AREA POLITICHE DELLA PROMOZIONE DELLA SALUTE, DELLE PERSONE E DELLE PARI OPPORTUNITA

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1 R E G I O N E P U G L I A AREA POLITICHE DELLA PROMOZIONE DELLA SALUTE, DELLE PERSONE E DELLE PARI OPPORTUNITA ASSESSORATO ALLA SOLIDARIETA SERVIZIO POLITICHE DI BENESSERE SOCIALE E PARI OPPORTUNITA' LINEE GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE Azioni di Sistema a favore dell associazionismo familiare Deliberazione di Giunta Regionale n del 31 ottobre CONTABILITÀ SEPARATA L Ente attuatore si impegna ad istituire - nell ambito della propria organizzazione contabile - apposite voci di bilancio dedicate (contabilità separata) dalle quali far transitare i finanziamenti relativi all attuazione progettuale. I beneficiari devono predisporre gli atti e conservare la documentazione in originale eseguendo una raccolta ordinata e archiviandola possibilmente con modalità finalizzate ad agevolare le attività di controllo. 2. AVVIO E DURATA Sono ammissibili le spese effettivamente sostenute, corrispondenti ai pagamenti eseguiti dall Ente attuatore e comprovate da fatture quietanzate o da documenti contabili aventi forza probante equivalente, a partire dal giorno successivo alla data di pubblicazione dell atto dirigenziale di approvazione delle graduatorie provinciali dei progetti sul BUR della Regione Puglia e sino al 1

2 termine delle azioni progettuali approvate (da concludersi entro 12 mesi dalla sottoscrizione della convenzione). La rendicontazione finale dovrà essere presentata entro e non oltre 30 giorni dalla chiusura delle azioni progettuali unitamente agli altri documenti richiesti, come di seguito specificato. Eventuale proroga dovrà espressamente essere autorizzata dal Servizio Politiche di Benessere sociale e Pari Opportunità, Ufficio Politiche per le Persone, le Famiglie e le Pari Opportunità. 3. SPESE AMMISSIBILI Premessa Un costo, per essere considerato ammissibile, deve risultare: a. Pertinente ed imputabile ad azioni ammissibili Deve ovviamente poter essere riferito ad una azione ammissibile: deve esserci una relazione specifica tra costi sostenuti ed operazioni svolte. In particolare il costo deve essere: a) coerente con le strategie indicate nel Progetto presentato, sulla base del quale è stato ammesso al finanziamento; b) chiaramente riferito ad attività e azioni previste nel Progetto presentato. Tutti i documenti giustificativi di spesa che formeranno oggetto di rendicontazione dovranno essere intestati all Ente attuatore impegnato nella realizzazione dell iniziativa. Non sono ammesse le spese sostenute dagli eventuali partner di progetto. Su tutti gli originali dei documenti giustificativi di spesa dovrà essere riportato il nome del progetto e l importo imputato allo stesso. b. Riferibile temporalmente al periodo di vigenza del finanziamento: Su ogni rendiconto presentato deve essere riportato il periodo temporale di riferimento. Per essere considerati ammissibili i costi devono essere sostenuti a partire dal giorno successivo alla data di pubblicazione dell atto dirigenziale di approvazione delle graduatorie provinciali dei progetti sul BUR della Regione Puglia sino ai 12 mesi successivi alla data di sottoscrizione della convenzione (a tal fine fa fede la data del documento giustificativo della spesa). I titoli di spesa riferiti a periodi precedenti o successivi rispetto a quelli indicati non potranno essere riconosciuti anche se in connessione con il progetto stesso. c. Comprovabile: 2

3 Nelle relazioni periodiche devono essere rendicontati esclusivamente i costi effettivamente sostenuti (liquidati) per la realizzazione del progetto nel periodo in oggetto, comprovabili da fatture o da documenti contabili aventi forza probatoria equivalente. Nel rendiconto finale possono essere incluse spese sostenute a partire dal giorno successivo alla data di pubblicazione dell atto dirigenziale di approvazione delle graduatorie provinciali dei progetti sul BUR della Regione Puglia sino ai 12 mesi successivi alla data di sottoscrizione della convenzione (a tal fine fa fede la data del documento giustificativo della spesa) e liquidate entro i 30 giorni successivi. d. Contabilizzato: I costi, per essere ammissibili, devono aver dato luogo ad adeguate registrazioni contabili, ed essere conformi alle disposizioni di legge ed ai principi contabili. Le spese ammissibili In particolare, spese ammissibili saranno considerate le seguenti: a. Spese per studi direttamente connessi alla realizzazione delle azioni previste nella misura non superiore al 10% del valore del progetto; b. Spese per le prestazioni di servizio sostenute dal beneficiario finale; c. Consulenze specialistiche finalizzate alla realizzazione del progetto; d. Noleggio, leasing e ammortamento piccole attrezzature per scopi didattici; e. Spese generali nella misura non superiore al 5% del valore del progetto; f. Spese di promozione, informazione e pubblicizzazione dell iniziativa. Le tipologie di spese ammissibili sono, quindi, le spese effettivamente sostenute, corrispondenti ai pagamenti eseguiti dal soggetto proponente e comprovati da fatture quietanzate o da documenti contabili aventi forza probante equivalente. Tutte le spese imputabili al progetto saranno riconosciute al netto di Iva, tranne il caso in cui questa sia realmente e definitivamente sostenuta dal proponente. La condizione di soggetto Iva o meno va documentata alla Regione Puglia con apposita dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da parte del beneficiario del finanziamento. Le tariffe per consulenze specialistiche non potranno superare i 450,00 euro lordi per giornata di prestazione. Spese non ammissibili 3

