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1 IQNet SR 10 Sistemi di gestione per la responsabilità sociale Requisiti IQNet SR 10 Social responsibility management systems Requirements

2 IQNet SR 10 Social responsibility management systems Requirements

3 IQNet SR 10 Sistemi di gestione per la responsabilità sociale Requisiti

4 IQNet SR 10 Social responsibility management systems. Requirements 4 IQNet SR 10. Social responsibility management systems. Requirements IQNet, 2011 All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be reproduced or utilized in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying and microfilm, without permission in writing from IQNet at the address below. IQNet Association The International Certification Network Bollwerk 31 P.O. Box 406 CH-3000 Bern 7 Switzerland Phone: Fax: Web:

5 IQNet SR 10 Sistemi di gestione per la responsabilità sociale. Requisiti 5 IQNet SR 10. Sistemi di gestione per la responsabilità sociale. Requisiti IQNet, 2012 Tutti i diritti sono riservati. A meno di indicazioni differenti, nessuna parte del presente documento può essere riprodotta o diffusa in alcuna forma o con alcun mezzo, elettronico o meccanico, incluse fotocopie e microfilm, senza il consenso scritto di IQNet all indirizzo sotto indicato. IQNet Association The International Certification Network Bollwerk 31 P.O. Box 406 CH-3000 Bern 7 Switzerland Phone: Fax: Web: Traduzione ufficiale in lingua italiana. In caso di discrepanza tra la versione inglese e una qualsiasi delle altre versioni linguistiche del presente standard, la versione in lingua inglese prevarrà. Traduzione fornita da

6 IQNet SR 10 Social responsibility management systems. Requirements 6 Contents 0. Introduction General Principles of social responsibility management systems Scope General Application Normative references Terms and definitions Consumer Customer Ethical behavior Impact of an organization International norms of behavior Organization Sphere of influence Social responsibility Social responsibility management Social responsibility manual Stakeholders Supplier Sustainability Sustainable development Top management Universal accessibility Value chain Social responsibility management system General requirements Documentation requirements General Social responsibility manual Control of documents Control of records Management responsibility Management commitment Social responsibility policy Planning Objectives, targets and programs Social responsibility management system planning Responsibility, authority and communication Responsibility and authority Management representative... 42

7 IQNet SR 10 Sistemi di gestione per la responsabilità sociale. Requisiti 7 Indice 0. Introduzione Generalità Principi dei sistemi di gestione per la responsabilità sociale Scopo e campo di applicazione Generalità Applicazione Riferimenti normativi Termini e definizioni Consumatore Cliente Comportamento etico Impatto di un organizzazione Norme internazionali di comportamento Organizzazione Sfera di influenza Responsabilità sociale Gestione della responsabilità sociale Manuale della responsabilità sociale Portatori di interessi (Stakeholder) Fornitore Sostenibilità Sviluppo sostenibile Alta direzione Accessibilità universale Catena del valore Sistema di gestione per la responsabilità sociale Requisiti generali Requisiti relativi alla documentazione Generalità Manuale della responsabilità sociale Tenuta sotto controllo dei documenti Tenuta sotto controllo delle registrazioni Responsabilità della direzione Impegno della direzione Politica della responsabilità sociale Pianificazione Obiettivi, traguardi e programmi Pianificazione del sistema di gestione per la responsabilità sociale Responsabilità, autorità e comunicazione Responsabilità e autorità Rappresentante della direzione... 43

