariffe applicate 35

38 Il salvataggio dei dati avviene in automatico, tuttavia è bene premere il pulsante SALVA in basso a destra per confermare i dati. Per visualizzare le modifiche e quindi caricare nuovamente tutti i dati è necessario premere il pulsante Aggiorna in alto. Duplicazione E possibile duplicare una singola tariffa, è necessario selezionarla nella griglia centrale, quindi premere Duplica, verrà creata una nuova riga uguale alla precedente. Altre tabelle In altre tabelle sono presenti comandi per la gestione di altre tabelle di dati e utilità. Gruppi di appartenenza Per la gestione dei gruppi di appartenenza disponibili. Per inserire un nuovo gruppo è sufficiente scrivere direttamente all interno della tabella in basso. Per Modificare si modifica direttamente il valore e per cancellare è sufficiente evidenziare la riga quindi premere il tasto CANC. Festività E una tabella che permette di aggiungere colonne con colorazione diversa all interno del planning. 36

39 Per aggiungere un valore selezionare la data, quindi scrivere una descrizione e assegnare il colore desiderato, premere quindi su SALVA. Per modificare fare doppio click, quindi modificare i dati in basso. Per cancellare una riga, evidenziare la riga quindi premere sul tasto CANC. 37

40 Strumenti > Nazioni e Provincie Tabella Nazioni La tabella nazioni permette la gestione dell elenco Nazioni utilizzate principalmente per la compilazione del modello ISTAT C59 e per la gestione delle statistiche interne. Per inserire una nuova nazione all elenco è sufficiente scorrere l elenco fino all ultimo record e scrivere nella casella vuota il nome della nazione da inserire, dopodiché si può chiudere la maschera. Per eliminare una nazione dall elenco è sufficiente cliccare sul rettangolo grigio alla sinistra della nazione da eliminare e premere il tasto Canc sulla tastiera. Tabella Province La tabella province così come la tabella Nazioni permette la gestione dell elenco Province utilizzate per la compilazione del modello ISTAT C59 e per la gestione delle statistiche interne. Per inserire una nuova provincia all elenco è sufficiente scorrere l elenco fino all ultimo record e scrivere nella casella vuota il nome della provincia da inserire, dopodiché si può chiudere la maschera. Per eliminare una provincia dall elenco è sufficiente cliccare sul rettangolo grigio alla sinistra della provincia da eliminare e premere il tasto Canc sulla tastiera. 38

41 Strumenti > Eportazione dati Racchiude i comandi per esportare i dati di TouringHome. I comandi disponibili sono: Esportazione Fatture e Ricevute Consente di estrarre tutte le fatture e le ricevute emesse ed inserirle all interno di un file Microsoft Access. Esportazione Anagrafiche Consente di estrarre l archivio dell anagrafica clienti in formato Microsoft Excel Strumenti > Importazione dati Permette di eseguire lo strumento XML Importer per la gestione dell importazione dati all interno di TouringHome. XML Importer è uno strumento avanzato per l importazione dei dati, permette di importare anagrafiche, prenotazioni ed altri dati da sorgenti XML. E uno strumento utilizzato da utenti esperti o sviluppatori, si rimanda pertanto alla documentazione specifica. 39

42 Strumenti > Gestione importazione/esportazione dati Lo strumento consente di salvare separatamente o di eliminare dal programma le prenotazioni segnalate come Sospese all interno della scheda prenotazione. Lo strumento consente inoltre il ripristino dei dati che sono stati salvati tramite il processo di esportazione. Esportazione dati All apertura di questa maschera il programma visualizza l elenco delle prenotazioni segnalate come Sospese. Le prenotazioni possono essere Salvate cliccando sul pulsante Salva esportazione, il programma chiederà di selezionare la destinazione del salvataggio e il nome del file (consigliamo di salvare le esportazioni su un supporto rimovibile come una chiave USB o un disco esterno). Dopodichè si potranno eliminare dal programma cliccando sul tasto Elimina prenotazioni. Importazione dati Il processo di importazione consente di reimportare nel programma le prenotazioni precedentemente esportate ed eliminate. Sarà sufficiente cliccare sul tasto Apri File, selezionare il file con estensione.theexport precedentemente esportato, cliccare su Apri, e cliccare su Importa Dati per ripristinare le prenotazioni, le prenotazioni vengono reimportate come prenotazioni sospese. 40

43 All interno del file di esportazione vengono esportati tutti i dati delle prenotazioni ovvero: - Anagrafica prenotazione - Suddivisione delle camere - Tariffe applicate - Servizi aggiuntivi - Extra - Dati ISTAT IMPORTANTE L esportazione e l importazione dei dati non riguarda le movimentazioni contabili, ovvero, Fatture, Ricevute, Flussi Entrate e Uscite e qualsiasi altro dato legato alla sezione contabile. E importante quindi non gestire queste informazioni all interno di prenotazioni sospese. 41

44 Strumenti > Backup e Ripristino Il sistema di backup consente di creare una copia di tutti i dati archiviati o di eseguire il rispristino di un backup precedente. I Backup vengono eseguiti utilizzando il formato.archive proprietario Datacom. Per eseguire il backup cliccare sul pulsante Esegui il backup e specificare il percorso dove salvare il file archive. Prima di eseguire il backup è necessario chiudere tutte le finestre attive del programma. Nelle installazioni di rete tutti i client devono chiudere il programma. Per ripristinare i dati di un salvataggio è sufficiente cliccare sul pulsante Ripristino dati ed indicare al programma il file di backup da ripristinare. Il ripristino dei dati è un operazione potenzialmente pericolosa, tutti i dati correnti vengono infatti sovrascritti dal contenuto del file di backup selezionato. Prima di eseguire il ripristino dei dati si consiglia di eseguire un nuovo backup. Prima di eseguire il ripristino è necessario chiudere tutte le finestre attive del programma. Nelle installazioni di rete tutti i client devono chiudere il programma. 42

45 La gestione degli archivi di backup Gli archivi di backup possono essere gestiti, è possibile aprire un archivio, esplorare il contenuto ed eventualmente ripristinare i singoli file o le singole directory. Per aprire un archivio premere sul pulsante Apri archivio, selezionare quindi il file.archive. Tramite la finestra Gestione archivio di backup è possibile navigare tra i file e le directory presenti all interno, su ogni elemento è possibile cliccare con il tasto destro del mouse ed eseguire il comando Estrai In. Il comando permette di estrarre l elemento selezionato all interno di una posizione specifica che sarà richiesta in fase di estrazione. 43

46 Strumenti > Aggiornamento software Il servizio di aggiornamento software permette di collegarsi al server Datacom per verificare se esistono aggiornamenti da scaricare (nuove versioni, patch, documentazione ecc). Il programma di aggiornamento è rappresentato da una procedura guidata, è sufficiente quindi seguire i passaggi a video. Per i dettagli sul funzionamento del sistema di aggiornamento fare riferimento al Capitolo 9. 44

47 Strumenti > Aggiornamento database Durante i vari aggiornamenti del software la struttura dei dati può cambiare. generalmente l aggiornamento database viene richiamato automaticamente dopo ogni aggiornamento, tuttavia è possibile procedere manualmente. Cliccando sul comando si apre la seguente finestra: Nella casella Percorso directory dati è necessario specificare il percorso sul computer locale (o server di rete in caso di installazioni in rete) contenente gli archivi. All apertura della finestra vengono lette le impostazioni del programma quindi generalmente non è necessario modificare il percorso della directory dati. Nella casella versione è necessario selezionare il tipo di aggiornamento, in questo caso si aggiorna dalla versione 3.0 alla 3.1. Per avviare l aggiornamento dati premere su AGGIORNAMENTO. 45

48 L aggiornamento dati è un processo cumulativo, è possibile ripetere più volte la procedura, verranno comunque applicati soltanto gli aggiornamenti necessari. In base alla configurazione del sistema ed alla presenza di alcuni programmi aperti è possibile al termine dell aggiornamento database visualizzare il seguente messaggio di errore: Impossibile completare l aggiornamento del database, il database è aperto in modo esclusivo dall utente. In tal caso è necessario ripetere il processo di aggiornamento, fino a che non viene visualizzato il messaggio Aggiornamento completato. Altre operazioni sul database La maschera di aggiornamento database consente di eseguire altre operazioni sui dati, i comandi sono accessibili dal menù Attività in alto. I comandi disponibili sono: Ricalcolo servizi aggiuntivi Genera tabella InOut Esegui script Aggiornamento InOut prenotazioni Ricalcolo servizi aggiuntivi, per ogni prenotazione viene calcolata la somma dei servizi aggiuntivi, il totale viene riportato nella scheda prenotazione. E un attività che può essere ripetuta più volte, è stata inserita per risolvere un piccolo bug della versione 3.0 Genera tabella InOut, dalla versione 3.1 è cambiato il sistema di gestione del CheckIn. Questo comando genera tutti i movimenti di CheckIn e di CheckOut in base alle schede di prenotazione. Si utilizza durante l aggiornamento dalla versione 3.0 alla versione

49 Esegui script, dalla versione 4.0, gli aggiornamenti della struttura dati avvengono tramite comandi memorizzati in file esterni. Questo comando permette di selezionare un file di aggiornamento e di eseguirlo sulla struttura dati corrente. Aggiornamento InOut prenotazioni, si apre una maschera che consente di aggiornare lo stato di CheckIn e CheckOut per un gruppo di prenotazioni. Sostanzialmente si tratta di una variante del comando Genera tabella InOut. Tuttavia per rigenerare i movimenti è consigliabile utilizzare questo comando. Strumenti > Assistenza DATACOM Il servizio per la richiesta di assistenza da programma verrà ripristinato nelle versioni successive. Al momento è necessario scrivere all indirizzo 47

50 Capitolo 2 Menu Internet Il menù Internet racchiude i comandi relativi alle funzionalità web del programma ed alle funzionalità relative all applicazione TouringLive. Internet > Gestione modulo Internet Apre la gestione del modulo web, si apre una maschera suddivisa in Elenco locali, configurazione locale, immagini locale e pubblicazione internet. Elenco Locali Questa maschera elenca i locali configurati all interno del programma, permette di selezionare quali locali pubblicare e quali non pubblicare semplicemente cliccando con il tasto destro del mouse sulla selezione 48

51 effettuata e cliccando l opzione Pubblica locali selezionati oppure Non pubblicare i locali selezionati. sss I testi e le immagini inviate sul web devono essere configurate singolarmente selezionando il locale da configurare e passando alla maschera Configurazione locale. Configurazione locale Da questa maschera si può inserire l Intestazione e la descrizione in 4 lingue per ogni singolo locale. Dopodiché passare alla maschera immagini locale. Immagini locale Da questa maschera si possono inserire le immagini del locale selezionato, sarà necessario cliccare sul pulsante Inserisci immagine e dopodiché selezionare una immagine piccola e una immagine zoom per ogni elemento inserito. Per eliminare una immagine è sufficiente cliccare sul pulsante Elimina Immagine. 49

52 Pubblicazione internet Ogni volta che sarà necessario pubblicare o aggiornare i dati sul web dovremo entrare in questa maschera e cliccare sul pulsante Preparazione dati, una volta elencati i file da pubblicare si potrà cliccare sul pulsante Pubblicazione dati ed attendere che il processo di pubblicazione sia completato. In questa fase, prima di avviare il processo, è possibile escludere alcuni file dalla pubblicazione. E sufficiente selezionare i file da escludere, tasto destro->rimuovi dalla pubblicazione: 50

53 Capitolo 3 Menu Report e Analisi Consente di generare report e grafici di analisi. In base alla versione della licenza d uso è possibile avere alcuni comandi disabilitati. Alcuni comandi come ad esempio i report statistici e i grafici sono accessibili anche dalla barra degli strumenti del modulo Contabilità. 51

54 Stampa > Statistica prenotazioni per periodo Consente di specificare il giorno di inizio e il giorno di fine statistica e di generare un report suddiviso per locale contenente i dati storici delle prenotazioni (da, a, cliente). Non considera lo stato di CheckIn e CheckOut. ddddddddd Stampa > Statistica valore delle prenotazioni Consente di specificare il giorno di inizio e il giorno di fine statistica e di generare un report per appartamento contenente i dati storici delle prenotazioni. Non considera lo stato di CheckIn e CheckOut. Stampa > Elenco clienti per periodo fatturazione Dato un intervallo di tempo il report visualizza tutti i nominativi dei clienti per i quali è stato emesso un documento fiscale (Fattura e/o ricevuta). Report statistici Racchiude report più specifici per un analisi più approfondita dei dati e dell andamento. Fatture emesse per periodo Dato un intervallo temporale stampa l elenco delle fatture emesse Ricevute emesse per periodo Dato un intervallo temporale stampa l elenco delle ricevute fiscali emesse Ricavi per periodo Dato un intervallo temporale stampa l elenco dei movimenti di ricavo registrati. Costi per periodo Dato un intervallo temporale stampa l elenco dei movimenti di costo registrati. 52

55 IVA a Credito Dato un intervallo temporale stampa il riepilogo dei movimenti sul conto Iva a Credito. IVA a Debito Dato un intervallo temporale stampa il riepilogo dei movimenti sul conto Iva a Debito. Analisi valore delle prenotazioni Consente di creare un report dettagliato sul valore delle prenotazioni. E possibile filtrare le prenotazioni in base ai locali configurati. Prenotazioni per agenzia Permette di visualizzare il dettaglio delle prenotazioni associate alle agenzie. I risultati vengono raggruppati per agenzia. Rapporto agenzie Il report permette di analizzare per ogni agenzia il totale dei ricavi, il totale dei costi ed il margine di ricavo, derivanti dal rapporto tra la struttura e l agenzia. Per i ricavi vengono considerati i totali prenotazione al netto iva Per i costi vengono considerate le provvigioni nette Il margine è dato dal ricavo meno il costo Il dato Costi per sconti su tariffe, rappresenta la provvigione agenzia, al netto iva, nel caso in cui il conteggio avvenga in modalità Vendita della prenotazione al Netto con sconto su tariffe. In questo caso infatti, la tariffa applicata è già al netto della provvigione, il costo è già all interno della tariffa. Leggendo il report quindi, il valore costo per sconto su tariffe non deve essere sottratto al ricavo, è solo un dato che permette di vedere quanto è stato il costo delle provvigioni. 53

56 Analisi prenotazioni per periodo di conferma E un tipo di report che permette di analizzare l andamento delle prenotazioni ad oggi confermate. E possibile confrontare il dato su più anni contemporaneamente: In questo esempio vengono analizzate le prenotazioni che sono state confermate tra il 01/01/2009 e 25/05/2009, il dato viene confrontato con lo stesso periodo dell anno precedente. Nel report risultante i dati vengono presentati suddivisi per mese, il pulsante Esporta dettaglio permette di generare un file CSV (visualizzabile con Excel) contenente tutte le prenotazioni selezionate. Altro Elenco prenotazioni E una maschera per gestire analisi diverse sulle prenotazioni. Inizialmente si seleziona il periodo da analizzare, la griglia si popolerà con le prenotazioni trovate. Fatto questo è possibile premere sul pulsante REPORT per accedere all elenco dei report disponibili, oppure premere su ESPORTA ELENCO per accedere all esportazione dei dati. Nella versione corrente è implementata solamente l esportazione dell elenco prenotazioni su file CSV. 54

57 Grafici Il menù Grafici racchiude l insieme dei grafici che è possibile generare per analizzare la gestione della struttura. Analisi del fatturato Permette di analizzare l andamento del fatturato e delle ricevute emesse annuo. E possibile visualizzare nello stesso grafico e quindi confrontare fino a 4 anni contemporaneamente. Analisi fatture e ricevute emesse Visualizza il fatturato (fatture e ricevute) su base annua. Analisi dei ricavi Il grafico visualizza l andamento dei ricavi annuali su base mensile. Analisi dei costi Il grafico visualizza l andamento dei costi annuali su base mensile. Analisi delle prenotazioni Il grafico visualizza l andamento delle prenotazioni registrate. E possibile confrontare fino a 4 anni contemporaneamente. 55

58 Analisi delle presenze Il grafico visualizza il numero delle persone che hanno soggiornato nella struttura, viene presa in considerazione la data di CheckIn. Il grafico permette di confrontare fino a 4 anni contemporaneamente Analisi delle prenotazioni per data di conferma Il grafico permette di analizzare il numero o il valore delle prenotazioni confermate alla data odierna ed è possibile analizzare più anni contemporaneamente. Supponiamo di essere al 01/07/2012, si prepara il grafico inserendo gli anni 2010, 2011 e 2012, avremo 3 grafici: 2010 prenotazioni confermate al 01/07/ prenotazioni confermate al 01/07/ prenotazioni confermate al 01/07/

59 Capitolo 4 Menu Finestra Il menù finestra racchiude tutte le maschere di gestione, alcuni comandi sono poi ripetuti in altri menù o barre degli strumenti. Per esempio l anagrafica delle camere è presente nel menù finestra ma anche nella barra degli strumenti principale, così come schede di notifica e istat sono presenti anche nel menù Gestione documenti. Finestra > Anagrafica proprietari Consente di specificare i dati del proprietario della struttura ricettiva in modo da poterli recuperare velocemente in fase di emissione e revisione documenti. Non è indispensabile compilare tutti i campi, tuttavia è necessario in fase di configurazione iniziale del programma inserire un proprietario e riempire i campi principali.d Un proprietario rappresenta un elemento funzionale del programma, viene associato ai locali/camere, ed ha una sua autonomia in merito all emissione 57

60 dei documenti, schede di notifica e istat. Alcune maschere come ad esempio il Planning e la ricerca disponibilità, permettono di filtrare i dati in base al proprietario, può risultare utile quindi anche allo scopo di una migliore organizzazione logica dei dati stessi. Attenzione! L eliminazione di un proprietario comporta la cancellazione di tutti i locali associati e quindi anche la cancellazione di prenotazioni e altre informazioni correlate. Pulsante Gestione Documenti La funzionalità consente di associare sul proprietario corrente uno o più documenti divisi per tipologia. Per inserire un documento è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo documento, selezionare la tipologia, inserire una descrizione e cliccare sul pulsante per caricare il file. (sono accettati anche i file grafici). Le tipologie documento vengono gestite dal comando : Strumenti-Tabelle-Gestione tipologie documenti Pulsante Stampa Racchiude le stampe specifiche per ogni proprietario. Elenco prenotazioni per periodo La funzionalità, dato un periodo, consente di visualizzare e stampare tutte le prenotazioni associate ai locali del proprietario selezionato. Il report comprende codice locale, descrizione locale, data arrivo, data partenza, nominativo cliente, telefono, fax, servizi, caparra, agenzia. Elenco proprietari Dal pulsante Stampa è possibile stampare l elenco anagrafico dei proprietari con tutti i dati di contatto. 58

