Il passaggio di consegne tra gli amministratori. Formalità e responsabilità

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1 Il passaggio di consegne tra gli amministratori di condominio Formalità e responsabilità

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3 Il passaggio di consegne tra gli amministratori di condominio Formalità e responsabilità

4 Autore: Rosario Dolce Copyright GRUPPO CONDOMINIOWEB S.R.L. Sito Web: ISBN Tutti i diritti riservati. La traduzione, l adattamento, l elaborazione, la riproduzione con qualsiasi mezzo (compresa la memorizzazione elettronica), totali o parziali, di tutto il materiale contenuto in questo e-book sono riservati per tutti i Paesi. La riproduzione, la pubblicazione e la distribuzione, totale o parziale, e la memorizzazione digitale sono espressamente vietati, salvo precisa autorizzazione scritta rilasciata dall Editore. L elaborazione dei testi contenuti in questo e-book, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità, nei confronti degli Autori e dell Editore, per eventuali errori ed inesattezze. Copertina, impostazione grafica e impaginazione: Marta Consoli

5 INDICE INTRODUZIONE 7 CAPITOLO PRIMO IL PASSAGGIO DI CONSEGNE: FORMALITA PRELIMINARI 1. Requisiti per essere nominati (e confermati) come amministratori 9 2. La delibera di nomina del nuovo amministratore 9 3. Il processo-verbale contenente la delibera di nomina Il rapporto di mandato. Gli obblighi dell amministratore alla cessazione dell incarico L amministratore di condominio degli edifici quale figura professionale senza ordine Formalità preliminari al passaggio di consegne Nota di Presentazione ai Condomini 6.2. Primo contatto col precedente amministratore 6.3. Invio lettera diffida per intimare la pronta trasmissione della documentazione condominiale 7. Se la delibera di nomina dell amministratore e irregolare e obbligatorio effettuare il passaggio di consegne? I vizi che inficiano la delibera di nomina del nuovo amministratore 7.2. Gli strumenti per rimuovere la delibera irregolare anche in via provvisoria e impedire il passaggio di consegne 7.3. Come ottenere la sospensione dell efficacia della delibera impugnata. Giudizio di comparazione 8. Il luogo del passaggio di consegne 16 CAPITOLO SECONDO IL PASSAGGIO DI CONSEGNE 1. Il passaggio di consegne secondo i tre capisaldi normativi La formalizzazione del passaggio di consegne Tenuta e conservazione dei documenti condominiali Gli atti e i documenti condominiali indicati dal codice civile Art co d. ci v. Parti co mu n i d el l ed i fi ci o 4.2. Art Ter Modificazioni delle destinazioni d uso Art Qu ater Tu tel a d el l e d esti n azi o n i d u s o 4.4. Art c.c. e 68 disp. att. c.c. Diritti dei partecipanti sulle parti comuni 4.5. Art Indivisibilità 4.6. Art Innovazioni 4.7. Art Innovazioni gravose e voluttuarie 4.8. Art Opere su parti di proprietà o uso individuale 4.9. Art bis impianti non centralizzati di ricezione radiotelevisiva e di produzione di energia da fonti rinnovabili Art ter Impianti di videosorveglianza sulle parti comuni Art Ripartizione Spese Art Manutenzione e sostituzione delle scale e degli ascensori in relazione al DPR 162/ Art Manutenzione e ricostruzione dei soffitti, delle volte e solai Art Lastrici solari di uso esclusivo Art Costruzione sopra l ultimo piano dell edificio 4.16 Art Perimento totale o parziale dell edificio

6 4.17 Art Nomina, revoca ed obblighi dell amministratore e Art Attribuzioni dell amministratore La norma va coordinata con il disposto successivo, art in cui al nr Art bis Rendiconto condominiale Art Rappresentanza Art Dissenso dei condomini rispetto alle liti Art Provvedimenti presi dall amministratore Art Gestione di iniziativa individuale Art Attribuzioni dell Assemblea dei Condomini Art Costituzione dell assemblea e validità delle deliberazioni Art Impugnazioni delibere assembleari Art Regolamento di Condominio 5. Rassegna dei documenti indicati dalle leggi speciali in materia condominiale Antenne E Radiocomunicazioni 5.2. Autorimesse E Posti Auto 5.3. Barriere Architettoniche (legge 9 gennaio 1989 n 13) 5.4. Adempimenti fiscali 5.5. Certificato prevenzione incendi 5.6. Norme per la sicurezza degli impianti condominiali (vecchia legge 46/90) 6. Razionalizzazione e organizzazione della documentazione condominiale con annessa tabella Check list dei documenti da trasmettere in sede di passaggio di consegne 7. Il passaggio di consegne secondo la giurisprudenza di merito 45 CAPITOLO TERZO CONSEGUENZE DEL MANCATO PASSAGGIO DI CONSEGNE 1. Mancata consegna della documentazione condominiale: effetti e responsabilità Le responsabilità per l amministratore revocato o dimissionario che non consegna i documenti condominiali al suo successore 3. La violazione delle norme della privacy 4. Le responsabilità civili come violazione di un obbligo di facere 5. Quale strumento processuale da utilizzare? 6. Le responsabilità civili sul piano risarcitorio 7. Responsabilità penale p. 8.Responsabilità deontologica e professionale QUESITARIO 51 FORMULARIO 55

