DOCUMENTO ILLUSTRATIVO

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1 AVVERTENZA: Il presente documento illustrativo ha natura meramente descrittiva e non esaustiva dei contenuti dell operazione sui crediti del Sistema Sanitario della Regione Lazio derivanti da rapporti di fornitura di beni e prestazioni di servizi nei confronti delle Aziende Sanitarie della Regione Lazio, come dettagliata nel modello di Accordo scaricabile dalla sezione Sanità Accordo Pagamenti del sito internet della Regione Lazio. Il documento illustrativo costituisce solo un preliminare e sommario ausilio di lettura rispetto ai documenti dell operazione suddetta (in primis, il modello di Accordo) e non sostituisce, né integra, ad alcun titolo (ivi incluso quello interpretativo) il contenuto degli stessi. Il contenuto dell Accordo farà fede ad ogni effetto e prevarrà, ove discordante, rispetto al contenuto del presente documento illustrativo. SI INVITA PERTANTO CIASCUNA IMPRESA, PRIMA DI ADERIRE, A LEGGERE E VALUTARE ATTENTAMENTE IL CONTENUTO E GLI ADEMPIMENTI RICHIESTI DAL MODELLO DI ACCORDO DISPONIBILE NELLA SEZIONE SANITA ACCORDO PAGAMENTI DEL PRESENTE SITO INTERNET DELLA REGIONE LAZIO. 1

2 ACCORDO DI LIQUIDAZIONE E PAGAMENTO DELLE FATTURE DERIVANTI DA FORNITURE DI BENI E PRESTAZIONI DI SERVIZI DOCUMENTO ILLUSTRATIVO 2

3 SOMMARIO CAPITOLO I DESCRIZIONE GENERALE DELL ACCORDO Presentazione. Partecipanti all Accordo. Crediti ammessi e crediti esclusi. CAPITOLO II STRUTTURA REGIONALE DI SUPPORTO A DISPOSIZIONE DEI PARTECIPANTI ALL ACCORDO CAPITOLO III DESCRIZIONE DELLE FASI DELL ACCORDO a) Prima Fase Pubblicazione delibera regionale. b) Seconda Fase - Registrazione sul Sistema Regionale Accordo Pagamenti presente sul sito della Regione Lazio e Manifestazione di volontà. c) Terza Fase - Sottoscrizione degli Accordi e contestuale consegna dei documenti attestanti i poteri di firma. d) Quarta Fase Inserimento Fatture. e) Quinta fase (eventuale) - Cessione dei Crediti. f) Sesta Fase Certificazione dei Crediti g) Settima Fase Pagamento dei Crediti. 3