61 Finestra > Anagrafica Clienti L anagrafica clienti è l elemento principale per gestire i dati degli ospiti e dei clienti in genere, consente di gestire tutti i dati anagrafici, dati di fatturazione, dati sui documenti, dati necessari per il rilevamento Istat e per l emissione delle schedine PS. Sempre nella maschera dei clienti, per ogni cliente è possibile definire e gestire gli altri componenti del nucleo familiare. Dati anagrafici Specificare i dati anagrafici del cliente o del capofamiglia, nessun dato è essenziale (solamente il campo codice ma consigliamo di compilare accuratamente questa scheda. I dati relativi alla provenienza saranno utilizzati per la compilazione automatica del modulo ISTAT. I campi con il simbolo [F2] sono campi collegati a tabelle esterne, premendo F2 è possibile selezionare un valore da un elenco disponibile. Componenti familiari E possibile specificare la lista dei componenti familiari a seguito del capofamiglia o capogruppo. Per inserire un nuovo componente familiare 59

62 cliccare sul pulsante Nuovo, inserire i dati anagrafici e cliccare sul pulsante Salva. Dati di fatturazione e Documenti Nel caso in cui il cliente sia una azienda devono essere compilati i dati relativi alla fatturazione. Per tutti i clienti devono essere inseriti i dati relativi al documento di identità per la compilazione delle schede PS. Il tasto Copia da altro cliente permette di recuperare i dati di fatturazione da un altra scheda cliente precedentemente compilata. Immagini Dalla ver. 2.3 è possibile memorizzare immagini associate ad ogni cliente. Le immagini possono essere inserite con relativa descrizione tramite il pulsante Inserisci nuova immagine. Tale funzionalità consente ad esempio di memorizzare la scansione del documento del cliente, di memorizzare la foto scattata con una macchina digitale, ecc. Altre informazioni La sezione altre informazioni contiene dati aggiuntivi quali, informazioni relative ai gruppi di appartenenza, indirizzo libero. I campi per l indirizzo libero sono stati inseriti a seguito delle modifiche apportate per la gestione dell invio telematico delle schede di notifica che non permettono all utente di scrivere liberamente all interno dell anagrafica, vincolandolo ai valori ammessi forniti dalla Polizia di Stato. Il pannello altre informazioni può contenere altri campi specifici come ad esempio Codice iva I24 utilizzati da programmi e piattaforme esterne. Sono valori che è possibile ignorare salvo casi particolare che saranno gestiti direttamente da Datacom. 60

63 Pulsante Gestione Documenti La funzionalità consente di associare uno o più documenti divisi per tipologia ad ogni cliente. Per inserire un documento è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo documento, selezionare la tipologia, inserire una descrizione e cliccare sul pulsante per caricare il file. (sono accettati anche i file grafici). Esportazione dati Contiene comandi per l esportazione dati relativi ai clienti. Mailing per gruppo di appartenenza Genera un file CSV, compatibile con Excel e OpenOffice, contenente l elenco completo dei clienti. In basso a fine elenco vengono riepilogati i gruppi di appartenenza (gestibili da Strumenti.Tabelle.Altre tabelle), per ogni gruppo è presente un campo contenente tutti gli indirizzi mail di quel gruppo, già formattati e pronti per essere incollati come destinatari di posta elettronica. Altro Altri comandi generici Elenco compleanni Apre la maschera che consente di elencare i complenni che ci saranno nei prossimi x giorni: L elenco può essere esportato in un file CSV, utilizzando il pulsante Esporta elenco. Il file salvato può essere aperto con un foglio elettronico (es Excel). 61

64 Elenco prenotazioni Apre l elenco delle prenotazioni registrate per quel cliente, ogni prenotazione si può aprire con un doppio click. Elenco clienti Prepara una stampa completa di tutti i clienti ordinati per codice, nominativo o data di inserimento. Gestione dei gruppi di appartenenza Per ogni cliente, nella sezione Altre informazioni, è possibile associare fino a 5 gruppi di appartenenza/interesse, sono informazioni utilizzate per raggruppare i clienti. L elenco dei gruppi disponibili viene gestito dal menù Strumenti->Tabelle->Altre Tabelle->Gruppi appartenenza: 62

65 63

66 Mailing per gruppi di appartenenza Si tratta di un applicazione della gestione gruppi di appartenenza visti in precedenza. E accessibile dalla maschera di gestione clienti, menù Esportazione dati->mailing per gruppo di appartenenza. Viene generato un file CSV, può essere aperto con un applicazione di foglio elettronico (es. Excel). All interno del file vengono elencati tutti i nominativi, per ognuno vengono visualizzati i gruppi di appartenenza: Dopo l elenco dei nominativi vengono elencati tutti i gruppi di appartenenza configurati, per ognuno viene preparato un campo contenente l elenco delle , già concatenate, è possibile fare il copia-incolla degli indirizzi all interno di un qualsiasi client di posta (es. Outlook). 64

67 Finestra > Anagrafica Fornitori Consente di gestire le schede fornitore. La maschera iniziale visualizza l elenco dei fornitori inseriti, da qui è possibile inserire un nuovo fornitore, premendo sul pulsante Nuovo fornitore, visualizzare un fornitore esistente facendo doppio click sulla riga, oppure eliminare un fornitore tramite tasto destro->elimina. All interno della scheda dettaglio fornitore, oltre ai dati anagrafici, dati bancari e note è possibile accedere alla scheda contabile del fornitore, da qui sono visibili tutti i dati contabili associati al fornitore specifico, vengono visualizzate: - scadenze passive - costi - uscite - riepilogo finale I nominativi dei fornitori sono collegati alle altre aree contabili del programma, scadenzario passivo e gestione dei costi. 65

68 Finestra > Camere/Appartamenti L anagrafica locali rappresenta il centro principale della configurazione del programma in quanto permette di specificare tutte le caratteristiche dei locali, camere e appartamenti. Per ogni locale è possibile definire il piano tariffario, i servizi disponibili e altro. Anagrafica La sezione anagrafica consente di inserire / modificare i dati di un locale all interno del programma. Sono obbligatori i campi Codice locale e Descrizione. Il resto dei campi può essere omesso tuttavia alcuni campi sono importanti per altre funzionalità del programma. Per esempio il campo Posti letto permette di indicare il pax del locale corrente, in fase di ricerca disponibilità è possibile filtrare la ricerca in base al numero delle persone ammesse. Per impostare le caratteristiche del locale: 66

69 1)cliccare con il tasto destro del mouse all interno del pannello Caratteristiche del locale e selezionare l opzione nuova caratteristica, il programma proporrà le caratteristiche elencate nella tabella caratteristiche (menu strumenti > caratteristiche locali ), doppio click su ogni caratteristica per aggiungerla all appartamento. 2)cliccare con il tasto destro del mouse all interno del pannello Caratteristiche del locale e selezionare l opzione Copia caratteristiche da locale esistente, cliccare sul pulsante Cerca per visualizzare tutti i locali, selezionare il locale dal quale vogliamo estrapolare le caratteristiche e dopodiché selezionare Conferma selezione. In questo modo le caratteristiche del locale selezionato saranno trasferite nel locale in fase di configurazione. Per cancellare una caratteristica è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla caratteristica selezionare l opzione Elimina Caratteristica Tariffe La sezione consente di specificare / modificare le tariffe per ogni singolo locale. Il metodo di calcolo delle tariffe deve essere impostato dal pannello Strumenti > Impostazioni > Configurazione > Tariffe. Per impostare le tariffe del locale è possibile agire come segue : Creazione nuove tariffe cliccare sul pulsante Nuova tariffa in basso alla maschera, inserire nella casella Descrizione la descrizione della tariffa (es. bassa stagione) e specificare il primo giorno e l ultimo giorno di validità di questa tariffa. Dopodiché inserire il prezzo giornaliero, settimanale, bisettimanale, trisettimanale e mensile nelle caselle sottostanti.ddddddddddddd dddddddddddd Per ogni tariffa è possibile definire se si tratta di una: - Tariffa per Pax - Tariffa Giornaliera - Tariffa a Pacchetto Una tariffa per Pax indica che l importo sarà moltiplicato per il numero delle persone. Tariffa Giornaliera indica che l importo è per notte. 67

70 Tariffa a Pacchetto indica che l importo è Settimanale, Bisettimanale ecc ecc. Nella casella % sconto ragazzi si può indicare uno sconto applicato ai ragazzi. Lo sconto si applica sul valore inserito nelle caselle degli importi. Per maggiori informazioni sul calcolo delle tariffe si rimanda al Capitolo 1 paragrafo Listini Strumenti > Impostazioni > Configurazione > Tariffe. Duplicazione tariffe cliccare sul pulsante Servizio duplicazione tariffe, cliccare sul pulsante Cerca per visualizzare tutti i locali, selezionare il locale dal quale vogliamo duplicare le tariffe e dopodiché selezionare Conferma selezione. In questo modo le tariffe del locale selezionato saranno trasferite nel locale in fase di configurazione. RICORDA! il piano tariffario dipende dal Listino utilizzato, si possono creare listini multipli dal menu listini > configurazione listini e successivamente associarvi piani tariffari diversi. Per cancellare una tariffa è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga di descrizione della tariffa e selezionare l opzione Elimina Tariffa Per modificare una tariffa è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga di descrizione della tariffa, selezionare l opzione Modifica tariffa, variare i dati nel pannello sottostante e cliccare sul pulsante Salva per confermare le modifiche. Servizi aggiuntivi Per ogni locale possono essere configurati i servizi aggiuntivi i quali potranno essere inclusi in fase di prenotazione e conteggiati nel totale del soggiorno. Per impostare i servizi aggiuntivi del locale è possibile agire come segue : Creazione nuovi servizi cliccare sul pulsante Nuovo servizio in basso alla maschera, inserire la descrizione del servizio (es. letto aggiuntivo) ed indicare un valore, dopodiché indicare al programma se si tratta di un servizio giornaliero (il quale verrà conteggiato per ogni giorno di permanenza), di un servizio una tantum (il quale verrà conteggiato una sola volta) e se si tratta di un servizio con valore unitario (in fase di prenotazione sarà possibile inserire la quantità del servizio). 68

71 Cliccare sul pulsante Salva per confermare. Ripetere la procedura per configurare altri servizi. Duplicazione servizi cliccare sul pulsante Servizio duplicazione servizi, cliccare sul pulsante Cerca per visualizzare tutti i locali, selezionare il locale dal quale vogliamo duplicare i servizi e dopodiché selezionare Conferma selezione. In questo modo i servizi del locale selezionato saranno trasferite nel locale in fase di configurazione. RICORDA! il piano tariffario è dipendente dal Listino utilizzato, si possono creare listini multipli dal menu listini > configurazione listini e successivamente associarvi piani tariffari diversi. Per cancellare un servizio aggiuntivo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga di descrizione del servizio e selezionare l opzione Elimina Servizio Per modificare un servizio aggiuntivo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga di descrizione del servizio, selezionare l opzione Modifica servizio, variare i dati nel pannello sottostante e cliccare sul pulsante Salva per confermare le modifiche. Gestione blocco locale Nel caso in cui il locale debba essere bloccato per un periodo, ad esempio per ristrutturazione o altro, la funzione di blocco consentirà di creare periodo non disponibili ovvero periodi non prenotabili. 69

72 Per impostare un blocco del locale inserire il giorno di inizio blocco nella casella Dal e l ultimo giorno di blocco nella casella Al, associare una descrizione nella casella Descrizione e confermare l inserimento. Il locale sarà bloccato per tutti i giorni specificati, nessuna operazione di prenotazione o opzione sarà consentita. Immagini E possibile memorizzare immagini associate ad ogni locale. Le immagini possono essere inserite con relativa descrizione tramite il pulsante Inserisci nuova immagine all interno del pannello Immagini. Tale funzionalità consente ad esempio di memorizzare la planimetria di ogni locale o altre immagini utili. 70

73 Aspetto La sezione Aspetto permette di definire l aspetto del locale sul planning. E possibile impostare il colore dello sfondo, il colore del testo visualizzato nella colonna locali del planning e il tipo di visualizzazione (Codice e Descrizione, solo codice, solo descrizione). Per utilizzare i colori predefiniti è necessario utilizzare il colore bianco (255;255;255). Le impostazioni dell aspetto vengono utilizzate anche in fase di stampa del planning. L aspetto può essere gestito anche a livello di tipologia locale, senza dover configurare ogni singolo elemento. Cliccando sul menù Strumenti->Tabelle- >Tipologie locali si apre la maschera per la gestione delle tipologie, qui è presente il pulsante Gestione aspetto per tipologia tramite il quale è possibile gestire l aspetto di ognuna. Altro Contiene altre informazioni sul locale corrente, è una sezione che può cambiare spesso in relazione a nuovi moduli installati e nuove funzionalità. Nella versione corrente sono disponibili Flag Attivo attiva e disattiva un locale senza dover cancellare l anagrafica Tariffe comprensive delle provvigioni, indica se le tariffe inserite sono comprensive delle provvigioni agenzie. E un parametro utilizzato solamente in ambiente agenzia. Imposta di soggiorno predefinita Indica l imposta di soggiorno applicata a questo locale, se il valore viene lasciato su Nessuna si applica l imposta predefinita da configurazione. 71

74 Pulsante Gestione Documenti La funzionalità consente di associare uno o più documenti divisi per tipologia ad ogni locale. Per inserire un documento è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo documento, selezionare la tipologia, inserire una descrizione e cliccare sul pulsante per caricare il file. (sono accettati anche i file grafici). Un esempio di documento da associare ad ogni locale potrebbe essere un foglio di word con le dotazioni specifiche del locale. Pulsante Articoli Locale La funzionalità consente inserire all interno del locale una lista di articoli e definire la loro ubicazione, consente anche di stampare una check -list degli articoli per un controllo all atto del check-in e del check -out. Per inserire gli articoli selezionare il pulsante Articoli Locale dall anagrafica del locale nel quale vogliamo inserire gli articoli, dopodichè cliccare sul pulsante Inserisci articolo, a questo punto si aprirà la maschera articolo ; Posizionandosi sulla caselle Descrizione e premendo il pulsante F2 sulla tastiera si apre la ricerca degli articoli inseriti precedentemente in Anagrafica Articoli. Cliccare con il tasto destro del mouse su un articolo e selezionare la voce Seleziona per confermare. A questo punto se necessario impostare l ubicazione dell articolo e la quantità da ubicare e cliccare sul pulsante Conferma. La funzionalità di Copia da altro locale permette di duplicare nel locale corrente la configurazione di ubicazione articoli del locale che verrà selezionato. Per stampare la cecklist (o inventario) di questo locale premere sul pulsante Stampa inventario. 72

75 Pulsante Stampa > Elenco Locali La funzionalità consente di stampare l elenco dei locali configurati. Pulsante Utilità > Importa dati anagrafici La funzionalità consente di importare i dati anagrafici di un locale che è già stato configurato in un locale da configurare, tale funziona importa SOLO i dati presenti nella linguetta Anagrafica escluso il Codice Locale che deve essere assegnato manualmente. Per prima cosa si crea un nuovo record premendo su Nuovo in alto, quindi si assegna un codice ed una descrizione al nuovo locale/camera e si salva. Fatto questo è possibile richiamare il comando Importa dati anagrafici. 73

76 Finestra > Anagrafica Agenzie L anagrafica agenzie permette di inserire / modificare / eliminare i dati relativi ad un agenzia o tour operator e di gestire i debiti ed i crediti con questo soggetto. Dati anagrafici Consente di inserire i dati anagrafici, di impostare la provvigione che viene riconosciuta e di impostare il tipo di gestione. E possibile inoltre specificare se l importo delle provvigioni viene calcolato in base al valore lordo (totale prenotazione) o sul valore al netto dell iva. In alto a destra troveremo Colore Agenzia con un box colorato ; cliccando su quest ultimo si aprirà la palette dei colori; selezionando un colore esso sarà associato a questa agenzia per la visualizzazione sul planning globale. 74

77 La tipologia di gestione La tipologia di gestione è un informazione fondamentale che regola il rapporto con l agenzia e la modalità di calcolo delle provvigioni. Vendita della prenotazione al lordo con fatturazione al cliente Quando l agenzia o il tour operator acquistano la prenotazione per conto di un cliente e viene riconosciuta una provvigione si parla di prenotazione al lordo. Nella contabilità agenzia viene registrato un movimento Scadenze da registrare nella sezione Passivo, si tratta della scadenza passiva delle provvigioni. La scadenza sarà registrata al momento del ricevimento della fattura da parte dell agenzia. La fattura della prenotazione viene emessa nei confronti del cliente. L importo totale della prenotazione resta invariato rispetto al piano tariffario. Esempio Agenzia con provvigione al 15% Prenotazione di Eur ,00 totali La provvigione calcolata sarà Eur. 150,00, nel passivo agenzia viene registrato un movimento nelle scadenze da registrare pari a Eur. 123,97 + IVA 21% per un totale di Eur. 150,00. Il totale della prenotazione resta Eur ,00 Vendita della prenotazione al lordo con fatturazione all agenzia E una variante del tipo precedente, in questo caso la fattura viene emessa all agenzia, per un importo pari al valore della prenotazione meno le provvigioni. Nella contabilità agenzia viene quindi registrata una sola voce all interno della sezione Prenotazioni da fatturare. La scadenza attiva del documento emesso viene visualizzato nella sezione Scadenze attive. 75

78 Vendita della prenotazione al netto Quando è direttamente l agenzia o il tour operator ad acquistare il locale la vendita si ritiene al netto e quindi non sarà calcolata alcuna provvigione in quanto sarà poi l agenzia o il tour operator a ricaricare sul proprio prezzo di acquisto. Nella contabilità agenzia viene registrato un movimento Prenotazioni da fatturare il movimento viene chiuso al momento dell emissione della fattura (o ricevuta) sull agenzia. Vendita della prenotazione al netto con sconto su tariffe Con questa tipologia le provvigioni vengono dedotte dall importo del soggiorno. Nella contabilità agenzia la prenotazione viene inserita all interno delle attività come prenotazione da fatturare. Le provvigioni così calcolate possono essere visualizzate nei vari report di stampa, per esempio nel rapporto agenzie oppure ancora nel report di analisi del valore delle prenotazioni. Non esiste un costo diretto per provvigioni, il costo si manifesta come una riduzione di ricavo. Altri dati Permette di inserire altre informazioni sull agenzia, questi dati vengono stampati all interno del report Scheda agenzia. Dati Fatturazione La maschera permette di specificare i dati di fatturazione che verranno utilizzati per l agenzia selezionata. 76