7 INTRODUZIONE Per passaggio di consegne intendiamo l atto con cui un amministratore di condominio trasmette al proprio collega - subentratogli nella carica in forza di un atto valido e comunque efficace - la documentazione di pertinenza del Condominio o afferente i singoli condòmini che lo costituiscono, onde consentirgli l esercizio del mandato ricevuto. Il passaggio di consegne è, dunque, il primo e l ultimo adempimento che svolge l amministratore del condominio degli edifici in esecuzione dell incarico ricevuto. Da una parte, l amministratore uscente sarà tenuto a rendere il conto del proprio operato, rimettendo al mandante - a mezzo del nuovo rappresentante legale pro tempore - tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato (art e 1718 cod. civ.). Dall altra, l amministratore subentrante sarà tenuto ad esaminare se il proprio predecessore gli ha somministrato tutti i mezzi necessari per consentirgli di garantire la continuità gestionale (art e ss cod. civ.). Eppure, nonostante il rilievo e il valore del duplice adempimento in questione, la trasmissione e la ricezione degli atti e della cassa avviene, il più delle volte, in modo meccanico, senza alcuna cautela. Approccio che, a posteriori, si rivela fallace: foriero di liti e incomprensioni di sorta. Si tratta di approccio che, a lungo andare, si rivela fallace: foriero di liti e incomprensioni di sorta. La presente guida propone, pertanto, l adozione di un metodo formale per ovviare a tali inconvenienti. L ebook, in particolare, si articola in tre capitoli. Il primo capitolo tratta le Formalità preliminari all esecuzione del passaggio di consegne. Occorre capire se, in effetti, l amministratore designato dall assemblea di un condominio degli edifici (o meno, si pensi al caso dell amministratore di fatto ) sia legittimato a chiedere al collega di turno la consegna della documentazione condominiale; e, se del caso, entro quale tempistica e, soprattutto, in che modo, dal punto di vista giuridico e deontologico. Il secondo capitolo afferisce propriamente la fase del Passaggio di consegne. A priori non si è in grado di comprendere qual è il carteggio condominiale tipo che deve essere trasmesso in sede di passaggio di consegne, e ciò ben al di là della presenza di alcuni documenti contraddistintivi (quali sono le tabelle millesimali, il regolamento di condominio, il registro assembleare, etc). Si è così pensato di analizzare le norme del codice civile afferenti il Condominio degli edifici, in uno a quelle enucleate dalle leggi speciali più importanti del settore, al fine di desumere, in virtù di quanto ivi espressamente riferito, cosa o meno possa essere trasmesso in sede di passaggio di consegne. Ne è venuta fuori una check list abbastanza ampia, organizzata per area tematica, in grado di adattarsi alle esigenze dei più. Il terzo capitolo, infine, intitolato Le Responsabilità e le conseguenze discendenti dal mancato passaggio di consegne, esamina quelle che sono le responsabilità giuridiche, deontologie - e, più, in generali, professionali - dell amministratore del condominio che ometta di trasmettere la documentazione e la cassa condominiale al proprio ex mandante, alla luce della recente giurisprudenza. 7

