Cristian Battistello. Director Deloitte Forensic

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1 In partnership con Cristian Battistello Director Deloitte Forensic Dual-use goods and arms export controls Strategie vincenti per un sistema integrato di prevenzione dei rischi operativi, sanzionatori e reputazionali

2 Dual-use goods and arms export controls Il supporto di consulenti internazionali nella implementazione di best practice di Export Compliance Il monitoraggio periodico di effettività della Compliance Interna e le tecniche di End-User Screening Il vantaggio competitivo di un sistema di certificazione della Compliance Interna 2016 Deloitte Touche Tohmatsu Limited 2

3 Blocco della merce in dogana Case study: rischi/reazioni in caso di violazioni di export controls Un caso esemplificativo di non-compliance In data, 30 maggio 2016, il Sig. Mirko Rossi, in qualità di spedizioniere Doganale, dichiarava alla Dogana di Genova, l esportazione definitiva verso l Iran, in nome e per conto della Società Delta1, della partita di merce composta da due macchine utensili di tornitura aventi una elevata caratteristica di precisione di posizionamento su uno o più degli assi lineari. «L Agenzia delle Dogane, anche in collaborazione con altre forze di Polizia, effettua un attività di intelligence basata sull analisi dei rischi locale per il controllo di talune partire di merci in Entrata e Uscita dalla U.E.». «Comunicazione di reato per la violazione dell art. 16, comma 1, del D.Lgs. 9 aprile 2003, n. 96, in relazione all art.4, comma 1, del Reg. (CE) n. 428/2009 (Regolamento del Consiglio che istituisce un regime comunitario di controllo delle esportazioni, del trasferimento, dell intermediazione e del transito di prodotti a duplice uso), a carico di». «Chiunque, ai sensi del regolamento e del presente decreto legislativo, effettua operazioni di esportazione di beni a duplice uso senza la prescritta autorizzazione ovvero con autorizzazione ottenuta fornendo dichiarazioni o documentazione false, è punito con la reclusione da due a sei anni o con la multa da a euro» Deloitte Touche Tohmatsu Limited 3

4 Case study: rischi/reazioni in caso di violazioni di export controls Le prime reazioni L azienda richiede l intervento di un consulente che la supporti nell interloquire con le diverse controparti istituzionali: MISE Dogana Procura della Repubblica. L azienda richiede l intervento di un legale esperto. L azienda chiama il proprio legale di fiducia Deloitte Touche Tohmatsu Limited 4

5 Case study: rischi/reazioni in caso di violazioni di export controls I potenziali danni da non-compliance Danno di immagine nei confronti del cliente e di altri stakeholders Mi sono interrogato, almeno una volta, sulla mia esposizione a potenziali rischi operativi, sanzionatori e reputazionali in caso di inosservanza di norme in materia di export controls? Costi di stoccaggio della merce presso la dogana Mancato incasso del credito Pagamento di possibili penali per mancata consegna della merce Deterioramento dei rapporti con i Regulators Inserimento in liste governative di attenzione, sanzioni (anche penali) 2016 Deloitte Touche Tohmatsu Limited 5

6 A cosa serve un programma di export compliance «Programme of consciusness» - consapevolezza 1 A creare dei controlli su ciascuna operazione commerciale che la società ha intenzione di intraprendere 3 A verificare che il prodotto venduto giunga nella destinazione dichiarata in sede di vendita e che venga impiegata per l uso dichiarato 5 A prevenire responsabilità personale di amministratori e managers 7 A prevenire la sospensione di autorizzazioni 2 A monitorare le diverse attività interne all azienda (classificazione dei prodotti, classificazione dei componenti, predisposizione della documentazione necessaria ai fini dell esportazione, ecc) A prevenire violazioni e relative conseguenze (sanzioni penali, reputazionali, blacklisting, sanzioni finanziarie illimitate) 4 6 A mitigare le sanzioni in caso di autodenuncia 2016 Deloitte Touche Tohmatsu Limited 6