79 La contabilità delle agenzie Nella sezione contabilità della a finestra agenzia è possibile gestire l aspetto contabile relativo ad ogni singola agenzia. La contabilità agenzia si suddivide in due sezioni: - Attivo - Passivo Attivo Nell attivo agenzia vengono visualizzate nella parte sinistra le prenotazioni da fatturare all agenzia, ovvero le prenotazioni gestite al netto e le prenotazioni gestite con sconto su tariffa. Nella parte destra vengono visualizzate le scadenze attive aperte sull agenzia, per esempio tutte le scadenze derivanti dall emissione di fatture sull agenzia. La sezione attivo rappresenta quindi uno specchio immediato che indica quanto deve essere ancora fatturato all agenzia ed il valore dei crediti aperti sull agenzia. Le scadenze attive dell agenzia si suddividono in Fatture, Ricevute e Altre scadenze. Nel settore Fatture vengono elencate le scadenze attive derivanti dall emissione di fatture attive, nel settore Ricevute le scadenze derivanti dall emissione di ricevute fiscali, in fine nel settore Altre scadenze vengono elencate le scadenze attive non associate a documenti emessi, ovvero tutte le scadenze create in modo diretto tramite lo scadenzario. Le visualizzazioni sono interattive e dispongono di un menù di contesto che permette di accedere in modo diretto al documento associato. E sufficiente selezionare l elemento e premere il tasto destro del Mouse. 77

80 Un esempio di visualizzazione del settore Attivo nella contabilità agenzia. Passivo La sezione Passivo della contabilità agenzia permette di visualizzare le scadenze passive da registrare e le scadenze passive registrate. Le scadenze passive da registrare derivano dalle provvigioni delle prenotazioni associate all agenzia e gestite al lordo, ovvero tutte le prenotazioni che determinano un importo provvigioni da corrispondere. Quando si crea una nuova prenotazione associata ad un agenzia e si imposta la gestione al lordo il valore della provvigione viene visualizzato nell elenco delle scadenze da registrare. Nella sezione scadenze passive vengono invece elencate le scadenze passive già registrate per l agenzia corrente. Sono suddivise in Scadenze per provvigioni ed altre scadenze. Nell insieme Scadenze per provvigioni vengono inserite le scadenze passive associate al codice di costo provv (Provvigioni agenzia). 78

81 Nell insieme altre scadenze vengono invece elencate tutte le altre scadenze passive registrare per l agenzia. Le due sezioni sono interattive e dispongono di un menù di contesto. Il menù di contesto dell elenco Scadenze da registrare permette di visualizzare la prenotazione associata oppure di registrare la scadenza. Se si registra la scadenza passiva l elemento viene rimosso dalla sezione scadenze da registrare ed inserito nell elenco scadenze passive per provvigioni. Cliccando con il tasto destro su una scadenza registrata è possibile accedere alla prenotazione associata (se presente) oppure al dettaglio della scadenza. Si utilizza questa funzione per esempio per registrare un pagamento. Un esempio di visualizzazione del settore Passivo nella contabilità agenzia. 79

82 Come si gestisce un agenzia? In questo paragrafo si definiscono le linee guida per una corretta gestione del rapporto con le agenzie. Prenotazioni al lordo con fatturazione al cliente Sono le prenotazioni per le quali viene riconosciuta una provvigione all agenzia e la fattura viene emessa nei confronti del cliente, quando si registra una prenotazione di questo tipo, nella contabilità dell agenzia viene registrato un movimento all interno della sezione Passivo, Scadenze da registrare. Si apre infatti una posizione debitoria nei confronti dell agenzia poiché dobbiamo riconoscere una o più provvigioni. Questo è il primo passaggio ed è automatico, successivamente al momento del ricevimento della fattura da parte dell agenzia è necessario accedere alla contabilità dell agenzia, selezionare la scadenza da registrare ed eseguire il comando Registra scadenza passiva. Si apre la finestra per l inserimento della scadenza, confermando l inserimento la scadenza non viene più visualizzata nella sezione scadenze da registrare e viene inserita nella sezione delle scadenze registrate. Generalmente la scadenza viene registrata al ricevimento della fattura da parte dell agenzia, questo aspetto tuttavia non è rilevante ai fini della gestione, la scadenza può essere registrata quando l utente lo ritiene opportuno. La gestione si conclude con il pagamento della scadenza, quando la scadenza viene saldata è necessario aprire la scadenza e spuntarla come Pagata. Il saldo della scadenza può essere gestito dalla contabilità agenzia oppure direttamente dallo scadenzario. 80

83 Prenotazioni al lordo con fatturazione all agenzia Rappresenta una variante della tipologia precedente, la fattura viene emessa nei confronti dell agenzia, per un importo pari alla differenza tra totale prenotazione e valore delle provvigioni. Esempio: Prenotazione con agenzia Italia Reisen, totale prenotazione Eur. 1400,00 Provvigioni agenzia 15% Eur: 210,00 La prenotazione viene inserita nella sezione prenotazioni da fatturare per un importo pari ad Eur. 1190,00 (1400,00 210,00). Il programma permette, tramite la scheda prenotazione, di emettere una fattura ad importo zero, Si tratta di un documento necessario per dimostrare il soggiorno del cliente presso la struttura. Il flusso di gestione è quindi il seguente: 1) Creazione prenotazione con tipologia lordo fatturazione agenzia 2) Check-In 3) Fattura ad importo zero emessa verso il cliente 4) Fattura all agenzia per un totale documento al netto delle provvigioni Sono tutte attività che è possibile svolgere tramite la maschera scheda prenotazione. 81

84 Prenotazioni al netto Sono le prenotazioni acquistate direttamente dall agenzia o Tour operator, non viene calcolata una provvigione pertanto nei confronti dell agenzia non si apre una posizione debitoria, ma soltanto una posizione creditizia derivante dall importo che l agenzia deve riconoscere alla struttura. Quando si registra una prenotazione al netto, dopo avere eseguito il Check- In il valore della prenotazione viene inserito nella sezione Attivo, Prenotazioni da fatturare. Quando la prenotazione sarà fatturata il movimento viene rimosso dalle prenotazioni da fatturare ed inserito nelle scadenze attive dell agenzia. Il ciclo termina anche in questo caso con il pagamento della scadenza, si apre la finestra della scadenza e si spunta la voce Pagato. Nota: Il fatto che una prenotazione venduta al netto determini la registrazione di un movimento prenotazioni da fatturare sull agenzia non significa che la prenotazione debba essere obbligatoriamente fatturata all agenzia. L utente può decidere in condizioni particolari di fatturare la prenotazione direttamente al cliente. La contabilità agenzia viene in ogni caso aggiornata. Prenotazioni al netto con sconto su tariffe Come tipo di gestione è identica alla gestione al netto vista in precedenza. Differenza sostanziale riguarda l applicazione di uno sconto sulla tariffa per un importo pari alla provvigione. Per cui se abbiamo una tariffa di Euro, applicando questo conteggio con un agenzia che trattiene il 15% di provvigioni, avremo una prenotazione con tariffa applicata pari a 850 Euro. La prenotazione viene inserita nelle attività della contabilità agenzia come prenotazione da fatturare. Il costo delle provvigioni viene evidenziato nei vari report di analisi tra i quali il rapporto agenzie e l analisi del valore delle prenotazioni. 82

85 Stampe Rapporto agenzia Il rapporto agenzia è una stampa che consente di analizzare ricavi/costi e margini relativi al rapporto tra la struttura e l agenzia. Nei ricavi vengono sommati gli importi delle prenotazioni al netto iva Nei costi vengono inserite le provvigioni riconosciute Il pulsante presente all interno della maschera di gestione agenzie (Stampa- >Rapporto agenzia) consente di generare il report per la singola agenzia. E possibile generare un report completo, su tutte le agenzie tramite il menù Report statistici->rapporto agenzie. Scheda agenzia E una stampa che racchiude i dati anagrafici principali dell agenzia. Stampa->Scheda agenzia. Report elenco agenzie E un report che unisce i dati anagrafici delle agenzie con i dati statistici relativi alle prenotazioni pervenute, alle provvigioni calcolate, margini ecc ecc. Per ogni agenzia viene fatto un confronto tra l anno corrente e l anno precedente. 83

86 Finestra > Anagrafica Articoli E la maschera che consente di gestire gli articoli con inserimenti, modifiche e cancellazioni. Gli articoli si suddividono in due categorie Articoli vendita Articoli no vendita Gli articoli vendita sono gli articoli destinati alla vendita e vengono collegati (tramite tasto F2) agli extra prenotazione ed alla fatturazione. Sono articoli vendita per esempio le prenotazioni, le consumazioni ecc ecc. Gli articoli vendita permettono di gestire anche gli arrotondamenti e gli sconti, è possibile infatti definire un articolo per poi inserirlo negli extra prenotazione con valore anche negativo. Ogni articolo ha i suoi dati commerciali relativi a listino di vendita predefinito (può essere modificato al momento dell utilizzo), codice iva, conto di ricavo e conto di costo standard. 84

87 Gli articoli no vendita sono articoli intesi come oggetti appartenenti alla struttura, è possibile definirne la posizione (ubicazione) predefinita all interno delle camere ed impostarne la giacenza. La disposizione degli articoli all interno delle camere/appartamenti viene eseguita direttamente dall anagrafica locali. Nuovo articolo Una volta cliccato sul pulsante Nuovo il programma consente di inserire un codice ed una descrizione. In base al fatto che un articolo sia destinato alla vendita o meno, cambiano le informazioni da inserire. Per esempio Tipologia e Categoria/Ubicazione sono informazioni utilizzate solo nel caso di articoli NON VENDITA ovvero gli articoli che devono essere ubicati all interno dei locali. Così come i dati commerciali, sono necessari solo per gli articoli destinati alla vendita. 85

88 Impostare la giacenza articoli La giacenza iniziale di un articolo rappresenta la disponibilità generale di quell articolo. NON SI TRATTA DI UNA GESTIONE MAGAZZINO, la giacenza riguarda solamente gli articoli NON destinati alla vendita. La giacenza può essere impostata manualmente articolo per articolo oppure tramite il comando Imposta giacenza iniziale articoli. Si apre una griglia con l elenco completo degli articoli, da qui è possibile inserire il valore della giacenza. Per ogni articolo sono visibili 4 valori, giacenza iniziale, ubicati, assegnati e magazzino. La giacenza iniziale indica il carico iniziale dell articolo, ubicati è la sommatoria degli articoli assegnati ai vari locali tramite l anagrafica locali, assegnati sono invece gli articoli assegnati nella scheda prenotazione tramite la CheckList articoli, il magazzino è la giacenza finale dell articolo ovvero carico iniziale ubicati assegnati. Scheda ubicazioni articolo Selezionando la scheda ubicazioni articolo vengono visualizzati i locali dove l articolo corrente è stato inserito con relativa quantità. Dati commerciali Per gli articoli destinati alla vendita, in questa sezione è possibile inserire IVA applicata, prezzo di vendita (su 3 categorie, attualmente viene utilizzato solo il primo valore), Conto ricavo standard e Conto costo standard. Il conto ricavo standard viene utilizzato durante la registrazione contabile di una fattura di vendita. 86

89 Gestione delle spese telefoniche Gli articoli definiti come spese telefoniche tramite la relativa casella di spunta vengono gestiti da TouringHome in modo particolare. Un articolo spesa telefonica può essere aggiunto all interno degli Extra prenotazione come un normale articolo, successivamente, in fase di fatturazione, tutte le spese telefoniche vengono raggruppate come unico articolo. E possibile stampare il dettaglio delle spese telefoniche dal menù Stampa della scheda prenotazione: Le spese telefoniche sono determinanti inoltre in caso di collegamento con centralino telefonico. 87

90 Finestra > Gestione prenotazioni > Schede prenotazioni Il pannello di gestione prenotazioni o scheda prenotazione è il nucleo principale per la gestione delle prenotazioni e delle varie fasi che la compongono (Creazione, Gestione, Check-In, Check-Out, Fatturazione, Creazione schede di notifica ecc ecc). Questo strumento vi permetterà sia di visualizzare i dati relativi ad una prenotazione, di modificare / cancellare una prenotazione, modificare il periodo di soggiorno, effettuare il cambio camera, inserire dati durante il soggiorno del cliente (per esempio i servizi extra), stampare conferme, ricevute di saldo, ricevute di caparra, imposta di soggiorno ecc. 88

91 La maschera è suddivisa in aree principali: - Anagrafica prenotazione - Gestione prenotazione - Extra - CheckIn/CheckOut - Informazioni aggiuntive Ogni area è poi suddivisa in sezioni, tutto questo per una migliore navigazione e fruizione. Anagrafica prenotazione Gestisce i dati anagrafici della prenotazione. Prenotazione Sono dati di riepilogo sul periodo e sullo stato della prenotazione, da qui è possibile modificare il periodo ed eseguire il cambio camera. Lo stato delle prenotazioni Si gestiscono dalla casella a discesa Stato della prenotazione, i valori possibili sono: Opzionata Confermata Caparra ricevuta E possibile convertire un opzione in prenotazione semplicemente modificando lo stato della scheda corrente. 89

92 Sezione cliente Da qui si accede ai dati del cliente principale e dei componenti della prenotazione. Nella griglia sono elencati i nominativi selezionati, nelle caselle in alto è riportato nome e cognome del cliente principale assegnato alla prenotazione. Con un doppio click sulla riga di un componente si accede alla scheda anagrafica dove è possibile modificare e/o completare i dati dell inquilino. Per rimuovere un cliente dalla prenotazione si seleziona la riga, tasto destro e quindi Rimuovi dalla prenotazione. In basso sono presenti i pulsanti: Scheda cliente apre la scheda del cliente principale Modifica cliente principale permette di selezionare il cliente principale e quindi di modificarlo Aggiungi cliente alla prenotazione consente di aggiungere altri componenti a questa prenotazione, nella maschera di selezione è possibile ricercare il nominativo tra i clienti oppure dai componenti familiari. Sulla destra è presente un box di riepilogo che indica il Pax suddiviso in Adulti, Ragazzi e Bambini. Gestione prenotazione All interno della sezione Gestione prenotazione sono raggruppati i principali strumenti di gestione: Listino e tariffe Per la gestione delle tariffe e dei servizi aggiuntivi della prenotazione Listino corrente è il listino applicato alla prenotazione corrente, è possibile modificare la selezione e premere su Calcolo automatico tariffe per applicare un listino diverso. 90

93 Tariffe applicate riepiloga le tariffe applicate ed altri dati con funzionalità di modifica. Per modificare una tariffa è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse (oppure fare doppio click) sulla tariffa da modificare e compilare la scheda di Gestione tariffa con i nuovi valori. Modificando la scheda Gestione tariffa varierà la tariffa SOLO per la prenotazione in oggetto. Dettaglio servizi ha la funzione di riepilogare / modificare / aggiungere servizi aggiuntivi alla prenotazione. I servizi elencati sono quelli definiti all interno della scheda locale. Per aggiungere un servizio è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse all interno del box Dettaglio servizi e selezionare l opzione aggiungi servizio. Dopodichè premere il tasto F2 sulla tastiera per elencare i servizi disponibili (configurati all interno dell anagrafica locale), indicare la quantità e premere il pulsante Conferma. Per modificare un servizio è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse all interno del box Dettaglio servizi e selezionare l opzione modifica servizio. Per eliminare un servizio è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse all interno del box Dettaglio servizi e selezionare l opzione elimina servizio. Confermare tramite il pulsante Si. Agenzia Questa scheda ha la funzione di riepilogare / modificare i dati relativi all agenzia associata alla prenotazione. Gli unici campi modificabili manualmente sono : Denominazione (tramite tasto F2), Tipo gestione agenzia (tramite casella a discesa),calcolo provvigioni su valore netto, Provvigione e Provv. Netta. Questi ultimi 2 capi si aggiornano in modo reciproco, al variare del valore Provvigione (il quale è un valore %) il programma ricalcola automaticamente la provvigione netta, se viene invece variato manualmente il valore della provvigione netta il programma ricalcola automaticamente la provvigione percentuale. Il calcolo dipende dal tipo di gestione agenzia selezionato. 91

94 Gestione prenotazione E la sezione utilizzata per gestire i principali conteggi della prenotazione. Trattamento Indica il trattamento applicato. Si tratta di un indicazione descrittiva e non determina alcun automatismo di calcolo tariffe. Spese E un valore che indica una spesa aggiuntiva che va a sommarsi al valore base della prenotazione. Sconto E una percentuale di sconto applicata al valore base della prenotazione (non si considerano eventuali spese). Il calcolo dello sconto avviene sul valore base al netto iva 92

95 Caparra richiesta E il valore di caparra richiesto, viene calcolato automaticamente in fase di inserimento prenotazione, il calcolo avviene in base alla percentuale definita nel pannello di configurazione. Il valore di caparra richiesta permette di visualizzare la prenotazione nell elenco delle caparre da ricevere. Caparra ricevuta E il valore da inserire al momento del ricevimento effettivo della caparra. La valorizzazione di questo campo determina una serie di automatismi e registrazioni. Per prima cosa viene chiesto se si desidera passare allo stato di caparra ricevuta, dopodiché si valorizza la data di ricevimento caparra ed è quindi possibile inserire, tramite F2, la modalità di pagamento. Fatto questo, se nelle impostazioni è stata attivata l opzione Registra entrata su caparra ricevuta, il programma apre una maschera per la definizione del flusso di entrata, da qui è possibile definire il conto dove sarà registrato il movimento. In alternativa è possibile cliccare su Registra entrata caparra, questo permette di registrare manualmente il movimento. Il pulsante Altre caparre permette di gestire il versamento di più caparre, è utile per esempio se il versamento avviene in più volte oppure se è necessario dividere il movimento su conti diversi. [Vedere più avanti il paragrafo ricevimento delle caparre]. Riepilogo e conteggio Racchiude il riepilogo di tutti i valori della prenotazione ed il conteggio dei totali parziali e totale finale. Campo prezzo di listino Viene valorizzato in automatico con il totale del soggiorno durante l inserimento della prenotazione. Successivamente, durante la gestione della prenotazione, l operatore può modificare il prezzo applicato, lasciando invariato il prezzo di listino. Così facendo è possibile mantenere questa informazione, ed utilizzarla successivamente, per esempio durante la fatturazione, per far vedere al cliente la differenza tra il prezzo pieno e quello realmente applicato. Il valore prezzo di listino, non viene visualizzato nelle fatture/ricevute predefinite, è possibile richiedere la modifica dei report scrivendo all indirizzo 93

96 Altro Altre informazioni sulla prenotazione Sospendi registrazioni contabili ha la funzionalità di Congelare la prenotazione e non registrare i movimenti contabili. Le prenotazioni segnalate come Sospese saranno esportabili dal programma. Nelle versioni precedenti era gestito il campo Prenotazione conclusa, è stato mantenuto per compatibilità, in realtà dalla versione 2.4 non è più gestito. La conclusione della prenotazione dipende dalla casella Check-Out ovvero, una prenotazione viene considerata conclusa se è stato spuntato il Check-Out. Sono presenti inoltre le caselle di spunta Escludi dalla generazione ISTAT ed escludi dalla generazione schede di notifica che permettono di escludere la prenotazione corrente dai rispettivi sistemi di generazione automatica documenti. Data emissione conferma prenotazione viene compilata in automatico al momento della stampa della conferma di prenotazione (voucher). f Ricevimento delle caparre Al momento del ricevimento di una caparra è necessario aprire la scheda prenotazione, posizionarsi nella sezione gestione prenotazione, quindi inserire il valore nel campo caparra ricevuta, viene compilato automaticamente il campo Data ric. Caparra, quindi selezionare la modalità di pagamento, dopodiché in automatico viene aperta la maschera per l inserimento del movimento di entrata. Questo se è attivata l opzione Reg. entrata su caparra ricevuta nella configurazione del programma, altrimenti per registrare il movimento è necessario cliccare su Registra entrata caparra. E possibile successivamente correggere questo movimento utilizzando il pulsante Registra entrata caparra Caparre multiple Per una scheda prenotazione possono essere registrati più movimenti di entrata relativi alle caparre ricevute. Il primo movimento viene registrato inserendo il valore nella casella Caparra ricevuta e quindi definendo la modalità di pagamento. Per inserire e gestire altre entrate per caparra si utilizza il relativo pulsante Altre caparre. 94