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9 1 IL PASSAGGIO DI CONSEGNE: FORMALITA PRELIMINARI 1. Requisiti per essere nominati (e confermati) come amministratori L articolo 71 bis delle disposizioni di attuazione al codice civile scandisce i requisiti normativi necessari per poter ricoprire l incarico di amministratore del condominio degli edifici. Segnatamente, possono svolgere l incarico di amministratore di condominio coloro che: TABELLA DEI REQUISITI SOGGETTIVI DEGLI AMMINISTRATORI DI CONDOMINIO a) hanno il godimento dei diritti civili; b) non sono stati condannati per delitti contro la pubblica amministrazione, l amministrazione della giustizia, la fede pubblica, il patrimonio o per ogni altro delitto non colposo per il quale la legge commina la pena della reclusione non inferiore, nel minimo, a due anni e, nel massimo, a cinque anni; c) non sono stati sottoposti a misure di prevenzione divenute definitive, salvo che non sia intervenuta la riabilitazione d) non sono interdetti o inabilitati; e) il cui nome non risulta annotato nell elenco dei protesti cambiari; f) hanno conseguito il diploma di scuola secondaria di secondo grado; g) hanno frequentato un corso di formazione iniziale e svolgono attività di formazione periodica in materia di amministrazione condominiale. I requisiti di cui alle lettere f) e g) del primo comma non sono necessari qualora l amministratore sia nominato tra i condomini dello stabile. A quanti hanno svolto attività di amministrazione di condominio per almeno un anno, nell arco dei tre anni precedenti alla data di entrata in vigore della presente disposizione (anno 2013, mese di giugno), è consentito lo svolgimento dell attività di amministratore anche in mancanza dei requisiti di cui alle lettere f) e g) del primo comma. Viceversa, la perdita anche di uno dei requisiti di cui alle lettere a), b), c), d) ed e), in pendenza del mandato, comporta la cessazione automatica dall incarico di amministratore di condominio. In tale evenienza si determina una vera e propria vacatio nella carica, ragione per cui il legislatore consente, a norma dell art. 71 disp. att. cod. civ., a ciascun condomino di poter autonomamente e senza l espletamento di alcuna formalità preliminare convocare un assemblea condominiale per la nomina di un amministratore. 2. La delibera di nomina del nuovo amministratore di condominio L amministratore è l organo esecutivo del condominio degli edifici. La sua nomina è obbligatoria allorquando vi siano più di otto condòmini. Per condòmino si intende un proprietario esclusivo, pro indiviso, di una parte (locale, appartamento, piano) dell edificio condominiale 1. 1 L obbligo della nomina sorge nel momento in cui i condòmini dell edificio diventano nove (prima della riforma erano cinque) o più, allorché le varie parti dell edificio, suscettibili di proprietà esclusiva, risultino distribuite in proprietà separata tra nove o 9

10 6.2. Primo contatto col precedente amministratore Contestualmente, dovrà aver cura di prendere contatto con il suo predecessore, onde convenire il passaggio di consegne. Buona norma consiglia di effettuare una telefonata perlustrativa. Ove venga elusa la prima richiesta verbale, sarà il caso di inoltrare una prima nota per iscritto, sollecitando l adempimento di quanto dovuto. Nel caso in cui anche tale ulteriore richiesta rimarrà priva di riscontro - al neo amministratore, ovvero al condominio - occorrerà rivolgersi ad un avvocato per procedere al recupero forzoso di quanto dovuto Invio lettera diffida per intimare la pronta trasmissione della documentazione condominiale Il nuovo amministratore di un condominio è legittimato ad agire nei confronti del precedente per la restituzione dei documenti occorrenti all esercizio della gestione condominiale senza necessità di essere autorizzato con delibera assembleare (ex multis, Cass. civ. Sez. II, 3 dicembre 199, n ). Si è argomentato che la legittimazione attiva processuale, conferita dall art cod. civ., per lo svolgimento delle attribuzioni ive previste esecuzione delle delibere dell assemblea, cura dell osservanza del regolamento del condominio, amministrazione delle cose comuni e riscossione dei contributi comprende quella prioritaria ed indispensabile per l espletamento dei singoli momenti gestori, tra cui rientra, per l appunto, il recupero della documentazione relativa alla gestione precedente. Pertanto, ove il precedente amministratori rifiuti ingiustificabilmente di consegnare la documentazione e la cassa del condominio, in tutto o in parte, ben potrà il nuovo mandatario dei condòmini rivolgersi ad un legale di fiducia onde procedere nelle opportune sedi giudiziarie a tutelare gli interessi del condominio tutto (vedi formulario). 7. Se la delibera di nomina dell amministratore e irregolare e obbligatorio effettuare il passaggio di consegne? Questo paragrafo inizia volutamente con una domanda, perché sovente il dubbio ridonda tra gli operatori del settore. La risposta che quasi mai ammette eccezioni è però sempre la stessa: vale a dire che anche quando un amministratore chieda al collega di procedere alla trasmissione della documentazione e della cassa condominiale in forza di una delibera asseritamente irregolare, l amministratore spodestato non potrebbe di rifiutare l adempimento. Per spiegare le ragioni di una simile affermazione occorre fare un passo indietro e verificare i vizi di cui può essere affetta una delibera assembleare e gli strumenti processuali per farla dichiarare (almeno provvisoriamente) inefficace I vizi che inficiano la delibera di nomina del nuovo amministratore Nel merito le Sezioni Unite hanno affermato che sono da ritenersi annullabili le delibere con vizi relativi alla regolare costituzione dell assemblea, quelle adottate con maggioranza inferiore a quella prescritta dalla legge o dal regolamento condominiale, quelle affette da vizi formali in violazione di prescrizioni legali, convenzionali, regolamentari attinenti al procedimento di convocazione o informazione in assemblea, quelle genericamente affette da irregolarita nel procedimento di convocazione, quelle che richiedono maggioranze qualificate in relazione all oggetto (Cass. Civ. SS.UU. n. 4806/05). Quindi una delibera di nomina di un amministratore del condominio degli edifici è generalmente irregolare a causa di un vizio formale che ne importa la mera annullabilità, più che la nullità. Le deliberazioni annullabili, in quanto tali, sono soggette al regime di cui all art cod. civ., ovvero devono essere impugnate, a pena di decadenza, nel termine di trenta giorni decorrente, per i condòmini dissenzienti, dalla data della deliberazione per i dissenzienti o astenuti e dalla data di comunicazione della 14