4 Sono in ogni caso escluse dal finanziamento le seguenti spese: IVA se non dovuta; Spese per imposte e tasse; Spese legali per contenziosi, infrazioni, interessi; Spese notarili; Spese relative all acquisto di scorte; Spese relative all acquisto di forniture usate; Spese di funzionamento generali rendicontate in maniera forfetaria; Spese inerenti attività di formazione (per tali spese si intendono le spese correlate ad attività di formazione d aula). Non sono ammesse le spese sostenute dai partner del progetto. Non sono ammessi pagamenti in contanti. 4. VARIAZIONI E COMPENSAZIONI CONTABILI I costi devono essere contenuti nei limiti stabiliti (per natura e/o importo) previsti dal Piano Finanziario approvato per ciascuna voce di spesa e definito nel dettaglio (ex art. 4 comma 3) della Convenzione. Per consentire una certa flessibilità in fase di esecuzione, è consentita la modifica del Piano Finanziario in corso d opera. Ferma restando la percentuale massima del 10% per le spese per studi direttamente connessi alla realizzazione delle azioni e del 5% per le spese generali del valore del progetto, rispetto a quanto previsto, saranno ritenute ammissibili compensazioni contabili tra una voce di spesa e l altra, nel limite massimo del 20 %. Tale variazione va comunicata all Amministrazione finanziatrice almeno 60 giorni prima del termine previsto per la chiusura delle attività. 5. DOCUMENTAZIONE DELLE SPESE SOSTENUTE DA ESIBIRE /CONSERVARE La documentazione giustificativa delle spese deve essere in lingua italiana. Eventuale documentazione in lingua diversa deve essere archiviata presso l ente insieme alla traduzione di 4

5 cortesia in lingua italiana, dalla quale si evinca chiaramente la natura ed il costo del bene acquisito. La documentazione giustificativa originale (fatture, dichiarazioni ecc.) deve essere datata ed intestata all Ente attuatore beneficiario del contributo, con la specifica annotazione del progetto/ anno di riferimento e di un numero identificativo. In ogni caso, non sarà ritenuta ammissibile la documentazione giustificativa di spesa intestata a soggetti diversi dall Ente attuatore beneficiario del contributo. Ferma restando le disposizioni civilistiche e fiscali in materia di conservazione delle scritture contabili e relativa documentazione, i documenti originali giustificativi delle spese sostenute dovranno essere archiviati e mantenuti a disposizione per eventuali controlli e verifiche della Regione Puglia nelle sedi legali/operative degli Enti attuatori per un periodo non inferiore a 3 anni, a decorrere dalla data di completamento del progetto Ai fini della rendicontazione i dati relativi a ciascuna documentazione giustificativa (data, numero identificativo, tipo di documento, descrizione spesa, importo) dovranno essere inseriti nel modulo A (Elenco della documentazione giustificativa), datato e sottoscritto su ogni pagina dal legale rappresentate dell Ente attuatore beneficiario del contributo. Nel caso di documentazione giustificativa cumulativa di spese diverse o complesse (ad esempio, fatturazione di servizi per la realizzazione di un azione progettuale), alla documentazione dovrà essere allegata una descrizione dettagliata delle diverse voci di spesa. 5