8 IQNet SR 10 Social responsibility management systems. Requirements Communication Legal and other requirements Management review of the system Review input Review output Resource management General Competence, training and awareness Requirements of the social responsibility management system regarding Stakeholders General Requirements to be fulfilled by the organization regarding owners, shareholders and investors Management effectiveness and efficiency Organizational governance Informative transparency Voting rights and representation Requirements to be fulfilled by the organization regarding employees Non-discrimination Right to privacy Forced labour Child labour Health and Safety (H&S) Accessible environments Association and bargaining Work conditions and wages Employment agreement Training, employability and career development Work-life balance Respect for employee dignity Requirements to be fulfilled by the organization regarding customers, users and consumers Promotions and advertising Contracts Confidentiality and privacy Honesty Customer service and after sales service Socially responsible goods and services Requirements to be fulfilled by the organization regarding product suppliers, service providers and partners Support for the principles of social responsibility in the supply chain Execution and performance of contracts Confidentiality and privacy Honesty Requirements to be fulfilled by the organization in its alliances and collaborative efforts Requirements to be fulfilled by the organization regarding competitors Requirements to be fulfilled by the organization regarding government Cooperation and transparency... 62

9 IQNet SR 10 Sistemi di gestione per la responsabilità sociale. Requisiti Comunicazione Requisiti legali e altri requisiti Riesame del sistema da parte della direzione Elementi in ingresso per il riesame Elementi in uscita dal riesame Gestione delle risorse Generalità Competenza, formazione-addestramento e consapevolezza Requisiti del sistema di gestione per la responsabilità sociale riguardanti gli Stakeholder Generalità Requisiti che l organizzazione deve soddisfare rispetto a proprietari, azionisti e investitori Efficacia ed efficienza di gestione Governo (Governance) dell organizzazione Trasparenza delle informazioni Diritti di voto e rappresentanza Requisiti che l organizzazione deve soddisfare rispetto ai dipendenti Non discriminazione Diritto alla riservatezza Lavoro forzato Lavoro minorile Salute e Sicurezza (H&S) Ambienti accessibili Associazione e contrattazione Salari e condizioni di lavoro Accordi di lavoro Formazione, occupabilità e sviluppo di carriera Bilanciamento tra lavoro e vita privata Rispetto della dignità del personale Requisiti che l organizzazione deve soddisfare rispetto a clienti, utilizzatori e consumatori Promozione e pubblicità Contratti Confidenzialità e riservatezza Onestà Servizi al cliente e altri servizi post vendita Beni e servizi socialmente responsabili Requisiti che l organizzazione deve soddisfare rispetto a fornitori di prodotti e servizi e partner Promozione dei principi di responsabilità sociale nella catena di fornitura Esecuzione e adempimento dei contratti Confidenzialità e riservatezza Onestà Requisiti che l organizzazione deve soddisfare rispetto a sue alleanze e iniziative di collaborazione Requisiti che l organizzazione deve soddisfare rispetto ai concorrenti Requisiti che l organizzazione deve soddisfare rispetto alle organizzazioni governative Cooperazione e trasparenza... 63

10 IQNet SR 10 Social responsibility management systems. Requirements Non-interference Tax obligations Honesty Requirements to be fulfilled by the organization regarding the community and the society Engagement Promotion of local development Investment in the community and the society Requirements to be fulfilled by the organization regarding the environment Pollution and climate change prevention, and efficient use of resources Ecosystem and biodiversity conservation Respect for animal life Measurement, analysis and improvement General Monitoring and measurement of the social responsibility management system Analysis of data Evaluation of legal compliance Stakeholder expectations Nonconformity, corrective action and preventive action Internal audit Annex A (informative) International reference documents Annex B (informative) Correspondence between IS and IQNet SR

11 IQNet SR 10 Sistemi di gestione per la responsabilità sociale. Requisiti Non interferenza Doveri fiscali Onestà Requisiti che l organizzazione deve soddisfare rispetto alla comunità e alla società Coinvolgimento Promozione dello sviluppo locale Investimenti nella comunità e nella società Requisiti che l organizzazione deve soddisfare rispetto all ambiente Prevenzione dell inquinamento e dei cambiamenti climatici, e uso efficiente delle risorse Conservazione dell ecosistema e della biodiversità Rispetto per la vita degli animali Misurazione, analisi e miglioramento Generalità Monitoraggio e misurazione del sistema di gestione per la responsabilità sociale Analisi dei dati Valutazione della conformità legale Aspettative degli stakeholder Non conformità, azioni correttive e preventive Audit interno Appendice A (informativa) Documenti internazionali di riferimento Appendice B (informativa) Corrispondenza tra IS e IQNet SR