11 deliberazione per gli assenti. Ciò vuol dire che se una simile delibera assembleare non venga impugnata, nel tempo occorrente, da un condòmino legittimato a tanto, questa vedrà sanarsi il vizio che avrebbe potuto inficiarla. Tanto basta per legittimare quanto sopra affermato: e cioè ogni volta che si è in presenza di una delibera assembleare che dispone la nomina di un nuovo amministratore, ancorchè formalmente irregolare, l amministratore revocato sarebbe in grado di esimersi dal trasmettere tutta la documentazione e la cassa condominiale al nuovo rappresentante legale, ovvero ai condòmini stessi che vi hanno fatto richiesta Gli strumenti per rimuovere la delibera irregolare anche in via provvisoria e impedire il passaggio di consegne Viceversa, per ottenere l effettiva invalidazione di una delibera annullabile e privarla di ogni effetto giuridico, tanto da precludere l esecuzione del passaggio di consegne, occorrerà o impugnare l atto avanti l autorità giudiziaria ex art cod. civ., (esperendo il tentativo obbligatorio di conciliazione), ovvero chiedere all assemblea di revocarla in via di autotutela (con nota da spedire sia all amministratore revocato che a quello appena nominato, stante la titolarità del potere di convocazione). In entrambi i casi il tempo necessario per l adozione dei provvedimenti richiesti potrebbe però rilevarsi insufficiente, onde impedire che venga materialmente disposto il passaggio di consegne. Ragione per cui al fine di soddisfare anche tale tipo di esigenza occorrerà procedersi con un tertium genus, esperendo un azione inibitoria avverso l efficacia esecutiva di cui ex se è provvista la delibera di nomina del nuovo amministratore. Si tratta di un azione cautelare - ormai svincolata dall azione di impugnazione ordinaria - disciplinata dagli ultimi due comma dell articolo 1137 cod. civ., per come appresso riportati: L istanza per ottenere la sospensione proposta prima dell inizio della causa di merito non sospende né interrompe il termine per la proposizione dell impugnazione della deliberazione. Per quanto non espressamente previsto, la sospensione è disciplinata dalle norme di cui al libro IV, titolo I, capo III, sezione I, con l esclusione dell articolo 669-octies, sesto comma, del codice di procedura civile Come ottenere la sospensione dell efficacia della delibera impugnata. Giudizio di comparazione Per chiedere la sospensione della efficacia della delibera assembleare occorre fare riferimento ai presupposti sanciti nel diritto societario (art cod. civ.), più che richiamare quelli enunciati dal codice di procedura civile (soprattutto in tema di pericolo in mora, quale pregiudizio imminente e irreparabile). Cioè occorre valutare comparativamente il pregiudizio che subirebbe il condòmino ricorrente dalla esecuzione della delibera assembleare e quello che subirebbe il condominio dalla sospensione dell esecuzione della deliberazione. Ove a prevalere, in termini qualitativi, sia il secondo dei presupposti argomentati, il Giudice a quo, con valutazione logica giuridica, non dovrebbe esimersi dal disporre l inibitoria provvisoria dell efficia della delibera impugnata, pur condizionandone gli effetti all esito del giudizio di merito (sia esso già incardinato, o meno). 15