4 1.1 Presentazione CAPITOLO I DESCRIZIONE GENERALE DELL ACCORDO Il presente documento ha lo scopo di illustrare sinteticamente il processo di liquidazione e pagamento delle fatture emesse per la fornitura di beni e prestazioni di servizi da parte delle Imprese fornitrici nei confronti delle Aziende Sanitarie Regionali. La Regione Lazio in particolare, con la deliberazione della Giunta Regionale n.689/2008 ha approvato la sottoscrizione di specifici accordi al fine di regolamentare le procedure e le modalità di pagamento dei crediti relativi a fatture emesse per la fornitura di beni e prestazioni di servizi, a partire dal giorno di sottoscrizione del presente accordo. L Accordo si pone l obbiettivo di garantire alle Imprese tempi certi di liquidazione e di pagamento delle fatture medesime attraverso un sistema centralizzato. Le Aziende Sanitarie stipulanti l Accordo avranno il diritto e il dovere, in base alla normativa vigente, di liquidare i Crediti, fermo restando che la liquidazione dovrà essere condotta secondo buona fede e tenuto conto delle specificità contabili delle Aziende Sanitarie. La Regione partecipa alla sottoscrizione del presente accordo unicamente per prendere atto delle intese raggiunte tra l Impresa e le Aziende Sanitarie e fornire il necessario supporto tecnico senza assumere alcun impegno, né diretto né indiretto o a titolo di garanzia per il pagamento dei predetti crediti. 1.2 Partecipanti all Operazione Potranno aderire all Accordo: a) le imprese fornitrici che erogano forniture di beni e servizi in base a rapporti di fornitura già in corso e/o che saranno stipulati con le Aziende Sanitarie della Regione Lazio. Tale accordo è rivolto sia alle imprese aderenti ad associazioni di categoria che ad imprese singole non aderenti ad alcuna associazione; nonché sia ad imprese supportate da società di servizi che ad imprese che si interfacciano direttamente con il Sistema Sanitario Regionale Accordo Pagamenti. b) c) i cessionari pro soluto dei Crediti dei Fornitori, purché abbiano acquistato i Crediti mediante atto pubblico/scrittura privata autenticata notificata, a mezzo ufficiale giudiziario, alle ASL/AO/Istituti nel rispetto delle formalità di cui agli artt. 69 e 70 del R.D. 18 novembre 1923, n (il R.D. n. 2440/1923 ), con notifica ricevuta entro la data di sottoscrizione dell Accordo ; i cessionari pro solvendo dei Crediti dei Fornitori, purché abbiano acquistato i Crediti mediante atto pubblico/scrittura privata autenticata notificata, a mezzo ufficiale giudiziario, alle ASL/AO/Istituti nel rispetto delle formalità di cui agli artt. 69 e 70 del R.D. n. 2440/1923, con notifica ricevuta entro la data di sottoscrizione 4

5 dell Accordo ed a condizione che il relativo Fornitore cedente partecipi agli Accordi; d) i mandatari all incasso dei Crediti dei Fornitori, purché il relativo mandato sia stato rilasciato mediante atto pubblico/scrittura privata autenticata notificata, a mezzo ufficiale giudiziario, alle ASL/AO/Istituti nel rispetto delle formalità di cui agli artt. 69 e 70 del R.D. n. 2440/1923, con notifica ricevuta entro la data di sottoscrizione dell Accordo ed a condizione che il relativo Fornitore mandante partecipi all Accordo. 1.3 Crediti ammessi e crediti esclusi Sono oggetto dell Accordo la totalità dei crediti (senza eccezione alcuna) relativi a tutte le fatture emesse dalla data di sottoscrizione dell Accordo fino alla data di scadenza dello stesso, derivanti dai contratti di fornitura in essere nonché da quelli che saranno stipulati successivamente alla data di sottoscrizione dell Accordo nei confronti delle seguenti ASL/AO/Istituti : a) ASL Roma A - ASL Roma B - ASL Roma C - ASL Roma D - ASL Roma E - ASL Roma F - ASL Roma G - ASL Roma H - ASL Rieti - ASL Viterbo ASL Frosinone - ASL Latina - Azienda Ospedaliera S. Giovanni Addolorata - Azienda Ospedaliera S. Camillo-Forlanini - Azienda Ospedaliera S. Filippo Neri - Azienda Ospedaliera S. Andrea, nonché b) Fondazione PTV Policlinico Tor Vergata - l Azienda Policlinico Umberto I - gli Istituti Fisioterapici Ospitalieri (IFO) - l Istituto Nazionale Malattie Infettive Lazzaro Spallanzani - l Azienda Regionale Emergenza Sanitaria (ARES 118) Sono esclusi dall Operazione i crediti: a) che non siano nella esclusiva ed incondizionata titolarità del firmatario dell Accordo e gli stessi siano stati oggetto di cessione totale o parziale (quali cessione pro soluto, pro solvendo, ex lege factoring o ex l. 130/1999 o cessione in garanzia), sconto ex art c.c., mandato all'incasso, pegno, sequestro, pignoramento o altri diritti o vincoli in favore di terzi, né sia stato conferito a terzi mandato all incasso, né siano soggetti ad altre pattuizioni contrattuali con soggetti terzi che in qualsivoglia modo ne possano impedire - o condizionare - la disponibilità; 5