12 IQNet SR 10 Social responsibility management systems. Requirements Introduction 0.1. General This specification establishes the requirements for a social responsibility management system for organizations that are committed to existing social responsibility principles and recommendations and, in particular, those set out in the ISO International Standard (see Annex B). On the basis of the criteria set out in this International Standard and the wide-ranging extant literature on social responsibility, this specification establishes a social responsibility management system based on the methodology known as Plan-Do-Check-Act (PDCA). The PDCA cycle can be briefly described as follows: Plan: establish the objectives and processes necessary to deliver results in accordance with the organization s social responsibility policy. Do: implement the requirements. Check: monitor and measure the requirements against social responsibility policy, objectives, targets and legal and other requirements, and report on the results. Act: take actions to continually improve the performance of the social responsibility management system. The basis of this approach is shown in figure 1. Continual improvement Management Review Social Responsibility Policy Planning Checking Implementation and operation Figure 1. Social responsibility management system model The requirements for the social responsibility management system set out in this specification are the elements of an instrument towards progress in social responsibility management that is compatible with other management tools such as the ISO 9001 quality standard, the ISO environment standard, the OHSAS occupational health and safety specification and the SA 8000 social accountability specification.

13 IQNet SR 10 Sistemi di gestione per la responsabilità sociale. Requisiti Introduzione 0.1. Generalità La presente norma stabilisce i requisiti di un sistema di gestione per la responsabilità sociale per le organizzazioni che si impegnano a rispettare i principi e le raccomandazioni in essere sulla responsabilità sociale e, in particolare, quelli contenuti nella Norma Internazionale ISO (vedere Appendice B). Sulla base dei criteri contenuti nella presente norma internazionale e dell ampia letteratura in essere sulla responsabilità sociale, la presente norma definisce i requisiti di un sistema di gestione per la responsabilità sociale basato sulla metodologia nota come PDCA Plan-Do-Check-Act (Pianificare- Attuare-Verificare-Agire). Il ciclo PDCA può essere brevemente descritto nel modo seguente: Plan: stabilire gli obiettivi e i processi necessari per fornire risultati conformi alla politica della responsabilità sociale dell organizzazione. Do: attuare i requisiti. Check: monitorare e misurare i requisiti rispetto alla politica della responsabilità sociale, ad obiettivi e traguardi, alle prescrizioni legali e alle altre prescrizioni, e riportarne i risultati. Act: intraprendere azioni per migliorare in continuo la prestazione del sistema di gestione per la responsabilità sociale. Il modello di base di tale approccio è illustrato in figura 1. Miglioramento continuo Riesame della direzione Politica della Responsabilità Sociale Pianificazione Verifica Attuazione e funzionamento Figura 1. Modello del sistema di gestione per la responsabilità sociale I requisiti del sistema di gestione per la responsabilità sociale contenuti nella presente norma sono gli elementi di uno strumento rivolto al progresso nella gestione della responsabilità sociale, compatibile con altri strumenti di gestione quali la norma ISO 9001 per la qualità, la norma ISO per l ambiente, la norma OHSAS per la salute e sicurezza nei luoghi di lavoro e la norma SA 8000 per la responsabilità sociale.