12 contraddittorio e in presenza di alcuni condòmini - benché l utilizzo di tale forma non sia prescritta da alcuna norma di legge. In questo modo, si è in grado di tutelare gli interessi di entrambe le parti, se non del condominio stesso e per esso dei condòmini (veri titolari della documentazione). I vantaggi della forma scritta 1) Da un parte, l amministratore uscente si precostituirà la prova di aver correttamente adempiuto al proprio obbligo di mandato (Art c.c.), consegnando tutto quanto gli era stato rimesso per l espletamento dell incarico. 2) Dall altra parte, l amministratore subentrante avrà modo di documentare ai condòmini che quanto possiede, effettivamente, è ciò che gli è stato somministrato dal predecessore (art c.c.). La redazione del verbale del passaggio di consegne potrà avvenire con massima libertà di forma. Si tratta di documento più che discorsivo, meramente schematico. Ciò non toglie il rispetto di alcune regole per la stesura. LE QUATTRO REGOLE PER LA STESURA DEL PROCESSO VERBALE UTILE PER LA TRASMISSIONE DELLA DOCUMENTAZIONE CONDOMINIALE 1) Nella premessa occorrerà identificare il Condominio e le parti, allegando al processoverbale il verbale assembleare di nomina, le copie dei documenti di identificazione dei due amministratori, oltre che dei condòmini che presenziano al passaggio di consegne. 2) Ultimato l incipit di presentazione, si dovrà far seguire la check list dei documenti che si intende trasmettere. 3) Le annotazioni e le clausole di riserva andranno riportate, invece, fatte in calce al verbale (vedi formulario). 4) L atto, così confezionato, andrà sottoscritto in ogni pagina e nella parte finale per esteso. 3. Tenuta e conservazione dei documenti condominiali L articolo 1130 bis al nr 8 prescrive che è obbligo dell amministratore conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia la rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell edificio e del condominio. Viene, altresì, disposto, in seno all ultimo comma dell art bis intitolato Rendiconto condominiale che le scritture contabili e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione 10. In ogni caso, si ritiene che la documentazione condominiale che passa di mano in mano agli amministratori che si susseguano nella carica vada conservata, in astratto, a tempo indeterminato, indipendentemente dalle vicende relative alla prescrizione dei titoli (vedi artt e 2958 cod. civ.). 10 L articolo novellato esprime un indirizzo giurisprudenziale consolidato nel tempo, per di più, così argomentato: l incarico di un amministratore condominiale deve essere ricondotto, relativamente a determinati aspetti, a quello del mandatario in quanto quest ultimo non solo è tenuto a svolgere la prestazione secondo l ordinaria diligenza, ma deve anche conservare per dieci anni e restituire, alla fine del mandato, le scritture contabili e i documenti giustificativi delle spese rendendo, alla fine di ogni anno, il conto della propria gestione (Tribunale di Benevento, Sentenza del 9 dicembre 2008). 18