97 Si apre una nuova maschera che consente di inserire/modificare/eliminare i movimenti. Gli extra della prenotazione La sezione Extra ha la funzione di riepilogare / inserire / modificare / eliminare i servizi di cui gli ospiti hanno usufruito durante la permanenza. Questi servizi saranno fatturati separatamente dalla prenotazione. Per inserire un servizio cliccare sul pulsante Nuova registrazione, compilare i dati richiesti dalla maschera e cliccare sul pulsante Conferma. E possibile tramite tasto F2 selezionare un articolo dall elenco degli articoli vendita. Per modificare un servizio cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente al servizio da modificare e selezionare l opzione Modifica, modificare i dati nella maschera e cliccare sul pulsante Conferma. Per eliminare un servizio cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente al servizio da eliminare e selezionare l opzione Elimina, confermare cliccando sul pulsante Si. Per stampare il dettaglio dei servizi Extra utilizzare il comando Stampa->Altro->Dettaglio Extra. 95

98 CheckIn/CheckOut In questa sezione si gestiscono le operazioni di CheckIn, CheckOut, la fatturazione e la gestione dell imposta di soggiorno. La gestione del CheckIn Al momento del CheckIn si deve cliccare sul pulsante CHECK-IN CHECK-OUT, si apre la seguente maschera: Qui sono elencati i clienti della prenotazione, uno per riga. Le operazioni di In e Out possono essere gestite globalmente, cioè per tutti i clienti, oppure singolarmente riga per riga. La prima cosa da fare è verificare che la data nelle caselle Data movimento sia effettivamente la data del movimento da registrare, viene presa la data corrente di sistema. Quindi si può cliccare su CHECK-IN in alto per eseguire l operazione su tutti i componenti, oppure si può cliccare sui singoli pulsanti a livello di riga se è necessario registrare movimenti separati. E una funzionalità che permette di gestire quei casi in cui il giorno di arrivo non è lo stesso per tutti i componenti. 96

99 In caso di errore e comunque in ogni momento, è possibile annullare i movimenti cliccando sul menù in alto Strumenti.Gestione movimenti. Si apre un elenco dei movimenti registrati, si evidenzia la riga quindi si preme il tasto CANC per annullare. Si vedrà più avanti come gestire le schede di notifica. Dopo aver confermato il CheckIn il programma torna alla scheda di prenotazione, si noterà il flag attivo su CheckIn e la data dell operazione. Questo flag rappresenta il CheckIn globale della scheda prenotazione, indica che almeno un cliente è arrivato nella struttura. Se necessario è possibile annullare il CheckIn globale riportando la prenotazione allo stato iniziale. Per fare questo aprire la maschera CheckIn CheckOut (pulsante check-in check-out), dal menù Strumenti premere su annulla check-in globale. Lo stesso vale per l annullamento del CheckOut globale. CheckIn e CheckOut globali sono i flag che troviamo all interno della scheda prenotazione, si attivano quando il primo cliente arriva in struttura e quando l ultimo cliente lascia la struttura. Depositi cauzionali In fase di CheckIn (ma anche in qualsiasi altro momento) si potranno definire i Depositi cauzionali cliccando sul pulsante Depositi Cauzionali in alto sulla finestra della scheda prenotazione e cliccando con il tasto destro del mouse in un area vuota della finestra depositi cauzionali,selezionando l opzione Nuovo e definendo il deposito da segnalare (Es. Macchina per caffè > euro 20,00 ). N.B.1 Una volta effettuato il CheckIn la prenotazione è immediatamente fatturabile e viene inserita nella lista delle Prenotazioni da Fatturare. N.B.2 La funzionalità di CheckIn è direttamente collegata all emissione delle schedine PS le quali non potranno essere generate se non è stata effettuata questa operazione. 97

100 La gestione del CheckOut Il CheckOut viene gestito in modo simile a quanto visto per il CheckIn, si apre la maschera tramite il pulsante CHECK-IN CHECK-OUT, i pulsanti attivi saranno adesso quelli rossi di CheckOut. Anche in questo caso si può operare a livello globale con il tasto in alto oppure a livello di singolo cliente. Verificare che la data del movimento sia quella giusta, quindi premere sul CheckOut desiderato. Quando il CheckOut è stato fatto per tutti i componenti della prenotazione viene eseguito anche il CheckOut globale e la prenotazione viene chiusa. Anche in questo caso, per annullare i movimenti registrati premere su Strumenti->Gestione movimenti quindi cancellare le righe da annullare. Per annullare il CheckOut globale della prenotazione premere su Strumenti->Annulla CheckOut globale. N.B.1 Nel caso in cui la data di CheckOut dell ultimo inquilino risultasse inferiore alla data di fine prenotazione prevista, il periodo di prenotazione viene modificato in automatico. Depositi cauzionali Dopo il CheckOut globale, sulla scheda prenotazione, in basso, viene visualizzata la griglia dei depositi cauzionali, da qui si possono spuntare le voci delle cauzioni restituite (doppio click sulla casella di spunta). Informazioni aggiuntive Suddivise in varie sezioni, qui troviamo altre informazioni aggiuntive sulla prenotazione. Codice Touring live se presente, dati relativi alla carta di credito, flag dotazioni bebè, flag animali con rispettive note. 98

101 Modificare il periodo di prenotazione Nella sezione Anagrafica prenotazione Prenotazione, sono presente due pulsanti: Cliccando su modifica periodo si aprirà la maschera di modifica periodo e sarà sufficiente variare le date nelle apposite caselle, una volta effettuata questa operazione confermare tramite il pulsante Conferma. N.B. il programma indicherà che è necessario verificare la validità delle tariffe applicate in quanto NON vengono modificate automaticamente, sarà quindi necessario spostarsi sulla linguetta Gestione Prenotazione e controllare le tariffe applicate semplicemente cliccando sul pulsante Calcolo automatico tariffe. 99

102 La gestione del cambio camera Il sistema di gestione del cambio camera consente di: - Cambiare camera per l intera prenotazione - Suddividere il periodo su più camere Per accedere alla finestra di cambio camera premere sul pulsante Cambio camera nella scheda prenotazione. Vengono riepilogati in alto i dati della prenotazione, in basso viene visualizzata la camera (o le camere) occupate con relativo periodo. Per cambiare camera all intera prenotazione cliccare due volte sulla prima riga della griglia, oppure utilizzare il tasto destro del mouse ed il comando Modifica, si aprirà una seconda finestra nella quale è possibile con il tasto F2 assegnare una camera diversa. Per suddividere la prenotazione su più camere è necessario un passaggio aggiuntivo, per prima cosa è necessario modificare il periodo di occupazione della camera principale (visualizzata nella prima riga dell elenco Periodi), si consideri come esempio una prenotazione dal 11/08/2007 al 25/08/2007 registrata sulla camera CACCIA, supponiamo di voler suddividere la prenotazione come segue: 11/08/2007 -> 20/08/2007 su camera CACCIA 20/08/2007->25/08/2007 su camera ARCO 100

103 Si deve cliccare due volte sulla riga principale e modificare il periodo in modo che il rilascio camera sia per il giorno 20/08/2007 anziché 25/08/2007, confermando si torna alla finestra principale di gestione dei periodi. A questo punto non resta che aggiungere il secondo periodo sulla camera ARCO, si clicca quindi sul pulsante Nuova riga, si apre una seconda finestra con il periodo già compilato (20/08/2007->25/08/2007), si dovrà quindi associare tramite F2 la camera ARCO e confermare le modifiche. Il risultato finale è il seguente: Nell immagine si può osservare chiaramente la suddivisione della prenotazione sulle due camere. Confermando infine si tornerà alla finestra della scheda prenotazione. Il sistema di gestione suddivisione periodo permette di gestire una terza importante casistica: supponiamo di avere una prenotazione dal 5/08/2007 al 12/08/2007 sulla camera ARCO, il cliente chiede di prolungare il soggiorno fino al giorno 16/08/2007. La camera ARCO però deve essere liberata il giorno 12/08, è necessario quindi prolungare la prenotazione ed anche suddividere il periodo su un altra camera. 101

104 Si esegue il comando Cambio camera, nella finestra principale si dovrà modificare la data di fine prenotazione: Non resta quindi che cliccare su Nuova riga per aggiungere il periodo 12/8->16/8 su una camera diversa (in questo caso POGGIO): 102

105 Il menù visualizza In questo menù sono stati inseriti i comandi Presenze correnti, Caparre ricevute e Caparre da ricevere. Sono comandi che fanno parte del menù Finestra->Gestione prenotazioni, si rimanda pertanto alla sezione specifica. La gestione dei dati ISTAT e delle schede di notifica Il sistema di generazione automatica dei moduli ISTAT C/59 e delle schede di notifica si basa sull elenco dei nominativi indicati nella griglia posizionata nella sezione Anagrafica.Cliente della scheda prenotazione. L elenco viene generato in fase di creazione della prenotazione tuttavia è possibile modificarlo successivamente. Se mancano alcuni dati è possibile inserirli adesso facendo doppio click sul cliente da modificare. 103

106 Per modificare il cliente principale della prenotazione premere su Modifica cliente principale, si apre la finestra di selezione che consente di scegliere il nominativo ed eventualmente i componenti familiari. Si possono aggiungere uno o più nominativi alla prenotazione cliccando su Aggiungi cliente alla prenotazione, anche in questo caso si apre la maschera di ricerca del cliente. La ricerca può essere fatta tra i clienti oppure tra i componenti familiari, è sufficiente spuntare le opzioni nella maschera di ricerca. Un cliente può essere rimosso dalla prenotazione selezionandolo e poi facendo tasto destro-> Rimuovi dalla prenotazione. Definito l elenco dei clienti della prenotazione, tutto è pronto per la generazione ISTAT e PS. 104

107 Una prenotazione può essere esclusa dalla generazione dei documenti ISTAT e delle schede di notifica, a tale scopo sono presenti nella sezione Gestione prenotazione->altro, due caselle di spunta, escludi dalla generazione ISTAT e escludi dalla generazione delle schede di notifica. Generazione dei C59 Per la generazione dei C/59 documenti rilevamento ISTAT. vedere il capitolo 7, paragrafo Gestione Generazione delle schede PS La generazione delle schede PS avviene tramite la finestra di CheckIn CheckOut, si apre quindi la maschera e ci troviamo ancora una volta sull elenco dei nominativi della prenotazione. Così come per le operazioni di Check-In e Check-Out, anche per le schede di notifica è possibile procedere singolarmente premendo sul pulsante Scheda di notifica della riga cliente. In questo modo viene creato un documento per ogni cliente. 105

108 In alternativa è possibile creare un documento unico che raggruppa tutti i nominativi, in questo caso è necessario per ogni nominativo assegnare la tipologia utilizzando la casella a discesa della riga, quindi premere sul pulsante SCHEDA DI NOTIFICA in alto. Le schede di notifica vengono generate recuperando i dati dalle anagrafiche, è importante che i dati siano completi. Nella generazione delle schede PS viene aperta una maschera di riepilogo, è una lista dei documenti generati, in caso di errori viene visualizzata una x rossa come in questo caso, tramite tasto destro è possibile avere una lista degli errori: 106

109 Le schede di notifica associate alla prenotazione vengono visualizzate nella griglia specifica: La Check-list articoli La CheckList degli articoli, accessibile tramite il relativo pulsante di menù in alto, consente di gestire l assegnazione degli articoli alla prenotazione corrente, gli articoli vengono recuperati dall anagrafica articolo NO VENDITA. Può essere utilizzata per esempio per tenere traccia degli oggetti che i clienti richiedono nelle camere oltre alla dotazione standard, una tv aggiuntiva per esempio o qualsiasi altro oggetto inserito in anagrafica. Per gestire la CheckList cliccare sul pulsante, si apre questa maschera: 107

110 Da qui è possibile spuntare Check-In per assegnare gli articoli, la quantità deve essere inserita nella casella Qta. Così facendo vengono assegnati gli articoli alla prenotazione. La stessa operazione ma utilizzando la casella Check-Out la si fa al momento del Check-Out o comunque quando l articolo viene rimosso dalla prenotazione corrente. 108

111 Le stampe prenotazione Dal menù Stampa si accede a tutte le stampe legate alla prenotazione corrente, per alcune è disponibile anche la funzione di invio tramite posta elettronica, in questo caso, viene aperto il client di posta Thunderbird con il messaggio pronto per l invio, il documento viene inserito come allegato PDF. Si ricorda che per l invio dei documenti è necessario installare e configurare Mozilla Thunderbird. Ricevuta caparra Stampa la ricevuta della caparra, attiva se valorizzato il campo Caparra ricevuta. Ricevuta saldo Stampa la ricevuta del saldo, attiva se valorizzato il campo Data ric. Saldo. 109

112 Conferma prenotazione Rappresenta il voucher completo della prenotazione. Scheda cliente Stampa la scheda anagrafica del cliente e della prenotazione corrente. Scheda privacy Stampa una scheda per l accettazione della privacy. Depositi cauzionali Stampa l elenco dei depositi cauzionali inseriti tramite il pulsante depositi cauzionali in alto nella barra dei menù. Altro dettaglio spese telefoniche Stampa l elenco completo delle spese telefoniche registrate. Si ricorda che le spese telefoniche devono essere inserite come articoli nella schermata Extra e devono essere inserite tramite articoli indicati come spesa telefonica in anagrafica articoli. Altro dettaglio extra Stampa l elenco completo degli extra registrati. 110

113 Finestra > Gestione prenotazioni > Nuova prenotazione E la maschera utilizzata per inserire nuove prenotazioni/opzioni. La finestra e la procedura di inserimento di una nuova prenotazione è sempre la stessa sia che si raggiunga dal planning, sia che si raggiunga dal planning locale, sia che si apra direttamente dal pulsante nella barra degli strumenti o dal menu. Inserimento nuova prenotazione La maschera, nel caso in cui sia raggiunta dal planning locale o dal planning globale, sarà già compilata con il codice locale e la descrizione locale sul quale stiamo effettuando la prenotazione, anche i campi Dal, Al e Giorni, risultano già compilati dal programma; rimangono da inserire i dati relativi al trattamento e i dati del cliente, il quale, se già presente in 111

114 anagrafica clienti, potrà essere richiamato portandosi con il cursore all interno del campo Nominativo cliente e premendo il tasto F2 sulla tastiera, altrimenti è possibile cliccare sul tasto Inserimento nuovo cliente per attivare la maschera di inserimento di un nuovo cliente, in questo caso è possibile procedere con un inserimento parziale dei dati, la scheda completa potrà essere completata in seguito. Dopo la selezione del cliente viene visualizzata una maschera per la selezione dei componenti della prenotazione, in questa maschera è necessario indicare tramite il segno di spunta sulla prima colonna i nominativi che fanno parte della prenotazione. L elenco viene memorizzato con la prenotazione ed è visibile nella scheda prenotazione all interno della griglia componenti della prenotazione. Nel caso in cui la maschera sia stata raggiunta tramite il pulsante Nuova Prenotazione o dal menu finestra > gestione prenotazioni > nuova prenotazione sarà necessario inserire anche i dati relativi al locale da prenotare ed i giorni di permanenza. Fatto questo, se la prenotazione avviene tramite un agenzia, portarsi all interno del campo Agenzia e premere il tasto F2 sulla tastiera per selezionare l agenzia di riferimento per questa prenotazione. Nella parte inferiore troviamo i dati relativi alla data di registrazione/inserimento, la data di scadenza dell opzione (se opzione) e la casella dello stato della prenotazione dalla quale è possibile selezionare lo stato di inserimento tra Opzione e Confermata. Lo stato di default può essere impostato dal pannello delle impostazioni generali del programma. Per completare l inserimento passare al pannello successivo Tariffe e servizi aggiuntivi e cliccare sul pulsante Calcolo automatico tariffe il quale calcolerà automaticamente le tariffe in base a come sono state configurate in anagrafica appartamento > tariffe. 112

115 Le tariffe applicate alla prenotazione possono essere modificate in questa schermata, è possibile per esempio applicare uno sconto forfettario, suddividere il periodo in tariffe diverse oppure ancora applicare un importo manualmente. Nel caso in cui il cliente abbia richiesto servizi aggiuntivi cliccare sul pulsante Aggiungi Servizio per ricercare e selezionare i servizi precedentemente configurati in anagrafica locale > servizi aggiuntivi. Completate queste operazioni passare al pannello successivo Riepilogo e conferma nel quale ricontrolleremo il totale della prenotazione, dei servizi, ecc. la prenotazione/opzione viene confermata cliccando sul pulsante Salva posto in alto alla finestra attiva. Il software chiederà ancora una conferma dopo la quale si potrà chiudere la finestra. Finestra > Gest.prenotazioni > Archivio prenotazioni Vedere capitolo 8 par. 2 Finestra > Gest.prenotazioni > Presenze correnti La maschera Presenze correnti consente di visualizzare i nominativi attualmente presenti all interno della struttura. Vengono considerati i dati di CheckIn/CheckOut. 113

116 Cliccando con il tasto destro del mouse su una riga corrispondente ad una prenotazione è possibile visualizzare la scheda prenotazione oppure la scheda locale. Nella parte superiore destra è visualizzato un riepilogo del totale presenze correnti con distinzione tra adulti, ragazzi e bambini. L elenco può essere stampato utilizzando il pulsante Stampa Finestra > Gest.prenotazioni > Elenco presenze La maschera elenco presenze permette di elencare tutti i nominativi che sono stati presenti almeno una notte all interno della struttura durante il periodo indicato. 114

117 Si inserisce il periodo di analisi, nell esempio 01/08/ /08/2011, quindi si preme su Elenco presenze, nella griglia centrale vengono visualizzate le operazioni di CheckIn (I) e CheckOut(O), rappresenta quindi l elenco dei nominativi che sono stati presenti almeno una notte nella struttura. In basso viene presentato un riepilogo del totale adulti, ragazzi e bambini. ATTENZIONE, questo dato non indica il totale presenze, è la sommatoria dei pax inseriti nelle prenotazioni in elenco. Finestra > Gest.prenotazioni > Prenotazioni per periodo Consente di visualizzare l elenco delle prenotazioni la cui data di inizio è compresa nell intervallo indicato. Non viene considerato lo stato di CheckIn. 115