14 IQNet SR 10 Social responsibility management systems. Requirements 14 This specification has been prepared as the outcome of: a) An awareness that social responsibility is now an established concept in the economic, environmental and social debate, and the belief that it is a useful concept for the progress of society. b) The usefulness of providing an instrument enabling organizations to move forward in the field of social responsibility and communicate their progress, and particularly among small and mediumsized enterprises, in proportion to their scale. c) Demand from many organizations that use certification bodies services to improve in relation to a given objective such as quality, relationship with the environment or occupational health and safety and are willing to apply in the field of social responsibility those management techniques that have proved effective in those domains. These organizations implement their policies and set their social responsibility objectives in markets and environments that are becoming increasingly sensitive to social responsibility issues. These are markets that organizations cannot shun and whose demands they are called upon to meet, and which at the same time offer competitive advantages to those actors that best satisfy their expectations. As in the case of other management systems, this system contains auditable requirements that assure continual improvement of the social responsibility management system; however, it does not set absolute requirements in relation to social responsibility, other than: a) Legal duties applicable to an organization. b) The management system requirements set out in this specification and any other requirement to which the organization subscribes or establishes. c) The organization s own objectives. This specification establishes certifiable requirements. Note: Although ISO was used as a basis for the establishment of this specification; its implementation and certification cannot be used by the organization to claim conformity to ISO Principles of social responsibility management systems Actions taken in the realm of social responsibility management are based on a range of widely accepted general principles that apply regardless of the nature of the activities, the size of the organization, geographical location or other specific features, and which are additional to respect for universal rights and principles. An organization shall base their behaviour and conduct in the international recognised social responsibility principles. ISO provides guidance on seven principles of social responsibility. These principles are: a) Accountability.

15 IQNet SR 10 Sistemi di gestione per la responsabilità sociale. Requisiti 15 La presente norma è stata elaborata come risultato di: a) La consapevolezza che la responsabilità sociale è oggi un concetto affermato nel dibattito economico, ambientale e sociale, e la convinzione che sia un concetto utile per il progresso della società. b) L utilità di fornire alle organizzazioni uno strumento che consenta di avanzare nel campo della responsabilità sociale e comunicare i propri progressi, in particolare per le piccole e medie imprese, in proporzione alle loro dimensioni. c) La domanda proveniente dalle molte organizzazioni che utilizzano i servizi degli enti di certificazione per il miglioramento in riferimento a obiettivi definiti quali la qualità, i rapporti con l ambiente o la salute e sicurezza nei luoghi di lavoro e sono disposte ad applicare nel campo della responsabilità sociale quelle stesse tecniche di gestione che si sono dimostrate efficaci nelle suddette aree. Queste organizzazioni attuano le loro politiche e stabiliscono i propri obiettivi per la responsabilità sociale in mercati e ambienti che stanno diventando sempre più sensibili alle problematiche della responsabilità sociale. Questi sono mercati e domande che non possono essere ignorati dalle organizzazioni, anche in riferimento ai vantaggi competitivi che offrono a quegli attori che meglio soddisfano le loro aspettative. Come nel caso di altri sistemi di gestione, il presente sistema contiene requisiti verificabili che assicurano il continuo miglioramento del sistema di gestione per la responsabilità sociale; tuttavia, non stabilisce requisiti assoluti per la responsabilità sociale che vadano oltre: a) I doveri legali applicabili all organizzazione. b) I requisiti del sistema di gestione contenuti nella presente norma e altri requisiti che l organizzazione sottoscrive o stabilisce. c) Gli obiettivi propri dell organizzazione. La presente norma definisce requisiti certificabili. Nota: Sebbene la norma ISO sia stata utilizzata come base per la definizione della presente norma; la sua attuazione e certificazione non può essere usata da un organizzazione per rivendicare la propria conformità alla norma ISO Principi dei sistemi di gestione per la responsabilità sociale Le azioni intraprese nel campo della gestione della responsabilità sociale si basano su una serie di principi generali ampiamente accettati che si applicano a prescindere dalla natura delle attività, dalla dimensione dell organizzazione, posizione geografica o altre caratteristiche specifiche addizionali rispetto ai diritti e ai principi universali. Un organizzazione deve impostare il proprio comportamento e la propria condotta in riferimento ai principi della responsabilità sociale riconosciuti a livello internazionale. La norma ISO fornisce una guida sui sette principi della responsabilità sociale. Questi principi sono: a) Responsabilità di rendere conto (Accountability).