13 spuntare anche gli altri documenti. 5. Rassegna dei documenti indicati dalle leggi speciali in materia condominiale Tra gli atti e documenti che dovrebbero essere trasmessi in sede di passaggio di consegne vi sono anche quelli prescritti da leggi speciali e settoriali. Di seguito una breve rassegna delle normative più importanti, da tenere sempre in mente quando ci si approccia ad un passaggio di consegne Antenne E Radiocomunicazioni 18 Il D.M. 11 novembre 2005, pubblicato Gazzetta Ufficiale n 271 del 21 novembre 2005, contiene le Regole tecniche relative agli impianti condominiali centralizzati d antenna riceventi del servizio di radiodiffusione. Lo scopo della legge è segnato dall articolo 1, il quale, invero, prevede che: il presente Decreto disciplina gli impianti condominiali centralizzati d antenna riceventi del servizio di radiodiffusione, terrestre e satellitare, per favorirne la diffusione con conseguente riduzione della molteplicità di antenne individuali, per motivi sia estetici che funzionali, fermo restando quanto prescritto al comma 1 dell art. 209 del decreto legislativo 1 agosto 2003 n L Installazione di un antenna centralizzata dovrà essere, pertanto, appositamente documentata nel carteggio condominiale, previa produzione della certificazione tecnica dell impianto attestante la conformità a quanto previsto nel presente Decreto (cfr, art. 9), e successive modifiche Autorimesse E Posti Auto La legge 17 agosto 1942 n denominata Legge Urbanistica (gazzetta ufficiale n. 244 del 16 ottobre 1942) stabilisce, nelle Disposizioni generali e transitorie, all art. 41 sexies che: Nelle nuove costruzioni ed anche nelle aree di pertinenza delle costruzioni stesse, debbono essere riservati appositi spazi per parcheggi in misura non inferiore ad un metro quadrato per ogni dieci metri cubi di costruzione 19 [ ]. La disciplina di gestione dell autorimessa condominiale è contenuta nella Legge 24 marzo 1989 n. 122 intitolata Disposizioni in materia di parcheggi, programma triennale per le aree urbane maggioramene popolate, nonché modificazioni di alcune norme del testo unico sulla disciplina della circolazione stradale, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 15 giugno 1959, n In sede di passaggio di consegne - ove sia sussistente un parcheggio di tale fattezza dovranno, pertanto, essere trasmessi i seguenti atti e documenti (elencati dall art. 9 della citata legge): 1) denuncia inizio attività (art. 9 in relazione al DPR 6 giugno 2001, n 380); 2) verbale contenente delibera di realizzazione opera; 3) concessione comunale diritto di superfice; 18 Altri riferimenti normativi: Legge n. 36 del 22 febbraio 2001 (Legge quadro sulla protezione delle esposizioni a campi elettrici, magnetici ed elettomagnetici); Comunicazione CE 27 giugno 2001 in materia di utilizzazione antenne paraboliche; 19 Sulla prevenzione incendi, cfr, D.M. 1 febbraio Norme di sicurezza antincendio per la costruzione e l esercizio di autorimesse e simili, poi trasfuso in testo coordinato. Un altro riferimento normativo è il DM 22 novembre 2002 disposizioni in materia di parcamento di autoveicoli alimentati a gas all interno di autorimessa ; 30

14 previste dai regolamenti edilizi, per i cortili e le chiostrine interne ai fabbricati (art. 79). A maggior ragione occorrerà offrire in comunicazione la relazione tecnica asseverata presentata all autorità comunale di competenza. Inoltre, faranno parte del progetto di abbattimento delle barriere architettoniche anche i seguenti allegati tecnici: 1) dichiarazione del professionista abilitato di conformità degli elaborati alle disposizioni adottate ai sensi del presente capo; 2) attestazione tecnica attestante il rispetto delle norme antisismiche; attestazione tecnica attestante il rispetto delle prevenzione degli incendi e degli infortuni; 3) delibera assembleari con la quale è stata disposta l innovazione in questione. 4) domanda presentata al Comune a firma del portatore dell handicap; 5) certificato medico in carte libera attestante l handicap e dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà dal quale risultano l ubicazione della propria abitazione, nonché le difficoltà di accesso. 6) permesso comunale per la realizzazione dell opera 7) certificazione detrazione fiscale (contratto di appalto e documenti tecnici, delibera di aggiudicazione, sal, bonifici bancari, certificazione chiusura opera a regola d arte, dichiarazioni rese per ogni annualità di riferimento ai condòmini dal precedente amministratore, fatture emesse dall impresa appaltatrice e dalla direzione lavori, comunicazioni alle autorità competenti) 5.4. Adempimenti fiscali L art. 32, c. 1, n. 8-ter D.P.R. n. 600/1973 dispone che: Per l adempimento dei loro compiti gli uffici delle imposte possono [ ] richiedere agli amministratori di condominio negli edifici dati, notizie e documenti relativi alla gestione condominiale. La legge n. 449/1997 ha inoltre modificato l art. 23, del predetto D.P.R. in questione, precisando che: [ ] Il condominio, dunque, è un sostituto d imposta cioè è tenuto al pagamento delle imposte sui redditi anche a titolo di acconto, in luogo di altri soggetti, con obbligo di rivalsa è tenuto, altresì, a rilasciare ai percipienti la relativa certificazione nonché a presentare la dichiarazione dei sostituti di imposta (modello 770 Semplificato). Cosa sono i modelli 770 e gli f24? E quale importanza assolvono sul piano documentale? Il Condominio svolge il ruolo di sostituto d imposta. Ogni volta che corrisponde compensi in denaro o in natura è tenuto: a versare le relative ritenute d acconto; a rilasciare la certificazione prevista; a presentare la dichiarazione dei sostituti d imposta (mod. 770). Il pagamento delle ritenute d acconto va effettuato con i modelli f24 e si applicano per legge nei seguenti casi: 1. ai redditi di lavoro dipendente (quali i portieri, gli addetti alle pulizie ecc.: ritenute secondo le aliquote IRPEF); 2. ai redditi di lavoro autonomo, quali l amministratore del condominio (ritenuta del 20%) o altri lavoratori 32