6 MODALITÀ DI RENDICONTAZIONE DELLE SPESE E DOCUMENTAZIONE AMMISSIBILE Voce di spesa Tipologia di spesa Documentazione/Note Personale 1) Emolumenti del personale dipendente interno a tempo indeterminato o determinato inserito in attività di progetto. Il costo del personale dipendente deve essere determinato e certificato tenendo conto del costo giornaliero del dipendente, moltiplicato il numero di ore/giornate lavorative dedicate allo svolgimento di attività all interno del progetto. Deve essere presentata una autocertificazione, eventualmente sostenuta da documentazione contabile interna, sottoscritta dal legale rappresentante dell ente e nella quale siano indicati il nominativo, le ore/giornate dedicate al progetto per il periodo lavorativo di riferimento, nonché il tipo di mansione svolta ed il calcolo del costo giornaliero. Titoli di pagamento (busta paga, assegni, bonifici ecc.). Personale volontario 2) Costi di prestazioni di personale esterno (collaboratori ed esperti). 1) Rimborsi spese personale volontario. - fatture; ricevute; note di debito. In ogni caso le spese complessive di personale devono essere dettagliate per giornate/uomo. Titoli di pagamento (busta paga, assegni, bonifici ecc.). - dichiarazione rimborso spese personale volontario. In ogni caso sarà necessario allegare i documenti che attestino l effettivo stato di associato (elenco associati ecc.) del personale volontario. Trasferte Mezzi di trasporto: - biglietti, fatture, ricevute; - autorizzazione mezzo proprio e rimborso chilometro secondo tariffe ACI. Attrezzature - fatture; ricevute. Nel caso di acquisti di attrezzature, ai fini di evidenziare la quota di ammortamento, nel modulo di rendicontazione dovranno essere inseriti i dati della fattura complessiva (data, oggetto, numero archiviazione). Materiali e forniture Servizi Spese generali - fatture e/o ricevute relative ad acquisto (o noleggio) di materiali ed attrezzature, contenenti l indicazione della quantità e la natura degli stessi, nonché, in caso di noleggio, la relativa durata. - fatture; ricevute. Spese correnti e di gestione che il soggetto beneficiario del contributo deve sostenere in Puglia per la realizzazione del progetto. Le spese generali sono ammesse purché siano inferiori o uguali al 5% del costo delle attività del progetto. Tali costi saranno ammessi se non includono costi già inseriti in altra voce di spesa del preventivo. La ricevuta di questa spesa consiste nella dichiarazione del rappresentante legale di aver utilizzato risorse corrispondenti per la gestione corrente delle attività del progetto. 6

7 MODALITA DI RENDICONTAZIONE a. Anticipazione L anticipo del contributo verrà liquidato alla firma della convenzione per un importo massimo pari all 80% dell importo ammissibile. b. Comunicazione di avvio delle attività Comunicazione di avvio delle attività (Modulo B). b. Erogazione finale del saldo L erogazione finale del saldo del 20% avverrà a chiusura delle attività progettuale e previa verifica del rendiconto delle attività e delle spese sostenute. Il saldo del contributo verrà liquidato alla conclusione del progetto a seguito di presentazione della rendicontazione, che dovrà comprendere: - lettera di accompagnamento; - comunicazione avvio delle attività (modulo B); - il rendiconto finanziario, composto da un elenco dei documenti giustificativi delle spese sostenute, firmato dal legale rappresentate dell ente (modulo A); - copia fotostatica delle fatture (o altri documenti aventi forza probatoria equivalente) regolarmente quietanzate con timbro e firma del fornitore, nonché dichiarazione liberatorie dei fornitori con copia documento di riconoscimento del legare rappresentante dei fornitori (modulo F) controfirmate dal legale rappresentante del soggetto beneficiario; - copia fotostatica degli estratti conto sui cui è stato tratto l assegno o il bonifico controfirmate dal legale rappresentante del soggetto beneficiario; - copia fotostatica delle lettere di incarico/ordini di servizio/ contratti di collaborazione professionale sottoscritti dalle parti interessate in cui vengono chiaramente indicate le specifiche attività conferite, la durata, ed i compensi per singola attività. Attestazione dei pagamenti con fatture, ricevute, eventuali mod. f24 (IRPEF, IVA ecc.), attestati di pagamento INPS, con relativi prospetti riepilogativi contenenti i nominativi di riferimento; - relazione descrittiva delle attività svolte/report finale nel periodo rendicontato (max 10 cartelle), firmata dal responsabile di progetto e siglata in ogni foglio (modulo C); 7

8 - autocertificazione delle spese sostenute del legale rappresentante che certifichi la congruità delle spese sostenute nel rendiconto finanziario (modulo D); - richiesta di liquidazione del contributo (modulo E). Qualora il costo totale sostenuto e rendicontato a conclusione del progetto approvato sia inferiore a quello indicato nel preventivo di spesa approvato, l Ufficio competente procederà ad una riduzione del contributo proporzionale al costo totale effettivamente sostenuto e documentato. Il testo del Bando, la relativa modulistica e le presenti Linee guida per la rendicontazione delle spese possono essere scaricati dal sito o richiesti, insieme ad ogni ulteriore chiarimento, all ufficio regionale competente: servizisociali@regione.puglia.it Allegati c.s. 8