118 Finestra > Gest.prenotazioni > Caparre Racchiude i comandi per la visualizzazione dell elenco caparre da ricevere e l elenco delle caparre ricevute. Finestra > Gest.prenotazioni >Ultimi inserimenti E un elenco delle prenotazioni/opzioni inserite nell ultima settimana. 116

119 Finestra > Periodi opzionati > Gestione opzioni La maschera di gestione opzioni consente di visualizzare, effettuando una ricerca con il pulsante Cerca, le opzioni inserite suddividendole tra opzioni, opzioni in scadenza e opzioni scadute (in base alla data di scadenza opzione inserita nella scheda). Il programma segnala in rosso le opzioni scadute (le quali, devono essere eliminate manualmente per rilasciare il locale), in giallo le opzioni in scadenza ed in bianco le opzioni regolarmente in corso. Per eliminare una opzione cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente all opzione da modificare e selezionare l opzione elimina, il programma chiederà una conferma dopo la quale il locale sarà rilasciato. Per convertire una opzione in prenotazione è necessario aprire la scheda opzione, che di fatto è identica ad una scheda prenotazione, quindi modificare lo stato passando da Opzionata a Confermata. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente all opzione sono presenti anche i comandi visualizza locale e visualizza note ; la prima opzione consentirà di raggiungere velocemente l anagrafica del locale, la seconda aprirà una finestra per visualizzare le note inserite in fase di inserimento opzione. 117

120 Finestra > Periodi opzionati > Scadenze opzioni La maschera di scadenza opzioni consente di visualizzare la situazione delle opzioni in scadenza e scadute effettuate sui locali, di convertirle in prenotazioni e di eliminarle. La cancellazione può essere fatta anche su più opzioni facendo una selezione multipla sulla griglia. La maschera è molto simile alla maschera di gestione opzioni ma non ha funzionalità di ricerca, consente anche di stampare la schermata per avere un rapido riepilogo sempre sotto mano. Per eliminare una opzione cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente all opzione da eliminare e selezionare il comando elimina, il programma chiederà una conferma dopo la quale il locale sarà rilasciato. Per convertire una opzione in prenotazione sarà sufficiente aprire la scheda tramite un doppio click sulla riga, oppure facendo tasto destro->visualizza scheda opzione. Dalla scheda aperta si può modificare lo stato passando da opzionata a confermata. 118

121 Capitolo 5 Menu Planning All'interno del menu planning sono racchiusi gli strumenti per gestire le prenotazioni, ricercare le disponibilità e visualizzare il riepilogo Arrivi e Partenze. Vengono inoltre ripetuti alcuni comandi già analizzati nel capitolo relativo al menù Finestra. Planning > Planning 119

122 Il menu richiama il planning dei locali, questo è il planning che generalmente viene tenuto aperto sul proprio personal computer al fine di poter effettuare velocemente qualsiasi operazione di inserimento e di modifica delle prenotazioni ma anche per velocizzare le attività di visualizzazione. Il planning visualizza 90 giorni dalla data inserita in alto a sinistra nella casella Dal ed il numero di locali indicati nella casella Locali per pagina. E possibile filtrare i locali inserendo il parametro di ricerca nella casella filtro camera, la ricerca viene eseguita per codice e descrizione. Le due caselle di controllo Visualizza periodi opzionati e Visualizza periodi di blocco permettono di filtrare le prenotazioni visibili. Sono presenti inoltre due filtri aggiuntivi, Proprietario e Tipo camera che consentono di limitare la visualizzazione dei locali in base al proprietario e/o alla tipologia della camera. Il filtro proprietario può essere attivato e disattivato dal pannello delle impostazioni. Nella colonna di sinistra del planning si trova la lista dei locali, uno ogni riga, contrassegnati con la sintassi [codice locale] + descrizione locale. Ogni riga corrisponde quindi alla linea temporale di un locale, i quadrati corrispondono ad un preciso giorno per un determinato locale. La larghezza predefinita delle colonne e la dimensione del carattere di base del planning sono configurabili dalle impostazioni generali. Apertura rapida di una scheda cliente Per aprire una scheda cliente in modo rapido si utilizza la casella in alto camera o nominativo, qui si inserisce il codice camera o il cognome della scheda da aprire. Il programma effettuerà una ricerca sulle schede attive aprendo la scheda corrispondente. Nel caso in cui la ricerca producesse più risultati sarà possibile selezionare la scheda da aprire. 120

123 Inserire una prenotazione Dal planning globale si possono inserire prenotazioni e opzioni in modo rapido: - cliccare con il mouse sul quadrato corrispondente al giorno e al locale sul quale volete effettuare la prenotazione dopodiché trascinare il mouse fino ad evidenziare tutti i giorni della prenotazione incluso l ultimo e rilasciare il tasto del mouse. A questo punto si aprirà automaticamente la finestra Inserimento nuova prenotazione già compilata nella parti relative a camera e periodo, si procede quindi con l inserimento dei dati mancanti fino alla conferma finale. Funzionalità aggiuntive del planning Il planning mette a disposizione alcune funzionalità aggiuntive per migliorare e velocizzare il flusso di lavoro. E possibile stampare il planning in modalità grafica o in modalità bozza cliccando sul pulsante Stampa in alto nella maschera. La stampa del planning può avvenire anche in modalità multi pagina con la quale è possibile gestire con precisione le pagine da stampare. Per utilizzare questa funzionalità è necessario spuntare la voce Multipagina. Le pagine da stampare devono essere configurate, si clicca sul link Configurazione pagine, Si apre una maschera di gestione: 121

124 Da qui si possono inserire le pagine cliccando su Aggiungi pagina, per ogni pagina si deve definire il numero di righe (locali) da stampare. Per rimuovere una pagina si posiziona il cursore nella casella in corrispondenza della riga da eliminare quindi si preme su Rimuovi pagina. Cliccando con il tasto destro del mouse su una prenotazione, su un opzione o su un blocco locale, si aprirà invece un sottomenu contenente i seguenti comandi: CheckIn-CheckOut Apre la maschera di CheckIn-CheckOut senza passare dalla scheda prenotazione. Scheda prenotazione Apre la scheda della prenotazione Note apre le note della prenotazione Extra Apre la sezione Extra della prenotazione Cambio camera/modifica periodo Apre direttamente la maschera per il cambio camera e la modifica del periodo. Elimina blocco locale Elimina il periodo di blocco Visualizza locale Apre la scheda del locale Per aprire una scheda prenotazione più velocemente è sufficiente un doppio click con il mouse 122

125 I colori del planning L aspetto e la colorazione del planning è configurabile in base alle esigenze, utilizzando il menù Strumenti->Impostazioni->Configurazione quindi sezione aspetto interfaccia grafica, è possibile inoltre utilizzare la sezione Aspetto all interno di ogni scheda locale per l impostazione dei colori di quel locale specifico sul planning, oppure ancora è possibile impostare i colori in base alla tipologia locale utilizzando Strumenti->Tabelle->Tipologie locali. Lo sfondo di ogni locale ed il colore utilizzato per il testo, dipendono dai colori impostati sul locale corrente. Per modificarli è necessario aprire la scheda del locale, entrare nella sezione aspetto e da qui impostare i colori. La colorazione dei locali può essere configurata anche in base alla tipologia, per esempio è possibile colorare in verde tutte le camere e in giallo tutti gli appartamenti, e così via. Per fare questo si apre la gestione delle tipologie locali, tramite il menù Strumenti->Tabelle->Tipologie locali, quindi si clicca sul pulsante Gestione aspetto per tipologia, si apre una maschera di gestione specifica: Si seleziona la tipologia da configurare e si impostano i colori. 123

126 Altri aspetti del planning possono essere configurati dal menù Strumenti->Impostazioni->Configurazione Per la colorazione i parametri configurabili sono: Prenotazione/Opzione definisce il colore delle opzioni, ovvero le prenotazioni in stato Opzionata. Prenotazione/Confermata definisce il colore delle prenotazioni in stato Confermata Prenotazione/Caparra ricevuta definisce il colore delle prenotazioni in stato Caparra ricevuta Non disponibile/bloccato definisce il colore dei periodi di blocco locale. 124

127 E possibile inoltre gestire la dimensione del font di base utilizzato per l intestazione del planning e la larghezza predefinita delle colonne. 125

128 La simbologia del planning Oltre ai colori, il planning utilizza dei simboli grafici per rappresentare lo stato delle prenotazioni, su ogni prenotazione è possibile visualizzare: CheckIn da eseguire CheckIn eseguito CheckOut da eseguire CheckOut eseguito Sono prenotazioni provenienti da TouringLive Per le prenotazioni con agenzia viene aggiunta una riga in basso con il colore associato all agenzia: 126

129 Finestra informazioni rapide Lasciando il puntatore del mouse fermo per qualche istante sopra la barra di una prenotazione/opzione, viene visualizzata una finestra contenente i dati essenziali quali, nominativo, pax, prezzo applicato, trattamento, recapiti telefonici: Ordinamento dei locali L ordinamento dell elenco locali visualizzato nel planning può essere personalizzato. Si utilizza il comando Gestione ordinamento locali presente nel menù di contesto della colonna locali. Si apre una maschera che elenca i locali nel loro ordinamento attuale, per spostare una riga si seleziona e tramite i pulsanti freccia sulla destra si sposta in alto o in basso. 127

130 Planning > Ricerca disponibilità La maschera di ricerca disponibilità consente di ricercare i locali liberi in base ad un periodo, al numero di posti letto, al numero delle camere ed eventualmente in base ad una serie di caratteristiche aggiuntive. E possibile filtrare inoltre in base al tipo camera I risultati vengono presentati nella griglia in basso, per ogni locale è possibile, tramite tasto destro, visualizzare la scheda locale oppure, cliccando su prenota, è possibile passare alla maschera di inserimento prenotazione. Nella sezione riepilogo i risultati vengono suddivisi in base alla tipologia locale. Per avviare una ricerca, inserire la data di arrivo nella casella in alto a sinistra Dal e la data di partenza nella casella Al, inserire il numero di posti letto richiesti ed eventualmente il numero delle camere(intese come camere all interno dell appartamento), spuntare le caratteristiche richieste nella casella Caratteristiche e cliccare sul pulsante Cerca. 128

131 Il programma elencherà tutti i locali disponibili con quelle caratteristiche per il periodo selezionato e segnalerà i locali sui quali è presente un opzione. 129

132 Planning > Visualizza Arrivi e Partenze La finestra contiene un report grafico degli arrivi, delle partenze e delle presenze, suddivise per locale e per giorno nell arco della settimana selezionata, contiene indicazioni rapide su : numero di persone, nome del cliente, segnalazione dell avvenuto check-in e check-out, trattamento. Il report è stampabile cliccando sul pulsante Stampa in alto a destra della maschera. 130

133 Nella barra superiore sono disponibili altri comandi: Presenze correnti Apre la maschera delle presenze correnti, vedere Capitolo 4 paragrafo Presenze correnti. Report Arrivi e Partenze Il report arrivi e partenze consente di visualizzare l elenco degli arrivi e delle partenze di un singolo giorno, suddivise per locale. E necessario inserire il giorno da analizzare e premere su Visualizza, nella griglia vengono riepilogati i dati, si attiva quindi il pulsante Stampa che permette di stampare il report dettagliato. E possibile stampare arrivi e partenze all interno dello stesso report, oppure è possibile stampare i soli arrivi o le sole partenze. La ricerca può essere filtrata per proprietario utilizzando la casella a discesa sulla destra. Report Arrivi e Partenze per periodo A differenza del report Arrivi e Partenze, il report Arrivi e Partenze per periodo permette di analizzare un intervallo temporale più ampio. Il report elenca tutti gli arrivi e tutte le partenze previste all interno dell intervallo. 131

134 Planning > Prenotazioni per periodo Questa maschera di ricerca consente di visualizzare tutte le prenotazioni la cui data di arrivo è compresa nell intervallo di ricerca, non vengono considerate le opzioni e non tiene conto dello stato di CheckIn-CheckOut. Per utilizzare la visualizzazione inserire il giorno di inizio ricerca nella casella Dal giorno in alto a sinistra e inserire il giorno di fine ricerca nella casella Al giorno, dopodiché cliccare sul pulsante Cerca. Il programma fornirà un elenco completo di tutte le prenotazioni per il periodo specificato. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente ad una prenotazione il software consentirà di collegarsi alla scheda prenotazione o alla scheda locale. Per stampare il report cliccare sul pulsante Stampa e confermare l anteprima nuovamente con il pulsante Stampa. 132

135 Capitolo 6 Menu Contabilità All'interno del menu contabilità sono presenti le funzioni legate alla gestione contabile della struttura, quindi gestione costi/ricavi, scadenzario, flusso entrate/uscite. Sono inoltre disponibili alcuni report di analisi specifici. 133

136 Contabilità > Gestione Costi Dal menu contabilità>gestione costi è possibile selezionare i comandi Tabella Costi o Gestione Costi. 134

137 TABELLA COSTI Questa tabella consente di inserire le voci di costo che saranno utilizzate successivamente nella Gestione dei Costi. Per inserire una Voce di Costo di I livello è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse nel riquadro con intestazione Raggruppamento I livello e selezionare la voce Nuovo Costo, fatto questo sarà necessario inserire una descrizione ed un codice e cliccare sul pulsante Conferma in basso. Per inserire una Voce di Costo di II livello è necessario selezionare una voce di costo sul raggruppamento di I livello, dopodiché cliccare con il tasto destro del mouse nel riquadro con intestazione Raggruppamento II livello e 135

138 selezionare la voce Nuovo Costo, fatto questo sarà necessario inserire una descrizione ed un codice e cliccare sul pulsante Conferma in basso. Per inserire una Voce di Costo di III livello è necessario selezionare una voce di costo sul raggruppamento di I livello, dopodiché selezionare una voce di costo sul raggruppamento di II livello, quindi cliccare con il tasto destro del mouse nel riquadro con intestazione Raggruppamento III livello e selezionare la voce Nuovo Costo, fatto questo sarà necessario inserire una descrizione ed un codice e cliccare sul pulsante Conferma in basso. Per modificare una voce di costo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla relativa voce di costo e selezionare modifica costo dal menu contestuale. E possibile modificare solo la descrizione e NON il codice. Alcune voci come ad esempio Provvigioni Agenzia sono elementi di sistema e non possono essere modificati. Nella maschera sono presenti altri dati, Codice 1, Codice 2 e Codice Impresa24. Si tratta di valori utilizzati da sistemi esterni o funzionalità specifiche come ad esempio il sistema di sincronizzazione contabile con il software gestionale Impresa

139 GESTIONE COSTI Da questa sezione è possibile inserire, visualizzare, modificare i costi relativi alla gestione della struttura. Per inserire un costo è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo movimento, si aprirà una maschera per l inserimento dei dati. NOTA BENE : in questa maschera deve essere inserito il Codice Costo,collegato alla tabella dei costi descritta precedentemente.. Per modificare un costo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga del costo da modificare e selezionare da menu contestuale la voce modifica. Per eliminare un costo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga del costo da eliminare e selezionare da menu contestuale la voce elimina. E possibile eseguire ricerche sui costi registrati tramite la maschera di ricerca sulla sinistra, sono disponibili inoltre report statistici relativi all analisi costi per locale, per periodo, per gruppo (da voci di costo), per gruppo di locali ecc. L analisi dei costi si completa con la disponibilità di numerosi grafici. I grafici sono accessibili tramite il menù Grafici. 137

140 UN COSTO PUO ESSERE LEGATO AD UNA SCADENZA PASSIVA, IN TALE CASO NON E MODIFICABILE DIRETTAMENTE DALLA FINESTRA DI GESTIONE COSTI. Contabilità > Gestione Ricavi Dal menu contabilità>gestione costi, sono disponibili i comandi Tabella Ricavi e Gestione Ricavi. 138

141 TABELLA RICAVI Questa tabella (come nel caso della tabella dei costi) consente di inserire le voci di ricavo che saranno utilizzate successivamente nella Gestione dei Ricavi. La gestione è identica a quanto visto per la gestione dei costi. E possibile modificare solo la descrizione e NON il codice Alcune voci come ad esempio Prenotazioni sono elementi di sistema e non possono essere modificati. 139

142 GESTIONE RICAVI Da questa sezione è possibile inserire, visualizzare, modificare i ricavi relativi alla gestione della struttura. Per inserire un ricavo è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo movimento, si aprirà una maschera nella quale inserire i vari dati. NOTA BENE : in questa maschera è necessario inserito il Codice Ricavo il quale si ricollega alla tabella dei ricavi descritta precedentemente.. Per modificare un ricavo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga del ricavo da modificare e selezionare da menu contestuale la voce modifica. Per eliminare un ricavo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga del ricavo da eliminare e selezionare da menu contestuale la voce elimina. 140

143 E possibile eseguire ricerche all interno dei movimenti di ricavo tramite la maschera di ricerca sulla sinistra, sono disponibili report statistici relativi all analisi ricavi per locale, per periodo, per gruppo (da voci di ricavo), per gruppo di locali. Sono disponibili inoltre grafici relativi al totale dei ricavi per anno, analisi ricavi anno per locale, analisi ricavi per gruppo (da voci di ricavo) e analisi gruppo ricavi per locale. ALCUNI RICAVI SONO COLLEGATI A FATTURE E RICEVUTE FISCALI E NON POSSONO ESSERE MODIFICATI DIRETTAMENTE DALLA GESTIONE RICAVI. I ricavi derivanti dalle prenotazioni vengono immessi automaticamente dal programma all atto dell emissione del documento fiscale. 141

144 Lo scadenzario Dallo scadenzario si accede alle scadenze attive, passive ed alla visualizzazione degli insoluti. E da qui inoltre che si gestiscono i pagamenti, per quanto riguarda il passivo, e le riscossioni, per quanto riguarda l attivo. Scadenze attive Apre la gestione delle scadenze attive, da qui è possibile eseguire ricerche, filtri ed accedere alle funzionalità di riscossione crediti. 142

145 Le Scadenze attive vengono inserite automaticamente all emissione del documento fiscale impostando le scadenze nella sezione riepilogo del documento. E possibile tuttavia inserire le scadenze attive anche manualmente. Lo scadenzario è collegato al Flusso Entrate/Uscite, al momento del pagamento di una scadenza il programma aprirà una maschera nella quale segnalare quale conto è stato movimentato (es. conto cassa, banca 1, banca 2, etc). Per immettere una scadenza attiva manualmente cliccare sul pulsante in alto a sinistra (Nuova scadenza), si aprirà una maschera nella quale inserire i dati relativi alla scadenza da registrare. Compilare la maschera e cliccare sul pulsante Conferma. Per modificare una scadenza attiva cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga inerente la scadenza da modificare e selezionare la voce modifica dal menu contestuale, si aprirà la maschera nella quale modificare i dati. Per confermare le modifiche cliccare sul pulsante Conferma. Per eliminare una scadenza attiva cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga inerente la scadenza da eliminare e selezionare la voce elimina dal menu contestuale, confermare l eliminazione. E possibile ricercare e stampare le scadenze ed è possibile, tramite il pulsante Visualizza, visualizzare in modo rapido l elenco delle Scadenze della settimana corrente o del mese corrente. La voce Insoluti apre l elenco delle scadenze attive scadute e non pagate. 143