16 IQNet SR 10 Social responsibility management systems. Requirements 16 b) Transparency. c) Ethical behaviour. d) Respect for stakeholder interests. e) Respect for the rule of law. f) Respect for international norms of behaviour. g) Respect for human rights. Note: For more information about these principles see ISO Guidance on social responsibility. In addition, leading and operating an organization successfully requires that it be managed in a systematic and transparent manner. Success can result from implementing and maintaining a management system that is designed to improve performance continually by addressing the needs of all the stakeholders. In addition to social responsibility principles outlined above, an organisation shall respect the following principles related to management system: a) Cross-disciplinary application Social responsibility should integrate with the organization s decision-making and actions as a whole, taking account of all its dimensions: social, economic and environmental. b) Leadership Leaders should establish and maintain the internal environment in which people can become involved in achieving the organization s objectives. c) Stakeholder approach The organization should be aware of and consider its stakeholders needs and expectations, with reference to the specific features of its business. Stakeholders involvement in social responsibility actions requires that they engage in a shared commitment, although this need not mean that they must relinquish the legitimate defence of their interests. d) Consistency with commitments The organization should take the steps required to honour its commitments and abstain from activities or practices that conflict with those commitments or with basic rights and principles or general principles. e) Voluntary basis The starting point of social responsibility must always be the organization s voluntary engagement with stakeholders, society and the market, without reference to any kind of normative imposition as to the application of social responsibility. f) Additionality The organization should voluntarily incorporate into its management and culture practices that go beyond legal requirements, and that cannot be treated as an alternative to legal compliance, or as a justification to ignore it.

17 IQNet SR 10 Sistemi di gestione per la responsabilità sociale. Requisiti 17 b) Trasparenza. c) Comportamento etico. d) Rispetto degli interessi degli stakeholder. e) Rispetto del principio di legalità. f) Rispetto delle norme internazionali di comportamento. g) Rispetto dei diritti umani. Nota: Per maggiori informazioni su questi principi vedi ISO Guida sulla responsabilità sociale. Inoltre, condurre e fare funzionare con successo un organizzazione richiede che la stessa sia gestita in modo sistematico e trasparente. Il successo può derivare dall attuazione e mantenimento di un sistema di gestione progettato per migliorare continuamente le prestazioni, rispondendo ai bisogni di tutti gli stakeholder. In aggiunta ai principi sulla responsabilità sociale sopra indicati, un organizzazione deve rispettare i seguenti principi riferiti ai sistemi di gestione: a) Applicazione multidisciplinare La responsabilità sociale dovrebbe integrarsi con l intero processo decisionale e operativo, prendendo in considerazione tutte le sue dimensioni: sociale, economica e ambientale. b) Leadership I leader dovrebbero stabilire e mantenere un ambiente interno che favorisca il coinvolgimento del personale nel raggiungimento degli obiettivi dell organizzazione. c) Approccio agli stakeholder L organizzazione dovrebbe essere a conoscenza e prendere in considerazione gli interessi e le aspettative dei propri stakeholder, in riferimento alla specificità delle proprie attività. Il coinvolgimento degli stakeholder in azioni di responsabilità sociale richiede un impegno comune, nonostante questa esigenza non significhi che gli stakeholder debbano rinunciare alla legittima difesa dei propri interessi. d) Coerenza rispetto agli impegni presi L organizzazione deve adottare le misure necessarie per onorare i propri impegni e astenersi da attività o pratiche che siano in conflitto con tali impegni o con i diritti e principi fondamentali o i principi generali. e) Volontarietà Il punto di partenza della responsabilità sociale deve essere sempre l impegno volontario dell organizzazione nei confronti degli stakeholder, la società e il mercato, senza riferimento ad alcun tipo di imposizione normativa per l applicazione della responsabilità sociale. f) Addizionalità L organizzazione dovrebbe integrare volontariamente, nella propria gestione e cultura, pratiche che vadano oltre i requisiti legali, che non possono però essere considerate un alternativa al rispetto della legge, né una giustificazione a ignorarla.