7 Come il consulente accompagna l azienda L esperienza acquisita in progetti di implementazione di programmi di export compliance e di gestione di situazioni «critiche» permette al consulente di: comprendere le esigenze del cliente individuando i maggiori rischi per l azienda in ambito Export Compliance; interfacciarsi produttivamente con le diverse funzioni aziendali; costruire un programma di Export Compliance che sia tailor-made («sartorializzato») rispetto alla realtà aziendale e che non risulti invasivo (sia cioè proporzionato ai rischi aziendali); supportare l adeguamento di «policies & procedures», anche in realtà di piccole dimensioni, a tutti i requisiti normativi in materia di Export Compliance; essere un buon mediatore tra le esigenze del cliente e le c.d. «expectations of regulators»; supportare attività di audit interno; supportare la somministrazione di formazione costante ed aggiornata; supportare il cliente nella gestione di situazioni di crisi in caso di evidenze di violazioni Deloitte Touche Tohmatsu Limited 7

8 Il supporto nel dialogo fra le funzioni aziendali coinvolte Strategy Logistica Vendite Coinvolgimento di quasi tutte le funzioni aziendali Necessità di un dialogo tra le diverse risorse coinvolte IT Export Compliance Enginering Eliminazione di overlapping procedurale tra le diverse funzioni Definizione di regole precise per ciascuna funzione Se in azienda non è presente la figura del Amministrazione Acquisti compliance officer, supporto nell individuazione di un soggetto che faccia da coordinamento, in particolare, tra la Legal Human resources funzione vendite, legale, ingegneria, acquisti 2016 Deloitte Touche Tohmatsu Limited 8

9 L obiettivo dell assessment le domande principali a cui rispondere Identificazione dei prodotti aziendali. Prodotti civili, dual use militari? Viene effettuata la classificazione dei componenti e dei prodotti secondo la normativa applicabile? Esistono Policy, procedure interne, linee guida che regolamentano l export compliance? Viene effettuata un attività di screening del cliente? Viene effettuata un analisi del rischio Paese nel quale la società opera? Esiste un sistema di record keeping interno all azienda? E la società che produce e/o vende il prodotto che è chiamata, in primo luogo, ad essere consapevole, insieme alle autorità del proprio Paese, e come primo attore in causa, dei requisiti normativi per un esercizio corretto delle proprie attività. Viene effettuata formazione in materia di export compliance? E previsto un sistema di Monitoring and Auditing? E previsto un sistema di segnalazione di transazioni sospette o comportamenti non in linea con le policy aziendali? 2016 Deloitte Touche Tohmatsu Limited 9

10 Prodotti civili, dual use militari Ogni prodotto deve essere classificato prima di essere esportato Analisi tecnica del prodotto e dei suoi componenti in modo da poter stabilire se le merci sono di libera esportazione o se richiedono un autorizzazione Definizione di prodotto include: materiali, tecnologia, software, disegni Particolare attenzione al concetto di esportazione di tecnologia Esportazione con qualsiasi mezzo elettronico: , downloading, video conferenze, telefonate, «deemed export» La funzione Acquisti della Società è tenuta ad accertarsi che il fornitore indichi nella fattura di vendita piuttosto che nel documento accompagnatorio le seguenti informazioni: l origine del componente se l origine del componente è americana, il fornitore deve indicare se il prodotto ricade sotto l applicazione della normativa EAR o ITAR nel caso in cui il componente di origine americana ricada sotto la normativa EAR, il fornitore deve indicare il codice ECCN. Se il componente non possiede un ECCN il fornitore deve riportare se il componente può essere classificato come EAR99 nel caso in cui il componente di origine americana ricada sotto l applicazione della normativa ITAR, il fornitore deve indicare per il prodotto la categoria USML e il rispettivo codice 2016 Deloitte Touche Tohmatsu Limited 10

11 Analisi del rischio Paese nel quale la società opera il prodotto è destinato verso un Paese che rappresenta una minaccia per la sicurezza nazionale? esistono Programmi di embargo e sanzioni USA, EU, UN? l esportazione verrà fatta verso Paesi che sponsorizzano il terrorismo: Iran, Syria, Sudan, North Korea, etc L esportazione verrà effettuata verso Pese confinante a quello sottoposto ad embargo esiste un rischio di re-export verso un Paese sanzionato: rischio maggiore se vendita verso Cina, Russia e paesi del Medio Oriente Necessità di creare una lista di Paesi sensibili Qualsiasi attività commerciale con taluni Paesi ben identificati deve essere autorizzata dal Top Management della società Esigenza di inserire, anche a sistema dei presidi di controllo ed allert 2016 Deloitte Touche Tohmatsu Limited 11