146 Il pagamento di una scadenza attiva Quando una scadenza attiva viene pagata è necessario accedere allo scadenzario attivo, selezionare la scadenza, doppio click oppure tasto destro modifica, nella finestra di modifica scadenza spuntare la voce Pagato in alto a destra, confermando l operazione viene richiesto il dettaglio sul flusso di entrata da registrare ovvero è necessario inserire la modalità con la quale la scadenza è stata riscossa, esempio Cassa, C.Corrente ecc. Insoluti attivi Sono tutte le scadenze attive scadute e non ancora pagate. Il filtro si attiva cliccando sul menù Contabilità->Scadenzario->Insoluti. Oppure dallo scadenzario attivo Visualizza->Insoluti. 144

147 Contabilità > Scadenzario > Scadenze Passive La finestra Scadenze passive permette di inserire nuove scadenze, modificare ed eliminare scadenze registrate, eseguire ricerche all interno dello scadenzario. Lo scadenzario passivo viene alimentato in modi diversi in base al contesto: Le scadenze passive associate ad un agenzia (si hanno quando viene creata una prenotazione al lordo ) DEVONO essere inserite direttamente dalla sezione Contabilità Passiva della maschera di gestione agenzia, cliccando con il tasto destro sulla scadenza da generare. In questo modo si crea un collegamento tra lo scadenzario e l agenzia. Tutte le altre scadenze passive si inseriscono direttamente dalla finestra di gestione scadenze passive. 145

148 Per immettere una scadenza passiva manualmente cliccare sul pulsante in alto a sinistra Nuova scadenza si aprirà una maschera nella quale inserire i dati relativi alla scadenza da registrare. Compilare questa maschera e cliccare sul pulsante Conferma. Esiste un altra modalità di inserimento ovvero l inserimento di un gruppo scadenze passive, si tratta di una modalità di inserimento estesa che consente di suddividere una o più scadenze in più voci di costo distinte, lo vedremo più avanti in dettaglio. Lo scadenzario è collegato al Flusso Entrate/Uscite, al momento del pagamento di una scadenza il programma aprirà una maschera per indicare quale conto è stato movimentato (es. conto cassa, banca 1, banca 2, etc). Per modificare una scadenza passiva cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga inerente la scadenza da modificare e selezionare la voce modifica dal menu contestuale oppure fare un doppio click, si aprirà la maschera nella quale modificare i dati. Compilare questa maschera e cliccare sul pulsante Conferma. Per eliminare una scadenza passiva cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga inerente la scadenza da eliminare e selezionare la voce elimina dal menu contestuale, confermare l eliminazione. E possibile ricercare e stampare le scadenze ed è possibile, tramite il pulsante Visualizza, visualizzare in modo rapido l elenco delle Scadenze della settimana corrente o del mese corrente. 146

149 Collegamento scadenza passiva -> Costo Una scadenza passiva è generalmente collegata ad un costo. In fase di inserimento della scadenza passiva è possibile indicare il codice del costo associato utilizzando la sezione in basso Registrazioni contabili: I due elementi, Scadenza e Costo sono legati tra di loro, non è infatti possibile modificare o eliminare il costo in modo diretto, così come ad ogni modifica della scadenza viene anche aggiornato il costo associato. Il pagamento di una scadenza passiva Quando una scadenza passiva viene pagata è necessario accedere allo scadenzario, selezionare la scadenza, cliccare su modifica oppure doppio click, nella finestra di modifica scadenza spuntare la voce Pagato in alto a destra, confermando l operazione viene richiesto il dettaglio sul flusso di uscita da registrare ovvero è necessario inserire lo modalità con la quale la scadenza è stata pagata, esempio Cassa, C.Corrente ecc. 147

150 La registrazione di un gruppo scadenze passive Per gruppo scadenze passive si intende un insieme che lega tra di loro una o più scadenze passive con una o più voci di costo. Un tipico caso d impiego si ha nella registrazione di una fattura passiva, la registrazione può essere fatta tramite un nuovo gruppo di scadenze passive, all interno si possono definire più scadenze e più costi. Al momento del salvataggio vengono generate le scadenze passive all interno dello scadenzario e i vari movimenti di costo. Per creare un nuovo gruppo si utilizza il comando Nuovo gruppo scadenze passive, all interno della maschera di gestione scadenze passive. Si aprirà una nuova maschera: Si dovranno inserire i dati generici del movimento, quindi tramite le schede in basso Scadenze e Costi è possibile inserire le scadenze associate e i vari movimenti di costo. 148

151 I movimenti che fanno parte di un gruppo non posso essere modificati singolarmente, è necessario entrare sempre all interno della maschera di gestione gruppo. Il programma gestisce automaticamente questo controllo. Il pagamento di una scadenza passiva deve essere fatta dalla maschera di gestione gruppo scadenze, si clicca due volte sulla scadenza, si apre la maschera del gruppo scadenze, quindi si clicca due volte sulla scadenza da pagare in basso. Contabilità > Flusso Entrate/Uscite Tramite la gestione dei flussi è possibile gestire i flussi di Entrata e i flussi di Uscita suddivisi per conto, è possibile per esempio gestire più conti corrente oppure più casse. TABELLA CONTI I conti sono configurabili nella tabella raggiungibile da menu Contabilità > Flusso Entrate/Uscite > Conti entrate/uscite Per inserire un nuovo conto cliccare con il tasto destro del mouse in un area bianca della maschera e selezionare la voce nuovo, quindi inserire un codice ed una descrizione per il nuovo conto e confermare cliccando sul pulsante conferma. Per modificare un conto è sufficiente effettuare doppio click sul conto e modificare i dati nella maschera seguente, confermare tramite il pulsante conferma. 149

152 GESTIONE ENTRATE/USCITE Per inserire un movimento è necessario selezionare un conto (es. Entrate > Cassa) dalla colonna di sinistra, i dettagli del nuovo inserimento dipendono da questa selezione, se si seleziona per esempio l elemento Cassa del gruppo uscite e poi si preme su Nuovo movimento, il programma memorizzerà un flusso di uscita sul conto cassa e così via. Quindi per prima cosa è necessario selezionare il conto sul quale si desidera operare. Dopodiché cliccare sul pulsante Nuovo Movimento. Compilare la maschera con i dati richiesti e confermare l inserimento tramite il pulsante Conferma. I movimenti sono stampabili ed è presente un grafico annuale sull andamento delle entrate e delle uscite. Le stampe ed i grafici sono raggiungibili dai relativi pulsanti nella parte superiore di questa maschera. La maschera definisce una sezione SALDO CONTO, selezionando uno dei conti il programma calcolerà in tempo reale tutte le entrate, tutte le uscite per quel conto ed il relativo saldo. Il Flusso Entrate/Uscite è collegato alle scadenze attive/passive, ogni volta che una scadenza verrà chiusa (pagata) verrà anche movimentato automaticamente uno dei conti definiti per il Flusso Entrate/Uscite. 150

153 Il flusso entrate viene movimentato in automatico anche in altre situazioni, per esempio nella gestione delle prenotazioni al ricevimento della caparra, oppure durante la registrazione dell imposta di soggiorno. CHIUSURE GIORNALIERE CONTO CASSA La funzionalità consente di calcolare e di memorizzare le chiusure giornaliere della cassa. Il saldo viene calcolato tramite la gestione del conto Cassa nei Flussi entrate/uscite. Il saldo rappresenta la differenza tra la somma delle entrate per cassa e la somma delle uscite per cassa registrare nella data specifica. Per inserire una nuova registrazione cliccare sul pulsante Nuova registrazione, inserire la data del movimento e la descrizione e cliccare sul pulsante Aggiorna Saldo. Confermare la registrazione tramite il pulsante Conferma. Le chiusure giornaliere sono stampabili e ricercabili per data 151

154 La fatturazione degli acconti TouringHome permette di gestire contabilmente la fatturazione degli acconti ricevuti per le prenotazioni. A tale scopo esiste la possibilità di creare Fatture e Ricevute di acconto in modo automatico, successivamente, in fase di fatturazione del saldo prenotazione, l importo del documento viene calcolato valutando la presenza di acconti già fatturati. Di seguito la sequenza delle operazioni necessarie per la fatturazione degli acconti: 1. Inserimento della prenotazione. 2. Inserimento del valore Caparra ricevuta all interno della scheda prenotazione: 152

155 Dopo la registrazione della caparra si può passare alla fatturazione dell acconto. E presente un comando specifico all interno della sezione di fatturazione. Prima di poter emettere un documento di acconto è necessario che sia registrato almeno un movimento di entrata per caparra. Questo avviene generalmente in automatico al momento dell inserimento della caparra ricevuta, dipende però dalle impostazioni generali del programma. 153

156 Viene creato un nuovo documento di tipo acconto : Le fatture (o ricevute) di acconto non generano scadenze attive poiché i movimenti di entrata sono già registrati in precedenza tramite la scheda prenotazione. Fatturazione del saldo Per fatturare il saldo della prenotazione esiste un comando specifico sempre nel blocco di fatturazione prenotazione, Genera fattura->saldo prenotazione. E questo il comando da utilizzare per chiudere una prenotazione, nella generazione del documento il programma valuta la presenza di fatture di acconto e le scala dal conteggio finale. 154

157 Report>Movimenti contabili Il report movimenti contabili è una statistica elaborata che consente di analizzare in dettaglio Ricavi, Costi, Entrate e Uscite per un determinato periodo. Si inserisce il periodo da analizzare quindi si selezionano i movimenti da includere nel report. Si preme su GENERA REPORT per avviare il calcolo. Nella griglia centrale vengono riportati tutti i movimenti analizzati con relativa descrizione. La colonna Tipo assume i valori R ricavo E entrata C costo U uscita E verde per gli elementi positivi e rossa per gli elementi negativi. Nella parte inferiore sinistra viene riportato il riepilogo totale del periodo analizzato avremo quindi Ricavi per periodo, Costi per periodo, Entrate per periodo, Uscite per periodo e i due Saldi conteggiati. Nel box in basso a destra viene inserito un riepilogo di tutti i conti con Saldo al giorno di inizio analisi, Saldo del periodo analizzato e Saldo finale conteggiato. Attenzione, il report dei movimenti contabili esegue molte operazioni, in base al periodo analizzato l elaborazione potrà richiedere qualche minuto. Il report può essere stampato o inviato per posta elettronica. Per quest ultima funzionalità è necessario installare e configurare Mozilla Thunderbird. 155

158 Esempio analisi movimenti contabili 156

159 Report>Statino di cassa Lo statino di cassa è un report dettagliato sullo stato dei conti cassa e pos. Si clicca sul comando Statino di cassa e si apre la seguente maschera: Da qui si seleziona il giorno da generare, quindi si inseriscono i tagli e le monete presenti in cassa, nella parte inferiore vengono riepilogati i totali. La voce POS non è modificabile e rappresenta il saldo del conto POS (deve essere creato nell elenco dei conti e deve avere codice POS). La voce assegni è un valore calcolato e rappresenta il saldo dei conti indicati come conti assegni. Il pulsante GENERA REPORT avvia la creazione del report. Nel report vengono stampati il dettaglio dei tagli e delle monete e vengono riportati i saldi per ASSEGNI, CASSA e POS. 157

160 A questo punto è importante vedere come vengono conteggiati questi conti particolari, abbiamo detto che il conto POS rappresenta esattamente un conto con codice POS che deve essere inserito nell elenco dei conti. Nella voce CASSA confluiscono tutti i conti indicati come conti CASSA dal pannello di configurazione. Stessa cosa per la voce ASSEGNI nella quale confluiscono tutti i conti indicati come conti ASSEGNI nel pannello di configurazione. Pannello di configurazione conti assegni e cassa Si apre la maschera di configurazione sezione contabilità, in basso sono presenti due griglie, Conti assegni e Conti cassa, all interno di questi due elenchi è possibile inserire i conti presenti nell elenco conti, in questo esempio si può vedere che - nel conteggio assegni vengono inseriti i movimenti registrati nei conti Assegni 1 e Assegni 2. - Nel conteggio cassa vengono inseriti i movimenti registrati nei conti Cassa 1 e Cassa

161 Capitolo 7 Menu Gestione Documenti Il menu Gestione Documenti raggruppa tutta la parte documentale del software., fatture, ricevute, offerte di soggiorno, schede di notifica, rilevamento Istat e altri documenti. 159

162 Gest. Documenti > Fatture attive / Ricevute Fiscali Questi comandi aprono le rispettive maschere di gestione per fatture e ricevute. La gestione è identica per entrambe le tipologie, non esistono differenze sostanziali. Dal menù in alto: Nuovo documento genera un nuovo documento partendo da zero Salva memorizza il documento corrente. Modifica attiva lo stato di modifica per i documenti già salvati, questo determina l annullamento delle registrazioni contabili. Dopo la modifica è molto importante salvare nuovamente il documento per rigenerare tutti i movimenti. Elimina elimina il documento corrente Cerca apre la maschera di ricerca Stampa stampa il documento Strumenti racchiude comandi di supporto come il raggruppamento delle spese telefoniche. Generalmente la fatturazione avviene tramite la scheda prenotazione, questo permette di creare gli opportuni collegamenti, è possibile tuttavia fatturare partendo dalla maschera di gestione documenti. Come gestire la fatturazione In questo paragrafo si analizza la procedura da seguire per l emissione di fatture e ricevute fiscali, prenderemo in analisi nello specifico la gestione delle fatture attive, tuttavia i concetti possono essere applicati in modo identico anche nell emissione di ricevute fiscali. Il processo di fatturazione si suddivide sostanzialmente in due macro-tipologie: - Fatturazione libera - Fatturazione collegata alle prenotazioni Per fatturazione libera si intende la creazione di fatture generiche che non hanno un collegamento ad una prenotazione. Per fatturazione collegata alle prenotazione si intende la creazione di fatture che al loro interno mantengono un collegamento con una o più prenotazioni. Nella maggior parte dei casi viene utilizzata questa tipologia di fatturazione per fatturare le prenotazioni completate. 160

163 Fatturazione Libera Per creare un documento scollegato dalle prenotazioni è sufficiente aprire la gestione Fatture attive (Gestione documenti->fatture attive), premere sul pulsante Nuovo documento, il programma calcola automaticamente il progressivo del documento. Spostarsi quindi nella casella Denominazione e premere F2 o F3 per selezionare i dati del destinatario del documento, F2 per selezionare un cliente, F3 per selezionare un agenzia. Nella parte inferiore della sezione Intestazione documento selezionare la modalità di pagamento. E possibile passare alla sezione Corpo documento per inserire il dettaglio del documento. Per aggiungere una riga al corpo documento si utilizza la sezione in basso scrivendo i valori nei diversi campi e confermando l inserimento tramite il pulsante Conferma riga. Per modificare una riga è sufficiente cliccare sulla riga da modificare con il tasto destro e quindi premere su Modifica, i valori di riga vengono riportati nella parte inferiore, modificare quindi i valori e premere ancora Conferma riga. Stessa procedura per eliminare la riga. E possibile aggiungere al corpo documento una o più righe descrizione ovvero righe che non hanno valori espressi nelle colonne QTA, Prezzo ecc ecc, servono per aggiungere informazioni generiche di testo nel corpo del documento. Per gestire le righe descrizione è necessario spuntare la casella Inserisci come riga descrizione. Completata la compilazione del corpo documento è possibile passare alla sezione Riepilogo dove vengono visualizzati i calcoli finali del documento, elencati gli imponibili e le scadenze attive. Per ogni documento è necessario creare almeno una scadenza attiva, se il documento viene pagato al momento dell emissione è necessario inserire una scadenza con la stessa data di emissione del documento. La sezione Scadenze del documento viene aggiornata automaticamente nel momento della selezione della modalità di pagamento nell intestazione, tuttavia è possibile interagire e modificare le scadenze utilizzando le funzionalità disponibili con il tasto destro del mouse sopra la griglia delle scadenze. 161

164 Per confermare il documento premere su Salva. In fase di salvataggio viene richiesta la registrazione contabile del movimento di ricavo associato: La registrazione deve essere bilanciata ovvero l elenco dei conti ricavo associati deve corrispondere per importo al totale ricavo del documento. Gli articoli hanno un loro conto di ricavo predefinito, lo si imposta tramite l anagrafica articoli, questo permette un conteggio automatico dei ricavi in fase di salvataggio documento. E possibile tuttavia modificare questa distribuzione contabile dei ricavi proprio da questa maschera. Per aggiungere conti ricavo cliccare con il tasto destro sulla griglia bianca e premere su Nuovo movimento, si apre la finestra del movimento nella quale è necessario selezionare il conto ricavo, opzionalmente il locale associato e l importo del ricavo. Al termine della registrazione viene visualizzato il messaggio di conferma registrazione documento. La fattura è stata quindi memorizzata e registrata in contabilità, a livello contabile sono state registrate scadenze attive e movimenti di ricavo. 162

165 Gestione delle righe Iva compresa Il sistema di fatturazione di TouringHome permette di gestire all interno dei documenti (fatture e ricevute fiscali) le righe con importi iva compresa. Fino alla versione era necessario eseguire lo scorporo degli importi utilizzando il comando scorporo iva, tuttavia questa procedura poteva in alcuni casi generare sul totale documento uno scarto di alcuni centesimi. Per aggiungere una riga iva compresa è sufficiente spuntare la casella Prezzo Iva Compresa in fase di creazione del corpo documento. Fatturazione collegata alle prenotazioni Per fatturazione collegata alle prenotazione si intende la possibilità di creare documenti fiscali e di legarli ad una o più schede prenotazioni. E possibile creare fatture per la prenotazione, fatture per gli extra e fatture generiche associate alla prenotazione. E possibile procedere in due modi distinti: - Collegamento da maschera di gestione fattura - Collegamento da scheda prenotazione 163

166 Collegamento da maschera di gestione fattura Creare un nuovo documento premendo il pulsante Nuovo documento, nella parte superiore destra della maschera è visibile la sezione per la gestione delle prenotazioni collegate, da questa griglia è possibile vedere le prenotazioni associate al documento corrente ed è possibile intervenire per aggiungere e rimuovere prenotazioni. Per aggiungere una prenotazione premere sul pulsante Prenotazioni da fatturare. Si apre una maschera nella quale vengono elencate tutte le prenotazioni da fatturare ovvero tutte le prenotazioni che hanno il flag Check-In, suddivise per destinatario, Clienti o Agenzie. Nella sezione Fatturazione clienti vengono elencate tutte le prenotazioni che in base alla configurazione si prevede una fatturazione al cliente. Nella sezione Fatturazione agenzie vengono invece elencate le prenotazioni per le quali si prevede una fatturazione all agenzia, per esempio tutte le prenotazioni gestite al lordo con fatturazione agenzia. 164