18 IQNet SR 10 Social responsibility management systems. Requirements 18 g) Efficiency Social responsibility should be managed on a basis of efficiency that remains consistent with the creation of added value and helps the organization to improve in the medium and long term. h) Continual improvement The organization should make provision for the resources to be in place for continual improvement of the operation and outcomes of its social responsibility management system.

19 IQNet SR 10 Sistemi di gestione per la responsabilità sociale. Requisiti 19 g) Efficienza La responsabilità sociale dovrebbe essere gestita secondo criteri di efficienza coerentemente con la necessità di creare valore aggiunto e in modo da aiutare le organizzazioni a migliorare nel medio e lungo termine. h) Miglioramento continuo L organizzazione dovrebbe mettere a disposizione le risorse necessarie al continuo miglioramento delle attività e dei risultati del proprio sistema di gestione per la responsabilità sociale.

20 IQNet SR 10 Social responsibility management systems. Requirements Scope 1.1. General This specification establishes requirements for defining, implementing, maintaining and improving a social responsibility management system so as to integrate social responsibility within all the organization and to contribute to sustainable development, taking into account stakeholder s needs and expectations to show the capacity of an organization to fulfil, through an ethical and transparent behaviour: a) Applicable legal requirements. b) The requirements established in this specification. c) The social responsibility policy, the objectives and the requirements established by the organization with respect its stakeholders. d) Those other own voluntary requirements related to social responsibility adopted by the organization Application The implementation of a social responsibility management system must take account of: a) The characteristics and size of the organization, particularly if it is an Small or Medium Organization (SMO). b) The organization s value change and sphere of influence. Implementation and assessment must also take account of the system s compatibility with other management systems. Where any requirement(s) cannot be applied due to the nature of an organization, this can be considered for exclusion. Where exclusion is made, claims of conformity to this specification are not acceptable unless these exclusions are limited to the requirements of clause 7, and are justified accordingly.

21 IQNet SR 10 Sistemi di gestione per la responsabilità sociale. Requisiti Scopo 1.1. Generalità La presente norma specifica i requisiti per la definizione, attuazione, mantenimento e miglioramento di un sistema di gestione per la responsabilità sociale che consenta di integrare la responsabilità sociale in tutta l organizzazione e contribuire allo sviluppo sostenibile, tenendo conto delle esigenze e delle aspettative degli stakeholder per mostrare la capacità di un organizzazione di soddisfare, attraverso un comportamento etico e trasparente: a) I requisiti legali applicabili. b) I requisiti definiti nella presente norma. c) La politica della responsabilità sociale, gli obiettivi e i requisiti stabiliti dall organizzazione per quanto riguarda i propri stakeholder. d) Tutti i requisiti volontari per la responsabilità sociale adottati dall organizzazione Applicazione L attuazione di un sistema di gestione per la responsabilità sociale deve tenere conto di: a) Le caratteristiche e le dimensioni dell organizzazione, in particolare se è una piccola o media organizzazione (PMI). b) La catena del valore dell organizzazione e la sua sfera di influenza. L attuazione e la valutazione devono anche tenere in considerazione la compatibilità del sistema con altri sistemi di gestione. Qualora alcuni requisiti della presente norma non possano essere applicati a causa della natura di un organizzazione, può essere presa in considerazione la possibilità di una loro esclusione. Qualora siano effettuate esclusioni, le dichiarazioni di conformità alla presente norma non sono accettabili a meno che queste esclusioni siano limitate ai requisiti di cui al punto 7, e siano giustificate di conseguenza.

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