15 3 CONSEGUENZE DEL MANCATO PASSAGGIO DI CONSEGNE 1. Mancata consegna della documentazione condominiale: effetti e responsabilità L amministratore del condominio configura un ufficio di diritto privato assimilabile al mandato con rappresentanza, con la conseguente applicabilità, nei rapporti tra l amministratore e ciascuno dei condomini, delle disposizioni sul mandato (Cass.Civ., Sez. II, 12 febbraio 1997, n. 1286; Cass.Civ., Sez. II, 14 dicembre 1993, n ). Ora, considerato che, ai sensi dell art cod. civ., il mandatario deve rendere al mandante il conto e rimettergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato, l obbligo di restituzione sorge a seguito della conclusione dell attività gestoria. Di norma, la restituzione avviene in seguito alla delibera di revoca in difetto di contrarie disposizioni pattizie. L amministratore del condominio, in questo preciso momento, è tenuto alla restituzione di tutto quanto ha ricevuto nell esercizio del mandato per conto del condominio e ciò indipendentemente dalla gestione alla quale i documenti e le somme si riferiscono (v. Cass.Civ.Sez. II, sent. n /2000 Rv ). In altre parole non si può...esonerare il mandatario dall obbligo essenziale di rimettere al mandante tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato... (ex multis, Cass. Civ. 844/1960). Ed invero, la mancata consegna dei documenti condominiali non sarebbe tampoco giustificabile neppure nel caso in cui siano gli siano dovute somme di danaro, in virtù dell inapplicabilità del principio inadempienti non est adimplendum (ex multis, Cass. Civ., 3 dicembre 1999, n ). 2. Le responsabilità per l amministratore revocato o dimissionario che non consegna i documenti condominiali al suo successore Secondo gli ultimi arresti della giurisprudenza di merito l ingiustificato trattenimento pur a fronte di esplicita richiesta della documentazione relativa al condominio da parte dell amministratore cessato in carica e la necessità dell uso della Polizia giudiziaria per il recupero, dimostrano l intenzione soggettiva di interversione del possesso e configurano un ipotesi aggravata di appropriazione indebita, in relazione alla quale l amministratore subentrato è legittimato a costituirsi parte civile nel processo penale, senza necessità di essere autorizzato dall assemblea (Tribunale Penale Roma, Sez. IX, 20 luglio 2007, n ). 3. La Violazione delle norme della privacy La revoca dell incarico l amministratore uscente incide anche sui profili giuridici di cui al codice della privacy. L amministratore cessato dalla carica non avrebbe, invero, più i poteri per la gestione degli affari condominiali, intra et extra mura, a fronte dell indisponibilità dei dati soggettivi facenti capo ai propri mandanti. Ne discende che la giurisprudenza ritiene già tardiva la consegna della documentazione eseguita solo a seguito dell ordine del Giudice (ex multis, Tribunale Civile Milano, sez. VIII; 5 novembre 1992, n ). 4. Le responsabilità civili come violazione di un obbligo di facere Il recupero della documentazione relativa alla gestione precedente configura una priorità di fatto 47