167 La finestra di selezione prenotazioni da fatturare: Nell elenco spuntare le prenotazioni che si desidera associare alla fattura, per ogni prenotazione è possibile spuntare due colonne, Fatturazione prenotazione e Fatturazione Extra. Spuntando fatturazione prenotazione nel documento vengono inseriti i dati ed i valori per la fatturazione della sola prenotazione. Spuntando fatturazione extra nel corpo del documento vengono aggiunti tutti gli extra registrati. E possibile spuntare entrambe le voci ed anche più prenotazioni. Confermando la selezione la fattura viene aggiornata con il collegamento alle prenotazioni selezionate. E possibile rimuovere o modificare il collegamento ad una prenotazione utilizzando lo spazio prenotazioni collegate in alto a destra della maschera di gestione fattura. 165

168 Cliccando con il tasto destro su una prenotazione associata è possibile modificare il tipo di fatturazione (Prenotazione o Extra), oppure eliminare il collegamento con la prenotazione. Confermando il salvataggio del documento le prenotazioni vengono aggiornate, le prenotazioni per le quali è stata scelta l opzione fatturazione prenotazione vengono segnalate come fatturate. Il collegamento tra una prenotazione e i documenti può essere visualizzato anche direttamente dalla scheda prenotazione all interno della sezione relativa alla fatturazione. Collegamento da scheda prenotazione Una fattura collegata ad una prenotazione può essere generata anche direttamente dalla scheda prenotazione, generalmente è questa la modalità più utilizzata. E sufficiente aprire la scheda della prenotazione da fatturare, accedere alla sezione Check-In/Check-Out, nella sotto-sezione Fatturazione sono presenti i comandi per la generazione delle fatture e delle ricevute 166

169 I comandi disponibili sono: - Saldo prenotazione, da utilizzare per creare il documento finale a saldo della prenotazione. - Extra, da utilizzare per la fatturazione solo degli extra - Acconto, per la fatturazione degli acconti - Generica, per la creazione di un nuovo documento vuoto associato alla prenotazione - Importo zero, crea un documento sul cliente ad importo zero, utilizzato quando la fatturazione è all agenzia ed al cliente deve essere rilasciato un documento a conferma dell avvenuta presenza. Fatturare più prenotazioni con un solo documento Il sistema di fatturazione di TouringHome permette di fatturare più prenotazioni con un solo documento, è una funzionalità utile per esempio nella gestione dei gruppi. Per fatturare più prenotazioni è necessario creare una nuova fattura partendo dalla gestione documenti, premere quindi sul pulsante Prenotazioni da fatturare e spuntare tutte le prenotazioni che si intende fatturare. In fase di salvataggio il programma aggiorna le schede di ogni prenotazione selezionata. Modificare un documento registrato Quando viene memorizzato un documento fiscale (fattura o ricevuta) il programma genera una serie di registrazioni, scadenze attive, movimenti di ricavo ecc ecc. Per tale motivo per modificare un documento è necessario seguire alcuni passaggi essenziali. Per prima cosa si dovrà aprire il documento da modificare, al momento dell apertura risulta bloccato. Premere quindi su Modifica. Vengono visualizzati una serie di messaggi da confermare. Con questi passaggi l applicazione annulla temporaneamente le registrazioni del documento, è possibile quindi modificare il documento e salvare, il programma rigenera quindi tutte le registrazioni. 167

170 IMPORTANTE! Quando si preme su modifica le registrazioni del documento vengono annullate, vengono annullati ricavi, scadenze ed eventuali movimenti di entrata registrati. E importante quindi ripetere il salvataggio del documento per registrare correttamente i ricavi e le scadenze. Le scadenze attive devono essere riscosse un altra volta per registrare i flussi di entrata. La fatturazione sezionale La fatturazione sezionale permette di gestire numerazioni parallele per fatture e ricevute fiscali. Il campo sezionale è posizionato alla destra del numero documento, all interno della maschera di gestione del documento: Durante la creazione di un nuovo documento, per default, il campo sezionale viene mantenuto vuoto, è possibile modificarlo manualmente, inserendo una stringa lunga al massimo 2 caratteri. Dopo la modifica del campo sezionale viene assegnato un nuovo numero progressivo. 168

171 E possibile inoltre assegnare un sezionale predefinito per ogni proprietario configurato. All interno dell anagrafica proprietari è presente il campo Sezionale: Il sezionale assegnato ad un proprietario viene utilizzato automaticamente dal programma in fase di fatturazione di una prenotazione. Note di credito Da premettere che in TouringHome non esiste una gestione specifica per le note di credito, vengono gestite con l emissione di un documento di tipo Fattura con importo negativo. In questo caso anche le scadenze associate dovranno avere importo negativo così come il movimento di entrata a saldo della scadenza. Facciamo l esempio di registrazione di una nota di credito di 500 euro (iva compresa) 1. Si crea una nuova fattura con importo -500 (negativo), il documento deve avere una scadenza sempre di -500 euro 169

172 2. Si esegue il pagamento della scadenza negativa creando a sua volta un movimento di entrata negativo. Nella maschera di ricerca delle fatture è possibile filtrare le note di credito utilizzando la casella a discesa Fatture e note di credito, Fatture, Note di credito: 170

173 Gest. Documenti > Offerte di soggiorno L offerta di soggiorno è di fatto un preventivo che è possibile generare inserendo all interno più offerte diversificate. Le offerte possono essere create utilizzando tutti i locali disponibili e selezionando quelli da includere. Per creare un offerta selezionare Nuova offerta, inserire il periodo per il quale vogliamo effettuare l offerta, i dati di intestazione del cliente ed il numero di posti letto, dopodiché cliccare sul pulsante Inserisci nuovo locale, a questo punto comparirà la maschera di ricerca disponibilità dalla quale potremo ricercare e selezionare i locali da includere nell offerta. Una volta creata l offerta essa sarà visualizzabile e stampabile semplicemente cliccando sul pulsante Stampa in alto a destra della maschera. Dalla maschera di gestione delle offerte è possibile cercare nell archivio offerte generate. 171

174 Gest. Documenti > Altri documenti La sezione altri documenti racchiude tutti i documenti personalizzati inseriti dall utente. All interno dell elenco vengono visualizzate le tipologie documento inserite tramite la finestra Strumenti->Tabelle->Gestione tipologie documenti.e Cliccando sulla tipologia verrà aperto il documento master associato. Ogni tipologia di documento può avere un documento master, le categorie di documenti possono contenere altri documenti (solo nelle sezioni clienti, locali, proprietari). Per creare una categoria di documento è necessario cliccare sul menu Strumenti > Tabelle > Gestione Tipologie Documenti dddddddddddddddddddddddddddd 172

175 Gestione Documenti > Schede di notifica > Gestione schede di notifica E la maschera di gestione delle schede di notifica, da qui è possibile cercare i documenti generati, modificare le schede, stampare la scheda singola o preparare una stampa multipla dei documenti. Generazione schede di notifica Le schede di notifica devono essere generate dalla scheda prenotazione utilizzando la maschera CheckIn-CheckOut. Per stampare una singola scheda: Cliccare sul pulsante Cerca in alto alla finestra, dopodiché selezionare tramite doppio click la riga corrispondente alla scheda di notifica da stampare, nella finestra adesso compariranno i dati del cliente e dei componenti familiari come inseriti in anagrafica cliente, modificare i dati se necessario e quando pronti cliccare sul pulsante Stampa in alto alla finestra. Si aprirà l anteprima, premere il tasto Stampa per inviare il tutto alla stampante. Per effettuare una stampa multipla agire come segue : Cliccare sul pulsante Stampa multipla, inserire i numeri che compongono l intervallo di schede da stampare e cliccare sul pulsante Stampa per inviare il tutto alla stampante. Non appena finito il processo chiudere la finestra attiva. Consigliamo, prima di avviare la stampa multipla di effettuare una ricerca delle schede tramite il pulsante Cerca in modo da visualizzare le schede che realmente devono essere ancora stampate. Per eliminare una scheda di notifica selezionarla con doppio click dopo averla cercata tramite il tasto Cerca e cliccare sul pulsante Elimina. 173

176 Gestione Documenti > Schede di notifica > Stampa registro di pubblica sicurezza. Permette di stampare il riepilogo degli ospiti arrivati nella struttura durante un intervallo di tempo. Sarà sufficiente compilare i campi richiesti dalla maschera Registro pubblica sicurezza e cliccare sul pulsante Stampa registro, dopodiché il programma presenterà l anteprima la quale potrà essere inviata alla stampante tramite il pulsante Stampa o potrà essere esportata in formato.pdf,.xls,.rtf,,doc eventualmente per un invio telematico. Schede di notifica multiproprietario Se all interno del programma vengono configurati più proprietari è possibile gestire le schede di notifica separatamente ovvero ogni proprietario può gestire la generazione dei documenti utilizzando numerazioni separate. Prima di aprire la maschera di gestione schede di notifica il programma richiede la selezione del proprietario, i documenti vengono generati in base all associazione fatta tra i locali e i proprietari. Supponiamo di avere due proprietari in anagrafica, proprietario A e proprietario B, quindi alcuni locali saranno associati al proprietario A, altri al proprietario B. Quando si accede alla gestione schede di notifica il programma chiederà di selezionare il proprietario, supponiamo di selezionare A, a questo punto è possibile gestire (visualizzare, stampare, eliminare ecc ecc) solamente i documenti generati da A e nella generazione dei documenti vengono considerati solamente le prenotazioni fatte nei locali appartenenti ad A. TouringHome permette inoltre di avere moduli di stampa per le schede di notifica separati per proprietario. E possibile richiedere i moduli di stampa aggiuntivi utilizzando il servizio assistenza DATACOM. La gestione multi proprietario viene utilizzata anche per le funzionalità di trasmissione telematica dei file. E possibile anche in configurazioni multiproprietario, attivare una numerazione unica per quanto riguarda ISTAT e PS. Così facendo si definisce un proprietario 174

177 di default da utilizzare come unico gestore dei documenti. Per farlo si utilizza la maschera delle impostazioni generali del programma. 175

178 Gestione Documenti > ISTAT-> Mod. C- 59 Il modulo di rilevamento ISTAT, basato sul modello ufficiale C-59, permette la compilazione automatica e la stampa del modello, pronta per l invio alla propria sede Istat di appartenenza. Il modello, come da regolamentazione, dovrà essere compilato e trasmesso ogni giorno, tuttavia il programma vi consentirà di creare tutti i documenti necessari in un intervallo temporale. (Per esempio se la trasmissione viene effettuata settimanalmente il programma sarà in grado di generarvi tutti i documenti in quell intervallo di tempo). 176

179 Per la generazione dei modelli si procede nel seguente modo: Cliccare sul pulsante Genera documenti, indicare l intervallo di generazione, dopodiché cliccare su Genera documenti. Il programma calcolerà automaticamente tutti i documenti che devono essere generati. Chiudere quindi la maschera di generazione. Per richiamare singolarmente i documenti cliccare sul pulsante Ricerca, tramite doppio click sulla riga corrispondente verrà selezionato il documento che sarà possibile stampare dopo aver chiuso la maschera di ricerca. Per la stampa multipla dei documenti selezionare il pulsante Stampa > Stampa documenti, compilare la maschera con i dati necessari e cliccare sul pulsante Stampa. Rilevamento ISTAT multiproprietario Anche per l ISTAT valgono le stesse regole descritte precedentemente per le schede di notifica. 177

180 Rilevamento ISTAT: tavole di spoglio A1 e A2 Le tavole di spoglio A1 e A2 costituiscono il riepilogo mensile dei dati ISTAT, basati sui modelli C-59 giornalieri. La tavola A1 raggruppa arrivi, partenze e presenze dei primi 15 giorni del mese, la tavola A2 raggruppa invece i giorni dal 16 fino alla fine del mese. Per creare le tavole di spoglio premere sul menù Gestione documenti->istat->tavole di spoglio A1 A2 Dopo la selezione del proprietario, si apre la maschera di generazione: 178

181 Utilizzando i controlli disposti all interno del box Generazione documento sulla destra, è possibile specificare l anno, il mese ed il tipo di documento da generare. Cliccando sul pulsante Genera documento si avvia il processo di creazione. Le tavole di spoglio si basano sui modelli C-59 giornalieri, che devono comunque essere generati. Se durante la creazione di una tavola di spoglio non viene trovato un documento C-59, il programma segnala un errore di generazione. Rilevamento ISTAT: verifica dei dati Durante l attività di gestione può accadere che vengano inserite prenotazioni con valori ISTAT non completi. Durante l apertura della scheda prenotazione, il programma emette un alert, tuttavia è disponibile uno strumento che consente di eseguire un controllo completo, esteso a tutte le prenotazioni inserite. Lo strumento è accessibile tramite il menù Gestione documenti->istat->verifica dati ISTAT. 179

182 Nella maschera successiva è possibile avviare il controllo: Per correggere le schede non valide è necessario aprirla tramite doppio click sulla riga, quindi nella sezione Anagrafica prenotazione->cliente, aprire i clienti da modificare (Tramite doppio click) e assegnare la provenienza ISTAT. 180

183 Gestione Documenti > Stampa Documenti Emessi Questa funzionalità consente di preparare e stampare la lista dei documenti emessi in un determinato periodo (Fatture e Ricevute fiscali). Sarà sufficiente indicare l intervallo, selezionare la tipologia di documento della quale visualizzare il report e cliccare su Preparazione Stampa. Gestione Documenti > di cortesia In base al numero di giorni impostato nel pannello di configurazione, si apre un elenco di prenotazioni prossime alla data di arrivo. Per ogni nominativo è possibile, tramite tasto destro del mouse, copiare l indirizzo . In questo modo è possibile utilizzare il proprio client di posta per inviare una documentazione personalizzate, per esempio un documento riepilogativo della prenotazione che contenga anche il come arrivare. Questi documenti possono essere gestiti anche tramite TouringHome, utilizzando la gestione tipologie documenti. 181

184 Capitolo 8 Altre funzionalità In questo capitolo vengono analizzate alcune funzionalità importanti che per vari motivi, per esempio a seguito di aggiornamenti, non sono state inserite nei capitoli precedenti. L archivio delle prenotazioni TouringHome mantiene un archivio separato dove vengono memorizzate le prenotazioni eliminate. Si tratta di un archivio in formato XML memorizzato all interno del file archivio.xml posizionato nella sotto-directory Data del programma. Ogni volta che viene eliminata una prenotazione il programma elimina la prenotazione dall archivio principale e la inserisce nel file archivio.xml. L archivio storico può essere interrogato, è possibile ricercare vecchie prenotazioni, impostare filtri e ordinamenti, è possibile inoltre accedere al dettaglio della prenotazione. Per aprire la finestra di gestione dell archivio prenotazioni cliccare sul comando Finestra>Gestione prenotazioni>archivio prenotazioni. 182

185 La finestra di gestione archivio prenotazioni Nella parte superiore della maschera sono visibili due riquadri: - Informazioni sull archivio - Filtro dati All interno di Informazioni sull archivio viene visualizzata la dimensione del file archivio.xml ed il numero di prenotazioni archiviate. Nel riquadro Filtro dati sono racchiusi gli strumenti di ricerca, è possibile impostare la data di inizio ricerca e definire una chiave di ricerca. Premendo sul pulsante a destra i dati vengono filtrati e visualizzati nella griglia sottostante. E possibile visualizzare il dettaglio di una prenotazione facendo un doppio click sull elemento oppure cliccando con il tasto destro e quindi sul comando Visualizza. Le prenotazioni possono essere eliminate dall archivio selezionando la riga o il gruppo di righe da eliminare e quindi premendo il tasto CANC. ATTENZIONE: Le prenotazioni eliminate dall archivio non possono essere recuperate. 183

186 Gestire l archivio L archivio può essere gestito tramite i comandi del menù Gestione archivio posizionato in alto nella finestra Archivio prenotazioni: Il comando Copia archivio in Il comando permette di fare una copia fisica del file archivio.xml. L archivio nel tempo può diventare molto grande riducendo le prestazioni, tramite il comando di copia è possibile trasferire il file in una posizione diversa creando in questo modo un archivio storico, dopo aver copiato il file è possibile svuotare l archivio utilizzato dal programma. Svuota archivio Permette di eliminare le prenotazioni dall archivio, cliccando sul comando viene visualizzata una finestra nella quale è possibile impostare la data di eliminazione, vengono eliminate tutte le prenotazioni la cui data di inizio è precedente alla data indicata. 184

187 Imposta di soggiorno Il primo passo per gestire l imposta di soggiorno consiste nella configurazione del sistema di calcolo che può variare da comune a comune. La configurazione viene fatta dal pannello di configurazione, sezione contabilità: La casella a discesa Conto per imposta di soggiorno permette di definire il conto predefinito dove saranno versate le imposte ricevute. E uno dei conti del Flusso Entrate/Uscite. Deve essere impostato un conto che poi potrà essere 185

188 modificato in fase di registrazione dell imposta ricevuta, come vedremo, tramite la scheda prenotazione. La casella Imposta di soggiorno predefinita consente di definire l imposta utilizzata di default, può essere selezionata tra le imposte configurate. Anche in questo caso si tratta di un valore predefinito che può essere modificato in fase di registrazione. La casella di spunta includi riga versamento imposta su fatture e ricevute, se attivata consente di registrare una riga descrittiva all interno del documento emesso a saldo della prenotazione. Il testo contenuto viene specificato nella casella sottostante testo da includere. Da notare il simbolo #importo utilizzato come segna posto, nel documento verrà sostituito con l importo dell imposta. Configurare le imposte di soggiorno Per configurare le imposte di soggiorno premere su Configura imposta di soggiorno, si apre una maschera di gestione tramite la quale è possibile inserire, modificare o eliminare le imposte. Per aggiungere una nuova imposta premere su Inserisci nuova imposta in basso. 186

189 Inserire quindi un codice e una descrizione, quindi definire l importo per notte per persona, l esenzione ed il massimo di notti conteggiate. Terminato l inserimento dei dati, per confermare premere su Applica. Nella griglia di sinistra vengono elencate le imposte configurate, selezionando un elemento è possibile modificarlo. Per eliminare un elemento tasto destro elimina. Dopo aver configurato l imposta di soggiorno con le sue regole di calcolo si torna alla maschera di configurazione, da qui è adesso possibile definire l imposta predefinita. Ecco un esempio corretto di configurazione: 187

190 Calcolare e registrare l imposta di soggiorno per una prenotazione Il conteggio dell imposta di soggiorno avviene nella scheda prenotazione, scheda CheckIn/CheckOut, sezione fatturazione: Vengono riportati i valori predefiniti per l imposta applicata ed il conto di versamento, in questa fase possono essere modificati, si preme quindi su Calcola e registra. Viene calcolato l importo e viene registrato un movimento di entrata sul conto selezionato. 188