6 b) che l Impresa abbia ceduto a terzi, in tutto o in parte, per interessi contrattuali e/o di legge maturati e maturandi e/o per gli accessori relativi ai Crediti stessi; c) che siano relativi ad interessi legali e di mora (anche contrattuali), rivalutazione monetaria e qualsiasi ulteriore costo e/o onere, anche mediatamente connesso ai Crediti; d) derivanti da fatture per le quali non siano state rispettate le procedure di invio alle Aziende Sanitarie indicate nell Accordo (art. 4.1) cui si rinvia. e) che siano relativi a posizioni creditorie che sono oggetto di separata valutazione e considerazione attese le loro peculiarità, ovvero quelli: i) relativi a fatture emesse da case di cura per acuti, di riabilitazione postacuzie e lungodegenza accreditate, strutture residenziali psichiche, terapeutico riabilitative, centri diurni, soggetti che esercitano l attività di hospice; ii) relativi a fatture emesse da farmacie pubbliche o private nell ambito dei rapporti convenzionali di assistenza farmaceutica; iii) relativi a fatture emesse da ospedali classificati, policlinici privati e IRCCS privati; iv) relativi a fatture emesse per prestazioni di assistenza specialistica ambulatoriale; v) relativi a fatture emesse da strutture accreditate in altre Regioni per prestazioni che rientrano nella compensazione della mobilità interregionale. 6

7 CAPITOLO II STRUTTURA REGIONALE DI SUPPORTO A DISPOSIZIONE DEI PARTECIPANTI ALL ACCORDO 2.1 La Regione Lazio ha istituito presso la propria sede, in Via R. Raimondi Garibaldi, 7 Roma Pal. C, piano terra, una struttura di contatto e di supporto dedicata al monitoraggio del processo di liquidazione e pagamento delle fatture derivanti da forniture di beni e prestazioni di servizi emesse dalla data di sottoscrizione dell Accordo (di seguito per brevità la Struttura Regionale di Supporto ), la quale fornisce, in remoto, la necessaria assistenza e tutte le informazioni e i chiarimenti utili a coloro che intendono sottoscrivere l Accordo. 2.2 Per ogni comunicazione con la Struttura Regionale di Supporto gli utenti potranno rivolgersi telefonicamente, dal lunedì al venerdì dalle 8.00 alle ai seguenti numeri telefonici: Oppure tramite mail all indirizzo accordo.pagamenti@regione.lazio.it 7

8 CAPITOLO III DESCRIZIONE DELLE FASI DELL OPERAZIONE (VEDI ALLEGATO 2) 3.1 L Accordo si svolgerà secondo le seguenti fasi: a) Prima Fase Pubblicazione delibera regionale. La prima fase dell Operazione ha avuto inizio con la pubblicazione, a cura della Regione Lazio, della Deliberazione della Giunta Regionale n. 689/2008 sul sito internet della Regione Lazio. b) Seconda Fase - Registrazione sul sistema raggiungibile dal sito della Regione Lazio e Manifestazione di volontà. I soggetti che intendano aderire agli Accordi dovranno darne comunicazione all Azienda Sanitaria ed alla Regione attraverso la REGISTRAZIONE TELEMATICA nel portale regionale, sezione SANITA ACCORDO PAGAMENTI. Completata la registrazione, i fornitori ricevono,sull indirizzo indicato, USERID e PASSWORD che gli consentiranno di accedere al Sistema Regionale Accordo Pagamenti e a tutti i servizi in esso inclusi. Accedendo così alla propria area personale, all interno della sezione Anagrafica, l Impresa dovrà inserire la propria Manifestazione di volontà attraverso la quale verrà dichiarato l impegno dell Impresa e/o dell eventuale Cessionario a disciplinare il pagamento di tutti i crediti derivanti dai propri Contratti già in essere alla data del presente accordo e/o che saranno stipulati successivamente. Tale accettazione è assolutamente necessaria e propedeutica alla sottoscrizione dell Accordo. b) Terza Fase Sottoscrizione degli Accordi e contestuale consegna dei documenti attestanti i poteri di firma. Le Imprese che avranno manifestato la propria volontà ad aderire, come precedentemente illustrato, dovranno sottoscrivere l Accordo secondo lo schema disponibile nella sezione riservata Accordo pagamenti Fornitori di beni e servizi del Sistema Sanitario Regionale e/o loro cedenti del sito internet della Regione Lazio, a cui si rimanda per una accurata disamina dei contenuti. La sottoscrizione dell Accordo avverrà, previo appuntamento, esclusivamente presso gli Uffici della Struttura Regionale di Supporto. 8