16 in grado di convocare - senza bisogno di rispettare alcuna formalità - l assemblea per la nomina di un amministratore, in relativa sostituzione. Non da ultimo una simile condotta omissiva risulterebbe censurabile anche dal punto di vista deontologico, e, in quanto tale, potrebbe/dovrebbe condurre alla espulsione del professionista dall associazione di categoria in cui era iscritto. TIPOLOGIE AZIONI GIUDIZIARIE E RESPONSABILITÀ 1) Restituzione documentazione e cassa condominiale L azione può essere sia di natura cautelare, ove sussista il pericolo di un pregiudizio imminente e irreparabile (ad esempio fondato timore della sottrazione), ovvero di natura ordinaria (da esperirsi, possibilmente, con rito sommario di cognizione di cui all art. 702 bis. C.pc.) 2) Risarcimento del danno Sotto il profilo dell an debeatur. A seguito dell inadempimento della obbligazione contrattuale e della mancata diligenza prestata al caso l amministratore del condominio degli edifici può essere convenuto in giudizio al fine di rispondere dei danni cagionati al proprio x mandante Per la quantificazione del danno subito, ove non sia avrà modo di procedervi in ragione di parametri precisi e puntuali, si potrà pur sempre chiedere una liquidazione in virtù del parametro dell equità ex art cod. civ. 3) Azione penale L azione riguarda, solitamente, la violazione dell articolo 646 c.p. relativo al reato di appropriazione indebita. Il reato è precedibile previa presentazione di querela, ma l autorità giudiziaria può procedere anche d ufficio: l ipotesi dell amministratore di condominio che si appropri dei valori e dei beni condominiali integra, infatti, l aggravante di cui all art. 61 n. 11 c.p. stante l esercizio di una prestazione d opera. La giurisprudenza prevalente considera tale aggravante ricorrente anche in presenza di un rapporto che abbia consentito all imputato di commettere il reato con maggiore facilità ed approfittando della fiducia in lui riposta (Cassazione Penale 3462/2005 e 11264/2000). 4) Azione deontologica e conseguenze professionali (art. 71 bis disp. att. c.c.) Ai sensi dell art. 71 bis, lettera b l amministratore di condominio degli edifici condannato per delitti contro il patrimonio per il quale la legge commina la pena di reclusione non inferiore, nel minimo, a due anni e, nel massimo, a cinque anni - quale potrebbe essere quello per appropriazione indebite aggravata - perde in automatico, i requisiti per poter svolgere l incarico anche negli altri condomini. In tal caso, ciascun condòmino potrebbe autonomamente convocare apposita assemblea per supplire alla vacatio. Vi è più che la condotta essendo sanzionabile (sopratutto) dal punto di vista deontologico potrebbe essere censurata dall associazione di categoria di riferimento, previa adozione della sanzione massima (espulsione, con nota di demerito) 49

17 10) Al passaggio di consegne devono partecipare i condòmini? Certamente, essendo attività svolta nel loro esclusivo interesse. 11) Vi sono delle regole per redigere il verbale del passaggio di consegne? No, ma è consigliabile procedere in tal senso. Nella premessa occorrerà identificare il Condominio e le parti, allegando al processo-verbale il verbale assembleare di nomina, le copie dei documenti di identificazione dei due amministratori, oltre che dei condòmini che presenziano al passaggio di consegne. Ultimato l incipit di presentazione, si dovrà far seguire la check list dei documenti che vengono trasmessi. Le annotazioni e le clausole di riserva andranno, invece, fatte in calce al verbale. Infine, l atto andrà sottoscritto in ogni pagina e nella parte finale per esteso 12) Sussistono obblighi di conservazione della documentazione condominale? L articolo 1130 bis al nr 8 prescrive che è obbligo dell amministratore conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia la rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell edificio e del condominio. Viene, altresì, disposto, in seno all ultimo comma dell art bis intitolato Rendiconto condominiale che le scritture contabili e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione ; 13) Vi è una check list di documenti da trasmettere in sede di passaggio di consegne? No. Si segnala però l Ordinanza del Tribunale di Palermo in persona del Giudice, dott. Turturici, emessa in data 28 gennaio 2014, che riporta un elenco esemplificativo degli atti e documenti da trasmettersi in tale sede. 14) Qual è il luogo del passaggio di consegne? In genere è il domicilio dell amministratore uscente ex art. 1182, ultimo comma cod. civ. (in quanto debitore)., salvo patto contrario. 15) Quali responsabilità corre un amministratore che rifiuti di consegnare la documentazione e la cassa al Condominio? Secondo gli ultimi arresti della giurisprudenza di merito l ingiustificato trattenimento della documentazione relativa al condominio da parte dell amministratore cessato in carica e la necessità dell uso della Polizia giudiziaria per il recupero, dimostrano l intenzione soggettiva di interversione del possesso e configurano un ipotesi aggravata di appropriazione indebita, in relazione alla quale l amministratore subentrato è legittimato a costituirsi parte civile nel processo penale, senza necessità di essere autorizzato dall assemblea (Tribunale Penale Roma, Sez. IX, 20 luglio 2007, n ). L eventuale condanna avrebbe poi un riflesso sia sul piano civilistico - anche in termini di responsabilità per risarcimento del danno (cfr, Tribunale Milano n. 448/2010) - sia sul piano professionale - decadenza automatica dagli altri incarichi rivestiti, a norma dell art. 71 bis. lett. b delle disp. att. cod. civ.. 53

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