191 Definire un imposta specifica per locale L imposta di soggiorno può essere impostata anche per singolo locale/camera, i valore, se impostato ha la priorità rispetto al valore di default. L impostazione si trova sulla scheda locale/camera, sezione Altro: Versamento dell imposta di soggiorno. Il versamento al comune delle imposte di soggiorno trattenute lo si gestisce registrando un movimento di uscita sul conto specifico utilizzando la maschera di gestione entrate /uscite. Nel dettaglio del movimento sarà utile specificare il motivo del versamento. Per dettagli sull utilizzo dei flussi entrate/uscite vedere il Capitolo 6 paragrafo Contabilità>Flusso Entrate/Uscite. Imposta di soggiorno in fattura Al momento dell emissione del documento a saldo prenotazione, se attivata tramite il pannello di configurazione, viene inserita una riga descrittiva: 189

192 Capitolo 9 Touring Home - LiveUpdate TouringHome LiveUpdate è il servizio automatico per l aggiornamento del programma. E rappresentato sostanzialmente da una procedura guidata che verifica la presenza di aggiornamenti e nel caso in cui questi siano presenti procede con il download e l installazione del pacchetto di aggiornamento. Per avviare TouringHome LiveUpdate premere sul comando Aggiornamento software sul menù Strumenti. Se visualizzate il messaggio Il servizio di aggiornamento non è al momento disponibile significa che LiveUpdate non è installato, potete scaricare il file di Setup dal seguente indirizzo: E sufficiente eseguirlo facendo un doppio click. 190

193 La maschera principale di LiveUpdate è composta da 3 elementi: Informazioni di sistema dove vengono riepilogati i dati dell installazione corrente, codice seriale e versione. Pulsante Verifica disponibilità aggiornamenti Consente di collegarsi al server Datacom per verificare la presenza di aggiornamenti. Area Dettagli Utilizzata dal programma per elencare i comandi eseguiti. Premere su Verifica disponibilità aggiornamenti, LiveUpdate si collega al server e recupera le informazioni sugli aggiornamenti. Se non sono presenti aggiornamenti l esecuzione termina con il messaggio La versione installata è aggiornata, altrimenti vi verrà chiesto di procedere con l aggiornamento. Importante Il servizio LiveUpdate funziona soltanto in presenza di contratto SAP valido. 191

194 Aggiornamenti automatici Se vengono trovati aggiornamenti da installare il programma vi chiede se desiderate procedere con l aggiornamento oppure se desiderate abbandonare la procedura guidata. Se confermate l aggiornamento vi verrà chiesto di chiudere TouringHome, dovete chiudere l applicazione lasciando LiveUpdate aperto, quindi premere su Riprova. Si aprirà una seconda finestra con una barra di progressione centrale, il software inizierà il download automatico del pacchetto. Al termine del download vengono estratti i file dal pacchetto e quindi sempre in automatico LiveUpdate procede con l installazione. Al termine della procedura viene visualizzato il messaggio Aggiornamento completato con successo. Se si verificano errori durante la procedura guidata è possibile ripetere le operazioni. Altre informazioni su LiveUpdate LiveUpdate e Firewall LiveUpdate utilizza la connessione ad internet, se sul computer è installato un Firewall sarà necessario fornire le autorizzazioni necessarie. Quando eseguire LiveUpdate LiveUpdate è stato progettato pensando alla sicurezza ed alla stabilità delle installazione, il software aggiorna soltanto gli elementi strettamente necessari senza modificare in alcun modo i dati di TouringHome. Potete quindi eseguire LiveUpdate più volte senza il pericolo di danneggiare l installazione corrente. Vi consigliamo di eseguire LiveUpdate almeno una volta ogni 10 giorni. 192

195 Capitolo 10 Invio telematico schede PS Dalla versione del software è possibile generare il file per l invio telematico delle schede PS secondo le specifiche fornite dalla Polizia di Stato in ambito nazionale. La compilazione dei dati dei clienti alloggiati e dei relativi componenti familiari avviene normalmente, non ci sono elementi particolari da considerare, da notare il fatto che molti campi relativi ai dati anagrafici sono collegati, tramite tasto F2, agli archivi forniti dalla Polizia di Stato: 193

196 Generazione delle schede di notifica Il file telematico si basa sulla compilazione delle schede di notifica che deve comunque avvenire seguendo quanto descritto al capitolo 7. Nella maschera di gestione delle schede di notifica vengono riportati i valori inseriti nell anagrafica del cliente ed anche qui sono collegati agli archivi PS: Durante la creazione della scheda viene fatto un controllo sulla completezza dei dati. E possibile inoltre utilizzare il pulsante Verifica scheda in alto per eseguire un nuovo controllo. In caso di errori è possibile modificare i dati direttamente dalla scheda di notifica. Modificano i dati in questa maschera, le modifiche non si riflettono nella scheda cliente. 194

197 Generazione del file telematico Per generare il file telematico da inviare, richiamare il comando Gestione documenti->schede di notifica->invio telematico schede di notifica Si aprirà la seguente maschera: 195

198 Si seleziona il periodo da includere nella generazione del file, generalmente il giorno corrente, quindi si preme sul pulsante Genera file. Viene richiesto un percorso di salvataggio del file. Nella griglia vengono quindi elencate le schede di notifiche elaborate. Se durante questo processo si verificano degli errori questi vengono visualizzati nella colonna Errori, con un doppio clic sulla riga è possibile visualizzare il dettaglio degli errori. Il file telematico viene generato ugualmente escludendo le schede in errore. E consigliabile tuttavia correggere le schede e procedere con una nuova generazione del file. Il file generato può essere trasmesso utilizzando il pannello di controllo messo a disposizione dalla Polizia di Stato al seguente indirizzo: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it 196

199 Guida al modulo di trasmissione telematica automatizzata delle schede di notifica Innanzitutto è necessario richiedere l abilitazione al servizio recandosi presso gli Uffici della competente Questura, la quale provvederà alla creazione ed alla consegna di un utenza e di una password che consentiranno l accesso al sistema. Maggiori informazioni sono disponibili all indirizzo internet https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/info.aspx. Invio del file alloggiati alla polizia di stato Per inviare il file telematico collegarsi al sito della polizia di stato, all indirizzo: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it. Alla prima connessione sarà necessario seguire la procedura guidata per scaricare il certificato digitale utilizzando nome utente e password assegnate dalla questura locale. Procedura per l invio del file: a) Accedere all area di lavoro dell accesso invio schedine. b) Scegliere la procedura di Invio File Precompilati c) Cliccare su sfoglia e cercare il file da trasmettere precedentemente generato. d) Cliccare su Elabora. Vedremo adesso sul nostro schermo: Numero Righe (schede) Alloggiati: 5 Schedine Corrette: 5 e) Cliccare su Invia. Nel caso in cui ci saranno delle schede incomplete, vedremo un ulteriore indicazione: Schedine Errate: 1 Con indicato il dettaglio dell errore rilevato. 197

200 Se si vuole intanto trasmettere le schedine corrette si può cliccare su Invia, procedere quindi con la correzione degli errori e trasmettere successivamente le schedine corrette. Altrimenti si clicca su Annulla, si procede con la correzione e si ripete la procedura. E consigliabile di NON inviare file incompleti, la soluzione migliore consiste nel correggere i dati, generare un nuovo file e ripetere l inivio. Il log delle attività utente Il programma durante la sua esecuzione registra all interno di un file tutte le attività principali che vengono svolte come ad esempio l inserimento di una prenotazione, la modifica di una prenotazione, la creazione di una nuova fattura ecc ecc. La maschera di gestione è accessibile tramite il menù Strumenti->Log attività utenti. Si tratta di una funzionalità limitata all utente Administrator. 198

201 Tramite la barra in alto è possibile applicare vari filtri di ricerca all interno del log. Tramite il menù Filtri->Inserimenti è possibile limitare la visualizzazione alle sole attività di inserimento. La gestione dei file di log Un file di log, nel tempo può diventare troppo pesante, tramite i comandi del menù Gestione log è possibile archiviare il log corrente ed aprirne uno nuovo, svuotare il log corrente, aprire e visualizzare i log precedentemente salvati. Comandi disponibili: Apri Apre un file di log precedentemente salvato Apri log attivo Apre il log attualmente in uso dal programma Archivia log Salva il log corrente e ne crea uno nuovo rendendolo attivo Svuota log Svuota il log attivo senza salvarlo. Stampa delle prenotazioni Touring-Live Se il modulo Touring-Live è attivato, è possibile avere un report di tutte le prenotazioni scaricate dal sistema Touring-Live richiamando il menù Internet- >Stampe TouringLive->Elenco prenotazioni. 199

202 Capitolo 11 Guida rapida Per quanto TouringHome possa essere articolato e dotato di molte funzionalità, in questo capitolo vedremo i passaggi base che consentono di utilizzare immediatamente il programma, partendo dalla configurazione di una camera fino ad arrivare alla fatturazione di una prenotazione. Avvio Si avvia il software e si inserisce la password di accesso, inizialmente DATACOM: DATI DEL PROPRIETARIO Il database di installazione contiene alcuni dati di esempio iniziali che devono essere modificati, partiamo dai dati del proprietario ovvero i dati della nostra struttura. Si clicca sul menù Finestra->Anagrafica proprietari. Si apre la maschera con i dati di prova, si modificano con i dati della nostra struttura quindi si preme su Salva. 200

203 CONFIGURAZIONE CAMERA E TARIFFE esempio: A questo punto si può passare alla configurazione delle camere e delle tariffe. Cliccando su Finestra->Camere, si apre la maschera di gestione dei locali. Esiste già come possiamo vedere una camera di Lasciando invariato il codice (è un dato che non può essere modificato una volta assegnato) si può passare alla descrizione della camera, si inseriscono poi i dati relativi a Posti letto e camere. Nella parte inferiore si definiscono le caratteristiche del locale, quindi ci posizioniamo con il mouse sullo spazio bianco destinato alle caratteristiche del locale, tasto destro e Nuova caratteristica. Dall elenco si selezionano (anche con selezione multipla) le caratteristiche e quindi diamo conferma. 201

204 CONFIGURAZIONE DELLE TARIFFE Si passa adesso alla configurazione delle tariffe, come vedremo ci sono già delle tariffe definite che nel loro insieme coprono tutto l anno. E importante avere un piano tariffario che comprenda l intero anno (salvo periodi di chiusura), questo permette di sfruttare le funzionalità di calcolo del programma. Per questo locale lasciamo i periodi invariati ma andiamo solamente a modificare la tariffa Bassa stagione. Per questo la selezioniamo e facciamo doppio click. La tariffa viene riportata nella parte inferiore: Il valore giornaliero lo modifichiamo da 50,00 eur a 55,00 eur. Come si può vedere si tratta di una tariffa a persona e a pacchetto, questo vuol dire per esempio che 1 settimana costa 300,00 eur a persona. Se fosse stata di tipo giornaliera i 300,00 eur. Sarebbero stati a notte per persona. CREAZIONE DI UN NUOVO LOCALE Per quanto riguarda questo locale ci fermiamo qui, ne creiamo però un secondo partendo da zero. Si preme quindi sul tasto Nuovo in alto nella maschera. 202

205 La maschera inizialmente è vuota, dobbiamo assegnare un codice e una descrizione, dopo aver salvato possiamo decidere se inserire manualmente gli altri dati oppure se copiarli da un altro locale. Per fare questo si clicca sul menù in alto di utilità, importa dati anagrafici: Si apre una maschera per la selezione del locale dal quale copiare i dati, si preme su cerca e poi si seleziona il locale 01. Confermando si può vedere che i dati anagrafici sono stati copiati nella nuova scheda. Si passa alla definizione delle tariffe, anche in questo caso è possibile copiare le tariffe dal primo locale ma in questo caso inseriamo una tariffa unica per tutto l anno. Si preme sul tasto in basso Nuova tariffa, si inserisce quindi il periodo /12 e si inseriscono gli importi. Terminata la definizione della tariffa si preme su Salva. La tariffa viene inserita nella griglia delle tariffe: 203

206 ASPETTO DEL PLANNING >Tipologie locali. E tutto pronto per iniziare a lavorare, prima però andiamo a definire l aspetto dei locali sul planning. Clicchiamo su Strumenti->Tabelle- Si apre una maschera con l elenco delle tipologie locale disponibili, si preme sul pulsante Gestione aspetto per tipologia: Tramite la casella a discesa in alto si seleziona la tipologia da configurare, quindi si utilizzano i controlli sottostanti per definire colore di sfondo, testo ecc ecc. Dopo aver configurato tutte le tipologie si conferma con il tasto Conferma in basso. 204

207 INIZIAMO A LAVORARE Siamo pronti per iniziare, apriamo il planning dal menù Planning: Si apre il planning completo con le nostre camere. Per inserire una prenotazione si clicca con il mouse sulla casella del primo giorno, si tiene premuto e trascinando si seleziona il periodo di soggiorno: Al rilascio del tasto sinistro del mouse si apre la maschera di inserimento prenotazione: 205

208 E necessario inserire un cliente, con F2 si può aprire la maschera di ricerca e selezione, nel nostro caso dobbiamo inserire un nuovo cliente, si preme quindi su Inserimento nuovo cliente e si completa la scheda, anche con solo Nome e Cognome. Dopo aver premuto su Salva e confermato ancora abbiamo il cliente selezionato e riportato nella scheda di inserimento: 206

209 In questo caso ho anche selezionato lo stato della prenotazione su CONFERMATA. CALCOLO DELLE TARIFFE Si passa alla sezione Tariffe e servizi e si preme sul pulsante Calcolo automatico tariffe. Il programma calcola la tariffa applicata. Con un doppio click è possibile modificarla per definire un importo 207

210 Prima di confermare si verificano i dati in Riepilogo e conferma quindi si preme su Salva in alto. La prima prenotazione è inserita! In pochi passaggi abbiamo visto come configurare una camera, le tariffe e come inserire una prenotazione con un nuovo cliente. Certo ci sono molte altre cose da sapere e vedere ma questo è sufficiente per iniziare a lavorare con il software. GESTIRE LA PRENOTAZIONE Cliccando due volte sulla prenotazione si apre una scheda dettagliata. Da qui si possono gestire tutti gli aspetti della prenotazione, sono descritti in dettaglio in questa guida, potete vedere voi stessi le varie sezioni. Quello che adesso ci interessa fare è vedere gli aspetti principali della gestione. Il passo successivo consiste nel gestire il CheckIn del cliente, ma a noi mancano tutti i dati! 208

211 Per completare la scheda del cliente si apre la scheda prenotazione, nella sezione cliente, si clicca due volte sul nominativo da gestire all interno della griglia. Si apre la scheda cliente, completare tutti i dati facendo particolare attenzione ai dati necessari ai fini dell emissione scheda di notifica e rilevazione Istat. CAPARRA E STAMPE DI CONFERMA Al momento del ricevimento della caparra si accede alla sezione Gestione prenotazione, ci sono due caselle, una per la caparra richiesta e l altra per la caparra ricevuta: Inserendo il valore nel campo Caparra ricevuta, viene inserita la data di ricevimento caparra, si deve indicare anche la modalità di pagamento tramite tasto F2. Dopo la registrazione della caparra è possibile dal menù stampa in alto stampare la conferma di prenotazione e la ricevuta di caparra (è una ricevuta NON FISCALE). 209

212 CHECK-IN E SCHEDA DI NOTIFICA Quando il cliente arriva si apre la scheda di prenotazione, se necessario si clicca sul nominativo per completare i dati, quindi si passa alla sezione CheckIn/CheckOut e si preme sul pulsante CHECK-IN CHECK-OUT: Si apre una maschera con i nominativi della prenotazione, per ognuno (in questo caso è solo un nominativo) si indica la data di arrivo, poi si preme sul tasto CheckIn in alto: 210

213 Dopo aver confermato il CheckIn si può vedere che si abilitano i tasti di CheckOut (poiché rappresenta il prossimo movimento previsto) e i tasti per la creazione delle scheda di notifica. Per creare la scheda di notifica si indica i tipo di ospite, in questo caso Ospite singolo e quindi si preme sul pulsante SCHEDA DI NOTIFICA sulla riga del cliente. Fatto questo si apre una maschera di generazione nella quale è possibile verificare la presenza di errori, dopodiché si apre la scheda di notifica generata. Qui è possibile modificare i dati se necessario, quindi premere salva e stampare la scheda. Per verificare la correttezza dei dati inseriti è presente il pulsante Verifica scheda in alto. 211

214 Confermando tutto si torna alla scheda di prenotazione, si può vedere che il CheckIn è stato fatto e che è presente la scheda di notifica: La scheda prenotazione, anche dopo il CheckIn, rappresenta una scheda di lavoro per la gestione del soggiorno del cliente. Qui si registrano annotazioni, consumazioni extra, è possibile eseguire il cambio camera e se necessario è possibile modificare il periodo di soggiorno. FATTURAZIONE E CHECKOUT Siamo arrivati alla fase finale, il cliente sta per partire e lasciare la struttura. E necessario gestire tutta l attività di CheckOut e quindi procedere con la fatturazione. Si apre come sempre la scheda di prenotazione e andiamo sulla sezione CheckIn/CheckOut, si seleziona la sotto-sezione Fatturazione: 212

215 Per fatturare la prenotazione si clicca su Genera fattura Saldo prenotazione. Si apre la maschera con la nuova fattura in fase di generazione, i dati del cliente sono già stati recuperati. In basso si specifica la modalità di pagamento, in questo caso mettiamo BANCOMAT: 213

216 Si passa quindi alla sezione Corpo documento dove è possibile osservare la fatturazione della prenotazione: 214

217 Si verifica il riepilogo documento e quindi si memorizzano i dati premendo su Salva in alto. Il programma apre una maschera di registrazione contabile, non è necessario fare niente, si tratta del dettaglio di registrazione del ricavo. La maschera successiva indica la registrazione della scadenza attiva ed il relativo pagamento. Avendo selezionato un pagamento immediato (BANCOMAT), il programma richiede la registrazione del pagamento in modo da generare l entrata all interno della gestione flussi entrate/uscite, in questo caso indichiamo POS: 215

218 La fatturazione è completata, chiudendo si torna alla scheda di prenotazione dove si può vedere il documento appena creato: 216

219 CHECKOUT L ultima operazione riguarda il CheckOut degli ospiti. Si apre la gestione CheckIn/CheckOut tramite il pulsante già utilizzato per il CheckIn. Qui troveremo il pulsante ROSSO di CheckOut attivato. Verifichiamo che la data selezionata sia quella giusta, quindi si preme su CheckOut in alto oppure sul pulsante a livello di riga, è indifferente in questo caso: In pochi passaggi abbiamo visto come: - Inserire locali e camere - Definire le tariffe - Inserire i clienti - Inserire prenotazioni - Calcolare le tariffe applicate - Registrare la caparra e stampare i documenti di conferma - Eseguire il CheckIn degli ospiti - Creare e stampare la scheda di notifica - Creare fatture/ricevute a saldo prenotazione - Eseguire il CheckOut 217

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