9 Al momento della sottoscrizione dell Accordo, il fornitore dovrà consegnare la seguente documentazione: Originale cartaceo, non mera fotocopia, del Certificato della Camera di Commercio completo della postilla fallimentare relativo al soggetto creditore partecipante (che deve riportare l indicazione dei relativi soggetti che ne hanno l amministrazione e/o la rappresentanza e l assenza di procedure fallimentari o altre procedure concorsuali pendenti nell ultimo quinquennio). Eventuale originale cartaceo della Procura e/o del Verbale del Consiglio di Amministrazione, qualora i soggetti partecipanti decidano di rilasciare procura ad un soggetto terzo per la sottoscrizione dell Accordo e per il compimento di tutte le altre attività ad esso connesse. Fotocopia del documento di Identità del legale rappresentante o di altro organo preposto alla sottoscrizione dell Accordo. La Struttura Regionale di Supporto provvederà ad esaminare la documentazione ricevuta per verificarne la completezza e la regolarità e, in mancanza, comunicherà ai soggetti partecipanti un termine perentorio entro il quale la eventuale documentazione incompleta e/o irregolare dovrà essere completata/integrata, pena la definitiva esclusione dall Accordo del soggetto non in regola. c) Quarta Fase Inserimento Fatture. L Impresa che sottoscriverà l Accordo avrà l obbligo di inserire tutte le fatture derivanti da forniture di beni e servizi immesse a seguito della sottoscrizione dell Accordo fino alla data di scadenza dello stesso. Si precisa che le fatture inserite dovranno obbligatoriamente contenere il riferimento all ordine di acquisto pervenuto dall Azienda Sanitaria ovvero alla non applicabilità dell ordine con l indicazione, in ogni caso, del codice dello specifico ufficio che ha emesso l ordine. L Impresa che per qualsivoglia motivo non rispetti l obbligo di invio telematico delle fatture e trasmetta, invece, in copia cartacea alle Aziende Sanitarie una o più fatture relative ai Contratti, si obbliga, su richiesta delle Aziende Sanitarie, al pagamento di una penale pari al 5% della stessa fattura. Nel caso in cui l Impresa trasmetta alle Aziende Sanitarie una o più fatture relative ai Contratti, oltre che in via telematica anche in copia cartacea, sarà considerato quale documento contabile valido quello immesso nel portale regionale e sarà facoltà delle Aziende Sanitarie richiedere il pagamento di una penale pari al 5% della stessa fattura. Entro 5 giorni lavorativi dalla Data di Immissione delle fatture dovranno essere consegnati gli eventuali allegati necessari alla liquidazione delle fatture stesse. Si precisa inoltre che in relazione alla documentazione di collaudo il suddetto termine decorrerà dalla data di rilascio del collaudo da parte delle Aziende Sanitarie. 9