12 L attività di KYC e screening del cliente Compiere un attività di verifica del soggetto destinatario intermedio e finale dei beni, affinché possa escludersi un suo coinvolgimento in possibili attività di proliferazione. BIS List: Denied Persons List, Entity List, Unverified List OFAC Specially Designated Nationals Inizio relazione commerciale Il timing dello screening è essenziale per ridurre il rischio di proliferazione Ricezione pagamento UN Consolidated List Quotazione/ Ordine Prima della spedizione EU Consolidated List 2016 Deloitte Touche Tohmatsu Limited 12

13 La formazione in materia di export compliance Operational Challenges Complessità della materia Molteplicità di giurisdizioni e fonti normative Mutabilità dei contesti di export compliance Esigenze di training supportato da consulenti Training periodico by workshop con intervento di consulenti Training periodico on line su format condivisi con consulenti 2016 Deloitte Touche Tohmatsu Limited 13

14 I controlli interni di export compliance: Monitoring & Auditing Monitoring: Il Top Management si assicura, avvalendosi dell Internal Auditing, che «policies & procedures» adottate in materia di export compliance siano effettivamente implementate. Internal Auditing: La Funzione I.A. verifica, su base annuale (o minore), la conformità tra «business practice» e «policies & procedures» adottate, mediante «transaction review» e «personnel interview» Follow-up: Entro un termine prestabilito (non oltre l anno) si verifica l effettiva eliminazione dei «gaps» a cura dei responsabili, come da «recommendations». Corrective Actions: In caso di «findings» (evidenze) di scostamenti, si formulano «recommendations» di azioni correttive per eliminare i «gaps». 3 Il consulente può supportare la Funzione I.A. I benefici di controlli interni continui I controlli interni di export compliance, attraverso attività procedimentalizzate e pianificate di Monitoring & Auditing, sono finalizzati a: Promuovere le best practice di settore; Preservare la business ethics (etica d impresa) nella conduzione di attività di esportazioni a rischio, in modo da prevenire/minimizzare rischi operativi, sanzionatori (inclusi quelli penali) e reputazionali, acquisendo nel contempo un vantaggio competitivo, capace di garantire uno sviluppo economico dell impresa stabile e sostenibile nel lungo periodo; Mantenere in costante effettività il programma di export compliance; Soddisfare le c.d. «expectations of regulators» Deloitte Touche Tohmatsu Limited 14

15 Il punto di vista di Deloitte Certificazione europea/internazionale del programma aziendale di export compliance Si renderà sempre più necessaria l adesione ad un framework uniforme di export compliance Le grandi aziende chiederanno alle società fornitrici l implementazione di un programma di export compliance Programma di Export compliance solamente nelle grandi aziende 2016 Actions driven by strategy Il consulente esterno verrà sempre più interpellato in un ottica prevention e non solamente alla manifestazione di una problematica Al momento in cui una ditta inoltrerà un istanza di esportazione all autorità designata per il controllo delle esportazioni e dichiarerà di avere un programma interno di controllo, che ha già valutato l operazione di esportazione, maggiore velocità nella valutazione dell istanza Si creerà nel tempo un clima di collaborazione e di fiducia tra le istituzioni e l azienda esportatrice Impleme ntazione di sistemi di allert Acquisirà sempre maggiore importanza la figura dell Export Compliance Officer Auspicabile l applicazione di un processo di certificazione in ambito export compliance mediante metodologie riconosciute a livello eurpeo 2016 Deloitte Touche Tohmatsu Limited 15

16 Il nome Deloitte si riferisce a una o più delle seguenti entità: Deloitte Touche Tohmatsu Limited, una società inglese a responsabilità limitata ( DTTL ), le member firm aderenti al suo network e le loro entità correlate. DTTL e ciascuna delle sue member firm è un entità giuridicamente separata e indipendente dalle altre. DTTL (descritta anche come Deloitte Global ) non fornisce servizi ai clienti. Si invita a leggere l informativa completa relativa alla descrizione della struttura legale di Deloitte Touche Tohmatsu Limited e delle sue member firm all indirizzo Deloitte Touche Tohmatsu Limited

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