10 d) Quinta fase (eventuale) - Cessione dei Crediti L'impresa potrà cedere, agli Istituti di credito o finanziari di cui alla L. 52/91, i Crediti nella sua esclusiva e incondizionata titolarità o concederne mandati all incasso dandone comunicazione alle Aziende Sanitarie ed in copia alla Regione Lazio nonché immettendo nel portale regionale, contestualmente alla notifica, copia in formato digitale del relativo atto di cessione e dell indicazione per ciascuna fattura ceduta del nominativo del cessionario, previa iscrizione dello stesso sul Sistema Regionale, secondo le procedure tecniche dettagliatamente indicate nell Allegato 2 dell Accordo. Resta inteso che sarà possibile cedere le fatture oggetto del presente accordo fintantoché non risulteranno in fase di pagamento sul portale regionale. Infatti dal momento in cui ciascun Credito sarà inviato in pagamento non sarà più possibile inserire alcuna indicazione in merito alla cessione dello stesso sul portale regionale e pertanto tale cessione non risulterà opponibile all Azienda Sanitaria. Gli atti di cessione dovranno contenere il riferimento all Accordo e l impegno del cessionario a rispettarne integralmente i termini dello stesso. Gli stessi dovranno essere necessariamente formalizzati e notificati nel rispetto delle forme previste dell art. 69 del R.D. n. 2440/1923, nella loro versione integrale da parte del cedente e del cessionario all Azienda Sanitaria ceduta a mezzo ufficiale giudiziario ed in copia dalla Regione Lazio. Inoltre dovranno avere ad oggetto l importo capitale non disgiunto da tutti i relativi accessori di legge maturati e maturandi e qualsivoglia costo e/o onere pertinente agli stessi. e) Sesta Fase Certificazione dei Crediti Le Aziende Sanitarie procederanno, in coordinamento con la Regione, a certificare i Crediti entro 120 giorni dalla Data di Immissione Fattura. Ciò a condizione che in relazione a tali Crediti siano state rispettate le procedure indicate nell Allegato 2 dell Accordo. Le Aziende Sanitarie hanno il diritto di non certificare i Crediti in caso di irregolarità della fattura e/o contestazione della fornitura resa. In tal caso l Azienda Sanitaria avrà l obbligo di dare comunicazione, nel portale regionale, in merito alla motivazione della mancata certificazione entro la data prevista per la stessa. 10

11 L Impresa avrà la possibilità di visualizzare un report definito Atto di Certificazione che consentirà di verificare la liquidità e l esigibilità delle fatture. Tale report sarà accessibile dal Sistema in formato PDF. f) Settima Fase Pagamento dei Crediti. Le Aziende Sanitarie procederanno al pagamento dei Crediti certificati secondo i termini di legge e comunque entro l ultimo giorno lavorativo del mese in cui cade il 180 giorno dalla Data di Immissione nel Sistema della relativa Fattura indipendentemente dal termine previsto nei relativi Contratti da cui originano i Crediti. In caso di pagamento nel termine di cui al punto precedente, non decorreranno interessi. Qualora le Aziende Sanitarie procedano al pagamento dei Crediti certificati oltre la Data ultima di Pagamento prevista saranno tenute a corrispondere all Impresa e/o all eventuale Cessionario e/o Mandatario all Incasso l ammontare capitale dei Crediti maggiorato degli interessi, senza capitalizzazione, pari: al tasso legale di cui all art c.c. pro tempore in vigore, divisore 365, dal 181 giorno di ritardo fino al 240 giorno; Euribor ad un mese 1 maggiorato di 1 punto percentuale, divisore 365, dal 241 giorno di ritardo fino al 360 giorno ed Euribor ad un mese 1 maggiorato di 3 punti percentuali, divisore 365, dal 361 giorno di ritardo fino alla data di effettivo pagamento che comunque non potrà essere successiva al decorso di un anno dalla Data di Immissione della Fattura. 1 Per il calcolo verrà utilizzato Euribor media mese precedente pubblicato su "Il Sole 24Ore". 11